Cette fonction permet de générer en masse des entretiens, par type et par prériode.

    Pré-requis

    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

    Gestion de l'écran

    Création d'une campagne d'entretiens

    Après avoir renseigné les différents critères, cliquez sur le bouton [Créer] pour valider la campagne d'entretiens.

    Fonctionnement

    Une campagne d'entretiens doit être lancée pour chaque type d'entretien. Il est impossible de générer un ensemble de fiches pour différents types d'entretiens.

    Cas particuliers
    • Dans le cas d'un salarié en multi-contrats, sont créées autant de fiches que de contrats.
    • Dans le cas d'un salarié dont le chrono-contrat porte sur plusieurs périodes d'activité actives, l'entretien porte sur la dernière période active.
    Principe de duplication

    Une fiche peut être dupliquée, si la période d'entretien est changée. Cette action permet de récupérer d'une campagne d'entretiens à l'autre des informations utiles sans avoir à les ressaisir.

    • Le cycle de la nouvelle fiche est 'En cours' quel que soit le cycle de validation initial ('En cours', 'Validé N+1', 'Validé N+2' si la fich est générée depuis le portail et 'En cours', 'A valider C', 'A valider N+1', 'Validé N+1', 'Validé N+2').
    • Les données de l'en-tête sont reprises à l’exception du code de la campagne s’il était renseigné. Un nouveau code est attribué.
      L'emploi-type et le poste sont issus de la fiche "Carrière" si l'option "Suivi carrière" est activée. Dans le cas contraire, les informations sont issues de la fiche "Contrat".
    • Les données de l'onglet "Généralités" sont conservées.
    • Dans l'onglet "Performance", les nouveaux objectifs de l'entretien précédent sont chargés.
    • Les données de l'onglet "Compétences" ne sont pas conservées. Elles doivent être réinitialisées.
    • Dans l'onglet "Perspectives", les stages réalisés sont ceux correspondant à la période d'entretien. Les stages demandés seront saisis par le manager au cours de l’entretien.
    • Les données de l'onglet "Nouveaux objectifs" correspondent aux objectifs pour la période suivante. Les anciennes saisies ne sont donc pas conservées.
    • Dans l'onglet "Commentaires", les commentaires du précédent entretien sont récupérés et affichés dans les champs "Evaluateur entretien précédent" et "Collaborateur entretien préc". (champs grisés, non modifiables). Les commentaires du nouvel entretien peuvent être saisis dans les champs "Evaluateur" et "Collaborateur".

    Ecran de saisie

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Bloc numéro 1

    • Code (champ COD)

    Code de la campagne de quinze caractères maximum. Il peut être créé par l'utilisateur ou généré par un compteur.
    Ce code identifiera la campagne lors de suivis ou relances.

    • Actif (champ ENAFLG)

    Cette case permet de préciser si la fiche courante doit être active ou pas :

    • si cette case est cochée, la fiche pourra être utilisée dans d'autres fiches (documents, paramétrages, etc.), ou lors de traitements de masse,
    • si elle n'est pas cochée, la fiche est considérée comme inactive et ne pourra pas être sélectionnée.
    • Intitulé (champ DESAXX)

    Cet intitulé long est utilisé en titre dans les écrans et les états.

    • Intitulé court (champ SHOAXX)

    Cet intitulé court est utilisé en titre dans les écrans et les états. Il est traduisible et est enregistré dans la langue de connexion de l’utilisateur.
    Si cet intitulé doit être traduit dans une autre langue, un clic droit à partir de cette zone permet d'accéder à la fonction "Traductions en ligne".

    Ce champ permet d'indiquer le type de l'évaluation : Performance, Développement, etc.
    La liste des types d'évaluation est personnalisable dans la table diverse 464.
    Le type d'évaluation est ajouté dans la liste à gauche de l'écran pour permettre de filtrer la liste sur ce critère.

    • Période évaluée début (champ STRDAT)

    Période à laquelle se rapporte l'évaluation.
    Seules seront créées les fiches entretien pour les contrats actifs lors de l'entretien.

    Exemple
    Soit une campagne d'entretien portant sur l'année 2011.
    Soit une génération des fiches entretien le 1er Février 2012.
    Sont donc générées les fiches entretien pour les salariés dont :

    • la date d'entrée est inférieure au 31/12/2011,
    • et la date de sortie est vide,
    • ou la date de sortie est supérieure ou égale à la date du traitement et la date de sortie est supérieure ou égale à la date de fin de la période d'entretien.
    • Période évaluée fin (champ ENDDAT)

     

    Généralités

    Sélectionnez la société pour laquelle est extraite la campagne d'entretiens.

    Sélectionnez le site pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.
    Ce champ est accessible uniquement lorsqu'une législation est identifiée.

    Sélectionnez le service pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.

    Si aucun des autres critères n'est renseigné la population sera prise en compte.

    Sélectionnez le profil pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.
    SEEINFOCe champ est accessible uniquement lorsque une législation est identifiée.

    Sélectionnez le poste pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.

    Sélectionnez l'emploi type pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.

    Fermer

     

    Etats

    Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

     LISTCEV : Liste campagnes

    Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

    Boutons spécifiques

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Génération

    Zone non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

     

    • Période évaluée (champ STRDAT)

     

    • champ ENDDAT

     

    • Initialisation compétences (champ INICPC)

    Cochez cette case pour initialiser les compétences requises et validées lors de la création des fiches d'entretiens.

    • Simulation (champ SIMUL)

    Lorsque cette case est cochée, l'opération n'est pas réellement exécutée, mais simplement simulée. On obtient alors une trace détaillée qui décrit ce qui aurait été fait si l'opération n'avait pas été exécutée dans ce mode.

    Critères

    • Toutes sociétés (champ ALLCPY)

    Renseigner les critères vous permettant de restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

     

    • Tous sites (champ ALLFCY)

     

     

    • Tous services (champ ALLSRV)

     

     

     

     

     

     

    • Matricule (champ MATSTR)

    Ce champ permet de définir des bornes de sélection sur les matricules à traiter par la fonction.

    • champ MATEND

     

    • Autre critère (champ CRI)

    Renseigner les critères vous permettant de restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

    Fermer

    Cliquez sur ce bouton pour générer la campagne d'entretiens.
    Les critères sélectionnés par défaut sont ceux choisis par votre gestionnaire RH.

    Lorsque la génération de la campagne est effectuée, les fiches d'entretiens sont automatiquement stockées dans la fonction Evaluation.

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Suivi

    Zone non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

     

    • Période évaluée (champ STRDAT)

     

    • champ ENDDAT

     

    Critères

    • Toutes sociétés (champ ALLCPY)

    Renseigner les critères vous permettant de restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

    Caractères alphanumériques permettant d'identifier de manière unique une société.
    Au sein de la même société, il est possible de définir un ou plusieurs sites.
    Une société peut ne pas être définie comme étant une société juridique (elle ne sert alors qu'à des fins de reporting).

    • Tous sites (champ ALLFCY)

    Renseigner les critères vous permettant de restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

     

    • Tous services (champ ALLSRV)

     

     

     

     

     

     

    • Matricule (champ MATSTR)

    Ce champ permet de définir des bornes de sélection sur les matricules à traiter par la fonction.

    • champ MATEND

     

    • Autre critère (champ CRI)

    Champ accessible uniquement si aucun autre critère n'est renseigné.

    Fermer

    SEEINFOCette fonction est accessible uniquement si les entretiens ont déjà été générés.

    Ce bouton permet de générer un état d'avancement d'une campagne en cours.
    Sélectionnez les différents critères puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider les sélections.

    Une fenêtre affiche conjointement sous forme de tableau et de graphique l'état d'avancement de la campagne.
    Un double clic sur une ligne affiche le détail par collaborateur.

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Relance

    Zone non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

     

    • Période évaluée (champ STRDAT)

     

    • champ ENDDAT

     

    • Statut (champ STASTR)

    Statut de l'entretien en cours de validation.
    Le statut est affiché uniquement si la société dispose du Portail collaboratif (code activité = PRH).

    • champ STAEND

     

    Critères

    • Toutes sociétés (champ ALLCPY)

    Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour toutes les sociétés (sinon, on spécifiera laquelle).

    Il est possible de saisir un ou plusieurs critères afin d'affiner et cibler la liste des personnes concernées par la relance.

    • Tous sites (champ ALLFCY)

    Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour tous les sites (sinon, on spécifiera lequel).

    Ce code permet d'identifier le site de façon unique.
    Un site appartient à une société et une seule.
    Un site peut représenter un lieu géographique (usine, établissement, etc.) ou un centre de responsabilité.

    SEEWARNING Tout acte de gestion opérationnel se fait à l'intérieur d'un site.

    A chaque utilisateur, vous pouvez associer un site par défaut et par module. Selon la fonction utilisée, le site par défaut est proposé automatiquement. Vous pouvez le modifier par un autre site autorisé pour l'opérateur, selon ses habilitations.

    • Tous services (champ ALLSRV)

    Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour tous les services (sinon, on spécifiera lesquels).

    Il est possible de saisir un ou plusieurs critères afin d'affiner et cibler la liste des personnes concernées par la relance.

     

     

     

     

    • Matricule (champ MATSTR)

    Ce champ permet de définir des bornes de sélection sur les matricules à traiter par la fonction.

    • champ MATEND

     

    • Autre critère (champ CRI)

    Champ accessible uniquement si aucun autre critère n'est renseigné.

    Fermer

    SEEINFOCette fonction est accessible uniquement si les entretiens ont déjà étégénérés et concerne uniquement les fiches dont le statut est 'En cours', 'A valider C', 'A valider n+1'.

    Ce bouton permet de relancer via un workflow les managers ou collaborateurs en retard de saisie d'entretien.
    Sélectionnez les différents critères puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider les sélections. Une fenêtre vous demande de saisir les destinataires des e-mails de relance.

    Conventions typographiques
    • Si une ligne est colorée dans sa totalité, une anomalie figure au niveau de l'adresse e-mail du destinataire ou la fiche utilisateur du destinataire est manquante. La ligne ne peut être sélectionnée et aucune  notification ne pourra être envoyée.
    • Si une ligne est partiellement colorée, une anomalie figure au niveau de l'adresse e-mail de l'un des acteurs du circuit de signatures ou la fiche utilisateur de l'un des acteurs du circuit de signatures est manquante.

    La validation de ce nouvel écran renvoie une notification de relance aux salariés désignés.

    Barre de menu

    Fonctions / Entretiens

    Cette option, accessible uniquement si la campagne a été générée, offre un accès direct aux entretiens.

    Messages d'erreur

    Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

    Tables mises en oeuvre

    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre