Codes frais

• Codes frais (champ CODEXP)

Code qui identifie de manière unique les différents frais professionnels.

• Intitulé (champ DESEXP)

Destiné à figurer sur les états et les écrans dans lesquels le code de la fiche peut être saisi ou sélectionné. Ce texte permet de donner une description de la fiche concernée.

• Intitulé court (champ DESSHO)

Cet intitulé permet de donner une désignation à la fiche.
Il est utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour visualiser l'intitulé long.

• Groupe (champ GRP)

Saisissez ou sélectionnez une société ou un groupe de sociétés. Le code frais est spécifique à cette société ou à ce groupe de société.

• Commentaire obligatoire (champ DESFLG)

Si cette case est cochée, vous devrez obligatoirement saisir un commentaire dans la fonction Notes de frais (tableau Frais, colonne Commentaires). 

Exemple :

Pour des frais kilométriques, le salarié devra préciser le lieu de départ et le lieu d'arrivée de son trajet.

• Code d'accès (champ ACS)

Saisissez ou sélectionnez un code d'accès pour restreindre l'accès aux données pour certains utilisateurs. Seuls les utilisateurs qui ont ce code d'accès dans leur profil peuvent utiliser cette transaction.

• Validité début (champ VLYSTR)

Date de début de validité de la fiche

Avant cette date, vous ne pouvez pas utiliser la fiche.

Date de fin de validité de la fiche

Après cette date, vous ne pouvez pas utiliser la fiche.

• Validité fin (champ VLYEND)

• Avance (champ PRO)

Si cette case est cochée, le code frais est une avance sur frais. Le code frais va mouvementer le solde des avances sur frais dans la fonction Soldes de paiement.

• Débit (champ DEB)

Si cette case est cochée, le code frais est un montant dû à l'entreprise par le salarié (par exemple, montant d'une amende ou d'une avance à restituer).

• Unité (champ UOM)

L'unité précise comment dénombrer les lignes de frais.

Exemples :

• Si l'unité est Kilomètres, la quantité de la ligne de frais est exprimée en nombre de kilomètres.
• Si l'unité est Nuit, la quantité de la ligne de frais est exprimée en nombre de nuits passées à l'hôtel.

• Code comptable (champ ACCCOD)

Ce champ permet d'indiquer le code comptable du site.
Le code comptable est une valeur par défaut utilisée dans la constitution des pièces comptables.
Il fait référence à une table listant un certain nombre d'éléments (collectifs, comptes ou parties de comptes) utilisables pour la détermination des pièces comptables qui seront comptabilisées.

• Taxe (champ VAT)

TVA à laquelle est assujettie la ligne de frais. Le taux de taxe est renseigné dans la fonction Taxes.

• Sections par défaut (champ CCEINI)

Saisissez ou sélectionnez un code de sections analytiques par défaut. Les sections analytiques par défaut définissent les valeurs qui alimentent les interfaces comptables. Les sections analytiques par défaut sont gérées dans la fonction Sections par défaut.

• Intitulé (champ CCEINIDES)

• Type (champ TYPVLT)

Le type de valorisation indique comment est calculé le montant remboursé au salarié.

Forfait

Le montant remboursé est fixe quel que soit le prix payé par le salarié (en plus ou en moins par rapport au montant forfaitaire). Dans ce cas, dans le champ Valeur par défaut, saisissez ou sélectionnez une variable de paye de type Notes de frais qui mémorise ce montant forfaitaire.

Frais réel 

Le montant remboursé est égal au montant payé par le salarié. Dans ce cas, saisissez ou sélectionnez une variable de paye de type Notes de frais qui mémorise le plafond des frais professionnels.

Frais kilométriques 

Le coefficient par kilomètre est déduit de la grille des frais kilométriques à partir de la puissance fiscale et de la tranche kilométrique définies dans la fiche du salarié. Le montant remboursé est le produit de l'opération suivante :
coefficient * quantité de kilomètres saisis dans la ligne de frais.

• Valeur par défaut (champ VLTDEFPAR)

Variable de paye de type Notes de frais qui mémorise le montant forfaitaire.

• Plafond (champ VLTPFDPAR)

Variable de paye de type Notes de frais qui mémorise le plafond des frais professionnels. Si ce champ n'est pas renseigné, le montant des frais n'est pas plafonné.

• Code axe (champ DIE)

La colonne Code axe affiche les codes des axes analytiques. Ces codes sont définis pour les notes de frais dans la fonction Axes par défaut. Si aucun code axe n'est défini dans la fonction Axes par défaut, aucun code n'est affiché dans la colonne Code axe. 

• Saisie analytique (champ CCEDAC)

Si ce champ a pour valeur Oui, vous pouvez modifier les sections analytiques sur une ligne de frais dans la fonction Notes de frais.

Si ce champ a pour valeur Non, les sections analytiques sont alimentées par défaut sur la ligne de frais et vous ne pouvez les modifier les sections.

• Section (champ CCE)

Section sur laquelle s'impute la ventilation analytique de l'axe. Vous pouvez modifier la section lorsque vous saisissez des notes de frais si l'axe est saisissable. Si une section par défaut est saisie, la ventilation se fait d'abord par rapport à ce code section.

La section doit être conforme à la société, au site et au groupe renseignés dans la fonction Codes frais et dans la fonction Sections analytiques.