Definicja segmentu importu bankowego

Podsumowanie ustawień importu wyciągu bankowego

Ta część proponuje podsumowanie procedur ustawień wymaganych do dokonania zaawansowanych importów wyciągów bankowych, a zwłaszcza uzgodnienia wyciągów i rozrachunków lub też wygenerowanie płatności. Można również uzgodnić istniejące płatności bez generowania nowej płatności. Należy zauważyć, że nie można uzgodnić pojedynczej transakcji z połączeniem rozrachunku z płatnością. Zob. Podsumowanie importów wyciągów bankowych.

Dokument ten zawiera informacje na temat ustawień technicznych, których należy dokonać z zachowaniem ostrożności. W razie wątpliwości zalecany jest kontakt z administratorem lub partnerem Sage | Enterprise Management.

Informacje szczegółowe na temat wprowadzania danych we wszystkich funkcjach oraz pełna pomoc dla funkcji znajduje się w centrum pomocy online.

BSI – Kod działania importu wyciągu bankowego
Należy aktywować ten kod działania, aby móc używać procesu importu wyciągów bankowych.

Zrozumienie elektronicznych formatów bankowych
Aby dokonać prawidłowego ustawienia importu wyciągów bankowych, należy posiadać przynajmniej podstawową wiedzę na temat struktury i zawartości plików elektronicznych wyciągów bankowych. Oznacza to między innymi takie typy plików jak MT940, CAMT.053, BAI2 CFONB i CSV AR Lockbox.

Informacja: Większość banków dostarcza komunikaty CAMT w plikach ZIP. Należy rozpakować pliki przed ich importem do Sage | Enterprise Management.

Typy wpisów płatności importów wyciągów bankowych
Zaleca się użycie dedykowanych typów wpisów płatności do importu wyciągu bankowego tak, aby ustawienia mogły być niezależne od innych typów wpisów. Dedykowany typ wpisu wyciągu bankowego jest dostępny jako część domyślnej konfiguracji, którą można skopiować i dostosować. Dostępne są również dedykowane typy wpisów BAI2 i CFONB.

Definicja segmentu importu bankowego
Definicja segmentu opisuje szczegółową strukturę informacji zawartych w segmencie. Oznacza to segmenty części logicznych takie, jak nagłówek, stopka, pozycja danych (itp.) w formacie importu bankowego. Na tej podstawie, import wyodrębnia i interpretuje informacje zawarte w pliku. Sekwencja segmentów jest kontrolowana przez definicję formatu importu.

Informacja: Jeśli importowane są pliki BAI2, należy zdefiniować Kody typów importu bankowego (BSIIMPTC). Dodatkowy etap przeznaczony dla tego formatu.

Format importu bankowego
Definicja formatu opisuje ogólną strukturę formatu oraz sekwencję lub wystąpienia segmentów. Kontroluje również, kiedy nowe wpisy dla wyciągów i operacją są tworzone podczas importu.

Należy zdefiniować przynajmniej jeden format importu bankowego – można go używać dla wielu banków. Może także istnieć wiele formatów (tzn. konta bankowe z różnych banków używające różnych wariantów MT940 lub CAMT.053).

Definicje Numeru kontrahenta i Numeru faktury
Numer kontrahenta i numer faktury to główne kryteria uzgadniania automatycznego, ale są one zazwyczaj podawane w pliku wyciągu bankowego w sposób nieustrukturyzowany, jako część przyczyny płatności lub tekst informacyjny.

Aby dokonywać wydajnego wyszukiwania, należy podać informacje na temat struktury tych numerów tak, aby proces wyszukiwania mógł rozpoznać części tekstu przyczyny płatności jako numer kontrahenta lub faktury.

Ustawienia importu bankowego
Te parametry kontrolują różne aspekty procesu importu i uzgadniania. Ustawień należy dokonać przynajmniej na poziomie firmy, ale mogą również istnieć różne ustawienia dla firmy i dla różnych kont bankowych lub formatów pliku. Dla plików w formacie CFONB, konkretny bank nie jest wprowadzany.

Te ustawienia są stosowane w kontekście importu, więc jeśli importowany jest plik wyciągu bankowego, należy wybrać ustawienia dla danego importu. Te ustawienia są używane podczas importu oraz późniejszego procesu uzgadniania. Na przykład można zaimportować i uzgodnić transakcje za pomocą przepływu zaawansowanego importu wyciągu bankowego lub zaimportować pliki i uzgodnić je za pomocą funkcji Uzgadnianie wyciągów bankowych (RAPBAN).

Jeśli istniejące płatności mają zostać uwzględnione w imporcie i procesie uzgadniania to należy zaznaczyć przynajmniej jedną opcję w bloku Płatności w sekcji Kryteria wyszukiwania.

Informacja: Dla plików w formacie CFONB nie można uzgodnić przy użyciu funkcji Uzgadnianie wyciągów bankowych.

Wykluczone hasła wyszukiwania
Można zdefiniować wspólne hasła do wykluczenia podczas wyszukiwania nazwy kontrahenta. Częste hasła to np. skróty nazw prawnych, które są używane w nazwach kontrahentów np. „Ltd”, „S.A.”, „Inc.”, „GmbH” i „AG”. Wykluczyć można również formy grzecznościowe takie, jak Pan, Pani, Herr, Frau itp. używane w nazwach kontrahentów.

Wykluczenie częstych haseł, które mogą występować w rekordach kontrahentów zwiększa wydajność wyszukiwania, ponieważ ogranicza to liczbę możliwych kont kontrahentów, które muszą zostać przeszukane względem rozrachunków.

Lista haseł wyszukiwania
Hasła wyszukiwania mogą być używane, jeśli stałe identyfikatory (takie jak nazwa kontrahenta lub tekst transakcji) są konieczne do uzgodnienia transakcji z kontem KG lub danym kontem kontrahenta.

Rozumienie formatów elektronicznych wyciągów bankowych

Zaawansowany import wyciągu bankowego wspiera różne formaty elektronicznych wyciągów bankowych. Ważne jest więc zrozumienie formatów dotyczących sytuacji użytkownika.

Informacja: Należy zawsze potwierdzić szczegóły formatu pliku z bankiem w celu uniknięcia problemów podczas importu i uzgadniania. Standardowe ustawienia i formaty mogą nie mieć zastosowania do wszystkich wariantów lub banków.

Obecnie wspierane są następujące formaty:

• MT940
• AR Lockbox
• CAMT
• BAI2
• CFONB
• CSV

MT940

Wyciąg bankowy MT940 zawiera kilka segmentów oddzielonych dwukropkiem (:). W zależności od typu segmentu, może on wystąpić jeden raz w wyciągu lub powtórzyć się.

Poniższa grafika pokazuje przykład pojedynczego wyciągu z dwoma operacjami. Jeden plik może zawierać wiele wyciągów.

Informacje mogą być ustrukturyzowane w następujący sposób:

Liczby oznaczone na czerwono odpowiadają segmentowi.

:20, :25: informacje nagłówka wyciągu

:60, :62: informacje na temat salda

:61: data/kwota operacji

:86: nr referencyjny płatności

Tekst na niebiesko/żółto wskazuje różne pola, charakteryzujące się długością pola oraz pozycją w segmencie.

Długość 160810

Pozycja 0810

Zielony tekst odpowiada identyfikatorowi pola, który oznacza początek podpola. To pole jest używane jako referencja płatności.

?00

Należy zauważyć, że mogą również istnieć nieustrukturyzowane warianty, w których informacja jest rozdzielona słowami kluczowymi, a nie podpolami.

AR Lockbox

AR Lockbox jest wykorzystywany w Ameryce Północnej (NA) do importu plików bankowych. Podczas importu wyciągów bankowych do AR Lockbox należy użyć pliku CSV.

Szczegóły na temat definiowania struktury pliku AR Lockbox znajdują się w przewodniku „Zaawansowany import wyciągu bankowego – konfiguracja i przepływ” na karcie W jaki sposób?.

Mapowanie elementów CAMT opisuje wszystkie elementy/tagi XML w pliku wyciągu CAMT wyodrębnione podczas procesu importu wyciągu bankowego. Istnieją dwa wstępnie zdefiniowane, standardowe typy CAMT:

CAMT.053

CAMT.054

Informacja: Są one zdefiniowane w funkcji mapowania elementów CAMT. Jeśli istnieje potrzeba użycia dodatkowych typów CAMT, należy skontaktować się z administratorem lub partnerem Sage | Enterprise Management.

Import plików CAMT

Istnieje możliwość zaimportowania komunikatów XML dla wyciągów bank-klient i przetworzenia wyciągów konta CAMT.053 oraz ogólnych powiadomień transakcji CAMT.054 w formacie XML ISO 20022.

Import komunikatów XML dla wyciągów bank-klient jest zautomatyzowanym, dwuetapowym procesem. Podczas pierwszego etapu, plik CAMT jest przetwarzany w pliku CSV przy użyciu struktury mapowania elementów CAMT. Podczas drugiego etapu, plik CSV jest interpretowany w zależności od definicji segmentu oraz tworzone są rekordy importu Sage | Enterprise Management.

Ekran mapowania elementów CAMT proponuje wcześniej zdefiniowaną listę elementów XML w strukturze hierarchicznej. Elementy takie, jak identyfikacja komunikatów, saldo rozpoczęcia i zamknięcia, kwota i waluta operacji, kierunek, numer ref. transakcji oraz nazwa nadawcy mają odniesienie w funkcji mapowania elementów. Są one uporządkowane według poziomu i zdefiniowane według ich pozycji w strukturze wyciągu CAMT.

Informacja: Podczas pobierania komunikatów CAMT, większość banków dostarcza komunikaty XML w pliku ZIP. Należy rozpakować pliki przed zaimportowaniem ich do Sage | Enterprise Management.

Rozumienie formatu pliku BAI2

Plik BAI2 to standardowy format wyciągu bankowego opracowany przez Bank Administration Institute (BAI) i używany do elektronicznego raportowania salda zarządzania środkami pieniężnymi. Jest on używany przede wszystkim w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych.

Plik BAI2 zawiera wyłącznie wiele typów rekordów w konkretnej strukturze. Każdy plik rozpoczyna się rekordem początkowym (typ 01 File header) i kończy się rekordem końcowym (typ 99 File trailer), ale może zawierać różne grupy. Każda grupa rozpoczyna się Rekordem początkowym grupy (typ 02) i kończy Rekordem końcowym grupy (typ 98). W ramach każdej pary grupy, może istnieć wiele Kont (typy 03 i 49), które zawierają Szczegóły operacji (typ 16), a następnie Pozycje kontynuacji (typ 88).

Opisany poniżej przykład podkreśla zagnieżdżoną strukturę pliku BAI2, która zawiera jedną grupę i dwa konta.

Dwie pierwsze cyfry każdej pozycji, z następującym po nich przecinkiem, identyfikują numer rekordu.

W pozycjach dla Szczegółu operacji (podświetlonych na fioletowo), kod typu następuje po Typie rekordu 16, oddzielonego przecinkiem. W przykładzie jedna pozycja Szczegółu transakcji zawiera jeden kod typu 195, a druga pozycja Szczegółu operacji ma kod typu 495.

CFONB

Plik wyciągu bankowego CFONB to standardowy format zdefiniowany przez „Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaires” (CFONB). Wyświetla on operacje finansowe, które wystąpiły w danym okresie na koncie bankowym danej firmy.

CFONB to plik o płaskiej strukturze i stałej długości i z czterema typami rekordów:

• Rekordu typu 01 – Zawiera poprzednie saldo konta i powiązane informacje.
• Rekord typu 04 – Zawiera informacje o operacjach.
• Rekord typu 05 – Zawiera szczegóły operacji (opcjonalny). Może istnieć wiele rekordów typu 05.
• Rekordu typu 07 – Zawiera nowe saldo konta i powiązane informacje.

Plik CFONB może zawierać wiele wyciągów z konta bankowego, co oznacza wiele par rekordów typu 01 i 07. W ramach każdej pary wyciągu może istnieć wiele operacji (rekord typu 04), a każda z nich może posiadać wiele pozycji szczegółów operacji (rekord typu 05). Jeśli w okresie nie ma żadnych operacji dla danego konta występują tylko rekordy typu 01 i 07.

W poniższym, przykładowym pliku pierwsze konto, zaznaczone na czerwono, nie ma żadnych operacji. Konto zaznaczone na niebiesko ma kilka operacji, rekord typu 04 z pozycjami szczegółów operacji, rekord typu 05.

Nr rachunku bankowego

Plik CFONB zawiera także informacje o ID banku przesłane przez bank. Sage | Enterprise Management używa tego ID do uzgodnienia rozrachunków jako część procesu zaawansowanego importu wyciągu bankowego. Jeśli ID przesłane przez bank oraz ID wprowadzone w profilu Banku (GESBAN) różnią się, import nie powiedzie się.

W związku z tym podczas wprowadzania Ustawień importu bankowego (BSIIMPPAR), pole banku jest nieaktywne w formacie pliku CFONB. Sage | EM używa ID od banku do uzgodnienia kont z rozrachunkami.

Ograniczenia pliku CFONB

• Przepływ uzgodnienia nie jest zarządzany dla plików wyciągów bankowych CFONB. Zarządzany jest wyłącznie przepływ standardowy (uzgadnianie i generowanie płatności).
• Podział pliku wyciągu bankowego CFONB jest zarządzany dla każdego rekordu typu 01 (poziom konta), jeśli istnieje przynajmniej jedna operacja (rekord typu 04). W przeciwnym razie rekord jest pomijany, ponieważ jest to jedyny typ rekordu używany do uzgadniania i generowania płatności.
• Żaden bank nie może zostać odfiltrowany w momencie uruchamiania importu z plikiem typu CFONB. Aby temu zapobiec pole banku jest nieaktywne podczas wybierania pliku typu CFONB.
• Wielowalutowe wyciągi bankowe nie są zarządzane.
• Tylko jeden rekord typu 05 jest mapowany do operacji – rekord typu 04. Jeśli istnieje ich wiele, powiązanych z tym samym rekordem typu 04, pozostałe są ignorowane.
• Międzybankowy kod w płatnościach, generowany za pomocą procesu zaawansowanego bankowego, nie jest uwzględniany.

Uwaga:Brak kontroli uniemożliwiających ponowny import tego samego pliku. Wyświetla się wyłącznie komunikat ostrzegający o zduplikowanej nazwie pliku.