Inter-Companies
Die mehrmandantenfähige Software: In einem Ordner können mehrere juristische Personen mit einem gemeinsamen Artikelreferenzsystem und Kunden verwaltet werden, wobei die Bestände in verschiedenen Lagern verwaltet werden.
Demnach kann es bei mehreren Unternehmen zu Warenflüssen zwischen den Unternehmen kommen. In diesem Fall müssen die Flüsse identifiziert werden, damit die entsprechenden Rechnungen ausgestellt werden können. Diese Flüsse können über gegenseitige Aufträge oder gegenseitige Kontrakte definiert werden. In diesem Fall stellen jedoch bestimmte Automatismen ein gewisses Interesse dar, mit denen ab einem Dokument eines der Unternehmen (beispielsweise Einkaufsbestellung des Unternehmens X beim Unternehmen Y) automatisch ein Zieldokument in einem anderen Unternehmen angelegt werden kann (Verkaufsauftrag des Unternehmens Y an das Unternehmen X).
Solche automatische Austausche pro einzelnen Standort definieren zu können bietet einen gewissen Vorteil, denn bei einem Unternehmen mit mehreren Standorten können die Regeln vom Standort abhängen.
Mit dieser Funktion soll die automatische Generierung gegenseitiger Dokumente für die Austausche zwischen den Unternehmen parametriert werden. Die Generierungsautomatismen können ebenfalls für Austausche zwischen einzelnen Standorten parametriert werden. Bei einem solchen Austausch wird die Fakturierung verhindert.
Folgende Automatismen können parametriert werden:
- ab einer Einkaufsbestellung automatisch angelegter Verkaufsauftrag. Das Prinzip stellt sich wie folgt dar: Man legt eine Einkaufsbestellung des Einkaufsstandorts A für den Verkaufsstandort B an.
Der Verkaufsauftrag des Standorts B an den Standort A wird automatisch spiegelartig angelegt. Der anschließende Kreislauf verläuft dann auf herkömmliche Weise: Der Standort B liefert den Auftrag vollständig oder teilweise aus und am Standort A erfolgt die Abnahme durch die direkte Kommissionierung der Lieferungen von B.
Da die Kundenrechnungen am Standort B generiert werden, kann die Rechnung an den Standort A also automatisch generiert oder manuell durch die Auswahl der Verkaufsrechnung gespeichert werden (eine Abstimmung erfolgt mit den Wareneingängen). - ab einer Verkaufsrechnung automatisch angelegte Einkaufsrechnung. Ein ergänzender Automatismus zum ersten, da keine Rechnungsprüfung durch Kommissionierung der Verkaufsrechnungen mehr notwendig ist: Die Generierung erfolgt über die Freigabe der Verkaufsrechnung.
Dieser Automatismus funktioniert ebenfalls, wenn Verkaufsrechnungen direkt angelegt werden, die keinem Versand angeschlossen sind (Finanzrechnungen).
Durch eine Kommissionierung, wie auch durch die automatische Generierung, wird in diesem Fall eine Verkaufsrechnung angelegt, die weder einer Einkaufsbestellung noch einem Empfang angeschlossen ist.
Darüber hinaus können bestimmte Dokumente immer durch eine Kommissionierung des ersten (ursprünglichen) Dokuments angelegt werden, wie zum Beispiel bei Wareneingängen von Lieferanten, die durch die Kommissionierung der Kundenlieferungen vorbelegt werden. Dasselbe gilt auch für Kundenretouren, die durch die Kommissionierung von Lieferantenretouren vorbelegt werden.
Vorbedingungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die Maske besteht aus einem Register mit mehreren Parametern, die in Tabellen einzugeben sind. Die eingegebenen Parameter werden aktualisiert, sobald sie gespeichert werden.
Erfassungsmaske
Übersicht
Zu den einzugebenden Parametern zählen folgende Informationen:
'Automatische Flüsse'
In dieser Tabelle werden die eingerichteten Automatismen zum Anlegen festgelegt.
Man kann Regeln für alle Standorte aller Unternehmen festlegen, indem keine Gruppe von Unternehmen oder Standorten angegeben wird. Mit dem Flag Berechtigung kann angegeben werden, ob bei einem Flusstyp ein Automatismus zum Anlegen existiert oder nicht.
Zu beachten: Man kann Regeln für alle Standorte eines Unternehmens festlegen, die nicht explizit an anderen Stellen aufgeführt sind. Dazu wird ein Unternehmenscode angegeben oder der Standortcode leer gelassen. Demnach kann mit dem Flag Berechtigung, das auf den Wert 'Ja' oder 'Nein' gesetzt ist, angegeben werden, ob ein Automatismus zum Anlegen existiert oder nicht (mit anderen Worten, es kann angegeben werden, dass "alle Standorte eines Unternehmens einen Automatismus haben, mit Ausnahme der Standorte, die explizit auf den Wert 'Nein' gesetzt sind" oder aber "kein Standort eines Unternehmens einen Automatismus hat, außer die Standorte, die explizit auf den Wert 'Ja' gesetzt sind").
Ein Fluss wird durch ein Original- und ein Zieldokument definiert. Beim Originaldokument kann es sich um Einkaufsbestellung oder eine Verkaufsrechnung handeln. Das entsprechende Zieldokument wird angezeigt (also Verkaufsauftrag oder Einkaufsrechnung). Kontrakte werden nicht parametriert. Ein Kontrakt (Einkauf) generiert immer, unabhängig von der erfolgten Parametrierung, einen Kontrakt (Verkauf) (dasselbe gilt für die entsprechenden Lieferanfragen).
'Verbindung Rechnungselemente'
In dieser Tabelle werden die Verbindungen der einzelnen Rechnungselemente Verkauf und Einkauf festgelegt. Diese Elemente müssen denselben Typ (alle beide den Typ Satz oder Betrag) und dasselbe Vorzeichen (alle beide den Typ Erhöhung oder Abschlag) aufweisen.
Besonderheit bei Elementen von Rechnungen mit Bruttobeträgen: Sie können mit einem Rechnungselement für betragsmäßige Einkäufe verbunden werden, solange das Rechnungselement für Verkäufe nicht einer Steuerregel Steuersatz Artikel unterliegt. Das Rechnungselement wird in den Einkaufsdokumenten weiterhin als Nettobetrag aufgeführt.
Wenn Abweichungen vermieden werden sollen, müssen auch die Steuerregeln einheitlich sein. Mit einem Verkaufsauftrag, der ab einer Einkaufsbestellung angelegt wird, oder mit einer Einkaufsrechnung, die ab einer Verkaufsrechnung angelegt wird, können somit alle weiteren Elemente integriert werden.
Wenn Rechnungselemente nicht über diese Parametrierungstabelle miteinander verbunden wurden und eins dieser Rechnungselemente in einer Verkaufsrechnung verwendet wurde (anderer Wert als Null), kann die Prüfung der Einkaufsrechnung nicht angelegt werden. Die notwendigen Rechnungselemente müssen dann zunächst untereinander zugewiesen werden.
'Belastung der Einkaufsabweichungen'
In diesem Block können Probleme aufgrund falsch parametrierter Verbindungen zwischen Verkauf und Einkauf behoben werden. In diesem Fall können bei den verschiedenen Nettogrundlagen zwischen den Verkäufen und Einkäufen Abweichungen auftreten, sollten die Umsatzsteuerbedingungen nicht genau übereinstimmen.
Um in einem solchen Fall die Generierung nicht zu blockieren, können zwei Rechnungselemente Einkauf parametriert werden, um die Abweichungen zu speichern (eine Rubrik für positive Abweichungen, eine andere für negative Abweichungen, die beim Anlegen der Einkaufsrechnung angegeben werden).
So können diese Abweichungen im Anschluss manuell verwaltet werden, um u.a. auch die buchhalterische Belastung während der Prüfung der Rechnung zu bestimmen.
'Verbindung Rechnungstypen'
In dieser Tabelle werden die Verbindungen der Rechnungstypen Verkauf und Einkauf festgelegt, um auf der Einkaufsseite den entsprechenden Typ unter Berücksichtigung des generierten Typs der Verkaufsrechnung zu generieren (wenn der Generierungsautomatismus eingerichtet ist). Die Verbindung kann nach der Gruppe der Unternehmen festgelegt werden.
Das System überprüft, ob die Buchungsbelege dasselbe Vorzeichen aufweisen (eine Kundenrechnung oder ein Kundensollbeleg kann mit einer Lieferantenrechnung oder einer Lieferantenhabenbeleg verbunden sein.
Ebenso kann eine Kundengutschrift oder ein Kundenhabenbeleg mit einer Lieferantengutschrift oder einem Lieferantensollbeleg verbunden sein).
'Bestellungstypen'
In diesem Block wird für jede Bestellungskategorie oder Gruppe von Unternehmen der Bestellungstyp festgelegt, der beim Anlegen des Verkaufsauftrags verwendet wird.
Beim Anlegen einer Einkaufsbestellung können zwischen den Unternehmen keine empfangenen Artikel mit nicht empfangenen Artikeln kombiniert werden. Sollte eine Einkaufsbestellung lediglich empfangene Artikel enthalten, wird bei der Generierung des Verkaufsauftrags der Bestelltyp Standard verwendet.
Sollte eine Einkaufsbestellung lediglich nicht empfangene Artikel enthalten, wird bei der gegenseitigen Generierung des Verkaufsauftrags der Bestelltyp Direktfakturierung verwendet (ohne Lieferung).
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle Autom. Flüsse
| Angabe, ob der automatische Fluss vom Typ 'Unternehmensintern' (im gleichen Unternehmen) oder 'Unternehmensübergreifend' (zwischen verschiedenen Unternehmen) ist. |
| Dieses Feld ermöglicht die Angabe eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe aus dem Fluss. |
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| In diesem Drop-Down-Verzeichnis wird das Dokument Flusserzeugung ausgewählt. |
| Dieses Feld ermöglicht die Angabe eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe, in denen das Zieldokument erzeugt wird. |
| Dieses Feld ermöglicht die Angabe eines Standorts oder einer Standortgruppe, in denen das Zieldokument erzeugt wird. |
| Dieses Feld gibt das Zieldokument ab, das automatisch vom Ursprungsdokument abgezogen wird. |
| Diese Information ermöglicht die Angabe, ob dieser automatische Fluss möglich ist oder nicht. |
| Dieses Feld ist nur zugänglich, wenn das Originaldokument ein Einkaufsauftrag ist. Ja
Nein
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| Dieses Drop-Down-Menü ermöglicht die Angabe, ob die Rechnungselemente aus dem Einkaufs- oder Verkaufsdokument stammen:
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Tabelle Zuordnung Rechnungselemente
| Dieses Feld gibt das Element der Verkaufsrechnungserfassung an, das in einem unternehmensübergreifend Kontext verwendet werden soll. |
| Dieses Feld ermöglicht die Definition, ob das Rechnungselement in 'Prozent' oder in 'Betrag' ausgedrückt wird. |
|
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Tabelle Zuordnung Rechnungsarten
| Dieses Feld ermöglicht die Angabe eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe aus dem Rechnungstyp. |
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|
| Dieses Feld gibt den Typ der ursprünglichen Verkaufsrechnung an. |
| Dieses Feld ermöglicht die Angabe eines Zielunternehmens oder einer Zielunternehmensgruppe. |
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| Anzuwendender Verkaufsrechnungstyp in Bezug auf den Typ der ursprünglichen Verkaufsrechnung, der ursprünglichen Unternehmensgruppe und der Unternehmensgruppe, in der die Prüfung der Verkaufsrechnung erstellt wird. Eine Prüfung wird ausgeführt, um die Kohärenz zwischen der Rechtsordnung/der Gruppe, für die der gewählte Rechnungstyp definiert ist, und der angegebenen Rechtsordnung/dem Unternehmen (oder der Gruppe) zu prüfen. |
Tabelle Generierung Auftragsarten
| Dieses Feld gibt die Auftragskategorie an, für die ein Auftragstyp definiert ist. |
| Dieses Feld ermöglicht die Angabe eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe, für die ein Auftragstyp definiert wird. |
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| Auftragstyp, der bei der Erzeugung eines Verkaufsauftrags verwendet werden soll. |
Einkaufsabweichungen umlegen
| Einkaufsrechnungselement, das bei der Einkaufsrechnungsrpüfung verwendet wird, um die positiven Abweichungen wiederherzustellen. Diese Abweichungen können mit Steuerberechnungsunterschieden aus Parameterproblemen verknüpft sein. |
| Einkaufsrechnungselement, das bei der Einkaufsrechnungsrpüfung verwendet wird, um die negativen Abweichungen wiederherzustellen. Diese Abweichungen können mit Steuerberechnungsunterschieden aus Parameterproblemen verknüpft sein. |
Schließen
3 : Anhang
Zuteilungsalgorithmus der Rechnungselemente bei einem Verkaufsauftrag
Fall 1: Initialisierung der Elemente der Verkaufsrechnung in Abhängigkeit von den Einkaufselementen
- Die Rechnungselemente stammen vom Lieferanten und werden nur angezeigt, wenn eine Verbindung auf der Verkaufsseite existiert (Kunde oder Elemente des Verkaufsauftrags).
- Die Rechnungselemente für den Einkauf werden mit den Lieferantenelementen initialisiert. Die Werte der Elemente der Einkaufsrechnung werden auf die Rechnungselemente des Verkaufsauftrags übertragen (nur beim Anlegen).
Fall 2: Initialisierung der Elemente der Einkaufsrechnung in Abhängigkeit von den Verkaufselementen
- Die Rechnungselemente stammen vom Kunden und aus den Elementen des Verkaufsauftrags. Sie werden nur angezeigt, wenn eine Verbindung existiert (bei der Parametrierung unternehmensübergreifender Daten).
- Die Rechnungselemente für den Einkauf werden mit den Verkaufselementen initialisiert. Die Werte der Elemente der Einkaufsrechnung werden nicht auf die Rechnungselemente des Verkaufsauftrags übertragen.
In allen Fällen werden immer die Rechnungselemente des Verkaufsauftrags aufgeführt, auch wenn auf der Einkaufsseite keine Verbindungen existieren. Sollten sie auf der Einkaufsseite existieren und sollte mit dem Parameter angegeben werden, dass die Elemente aus Einkäufen stammen, wird als Wert der Wert des Verkaufsauftrags verwendet. In allen Fällen werden sie so initialisiert als würde es sich um einen herkömmlichen Verkaufsauftrag handeln.
Sektoren
Beim Anlegen gegenseitiger Dokumente können durch die Parametrierung der Default-Sektoren Sektoren auf bestimmten Dimensionen des Originaldokuments vererbt werden (bei einer Rückmeldung aus der Kostenrechnung für dieses Projekt). Die Liste der verwendbaren Dokumente und Code der Default-Sektoren werden in folgender Tabelle festgelegt:
Zieldokument | Originaldokument | Code Default-Sektor | Parametrierungsposition |
Verkaufsauftrag | Einkaufsbestellung | SOH (Kopfzeile) SOP (Position) | Originaldokument |
Retoure Kunde | Retoure Lieferant | SRD (Position) | Originaldokument |
Wareneingang | Lieferung | PTD (Position) | Originaldokument |
Einkaufsrechnung | Verkaufsrechnung | PID (Position) | Originaldokument |
Reports
Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :
PRTSCR : Druck Maske
Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.
Kopie
Felder
In diesem Fenster befinden sich die folgenden Felder: :
Blocknummer 1
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Blocknummer 2
| Geben Sie den Ordner an, aus dem der Datensatz kopiert werden soll. Die möglichen Syntaxen sind im entsprechenden Anhang beschrieben. |
| Mit dieser Option kann der Datensatz in alle im Dictionary definierten Ordner kopiert werden (Tabelle ADOSSIER der aktuellen Lösung). |
| Geben Sie den Ordner an, in den der Datensatz kopiert werden soll. Die möglichen Syntaxen sind im entsprechenden Anhang beschrieben. |
Schließen
Mit diesem Button kann die Parametrierung aus und in einen anderen Ordner kopiert werden.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Kein Unternehmensstandort XXX.
Es wurde ein Standort eingegeben, der nicht zum zuvor eingegebenen Unternehmen gehört.
Einkaufselement i: Betrag Verkaufselement j: Satz
Einkaufselement i: Erhöhung Verkaufselement j: Abschlag
Es wurde versucht, nicht einheitliche Elemente der Rechnungsfußzeile miteinander zu verbinden.