Anpassungen
Mit dieser Funktion können Sie eine (für ein einzelnes anzupassendes Objekt) oder mehrere (für mehrere Objekte im selben Budgetpool) Überarbeitungsanforderungen des genehmigten budgetierten Budgetpoolbetrags, des genehmigten Budgets oder der genehmigten Budgetzeilen ausführen.
Da die Genehmigung von Budgetobjekten über die gesetzten Genehmigungsparameter gesteuert wird, können sämtliche genehmigten Objekte überarbeitet werden, auch die indirekt genehmigten. Nicht direkt genehmigte Budgets (Parameter GDDAPPBUD auf ‚Nein‘), die über ihre Budgetpools genehmigt werden (Parameter GDDAPPENV auf ‚Ja‘), sind genehmigt und müssen im Falle von Betragsänderungen überarbeitet werden.
Per Genehmigungsantrag ist es dem Antragsteller möglich, den gewünschten Überarbeitungsbetrag zu erfassen und Grund und Aufteilung für die Überarbeitung anzugeben:
- Bei Budgetpools besteht eine Verlängerung in der Erhöhung des Budgetpoolbetrags.
- Bei Budgets: umzulegender Rest der Budgetpoolrücklage
- Bei Budgetzeilen: umzulegender Rest der Budgetrücklage
Signaturkreis
Vorherige Parametrierung
Die Genehmigung von Umschlägen, Budgets und Budgetpositionen sowie die Genehmigung von Budgetpanpassungen kann sich aus einem parametrierbaren Signaturkreis ergeben. Die Umsetzung der Signaturkreis an hängt mit der Parametrierung folgender Elemente zusammen:
- Datenmodell bei Budgetgenehmigungen BUOAPP für die mit der Tabelle BUDAPP (BOA) verbundene Tabellengruppe, bei Anpassungen BUREV für die mit der Tabelle BUDREV (BRV) verbundene Tabellengruppe
- Workflow-Regeln BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL bei Budgetgenehmigungen und REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL bei Anpassungen
- Benutzerzuweisungsregeln BUOAPP bei Budgetgenehmigungen, BUOREV bei Anpassungen
- Benutzerzuweisung. Mit dieser Funktion können bei Auswahl des Feldes "Formel / Benutzer" Formeln für die "Benutzerfelder" erfasst werden. Die Formeln werden während der Workflow-Ausführung ausgewertet. Ist der Feldwert kleiner oder gleich dem Wert fünf, so wird davon ausgegangen, dass es sich um einen erfasst Benutzercode handelt. In diesem Fall wird das Feld nicht ausgewertet.
Suchformeln für Unterzeichnende
Die Suche nach den Unterzeichnenden kann entweder per Erfassung des Codes des Unterzeichnenden oder über eine Formel erfolgen, anhand derer der betreffende Unterzeichnende in den einzelnen Einheiten gesucht wird.
Jede Einheit besteht aus:
- Benutzercode
- verantwortliche Einheit
- Genehmigungseinheit
- Zugehörige Einheit
Der Budgetpool, dessen Budgets und dessen Positionen bilden eine verantwortliche Einheit, eine Genehmigungseinheit (EA1) und eine zugehörige Einheit (ER1). Die Genehmigungseinheit EA1 umfasst eine Genehmigungseinheit EA2, diese umfasst eine Genehmigungseinheit EA3 etc., bis die unterste Stufe der Hierarchie erreicht ist. Analog dazu umfasst die zugehörige Einheit ER1 eine zugehörige Einheit ER2, diese wiederum eine zugehörige Einheit ER3 etc., bis die unterste Stufe der Hierarchie erreicht ist. Jeder Einheit enthält den Code eines Verantwortlichen, der mit einer Formel gesucht werden kann, die den in der Parametrierung gesetzten Benutzercode ersetzt (siehe nachstehende Tabelle).
Genehmigungshierarchie | RES | Ebene | Zugehörige Hierarchie | RES | Ebene |
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Einheit APP = 1 | MCL9: | EA3: | Einheit APP = 1 | MCL9: | ER4: |
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Einheit APP = 10 | MCL2: | EA2: | Einheit APP = 20 | MCL4: | ER2: |
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Einheit APP = 103 | MCL1: | EA1: | Einheit APP = 203 | MCL3: | ER1: |
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Einheit 20301 |
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| Einheit 20301 |
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Die Parametrierung der "Benutzerzuweisungen" kann also auf folgende Art erfolgen:
- Genehmigungseinheit = 103
- Unterzeichnender 1 = [F:ER1]USR (USR der Einheit 203, also MCL3)
- Unterzeichnender 2 = [F:EA1]USR (USR der Einheit 103, also MCL1)
- Unterzeichnender 3 = [F:EA2]USR (USR der Einheit 10, also MCL2)
- Unterzeichnender 4 = [F:ER2]USR (USR der Einheit 20, also MCL4)
- Unterzeichnender 5 = [F:EA3]USR (USR der Einheit 1, also MCL9)
- Unterzeichnender 6 = [F:ER3]USR (USR der Einheit 1, also MCL9)
Wird der Verantwortliche einer Einheit geändert, können mit den Formeln die implementierten Signaturkreise ohne Änderung weiterverwendet werden. Die Änderung wird automatisch bei Änderung der Einheit berücksichtigt.
Maskenverwaltung
Die Maske besteht aus zwei Blöcken: Im ersten Block wird eine Reihe wichtiger Auswahlkriterien angezeigt, im zweiten Block werden alle gemäß den erfassten Kriterien ausgewählten Objekte tabellarisch dargestellt: Budgetpools, Budgets und Zeilen, die die Auswahlkriterien erfüllen. In dieser Tabelle können die Überarbeitungsanforderungen erfasst und zur Genehmigung vorgelegt werden.
Die zulässige Anzahl an Zeilen beträgt 500. Bei Überschreitung dieser Begrenzung wird die Meldung ‚Tabelle voll‘ ausgegeben. Wenn Sie auf ‚OK‘ klicken, werden die ersten 500 Zeilen angezeigt. Um die Auswahl zu reduzieren, verwenden Sie die folgenden Auswahlkriterien: Projekt, Verantwortungseinheitenbereich, Genehmigungseinheitenbereich, Bereiche Budgetpool.
Erfassungsmaske
Übersicht
In den Kopfzeileninformationen können Sie die Hauptauswahlkriterien für die Anzeige angeben. Unternehmen oder Standort, Periode, in der die ausgewählten Objekte liegen.
Um die Anzahl der anzuzeigenden Objekte einzugrenzen, können zusätzliche Kriterien vorgegeben werden: Projekt, Verantwortungseinheitenbereich, Genehmigungseinheitenbereich, Bereiche Budgetpool.
Wenn Sie die Taste ‚Anzeigen/Aktualisieren‘ aktivieren, wird in der Tabelle die der Auswahl entsprechende Liste mit Budgetpools angezeigt.
Wenn zu den erfassten Kriterien keine Auswahl gefunden wird, erscheint die Meldung ‚Keine Daten für diese Auswahl vorhanden‘. Sie müssen dann Ihre Auswahlkriterien ändern.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Auswahl
| Verwenden Sie dieses Feld, um in der Liste den Code des Standorts oder des Unternehmens zu erfassen oder auszuwählen. Dieser Code ermöglicht Ihnen die Auswahl der Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen mit dem Status ‚Genehmigt‘ eines Unternehmens oder eines Standorts, um eine Überarbeitungsanforderung auszuführen. Entspricht die erfasste Information einem Unternehmen, stellt die Auswahl alle auf Unternehmensebene definierten Objekte dar, einschließlich der auf Standortebene dieses Unternehmens definierten Objekte. Entspricht die erfasste Information einem Standort, stellt die Auswahl nur die auf Ebene dieses Standorts definierten Budgetobjekte dar. |
| Dieses Feld gibt den dem Standort- oder Unternehmenscode zugewiesenen Titel an. |
Kriterien
| Verwenden Sie dieses Feld, um die Datumsbereiche anzugeben und nur die Budgetobjekte anzuzeigen, deren Startdatum in diesem Intervall liegt (Startdatum höher oder gleich dem Startdatum der Periode und kleiner oder gleich dem Enddatum der Periode). Standardmäßig wird das Startdatum vom Startdatum des letzten offenen Geschäftsjahres ausgefüllt (kann geändert werden). Die jährlichen Budgetpools in der Periode sind die, deren Startdatum in der erfassten Periode liegt. Die mehrjährigen Budgetpools in der Periode sind die, die ein Budget enthalten, dessen Startdatum in der erfassten Periode liegt.
Nach der Erfassung dieser Auswahlkriterien klicken Sie auf die Aktion ‚Anzeigen/Aktualisieren‘, um die Tabelle mit den (vollständig oder teilweise) genehmigten Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen anzuzeigen, die dem Unternehmen oder dem Standort entsprechen und in der festgelegten Periode liegen. |
| Standardmäßig wird das Enddatum vom Enddatum des letzten offenen Geschäftsjahres initialisiert (kann geändert werden). |
| Dieses Feld gibt das Kriterium an, mit dem die Auswahl auf Budgetpools, Budgets oder Zeilen des erfassten Projekts mit dem Status ‚Genehmigt‘ eingeschränkt werden kann. Es werden nur die Projekte in der Auswahl angezeigt, die mindestens einen zugehörigen, mit dem erfassten Unternehmen verknüpften Budgetpool enthalten (direkt, nach dem Standort, der Unternehmensgruppe oder der Standortgruppe). Nach der Erfassung dieser Kriterien klicken Sie auf die Aktion ‚Anzeigen/Aktualisieren‘, um die Tabelle mit den genehmigten Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen des festgelegten Projekts anzuzeigen. |
| Dieses Feld ist Teil der Auswahlkriterien, mit denen die Suche in einem Bereich von verantwortlichen Einheiten verfeinert werden kann. Verwenden Sie das erste Feld, um den ersten Code ‚Verantwortliche Einheit‘ des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. Verwenden Sie das folgende Feld, um den letzten Code ‚Verantwortliche Einheit‘ des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. Es werden nur die Einheiten in der Auswahl angezeigt, deren Unternehmenscode dem erfassten Unternehmenscode entspricht, sowie die Einheiten, die keinen Unternehmenscode haben. Nach der Erfassung der Auswahlkriterien klicken Sie auf ‚Anzeigen/Aktualisieren‘, um die Tabelle mit den (vollständig oder teilweise) genehmigten Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen anzuzeigen, die den Kriterien entsprechen.
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| Verwenden Sie dieses Feld, um die letzte verantwortliche Einheit des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. |
| Dieses Feld ist Teil der Auswahlkriterien, mit denen die Suche in einem Bereich von Genehmigungseinheiten verfeinert werden kann. Verwenden Sie dieses Feld, um den ersten Code ‚Genehmigungseinheit‘ des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. Verwenden Sie das folgende Feld, um den letzten Code ‚Genehmigungseinheit‘ des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. Es werden nur die Einheiten in der Auswahl angezeigt, deren Unternehmenscode dem erfassten Unternehmenscode entspricht, sowie die Einheiten, die keinen Unternehmenscode haben. Nach der Erfassung dieser Kriterien klicken sie auf ‚Anzeigen/Aktualisieren‘, um in der Tabelle die Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen mit mindestens einem genehmigten Objekt anzuzeigen, die in den Genehmigungseinheiten des festgelegten Bereichs definiert sind.
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| Verwenden Sie dieses Feld, um die letzte Genehmigungseinheit des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. |
| Dieses Feld ist Teil der Auswahlkriterien, mit denen die Suche in einem Bereich von Budgetpools verfeinert werden kann. Verwenden Sie das erste Feld, um den ersten Code ‚Budgetpool‘ des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. Verwenden Sie das folgende Feld, um den letzten Code ‚Budgetpool‘ des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. Nur die Budgetpools werden in der Auswahl dargestellt, die mindestens ein genehmigtes Objekt enthalten (Budgetpool, Budget oder Budgetzeile). Nach der Erfassung der Auswahlkriterien klicken Sie auf ‚Anzeigen/Aktualisieren‘, um die Tabelle mit den (vollständig oder teilweise) genehmigten Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen anzuzeigen, die den Kriterien entsprechen.
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| Verwenden Sie dieses Feld, um den letzten Budgetpool des Bereichs zu erfassen oder auszuwählen. |
Blocknummer 3
| Nach der Erfassung des Unternehmens-/Standortcodes oder der Auswahlkriterien kann man mit dieser Schaltfläche die Darstellung der Budgetpools, Budgets und Zeilen mit dem Status ‚Genehmigt‘ starten, die den angegebenen Kriterien entsprechen. |
Tabelle Details
| Dieses Feld stellt die Bezeichnung der Objektebene für die Überarbeitungsanforderung dar: Budgetpool, Geschäftsjahresbudget und Budgetzeile. |
| Dieses Feld gibt den Code der Budgetpools an, die den Auswahlkriterien genügen. Nur die Budgetpools mit dem Status ‚Genehmigt‘ werden in dieser Liste angezeigt. Diese Information kann nicht geändert werden. |
| Dieses Feld gibt die dem Budgetpoolcode zugewiesene Bezeichnung an. |
| Dieses Feld gibt den Code und die Bezeichnung des Geschäftsjahres für die Budgets nach Geschäftsjahr und die Budgetzeilen an. |
| Dieses Feld gibt den Code der Verwaltungswährung der Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen an, der in der Währungstabelle geprüft wird. |
| Dieses Feld gibt den budgetierten Nettobetrag vor der Überarbeitung der ausgewählten Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen an. Dieser Betrag entspricht dem genehmigten, erhöhten oder reduzierten Betrag der vorangegangenen Überarbeitungen. |
| Dieses Feld gibt den budgetierten Nettobetrag der Budgetpoolrücklage an. Die Rücklage entspricht einer Rückstellung der Budgetpools und Budgets und kann im Rahmen einer Überarbeitungsanforderung verwendet werden. Der Anfragende hat die Möglichkeit, den Überarbeitungsbetrag der Rücklage oder dem restlichen umzulegenden Betrag zu entnehmen:
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| Dieses Feld gibt den noch zu verteilenden Nettobetrag des Budgets an. Dieser berechnete Betrag entspricht:
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| Dieses Feld gibt den Nettobetrag der Überarbeitung an. Eine Überprüfungsanfrage kann auch für einen Budgetpool, das Budget und die Zeilen gleichzeitig durchgeführt werden. In diesem Fall wird die Prüfung der Durchführbarkeit der Überarbeitungen in Abhängigkeit des angefragten Betrags im Hauptordner durchgeführt und nicht auf den Betrag vor der Überarbeitung. |
| Verwenden Sie diese Spalte, um den der Rücklage des Budgetpools zu entnehmenden Betrag bei Überarbeitung eines Budgets bzw. eines Budgets bei Überarbeitung einer Budgetzeile anzugeben. |
| Verwenden Sie diese Spalte, um den in ‚Noch umzulegen‘ übernommenen Betrag des Budgetpools bei Überarbeitung eines Budgets bzw. eines Budgets bei Überarbeitung einer Budgetzeile anzugeben. |
| Für die Überarbeitung der Budgetpools wird diese Spalte automatisch mit der Differenz zwischen dem Betrag des Budgetpools und dem angeforderten Betrag ausgefüllt. Sie ist nicht zugänglich für die Überarbeitung der Budgets und der Budgetzeilen, deren Überarbeitung über die Entnahme des restlichen umzulegenden Betrags oder über der Rücklage der Budgetpools oder Budgets erfolgt. |
| Verwenden Sie diese Spalte, um die Überarbeitungsanforderung zu starten, indem Sie ‚Ja‘ im Dropdownmenü auswählen. |
| Dieses Feld gibt den Code des Grunds für die Überprüfungsanfrage an, der in der sonstigen Tabelle 349 erfasst oder ausgewählt wurde. |
| Verwenden Sie dieses Textfeld, um einen detaillierten Überprüfungsgrund zu erfassen. |
| Dieses Feld gibt die Summe der Einkaufsanfragen, Aufträge und Rechnungen an, die auf den Budgetzeilen, Budgets und Budgetpools belastet wurden. Diese Information wird nur bei einer Genehmigung nach Objekt oder nach Zugriff auf das Detail einer Merhfachgenehmigung angezeigt. |
| Dieses Feld gibt den Saldo der Budgetzeilen, Budgets und Budgetpools an, der dem Budgetbetrag - tatsächlichen Betrag entspricht. Diese Information wird für eine ‚individuelle‘ Überarbeitung angezeigt. Für eine ‚mehrfache‘ Überarbeitung wird dieses Feld nicht angegeben. Siehe Tabelle ‚Detail‘. |
| Verwenden Sie dieses Feld, um das Budgetkonto für eine Budgetzeile anzugeben. |
| Dieses Feld gibt die Entität an, die für die Verwaltung des Budgetpools, der Budgets und der Budgetzeilen verantwortlich ist. |
| Dieses Feld gibt die Verbrauchsentität Ausgabe an. Diese nicht änderbare Information stammt aus der Budgetzeile. |
| Diese Spalte zeigt den Code des Budgetpools an, falls zu einem Projekt gehörend. |
| Dieses Feld gibt den Identifikationscode der im Projekt definierten Charge an. |
Schließen
Symbol Aktionen
Budgetpool
Verwenden Sie diese Aktion, um auf die Anzeige des Budgetpools und des Budgets der ausgewählten Tabellenzeile zuzugreifen.
Zeile
Verwenden Sie diese Aktion, um auf die Anzeige der Budgetzeile der ausgewählten Tabellenzeile zuzugreifen.
Schließen
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Keine Auswahl. Ohne Aktion verlassen?
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn Sie nach der Anzeige der Auswahlobjekte auf OK klicken, ohne dass eine Überarbeitungsanforderung gestellt wurde. Wird die Meldung mit ‚Ja‘ beantwortet, erfolgt eine Verzweigung zurück in das Menü; bei ‚Nein‘ kann in der Auswahlmaske eine Überarbeitungsanforderung gestellt werden.
Zu diesen Auswahlkriterien wurde kein Objekt gefunden
Diese Meldung wird während der Erfassung von Auswahlkriterien angezeigt und wenn auf die Aktion Anzeigen/Aktualisieren geklickt wird. Mit den erfassten Elementen konnte kein entsprechendes Objekt gefunden werden: Entweder ist der Budgetpool im erfassten Unternehmen nicht definiert, oder er ist keinem Projekt zugeordnet, oder die Einheiten sind nicht zum Budgetpool kohärent etc. Für die Durchführung einer breiter angelegten Suche müssen einige Kriterien gelöscht werden.
Budgetpool für dieses Unternehmen / diesen Standort nicht definiert
Diese Meldung wird nach der Erfassung des Unternehmenscodes und des Budgetpoolcodes angezeigt und wenn auf die Aktion Anzeigen/Aktualisieren geklickt wird. Der als Auswahlkriterium erfasste Budgetpool gehört nicht zum erfassten Unternehmen. Es muss entweder der Budgetpoolcode oder der Unternehmenscode geändert werden.
Eingabe erforderlich
Ein Pflichtfeld wurde nicht ausgefüllt: Es wurde Überarbeitungsgrund erfasst, obwohl dieses Feld ein Pflichtfeld ist (wählen Sie einen Grund aus der Liste aus); oder Sie haben in der Spalte ‚Anfragen‘ ‚Ja‘ eingegeben, ohne dass der Betrag für die Überarbeitungsanforderung erfasst wurde (erfassen Sie die Überarbeitungsanforderung oder tragen Sie in der Spalte ‚Anfragen‘ ‚Nein‘ ein).
Der genehmigte Budgetpoolbetrag darf nicht überschritten werden. Bitte zunächst den Budgetpool prüfen
Es wurde ein überarbeiteter Budgetbetrag erfasst, der höher ist als der überarbeitete Budgetpoolbetrag. Der überarbeitete Budgetbetrag oder der überarbeitete Budgetpoolbetrag muss geändert werden.
Der genehmigte Geschäftsjahresbudgetbetrag darf nicht überschritten werden. Dies bitte zunächst prüfen
Es wurde ein überarbeiteter Budgetzeilenbetrag erfasst, der höher ist als der überarbeitete Budgetbetrag. Der überarbeitete Budgetzeilenbetrag oder der überarbeitete Budgetbetrag muss geändert werden.
Der verfügbare Betrag des Budgetpools darf nicht geringer sein als der auf das/die Budget(s) umgelegte Betrag
Der Budgetpoolbetrag wurde reduziert, der verfügbare Budgetpoolbetrag reicht nun nicht mehr aus. Ändern Sie Ihre Erfassung, oder passen sie zunächst das Budget nach unten an, falls dies möglich ist.
Die Betragssumme der Budgetzeilen darf den in diesem Geschäftsjahr verfügbaren Budgetbetrag nicht überschreiten
Der Budgetbetrag wurde reduziert, der verfügbare Budgetbetrag reicht nun nicht mehr aus. Ändern Sie Ihre Erfassung oder passen sie zunächst die Budgetzeilen nach unten an, falls dies möglich ist.
Der Zeilenbetrag darf nicht niedriger sein als der realisierte Betrag.
Der Betrag der Budgetzeile wurde reduziert, diese umfasst jedoch Ausgabenumlagen, die über dem geänderten Betrag der Budgetzeile liegen. Ändern Sie Ihre Erfassung.
Angefragter Betrag muss sich vom Ursprungsbetrag unterscheiden
Der von Ihnen erfasste überarbeitete Betrag entspricht dem alten Betrag, es handelt sich nicht um eine Überarbeitung. Ändern Sie Ihre Erfassung oder brechen Sie die Überarbeitung ab.
Überschreitung des verfügbaren Betrags der Budgetpoolreserve
Bei der Überarbeitung eines Budgets nach Geschäftsjahren wurde ein Betrag ‚Entnahme aus Budgetpoolrücklage‘ erfasst, der höher ist als die betreffende Rücklage. Wenn Sie auf OK klicken, wird der Wert ‚Entnahme aus Budgetpoolrücklage‘ auf den Maximalbetrag dieser Rücklage gesetzt.
Der aus der übergeordneten Reserve entnommene Betrag ist nicht ausreichend. Mindestbetrag:
Die Verteilung der Erhöhung auf Rücklage und zu verteilenden Rest der nächsthöheren Ebene ist nicht korrekt. Der in der Meldung angezeigte, der Rücklage mindestens zu entnehmende Betrag, wird auf Basis des noch zu verteilenden Restes berechnet. In diesem Fall reicht dieser nicht aus, um den erfassten Rücklagenanteil akzeptieren zu können.
Überschreitung der verfügbaren Geschäftsjahresbudgetreserve
Bei der Überarbeitung einer Budgetzeile wurde ein Betrag ‚Entnahme aus Budgetrücklage‘ erfasst, der höher ist als die betreffende Rücklage. Wenn Sie auf OK klicken, wird der Wert ‚Entnahme aus Budgetrücklage‘ auf den Maximalbetrag dieser Rücklage gesetzt.
Zunächst muss der neue Anfragebetrag erfasst werden
In den Spalten ‚Entnahme aus Rücklage‘ und ‚Entnahme aus nicht umgelegten Beträgen‘ und ‚Verlängerung‘ wurde ein Wert erfasst, bevor der beantragte Überarbeitungsbetrag erfasst wurde. Erfassen Sie diesen Betrag.
Die unter Vorbehalt und unter nicht umgelegt berücksichtigte Betragssumme muss der Differenz zum Ursprungsbetr. entsprechen
Diese Meldung wird angezeigt, wenn die Verteilung auf getätigte Entnahme aus der Rücklage und getätigte Entnahme aus dem umzulegenden Rest nicht dem Betrag der beantragten Überarbeitung entspricht. Prüfen Sie Ihre Eingabe und korrigieren Sie die Verteilung.