Einheiten
Mit dieser Funktion kann die Ordnerhierarchie definiert werden. Organisationseinheiten können als Verwaltungszentren zur Strukturierung der Budgetprognose und -verfolgung in Abhängigkeit des Typs der Organisationseinheit betrachtet werden:
- für die Verwaltung und Verfolgung eines Budgets verantwortliche Organisationseinheit
- die das Budget verbrauchende Organisationseinheit
- die das beschlossene oder geänderte Budget genehmigende Organisationseinheit
Jeder Organisationseinheit muss eine "Anschlusseinheit" zugewiesen sein, die die Erfassung des Codes der unmittelbar übergeordneten Organisationseinheit ermöglicht. Die Anzahl von Ebenen ist unbegrenzt. Die Anwendung umfasst jedoch eine Suchfunktion nach dem Code des Verantwortlichen der Organisationseinheit in den Workflow-Parametern, welche auf neun OE-Ebenen begrenzt ist. Bei mehr als neun Ebenen kann also nicht mehr im Rahmen der Signaturverwaltung nach dem Code des Verantwortlichen dieser Organisationseinheiten gesucht werden.
Das Anlegen von Organisationseinheiten geht mit dem automatischen Anlegen von entsprechenden Sektoren auf einer Dimension "Organisationseinheit" einher (siehe Abschnitt Vorbedingungen). Code und Titel des bei der Anlage einer Organisationseinheit angelegten Sektors entsprechen dem Code und dem Titel der Organisationseinheit.
- Per Rechtsklick auf die selektierte Dimension, Organisationseinheit / Sektor, können die entsprechenden Sektoren angezeigt werden.
- Sektorgruppen werden per Zoom auf eine Sektorgruppe angezeigt.
Mit Sektoren können auf Basis einer beliebigen Organisationseinheit einer an eine Organisationseinheit auf Ebene 1 zugeordneten Hierarchie Kostenrechnungs- und Budgethierarchien generiert werden (Menüleiste/Funktion/Hierarchie generieren).
- Die Anzeige der Hierarchie "Zoom Hierarchie" umfasst auch die grafische Darstellung dieser Hierarchie. Standardmäßig werden alle Ebenen angezeigt.
Die Organisationseinheit umfasst ein Feld "Unternehmen". Dieses ist freiwillig und ermöglicht die Zuweisung der Organisationseinheit zu einem Unternehmen, siehe Feld "Unternehmen".
Löschen der Organisationseinheit
- Wird die Organisationseinheit von einem Umschlag oder einer Budgetpositionen verwendet (Unternehmenscode ausgegraut), so kann sie nicht gelöscht werden.
- Das Löschen einer Organisationseinheit zieht das Löschen des entsprechenden Sektors nach sich.
- Das Löschen eines Sektors auf einer OE-Dimension ist unzulässig. Um den Sektor zu löschen, muss die Organisationseinheit gelöscht werden.
Löschen von Organisationseinheiten
- Das Hinzufügen eines Unternehmenscodes zu einer ohne Unternehmenscode angelegten Organisationseinheit ist möglich, sofern die betreffende Organisationseinheit nicht von einem Umschlag oder von einer Budgetposition verwendet wird. In diesem Fall zieht das Hinzufügen des Unternehmens das Löschen sämtlicher zu dieser Organisationseinheit angelegten Sektoren sowie die Anlage des Sektors auf der Dimension des erfassten Unternehmens nach sich.
- Das Löschen eines Unternehmenscodes zu einer Organisationseinheit ist möglich, sofern die betreffende Organisationseinheit nicht von einem Umschlag oder von einer Budgetposition verwendet wird (Unternehmenscode nicht ausgegraut). In einem solchen Fall bewirkt das Löschen des Unternehmens, dass auch der auf der Dimension des entsprechenden erfassten Unternehmens angelegte Sektor gelöscht wird und außerdem die Anlage von Sektoren auf den verfügbaren OE-Dimensionen vorgeschlagen wird.
Änderung der Hierarchien
- Aus der Hierarchie oder aus dem Sektor Gruppen heraus können Hierarchien auf einer OE-Dimension nicht gelöscht werden.
Vorbedingungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Erfassungsmaske
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 1
| Einheitscode mit maximal 15 alphanumerischen Zeichen. Die Maximallänge des Codes muss gleich der Maximallänge des entsprechenden Kostenstellencodes sein. Im Fall einer Änderung müssen diese zwei Parameter geändert werden. |
| Der Einheit zugewiesene, übersetzbare Bezeichnung. Standardmäßig wird der Kurztitel, der Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte der Daten in der Verbindungssprache des Benutzers (bei der Erstellung/Änderung) gespeichert.
Ein Benutzer, der sich in dieser Sprache verbindet, erhält den Kurztitel, den Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte in seiner Verbindungssprache, wenn die Übersetzung ausgeführt wurde. Andernfalls sind die Titel in der Ordnersprache verfügbar.
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| Der Kurztitel ersetzt den klassischen Titel, wenn es die Anzeige- oder Ausgabeeinschränkungen verlangen. Standardmäßig wird der Kurztitel, der Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte der Daten in der Verbindungssprache des Benutzers (bei der Erstellung/Änderung) gespeichert.
Ein Benutzer, der sich in dieser Sprache verbindet, erhält den Kurztitel, den Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte in seiner Verbindungssprache, wenn die Übersetzung ausgeführt wurde. Andernfalls sind die Titel in der Ordnersprache verfügbar.
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Verwaltung
| Code des Verantwortlichen der Einheit, der in der Benutzertabelle zu erfassen oder zu suchen ist. Im Rahmen der Erstellung eines Unterschriftenkreises wird dieser Code im Rahmen einer Suche in der Genehmigungseinheit oder in der verantwortlichen Einheit übernommen. Siehe Unterschriftenkreise. |
| Option, die angibt, dass die Einheit zugelassen ist, Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen in Abhängigkeit der zulässigen Zugriffscodes zu erstellen. |
| Zulässige Einheit für die Budgetgenehmigung jeglicher Ebene. Wurde die Genehmigungseinheit nicht vom Benutzer erfasst, wird dieses Feld automatisch mit dem Einheitscode angegeben, der gerade erstellt oder geändert wird. Nur die in der Einheitentabelle vorhandenen Einheiten können erfasst werden. |
| Zugehörige Einheit der direkt höheren Ebene, die in der Liste der vorhandenen Einheiten zu erfassen oder zu suchen ist. Die Erstellung einer Einheit, die die automatische Erstellung der entsprechenden Kostenstelle ausführt. Dieses Feld enthält eine Verzweigung, über die auf die Kostenstelle zugegriffen werden kann. |
| Einheitsebene in der Einheitenhierarchie. Jede Einheit besitzt eine zugehörige Einheit einer höheren Ebene, außer die Einheiten der Ebene 1. Mit dieser Information kann die Einheiten-/Kostenstellenhierarchie automatisch erzeugt werden. |
Zugriff
| Diese Option ermöglicht die Angabe, ob die aktuelle Datei aktiv sein muss oder nicht:
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| Unternehmenscode der angehängten Einheit. Optionaler Bereich, über den die Einheiten definiert werden können, die mehreren Unternehmen gemein sind. Ist der Unternehmenscode angegeben, führt die Erstellung der Einheit die automatische Erstellung der entsprechenden Kostenstelle auf der Einheitsdimension in der angehängten Referenz des Unternehmens und vom Typ "Einheit" durch. Die Auswahl stellt nur die Unternehmen dar, deren Hauptreferenz das Kennzeichen "Betriebliche Budgets" hat. Ist dieses Feld nicht angegeben, stellt eine Dialogbox alle Dimensionen vom Typ "Einheit" dar und ermöglicht die Auswahl der Dimensionen, auf denen diese Kostenstelle erstellt werden muss. Eine Einheit der Basisebene, die einen Unternehmenscode enthält, kann nur einer angehängten Einheit angehängt werden, die den gleichen oder einen leeren Unternehmenscode enthält. Wird eine Einheitsebene einer Einheit mit leerem Unternehmenscode angehängt, können die höheren Ebenen dieser Einheit nur die Einheiten mit leerem Unternehmenscode sein. |
| Optionales Feld, in dem ein Gültigkeitsbeginn der Einheit erfasst werden kann. |
| Optionales Feld, in dem ein Gültigkeitsende der Einheit erfasst werden kann. |
| Mit diesem Code kann der Zugriff auf den aktuellen Datensatz für bestimmte Benutzer verboten werden. Ist das Feld ausgefüllt, können nur die Benutzer den Datensatz anzeigen, die Leserechte für diesen Zugriffscode besitzen. Und nur die Benutzer, die über Schreibrechte verfügen, können ihn ändern. |
Tabelle Dimensionen 'Einheit'/Sektoren
| Diese Spalte stellt die Dimensionen vom Typ "Einheit" dar. Enthält die Einheit einen Unternehmenscode, wird nur die dem Unternehmen entsprechende Dimension dargestellt. Sie kann nicht geändert werden und die entsprechende Aktivierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Enthält die Einheit keinen Unternehmenscode, werden alle Dimensionen vom Typ "Einheit" dargestellt. Der Benutzer muss die Dimensionen auswählen, auf denen eine Kostenstelle erstellt werden soll. Die Erstellung einer zusätzlichen Kostenstelle kann nachträglich erfolgen, wenn eine der dargestellten Dimensionen ausgewählt wird. Der Abbruch der Aktivierung einer Dimension führt zum Löschen der entsprechenden Kostenstelle. Dieser Abbruch ist nur möglich, wenn kein Budgetpool unter dieser Einheit in dieser Dimension erstellt wurde. |
| Diese Spalte, die zugänglich ist, wenn die Einheit keinen Unternehmenscode enthält, ermöglicht die Auswahl der Kostenrechnungsdimensionen vom Typ "Einheit", für die eine Kostenstelle erstellt werden muss. |
Schließen
Symbol Aktionen
Dimensionen
Per Rechtsklick auf die Zeile einer selektierten Dimension kann die Sektoranzeige zu dieser Dimension geöffnet werden.
Da Änderungen am Sektor direkt im Rahmen von betrieblichen Budgets verboten sind,
- wurde die Funktion "Dimensionskopie aus der Auswahl entfernt.
- Dasselbe gilt für die Funktion GESCCE, wenn der Sektor aus einer Organisationseinheit oder einem Budgetpool (betriebliche Budgets) stammt.
- Auf die Funktion "Sektoranzeige", die die Belastungen des Sektors anzeigt, kann weiter zugegriffen werden.
Schließen
Berichte
Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :
LISSEC : Liste Sektoren
Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.
Menüleiste
Funktion / Generierung Hierarchie
Mit dieser Funktion kann die Generierung der Organisationseinheiten- / Sektorhierarchien angestoßen werden. Diese Generierung kann von jeder beliebigen Organisationseinheit in der Hierarchie angestoßen werden. Die generierte Hierarchie umfasst sämtliche Sektorgruppen und Sektoren, die sich auf der untersten Stufe der durch die betreffende Organisationseinheit festgelegten Dimension befinden.
Einem Ausführungsprotokoll ist zu entnehmen, ob die Generierung korrekt abgeschlossen werden konnte und wie viele Gruppen, Ebenen und Organisationseinheiten / Sektoren angelegt wurden.
Zooms / Sektorgruppe
Zooms / Hierarchie
Nach der Generierung der Hierarchie kann mit diesem Zoom auf die Anzeige der Sektorgruppen zugegriffen werden.
Da Änderungen an der Sektorgruppe direkt im Rahmen von betrieblichen Budgets verboten sind,
- wurden die Funktionen "Hierarchieduplizierung" und "Autogenerierung" aus der Anzeige der Sektorgruppen entfernt.
- Dasselbe gilt für die Funktion GESCYRY, wenn der Sektor aus einer Organisationseinheit oder einem Budgetpool (betriebliche Budgets) stammt.
Zooms / Pyramide
Nach der Generierung der Hierarchie kann mit dieser Funktion auf die Anzeige der Sektorhierarchie zugegriffen werden, die während der Anlage der Organisationseinheiten generiert wurde. Standardmäßig werden alle Sektorgruppen und Sektoren ab der Organisationseinheit der untersten Stufe angezeigt. Um eine Teilhierarchie anzuzeigen, ist der Code der "Ausgangsgruppe" zu ändern. Die grafische Darstellung erfolgt auf Basis der ausgewählten Gruppe, die Unterebenen werden erweitert dargestellt.
Da Änderungen an Hierarchien direkt im Rahmen von betrieblichen Budgets verboten sind,
- wurden die Funktionen "Hierarchieduplizierung" und "Autogenerierung" aus der Anzeige der Hierarchien entfernt.
- Dasselbe gilt für die Funktion GESCYM, wenn der Sektor aus einer Organisationseinheit oder einem Budgetpool (betriebliche Budgets) stammt.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
"Nur Unternehmen mit Kostenrechnungsbuchungskreis = 'Betriebliches Budget' zulässig
Der Unternehmenscode ist einer Referenz angeschlossen, die nicht als "betriebliches Budget" gekennzeichnet ist. Ändern Sie den Unternehmenscode bzw. prüfen Sie die Parameter der allgemeinen Struktur, wenn der verwendete Unternehmenscode korrekt ist.
"Entität nicht korrekt
Der Code der erfassten Organisationseinheit ist nicht in der Liste der Organisationseinheiten vorhanden. Ändern Sie den Code oder wählen Sie einen Code aus der Liste der Organisationseinheiten aus.
"Die Entität kann keiner anderen Unternehmenseinheit zugeordnet sein
Der Code der erfassten Anschlusseinheit enthält nicht denselben Unternehmenscode wie die Organisationseinheit. Die Änderung der Anschlusseinheit kann nur für Organisationseinheiten durchgeführt werden, die denselben oder gar keinen Unternehmenscode aufweisen. Ändern Sie den Code der Anschlusseinheit.
Diese Meldung wird auch bei der Duplizierung einer nicht einem Unternehmen angeschlossenen Organisationseinheit ausgegeben, wenn damit eine Anschlusseinheit erstellt werden soll und es dabei zu eine Änderung der Anschlusseinheit kommt. In diesem Fall muss vor der Änderung des Codes der Anschlusseinheit der Unternehmenscode erfasst werden.
"Eine untergeordnete Entität hat ein Unternehmen mit leerem Wert. Das Unternehmen dieser Entität kann daher nur leer sein
Der Unternehmenscode der angeschlossenen Einheit ist leer. Der Unternehmenscode der Anschlusseinheit muss ebenfalls leer sein.
"Unternehmen nicht zu der / den angeschlossenen Entitäten kompatibel
Sie ändern den Unternehmenscode der Organisationseinheit. Bei dieser Organisationseinheit handelt es sich um eine Anschlusseinheit, die angeschlossene Organisationseinheiten umfasst, deren Unternehmenscode sich vom erfassten Code unterscheidet. Der Code dieser Organisationseinheit muss entweder dem Code ihrer angeschlossenen Organisationseinheiten entsprechen oder leer sein. Der Unternehmenscode dieser Organisationseinheit kann geleert werden, sofern die eigentliche Anschlusseinheit dieser Organisationseinheit nicht über einen Unternehmenscode verfügt. Andernfalls muss der Unternehmenscode dem Unternehmenscode der angeschlossenen Organisationseinheiten entsprechen.
"Es gibt angeschlossene Entitäten mit anderen Unternehmen, der Unternehmenscode dieser Entität muss leer sein.
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn zu einer Anschlusseinheit ohne Unternehmenscode der Code eines Unternehmens erfasst wird, dessen Anschlusseinheiten einen anderen oder keinen Unternehmenscode aufweisen.
"Eine Entität kann nicht sich selbst zugeordnet sein
Der erfasste Code der Anschlusseinheit entspricht dem Code der Organisationseinheit. Ändern Sie den Code der Anschlusseinheit oder wählen Sie eine Anschlusseinheit aus der Liste aus.
"Die Einheit kann nicht an eine ihrer untergeordneten Entitäten angeschlossen werden
Sie sind dabei, eine Organisationseinheit an eine ihr angeschlossene Organisationseinheit anzuschließen. Dies ist eine Inkohärenz, ändern Sie Ihre Erfassung.
"Die Entität kann keiner anderen Unternehmenseinheit zugeordnet sein
Sie sind dabei, die Anschlusseinheit dieser Organisationseinheit zu ändern. Der Unternehmenscode der Anschlusseinheit ist jedoch vom Unternehmenscode der von Ihnen geänderten Organisationseinheit verschieden. Die Organisationseinheit kann nur einer Organisationseinheit mit demselben Unternehmenscode oder ohne Unternehmenscode angeschlossen werden.