Campagne marketing
Le campagne marketing traducono direttamente la visione strategica di un servizio marketing.
Ogni campagna esprime un obiettivo marketing da raggiungere per un determinato periodo.
Queste campagne costituiscono inoltre l'unico mezzo per creare delle operazioni marketing che rappresentano l'attività effettiva destinata a concretizzare un obiettivo marketing.
Infatti, tutte le operazioni marketing devono essere definite mediante assistenti marketing previsti a tale scopo.
Sono a disposizione dell'utente quattro assistenti, ognuno corrispondente ad un tipo di operazione marketing:
L'assistente mailing L'assistente telemarketing L'assistente manifestazione L'assistente campagna stampa
Gli assistenti prendono in carico un gran numero di attività critiche:
Controllano l'esecuzione di alcune azioni obbligatorie; Assicurano una sequenza corretta delle numerose operazioni necessarie alla creazione di un'operazione; Prendono in carico la pulizia delle diverse tabelle applicative in caso di annullamento; Effettuano automaticamente l'associazione Campagna marketing – Operazione marketing.
Ecc...
Questi assistenti sono accessibili esclusivamente da una scheda campagna marketing.
Le campagne marketing permettono di realizzare le diverse operazioni di chiusura (chiusura della campagna, chiusura delle operazioni associate).
L'oggetto Campagne marketing dispone di una lista di selezione composta da due finestre distinte. Di default, la lista di selezione presenta tutte le campagne marketing attive, ma è anche possibile consultare lo storico delle campagne chiuse.
Prerequisiti
Riferirsi alla documentazione di Implementazione
Gestione videata
Questa funzione si compone di due folder.
Testata
Presentazione
Codice
Questo campo non modificabile dall'utente ha lo scopo di memorizzare la chiave univoca della registrazione. Questa chiave è calcolata dal contatore CMG. Di default, questo contatore si compone di un numero progressivo di 15 caratteri. Questo contatore è consegnato di default con un funzionamento automatico. Per assicurare un buon funzionamento dell'oggetto Campagna marketing, si consiglia vivamente di conservare queste caratteristiche standard.
Sito
Questo campo indica il sito sul quale la campagna marketing viene gestita in modo prevalente.
Denominazione
Questo campo deve contenere alcune parole che permettono di identificare una campagna marketing in modo non equivoco.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
| Questo campo indica il sito sul quale viene gestita la campagna marketing in modo prevalente. |
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| Questo campo deve contenere alcune parole che permettono di identificare una campagna marketing in modo non equivoco. |
| Questo campo permette di chiudere una campagna marketing e tutte le operazioni associate. La chiusura di una campagna implica la sua scomparsa dal piano marketing. Tutte le operazioni associate sono anch'esse escluse dal piano. Se una o più campagne telemarketing in corso di elaborazione sono associate alla campagna marketing chiusa, tutte le telefonate che rimangono da effettuare per queste operazioni saranno cancellate. Le campagne telemarketing saranno anch'esse chiuse. |
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Folder Campagna marketing
Presentazione
Inizio e Fine
Questi campi indicano il periodo durante il quale potranno svolgersi un determinato numero di operazioni marketing. Infatti, è consigliato e logico che la durata di una campagna marketing ricopra la totalità dei periodi di tutte le operazioni marketing associate.
Budget previsto
Una campagna marketing rappresenta una sorta di volontà, di obiettivo marketing da raggiungere. Questo campo permette di inserire l'importo che il responsabile marketing è disposto a spendere per la concretizzazione di questo obiettivo. Il campo Valuta permette di valorizzare l'importo inserito.
Budget impegnato
Questo campo viene calcolato automaticamente dal sistema. Rappresenta la somma dei budget dedicati alla realizzazione di ogni operazione marketing.
Campagna chiusa
Questo campo permette di chiudere una campagna marketing e tutte le operazioni associate.
La chiusura di una campagna implica la scomparsa dal piano marketing. Tutte le operazioni associate sono inoltre escluse dal piano.
Se uno o più telemarketing in corso di elaborazione sono associati alla campagna marketing chiusa, tutte le telefonate che rimangono da effettuare per tali operazioni saranno cancellate. I telemarketing saranno chiusi.
Operazioni associate
Ogni campagna marketing comporta un elenco delle operazioni che la compongono. Il riquadro indica il tipo, la data di inizio e la denominazione di ognuna di loro. Il rapporto tra una campagna e le relative operazioni viene definito automaticamente da tutti gli assistenti marketing.
Per quanto riguarda le operazioni di tipo mailing, se non si indica la data di inizio, significa che il mailing è in attesa di invio.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Pianificazione
| Questo campo indica l'inizio del periodo durante il quale si svolgeranno un certo numero di operazioni marketing. Infatti, è consigliato e logico che la durata di una campagna marketing ricopra la totalità dei periodi di tutte le operazioni marketing associate. |
| Questo campo indica la fine del periodo durante il quale si svolgeranno un certo numero di operazioni marketing. Infatti, è consigliato e logico che la durata di una campagna marketing ricopra la totalità dei periodi di tutte le operazioni marketing associate. |
| Una campagna marketing rappresenta una sorta di volontà, un obiettivo di marketing da raggiungere. Questo campo permette di inserire l'importo che il responsabile marketing è disposto a spendere per la concretizzazione di tale obiettivo. Il campo Valuta permette di valorizzare l'importo inserito. |
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Riquadro Operazioni associate
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Origine
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Dettaglio
E' disponibile un menù contestuale "Dettaglio" su ogni riga per accedere alla scheda completa di ogni operazione.
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Folder Descrizione
Presentazione
Questo folder permette di inserire una descrizione sintetica dell'obbiettivo atteso dalla campagna marketing.
Chiudi
Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
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Barra di menù
Questo bottone permette di visualizzare e di analizzare i ritorni generati dalla campagna. |
Questo bottone permette di consultare e di analizzare il budget impegnato a fronte della campagna. |
Barra di menù
Funzioni/Assistente mailing
Fase 1/8: Messaggio di benvenuto
Fase 2/8: Inserimento delle caratteristiche del mailing
Questa fase apre una nuova finestra destinata ad inserire diverse informazioni necessarie alla descrizione dell'operazione di mailing.
L'assistente alimenta automaticamente i campi Sito e Valuta.
Durante la validazione delle informazioni inserite, l'assistente controlla la presenza di un codice valuta e di una denominazione.
Se tali condizioni vengono rispettate, il bottone viene attivato.
Generalità sulle selezioni:
Gli assistenti marketing permettono di definire due tipi di selezione:
- Le selezioni Terzi
- Le selezioni Interlocutori
Una selezione Terzi permette di ottenere un campione di Terzi. I criteri di selezione utilizzati sono sia dei campi che compongono il file Terzi, sia dei campi che compongono il file Prospect/Clienti.
Una selezione Interlocutore funziona in due modi diversi.
Se una selezione Interlocutori accompagna una selezione Terzi, il campione di interlocutori ottenuto contiene tutti gli interlocutori che corrispondono ai criteri di selezione e che hanno almeno una relazione con un record del campione Terzi.
Se una selezione Interlocutori viene realizzata in modo indipendente, il campione contiene tutti gli interlocutori che corrispondono ai criteri di selezione inseriti.
In tutti i casi, i criteri di selezione utilizzati sono dei campi che compongono il file Interlocutori.
L'assistente mailing offre tre possibilità di selezione diverse:
- Inserimento di una selezione Terzi accompagnata da una selezione Interlocutori
- Inserimento di una selezione solo Terzi
- Inserimento di una selezione solo Interlocutori
Queste possibilità elaborano dei campioni di nature diverse. Alcuni campioni implicano dei terzi, altri degli interlocutori.
Il campione ottenuto alla fine del metodo 1 contiene degli interlocutori.
Il campione ottenuto alla fine del metodo 2 contiene dei terzi.
Il campione ottenuto alla fine del metodo 3 contiene degli interlocutori.
Fase 3/8: Inserimento della selezione dei record principali
Questa fase apre una nuova finestra che permette di inserire i criteri per l'ottenimento di un campione di terzi.
Nella parte alta della finestra è presente un campo File di inserimento criteri. Questo campo permette di determinare il file che contiene i campi che saranno utilizzati come criteri di selezione.
NB: E' impossibile combinare insieme criteri che provengono dal file terzi e dei criteri che provengono dal file prospect/clienti. Per realizzare ciò, occorre prima di tutto descrivere due selezioni e realizzare in seguito un'unione o un'intersezione.
Questa finestra permette di effettuare diverse scelte:
- Inserire dei criteri di selezione per ottenere un campione terzi che condivide alcune caratteristiche
- Recuperare un vecchio filtro di selezione
- Non realizzare alcuna selezione terzi
- Selezionare tutti i terzi o tutti i prospect/clienti
Per ogni scelta è disponibile un bottone:
Questo bottone permette di accedere ad una finestra di inserimento criteri.
Questa finestra permette di inserire fino a cinque criteri per un file.
Un criterio completo si compone del nome del file, del nome del campo, dell'operatore e della condizione. Per esempio, se un utente desidera selezionare tutte le banche e tutti gli industriali del database, può inserire i seguenti criteri:
BPCUSTOMER | BUS | Uguale | A1 | Banca |
O BPCUSTOMER | BUS | Uguale | B1 | Industria |
Ognuno dei cinque criteri possibili può essere associato con una E o una O.
Quando un campo viene associato ad un oggetto, a un menù locale o ad una tabella diversa, la condizione deve corrispondere al codice memorizzato nel campo e non al suo significato.
Spesso è quasi impossibile ricordarsi il codice corrispondente ad una determinata descrizione di menù locale ad esempio.
Il campo Condizione fornisce una soluzione a questo problema. Un menù contestuale "Selezione" visualizza l'elenco di tutte le descrizioni di un menù locale o di una tabella diversa associati al campo utilizzato come criterio.
Nel caso di un oggetto, viene proposto un elenco di record.
Se l'utente seleziona una delle descrizioni, il codice (o la chiave) corrispondente viene automaticamente caricato nel campo condizione.
Questo bottone permette di recuperare un filtro di selezione completo già definito precedentemente.
NB: Questa funzione permette di recuperare la descrizione di un filtro di selezione e non il contenuto del relativo campione.
La nuova finestra visualizza l'elenco di tutte le selezioni Terzi descritte nell'applicazione. Se l'utente ne seleziona una in questo elenco, sono disponibili alcune importanti informazioni:
- La data in cui è stata definita questa selezione
- Il file utilizzato. Può trattarsi sia del file Terzi, sia del file Prospect/Clienti
- Il numero di record che compongono il campione
- La descrizione completa dei criteri di selezione
Il riquadro nella parte inferiore visualizza il contenuto del campione selezionato. Questo elenco può essere utilizzato a titolo di verifica della coerenza del contenuto del campione.
Un clic sul bottone applica il filtro selezionato per la selezione Terzi in corso di definizione.
La descrizione completa del filtro viene visualizzata nel campo Criteri.
L'utente deve quindi cliccare sul bottone per attivare la costituzione effettiva del campione richiesto.
Questo bottone deve essere utilizzato quando non si vuole effettuare una selezione Terzi. In questo caso non viene generato alcun campione Terzi.
Il bottone dell'assistente è attivato per passare immediatamente all'inserimento di una selezione Interlocutori.
Questo bottone permette con un semplice clic di costituire un campione di Terzi.
Se il campo File di inserimento criteri contiene la denominazione Terzi, il campione generato conterrà l'elenco di tutti i terzi definiti nell'applicazione.
Se il campo File di inserimento criteri contiene la denominazione Prospect/Clienti, il campione generato conterrà l'elenco di tutti i prospect o clienti definiti nell'applicazione.
Questo bottone permette di uscire dalla finestra di definizione di una selezione Terzi confermando la validità delle operazioni effettuate.
Questo bottone è attivo soltanto se l'assistente rileva la presenza di un filtro di selezione definito correttamente.
Un clic su tale bottone chiude la finestra ed attiva il bottone per procedere all'occorrenza ad una selezione Interlocutori.
NB: La conferma di un'inserimento di criteri alimenta lo storico delle selezioni di tipo Terzi definite nell'applicazione (a patto che l'assistente sia eseguito fino alla fine). Questa descrizione di criteri potrà allora essere riutilizzata per un'ulteriore operazione.
Fase 4/8: Inserimento della selezione dei destinatari
Questa fase apre una nuova finestra che permette di definire le caratteristiche della selezione Interlocutori.
Per tale fase sono possibili tre casi:
1/ E' stata definita una selezione Terzo nella fase precedente e l'utente desidera una selezione Interlocutori.
Come per la selezione Terzi, l'utente dispone di 3 metodi diversi per definire un filtro di selezione.
- Inserire uno o più criteri di selezione. Bottone
- Recuperare un filtro di selezione esistente. Bottone
- Selezionare tutti gli interlocutori. Bottone
E' inoltre possibile decidere qual é l'indirizzo da utilizzare per la spedizione del mailing
L'utente ha la scelta fra le tre seguenti opzioni:
- Utilizzare sempre l'indirizzo di default del Terzo o dei Terzi associati ad un interlocutore
- Utilizzare sempre l'indirizzo dell'Interlocutore
- Utilizzare l'indirizzo Terzo solo se l'indirizzo Interlocutore è vuoto
Queste diverse scelte sono espresse attraverso campi di assegnazione indirizzo:
Se l'utente contrassegna il campo Del Terzo, verrà eseguita la scelta 1. In questo caso, viene disattivato il campo Indirizzo Terzo su indirizzo Intelocutore vuoto poiché qui non ha alcun significato.
Se l'utente contrassegna il campo Del contatto e non contrassegna il campo Indirizzo Terzo su indirizzo Intelocutore vuoto, viene eseguita la scelta 2.
Se l'utente contrassegna i campi Del contatto e Indirizzo Terzo su indirizzo Interlocutore vuoto, viene eseguita la scelta 3.
2 / E' stata definita una selezione Terzi sulla fase precedente e l'utente desidera non effettuare alcuna selezione Interlocutore.
La finestra prevede un campo Titolo generico. Se l'utente inserisce un testo del tipo "Att.ne Direttore Commerciale", il bottone è attivato. I campi di assegnazione indirizzo vengono disattivati.
Se l'utente clicca sul bottone, non viene realizzata alcuna selezione Interlocutori. Ciò significa che ogni Terzo destinatario del mailing implicherà un indirizzo con un nome di interlocutore generico "Att.ne Direttore Commerciale".
L'indirizzo utilizzato sarà sempre l'indirizzo di default del Terzo.
Un clic sul bottone chiude questa fase ed attiva il bottone.
3 / Non è stata definita alcuna selezione Terzo, l'utente deve obbligatoriamente definire una selezione Interlocutori.
In questo caso tutti i campi seguenti non sono attivi:
Titolo generico
Questo campo è disattivato e non modificabile poiché permette di svincolarsi dalla descrizione di una selezione Interlocutori. Il bottone non sarà mai utilizzabile.
Campi di assegnazione indirizzo
Questi campi sono disattivati poiché qui non è possibile alcuna scelta. L'indirizzo utilizzato nel campione sarà sempre l'indirizzo dell'interlocutore. Infatti, in assenza di una selezione Terzi, è impossibile determinare un indirizzo Terzo piuttosto che un altro. Il campo di assegnazione indirizzo Del contatto è di conseguenza sempre contrassegnato di default.
L'utente può effettuare una delle tre seguenti scelte:
Inserire uno o più criteri di selezione. (Bottone « Inserimento criteri »)
Recuperare un filtro di selezione esistente. (Bottone « Recupera »)
Selezionare tutti gli interlocutori. (Bottone « Tutti »)
Funzionamento dei diversi bottoni:
Questo bottone permette di accedere alla finestra di inserimento dei criteri per il file degli Interlocutori.
Questa finestra permette di inserire fino a cinque criteri per tale file.
Un criterio completo si compone del nome del file, del nome del campo, dell'operatore e della condizione. Per esempio, se un utente desidera selezionare tutti gli interlocutori che parlano francese e che sono nati prima del 1 gennaio 1970, può inserire i seguenti criteri:
CONTACTCRM | CNTLAN | uguale | FRA | Francese |
E CONTACTCRM | CNTBIR | Minore | 01/01/1970 |
|
Ognuno dei cinque criteri possibili può essere associato con una E o una O.
Quando un campo viene associato ad un oggetto, ad un menù locale o ad una tabella diversa, la condizione deve corrispondere al codice memorizzato nel campo e non al suo significato.
Un menù contestuale ''Selezione'' visualizza l'elenco di tutte le descrizioni di un menù locale o di una tabella diversa associate al campo utilizzato come criterio.
Nel caso di un oggetto, viene proposto un elenco di record.
Se l'utente seleziona una delle descrizioni, il codice (o la chiave) corrispondente viene automaticamente caricato nel campo Condizione.
Questo bottone permette di recuperare un filtro di selezione completo di tipo "Selezione Interlocutore" già definito precedentemente.
NB: Questa funzione permette di recuperare la descrizione di un filtro di selezione e non il contenuto del relativo campione.
La nuova finestra visualizza l'elenco di tutte le selezioni Interlocutori descritte nell'applicazione. Se l'utente ne seleziona una tra quelle dell'elenco, risultano diponibili alcune importanti informazioni:
La data nella quale è stata definita tale selezione;
Il numero di record che compongono il campione;
La descrizione completa dei criteri di selezione.
Il riquadro nella parte bassa visualizza il contenuto del campione selezionato. Questo elenco può essere utilizzato come una verifica della coerenza del contenuto del campione.
Un clic sul bottone applica il filtro selezionato per la selezione Interlocutori in corso di definizione.
La descrizione completa del filtro viene visualizzata nel campo Criteri.
L'utente deve quindi cliccare sul bottone per attivare la costituzione effettiva del campione richiesto.
Questo bottone è utilizzato quando non si vuole effettuare una selezione Interlocutore. Deve essere stata definita precedentemente una selezione Terzi. Deve essere inserito obbligatoriamente un titolo generico.
Il bottone dell'assistente viene attivato per passare immediatamente alla consultazione del contenuto del campione ottenuto.
Questo bottone permette con un semplice clic di costituire un campione di interlocutori.
Se è stata definita una selezione Terzi nella fase precedente, il campione ottenuto conterrà tutti gli interlocutori che hanno un rapporto con almeno uno dei terzi selezionati.
Se non è stata definita alcuna selezione Terzi, il campione conterrà tutti gli interlocutori del database.
Questo bottone permette di uscire dalla finestra di definizione di una selezione Interlocutori nel caso in cui sia stata definita una selezione Interlocutori. Ciò implica la verifica della validità delle operazioni eseguite.
Questo bottone è attivo soltanto se l'assistente rileva la presenza di un filtro di selezione definito correttamente.
Un clic su tale bottone chiude la finestra ed attiva il bottone per accedere alla consultazione del risultato delle selezioni.
NB: La conferma di un inserimento di criteri alimenta lo storico delle selezioni di tipo Interlocutori definite nell'applicazione (a patto che l'assistente sia eseguito fino alla fine). Questa descrizione di criteri potrà allora essere riutilizzata per un'ulteriore operazione.
Fase 5/8: Risultato delle selezioni
Questa fase permette di verificare il contenuto delle selezioni effettuate. Può infine essere conosciuto il numero totale dei destinatari.
Questa videata contiene tre campi molto interessanti:
Numero di interlocutori senza indirizzo postale: Questo campo indica il numero di destinatari che non dispongono di un indirizzo postale corretto (CAP mancante per esempio). Un menù contestuale "Togli dall'elenco" permette di cancellare in un'unica soluzione tutti questi destinatari.
Numero di Interlocutori senza E-mail: Questo campo indica il numero di destinatari che non dispongono di un indirizzo E-Mail. Un menù contestuale chiamato "Tolgi dall'elenco" permette di cancellare in un unica soluzione tutti questi destinatari.
Numero di Interlocutori senza numero di fax: Questo campo indica il numero di destinatari che non dispongono di un numero di fax. Un menù contestuale "Togli dall'elenco" permette di cancellare in un'unica soluzione tutti questi destinatari.
E' disponibile un menù contestuale "Svuota selezione" su ogni riga del riquadro dei risultati. Permette di cancellare in un'unica soluzione la totalità di tutti i destinatari di un mailing. Si ottiene così un nuovo campione totalmente vuoto.
Questa funzionalità rappresenta un metodo molto pratico per recuperare il contenuto di un vecchio campione Terzi o Interlocutori. Una volta svuotato totalmente il campione, è sufficiente effettuare un'unione con una selezione precedente per ottenere un nuovo campione identico (caso dei mailing nei quali si desidera rilanciare i destinatari di un mailing precedente).
I bottoni di fondo videata permettono inoltre di agire sul contenuto del campione ottenuto:
Questo bottone permette di aggiungere un terzo o un interlocutore al campione presentato. Le caratteristiche del terzo o dell'interlocutore possono non corrispondere ai filtri di selezione utilizzati per costituire il campione.
Se il campione ottenuto è di tipo Terzi, un clic su questo bottone visualizza la finestra di ricerca di un Terzo.
Se il campione ottenuto è di tipo Interlocutori, un clic su questo bottone visualizza la finestra di ricerca di un Interlocutore.
Un clic su tale bottone elimina il record del campione corrispondente alla riga in corso di selezione nel riquadro dei risultati.
A partire dal menù Modifica della barra degli strumenti, è inoltre possibile realizzare un intersezione di campioni, ovvero un calcolo d'intersezione tra i record del campione corrente e i record di un altro campione da selezionare.
Un calcolo di intersezione elimina tutti i record che sono presenti soltanto in uno solo dei due campioni.
Un'intersezione può essere realizzata soltanto tra due campioni della stessa natura. Ciò significa che se la finestra di risultato presenta un campione di tipo Terzo, un'intersezione permetterà di selezionare un altro campione solo dall'elenco di tutte le selezioni Terzi definite nell'applicazione.
Se la finestra di risultato presenta un campione di tipo Interlocutori, un'intersezione permetterà di selezionare un altro campione solo dall'elenco di tutte le selezioni Interlocutori definite nell'applicazione.
La finestra di definizione di una selezione implica i seguenti elementi:
La parte a sinistra visualizza l'elenco di tutte le selezioni definite nell'applicazione.
Nella parte destra, il campo File utilizzato permette di conoscere il tipo di campione selezionato (Terzi o Interlocutori).
Il campo Data selezione indica l'anzianità del campione.
Il campo Record indica il numero di record che contiene il campione.
I due filtri di selezione possono inoltre essere consultati nella loro totalità.
Un clic sul bottone attiva l'esecuzione del calcolo dell'intersezione. Al termine di questa elaborazione, la finestra di risultato viene aggiornata per valutare l'importanza delle modifiche ottenute.
Possono essere effettuate successivamente diverse operazioni di calcolo di intersezione o di unione fino ad ottenere il campione finale desiderato.
Un clic sul bottone permette di annullare il tentativo di intersezione.
A partire dal menù Modifica della barra degli strumenti, è inoltre possibile realizzare un'unione di campioni, ovvero un calcolo di unione tra i record del campione corrente ed i record di un altro campione da selezionare.
Un calcolo di unione raggruppa tutti i record di due campioni evitando così di duplicare un record presente nei due campioni.
Come in un intersezione, un'unione può essere eseguita soltanto tra due campioni della stessa natura. Ciò significa che se la finestra di risultato presenta un campione di tipo Terzi, un'unione permetterà di selezionare un altro campione solo dall'elenco di tutte le selezioni Terzi definite nell'applicazione.
Se la finestra di risultato presenta un campione di tipo Interlocutori, un'intersezione permetterà di selezionare un altro campione solo dall'elenco di tutte le selezioni Interlocutori definite nell'applicazione.
La finestra di definizione di una selezione implica i seguenti elementi:
La parte a sinistra visualizza l'elenco di tutte le selezioni definite nell'applicazione.
Nella parte destra, il campo File utilizzato permette di conoscere il tipo di campione selezionato (Terzi o Interlocutori).
Il campo Data selezione indica l'anzianità del campione.
Il campo Record indica il numero di record che contiene il campione.
I due filtri di selezione possono inoltre essere consultati nella loro totalità.
Un clic sul bottone attiva l'esecuzione del calcolo di unione. Al termine di questa elaborazione, la finestra di risultato viene aggiornata per valutare l'importanza delle modifiche ottenute.
Possono essere effettuate successivamente diverse operazioni di calcolo di unione o di intersezione fino ad ottenere il campione finale desiderato.
Un clic sul bottone permette di annullare il tentativo di unione.
Un clic su questo bottone attiva l'alimentazione di una tabella di lavoro necessaria alla fusione del mailing ed alla sua spedizione.
Nel caso di mailing molto voluminosi, questa elaborazione potrebbe durare molto a lungo.
Al termine di tale alimentazione, la finestra viene chiusa ed il bottone viene attivato per procedere alla selezione della modalità di spedizione del mailing.
Fase 6/8: Selezione della modalità di spedizione
Questa fase propone quattro diverse modalità di spedizione per il mailing.
- Spedizione per posta
- Spedizione via E-Mail
- Spedizione via fax
- Spedizione via estrazione XML
1 / Procedura da seguire per la spedizione tramite posta.
Per effettuare una spedizione postale, è necessario costruire il modello del mailing.
Un modello è utile non appena il messaggio deve essere oggetto di una fusione con informazioni gestite in X3. Può trattarsi dell'indirizzo da stampare su una busta, di una lettera con indicazione dell'identità del destinatario o di una brochure pubblicitaria personalizzata.
NB: La definizione di un modello di mailing richiede l'installazione di una licenza Crystal Report completa sulla postazione utilizzata.
Un clic sul bottone permette di iniziare la definizione del modello.
Una nuova finestra propone un nome di modello sia da recuperare, sia da utilizzare tale e quale. X3 è consegnato con un modelllo standard che permette di recuperare molte caratteristiche utilizzate in numerosi modelli diversi. Questo modello si chiama "MAILING.rpt".
Viene proposto di default per ogni nuovo mailing.
Il bottone permette di visualizzare l'elenco di tuttti i modelli personalizzati già definiti dall'utente. Ciò è molto utile per la realizzazione per esempio di mailing informative di promozioni inviate regolarmente.
L'utente può quindi recuperare una gran parte del messaggio e modificare semplicemente alcune informazioni di date o di importi.
Un clic sul bottone apre il modello utilizzato in una nuova finestra Crystal Report.
Il modello è pronto per essere ideato.
L'utente dispone di un prezioso aiuto per l'utilizzo dei consueti campi di fusione. A partire dal menù "Inserisci - Campi del database", è possibile accedere all'elenco dei campi che possono essere inseriti nel modello.
Ma questi campi sono stati oggetto di elaborazioni preliminari di interpretazione. Infatti, alcuni campi utilizzati in X3 non memorizzano il significato di un valore, ma il codice di tale significato. E' il caso ad esempio di menù locali, tabelle diverse, descrizioni traducibili, campi associati ad oggetti, ecc...
Per tutti questi campi, dovrà essere effettuato un lavoro di interpretazione per permetterne l'utilizzo. Ciò è generalmente possibile attraverso formule complesse da scrivere in Crystal Report.
Per evitare ciò, è possibile utilizzare direttamente tutti i campi proposti in questo elenco. L'utente deve solo preoccuparsi del loro posizionamento nel modello.
L'elenco dei campi ed i relativi significati vengono forniti qui di seguito:
Campi | Contenuto |
BPRNAM_0 | Ragione sociale del terzo |
BPRNUM_0 | Codice del terzo |
CNTTTL_0 | Stato civile dell'interlocutore |
CNTNAM_0 | Nome completo dell’interlocutore |
CCNNUM_0 | Codice dell'interlocutore |
ADD1_0 | Indirizzo 1 |
ADD2_0 | Indirizzo 2 |
ADD3_0 | Indirizzo 3 |
ZIP_0 | CAP |
CTY_0 | Città |
CRY_0 | Paese |
TEL_0 | Telefono |
FAX_0 | Fax |
WEB_0 | Indirizzo E-Mail |
REPNAM_0 | Nome completo dell'agente responsabile |
REPFNC_0 | Funzione dell'agente |
OPGNUM_0 | Codice dell'operazione di mailing |
MRENUM_0 | Numero d'ordine del destinatario nell'operazione |
F501_0 | Campo tecnico necessario al buon funzionamento delle spedizioni via fax |
F599_0 | Campo tecnico necessario al buon funzionamento delle spedizioni via fax |
Così, quando il campo REPFNC_0 viene inserito in un documento, il risultato non visualizza 1, 2, 3 o 4 bensì Commerciale, Direttore commerciale, ecc.
Un modello può essere oggetto di due tipi di salvataggio:
- Modello temporaneo:
Il salvataggio temporaneo del modello è utilizzabile con il modello MAILING.rpt.
Il modello temporaneo significa che il nome MAILING viene utilizzato come modello. Per fare questo, basta semplicemente cliccare sul bottone in Crystal Report, poi uscire da Crystal Report.
Ritornando sull'assistente mailing, è sufficiente cliccare sul bottone per validare tutte le operazioni effettuate. In questo caso, il nome del modello nell'assistente è uguale al nome del documento salvato in Crystal Report.
Il bottone è attivato per proseguire l'esecuzione dell'assistente mailing.
NB: Il salvataggio temporaneo presenta un aspetto pratico innegabile. Non è necessaria alcuna comprensione dei meccanismi di salvataggio per realizzare la spedizione di un mailing con tale metodo.
Tuttavia, è importante notare che un mdello salvato in questo modo deve essere utilizzato obbligatoriamente prima della descrizione di un nuovo modello. Infatti, ogni nuovo modello temporaneo annulla e sostituisce il precedente.
Il posticipo della spedizione è di conseguenza potenzialmente pericoloso con questo tipo di modello.
- Modello permanente:
Il salvataggio permanente di un modello permette di registrare un modello in modo definitivo per poterlo utilizzare in qualunque momento. Un modello permanente può essere salvato sul server.
In Crystal Report, selezionare il menù File - Registra con mome e digitare un nuovo nome di stampa nel formato "NUOVOMAILING.rpt" nella directory proposta.
Uscire da Crystal Report.
Di ritorno nell'assistente Mailing, è obbligatorio digitare lo stesso nome di modello nel formato "NUOVOMAILING" nel campo Modello.
Un clic sul bottone scarica il nuovo prototipo sul server X3, aggiunge il nuovo modello all'elenco dei modelli accessibili mediante il bottone ed attiva il bottone per proseguire la definizione dell'operazione di mailing.
2 / Procedura da seguire per la spedizione via E-Mail.
Per quanto riguarda la progettazione del modello, la procedura è esattamente identica a quella relativa ad una spedizione per posta.
In compenso va effettuata un'attività complementare prima di accedere alla fase successiva dell'assistente.
L'utente deve inserire un oggetto ed un testo accompagnatorio del modello da visualizzare nel corpo del messaggio elettronico.
Il bottone è previsto a tale scopo. Quest'ultimo apre una finestra che permette di inserire:
- L'oggetto del messaggio. Si tratta del primo testo leggibile dal destinatario con qualunque client di posta.
- Il corpo del messaggio. Questo messaggio invita generalmente il destinatario a prendere conoscenza del contenuto del modello in allegato.
Se questi due campi vengono indicati, il bottone si attiva. Un clic permette di ritornare alla finestra di scelta del modello.
Un clic sul bottone valida tutte le operazioni effettuate e permette di proseguire l'esecuzione dell'assistente.
3 / Procedura da seguire per la spedizione tramite fax.
La procedura corrisponde sostanzialmente a quella relativa alla definizione di un invio postale ad eccezione di qualche dettaglio.
Sono necessarie alcune operazioni preliminari per la definizione di un nuovo modello in Crystal Report:
Il software ActiveFax deve essere installato sulla macchina dell'utente.
ActiveFax deve essere definito come stampante di default.
Se vengono soddisfate queste due condizioni, occorre in seguito verificare che il font dei caratteri di ActiveFax sia disponibile nell'elenco dei font utilizzabili in Crystal Report.
I modelli destinati a spedizioni via fax devono obbligatoriamente avere alcune delle caratteristiche seguenti:
Il campo FAX_0 deve essere inserito nel modello con il font di ActiveFax.
Il campo F501_0 deve essere inserito nel modello con il font ActiveFax.
Il campo F599_0 deve essere inserito nel modello con il font di ActiveFax.
Tutti questi campi sono tecnicamente indispensabili per assicurare un funzionamento corretto della spedizione automatica via fax.
4 / Procedura da seguire per la spedizione XML
E' possibile implementare una modalità di spedizione XML tramite un'estrazione XML.
Fase 7/8: Esecuzione della spedizione
Questa fase permette di procedere alla spedizione propriamente detta del mailing.
Prima del lancio della spedizione, la nuova finestra ricorda la modalità di spedizione e il modello utilizzato.
Il campo Creazione storico permette di decidere se aggiungere una riga che indica l'invio del mailing nello storico di ogni destinatario.
Sono disponibili due bottoni in fondo alla videata:
Questo bottone attiva l'esecuzione immediata dell'elaborazione di generazione del mailing.
- Spedizione via posta
Se si seleziona una spedizione tramite posta, l'assistente attiva la generazione di un unico documento Crystal Report contenente tutti i messaggi da spedire.
Una volta generato questo documento, appare una finestra Crystal Report per verificare la corretta esecuzione dell'elaborazione e la qualità di presentazione del modello. Ogni lettera può essere controllata una alla volta.
Se il risultato è soddisfacente, l'utente può lanciare la stampa di tutti i messaggi sulla stampante desiderata.
- Spedizione via E-Mail
Se si seleziona una spedizione via E-mail, l'assistente compone ed invia un messaggio completo per ogni destinatario del mailing.
Ogni messaggio ha le seguenti caratteristiche:
Il destinatario del messaggio è unico e contiene l'indirizzo e-mail del destinatario.
Nessun destinatario è menzionato in copia;
L'oggetto del messaggio viene alimentato con il testo inserito nel campo Oggetto nella fase 6;
Il corpo del messaggio viene alimentato con il contenuto del campo Testo inserito nella fase 6.
Il modello del mailing è collegato al messaggio sotto forma di allegato in formato Microsoft Word. La versione Microsoft Word 2003 è utilizzabile nei mailing.
Richiamo: Ci sono tanti messaggi generati quanti sono i destinatari nel campione. Così ogni destinatario non conosce l'identità degli altri destinatari del mailing.
- Spedizione via fax
Se si seleziona una spedizione via fax, il server di fax ActiveFax deve essere installato correttamente e parametrizzato. Questo server deve inoltre essere accessibile dalla macchina dalla quale viene attivata la spedizione del mailing.
Per ogni informazione sul software ActiveFax (Prezzo, Punti di vendita, Funzionalità, ecc...) andare al seguente indirizzo: www.actfax.com
Con un clic su questo bottone, l'assistente attiva la generazione di un documento per ogni destinatario del mailing. Quando tutti i documenti vengono generati, questi ultimi vengono trasmessi al server ActiveFax.
ActiveFax prende quindi in carico la spedizione di ogni documento.
Ogni numero di fax viene composto automaticamente. Su ogni errore di trasmissione, viene riprogrammato un nuovo tentativo fino a completare l'elaborazione di tutti i messaggi.
Questo bottone permette di differire la spedizione del mailing. In questo modo, l'assistente può essere portato a termine con l'invio immediato del mailing.
Questo bottone chiude la finestra di spedizione ed attiva il bottone per accedere all'ultima fase dell'assistente.
Per realizzare nuovamente la spedizione del mailing, l'utente deve accedere alla scheda dell'operazione di mailing. Questa operazione avrà lo stato "In attesa di spedizione".
La spedizione potrà essere attivata utilizzando il menù «Funzione - Spedisci». Viene visualizzata una finestra di spedizione uguale alla finestra corrente.
Un clic sul bottone attiva la spedizione conformemente ai diversi metodi spiegati prima.
Fase 8/8: Validazione
L'ultima fase permette di validare l'operazione definita oppure di abbandonare l'intero lavoro effettuato.
Un clic sul bottone conferma la validità di tutte le informazioni e di tutti i programmi eseguiti. L'operazione sarà allora visibile da una scheda campagna marketing e dal piano marketing.
Un clic sul bottone attiva un'elaborazione di cancellazione di tutte le informazioni create per l'esecuzione dell'assistente mailing. Tuttavia, se è stato salvato in modo permanente un modello di mailing, quest'ultimo verrà comunque conservato.
Funzioni/Assistente telemarketing
Fase 1/8: Messaggio di benvenuto
Fase 2/8: Inserimento delle caratteristiche della campagna telemarketing
Questa fase apre una nuova finestra destinata ad inserire le diverse informazioni necessarie alla descrizione dell'operazione di campagna telemarketing.
L'assistente alimenta automaticamente i campi Sito e Valuta.
I campi Inizio e Fine sono particolarmente importanti. Influenzano direttamente sulla matrice di ripartizione delle telefonate durante la fase 6. Essi rappresentano il periodo durante il quale il direttore marketing desidera che le telefonate siano programmate nell'agenda degli operatori.
Durante la validazione delle informazioni inserite, l'assistente controlla la presenza di un codice valuta e di una denominazione.
Se vengono rispettate tali condizioni, il bottone è attivato.
Fase 3/8: Inserimento della selezione terzi
Questa fase ha un funzionamento uguale a quello della fase 3 dell’assistente mailing.
Fase 4/8: Inserimento della selezione degli interlocutori
Questa fase ha un funzionamento uguale a quello della fase 4 dell’assistente mailing.
Fase 5/8: Risultato delle selezioni
Questa fase permette di verificare il contenuto delle selezioni effettuate. Il numero totale delle telefonate da effettuare può infine essere conosciuto.
E' sempre possibile utilizzare le funzioni di cancellazione record associate ai seguenti tre campi. Ma in questo contesto sono meno importanti:
Numero di interlocutori senza indirizzo postale: Questo campo indica il numero di destinatari che non dispongono di un indirizzo postale corretto (CAP mancante per esempio). Un menù contestuale denominato ''Togli dall'elenco'' permette di cancellare in un'unica soluzione tutti questi record.
Numero di interlocutori senza E-Mail:Questo campo indica il numero di destinatari che non dispongono di un indirizzo E-mail. Un menù contestuale chiamato "Togli dall'elenco" permette di cancellare in un'unica soluzione tutti questi destinatari.
Numero di Interlocutori senza numero di fax: Questo campo indica il numero di destinatari che non dispongono di un numero di fax. Un menù contestuale "Togli dall'elenco" permette di cancellare in un'unica soluzione tutti questi record.
E' disponibile un menù contestuale "Svuota selezione" su ogni riga del riquadro dei risultati. Permette di cancellare in un'unica soluzione tutti i record della selezione corrente. Si ottiene così un nuovo campione totalmente vuoto.
Questa funzionalità rappresenta un metodo per recuperare il contenuto di un vecchio campione Terzi o Interlocutori. Una volta svuotato totalmente il campione, è sufficiente realizzare un'unione con una selezione precedente per ottenere un nuovo campione identico (caso dei telemarketing di sollecito di un mailing).
I bottoni di fondo videata permettono inoltre di agire sul contenuto del campione ottenuto:
Questo bottone permette di aggiungere un terzo o un interlocutore al campione presentato. Le caratteristiche del terzo o dell'interlocutore possono non corrispondere ai filtri di selezione utilizzati per costituire il campione.
Se il campione ottenuto è di tipo Terzi, un clic su questo bottone visualizza la finestra di ricerca di un terzo.
Se il campione ottenuto è di tipo Interlocutori, un clic su questo bottone visualizza la finestra di ricerca di un interlocutore.
Un clic su tale bottone elimina il record del campione corrispondente alla riga in corso di selezione nel riquadro dei risultati.
A partire dal menù Modifica della barra degli strumenti, è inoltre possibile realizzare un intersezione di campioni, ovvero un calcolo d'intersezione tra i record del campione corrente e i record di un altro campione da selezionare.
Un calcolo di intersezione elimina tutti i record che sono presenti soltanto in uno solo dei due campioni.
Un'intersezione può essere realizzata soltanto tra due campioni della stessa natura. Ciò significa che se la finestra di risultato presenta un campione di tipo Terzo, un'intersezione permetterà di selezionare un altro campione solo dall'elenco di tutte le selezioni Terzi definite nell'applicazione.
Se la finestra di risultato presenta un campione di tipo Interlocutori, un'intersezione permetterà di selezionare un altro campione solo dall'elenco di tutte le selezioni Interlocutori definite nell'applicazione.
La finestra di definizione di una selezione implica i seguenti elementi:
La parte a sinistra visualizza l'elenco di tutte le selezioni definite nell'applicazione.
Nella parte destra, il campo File utilizzato permette di conoscere il tipo di campione selezionato (Terzi o Interlocutori).
Il campo Data selezione indica l'anzianità del campione.
Il campo Record indica il numero di record che contiene il campione.
I due filtri di selezione possono inoltre essere consultati nella loro totalità.
Un clic sul bottone attiva l'esecuzione del calcolo dell'intersezione. Al termine di questa elaborazione, la finestra di risultato viene aggiornata per valutare l'importanza delle modifiche ottenute.
Possono essere effettuate successivamente diverse operazioni di calcolo di intersezione o di unione fino ad ottenere il campione finale desiderato.
Un clic sul bottone permette di annullare il tentativo di intersezione.
A partire dal menù Modifica della barra degli strumenti, è inoltre possibile realizzare un'unione di campioni, ovvero un calcolo di unione tra i record del campione corrente ed i record di un altro campione da selezionare.
Un calcolo di unione raggruppa tutti i record di due campioni evitando così di duplicare un record presente nei due campioni.
Come in un intersezione, un'unione può essere eseguita soltanto tra due campioni della stessa natura. Ciò significa che se la finestra di risultato presenta un campione di tipo Terzi, un'unione permetterà di selezionare un altro campione solo dall'elenco di tutte le selezioni Terzi definite nell'applicazione.
Se la finestra di risultato presenta un campione di tipo Interlocutori, un'intersezione permetterà di selezionare un altro campione solo dall'elenco di tutte le selezioni Interlocutori definite nell'applicazione.
La finestra di definizione di una selezione implica i seguenti elementi:
La parte a sinistra visualizza l'elenco di tutte le selezioni definite nell'applicazione.
Nella parte destra, il campo File utilizzato permette di conoscere il tipo di campione selezionato (Terzi o Interlocutori).
Il campo Data selezione indica l'anzianità del campione.
Il campo Record indica il numero di record che contiene il campione.
I due filtri di selezione possono inoltre essere consultati nella loro totalità.
Un clic sul bottone attiva l'esecuzione del calcolo di unione. Al termine di questa elaborazione, la finestra di risultato viene aggiornata per valutare l'importanza delle modifiche ottenute.
Possono essere effettuate successivamente diverse operazioni di calcolo di unione o di intersezione fino ad ottenere il campione finale desiderato.
Un clic sul bottone permette di annullare il tentativo di unione.
Un clic su questo bottone permette di validare il contenuto del campione.
La finestra viene chiusa ed il bottone è attivato per procedere alla ripartizione del telemarketing.
Fase 6/8: Ripartizione dell'operazione
La ripartizione di una campagna telemarketing ha lo scopo di suddividere secondo diversi metodi possibili un importante volume di telefonate su un insieme di operatori identificati.
La ripartizione determina sia il numero di telefonate da assegnare ad ogni operatore e la data alla quale ciascuna telefonata dovrà essere programmata.
- La ripartizione si suddivide in tre fasi:
- La selezione degli operatori da assegnare alla campagna
- La realizzazione delle simulazioni di ripartizione
- La creazione delle telefonate attraverso la conferma di una simulazione
- Selezione degli operatori
Questa finestra permette di definire l'elenco dei collaboratori che parteciperanno alla realizzazione della campagna telemarketing.
Dal campo Operatori sono disponibili più strumenti di selezione dei collaboratori:
Il primo menù contestuale denominato ''Selezione'' permette di selezionare un collaboratore dall'elenco di tutti gli agenti.
Il secondo menù contestuale denominato ''Agenti'' permette di accedere direttamente all'oggetto Agenti e di effettuare la selezione di propria scelta.
Il terzo menù contestuale denominato "Operatori" permette di selezionare un collaboratore dall'elenco dei soli operatori.
Due bottoni in fondo alla videata forniscono una facilitazione aggiuntiva:
Questo bottone permette di assegnare con un solo clic tutti gli operatori sulla campagna telemarketing.
Questo bottone permette di assegnare con un solo clic tutti gli agenti di tutti i tipi sulla campagna telemarketing.
Un clic sul bottone attiva la visualizzazione della finestra di ripartizione della campagna. Questa finestra viene alimentata con tutti i collaboratori selezionati.
- Simulazioni di ripartizione
Dalla sua apertura, la finestra di ripartizione presenta un gran numero di informazioni.
La testata riporta alcune caratteristiche della campagna e le scelte effettuate.
- Denominazione della campagna telemarketing
Questa denominazione verrà utilizzata nel piano di lavoro per visualizzare ed identificare le telefonate da effettuare.
- Numero totale di telefonate da ripartire
- Oggetto delle telefonate
Questo campo permette di definire un oggetto delle telefonate che può essere personalizzato. E' possibile indicare uno dei valori della tabella diversa 456: Oggetto delle telefonate. Se questo campo è vuoto, si recupera il valore del parametro generale del capitolo CRM CLLCMGOMP (oggetto delle telefonate della campagna).
- Il numero degli operatori sui quali dovranno essere ripartite le telefonate
- La data di inizio e di fine della campagna
La testata contiene un campo modificabile dall'utente: Obiettivo di telefonate ai non operatori. Questo campo permette di dare un obiettivo quotidiano di telefonate da realizzare per i collaboratori che non esercitano una funzione di operatori. Infatti è possibile assegnare ad una campagna telemarketing dei collaboratori di ogni tipo (Commerciale, Direttore Commerciale, ecc...). Per questo gruppo, è impossibile inserire un obiettivo quotidiano di telefonate. Ciò non corrisponde al quadro di attività a loro assegnato. Così questo campo permette di colmare tale assenza di informazione. Questo obiettivo viene alimentato di default con il contenuto del parametro ROBJCLL (Obiettivo di telefonate non operatore). Quest'ultimo viene fissato a 25 in standard.
L'utente è libero di modificare il valore proposto. Generalmente l'obiettivo qui inserito deve essere sensibilmente inferiore all'obiettivo medio assegnato al gruppo degli operatori. Un commerciale o un direttore commerciale hanno altre attività da effettuare al di fuori dell'elaborazione delle campagne di telemarketing.
La matrice di ripartizione comporta numerose colonne:
Operatore
Questo campo permette di identificare l'operatore per il quale vengono effettuati i calcoli.
Obiettivo quotidiano
Questo campo indica l'obiettivo quotidiano di un operatore. Se il collaboratore non esercita una funzione di operatore, questo campo è uguale a zero. Il sistema utilizza in questo caso l'obiettivo di telefonate non operatori.
Telefonate in ritardo
Questo campo visualizza il numero totale di telefonate che avrebbero dovuto essere trattate dal collaboratore.
Telefonate assegnabili giornalmente
Questo campo è molto importante. Visualizza la media quotidiana di telefonate che è possibile assegnare al collaboratore durante la durata della campagna sempre stando attenti a non superare mai il suo obiettivo di telefonate.
Per esempio, una campagna si sviluppa su un totale di dieci giorni lavorativi. Il collaboratore lavora per tutti i dieci giorni lavorativi. Il suo obiettivo è di 50 telefonate quotidiane da effettuare.
Il piano di lavoro del collaboratore rivela un totale di 30 chiamate già programmate nei 10 giorni della campagna. Il numero di telefonate assegnabili a questo collaboratore nell'ambito di questa campagna è quindi di 47 telefonate al giorno.
- Ripartizione manuale
Questa colonna permette di agire sul funzionamento delle diverse simulazioni. Se la somma di tutte le righe di tale colonna raggiunge un totale di 100, la ripartizione delle telefonate non verrà più calcolata automaticamente, ma sulla base delle diverse percentuali inserite.
Se il totale di tutte le percentuali inserite è inferiore a 100, l'assistente non tiene conto dei valori inseriti ed effettua una simulazione automatica. Azzera inoltre tutta la colonna Ripartizione manuale.
Se il totale di tutte le percentuali inserite è superiore a 100, l'ultimo valore inserito viene assegnato automaticamente. Questo valore rappresenta la differenza tra il totale di tutte le percentuali precedentemente inserite e 100. Questo metodo è particolarmente pratico per assicurarsi di ottenere un totale uguale a 100.
Tutti i campi successivi vengono alimentati dopo l'esecuzione di una simulazione di ripartizione.
Telefonate assegnate
Questo campo contiene il numero totale di telefonate assegnate ad un collaboratore.
Termine dell'operazione
Questo campo indica la data nella quale è stata programmata l'ultima telefonata per questo collaboratore.
Media quotidiana di assegnazione
Questo campo indica il numero medio di telefonate programmate per ogni giorno lavorato del collaboratore.
Numero di giorni lavorati
Questo campo indica il numero di giorni lavorati di un collaboratore durante la campagna telemarketing.
Numero di destinatari assegnabili
Questo campo viene alimentato solo al termine di una simulazione dal metodo di ripartizione secondo attribuzione di account. Indica il numero di corrispondenti gestiti dal collaboratore.
Se il campione è di tipo Terzi, questo campo visualizza il numero di record che hanno la descrizione del codice collaboratore in uno dei due campi Agente della scheda Prospect/Cliente.
Se il campione è di tipo Interlocutori, questo campo visualizza il numero di interlocutori che hanno una relazione con almeno un terzo che ha la descrizione del codice collaboratore in uno dei due campi Agente della scheda Prospect/Cliente.
La ripartizione di una campagna può essere realizzata attraverso tre diversi metodi di assegnazione. Ognuno può essere eseguito con una ripartizione calcolata automaticamente o attraverso una ponderazione definita manualmente.
Questo metodo assegna la campagna telemarketing a partire da un'elaborazione che si divide in due fasi:
La prima fase determina il numero di telefonate da assegnare ad ogni operatore;
La seconda fase determina la data alla quale ogni telefonata deve essere programmata.
NB: L'inserimento manuale della quota di ripartizione influisce esclusivamente sulla prima fase dell'elaborazione.
Assegnazione automatica delle telefonate
Per calcolare un numero di telefonate da assegnare ad ogni collaboratore, il sistema determina un peso per ogni collaboratore che interviene sulla campagna.
Questo peso è ottenuto dal prodotto del valore assoluto del numero di telefonate assegnabili quotidianamente in media per il collaboratore con il relativo numero di giorni effettivamente lavorati nel corso della campagna.
Un peso totale della campagna viene calcolato successivamente per permettere di definire un peso in percentuale per ogni collaboratore.
Il numero totale di telefonate da effettuare per la campagna viene successivamente suddiviso sulla base di tali percentuali.
Ogni operatore ottiene al termine di questa prima fase un numero di telefonate da effettuare.
Assegnazione delle telefonate sulla base di ripartizioni manuali
Se sono state inserite manualmente delle percentuali, queste ultime dovranno essere utilizzate direttamente per calcolare il peso di ogni operatore.
Queste percentuali saranno utilizzate al posto del numero di telefonate assegnabili. Così la ripartizione ottenuta non è necessariamente fedele alle percentuali inserite. Infatti, queste ultime sono ponderate dal numero effettivo di giorni lavorati.
Per il resto, l'elaborazione è identica al funzionamento automatico.
Programmazione delle telefonate
La programmazione delle telefonate a seconda della disponibilità privilegia il rispetto degli obiettivi assegnati agli operatori e ad altri collaboratori. Con questo metodo, ogni collaboratore non avrà mai un numero di telefonate da effettuare superiore al suo obiettivo quotidiano.
Questo metodo ha come conseguenza principale la possibile programmazione di telefonate dopo il termine naturale della campagna telemarketing.
La programmazione delle telefonate osserva due diverse logiche a seconda che si effettui durante il periodo della campagna o al di fuori dello stesso.
Fino a quando le telefonate vengono programmate nel corso del periodo di una campagna, questo metodo lascia delle fasce di disponibilità sia a favore dell'attività quotidiana del collaboratore, sia a favore di eventuali future campagne telemarketing.
Quando viene superato il termine di un telemarketing, questo metodo satura l'agenda del collaboratore fino a programmare tutte queste telefonate. Quest'ultimo comportamento assicura un rispetto dell'obiettivo degli operatori e minimizza il superamento del termine della campagna.
Al termine della simulazione, vengono alimentate le seguenti colonne:
Telefonate assegnate
Questa colonna indica il numero totale di telefonate assegnate ad ogni operatore. Ciò permette di verificare se gli incarichi assegnati corrispondono alle esigenze del responsabile della campagna telemarkenting.
Termine dell'operazione
Questa colonna indica la data alla quale è stata programmata l'ultima telefonata da effettuare da un operatore.
Media quotidiana di assegnazione
Questa colonna indica la media di telefonate assegnate quotidianamente per un operatore durante tutto il periodo nel quale gli sono state programmate le telefonate.
Numero di giorni lavorati
Questa colonna indica il numero di giorni effettivamente lavorati dal collaboratore durante il periodo della campagna telemarketing.
Come il metodo a seconda della disponibilità, la campagna telemarketing è ripartita sulla base di un'elaborazione che si suddivide in due fasi successive:
La prima fase determina il numero di telefonate da assegnare ad ogni operatore;
La seconda fase determina la data alla quale sarà programmata ogni telefonata.
Assegnazione delle chiamate
Questa prima fase dell'elaborazione è rigorosamente uguale al metodo secondo disponibilità.
Programmazione delle telefonate
La programmazione delle telefonate secondo calendario privilegia il rispetto della scadenza della campagna telemarketing. Questo metodo assicura che tutte le telefonate saranno programmate nel corso del periodo della campagna telemarketing.
Questo metodo ha come conseguenza principale il possibile superamento degli obiettivi di telefonate assegnate agli operatori e ad altri collaboratori.
Il numero di telefonate assegnate quotidianamente ad ogni collaboratore risulta dal seguente calcolo:
Q = T / J
Q: Numero di telefonate assegnate quotidianamente ad un operatore.
T: Numero totale di telefonate assegnate ad un operatore.
J: Numero di giorni lavorati durante la campagna telemarketing.
Al termine della simulazione, vengono alimentate le seguenti colonne:
Telefonate assegnate
Questa colonna indica il numero totale di telefonate assegnate ad ogni operatore. Ciò permette di verificare se gli incarichi assegnati corrispondono alle esigenze del responsabile della campagna telemarketing.
Termine dell'operazione
Questa colonna indica la data alla quale è stata programmata l'ultima telefonata da effettuare da un operatore.
Media quotidiana di assegnazione
Questa colonna indica il numero di telefonate assegnate quotidianamente ad un operatore. Quest'informazione dipende direttamente dal numero di giorni lavorati da un operatore.
Numero di giorni lavorati
Questa colonna indica il numero di giorni effettivamente lavorati dal collaboratore durante il periodo della campagna telemarketing.
Questo metodo suddivide la ripartizione di una campagna in tre fasi successive:
- Assegnazione delle telefonate per attribuzione di account
- Assegnazione delle telefonate non attribuite
- Programmazione delle telefonate
Questo metodo apporta un livello qualitativo superiore nell'assegnazione delle telefonate. Infatti, privilegia l'assegnazione delle telefonate a dei collaboratori che sono responsabili dei prospect/clienti da raggiungere.
Ciò significa che ad ogni collaboratore viene assicurato di chiamare tutti i corrispondenti del campione di cui è responsabile.
Assegnazione delle telefonate per attribuzione di account
Questa parte dell'elaborazione esamina il contenuto del campione per ogni operatore. Se un prospect/cliente si rivela essere seguito dall'operatore interessato, la relativa telefonata gli è immediatamente assegnata.
Una telefonata viene considerata come attribuibile in virtù di un'attribuzione in base all'account quando la telefonata riguarda un terzo di tipo prospect/cliente che contiene il codice operatore nel suo campo Agente n° 1 o n° 2.
Assegnazione delle telefonate non attribuite
Alcuni corrispondenti del campione non sono seguiti da nessun collaboratore assegnato alla campagna.
Tutte queste telefonate sono oggetto in un secondo tempo di una procedura di assegnazione automatica. In questo caso l'elaborazione utilizzata è identica a quella utilizzata nei metodi di assegnazione secondo calendario o disponibilità.
Per ogni operatore, la nuova assegnazione calcolata viene aggiunta all'assegnazione precedente.
Programmazione delle telefonate
La programmazione delle telefonate è subordinata al metodo utilizzato per la ripartizione secondo calendario.
Al termine della simulazione, vengono alimentate le seguenti colonne:
Telefonate assegnate
Questa colonna indica il numero totale di telefonate assegnate ad ogni operatore. Ciò permette di verificare se i costi assegnati corrispondono alle esigenze del responsabile della campagna telemarketing.
Questa colonna però non permette di distinguere le telefonate assegnate secondo attribuzione dalle telefonate assegnate matematicamente. La colonna Numero di destinatari assegnabili permette di effettuare questa distinzione.
Termine dell'operazione
Questa colonna indica la data alla quale è stata programmata l'ultima telefonata da effettuare da un operatore.
Media quotidiana di assegnazione
Questa colonna indica il numero di telefonate assegnate quotidianamente ad un operatore. Quest'informazione dipende direttamente dal numero di giorni lavorati da un operatore.
Numero di giorni lavorati
Questa colonna indica il numero di giorni effettivamente lavorati dal collaboratore durante il periodo della campagna telemarketing.
Numero di destinatari assegnabili
Questa colonna indica per ogni operatore la parte delle telefonate che risultano da un'assegnazione per attribuzione di account.
Conferma della ripartizione
Il responsabile di una campagna telemarketing può eseguire tante simulazioni quante necessarie fino all'ottenimento del risultato desiderato.
Quando una simulazione ha successo, l'utente può cliccare sul bottone.
Questo bottone viene attivato solo se è stata effettuata almeno una simulazione di ripartizione.
Questo bottone attiva la programmazione fisica delle telefonate nel piano di lavoro di ogni collaboratore assegnato alla campagna telemarketing.
Questa programmazione viene effettuata sulla base dell'ultima simulazione effettuata.
Attenzione: Questa elaborazione può durare più a lungo delle simulazioni. Infatti, questa volta la creazione fisica delle telefonate nel database implica un tempo di esecuzione supplementare.
Fase 7/8: Definizione dello script di telefonata
L'inserimento di uno script di telefonata è facoltativo. Appare una finestra cliccando sul bottone . Questa finestra permette all'utente di esprimere le sue esigenze in riferimento agli script di telefonate:
- Non definire alcuno script per la campagna telemarketing
- Recuperare ed utilizzare uno script già definito durante le campagne precedenti
- Definire un nuovo script
Ad ogni scelta corrisponde un bottone di fondo videata.
Questo bottone permette di esprimere l'esigenza di non utilizzare alcuno script nell'ambito della campagna telemarketing.
Il bottone viene allora reso attivo per permettere di accedere al termine dello svolgimento dell'assistente.
Questo bottone permette di recuperare un vecchio script già definito durante precedenti campagne.
Un clic su tale bottone apre una finestra che contiene l'elenco di tutti gli script definiti nell'applicazione. Per ogni script, una colonna indica il numero di domande che lo compongono.
Il bottone permette di recuperare lo script in corso di selezione. La relativa descrizione viene quindi visualizzata nel campo che indica lo script associato alla campagna telemarketing.
Un clic sul bottone permette di validare in modo definitivo questo script come componente della campagna telemarketing.
Se l'utente vuole definire uno script per la campagna telemarketing, viene invitato ad inserirne la denominazione.
L'inserimento di una denominazione attiva il bottone. Un clic su questo bottone apre la finestra di definizione di uno script di telefonata.
I capitoli successivi spiegano le diverse funzionalità che permettono di creare uno script di telefonata.
Creazione di una nuova domanda
- Metodo 1: Un clic sul bottone permette di definire una nuova domanda. Il campo N° di domanda è alimentato automaticamente con il primo codice domanda disponibile. Se non è già stata definita alcuna domanda per lo script, viene contrassegnata la casella Domanda di partenza. Tutti gli altri campi sono vuoti.
- Metodo 2: L'inserimento di un numero di domanda inesistente implica la creazione di una nuova domanda. Questo si traduce con l'inizializzazione di tutti i campi che costituiscono una domanda. Se non è già stata definita alcuna domanda per lo script, viene contrassegnata la casella Domanda di partenza.
Modifica di una nuova domanda
Il semplice inserimento di un numero di domanda esistente carica le caratteristiche della domanda. Tutte le sue caratteristiche possono essere modificate salvo il n° di domanda.
In questo caso, il bottone è attivo per prendere in considerazione le modifiche effettuate.
Inserimento delle condizioni di percorso
Gli script di telefonata X3 offrono un elevato numero di percorsi diversi. Il riquadro sottostante fornisce l'elenco dei percorsi possibili per ogni tipo di risposta.
Alfanumerico | Numerico | Data | Booleano |
Successivo | Successivo | Successivo | Successivo |
Esci | Esci | Esci | Esci |
Inizia con | Maggiore di | Compreso tra | Vero |
Contiene | Maggiore o uguale a | Prima del | Falso |
Finisce con | Minore di | Dopo il | Altro |
Altro | Minore o uguale a | Altro |
|
| Compreso tra |
|
|
| Altro |
|
|
Questo riquadro mostra che esistono tre tipi di percorsi validi per tutte le nature di risposte.
Successivo: Questo percorso significa che qualunque sia il contenuto della risposta, la successiva domanda da eseguire sarà sempre quella menzionata su questo percorso.
Esci: Questo percorso indica che si tratta dell'ultima domanda dello script. Qui è utile solo l'indicazione del percorso. Non è qui necessario inserire un codice domanda.
Altro:Questo percorso permette di indirizzare l'esecuzione di uno script di default. Se non viene soddisfatta alcuna delle condizioni di percorso descritte su una domanda, viene ricercata la presenza di un percorso di tipo Altro. Se viene trovato un simile percorso, viene eseguita la domanda indicata.
Questi tre percorsi si compongono solo di una o due informazioni:
La natura del percorso
La domanda da eseguire
Ma altri percorsi si compongono di un maggior numero di elementi.
Percorsi alfanumerici
- Inizia con: Questo percorso si compone allo stesso tempo di un codice domanda da eseguire e di un elenco di condizioni possibili per l'esecuzione della domanda indicata.
E' disponibile un menù contestuale "Condizioni" sulla riga del percorso. Un clic su questo menù apre una finestra di inserimento delle condizioni. Per ogni percorso possono essere inserite fino a dieci condizioni.
Se non viene definito il salvataggio della risposta per la domanda, le condizioni possono essere inserite direttamente nel campo previsto a tale scopo.
Se viene definito un salvataggio della risposta nel database ed il campo alfanumerico indicato è associato ad un menù locale o ad una tabella diversa, le condizioni devono essere inserite a partire dal menù contestuale Selezione.
Questo percorso Inizia con viene eseguito se il testo inserito nella risposta dello script inizia con una delle parole inserite come condizione.
- Contiene: La procedura di inserimento di questo percorso è identica a quella appena esaminata.
Questo percorso Contiene viene eseguito se il testo inserito nella risposta dello script contiene almeno una delle parole inserite come condizione.
- Finisce con: La procedura di inserimento è identica a quella del percorso Inizia con.
Questo percorso Finisce con viene eseguito se il testo inserito nella risposta dello script finisce con una delle parole inserite come condizione.
Percorsi numerici:
- Maggiore di: Questo percorso si compone di un codice domanda da eseguire e di un valore numerico da inserire.
E' disponibile un menù contestuale "Condizioni" sulla riga del percorso. Un clic su questo menù apre una finestra di inserimento del valore numerico che condiziona l'esecuzione del percorso.
Il percorso Maggiore di viene eseguito se il valore inserito nella risposta dello script è maggiore del valore inserito come condizione.
- Maggiore o uguale di: Questo percorso si compone di un codice domanda da eseguire e di un valore numerico da inserire.
E' disponibile un menù contestuale "Condizioni" sulla riga del percorso. Un clic sul menù apre una finestra di inserimento del valore numerico che condiziona l'esecuzione del percorso.
Il percorso Maggiore o uguale di viene eseguito se il valore inserito nella risposta dello script è maggiore o uguale al valore inserito come condizione.
- Minore di: Questo percorso si compone di un codice domanda da eseguire e di un valore numerico da inserire.
E' disponibile un menù contestuale "Condizioni" sulla riga del percorso. Un clic sul menù apre una finestra di inserimento del valore numerico che condiziona l'esecuzione del percorso.
Il percorso Minore di viene eseguito se il valore inserito nella risposta dello script è minore del valore inserito come condizione.
- Minore o uguale di: Questo percorso si compone di un codice domanda da eseguire e di un valore numerico da inserire.
E' disponibile un menù contestuale "Condizioni" sulla riga del percorso. Un clic sul menù apre una finestra di inserimento del valore numerico che condiziona l'esecuzione del percorso.
Il percorso Minore o uguale di viene eseguito se il valore inserito nella risposta dello script è minore o uguale al valore inserito come condizione.
- Compreso tra: Questo percorso si compone di un codice domanda da eseguire e di un valore numerico da inserire.
E' disponibile un menù contestuale "Condizioni" sulla riga del percorso. Un clic su questo menù apre una finestra di inserimento della porzione numerica che condiziona l'esecuzione del percorso.
Questo percorso Compreso tra viene eseguito se il valore inserito nella risposta dello script è maggiore del limite inferiore e minore del limite superiore inseriti come condizioni.
Percorsi di tipo Data:
- Compreso tra:Questo percorso si compone di un codice domanda da eseguire e di un intervallo di date da inserire.
E' disponibile un menù contestuale ''Condizioni'' sulla riga del percorso. Un clic su questo menù apre una finestra di inserimento dell'intervallo di date che condiziona l'esecuzione del percorso.
Questo percorso Compreso tra viene eseguito se la data inserita nella risposta dello script è maggiore del limite minimo e minore del limite massimo inseriti come condizioni.
- Prima del: Questo percorso si compone di un codice domanda da eseguire e di una data da inserire.
E' disponibile un menù contestuale "Condizioni" sulla riga del percorso. Un clic su questo menù apre una finestra di inserimento della data che condiziona l'esecuzione del percorso.
Il percorso Prima del viene eseguito se la data inserita nella risposta dello script è minore della data inserita come condizione.
- Dopo il: Questo percorso si compone di un codice domanda da eseguire e di una data da inserire.
E' disponibile un menù contestuale "Condizioni" sulla riga del percorso. Un clic su questo menù apre una finestra di inserimento della data che condiziona l'esecuzione del percorso.
Questo percorso Dopo il viene eseguito se la data inserita nella risposta dello script è maggiore della data inserita come condizione.
Percorsi di tipo Booleano:
- Vero: Questo percorso significa che se l'utente inserisce una risposta positiva, la domanda eseguita sarà sempre quella menzionata su questo percorso.
Falso: Questo percorso significa che se l'utente inserisce una risposta negativa, la domanda eseguita sarà sempre quella menzionata su questo percorso.
Salvataggio di risposte nel database
Tutte le risposte inserite in uno script vengono salvate in una tabella questionario. Questa tabella presenta tutte le risposte inserite per tutti gli script eseguiti.
Una risposta può però anche essere registrata in un campo che compone una delle tre seguenti tabelle:
- Terzi
- Prospect/Clienti
- Interlocutori
Per permettere la doppia registrazione di una risposta, basta precisare la tabella ed il campo in cui salvare la risposta.
L'inserimento della tabella viene effettuato tramite l'elenco associato.
L'inserimento del campo deve essere effettuato obbligatoriamente tramite il menù contestuale "Elenco campi". In questo modo, viene realizzato automaticamente un controllo di coerenza per tipologia.
Infatti, è importante che il tipo del campo di memorizzazione sia coerente con il tipo di risposta.
Per esempio, se la risposta ad una domanda è di tipo Data, i campi visualizzati tramite il menù contestuale "Elenco campi" saranno tutti di tipo Data.
L'utilizzo del menù contestuale prende anche in carico la memorizzazione del codice del menù locale o della tabella diversa utilizzati in caso di risposte di tipo alfanumerico.
Il campo Chiave deve essere utilizzato in alcuni casi molto particolari.
Se la tabella di memorizzazione è Terzi o Prospect/Clienti, questo campo indica il nome del campo della scheda telefonata che contiene il codice del terzo.
Se la tabella di salvataggio è Interlocutori, questo campo indica il nome del campo della scheda telefonata che contiene il codice dell'Interlocutore.
Se la struttura della scheda telefonata non ha subito alcuna modifica, il nome del campo proposto di default sarà sempre e sicuramente corretto.
In compenso, se l'oggetto Telefonata è stato oggetto di parametrizzazioni o modifiche relative ad uno di questi due campi, l'utente deve far attenzione a qualificare correttamente il contenuto di questo campo. In questo caso, l'utente deve inserire qui il nuovo nome del campo che contiene sia il codice terzo sia il codice Interlocutore su una scheda telefonata.
Richiamo: Al momento della definizione di una domanda si consiglia vivamente di rispettare il seguente ordine di inserimento:
- Inserire la denominazione della domanda
- Definire il tipo della risposta
- Definire le caratteristiche della memorizzazione della risposta al di fuori del questionario
- Definire i diversi percorsi possibili
Attenzione: Registrare una domanda solo dopo l'inserimento delle diverse condizioni dei percorsi.
Accesso alla domanda successiva
E' disponibile un menù contestuale "Domanda successiva" per ogni percorso che porti ad una nuova domanda.
Un clic su questo menù carica tutte le caratteristiche della domanda associata al percorso selezionato.
Accesso alla domanda precedente
Il campo N° di domanda implica un menù contestuale ''Domanda precedente''. Un clic su questo menù permette di conoscere le caratteristiche di una delle domande che permettono di accedere alla domanda corrente.
Simulazione di uno script
Una volta definito uno script, il bottone permette di testare il funzionamento dei diversi percorsi inseriti.
Lo script viene eseguito allo stesso modo come in condizioni reali. Tuttavia, non viene memorizzata alcuna risposta in modalità simulazione. L'utente può quindi andare avanti, tornare indietro, inserire differenti possibilità al fine di testare il corretto funzionamento di tutte le parti dello script.
L'utente può abbandonare la definizione dello script con un semplice clic sul bottone.
Questo bottone viene attivato nei due casi seguenti:
Uno script è stato recuperato e viene visualizzata la relativa denominazione;
E' stata inserita una nuova denominazione ed è stato definito un nuovo script.
Questo bottone conferma l'utilizzo dello script indicato per la campagna telemarketing in corso di definizione.
Un clic su questo bottone chiude la finestra di inserimento di uno script per la campagna telemarketing. Il bottone viene attivato per arrivare alla fine dell'esecuzione dell'assistente Campagna telemarketing.
Fase 8/8: Validazione
L'ultima fase permette di validare l'operazione definita oppure di abbandonare l'intero lavoro effettuato.
Un clic sul bottone conferma la validità di tutte le informazioni e di tutti i programmi eseguiti. L'operazione sarà allora visibile da una scheda campagna marketing e dal piano marketing.
Un clic sul bottone attiva un'elaborazione di cancellazione di tutte le informazioni create all'esecuzione dell'assistente campagna telemarketing. Vengono inoltre cancellate tutte le telefonate programmate nel piano di lavoro dei diversi collaboratori.
Funzioni/Assistente manifestazioni
Questo assistente si compone di una sola fase significativa destinata semplicemente ad inserire le diverse caratteristiche della manifestazione.
Fase 1/3: Messaggio di benvenuto
Fase 2/3: Inserimento delle caratteristiche della manifestazione
Questa fase apre una nuova finestra che raggruppa tutte le informazioni che compongono un'operazione di tipo Manifestazione.
L'assistente alimenta automaticamente i campi Sito e Valuta.
In corso di validazione delle informazioni inserite, l'assistente controlla la presenza di un codice valuta e di una denominazione.
Se tali condizioni vengono rispettate, il bottone è attivato.
Fase 3/3: Validazione
Funzioni / Assistente campagna pubbl.
Questo assistente si compone di una sola fase significativa destinata semplicemente ad inserire le diverse caratteristiche della campagna stampa.
Fase 1/3: Messaggio di benvenuto
Fase 2/3: Inserimento delle caratteristiche della campagna stampa
Questa fase apre una nuova finestra che raggruppa tutte le informazioni che compongono un'operazione di tipo Campagna stampa.
L'assistente alimenta automaticamente il campo Valuta.
In corso di validazione delle informazioni inserite, l'assistente controlla la presenza di un codice valuta e di una denominazione.
Se tali condizioni vengono rispettate, il bottone è attivato.
Fase 3/3: Validazione
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Nessun codice valuta indicato. Creazione rifiutata.
Questo messaggio viene visualizzato se un utente tenta di confermare la creazione di una campagna che comporta un budget senza codice valuta associato.
Nessun codice valuta indicato. Modifica rifiutata.
Questo messaggio viene visualizzato se un utente cerca di confermare la modifica di una campagna che comporta un budget senza codice valuta associato.