Budgetpools

Budgetpools außerhalb des Budgets

Beim Anlegen eines Budgetpools können Sie vorgeben, dass dieser ohne Betrag angelegt werden soll. Aktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen ‚Nicht im Budget‘ in der Erfassungsmaske. In diesem Fall werden Ausgaben aus Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen bestritten, deren Höhe zum Zeitpunkt der Budgetausarbeitung noch nicht bekannt ist oder nicht angegeben werden soll. Verwaltung und Entwicklung dieser Budgetpooltypen folgen nachstehendem Prozess:  

• Durch Aktivierung der Option ‚Nicht im Budget‘ in einem Budgetpool werden das Anlegen eines Budgetpools, seiner Budgets und Budgetzeilen ohne Betrag autorisiert. Die Betragserfassung ist dann unzulässig.
• Die Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen, zu denen das Kontrollkästchen ‚Nicht im Budget‘ aktiviert ist (bzw. lediglich die Budgetzeilen, sofern deren Genehmigung getrennt von der Genehmigung der entsprechenden Budgets und Budgetpools erfolgte: Benutzerparameter GDDDEPAPP = Ja) müssen vor der Erfassung der Einkaufsausgaben (Materialanforderung, Aufträge, Rechnungen) genehmigt werden. Durch diese Genehmigung werden der genehmigte Budgetpool- oder Budgetbetrag festgelegt bzw. Nullzeilen fixiert.
• Die Erfassung von Materialanforderungen, Aufträgen und Rechnungen zieht einen negativen Saldo bei Budgetzeilen, Budget und Budgetpool nach sich. Die in der Verwaltung des betrieblichen Budgets definierten Überschreitungsprüfungen kommen nicht zur Anwendung.
• Sind die Budgetpool-, Budget- und Zeilenbeträge bekannt, können Überarbeitungen vorgenommen werden. Wurden zuvor lediglich die Budgetzeilen genehmigt, so müssen vor der Überarbeitung auch der Budgetpool und das Budget genehmigt werden. Nach einer Überarbeitung können Rücklagen zu den betreffenden Budgetpools gebildet werden.
• Mit einem Werkzeug im Menü ‚Storno außerhalb des Budgets‘ kann nach Abschluss der Überarbeitungen der Status ‚Nicht im Budget‘ storniert werden.
• Wird dieser Status beibehalten, wird bei der Erfassung von Materialanforderungen und Aufträgen keine Überschreitungsprüfung vorgenommen.
• Wird dieser Status storniert, müssen die Budgets, Budgetpools und Budgetzeilen in Bezug auf Überschreitungen den definierten Verwaltungsregeln genügen.

Definitionsebene von Projekten und Budgetpools

Ein Projekt kann für einen Standort, für ein Unternehmen oder auch horizontal, d.h. für eine Unternehmensgruppe oder eine Standortgruppe definiert sein.

Jeder Budgetpool ist mit einem Budgetcode verbunden. Über diesen Budgetcode ist definiert, ob es sich bei der Rückmeldungsebene um den Standort oder um das Unternehmen handelt. Entsprechend ist der Budgetpool entweder einem Unternehmen oder einem Standort angeschlossen.

Die Definitionsebene von Projekten, Budgets und Budgetpositionen wird auf folgende Weise verwaltet:

• Ist ein Projekt einem Standort angeschlossen, so sind die Umschläge demselben Standort angeschlossen
• Ist ein Projekt einem Unternehmen angeschlossen, so sind die Umschläge demselben Unternehmen angeschlossen
• Ist ein Projekt einer Unternehmensgruppe angeschlossen, so sind die Umschläge je nach Eigenschaften des Budgetcodes einem der zur Gruppe gehörenden Unternehmen oder einem Standort eines Unternehmens dieser Gruppe angeschlossen
• Ist ein Projekt einer Standortgruppe angeschlossen, so sind die Umschläge notwendigerweise einem Standort dieser Standortgruppe angeschlossen  Der Budgetcode muss kohärent sein.

Auf Unternehmensebene definierte Budgetcodes können auf folgende Weise definiert werden:

Auf Standortebene definierte Budgetcodes können auf folgende Weise definiert werden:

 Die Gruppen sind dynamisch und können geändert werden. Für die Kohärenzprüfung zu den Änderungen ist der Benutzer verantwortlich.

Genehmigung von Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen

Der Genehmigungsprozess umfasst zwei Funktionen:

Vorlage von Genehmigungsanfragen:

• Über das betroffene Objekt: Budgetpool (Menüleiste), Budget nach Geschäftsjahr, Budgetzeile
• Aus einer Vorlagenmaske mit der Möglichkeit, mehrere Genehmigungsanfragen gleichzeitig zu stellen: Budgetzeilen, Budgets und Budgetpools oder lediglich Budgets und Budgetpools, je nach Benutzerauswahl, Benutzerrechten und allgemeinen Parametern, durch die die zu genehmigenden Objekte gekennzeichnet sind.

Freigabe oder Ablehnung von Genehmigungen:

• über den Posteingang, als Antwort auf eine empfangene Nachricht, per Klick auf den entsprechenden Link oder per Auswahl der verbundenen Datei
• über eine Vorlagenmaske, in der entweder das einzelne Objekt oder, im Falle von Anforderungen für mehrere Genehmigungen, sämtliche Objekte freigegeben oder abgelehnt werden können

Betrag genehmigt

Der Überprüfungsstatus wird nach Erhalt der letzten Signatur auf Genehmigt gesetzt. Wurde eine Anfrage auf Überprüfung genehmigt, wird der genehmigte Betrag in den Datensätzen nicht aktualisiert. Aus Gründen der Rückverfolgung wird dieser Betrag auf den Wert des ersten genehmigten Betrags festgesetzt. Um die Änderung des genehmigten Betrags anzuzeigen, öffnen Sie die Funktion Anzeige Überarbeitungen.

Verweigert einer der Unterzeichner seine Unterschrift, wird der Status auf Abgelehnt gesetzt.

Während des gesamten Genehmigungszyklus können Sie keine Änderungen am Budgetpool, am Budget, an den Budgetzeilen und an der Anfrage auf Überprüfung vornehmen. Diese Sperre wird nach Erteilung der Genehmigung oder Ablehnung wieder aufgehoben.

Nach der Genehmigung können Sie eine Überarbeitung nur durch eine umgekehrte Überarbeitung rückgängig machen.

Bei der Genehmigung von einzelnen Objekten kann im Rahmen der definierten Prüfungen der genehmigte Betrag geändert werden. Beispiel: Der Budgetpoolbetrag darf nicht geringer als die Summe seiner Budgets sein. Der Budgetbetrag darf den Budgetpoolbetrag nicht übersteigen und muss gleichzeitig geringer sein als die Summe der Budgetzeilen etc.

Lediglich Budgetobjekte mit zugeordneten Beträgen können zur Genehmigung vorgelegt und genehmigt werden; darüber hinaus können Budgetobjekte vom Typ Nicht im Budget mit einem Betrag von null zur Genehmigung vorgelegt und genehmigt werden.

Die Genehmigungsverwaltung für Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen wird über drei Unternehmensparameter gesteuert, mit denen die auf den einzelnen Budgetebenen durchzuführenden Prüfungen (Ja / Nein) definiert werden können. Zu den verschiedenen Werten wird keine besondere Kohärenzprüfung vorgenommen.

Diese Parameter (Kapitel GDD, Gruppe GDD) werden für folgende Angaben verwendet:

• Eine Genehmigung muss auf Ebene des Budgetpools verarbeitet werden: GDDAPPENV - Budgetpools genehmigen
• Eine Genehmigung muss auf Ebene des Geschäftsjahresbudgets verarbeitet werden: GDDAPPBUD - Geschäftsjahresbudgets genehmigen
• Eine Genehmigung muss auf Ebene der Budgetzeile verarbeitet werden: GDDAPPLIG - Budgetzeilen genehmigen

Folgende Kombinationen sind möglich:

Die Kombination der Option Nein + Nein + Nein ist unzulässig; hierzu wird bei Erfassung der allgemeinen Parameter eine Prüfung durchgeführt.

Ist eine Ebene auf Nein gesetzt, wird der Wert des Feldes Status bei der Anlage aus dem Statusfeld der übergeordneten Ebene übernommen und bei Aktualisierungen ebenfalls aktualisiert.

Wenn also eine Budgetzeile, die sich nach dem zugehörigen Budget richtet, nach der Budgetvorlage angelegt wird, so wird der Status dieser Budgetzeile auf Zu genehmigen gesetzt; erfolgt die Anlage der Budgetzeile erst nach der Genehmigung des Budgets, wird der Status hingegen auf Genehmigt gesetzt. Wird die Genehmigung eines zur Genehmigung vorgelegten Objektes abgelehnt, werden alle sich nach diesem Objekt richtenden Objekte auf den Status Erfasst gesetzt. Im vorigen Beispiel werden nach der Ablehnung des Budgets sämtliche zugehörigen Budgetzeilen auf den Status ‚Erfasst‘ gesetzt.

Die verschiedenen Genehmigungsebenen werden nacheinander und gemäß den einzelnen parametrisierbaren Genehmigungskreisen bearbeitet:

• Von oben nach unten: Die Genehmigungsanfrage eines Geschäftsjahresbudgets wird nur angestoßen, wenn das entsprechende Budget zu einem genehmigten Budgetpool gehört oder die Genehmigung auf ‚Budgetpoolebene‘ nicht verwaltet wird. Analog dazu wird die Genehmigungsanforderung für eine ‚Budgetzeile‘ nur angestoßen, wenn diese zu einem genehmigten ‚Geschäftsjahresbudget‘ gehört oder die Genehmigung auf Ebene des ‚Geschäftsjahresbudgets‘ nicht verwaltet wird.
• Mehrfach: Sie können gleichzeitig die Genehmigungsanfragen zu einer Budgetzeile, einem Budget und einem Budgetpool bearbeiten; hierzu wird die niedrigste Ebene ausgewählt. Im Falle einer Konfiguration, die die Genehmigung von Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen vorsieht (Ja + Ja + Ja) werden per Auswahl einer Budgetzeile automatisch das entsprechende Budget sowie der entsprechende Budgetpool ausgewählt. Sollen die Budgetzeilen nicht genehmigt werden, erfolgt die Auswahl auf Ebene des Budgets und umfasst automatisch auch den zugehörigen Budgetpool. Die Genehmigungsanfrage für die Budgetzeilen kann im Anschluss daran nur gestellt werden, wenn die zugehörigen Budgets bereits genehmigt wurden. Eine Budgetzeile kann nicht alleine ausgewählt werden, wenn das zugehörige Budget und der entsprechende Budgetpool noch nicht genehmigt wurden.
• Ablösung der Budgetzeilen: Um eine Budgetzeile vorab zu genehmigen und diese für den Einkauf verbrauchen zu können, ohne die entsprechenden Budgets und Budgetpools genehmigen zu müssen, können diese von oben nach unten definierten Genehmigungskreise in den allgemeinen Benutzerparametern gelöscht werden.
• Zugriffsbeschränkung nach Benutzern: Im Rahmen der oben beschriebenen Vorschriften können die Genehmigungsrechte mit den Benutzerparametern USRAPPENV, USRAPPBUD und USRAPPLIG für einen gegebenen Benutzer auf Budgets, Budgetzeilen oder eine bestimmte Kombination aus diesen Objekten (Budgetpools und Budgets oder Budgets und Budgetzeilen) beschränkt werden.
  
  Solche Beschränkungen wirken sich nicht auf die Verwaltungsregeln der Genehmigung aus: Allen zur Genehmigung von Budgetzeilen berechtigten Benutzern werden die entsprechenden Budgetzeilen angezeigt, sofern die Genehmigungsparameter eine direkte Genehmigung vorsehen und die Budgets und Budgetpools direkt oder indirekt genehmigt werden. Dasselbe gilt für Budgets. Diese werden angezeigt, wenn sie direkt genehmigt werden und die Budgetpools bereits genehmigt sind.

Durch die Einführung einer Genehmigungsverwaltung ist folgende Prozesskette festgelegt:

• Beim Speichern des Budgetpools, des Budgets und der Budgetzeile wird der Status auf Erfasst gesetzt
• Per Klick auf die Schaltfläche Anfrage auf Genehmigung zu jedem Objekt und / oder mit der Funktion Anfrage auf Genehmigung gesamt wird ein Workflow ausgelöst Der Status wird auf Zu genehmigen gesetzt
• Antwort an den Workflow durch den oder die Unterzeichner (gemäß vorgesehenem Genehmigungskreis) Bei Genehmigung wird der Status auf Genehmigt, bei Ablehnung auf Erfasst gesetzt. Solche Genehmigungen und Ablehnungen werden auf das betreffende Objekt sowie auf untergeordnete Objekte angewendet, zu denen Genehmigungen nicht verbreitet werden.

Verwaltung von Budgetüberschreitungen

In der Anwendung ist eine Verwaltung von Budgetüberschreitungen enthalten; diese kann gemäß den Verwaltungsregeln des Unternehmens parametrisiert werden. In der Verwaltung von Budgetüberschreitungen können im Rahmen von parametrisierbaren Kriterien Budgetüberschreitungen im Einkauf erlaubt werden, sofern es sich um Budgetpools handelt, die nicht vom Typ ‚Nicht im Budget‘ sind.

• Ist keine Überschreitung erlaubt, wird die Erfassung von Materialanforderungen und Aufträgen gesperrt, sobald der Saldo der Budgetzeile zur Begleichung nicht ausreichend ist.
• Ist keine Prüfung definiert, so sind Überschreitungen erlaubt, und der verfügbare Saldo der Budgetzeilen kann negativ sein. Es obliegt dann dem Verwalter, die erforderlichen Budgetanpassungen vorzunehmen (Überarbeitungen).
• Sind Überschreitungen erlaubt, so sind diese den definierten Kriterien unterworfen, und der Saldo der Budgetzeile wird ebenfalls negativ. Es obliegt dann dem Verwalter, die erforderlichen Budgetanpassungen vorzunehmen (Überarbeitungen). Überschreitet der erfasste Betrag den zulässigen Überschreitungsbetrag, wird die Erfassung der entsprechenden Materialanforderung bzw. des entsprechenden Auftrags gesperrt.
• Die Rechnungserfassung ist nicht den Überschreitungsregeln im Einkauf unterworfen. Sämtliche erfassten Rechnungen sind unabhängig von ihrem Rechnungsbetrag zulässig. Falls erforderlich müssen entsprechende Gutschriften eingerichtet werden.

Einige allgemeine Budgetparameter sind den betrieblichen und den Kostenrechnungsbudgets gemeinsam. Diese Parameter müssen die folgenden Werte enthalten, damit die Prüfung auf die betrieblichen Budgets angewendet werden kann:

 Auch die folgenden allgemeinen Einkaufsparameter zur Generierung von Anfrage- und Bestellobligos müssen aktiviert sein: 

Parameter GDDBUDDEP:  Auswahlmöglichkeiten: 

% Überschreitung des Budgetpoolbetrags: Mit dem Parameter GDDBUDPRC kann ein zulässiger Überschreitungsprozentsatz für den Budgetpoolbetrag erfasst werden. Er ist nur von Bedeutung, wenn der mögliche Überziehungsparameter ‚Überziehung des Budgetpoolbetrags‘ lautet. Es handelt sich dabei um einen auf Basis des im Parameter GDDBUDCTL definierten Betrags der Budgetzeile, des Geschäftsjahresbudgets oder des Budgetpools berechneten Prozentsatz. Der Budgetpool umfasst ein Feld % Überschreitung‘, in dem ein anderer prozentualer Überschreitungssatz festgelegt werden kann als in den allgemeinen Parametern. Der in diesem Feld erfasste Wert ist vorrangig.

Budgetprüfebene: Mit dem Parameter GDDBUDCTL wird bei zugelassener Überschreitung des Budgetpoolbetrags der zugelassene überschrittene Betrag ab dem eingegebenen Prozentsatz berechnet, der - je nach Auswahl - für den Betrag der Zeile, des Budgets oder des Budgetpools gilt: Zeile, Geschäftsjahr oder Budgetpool.

Budgetäre und buchhalterische Belastungen

Um den diversen juristischen Kontexten der Unternehmen zu genügen, müssen die den Aufwandskonten belasteten Beträge je nach Fall folgende Werte annehmen:

• Nettobetrag: klassische Funktionsweise der meisten Unternehmen,
• Nettobetrag plus nicht erstattungsfähige Mehrwertsteuer: Banken, Versicherungen,
• Bruttobetrag (inklusive Mehrwertsteuer): Verwaltungen, Bildung, Gesundheit...

Bei Anwendung können die Aufwendungen gebucht und die Anfrageobligos, Bestellobligos und Ausgaben gemäß der gewählten Option gebucht werden. Die entsprechenden Budgetbelastungen werden gemäß denselben Regeln vorgenommen.

Der Obligotyp wird vom Parameter PURCMMTAX - Obligotyp (Kapitel ACH, Gruppe CMM) festgelegt. Die Buchung der Rechnungen und Gutschriften sowie deren budgetäre Eskalation richtet sich nach dem Mehrwertsteuersatz und dem abzugsfähigen Teil der Mehrwertsteuer.

Das Steuersystem ist dem Lieferantencode zu entnehmen. Da Materialanforderungen ohne Lieferantencode erfasst werden können, kann im Parameter PURVACBPR - Standard-Steuerregel (Kapitel ACH, Gruppe CMM) ein Standardsteuersystem für die Erfassung von Materialanforderungen, für das Unternehmen oder für den Standort gespeichert werden.

Budgetpools und Budgets löschen

Budgetpools mit Budgetzeilen können nicht gelöscht werden. Zuvor müssen die Budgetzeilen gelöscht werden, sofern ihr Status dies zulässt.

Genehmigte Budgetzeilen können nicht gelöscht werden. Es ist nicht möglich, Budgetzeilen mit Ausgaben (Anfrageobligos, Bestellobligos oder getätigte Ausgaben) zu stornieren.

Budgetpools ohne Budgetzeile können gelöscht werden. Dies zieht folgende Aktualisierungen nach sich:

• Handelt es sich um einen verlängerten oder vorgetragenen Budgetpool, werden im erstellten Budgetpool die diesbezüglichen Daten und die Verbindungsdaten gelöscht.
• Wurde der Budgetpool aufgrund einer Verlängerung oder eines Vortrags erstellt, werden die Verlängerungsdaten zum ursprünglichen Budgetpool gelöscht.

Voraussetzungen

Siehe Dokumentation Umsetzung

Maskenverwaltung

Die Funktion zum Speichern und Ändern von Budgetpools umfasst drei Bereiche:

• Im Bereich ‚Budgetpool‘ werden die Budgetpool- und Budgetdaten nach Geschäftsjahren erfasst
• Im Bereich ‚Sonstiges‘ werden die Anlagendaten erfasst
• Im Bereich ‚Office-Datei‘ können für die Budgetpoolbeschreibung nützliche Daten im Word-, Excel-, oder PowerPoint-Format erfasst oder importiert werden.

Kopf

Register Budgetpool

Register Sonstiges

Register Office

Reports

Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :

 PRTSCR : Druck Maske

Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.

Aktionsmenü

Genehmigung / Vorlage zur Genehmigung

Über diese Aktion kann dem Verantwortlichen der genehmigenden Organisationseinheit eine Genehmigungsanfrage für den Budgetpool gesendet werden. Diese Anforderung erfolgt in Form einer Workflow-Meldung an den Unterzeichner.

Abfragen / Anzeige Revisionen

Öffnet die Anzeige sämtlicher zum Budgetpool vorgenommener Überarbeitungen.

Abfragen / Auskunft Einkauf

 Über diese Aktion können die Budgetsituationen des Budgetpools, die Budgets des Budgetpools sowie dessen Budgetzeilen angezeigt werden.

Unterschriftenregelung / Genehmigung lfd

Über diese Aktion kann die Liste der zum Budgetpool getätigten Einkäufe aufgerufen werden. Diese nach Geschäftsjahren, Empfängereinheiten und Konten (Budgetzeilen) gruppierte Liste umfasst die Materialanforderungszeilen, Auftragszeilen und Rechnungszeilen zu der betreffenden Budgetzeile.

Jeder Datensatz umfasst den Nettobetrag in Erfassungswährung. Ist der betreffende Datensatz Teil eines Anfrageobligos oder eines Bestellobligos, wird der Betrag in die Verwaltungswährung des Buchungskreises umgerechnet und in der entsprechenden Spalte angezeigt (Anfrage- oder Bestellobligo).

• Das Anfrageobligo setzt sich aus den nicht in Bestellungen umgewandelten oder nicht abgeschlossenen Materialanforderungszeilen zusammen.
• Das Bestellobligo setzt sich aus den nicht in Rechnungen umgewandelten oder nicht abgeschlossenen Bestellzeilen zusammen.
• Unter ‚In Rechnung gestellt‘ finden sich die freigegebenen Rechnungszeilen.

Die Anfrageobligobeträge, Bestellobligobeträge und in Rechnung gestellten Beträge können von den Nettobeträgen der Datensätze abweichen. Hierfür gibt es zwei Hauptgründe:

• Die Erfassungswährung unterscheidet sich von der Verwaltungswährung des Buchungskreises
• Die Einkäufe werden brutto oder netto einschl. eines nicht erstattungsfähigen USt.-Teils verwaltet. Diese Verwaltung ist durch die Parameter PURCMMTAX und PURVACBPR festgelegt.

 Die Rechnungszeile muss nicht einem Buchungsbeleg entsprechen, da sie aus mehreren Einkaufszeilen bestehen kann. Bei der Buchung einer Einkaufsrechnung werden die Felder Menge, Stückkosten, Zeilenbetrag, Artikel und Bezeichnung nicht ausgefüllt, da sie keine wichtigen Daten darstellen.

Unterschriftenregelung / Anpassung lfd

Über diese Aktion wird die Anzeige des vorgesehenen Signaturkreises von Budgetpools angezeigt, die sich im Genehmigungsprozess befinden. Es handelt sich um eine tabellenförmige Anzeige, die pro Unterzeichner eine Zeile umfasst. Die Zeilen werden im Zuge des Fortschritts innerhalb des Signaturkreises generiert. Jede Zeile umfasst folgende Daten:

• Genehmigungsnummer: automatisch bei jeder Genehmigungsanfrage vom System vergebene Nummer
• Genehmigungstyp: mehrfach oder individuell. Um eine ‚mehrfache‘ Anfrage auf Genehmigung zu stellen, klicken Sie auf das Symbol Aktionen in der Zeile und wählen Sie ‚Detail Genehmigung‘ aus, um die verschiedenen Objekte anzuzeigen, aus denen die Genehmigungsanfrage besteht.
• Chronologische Nummer: automatisch zu jeder Signaturzeile generierte Nummer.
• Genehmigungsdatum pro Zeile: Das Genehmigungsdatum entspricht am Ende dem Datum der vom letzten Unterzeichner erteilten Genehmigung.
• Absender: Code des Benutzers, der die Genehmigungsanfrage für eine erste Unterschrift stellte oder Code der vorherigen Unterzeichner.
• Empfänger: Code des Benutzers, der die nächste Unterschrift leisten muss.
• Rückmeldungstext: automatisch generierte Genehmigungsbezeichnung mit Genehmigungsnummer bzw. bei Genehmigungsanfragen Budgetpoolnummer, bei Genehmigungen mit mehreren Unterzeichnern Code des letzten Unterzeichners
• Unterzeichneter: Code des Unterzeichners, der die Genehmigung erteilt oder abgelehnt hat.
• Unterschrift: Genehmigungsstatus zu jeder Tabellenzeile, ‚Zu unterzeichnen‘ oder ‚Unterzeichnet‘.
• Antwort: Genehmigung oder Ablehnung.
• Grund: Wird im Falle einer Ablehnung angegeben.
• Signaturebene: von 0 bis 8, wobei 0 die erste Zeile im Signaturkreis ist
• Anzahl von Unterzeichnern im Signaturkreis
• Unterzeichner 1 bis Unterzeichner 9: Codes verschiedener Unterzeichner des Genehmigungskreises.

Unterschriftenregelung / Verlauf Genehmigung

Über diese Aktion wird die Anzeige des vorgesehenen Signaturkreises von Budgetpools angezeigt, die sich im Überarbeitungsprozess befinden.

Es handelt sich um eine tabellenförmige Anzeige, die pro Unterzeichner eine Zeile umfasst. Alle Zeilen umfassen die bereits im Absatz "offene Genehmigungen" beschriebenen Daten.

Unterschriftenregelung / Verlauf Revision

Anzeige des angewendeten Signaturkreises bei genehmigten Budgetpools, des Genehmigungs- bzw. Ablehnungsdatums, Codes des letzten Unterzeichners und Budgetpoolstatus.

Es handelt sich um eine tabellenförmige Anzeige, die pro Unterzeichner eine Zeile umfasst. Alle Zeilen umfassen die bereits im Absatz "offene Genehmigungen" beschriebenen Daten.

Unterschriftenregelung / Verlauf Revision

Anzeige des angewendeten Signaturkreises bei Budgetpools mit genehmigten Überarbeitungen, des Genehmigungs- bzw. Ablehnungsdatums, Codes des letzten Unterzeichners und Budgetpoolstatus.

Es handelt sich um eine tabellenförmige Anzeige, die pro Unterzeichner eine Zeile umfasst. Alle Zeilen umfassen die bereits im Absatz "offene Genehmigungen" beschriebenen Daten.

Unterschriftenregelung / Verlauf Revision

Einschränkungen

Fehlermeldungen

Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :

Automatischer Zähler

Der erfasste ‚Budgettyp‘ verweist auf einen automatischen Nummernkreis. Sie versuchen dennoch, im Feld ‚Budgetpool‘ den Budgetpoolcode manuell zu erfassen. Löschen Sie den erfassten Code, um automatisch eine Nummer zu vergeben, oder erfassen Sie einen Budgettyp mit manuellem Nummernkreis.

Budgettyp nicht vorhanden

Es wurde ein nicht in der Tabelle der Budgettypen vorhandener ‚Budgettyp‘ erfasst. Wählen Sie einen in der Liste enthaltenen Budgettyp aus.

Der Budgetcode muss das Kennzeichen 'Ausgabe' aufweisen

Es wurde ein nicht als ‚betriebliches Budget‘ gekennzeichenter ‚Budgetcode‘ ausgewählt. Wählen Sie aus der Liste einen als ‚betriebliches Budget‘ gekennzeichneten Budgetcode aus, oder ändern Sie eventuell die Parametrisierung des Budgetcodes.

Der Budgetpool muss einem Projekt zugeordnet sein

Aufgrund des auf Ordner- oder Unternehmensebene definierten Parameters GDDPRJENV muss zwingend der Anschluss an ein Projekt erfolgen. Wählen Sie einen Projektcode aus der Auswahlliste aus oder ändern Sie den Parameter GDDPRJENV.

Währungen nicht kompatibel

Die Unternehmens- oder Standortwährung des Budgetpools ist nicht mit der erfassten Projektwährung identisch. Ändern Sie das Anschlussprojekt oder ändern Sie die Zuordnung zum Budgetpool (Budgetcode, Unternehmens- oder Standortcode).

Das als Standortgruppe definierte Projekt ist nicht mit dem Budgetcode kompatibel (Unternehmensebene)

Der erfasste Budgetcode ist auf Unternehmensebene definiert, das Projekt auf Standortgruppenebene. Wenn Sie die Standortgruppe behalten möchten, müssen Sie einen auf Standortebene definierten Budgetcode auswählen; wenn Sie den Budgetcode behalten möchten, müssen Sie ein auf Unternehmens- oder Unternehmensgruppenebene definiertes Projekt wählen.

Unternehmen nicht korrekt

Der erfasste Unternehmenscode ist nicht vorhanden.

Das Unternehmen gehört nicht zur Unternehmensgruppe des Projekts

Das erfasste Unternehmen gehört nicht zu den Unternehmen der Unternehmensgruppe, der das erfasste Projekt angeschlossen ist. Wählen Sie den Unternehmenscode aus der Liste aus, die nur Unternehmen umfasst, die zur Unternehmensgruppe gehören, oder ändern Sie das Anschlussprojekt des Budgetpools.

Nur Unternehmen mit Kostenrechnungsbuchungskreis = 'Betriebliches Budget' zulässig

Das erfasste Unternehmen ist in der Kostenrechnung eines Hauptbuchungskreises angeschlossen, der nicht als ‚Betriebliches Budget‘ gekennzeichnet ist. Ändern Sie den Unternehmenscode.

Standort nicht korrekt

Der erfasste Standortcode ist nicht vorhanden.

Der Standort gehört nicht zur Standortgruppe des Projekts

Der erfasste Standort gehört nicht zu den Standorten der Standortgruppe, der das erfasste Projekt angeschlossen ist. Wählen Sie den Standortcode aus der Liste aus, die nur Standorte umfasst, die zur Standortgruppe gehören, oder ändern Sie das Anschlussprojekt des Budgetpools.

Inkohärenz zwischen Unternehmen der verantwortlichen Entität und Budgetpoolunternehmen

Ist eine verantwortliche Organisationseinheit einem Unternehmen angeschlossen, so müssen in derselben Organisationseinheit der Budgetpool und das Anschlussprojekt des Budgetpools angelegt werden. Ersetzen Sie die verantwortliche Organisationseinheit durch eine nicht an ein Unternehmen angeschlossene Organisationseinheit oder durch eine Organisationseinheit, die an das Unternehmen des Budgetpools und des Projekts angeschlossen ist.

Inkohärenz zw. Entitäts- und Budgetpool-Dimension des Unternehmensbuch.kr. und den Dimensionen der Budgetparametrisierung

Der Budgetcode und der Hauptbuchungskreis in der Kostenrechnung des Unternehmens müssen eine Dimension BUDGETPOOL und eine Dimension ORGANISATIONSEINHEIT aufweisen. Es wurde ein unpassender Budgetcode oder Unternehmenscode erfasst. Prüfen und ändern Sie Ihre Erfassung.

Die Budgetcodewährung bei diesem Unternehmen / Standort ist nicht zur Kostenrechnungsbuchungskreiswährung kompatibel

Die von Ihnen erfassten Codes für ‚Budget‘ und ‚Unternehmen‘ werden nicht in derselben Währung verwaltet. Ändern Sie einen dieser beiden Codes so, dass der Währungscode identisch ist.

Für die Projektdaten dieses Unternehmens ist kein Geschäftsjahr vorhanden

Beginn- und Endedatum des Projekts beziehen sich auf nicht angelegte Geschäftsjahre des Unternehmens. Ändern Sie die Projektdaten oder legen Sie die erforderlichen Geschäftsjahre für das Unternehmen an.

Entität nicht als 'Budget-Entität' gekennzeichnet

Die erfasste verantwortliche Organisationseinheit ist nicht für die Budgetpoolerfassung vorgesehen, da sie nicht als Budget-Organisationseinheit gekennzeichnet ist. Ändern Sie den Code oder die Parameter der Organisationseinheit.

Für dieses Unternehmen / diesen Standort ist zu diesem Datum kein Geschäftsjahr definiert

Die Realisierungsperiode umfasst nicht angelegte Geschäftsjahre. Ändern Sie das Budgetpoolende oder legen Sie die fehlenden Geschäftsjahre an.

Das spätestmögliche Endedatum darf nicht vor dem ersten Tag des Geschäftsjahres liegen

Diese Meldung wird ausgegeben, wenn das Beginndatum eines jährlichen Budgetpools auf ein vor dem ersten Tag des Geschäftsjahres liegendes Datum geändert wird und das Endedatum des Budgetpools bereits erfasst wurde. Ändern Sie das erfasste Beginndatum.

Die Realisierungszeit für den Budgetpool darf nicht über der Projektrealisierungszeit liegen

Bei einem an einem Projekt angeschlossenen mehrjährigen Budgetpool liegt das erfasste Endedatum nach dem Endedatum des Anschlussprojektes. Ändern Sie entweder das Endedatum des Projekts oder des Budgetpools.

Genehmigte Geschäftsjahresbudgets können nicht gelöscht werden

Sie versuchen, das Endedatum eines mehrjährigen Budgetpools nach vorne zu verlegen, wodurch das genehmigte Budget des entsprechenden Geschäftsjahres gelöscht wird. Verwerfen Sie die Änderung des Endedatums, oder stornieren Sie die Genehmigung des Budgets, sofern die Prüfungen dies erlauben.

Geschäftsjahresbudgets mit Budgetzeilen können nicht gelöscht werden

Sie versuchen, das Endedatum eines mehrjährigen Budgetpools nach vorne zu verlegen, wodurch das genehmigte Budget des entsprechenden Geschäftsjahres gelöscht wird. Dieses Budget umfasst jedoch Budgetzeilen des entsprechenden Geschäftsjahres. Verwerfen Sie die Änderung des Endedatums, oder löschen Sie die Budgetzeilen, sofern deren Status dies zulässt.

Für dieses Unternehmen / diesen Standort ist zu diesem Datum kein Geschäftsjahr definiert

Diese Meldung wird ausgegeben, wenn das erfasste Endedatum nach dem Endedatum des letzten für das Unternehmen angelegten Geschäftsjahres liegt. Sie müssen das Endedatum korrigieren oder die fehlenden Geschäftsjahre anlegen.

Das spätestmögliche Endedatum darf nicht nach dem letzten Tag des Geschäftsjahres liegen

Diese Meldung wird ausgegeben, wenn das Endedatum eines jährlichen Budgetpools auf ein nach dem letzten Tag des Geschäftsjahres liegendes Datum geändert wird und das Beginndatum des Budgetpools bereits erfasst wurde. Ändern Sie das erfasste Endedatum auf ein Datum, das an oder vor dem letzten Tag des Geschäftsjahres liegt.

Der verfügbare Betrag des Budgetpools darf nicht geringer sein als der auf das/die Budget(s) umgelegte Betrag

Sie haben bei einem Budgetpool mit Status ‚Erfasst‘ entweder den Budgetpoolbetrag verringert oder den Rücklagenbetrag erhöht, so dass der zur Umlage der Geschäftsjahresbudgets verfügbare Betrag unter den bereits auf das oder die Budgets umgelegten Betrag gesunken ist. Verringern Sie den Betrag des oder der Budgets, oder korrigieren Sie die Budgetpoolbeträge. Sie haben zu einem Budgetpool mit Status ‚Zu genehmigen‘ oder ‚Genehmigt‘ die Rücklage auf einen Betrag angehoben, der über dem verfügbaren Budgetpoolbetrag liegt. Ändern Sie den erfassten Rücklagenbetrag.

Die Summe der Budgetbeträge pro Geschäftsjahr darf nicht über dem für den Budgetpool verfügbaren Betrag liegen.

Sie erhöhen den Betrag eines Budgets. Dies führt dazu, dass der verfügbare Budgetpoolbetrag überschritten wird. Verringern Sie den erfassten Budgetbetrag, erhöhen Sie den Budgetpoolbetrag, oder verringern Sie den Rücklagenbetrag, um die erfasste Budgetsumme unter oder auf den verfügbaren Budgetpoolbetrag zu drücken.

Der verfügbare Betrag des Budgets darf nicht unter dem auf die Zeilen umgelegten Betrag liegen

Sie verringern einen Budgetbetrag so, dass er unter die Summe der zu diesem Budget umgelegten Budgetzeilen sinkt. Verringern Sie den Betrag der Budgetzeilen oder erhöhen Sie den Budgetbetrag.

Der Reservebetrag darf nicht größer oder gleich dem für das Geschäftsjahr budgetierten Betrag liegen

Sie erfassen zu einem Budget ohne Budgetzeilen einen Rücklagenbetrag, der ebenso hoch oder höher als der Budgetbetrag ist. Der Rücklagenbetrag muss niedriger sein als der Budgetbetrag. Ändern Sie den erfassten Rücklagenbetrag.

Der erfasste Reservebetrag liegt über dem verfügbaren Budget

Sie erfassen zu einem Budget mit Budgetzeilen einen Rücklagenbetrag, der höher als der verfügbare Betrag des Budgets ist. Der Rücklagenbetrag darf nicht höher sein als der Budgetbetrag abzüglich der Summe der Budgetzeilen. Verringern Sie den erfassten Rücklagenbetrag.

Das aktuelle Dokument wird gelöscht, wenn Sie den Dokumenttyp ändern. Fortfahren?

Dieser Hinweis wird angezeigt, wenn der Budgetpool z.B. mit einem Word-Dokument angelegt wurde und ein anderer Dokumenttyp wie z.B. Excel oder PowerPoint gewählt wurde. Mit der Antwort ‚Ja‘ wird das Word-Dokument gelöscht, und Sie können ein Dokument eines anderen Typs anlegen; mit der Antwort ‚Nein‘ behalten Sie das Originaldokument und können Änderungen an diesem vornehmen.

Budgetpoolbetreff wird gerade geprüft. Änderung nicht möglich

Es wurde versucht, zu einem Budgetpool, der sich in Überarbeitung befindet, eine Budgetzeile anzulegen. Solange die Überarbeitung nicht genehmigt oder abgelehnt ist, ist diese Aktion unzulässig.

Für dieses Unternehmen gibt es Inkompatibilitäten zw. Sachkontenrahmen des Budgets und dem Kostenrechnungsbuchungskreis.

Diese Meldung wird angezeigt, wenn der zum verwendeten Budgetcode definierte Kontenplan nicht dem Kontenplan im Kostenrechnungsbuchungskreis des Unternehmens entspricht.

Inkosistenz zwischen dem Rechtsordnungscode des Unternehmens und dem des erfassten Budgettyps

Diese Meldung wird angezeigt, wenn der zum Budgettyp (GESBUT) angegebene Rechtsordnungscode sich von dem für die Anschlusseinheit des Budgetpools definierten Rechtsordnungscode unterscheidet. Ist kein Rechtsordnungscode angegeben, kann der Budgettyp unabhängig vom Rechtsordnungscode der Anschlusseinheit des Budgetpools verwendet werden.

Inkohärenz zw. Entitäts- und Budgetpool-Dimension des Unternehmensbuch.kr. und den Dimensionen der Budgetparametrisierung

Diese Meldung wird angezeigt, wenn der erfasste Budgetcode und der Code des Unternehmens / des Standorts nicht dieselben Dimensionen umfassen. Ändern Sie in diesem Fall den einen der beiden Codes.

Daten inkompatibel mit den Gültigkeitsdaten des Budgets.

Diese Meldung erscheint, wenn das Gültigkeitsdatum des Budgetcodes, der verantwortlichen Entität, der Genehmigungsentität oder der Anhangsentität nicht mit dem Durchführungsdatum des Budgetpools kompatibel ist.

Gültigkeitsdatum über- oder unterschritten

Diese Meldung erscheint, wenn das Gültigkeitsdatum des Budgetkontos, der Zielentität oder der dritten Dimension (Sektor) nicht mit dem Durchführungsdatum des Budgetpools kompatibel ist.

Verwendete Tabellen

Siehe Dokumentation Umsetzung