Spotkanie
Celem obiektu zarządzanie spotkaniami jest harmonogramowanie spotkań, które mają się odbyć oraz zapisywanie podsumowań spotkań, jakie już się odbyły.
Przypadek szczególny dotyczący synchronizacji z Outlookiem:
Spotkania powstałe w programie Outlook są klasyfikowane w dwóch kategoriach:
- Pierwsza kategoria zawiera spotkania, w przypadku których nie wprowadzono listy uczestników. Takie spotkania są zapisywane jako nowe zdarzenia w kalendarzu programu Outlook.
- Druga kategoria dotyczy spotkań, w przypadku których program Outlook dokonuje synchronizacji z różnymi uczestnikami (na przykład: prośba o spotkanie oczekująca na akceptację i odpowiedź).
Z punktu widzenia programu Outlook pierwsza kategoria dotyczy spotkań (spotkanie), a druga spotkań (spotkanie).
Z punktu widzenia systemu X3 wykonywane są następujące procesy:
- Rozsyłanie spotkania Outlook należącego do pierwszej kategorii (spotkanie) do przedstawicieli wyszczególnionych na liście kontaktów.
- Rozsyłanie spotkania utworzonego w systemie Sage X3 do osoby organizującej to spotkanie i jej współpracowników (do ich harmonogramów w programie Outlook).
- Aktualizacja rekordów (spotkania) w systemie Sage X3, w przypadku których dołączony użytkownik/przedstawiciel jest ich głównym organizatorem.
Ogólnie, po rozpoczęciu procesu synchronizacji spotkań Outlook tabela spotkań X3 zostaje równolegle zaktualizowana (tworzenie lub modyfikacja określonych rekordów) i przechowuje informacje dotyczące spotkań Outlook. Podobnie, po rozpoczęciu procesu synchronizacji spotkań X3 spotkania Outlook są generowane lub modyfikowane.
Jedynie kontakty programu Outlook oznaczone jako „prywatne” nie zostaną wygenerowane jako kontakty X3 po uruchomieniu procesu synchronizacji.
Notatki:
Dane dotyczące kontaktów programu Outlook są zsynchronizowane z kontaktem pod pewnymi warunkami:
- Użytkownik musi być przedstawicielem handlowym. Konfiguracja AUSCRMA (poziom użytkownika, rozdział CRM, grupa COL) służy do łączenia z nią tak zwanej funkcji handlowej, podczas gdy konfiguracja AUSCRMF (poziom użytkownika, rozdział CRM, grupa COL) służy do przypisywania do niej przedstawiciela handlowego.
- Użytkownik musi być uprawniony do uruchomienia synchronizacji spotkań Outlook i X3. Poza konfiguracjami CRMSYNC i CRMSYNCCOR zdefiniowanymi na poziomie folderu (rozdział CRM, grupa SYN), należy zdefiniować konfiguracje indywidualnych synchronizacji dla każdego użytkownika w funkcji GESSYP .
- Spotkanie Outlook musi zostać przypisane do użytkownika odpowiedzialnego za uruchomienie synchronizacji.
Lista podstawowych pól standardowych, zmienionych na skutek procesu synchronizacji systemu Sage X3 z programem Outlook:
Nagłówek spotkania X3 | Szczegóły spotkania Outlook |
Porządek | AdxID |
Kontrahent | Firma |
Wykonano Tak/Nie | Status |
Zakładka „Spotkanie” | Szczegóły spotkania Outlook (ciąg dalszy) |
Początek | Początek |
Koniec | Godzina do |
Osoby do odwiedzenia | Osoby kontaktowe |
Cel spotkania | Obiekt |
Zakładka „Współpracownicy” | Szczegóły spotkania Outlook (ciąg dalszy) |
Strony interweniujące/Reprezentanci | Wszyscy uczestnicy |
Zakładka „Raport” | Szczegóły spotkania Outlook (ciąg dalszy) |
Raport | Raport |
Warunek
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Funkcje dodatkowe wraz z informacjami z bazy danych celem zagwarantowania, że te czynności są organizowane w najlepszych warunkach.
Nagłówek
Prezentacja
W systemie Sage X3 spotkanie można wygenerować na dwa różne sposoby:
- Ręcznie, bezpośrednio z funkcji GESBAP (menu Plik/Nowy)
- Automatycznie, podczas procesu synchronizacji spotkania Outlook, jeżeli jest ono aktywne w pliku (patrz pomoc dotycząca parametrów CRMSYNC i CRMSYNCBAPoraz pod warunkiem, że parametry synchronizacji bieżącego użytkownika na to pozwolą.
Wówczas ekran nagłówka służy do identyfikowania spotkania X3:
- poprzez przypisanie mu numeru chronologicznego. Jest to unikalny klucz, który może narastać automatycznie przy użyciu licznika numeru sekwencji ACT lub może być wprowadzony ręcznie, jeżeli operacja ręcznego przypisania licznika numeru sekwencji ACT została autoryzowana.
- Poprzez domyślne określenie lokalizacji sprzedaży. Ogólnie, wartość tej strefy zależy od funkcji profilu bieżącego użytkownika, ale może także w ostateczności zależeć od reguł automatycznego przypisania przedstawicieli i lokalizacji (parametryCRMDEFREP, CRMREPSIT i CRMREPBAP, rozdział CRM, grupa REP). Należy zawsze wprowadzić lokalizację.
- Przez powiązanie kodu kontrahenta (Powiązany kontrahent w księdze BPARTNER).
- Przez powiązanie go z projektem. W tym polu dostępne są różne narzędzia zaznaczania dla projektu: Pierwsze menu kontekstowe służy do wyświetlania listy projektów zarządzanych dla kontrahentów albo, jeżeli nie przypisano kontrahenta, dla kontaktu. Drugie menu kontekstowe „Projekt” umożliwia uzyskanie bezpośredniego dostępu do obiektu Projekt, z poziomu którego można dokonać wyboru. Trzecie menu kontekstowe służy do wybierania projektu z listy wszystkich projektów wprowadzonych do tej aplikacji.
- Przez przypisanie mu statusu. Zadanie uznane za zamknięte można ręcznie oznaczyć jako „wykonane”. Domyślny status zadania zależy od wartości parametru ogólnego DONDEFBAP (rozdział CRM, grupa DEF), jednak pozostaje modyfikowalny.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Blok numer 2
Blok numer 1
| Pole to wskazuje lokalizację, która jest jako główna odpowiedzialna za zarządzanie przedmiotowym spotkaniem. Na domyślne wstępne wczytywanie lokalizacji może wpływać kilka parametrów. Może to być lokalizacja powiązana z profilem funkcji bieżącego użytkownika lub lokalizacji powiązanej ze sprzedawcą zarządzającym czynnością handlową (parametrCRMREPSIT , rozdział CRM, grupa REP). |
| W tym polu jest zapisany unikatowy klucz rekordu. Wartość klucza jest ustawiana przez licznik numeru sekwencji ACT. Domyślnie licznik składa się z numeru sekwencji złożonego z maksymalnie 15 znaków. Licznik numerów sekwencji jest dostarczany domyślnie wraz z funkcjami automatycznymi, jednak jego przypisania można dokonać ręcznie. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania obiektu Kontakt zaleca się zachowanie tych cech standardowych. Licznik numeru sekwencji ACT jest wspólny dla obiektów Zadań, Spotkań, Rozmów i Czynności. W rzeczywistości służy on do wykorzystywania funkcji i raportów Crystal Reports w zakresie działalności handlowej w najszerszym tego pojęcia znaczeniu. |
| Istnieje możliwość wskazania spotkania dla każdego rodzaju kontrahenta. Pole, które jest wyświetlane odnośnie kontrahentów umożliwia sprawdzenie jaki typ kontrahenta został wybrany. |
| Pole to służy do identyfikacji projektu, z którym powiązane jest spotkanie. W tym polu dostępne są różne narzędzia zaznaczania dla projektu. Drugie menu kontekstowe „Projekt” umożliwia uzyskanie bezpośredniego dostępu do obiektu Projekty i do dokonywania konkretnych wyborów. Drugie menu kontekstowe służy do wybierania projektu z listy wszystkich projektów powiązanych z kontrahentem wprowadzonym w nagłówku spotkania. Trzecie menu kontekstowe służy do wybierania projektu z listy wszystkich projektów powiązanych z kontaktem wprowadzonym w nagłówku spotkania. |
| Pole to zmienia status spotkania z „Do zrobienia” na „Wykonane”. Najważniejszym rezultatem tej zmiany jest usunięcie spotkania z obszaru roboczego przedstawiciela. |
Zamknij
Karta Spotkanie
Prezentacja
Zakładka spotkanie służy do wprowadzania bardziej szczegółowych informacji dotyczących bieżącego spotkania oraz tego, jak ono postępuje (zdarzenie wyzwalające spotkanie, lista kontaktów, cele, itp.). Istnieje możliwość dodania informacji tymczasowych (data rozpoczęcia, data zakończenia, data elastyczna, przedział czasowy).
Analogicznie, pochodzenie spotkania może się zmieniać w czasie. Aby do tego doszło, należy je odblokować poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy pola Powiązanie (zdarzenie wyzwalające), a następnie wybrać typ zdarzenia i konkretny rekord.
Notatki dotyczące pochodzenia spotkania:
Pole Powiązanie w bloku Pochodzenie wyświetla czynność na początkowym etapie tworzenia spotkania. Źródłem spotkania może być kampania marketingowa, w szczególności operacja marketingowa (kampania mailingowa, kampania telefoniczna, targi branżowe lub kampania prasowa), synchronizacja spotkań Outlook. Spotkanie może również być wynikiem ustawienia ręcznego (bezpośrednie wygenerowanie w obiekcie Spotkanie).
Bez względu na pochodzenie spotkania, nadal istnieje możliwość odblokowania a posteriori strefy z menu kontekstowego dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy. Po odblokowaniu pola użytkownik może zmodyfikować pochodzenie (wybór wartości z listy wyboru). Na przykład, fakt przypisania spotkania do kampanii marketingowej służy do uzupełniania statystyk zwrotów z tej kampanii.
Każde spotkanie utworzone w programie Outlook, a następnie wygenerowane w systemie Sage X3 w wyniku uruchomienia procesu synchronizacji, powoduje, że pochodzenie przyjmie wartość „synchronizacja”. Ma to miejsce pod warunkiem, że parametry synchronizacji na to pozwolą (parametryCRMSYNC i CRMSYNCBAP , funkcja GESSYP ).
Notatki dotyczące synchronizacji z Outlookiem:
W czasie przeprowadzania synchronizacji z Outlookiem zmianie ulegają następujące pola X3 (i odwrotnie) :
- Początek
- Koniec
- Osoby do odwiedzenia/Osoby kontaktowe
- Tworzenie spotkania Outlook z listą osób kontaktowych. W trakcie synchronizacji należy zwrócić uwagę na kilka mechanizmów, zwłaszcza w przypadku gdy bieżący użytkownik to osoba, która konfiguruje spotkanie X3 (zakładka Pracownik).
W systemie X3 listą osób do odwiedzenia/osób kontaktowych zarządza się w zakładce „Spotkanie” (z wyjątkiem zadań i rozmów). Wówczas synchronizacja spotkania Outlook z wieloma kontaktami ładuje osoby do odwiedzenia w polu powielonym spotkania X3. Jeżeli kontakt programu Outlook dodana do spotkania Outlook nie została jeszcze rozpoznana jako Kontakt programu Outlook w systemie X3, podczas synchronizacji jej odpowiedni rekord jest tworzony równolegle w systemie Sage X3, a powielone spotkanie X3 generuje się tylko z odpowiadającym numerem (skoro nie utworzono kontaktu programu Outlook, to nie ma kodu osoby kontaktowej). Należy mieć również na uwadze, że po przypisaniu kontaktu programu Outlook do kontrahenta z księgi X3, po przeprowadzeniu synchronizacji jej składnia w zadaniu programu Outlook jest następująca (pole Osoby kontaktowe): KOWALSKI, Jan (AIRFRANCE CARGO #AIRFRANCE#).
- Tworzenie spotkania X3 z listą osób do odwiedzenia, w przypadku gdy przedstawiciel handlowy bieżącego użytkownika jest głównym organizatorem spotkania.
W czasie synchronizacji spotkanie Outlook jest generowane w kalendarzu przedstawiciela/organizatora. Lista kontaktów programu Outlook jest zatem aktualizowana w zależności od listy osób do odwiedzenia znajdującej się w źródłowym spotkaniu X3.
- Tworzenie spotkania X3 z listą osób do odwiedzenia, w przypadku gdy przedstawiciel handlowy bieżącego użytkownika jest głównym organizatorem spotkania.
W czasie synchronizacji spotkanie Outlook jest generowane w kalendarzu przedstawiciela/organizatora. Jednak lista kontaktów programu Outlook nie jest aktualizowana: ta lista jest pusta.
- Cel
Cel spotkania w czasie synchronizacji z Outlookiem:
Kontakt z obiektem jest tworzony w programie Outlook, a następnie synchronizowany z systemem Sage X3. Wtedy tworzy się rekord w tabeli kontaktów programu Outlook w systemie X3. Komentarz programu Outlook został prawidłowo zapisany w X3 w formacie Clob. Używając bieżącego rekordu użytkownik może modyfikować tekst i dodawać kolejne komentarze (modyfikacja pola Cel zadania/spotkania X3), które będą przenoszone do Outlooka przy każdorazowym przeprowadzaniu synchronizacji. Ma to również zastosowanie w przypadku programu Outlook: każda modyfikacja komentarzy zostanie przeniesiona podczas synchronizacji. Ma to miejsce pod warunkiem, że parametry synchronizacji na to pozwolą (parametryCRMSYNC i CRMSYNCBAP , funkcja GESSYP ).
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Techniczne
Planowanie
| W tym polu wskazana jest data rozpoczęcia spotkania. Czas trwania spotkania (wyrażony w godzinach) jest obliczany automatycznie zgodnie z rozpoczęciem i zakończeniem spotkania. |
| W tym polu wskazana jest godzina rozpoczęcia spotkania. Czas trwania spotkania (wyrażony w godzinach) jest obliczany automatycznie zgodnie z rozpoczęciem i zakończeniem spotkania. |
| To pole służy pomocą przy wprowadzaniu dat rozpoczęcia i zakończenia. Po zaznaczeniu tego pola przez użytkownika, pola daty i godziny są ustawiane automatycznie tak, aby przedstawiały spotkanie na cały dzień, rozpoczynające się od daty początkowej. Data i godzina są również przeliczane w oparciu o tą modyfikację. |
| W tym polu wskazana jest data zakończenia spotkania. Czas trwania spotkania (wyrażony w godzinach) jest obliczany automatycznie zgodnie z rozpoczęciem i zakończeniem spotkania. |
| Pole to zawiera określoną datę zakończenia spotkania. Czas trwania spotkania (wyrażony w godzinach) jest obliczany automatycznie zgodnie z rozpoczęciem i zakończeniem spotkania. |
| Data zaplanowanego spotkania może być elastyczna. W przypadku zmodyfikowania tego pola przez użytkownika, pola Data i Godzina zostają wyczyszczone. Istnieje możliwość wprowadzenia szacowanego czasu trwania spotkania. |
| Jeśli spotkanie jest zaplanowane na konkretną datę, pole to automatycznie wskaże czas trwania spotkania. W związku z tym, pole to nie jest dostępne w trybie modyfikacji. Jeżeli spotkanie nie jest zaplanowane na konkretną datę, użytkownik ma możliwość zmiany planowanego czasu trwania spotkania. |
| Czas trwania spotkania (wyrażony w godzinach) jest obliczany automatycznie jako funkcja rozpoczęcia i zakończenia spotkania. |
| Kategoria służąca do odróżniania spotkań dla celów statystycznych lub identyfikacyjnych. Dodatkowo ma ona charakter pomocniczy dla zarządzania nieobecnościami. W rzeczywistości niektóre kategorie mogą być powiązane z pojęciem nieobecności. (Choroba, Urlop...) |
Tabela Kontakt
| Pole to służy do wskazania maksymalnie 10 osób kontaktowych dla danego spotkania. Kontakty te mogą zostać wybrane spośród osób kontaktowych powiązanych z kontrahentem lub spośród wszystkich kontaktów opisanych w aplikacji. Pole kontaktu każdej pozycji z tabeli kontaktów udostępnia poniższe narzędzia: Pierwsze menu kontekstowe o nazwie „Wybór” umożliwiające wybór osoby kontaktowej spośród tych, które są powiązane z podanym kontrahentem. Jeżeli kontrahent nie został wprowadzony funkcja ta nie zwraca żadnej propozycji. Drugie menu kontekstowe o nazwie „Osoby kontaktowe” umożliwia uzyskanie bezpośredniego dostępu do obiektu Osób kontaktowych, z którego można dokonać wyboru. Trzecie menu kontekstowe o nazwie „Wybór osoby kontaktowej” umożliwia wybór osoby kontaktowej z listy wszystkich osób kontaktowych wprowadzonych w aplikacji. |
| Wczytuje pełną identyfikację osoby kontaktowej wprowadzonej w tabeli osób, które należy odwiedzić podczas spotkania. |
|
|
| Możliwe jest dołączenie spotkania do odpowiadającego mu numeru sekwencji. Ten numer sekwencji może zostać wybrany ręcznie bezpośrednio z pola lub wczytany wstępnie zgodnie numerem sekwencji osoby kontaktowej, wprowadzonym w tabeli zawierającej osoby biorące udział w spotkaniu. Jako przypomnienie, funkcja zarządzania kontaktami jest wykorzystywana w ramach funkcji synchronizacji systemu Sage X3 Enterprise z Outlookiem. Kontakty w programie Outlook można definiować niezależnie od systemu Sage X3. Oznacza to, że nie zostaną one uwzględnione w bazie referencyjnej kontaktów. Po rozpoczęciu procesu synchronizacji z Outlookiem, tabela kontaktów programu Outlook służy do tymczasowego przechowywania informacji pochodzących z kontaktów programu Outlook, ponieważ nie istnieją one jeszcze jako kontakty w bazie danych. Następnie wykorzystywana jest funkcja generowania kontaktów, dostępna z poziomu menu narzędziowego funkcji GESCOR służąca do połączenia Osoby kontaktowej programu Outlook z osobą kontaktowa. Warunki sine qua non służące do automatycznego tworzenia i aktualizacji Osób kontaktowych programu Outlook w wyniku Synchronizacji z Outlookiem są aktywacją ogólnych parametrów synchronizacji (CRMSYNC, CRMSYNCBAP i CRMSYNCCOR, moduł CRM, grupa SYN) i wdrożeniem ustawień osobistych powiązanych z konkretnym użytkownikiem (funkcjaGESSYP ). |
Cel spotkania
| To pole tekstowe służy do wprowadzania celu spotkania. W ramach spotkania pochodzącego z synchronizacji spotkań programu Outlook, cel jest wczytywany z pierwotnego celu spotkania programu Outlook. |
Źródło
| Data, kiedy operacja sprzedażowa została utworzona. Tego obszaru nie można modyfikować. |
| Godzina, kiedy operacja sprzedażowa została utworzona. Tego obszaru nie można modyfikować. |
|
|
| Jest to kod bieżącego operatora, który stanowi źródło utworzenia operacji sprzedażowej. Tego obszaru nie można modyfikować. |
|
|
| Jeżeli źródłem spotkania jest kampania marketingowa lub operacja marketingowa, pole to wyświetla numer powiązanego rekordu. |
| Jeżeli źródłem spotkania jest kampania marketingowa lub operacja marketingowa, wyświetlany jest nie tylko dokument wyjściowy, ale możliwe jest również powiązanie numeru pozycji w rekordzie. |
Zamknij
Karta Pracownicy
Prezentacja
Istnieje możliwość zadeklarowania do 10 pracowników, którzy wezmą udział w spotkaniu. Te osoby można wybrać spośród przedstawicieli handlowych zdefiniowanych w aplikacji.
Po potwierdzeniu utworzenia spotkania przeprowadzona zostaje kontrola pod kątem pokrywania się terminów, z uwzględnieniem wcześniej zaharmonogramowanych spotkań każdego przedstawiciela handlowego, który bierze udział w tym spotkaniu.
Jeżeli główny przedstawiciel biorący udział w spotkaniu (pierwszy na liście pracowników biorących udział w spotkaniu) ma w tym samym czasie inne umówione spotkanie, wówczas wyświetli się następujący komunikat, a operacja tworzenia zostanie odrzucona:
„Główny pracownik nie jest dostępny w wybranym dniu.”
Jeżeli przynajmniej jeden z dodatkowych przedstawicieli będzie miał w tym samym czasie inne umówione spotkanie, to wyświetli się następujący komunikat, a operacja tworzenia zostanie również odrzucona:
„Niektórzy pracownicy nie są dostępni w wybranym dniu.”
Wszyscy przedstawiciele, którym pokrywają się terminy spotkań zostają następnie wyświetleni na czerwono.
Na tym etapie tworzenia użytkownik musi rozwiązać problem nakładania się terminów spotkań.
W przypadku, gdy jeden przedstawiciel ma w tym samym czasie inne spotkanie, użytkownik może:
- Wybrać innego przedstawiciela
- Zmodyfikować datę spotkania
- Anulować tworzenie spotkania i podjąć próbę ponownego harmonogramowania spotkania.
W przypadku, gdy niektórzy z dodatkowych przedstawicieli mają w tym samym czasie inne spotkania, użytkownik może spróbować rozwiązać ten problem, nie anulując wpisu spotkania: Może wykorzystać jednego z przedstawicieli z menu kontekstowego Szczegóły konfliktu. Wtedy wyświetla się okno z listą przedstawicieli handlowych i spotkań, których termin się pokrywa. W celu rozwiązania każdego konfliktu użytkownik może użyć menu kontekstowego o nazwie Usuń z harmonogramu przedstawiciela biorącego udział w spotkaniu. Funkcja ta służy do automatycznego usuwania przedstawiciela z listy pracowników biorących udział w spotkaniu, którym pokrywają się terminy spotkań.
Jednak, funkcja ta posiada ograniczenie. Aby możliwe było automatyczne usunięcie z harmonogramu, przedstawiciel nie może być głównym pracownikiem w przypadku spotkania, którego termin się pokrywa. W takim wypadku użytkownik otrzymuje komunikat: Nie można usunąć z harmonogramu tego pracownika. Jest on głównym pracownikiem biorącym udział w spotkaniu, konflikt należy rozwiązać w sposób analogiczny, jak w przypadku głównego pracownika spotkania.
Kontrola nakładania się terminów
W czasie dokonywania modyfikacji kontrola nakładania się terminów jest przeprowadzana w taki sam sposób, jak w przypadku tworzenia.
Notatki dotyczące synchronizacji z Outlookiem:
Wreszcie, spotkanie X3 można powiązać z jedną lub kilkoma stronami interweniującymi (przedstawiciele powiązani w bazie danych), nie posiadającymi skojarzonych rekordów „Kontakt programu Outlook”. Jeżeli przedstawiciel powiązany z zalogowanym użytkownikiem jest głównym organizatorem spotkania X3, przy synchronizowaniu spotkania rekordy Kontakt programu Outlook innych stron interweniujących zostaną wygenerowane z typem „Przedstawiciel”. Oznacza to, że, równolegle, strony interweniujące X3 będą współdzielić spotkanie, a kalendarz programu Outlook zostanie załadowany zgodnie z nowym zdarzeniem (jeżeli są uprawnione do użycia synchronizacji z Outlookiem).
Jeżeli przedstawiciel powiązany z zalogowanym użytkownikiem jest jedynie stroną interweniującą spotkania X3, przy synchronizowaniu spotkania rekordy kontaktów programu Outlook innych stron interweniujących nie zostaną wygenerowane.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Blok numer 1
| Kod przedstawiciela, który uważany jest za organizatora spotkania, w związku z czym jest również jego głównym uczestnikiem. |
Tabela Konsultanci
| Istnieje możliwość zadeklarowania do 10 pracowników, którzy wezmą udział w spotkaniu. Te osoby można wybrać spośród przedstawicieli handlowych zdefiniowanych w aplikacji. |
| Funkcja sprzedażowa przedstawiciela (parametrAUSCRMA ). |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Szczegóły konfliktu spotk.
To menu służy do przypisywania spotkania do drugorzędnego przedstawiciela.
Zamknij
Karta Lokalizacja
Prezentacja
Obiekt spotkanie zawiera zakładkę „Lokalizacja”, która służy do zapisywania dokładnej lokalizacji spotkania.
Za pomocą 955 wartości z menu lokalnego można wprowadzić trzy typy adresów:
- W lokalizacji klienta.
- W naszych lokalizacjach.
- Inne
System domyślnie przypisuje do tej zakładki typ adresu U klienta. Jeżeli do spotkania przypisany jest kontrahent, wyświetlany adres to domyślny adres kontrahenta. Jeżeli nie przypisano kontrahenta, wyświetlany adres to adres pierwszego kontaktu wymienionego w rekordzie spotkania.
Użytkownik może zdefiniować lokalizację spotkania jako Na miejscu. W takim przypadku system wyświetli domyślny adres pierwszego przedstawiciela biorącego udział w spotkaniu.
Jeżeli żaden z tych adresów nie jest zgodny z lokalizacją, użytkownik może wybrać typ adresu Inne. Zawartość ekranu jest usuwana, żeby umożliwić użytkownikowi wprowadzenie właściwego adresu spotkania.
W pierwszej linii adresu za pomocą menu Inne adresy można przeglądać adresy innych kontrahentów, jak również zwiększyć ich liczbę.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Blok numer 1
| Dostępne są trzy typy adresu: W lokalizacji klienta. Na miejscu. Inne. System domyślnie przypisuje do tej zakładki „Lokalizację klienta”. Jeżeli do spotkania przypisany jest kontrahent, wyświetlany adres to domyślny adres kontrahenta. Jeżeli nie przypisano kontrahenta, wyświetlany adres to adres pierwszego kontaktu wymienionego w rekordzie spotkania. Użytkownik może zdefiniować lokalizację spotkania jako „Na miejscu”. W tym przypadku system wyświetla domyślny adres pierwszego przedstawiciela zaangażowanego w spotkanie. Jeżeli żaden z tych adresów nie odpowiada rzeczywistości, użytkownik może wybrać "Inny". W rezultacie ekran zostaje wyczyszczony aby umożliwić użytkownikowi wprowadzenie faktycznego adresu spotkania. |
| Pole to umożliwia wprowadzenie krótkiego opisu adresu spotkania. |
Adres miejsca spotkania
| Jest to kod kraju powiązany z adresem będącym albo adresem firmy, albo adresem głównego kontaktu, albo adresem pierwszego przedstawiciela z listy, w przypadku automatycznego przypisywania adresów. Pole to jest kontrolowane jako funkcja Tabeli krajów. |
| Zaznaczane automatycznie miejsce spotkania pochodzi jest wczytywane zazwyczaj z domyślnego adresu. Jeżeli adres ten nie odpowiada faktycznemu miejscu spotkania, do wyboru innego adresu służy menu kontekstowe „Inne adresy” |
| Jest to kod pocztowy powiązany z adresem będącym albo adresem firmy, albo adresem głównego kontaktu, albo adresem pierwszego przedstawiciela z listy, w przypadku automatycznego przypisywania adresów. Pole to jest kontrolowane jako funkcja Tabeli krajów. |
| Jest to kod miejscowości powiązany z adresem będącym albo adresem firmy, albo adresem głównego kontaktu, albo adresem pierwszego przedstawiciela z listy, w przypadku automatycznego przypisywania adresów. |
| Kliknięcie na tę ikonę otworzy stronę z mapą umożliwiającą usytuowanie wprowadzanego adresu. |
| Jest to kod stanu/województwa powiązany z adresem będącym albo adresem firmy, albo adresem głównego kontaktu, albo adresem pierwszego przedstawiciela z listy, w przypadku automatycznego przypisywania adresów. |
| Jest to domyślny numer telefonu dla adresu będącego albo adresem firmy, albo adresem głównego kontaktu, albo adresem pierwszego przedstawiciela z listy, w przypadku automatycznego przypisywania adresów. Pole to jest kontrolowane jako funkcja Tabeli krajów. |
|
|
Zamknij
Karta Zasób
Prezentacja
Dla jednego spotkania można zarezerwować kilka zasobów.
Rezerwacja musi zostać wykonana przy użyciu menu kontekstowego Rezerwacje zasobówdla pola Rezerwacja.
Użytkownik zostanie przeniesiony bezpośrednio do obiektu Rezerwacje zasobów. Można skorzystać z lewej listy wyboru, żeby przejrzeć rezerwacje wykonane w ostatnim czasie.
Celem utworzenia nowej rezerwacji wystarczy kliknąć przycisk . Wówczas rekord rezerwacji zostaje przypisany automatycznie z następującą informacją:
- Daty rezerwacji są zgodne z początkową i końcową datą spotkania.
- Przypisana zostaje osoba, która dokonała rezerwacji.
- Przypisana zostaje data rezerwacji.
Użytkownik ma za zadanie wybrać zasób poprzez menu kontekstowe Wybór w polu „Zasoby”. Kategoria Zasób jest automatycznie przypisywana do rekordu rezerwacji.
Użytkownik może również zapisać nową rezerwację zasobów bezpośrednio z menu kontekstowego Nowa rezerwacja, dostępnego w polu Rezerwacja.
Kliknięcie przycisku umożliwia powrót do obiektu Spotkanie. W celu potwierdzenia rezerwacji użytkownik musi przejść do pola Rezerwacja lub zatwierdzić pozycję w tabeli rezerwacji.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela
| Dla jednego spotkania można zarezerwować kilka zasobów. Rezerwacji należy dokonywać przy użyciu menu kontekstowego „Rezerwacja zasobów” pola „Rezerwacja” (lub bezpośrednio z menu „Nowa rezerwacja”). Użytkownik zostanie przeniesiony bezpośrednio do obiektu rezerwacji zasobów. Można skorzystać z lewej listy wyboru, żeby przejrzeć rezerwacje wykonane w ostatnim czasie. Celem utworzenia nowej rezerwacji wystarczy kliknąć przycisk „Nowy”. Wówczas rekord rezerwacji zostaje przypisany automatycznie z następującą informacją: Daty rezerwacji są zgodne z początkową i końcową datą spotkania. Przypisana zostaje osoba, która dokonała rezerwacji. Data rezerwacji jest przypisana. Użytkownik ma możliwość wybrania zasobu z menu kontekstowego "Wybór" w polu "Zasoby". Kategoria zasobu jest automatycznie przypisywana do rekordu rezerwacji. Kliknięcie przycisku "Zakończ" służy do powrotu do przedmiotu spotkania. Aby zatwierdzić rezerwację, użytkownik musi przejść za pomocą klawisza Tab do pola "Rezerwacja" lub zatwierdzić pozycję w tabeli rezerwacji. |
|
|
| Date de début de la réservation de la ressource. Przy tworzeniu rezerwacji, data początkowa jest inicjowana jako funkcja daty rozpoczęcia spotkania. |
| Godzina rozpoczęcia rezerwacji zasobu. |
| Godzina zakończenia rezerwacji zasobu. Przy tworzeniu rezerwacji, data zakończenia jest inicjowana jako funkcja daty zakończenia spotkania. |
| Godzina rozpoczęcia rezerwacji zasobu. |
| Imię przedstawiciela, który zarezerwował zasób. |
Zamknij
Karta Raport
Prezentacja
Zakładka Raport służy do wprowadzania komentarzy zamknięcia dotyczących spotkań oraz do oceniania poziomu zadowolenia.
Notatki dotyczące synchronizacji z Outlookiem:
W czasie synchronizacji z Outlookiem pole X3 Raport powoduje powstanie zmian w szczegółach powielonego spotkania Outlook. Iodwrotnie.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Blok numer 1
| To pole tekstowe służy do wprowadzania pełnego raportu ze spotkań uznanych za zakończone. W przypadku synchronizacji zadań Outlook z Sage X3, szczegóły wprowadzone dla spotkania w programie Outlook są bezpośrednio odnoszone do raportu czasowego lustrzanego spotkania w X3. Czynność odwrotna jest również ważna. |
|
|
Blok numer 2
| Gdy działanie handlowe jest ukończone, zalecana jest rejestracja, jeśli cel został osiągnięty. Informacja może następnie być później używana w celu wykonania statystyk, aby wspomóc progresywne usprawnianie różnych skuteczności działania zespołów. |
Zamknij
Raporty
Z funkcją domyślnie powiązane są następujące raporty :
BUSINESS1 : Czynności/data sprzedaży
BUSINESS2 : Działanie sprzedaży/przedstawiciel
Można to zmienić w ustawieniach.
- Plan / Czynności / Rozmowa (telefoniczna)
- Plan / Czynności / Zadanie
- Zapisz / Czynności / Rozmowa (telefoniczna)
- Zapisz / Czynności / Zadanie
- Zapisz / Czynności / Projekt
- Zapisz / Czynności / Zgłoszenie serwisowe
- Itinerary / Spotkanie
- Itinerary / Cały dzień
- Itinerary / Tydzień
- Itinerary / Miesiące
- Opcja / Historia zapisu
Pasek menu
Plan / Czynności / Rozmowa (telefoniczna)
Istnieje możliwośćzaplanowania rozmowy w funkcji spotkanie.
Plan / Czynności / Zadanie
Istnieje możliwość zaplanowania zadania w funkcji spotkanie.
Zapisz / Czynności / Rozmowa (telefoniczna)
Istnieje możliwość zapisania rozmowy w funkcji spotkanie.
Zapisz / Czynności / Zadanie
Istnieje możliwość zapisania zadania w funkcji spotkanie.
Zapisz / Czynności / Projekt
Istnieje możliwość zapisania projektu w funkcji spotkanie.
Zapisz / Czynności / Zgłoszenie serwisowe
Istnieje możliwość zapisania zgłoszenia serwisowego w funkcji spotkanie.
Itinerary / Spotkanie
Itinerary / Cały dzień
Itinerary / Tydzień
Itinerary / Miesiące
Opcja / Historia zapisu
Komunikaty o błędzie
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Nie przypisano przedstawiciela handlowego. Odmowa utworzenia.
Ten komunikat wyświetla się, jeżeli nie przypisano przedstawiciela do spotkania, a operacja automatycznego przypisania podczas tworzenia nie powiodła się.
Nie określono przedstawiciela handlowego.
Ten komunikat wyświetla się, jeżeli operacja potwierdzenia modyfikacji spotkania przebiega w następujący sposób: nie wprowadzono przedstawiciela dla spotkania, a operacja automatycznego przypisania nie powiodła się.
Nieprawidłowy numer tygodnia.
Ten komunikat wyświetla się, jeżeli w polu Tydzień wprowadzono numer tygodnia mniejszy od 1 i większy od 52.
Wprowadzono już tą osobę kontaktową.
Ten komunikat wyświetla się, jeżeli użytkownik podjął próbę wprowadzenia po raz kolejny tej samej osoby kontaktowej na listę osób biorących udział w spotkaniu.
Wprowadzono już tego pracownika.
Ten komunikat wyświetla się, jeżeli użytkownik podjął próbę wprowadzenia po raz kolejny tego samego przedstawiciela na listę pracowników biorących udział w spotkaniu.