Projekte
Mit Projekten können eine Reihe von mit Investitionen oder dem Betrieb in Zusammenhang stehenden Ausgabenprognosen gruppiert und dokumentiert werden.
Anhand der erfassten Daten kann der Budgetverantwortliche die Gesamtprognose verfeinern, indem er folgende Aufteilung vornimmt:
- jährliche und mehrjährige Budgetumschläge
- Budgets nach Geschäftsjahren
- Budgetpositionen nach Budgetkostenarten und Empfängereinheiten; auf diese Budgetpositionen stützen sich die Prüfungen im Einkauf
Mit dem Parameter GDDPRJENV, der auf der Ebene des Ordners oder des Unternehmens definiert wird, wird festgelegt, ob ein Budgetpool an ein Projekt angeschlossen werden muss oder kann. In letzterem Fall können bestimmte Umschläge an ein Projekt angeschlossen werden, andere nicht.
Definitionsebene von Projekten und Umschlägen
Ein Projekt kann für einen Standort, für ein Unternehmen oder auch horizontal, d.h. für eine Unternehmensgruppe oder eine Standortgruppe definiert sein.
Jeder Budgetpool ist mit einem Budgetcode verbunden. Über diesen Budgetcode ist definiert, ob es sich bei der Rückmeldungsebene um den Standort oder um das Unternehmen handelt. Entsprechend ist der Budgetpool entweder einem Unternehmen oder einem Standort angeschlossen.
Die Definitionsebene von Projekten, Budgets und Budgetpositionen wird auf folgende Weise verwaltet:
- Ist ein Projekt einem Standort angeschlossen, so sind die Umschläge demselben Standort angeschlossen
- Ist ein Projekt einem Unternehmen angeschlossen, so sind die Umschläge demselben Unternehmen angeschlossen
- Ist ein Projekt einer Unternehmensgruppe angeschlossen, so sind die Umschläge je nach Eigenschaften des Budgetcodes einem der zur Gruppe gehörenden Unternehmen oder einem Standort eines Unternehmens dieser Gruppe angeschlossen
- Ist ein Projekt einer Standortgruppe angeschlossen, so sind die Umschläge notwendigerweise einem Standort dieser Standortgruppe angeschlossen Der Budgetcode muss kohärent sein.
Auf Unternehmensebene definierte Budgetcodes können auf folgende Weise definiert werden:
Objekt | Fall 1 | Fall 2 | Fall 3 |
PROJEKT | Standortgruppe | Unternehmen | Kein Projekt |
BUDGETPOOL | Unternehmen | Unternehmen | Unternehmen |
BUDGET | Unternehmen | Unternehmen | Unternehmen |
BUDGETPOSITIONEN | Unternehmen | Unternehmen | Unternehmen |
Auf Standortebene definierte Budgetcodes können auf folgende Weise definiert werden:
Objekt | Fall 1 | Fall 2 | Fall 3 | Fall 4 | Fall 5 |
PROJEKT | Standortgruppe | Standortgruppe | Unternehmen | Standort | Kein Projekt |
BUDGETPOOL | Standort | Standort | Standort | Standort | Standort |
BUDGET | Standort | Standort | Standort | Standort | Standort |
BUDGETPOSITIONEN | Standort | Standort | Standort | Standort | Standort |
Die Gruppen sind dynamisch und können geändert werden. Für die Kohärenzprüfung zu den Änderungen ist der Benutzer verantwortlich.
Verbindungen zum Verwaltungsmodul der Anlagen
Projekte umfassen Daten, die für eine spätere Verbindung mit dem Verwaltungsmodul für Inventarartikel vorgesehen sind. Ziel dabei ist es, die Auswirkungen eines Investitionsvorhabens auf die Anlagenverwaltung in Bezug auf Zugänge und Abgänge zu generieren.
Die betreffenden Daten sind fakultativ und dienen ausschließlich Informationszwecken: Statistikgruppe, Geldgeber, Prognose nach Perioden, Chargen, Inventarartikel.
Maskenverwaltung
Die Funktion Speichern und Ändern von Projekten umfasst vier Register:
- Im Register "Allgemeine Angaben" werden die Projektdaten erfasst
- Im Register "Chargen" wird ggf. die Aufteilung in Chargen vorgenommen
- Das Register "Inventarartikel" betrifft Investitionsvorhaben für Verlängerungen. Es werden dort die Inventarartikel zugewiesen, mit denen die verschiedenen angelegten Chargen ersetzt werden.
- Im Register "Office-Datei" können die für die Projektbeschreibung nützlichen Daten im WORD-, EXCEL-, oder POWERPOINT-Format erfasst oder importiert werden
Kopfzeile
Übersicht
Die Nummerierung eines Projekts wird mit der Funktion Zuweisung Nummernkreise durchgeführt, so dass die Projektcodes gemäß der Zugehörigkeit der Projekte zu einem Unternehmen oder zu einer Gruppe individuell parametriert werden können. Mit dieser Funktion können entweder ein allgemeiner Nummernkreis (falls der Unternehmenscode nicht bekannt ist) oder unternehmensspezifische Nummernkreise definiert werden. Es wird geprüft, ob die maximale Länge des Nummernkreises die der entsprechenden Daten nicht übersteigt.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
| Projektcode, der automatisch durch Aufruf eines Nummernkreises erzeugt wird, der in der Nummernkreiszuweisung des Moduls "Buchhaltung" festgelegt wird. Wird das Definitionsunternehmen des Projekts einem bestimmten Nummernkreis zugewiesen, wird dieser Nummernkreis für die Erzeugung der Projektcodifizierung verwendet. Andernfalls ist der verwendete Nummernkreis der Hauptnummernkreis. |
| Projektbezeichnung: In diesem Feld kann eine Datenblattbezeichnung zugeordnet werden. Diese kann auf Berichten ausgedruckt, bei der Erfassung eines Datenblatts am Bildschirm angezeigt oder bei der Auswahl verwendet werden. Standardmäßig wird der Kurztitel, der Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte der Daten in der Verbindungssprache des Benutzers (bei der Erstellung/Änderung) gespeichert.
Ein Benutzer, der sich in dieser Sprache verbindet, erhält den Kurztitel, den Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte in seiner Verbindungssprache, wenn die Übersetzung ausgeführt wurde. Andernfalls sind die Titel in der Ordnersprache verfügbar.
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Register Allgemeine Angaben
Übersicht
Dieses Register umfasst vier das Projekt beschreibende Bereiche:
- Im Block "Identifizieren" kann eine Kurzbezeichnung erfasst werden. Weiterhin ist es möglich, nach dem Code des Projektverantwortlichen und der Anschlussstruktur zu suchen.
- Im Block "Definition" können der Projekttyp, das Projektziel, der Projektbetrag, die Verwaltungswährung des Projekts, die geplanten Studienperioden sowie die geplanten Realisierungsperioden festgelegt werden. Bei den Statistikgruppen handelt es sich um Felder zur Erfassung der Reporting-Anforderungen. Die Bezeichnung kann individuell gewählt werden. Es gibt keine Verbindung zu den in den Umschlägen verwalteten Statistikgruppen, und es wird auch keine diesbezügliche Prüfung durchgeführt. Weiterhin gibt es keine spezielle Verwaltungsregel.
- Im Block "Geldgeber" (Finanzierer) können ein Personenkonto ausgewählt und ein von diesem Personenkonto finanzierter Betrag erfasst werden. In der aktuellen Version werden die Daten lediglich zu Informationszwecken erfasst. Zwischen den finanzierten Beträgen und dem Projektbetrag besteht weder eine Verbindung, noch werden Prüfungen durchgeführt. Weiterhin besteht keine Verbindung zur Finanzierungsart der Charge, wenn es sich um einen Kredit handelt. Ebenfalls besteht keine Verbindung zum Chargenbetrag. Auch zwischen den erfassten Projektdaten und den erfassten Pooldaten besteht weder eine Verbindung, noch werden Prüfungen durchgeführt.
- Im Block "Prognosen / Periode" können Ausgabenprognosen erfasst werden. Es handelt sich dabei um ebenfalls fakultative Angaben zur Erfassung einer Periode (Beginn- und Endedatum) sowie des Prognosebetrags für die festgelegte Periode. Zur Prognosesumme und zum Prognosebetrag des Projekts werden keine Prüfungen durchgeführt.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Identität
| Der Kurztitel ersetzt den klassischen Titel, wenn es die Anzeige- oder Ausgabeeinschränkungen verlangen. Standardmäßig wird der Kurztitel, der Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte der Daten in der Verbindungssprache des Benutzers (bei der Erstellung/Änderung) gespeichert.
Ein Benutzer, der sich in dieser Sprache verbindet, erhält den Kurztitel, den Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte in seiner Verbindungssprache, wenn die Übersetzung ausgeführt wurde. Andernfalls sind die Titel in der Ordnersprache verfügbar.
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| Code des Projektverantwortlichen. |
| Code der Unternehmensgruppe, der Standortgruppe, des Unternehmens oder des Definitionsstandorts des Projekts. Ein Projekt kann nur einer Standort- oder Unternehmensgruppe zugewiesen werden, wenn alle Unternehmen der Gruppe die gleiche Währung verwenden. In Abhängigkeit der erfassten Information kann sich die Nummerierung der Projekte unterscheiden, wenn die Nummernkreiszuweisung nach Unternehmen unterscheidende Nummernkreise vorsieht. Aus diesem Grund ist die Änderung dieses Felds nach Projektanlage nicht zulässig. Tritt ein Fehler auf, muss das Projekt gelöscht und auf Definitionsebene (Standortgruppe, Unternehmensgruppe, Unternehmen oder Standort) neu erstellt werden. |
| Bezeichnung des Codes der Unternehmensgruppe, der Standortgruppe, des Unternehmens oder des Standorts des Projekts, ausgewählt. |
| Textfeld für die Erfassung einer langen Projektbeschreibung. |
Zugriff
| Mit diesem Code kann der Zugriff auf den aktuellen Datensatz für bestimmte Benutzer verboten werden. Ist das Feld ausgefüllt, können nur die Benutzer den Datensatz anzeigen, die Leserechte für diesen Zugriffscode besitzen. Und nur die Benutzer, die über Schreibrechte verfügen, können ihn ändern. |
Allgemeine Angaben
| Beginn- und Enddaten der voraussichtlichen Projektstudien. Optionale Information. |
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| Beginn- und Enddaten der Projektdurchführung. Die Erfassung dieser Daten ist erforderlich. Sie ermöglichen die Festlegung der voraussichtlichen Projektdauer und können bei der Aufteilung in jährliche oder mehrjährige Budgetpools helfen. Diese Daten können geändert werden, um die Anpassung der Projektdauer an die Risiken der Durchführung zu ermöglichen. |
| Enddatum der Periode, die die Ausgabenplanung deckt. |
| Voraussichtlicher Betrag des Projekts. Bei der Erfassung der Budgetobjekte wird keine Überschreitungsprüfung dieses Betrags durchgeführt: Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen. |
| Mit diesem Code kann die Verwaltungswährung des Projekts identifiziert werden. Dieser Code wird in der Währungstabelle geprüft. Es wird empfohlen, bei Anlage einer neuen Währung den ISO-Code zu verwenden. Das Projekt kann nur einer Standortgruppe oder einer Unternehmensgruppe mit gleicher Währung zugewiesen werden, und die Projektwährung muss identisch sein mit der angehängten Kostenrechnungsreferenzwährung der zugehörigen Unternehmen. |
Definition
| Code des Projekttyps zur Klassifizierung der Projekte zu statistischen Zwecken. Die Codes werden in der sonstigen Tabelle 346 verwaltet, die für die Benutzer zugänglich ist, um die Liste der möglichen Projekttypen zu erweitern. (Beispiel: Investition in Kapazität, Fertigung, Produktivität, Ersatz, Investition im Ausland, Funktionsprojekt...). |
| Code und Beschreibung des Projektziels zur Klassifizierung der Projekte zu statistischen Zwecken. Die Codes "Ziel" werden in der sonstigen Tabelle 347 verwaltet und geprüft, die für die Benutzer zugänglich ist, um die Liste der möglichen Projektziele zu erweitern. (Beispiel: Abschreibung, Funktionsweise, Modernsierung, Produktivität, Ersatz...) |
Die Statistikgruppen sind die Felder zur Erfassung der Reporting-Anforderungen. Die verschiedenen möglichen Codes werden in den sonstigen Tabellen 341, 342, 343, 344 und 345 verwaltet und sind bei einer Änderung nicht zugänglich. Die in der Maske angezeigte Bezeichnung kann über Zugriff auf das lokale Menü Nr. 2695 geändert werden. Die Statistikgruppen werden im PROJEKT, aber auch im BUDGETPOOL verwendet, Nach Änderung der Bezeichnungen müssen die entsprechenden Masken des PROJEKTS und des BUDGETPOOLS validiert werden, damit die Änderung berücksichtigt wird. Die Anzahl der in der Maske angezeigten Statistikgruppen wird über den Dimensionierungsaktivitätscode STB bestimmt. |
Tabelle Finanzierer
| Im Feld "Geldgeber" (Finanzierer) können ein in der Personenkontentabelle geprüftes Personenkonto ausgewählt und ein von diesem Personenkonto finanzierter Betrag erfasst werden. Die folgenden Informationen sind weder verknüpft noch geprüft:
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| Vom ausgewähltend Personenkonto finanzierter Betrag des Projekts in Projektwährung. |
| Währung des vom Personenkonto finanzierten Betrags. Mit der Projektwährung initialisiert und nicht änderbar. |
Tabelle Prognosen/Periode
| Die Prognosen nach Perioden ermöglichen die freie Positionierung der Ausgabenplanungen des Projekts: Beginndatum, Enddatum, voraussichtlicher Betrag innerhalb dieses Bereichs. Der Code der Währung wird standardmäßig mit dem Code der Projektwährung ausgefüllt und kann nicht geändert werden. Diese Informationen sind alle optional und indikativ. Zwischen der Summe der augeführten Planungen und dem Projektbetrag wird keine Prüfung durchgeführt. |
| Beginndatum der Periode, die die Ausgabenplanung deckt. |
| Enddatum der Periode, die die Ausgabenplanung deckt. |
| Voraussichtlicher Betrag der Periode. |
| Betragswährung der geplanten Ausgaben. |
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Register Freigabe Stapel
Übersicht
Ein Projekt kann sich in mehrere Chargen aufteilen. Auf diese Weise können Angaben gemacht werden, die der Aufteilung in Budgetumschläge oder -operationen dienen. Die Summe der erfassten Chargen darf dabei den geschätzten Projektbetrag nicht überschreiten.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle
| Identifikationscode der Charge. Freie, nicht geprüfte Erfassung. |
| Optionales Feld, mit dem die Erfassung einer kurzen Beschreibung der Charge möglich ist. |
| Voraussichtliches Inbetriebnahmedatum für eine Anlagencharge. |
| Voraussichtlicher Nettobetrag der Charge in Projektwährung. |
| Verwaltungswährung der Charge, die von der Projektwährung angegeben ist und nicht geändert werden kann. |
| Code der Finanzierungsart der Charge, verwaltet und geprüft in der sonstigen Tabelle 348 der Finanzierungsarten (Selbstfinanzierung oder Kredit). |
| Standortcode der Charge. Optionales Feld, der erfasste Standort muss jedoch je nach Projektdefinition (Standortgruppe, Unternehmensgruppe, Unternehmen oder Standort) zum Projekt gehören. |
| Optionales Feld, das angegeben werden muss, wenn die Charge einer geplanten Anlage entspricht. |
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Register Anlagen
Übersicht
Das Register "Inventarartikel" ist mit der Aktivierung des Aktivitätscodes "GDFAS" verbunden.
In diesem Register können im Rahmen des Projekts zu verlängernde Inventarartikel erfasst werden. Prüfungen werden in diesem Zusammenhang nicht durchgeführt, und zu jedem Inventarartikel müssen folgende Angaben gemacht werden:
- geplanter Verlängerungsbetrag
- Chargennummer des zum Austausch vorgesehenen Inventarartikels im entsprechenden Projekt
Die entsprechenden Inventarartikel sind im Rahmen des prognostizierten Abschreibungsaufwands der kommenden Jahre als geplante Abgänge zu behandeln.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle
| Code der Anlage, die in der Liste der Anlagen des Anlagenverwaltungsmoduls auszuwählen ist. |
| Voraussichtlicher Ersatzbetrag der ausgewählten Anlage, entsprechend dem Betrag der erfassten Charge. Keine Prüfung zwischen dem Betrag der Charge und dem für den Ersatz der entsprechenden Anlage erfassten Betrag. |
| Währung der Anlage, mit der Projektwährung initialisiert und nicht änderbar. |
| Chargennummer der geplanten, der zu ersetzenden Anlage entsprechenden Anlage. |
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Register Office
Übersicht
In diesem Register kann unter Verwendung eines WORD-, EXCEL- oder POWERPOINT-Dokuments eine Projektbeschreibung aus einem anderen Dokument erfasst oder kopiert werden.
Der Typ des gewählten Dokuments wird bei Anlage des Dokumentes bestimmt. Wird das Dokument mit einem bestimmten Typ angelegt, kann dieser Dokumenttyp nicht gelöscht werden, ohne auch das Originaldokument zu löschen. D. h. ein WORD-Dokument kann nicht in ein EXCEL-Dokument umgewandelt werden, ohne dass das WORD-Dokument gelöscht wird. Über das Löschen des Originaldokuments aufgrund einer Typänderung wird der Benutzer mit einem Hinweis aufmerksam gemacht.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle
| Code der Anlage, die in der Liste der Anlagen des Anlagenverwaltungsmoduls auszuwählen ist. |
| Voraussichtlicher Ersatzbetrag der ausgewählten Anlage, entsprechend dem Betrag der erfassten Charge. Keine Prüfung zwischen dem Betrag der Charge und dem für den Ersatz der entsprechenden Anlage erfassten Betrag. |
| Währung der Anlage, mit der Projektwährung initialisiert und nicht änderbar. |
| Chargennummer der geplanten, der zu ersetzenden Anlage entsprechenden Anlage. |
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Menüleiste
Abfragen / Budgetsituationen
Das Register "Allgemeine Angaben" des Projektes umfasst ein Feld namens "Beschreibung", in dem die Projektmerkmale in Form eines Freitextes erfasst werden können.
Wenn sich der Cursor im Feld "Beschreibung" befindet, ist der Button "FORMAT" aktiv. Mit diesem Button kann das Format für den erfassten Text ausgewählt werden (Police, Farbe, Ausrichtung etc.).
Anzeigen \ Budgetsituationen
Sind dem Projekt Umschläge angeschlossen, können mit diesem Button die Budgetsituationen des Projekts, der Umschläge sowie der Budgets und Budgetpositionen angezeigt werden.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
"Konzern, Unternehmen oder Standort nicht vorhanden
Der erfasste Standort existiert nicht: Ändern Sie die erfassten Daten oder legen Sie den Standort an.
"Die Währung des Kostenrechnungsbuchungskreises dieser Gruppe ist nicht mit der Projektwährung kompatibel
Diese Meldung wird bei Anlage des Projekts ausgegeben, wenn der Währungscode des Projekts geändert wurde, obwohl das oder die erfassten Unternehmen einer Hauptkostenrechnungsreferenz angeschlossen sind, deren Währung sich von der geänderten Projektwährung unterscheidet. Wird die Meldung mit OK beantwortet, so wird die erfasste Projektwährung durch die Währung der Hauptkostenrechnungsreferenz ersetzt.
"Die Kostenrechnungsbuchungskreiswährungen dieser Unternehmensgruppe sind inkompatibel
Es ist nicht erlaubt, ein Projekt an eine Gruppe mit unterschiedlichen Währungen anzuschließen: Es muss entweder die Anschlussgruppe geändert oder die Gruppe so aktualisiert werden, dass sie nur noch eine Währung umfasst.
"Die Betragssumme pro Charge liegt über der geschätzten
Es muss der Chargenbetrag oder der Schätzbetrag des Projekts geändert werden.
"Standort nicht korrekt
Diese Meldung wird bei der Chargenerfassung ausgegeben, wenn der erfasste Standort nicht zu den Projektstandorten zählt. In diesem Fall muss ein anderer Standortcode erfasst oder gesucht werden, der zu einem im Projekt zulässigen Standort gehört.
"Der Standort gehört nicht zur Standortgruppe des Projekts
Diese Meldung wird bei der Chargenerfassung ausgegeben, wenn der erfasste Standort nicht zu den Projektstandorten zählt. In diesem Fall muss ein anderer Standortcode erfasst oder gesucht werden, der zu einem im Projekt zulässigen Standort gehört.
"Das aktuelle Dokument wird gelöscht, wenn Sie den Dokumenttyp ändern. Fortfahren?
Dieser Hinweis wird angezeigt, wenn das Projekt z. B. mit einem WORD-Dokument angelegt wurde und ein anderer Dokumenttyp wie z. B. EXCEL oder POWERPOINT gewählt wurde. Mit der Antwort "JA" wird das WORD-Dokument gelöscht, und Sie können ein Dokument eines anderen Typs anlegen; mit der Antwort "NEIN" behalten Sie das Originaldokument und können Änderungen an diesem vornehmen.
"Charge nicht definiert
Diese Meldung wird bei der Chargenerfassung im Register "Inventarartikel" ausgegeben, wenn die Chargennummer im Register "Charge" nicht definiert ist.
"Das erfasste Unternehmen besitzt keinen Hauptstandort
Fügen Sie dem Unternehmen einen Hauptstandortcode hinzu oder ändern Sie den Unternehmenscode.
"Bei der Wiederherstellung des Nummernkreises ist ein Problem aufgetreten
Diese Meldung wird erfasst, wenn bei der Nummernkreiszuweisung der Code des Hauptnummernkreises nicht erfasst wird.