Notes de frais
Utilisez cette fonction pour saisir des frais professionnels. Ces frais devront être ensuite comptabilisés par la fonction Comptabilisation des frais et réglés, le cas échéant, en saisie de règlement.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Saisissez des notes de frais :
- entre les deux dates mémorisées lors de la précédente saisie,
- ou entre les dates de début et de fin de mois de paye pour la première saisie.
Vous pouvez modifier ces dates. Lorsque vous saisissez le code matricule (si autorisé), le tableau est alimenté par l’ensemble des lignes de frais déjà saisis entre ces deux dates. Vous pouvez modifier les lignes si elles n'ont pas été comptabilisées ou visées, saisir des nouvelles lignes, et valider la saisie.
Les notes de frais des salariés sont stockées dans le volet de sélection. Elles sont classées par matricule (dans l'ordre croissant des matricules) et par date (dans l'ordre croissant des périodes pour un même matricule).
Ecran de saisie
Présentation
En fonction des données renseignées dans l'en-tête, les colonnes des axes analytiques liés à la société sont pré-chargées dans le tableau (une colonne par axe).
Saisissez les lignes de frais. Les sections analytiques sont alors initialisées automatiquement pour chaque axe. Elles sont recherchées dans l’ordre suivant :
- Le système recherche d’abord le code de section par défaut pour le code frais (dans la fonction Sections par défaut).
- S’il n’y a pas de section par défaut pour le code frais, le système recherche le compte analytique.
- S’il n’y a pas de compte analytique, le système recherche la section analytique du code frais (dans la fonction Codes frais) :
- Dans cette fonction, si la valeur de la colonne Saisie analytique est Non pour un axe, vous ne pouvez pas modifier la section analytique, et la section analytique sera toujours calculée automatiquement.
- Dans cette fonction, si la valeur de la colonne Saisie analytique est Oui, vous devez saisir la section analytique vous pouvez la modifier.
- Enfin, s’il n’y a pas de section analytique, le système prend en compte la section de la ligne précédente.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Note
| Saisissez le matricule du salarié. |
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| Période de saisie des frais professionnels. Si pour la période choisie il y a plus de lignes de frais que ne peut en contenir le tableau, alors la date de fin est avancée à la date du frais de la dernière ligne du tableau. |
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| Le champ Contrat est alimenté automatiquement avec le dernier chrono-contrat du salarié relatif à la période renseignée dans les champs Période début et Période fin. Si le salarié a plusieurs contrats pour cette période, une boîte de dialogue propose la liste des contrats disponibles pour cette période. Sélectionnez un contrat. |
| Ce champ affiche le site du dernier contrat actif pour la période. |
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| Numéro de la note de frais. Ce numéro est un compteur défini automatiquement en création et duplication de note de frais. |
| Brouillon
Demande
Acceptéet Refusé
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| Commentaire du responsable qui vise les notes de frais. |
Tableau Frais
| Date à laquelle le salarié a effectué les dépenses. |
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| Code qui identifie de manière unique les différents frais professionnels. Les codes frais sont définis dans la fonction Code frais. |
| Devise dans laquelle le montant de la ligne de frais a été payé. |
| Code de la TVA à laquelle la ligne de frais est assujettie. Ce code est affiché par défaut. Vous pouvez le modifier. Les codes de TVA sont définis dans la fonction Taxes. Un ou plusieurs taux de TVA sont définis pour chaque code. En fonction de la date de la dépense, le bon taux de taxe sera recherché dans l’historique des taux de taxe et sera appliqué à la ligne de frais. |
| Indiquez, par exemple :
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| Montant de la dépense. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
| Montant TTC qui sera comptabilisé et servira de base au remboursement. Ce montant peut être inférieur aux frais engagés, car un plafond de dépenses unitaires peut être défini par type de frais en fonction du salarié. Suivant vos droits utilisateur et selon le code frais, vous pouvez modifier ce montant. |
| Société pour laquelle le salarié a travaillé le jour de la dépense (le jour indiqué dans la colonne Date). Généralement, la société est initialisée par défaut avec la société du dernier contrat actif de la période. |
| Client pour lequel la prestation est réalisée. Cette zone fait référence aux clients du dossier X3 qui est paramétré au niveau de la fiche société. |
| Commande du client sur laquelle est imputé l'événement saisi. |
| Ligne de la commande sur laquelle doit s'imputer l'évènement saisi. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
Saisie des sections analytiques sur chaque axe. |
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| Le salarié qui saisit la note de frais doit obligatoirement saisir un commentaire dans ce champ si la case Commentaire obligatoire est cochée dans la fiche du code frais (dans la fonction Code frais, bloc Accessibilité). |
| Si la case Comptabilisé est cochée, la ligne de frais a été enregistrée comptablement. Dans ce cas, vous ne pouvez plus modifier la ligne. |
| Ce champ a pour valeur Oui si la note de frais a été transférée dans un bordereau de préparation de paie en vue de mettre à jour des variables de paie. Pour transférer une note de frais dans un bordereau de préparation de paie, utilisez la fonction Arrété notes de frais dans le volet d'actions. |
| Numéro du bordereau de préparation de paie dans lequel les variables de paie ont été générées. Ce numéro est affiché automatiquement. |
Total
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Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
FICEXS : Notes de frais
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
L'état FICEXS permet d'éditer les frais par salarié.
Barre de menu
Fonction / Arrêté notes de frais
Utilisez cette fonction pour transférer une note de frais dans un bordereau de préparation de paie.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Saisie des frais inactive
Le salarié est inactif.
Tableau plein
Il y a trop de frais pour la période choisie. La date de fin est donc avancée à la date du dernier frais du tableau.
Suppression/Modification impossible
La ligne est comptabilisée ou visée. Vous ne pouvez pas modifier une ligne visée.
Date en dehors de la période
La date d'un frais doit être incluse dans la période sélectionnée.
Salarié non présent en ce jour
D'après les entrées-sorties de la fiche salarié, ce salarié n'était pas salarié à cette date. Vous ne pouvez pas lui imputer de frais professionnels ce même jour.
Montant TVA > montant payé
Le montant de TVA saisi doit être inférieur au montant TTC des frais professionnels.
Montant remboursé > montant payé
Le montant remboursé doit être inférieur au montant déboursé par le salarié.
Evénements Workflow
Un flux de messages est généré au cours des différentes étapes de la gestion des notes de frais. Les règles de workflow mises en œuvre sont :
- EXSMOD en saisie des lignes de frais,
- EXSVISA lorsque les lignes de frais sont visées dans cette fonction,
- CPTA_NOF lorsque les lignes de frais sont comptabilisées,
- SIGN_NOF lorsque les lignes de frais sont visées à partir du moniteur workflow,
- VALREG_NOF lorsque les règlements des notes de frais sont validés.