Ustawienia importu bankowego
Z tej funkcji należy skorzystać w celu zdefiniowania importów transakcji bankowych oraz uzgadniania automatycznego. Można również zdecydować o przeniesieniu danych do funkcji Uzgadnianie wyciągów bankowych (RAPBAN), w której można zakończyć proces uzgadniania wybierając Tylko uzgodnienia jako jedyny typ przepływu.
Informacja: Typ przepływu Tylko uzgodnienia nie może być używany dla plików w formacie CFONB.
Zdefiniowane tutaj kody są istotne podczas określania, w jaki sposób importowane są transakcje, uzgadniane są rozrachunki i w jaki sposób generowane są płatności przy użyciu funkcji Zarządzania transakcjami bankowymi (BSIIMP).
Można utworzyć wiele kodów dla firmy dla różnych lokalizacji, banków, formatów itp. Ustawienia na karcie Wyszukiwanie kontrolują bezpośrednio proces uzgadniania automatycznego.
Zaleca się tworzenie dedykowanych typów wpisów płatności w celu użycia ich podczas definiowania ustawień importu na karcie Księgowość.
Zob. „Zaawansowany import wyciągu bankowego – Parametry i przepływ” na karcie W jaki sposób.
Podsumowanie ustawień importu wyciągu bankowego
Ta część proponuje podsumowanie procedur ustawień wymaganych do dokonania zaawansowanych importów wyciągów bankowych, a zwłaszcza uzgodnienia wyciągów i rozrachunków lub też wygenerowanie płatności. Można również uzgodnić istniejące płatności bez generowania nowej płatności. Należy zauważyć, że nie można uzgodnić pojedynczej transakcji z połączeniem rozrachunku z płatnością. Zob. Podsumowanie importów wyciągów bankowych.
Dokument ten zawiera informacje na temat ustawień technicznych, których należy dokonać z zachowaniem ostrożności. W razie wątpliwości zalecany jest kontakt z administratorem lub partnerem Sage | Enterprise Management.
Informacje szczegółowe na temat wprowadzania danych we wszystkich funkcjach oraz pełna pomoc dla funkcji znajduje się w centrum pomocy online.
BSI – Kod działania importu wyciągu bankowego
Należy aktywować ten kod działania, aby móc używać procesu importu wyciągów bankowych.
Zrozumienie elektronicznych formatów bankowych
Aby dokonać prawidłowego ustawienia importu wyciągów bankowych, należy posiadać przynajmniej podstawową wiedzę na temat struktury i zawartości plików elektronicznych wyciągów bankowych. Oznacza to między innymi takie typy plików jak MT940, CAMT.053, BAI2 CFONB i CSV AR Lockbox.
Informacja: Większość banków dostarcza komunikaty CAMT w plikach ZIP. Należy rozpakować pliki przed ich importem do Sage | Enterprise Management.
Typy wpisów płatności importów wyciągów bankowych
Zaleca się użycie dedykowanych typów wpisów płatności do importu wyciągu bankowego tak, aby ustawienia mogły być niezależne od innych typów wpisów. Dedykowany typ wpisu wyciągu bankowego jest dostępny jako część domyślnej konfiguracji, którą można skopiować i dostosować. Dostępne są również dedykowane typy wpisów BAI2 i CFONB.
Definicja segmentu importu bankowego
Definicja segmentu opisuje szczegółową strukturę informacji zawartych w segmencie. Oznacza to segmenty części logicznych takie, jak nagłówek, stopka, pozycja danych (itp.) w formacie importu bankowego. Na tej podstawie, import wyodrębnia i interpretuje informacje zawarte w pliku. Sekwencja segmentów jest kontrolowana przez definicję formatu importu.
Informacja: Jeśli importowane są pliki BAI2, należy zdefiniować Kody typów importu bankowego (BSIIMPTC). Dodatkowy etap przeznaczony dla tego formatu.
Format importu bankowego
Definicja formatu opisuje ogólną strukturę formatu oraz sekwencję lub wystąpienia segmentów. Kontroluje również, kiedy nowe wpisy dla wyciągów i operacją są tworzone podczas importu.
Należy zdefiniować przynajmniej jeden format importu bankowego – można go używać dla wielu banków. Może także istnieć wiele formatów (tzn. konta bankowe z różnych banków używające różnych wariantów MT940 lub CAMT.053).
Definicje Numeru kontrahenta i Numeru faktury
Numer kontrahenta i numer faktury to główne kryteria uzgadniania automatycznego, ale są one zazwyczaj podawane w pliku wyciągu bankowego w sposób nieustrukturyzowany, jako część przyczyny płatności lub tekst informacyjny.
Aby dokonywać wydajnego wyszukiwania, należy podać informacje na temat struktury tych numerów tak, aby proces wyszukiwania mógł rozpoznać części tekstu przyczyny płatności jako numer kontrahenta lub faktury.
Ustawienia importu bankowego
Te parametry kontrolują różne aspekty procesu importu i uzgadniania. Ustawień należy dokonać przynajmniej na poziomie firmy, ale mogą również istnieć różne ustawienia dla firmy i dla różnych kont bankowych lub formatów pliku. Dla plików w formacie CFONB, konkretny bank nie jest wprowadzany.
Te ustawienia są stosowane w kontekście importu, więc jeśli importowany jest plik wyciągu bankowego, należy wybrać ustawienia dla danego importu. Te ustawienia są używane podczas importu oraz późniejszego procesu uzgadniania. Na przykład można zaimportować i uzgodnić transakcje za pomocą przepływu zaawansowanego importu wyciągu bankowego lub zaimportować pliki i uzgodnić je za pomocą funkcji Uzgadnianie wyciągów bankowych (RAPBAN).
Jeśli istniejące płatności mają zostać uwzględnione w imporcie i procesie uzgadniania to należy zaznaczyć przynajmniej jedną opcję w bloku Płatności w sekcji Kryteria wyszukiwania.
Informacja: Dla plików w formacie CFONB nie można uzgodnić przy użyciu funkcji Uzgadnianie wyciągów bankowych.
Wykluczone hasła wyszukiwania
Można zdefiniować wspólne hasła do wykluczenia podczas wyszukiwania nazwy kontrahenta. Częste hasła to np. skróty nazw prawnych, które są używane w nazwach kontrahentów np. „Ltd”, „S.A.”, „Inc.”, „GmbH” i „AG”. Wykluczyć można również formy grzecznościowe takie, jak Pan, Pani, Herr, Frau itp. używane w nazwach kontrahentów.
Wykluczenie częstych haseł, które mogą występować w rekordach kontrahentów zwiększa wydajność wyszukiwania, ponieważ ogranicza to liczbę możliwych kont kontrahentów, które muszą zostać przeszukane względem rozrachunków.
Lista haseł wyszukiwania
Hasła wyszukiwania mogą być używane, jeśli stałe identyfikatory (takie jak nazwa kontrahenta lub tekst transakcji) są konieczne do uzgodnienia transakcji z kontem KG lub danym kontem kontrahenta.
Operacje
Należy kliknąć Utwórz, aby zdefiniować nowe ustawienia.
Sekcja Ogólne
Prezentacja
Te pola określają firmę, której dotyczy import wyciągu bankowego. Można tutaj wprowadzić format pliku lub format bankowy w celu powiązania ustawień z tymi kryteriami, jeśli istnieje konieczność użycia konkretnych parametrów dla danego formatu pliku lub formatu bankowego.
Zamknij
Pola
W tej sekcji obecne są następujące pola:
Ogólne
|
Należy wprowadzić unikalny kod w celu zdefiniowania parametrów importu. |
|
Należy wprowadzić firmę. |
|
Należy wprowadzić opis formatu (fakultatywny). |
|
Należy podać bank, aby ograniczyć kod importu wyłącznie do operacji w tego banku. Nie należy wprowadzać banku podczas używania plików w formacie CFONB. |
|
Należy podać format pliku, aby ograniczyć kod importu wyłącznie do operacji w tym formacie. |
|
Należy wybrać typ przepływu do przetworzenia zaimportowanych wyciągów bankowych: |
|
|
Należy podać format pliku, aby ograniczyć kod importu wyłącznie do operacji w tym formacie. |
|
Z tej opcji należy skorzystać, aby aktywować niestandardowe przetwarzanie pliku importu bankowego, np. w celu zmiany formatu pliku lub usunięcia niewymaganych pozycji. |
|
Jeśli zaznaczono pole Wstępne przetwarzanie to konieczne jest wprowadzenie tutaj nazwy skryptu wstępnego przetwarzania. |
Zamknij
Sekcja Księgowość
Prezentacja
Pola w tej sekcji określają ustawienia generowania płatności. Uzgadnianie istniejących płatności nie generuje nowych płatności.
Zalecane jest użycie transakcji wprowadzania płatności właściwych dla importu wyciągu bankowego, aby ustawienia mogły zostać dokonane niezależnie od innych typów wprowadzania.
Informacja: Ma to zastosowanie tylko, jeśli wybrano typ przepływuStandardowy.
Rekomendowane ustawienia dla funkcji Okna rejestracji wpłat (GESTPY):
Sekcja Ogólne
- Kierunek: Nieokreślony
- Dla płatności zostanie użyty docelowy atrybut płatności. Ten atrybut musi być ustawiony jako Kierunek księgowania = Kierunek płatności i Struktura konta: Bank <=> Kontrahent.
Sekcja Wpis
- Należy zaznaczyć następujące pola wyboru: Bank, Nr referencyjny, Opis nagłówka, Opis pozycji, Metoda płatności i Data wartości.
- Nie należy zaznaczać pola Wprowadzanie partii.
- Nie należy dodawać pól do tabeli Dodatkowe pola.
Sekcja Kroki
- Jeśli płatności powinny zostać zaksięgowane automatycznie, należy zaznaczyć pole Listy płatności.
- Nie należy wprowadzać parametrów do wygenerowania pliku bankowego.
- Wpis grupowy: KROK 1
- Brak księgowania pośredniego, brak zamykania ryzyka wekslowego
- Jeśli użytkownik znajduje się w Niemczech lub Austrii to ustawienia pól Grupowania płatności i Grupowanie upustów w części Księgowanie w banku jest wymagane. Należy wybrać opcję Płatność z rozwijanego menu dla każdego pola. Jest to szczególnie ważne dla Niemiec podczas przenoszenia danych za pomocą interfejsu eksportu DATEV.
Zamknij
Pola
W tym bloku obecne są następujące pola:
Księgowy
|
Należy wprowadzić dedykowany typ wpisu płatności (GESTPY) używany do wygenerowania płatności. |
|
Należy wprowadzić atrybut płatności (GESCDA) w celu wygenerowania konkretnych płatności dla odchyleń, bez uwzględnienia upustów. |
|
Należy wprowadzić atrybut płatności (GESCDA) w celu wygenerowania konkretnych płatności dla odchyleń. |
|
Należy wprowadzić konto przejściowe. Operacje nieuzgodnione z rozrachunkiem lub kontem KG są księgowane na tym koncie dla późniejszego, ręcznego uzgodnienia. Jeśli zaznaczono pole Pomiń księgowanie pośrednie to na koncie przejściowym nie są dokonywane żadne księgowania. Informacja: Ponieważ konto przejściowe jest używane w procesie generowania płatności, kod adresu musi być przypisany do tego konta w sekcji Adresy w funkcji Konta (GESGAC). |
|
Należy wprowadzić dedykowany atrybut płatności dla konta przejściowego.Można wprowadzić wyłącznie atrybut płatności z kierunkiem księgowania Nieokreślonym. Atrybuty płatności z kierunkami płatności Koszt lub Przychód nie są dozwolone. Powodem tego ograniczenia jest fakt, że księgowanie na koncie przejściowym może być przychodem lub kosztem i nie można wprowadzić atrybutu płatności podczas cyklu importu wyciągu bankowego. Jeśli kierunek księgowania jest inny niż Nieokreślony wyświetla się komunikat blokujący. Jedyna struktura konta dozwolona dla atrybutu płatności to BANK <-> kontrahent. W przeciwnym razie wyświetli się komunikat blokujący. |
|
Należy wprowadzić akceptowalną liczbę dni ponad obliczoną datę skonta. Przykład: Jeśli dozwolone jest odliczenie upustu i jeśli płatność jest opóźniona o jeden dzień, należy wprowadzić 1. Uwzględniane jest automatyczne potrącenie skonta tak, jakby płatność została dokonana w trakcie okresu skonta. |
|
Należy wprowadzić maksymalną, dozwoloną rozbieżność zastosowaną do uzgadniania automatycznego, bez uwzględniania skont. Umożliwia to automatyczne przetworzenie odchyleń kwoty w płatnościach. |
|
To pole jest aktywne, jeśli wprowadzono kwotę rozbieżności. Można wprowadzić maksymalną kwotę w walucie firmy w celu ograniczenia procentu rozbieżności. |
|
Należy wprowadzić maksymalną, dozwoloną rozbieżność zastosowaną do uzgadniania automatycznego. Umożliwia to automatyczne przetworzenie odchyleń kwoty w płatnościach wynikających z różnych kursów wymiany między utworzeniem faktury a otrzymaniem płatności. To ustawienie ma znaczenie wyłącznie, jeśli waluta różni się na wyciągu i na fakturze. |
|
Jeśli zaznaczono to pole to uzgodnienia poziomów B i C nie są księgowane na koncie pośrednim ani przejściowym. Informacja: Jeśli księgowania pośrednie zostaną pominięte, należy utworzyć płatności lub dowody ręcznie dla tych operacji. |
Zamknij
Sekcja Kryteria wyszukiwania
Prezentacja
Te ustawienia kontrolują kryteria wyszukiwania używane w procesie uzgadniania automatycznego dla tego kodu importu.
Należy zaznaczyć pola wyboru, aby uwzględnić różne kryteria takie, jak ID banku kontrahenta, Numer faktury itp.
Informacje:
Numer kontrahenta lub Numer faktury to wymagane kryteria. Kryteria dodatkowe należy wybierać z zachowaniem ostrożności, ponieważ mogą one wpłynąć na wydajność wyszukiwania.
Kryteria wyszukiwania rozróżniają automatyczne uzgodnienia rozrachunków i istniejących płatności:
- Zaimportowane operacje bankowe uzgodnione z rozrachunkami tworzą księgowania płatności w celu rozliczenia rozrachunku później, podczas zatwierdzania importu.
- Zaimportowane operacje bankowe uzgodnione z istniejącymi płatnościami ustawiają odpowiadające poziomy uzgodnienia.
„Istniejące płatności” w tym kontekście odnoszą się do płatności, które zostały utworzone za pomocą procesu płatności, w szczególności Partie płatności i Ręczny wpis płatności, oraz które zostały zaksięgowane.
Aby aktywować wyszukiwanie dla każdego typu danych konieczne jest zaznaczenie przynajmniej jednego kryterium w odpowiadającej sekcji. Ogólnie kryteria wyszukiwania należy wybierać z zachowaniem ostrożności, ponieważ mogą one wpłynąć na wydajność wyszukiwania.
Rozrachunki
Numer kontrahenta i numer faktury – te pola są wymagane.
Kwota – kwota uzgodnienia (w tym skonta, jeśli dotyczy) jest zawsze domniemanym kryterium decyzji dla poziomu uzgodnienia (A lub B). Ta opcja kontroluje tylko, czy należy wykonać dodatkowe wyszukiwania według kwoty.
Płatności
Wszystkie kryteria wyszukiwania powiązane z płatnościami kontrahentów są uwzględniane w kryterium filtrowania używanym do identyfikacji możliwych uzgodnień podczas przeszukiwania tabeli płatności. Dla wyników wyszukiwania wykonywana jest dodatkowa kontrola sumy kwoty tych płatności w celu określenia poziomu uzgodnienia.
Dla zakończonego powodzeniem uzgodnienia wg nr referencyjnego płatności brak dodatkowego wyszukania wg kryterium kontrahenta nawet, jeśli to kryterium zostało zaznaczone.
Zamknij
Pola
Rozrachunki
|
To pole kontroluje użycie listy haseł wyszukiwania. Hasła wyszukiwania mogą być używane, jeśli stałe identyfikatory (takie jak nazwa kontrahenta lub opis transakcji) są konieczne do uzgodnienia transakcji z kontem KG lub danym kontem kontrahenta. Należy wybrać jedną z następujących wartości:
|
|
To pole należy zaznaczyć, aby dokonać wyszukiwania wyłącznie, jeśli nr rachunku bankowego kontrahenta jest używany na poziomie numeru IBAN. |
|
To pole wyboru należy zaznaczyć, aby uwzględnić numer kontrahenta w regułach procesu uzgadniania. |
|
To pole wyboru należy zaznaczyć, aby uwzględnić nazwę kontrahenta w regułach procesu uzgadniania. Informacja: W funkcji Wykluczone hasła wyszukiwania można wykluczyć popularne terminy takie, jak skróty prawne firm (np. Inc, Ltd., GmbH, S.A.) z wyszukiwania, które w przeciwnym razie spowodowałyby wydłużenie procesu wyszukiwania. |
|
To pole należy zaznaczyć, aby uwzględnić numer faktury w regułach procesu uzgadniania. Jest ono standardowo zaznaczone. |
|
To pole należy zaznaczyć, aby uwzględnić numer dokumentu źródłowego w regułach procesu uzgadniania. Jeśli pole Numer faktury jest zaznaczone, należy odznaczyć tę opcję, ponieważ zwiększa ona czas potrzebny na wykonanie procesu uzgodnienia. Informacja: Jeśli zaznaczono to pole wyboru należy zaznaczyć opcję Numer dokumentu źródłowego w Kryteriach wyszukiwania podczas konfigurowania Definicji numeru faktury. |
|
Zaznaczenie tego pola powoduje uruchomienie dodatkowego wyszukiwania wg kwoty. Kwota uzgodnienia (w tym skonta, jeśli dotyczy) jest zawsze domniemanym kryterium decyzji dla poziomu A lub B. |
|
Jeśli to pole wyboru jest zaznaczone to wyszukiwanie szuka uzgodnienia numerów referencyjnych szwajcarskiego BVR lub QR. To wyszukiwanie ma zastosowanie wyłącznie do importu szwajcarskich wyciągów bankowych CAMT. Wyszukiwanie dokonywane jest wyłącznie na poziomie podszczegółu (szczegóły wpisów) operacji wyciągów bankowych CAMT.053/054. |
Płatności
|
To pole wyboru należy zaznaczyć, aby wyszukać wg numeru referencyjnego płatności. Numer referencyjny transakcji bankowej musi być przechowywany w [BSIIMPD] PAYREF (ustawienia segmentu importu bankowego). Uzgodnienie następnie porównuje ten numer referencyjny z numerami referencyjnymi płatności przechowywanymi w polach [PAYMENTD] NUM lub REF. Jeśli zaznaczono tę opcję i nie znaleziono uzgodnienia to nie uwzględniane są żadne inne kryteria kontrahenta, nawet jeśli je zaznaczono. Jeśli bank zwraca te numery referencyjne za pomocą pliku wyciągu bankowego to należy je uznać za szczegółowe kryteria uzgadniania oraz użyć tych uzgodnień. |
|
To pole wyboru należy zaznaczyć w celu dokonania dodatkowego wyszukania możliwych kont kontrahentów na liście ID banku, jeśli ID banku kontrahenta jest podawane jako IBAN. |
|
To pole wyboru należy zaznaczyć, aby uwzględnić numer kontrahenta w regułach procesu uzgadniania. |
|
To pole wyboru należy zaznaczyć, aby uwzględnić nazwę kontrahenta w regułach procesu uzgadniania. Informacja: W funkcji Wykluczone hasła wyszukiwania można wykluczyć popularne terminy takie, jak skróty prawne firm (np. Inc, Ltd., GmbH, S.A.) z wyszukiwania, które w przeciwnym razie spowodowałyby wydłużenie procesu wyszukiwania. |
|
To pole wyboru należy zaznaczyć, aby wyszukać w oparciu o kwotę płatności. Jeśli zaznaczono inne kryteria wyboru takie, jak ID banku kontrahenta ograniczają one wyszukiwanie wg kwoty. |
|
Należy wprowadzić liczbę dni, aby ograniczyć wyniki do płatności, które nie są starsze niż wprowadzona liczba (wg daty księgowania). Z tej opcji należy skorzystać, aby ograniczyć wyszukiwanie do najbardziej aktualnych płatności w celu uniknięcia przypadkowego uzgodnienia starszych płatności.
|
Inne
|
To pole dokonuje kontroli, która sprawdza, czy ciągi tekstowe importu są scalane lub nie w sposób wewnętrzny do celów wyszukiwania. Umożliwia to identyfikację haseł wyszukiwania, które zostały podzielone na wiele pól w pliku. Należy wybrać jedną z następujących wartości:
|
|
To pole jest dostępne, jeśli nie zaznaczono pola wyboru Wszyscy kontrahenci. |
|
To pole jest dostępne, jeśli nie zaznaczono pola wyboru Wszyscy kontrahenci. |
|
To pole jest dostępne, jeśli nie zaznaczono pola wyboru Wszystkie typy kontrahentów. |
|
To pole jest dostępne, jeśli nie zaznaczono pola wyboru Wszystkie kategorie. |
|
To pole jest dostępne, jeśli nie zaznaczono pola wyboru Wszystkie kategorie. |
|
Można ustawić minimalną długość dla haseł wyszukiwania w celu ulepszenia ciągłości wyszukiwania. Krótsze hasła wyszukiwania nie są uwzględniane w procesie uzgadniania. Informacja: Wprowadzone minimum musi być krótsze niż długość definicji rzeczywistego kontrahenta oraz numeru faktury wskazanego w funkcjach Definicja numeru kontrahenta oraz Definicja numeru faktury. |
|
To pole wyboru należy zaznaczyć, aby wykluczyć terminy zdefiniowane w funkcji Wykluczone hasła wyszukiwania (BSISEAEXD). |
Zamknij
Sekcja Inne
Prezentacja
Pola w tej sekcji określają, w jaki sposób obsługiwany jest import plików.
Zamknij
Pola
W tym bloku obecne są następujące pola:
Inne
|
Należy wybrać jedną z następujących wartości:
|
|
To pole jest dostępne, jeśli zaznaczono pole wyboru Serwer. |
|
To pole wyboru należy zaznaczyć, aby przesunąć ten plik do lokalizacji wprowadzonej w polu Przenieś do woluminu. |
|
To pole jest dostępne, jeśli zaznaczono pole wyboru Przenieś plik po imporcie. |
|
To pole należy zaznaczyć, aby zmienić nazwę pliku. Automatycznie do pliku przypisywany jest prefiks i status OK lub NOK (nie OK), jak również godzina i data importu. |
Zamknij
Panel Operacje
Te operacje są dostępne, jeśli wyświetlany jest pojedynczy rekord.
Należy kliknąć Utwórz, aby zdefiniować nowe ustawienia importu. |
Należy kliknąć na opcję Excel, aby wyeksportować bieżącą listę do dokumentu Excel. |