Zatwierdzone/odrzucone
Ta funkcja umożliwia sygnatariuszowi zatwierdzenie lub odrzucenie żądania korekty zaadresowanego do niego za pośrednictwem komunikatu przepływu lub przez bezpośredni dostęp do listy zatwierdzeń do przetworzenia.
Po otrzymaniu tej wiadomości sygnatariusz może albo podpisać bezpośrednio z poziomu wiadomości, albo uzyskać dostęp do listy żądań korekt oczekujących na zatwierdzenie. Jeśli w procesie zatwierdzania uwzględniono wielu sygnatariuszy, kolejne podpisy przekazywane są według tego samego procesu, co dla pierwszego sygnatariusza.
Status korekty jest ustawiany jako Zatwierdzono po otrzymaniu ostatniego podpisu. Po zatwierdzeniu żądania korekty Zatwierdzona kwota we wszystkich powiązanych rekordach nie jest aktualizowana. Kwota jest zamrażana przy użyciu wartości pierwszej zatwierdzonej kwoty w celach śledzenia. Aby zobaczyć, jak zmieniła się Zatwierdzona kwota należy uruchomić funkcję Zapytanie o korektę.
Jeśli jeden z sygnatariuszy w obiegu odrzuca korektę to jej status jest ustawiany jako Odrzucono.
Podczas całego obiegu zatwierdzania nie można modyfikować puli środków, budżetu, pozycji budżetu oraz żądania korekty. Ta kontrola kończy się w momencie zatwierdzenia lub odrzucenia korekty.
Korektę można anulować dopiero po zatwierdzeniu odwrotnej korekty.
Ograniczenia korekty
Korekty mają następujące ograniczenia:
Korekty zwiększające
Dla puli środków
Brak ograniczenia zwiększenia. Aktualizacja zabudżetowanej kwoty puli środków.
Dla budżetu
Zwiększenie ograniczone do kwoty pozostałej do dystrybucji i rezerwy puli środków. Aktualizacja zabudżetowanej kwoty budżetu, kwoty pozostałej do dystrybucji i rezerwy puli środków.
Dla pozycji budżetu
Zwiększenie ograniczone do kwoty pozostałej do dystrybucji i rezerwy budżetu. Aktualizacja zabudżetowanej kwoty pozycji budżetu, kwoty pozostałej do dystrybucji i rezerwy puli środków.
Korekty zmniejszające
Dla puli środków
W ramach limitów puli środków pozostałej do dystrybucji. Aktualizacja zabudżetowanej kwoty puli środków.
Dla budżetu
W ramach limitów budżetu pozostałego do dystrybucji. Aktualizacja zabudżetowanej kwoty budżetu.
Dla pozycji budżetu
W ramach limitów pozycji budżetu pozostałej do dystrybucji. Aktualizacja zabudżetowanej kwoty pozycji budżetu.
Podczas tworzenia żądania korekty lub wprowadzania nowego żądania korekty nie można dokonywać żadnych zmian w puli środków, budżecie lub pozycji budżetu (pola są wyszarzone i nie ma przycisku [Zapisz]) tak długo, jak żądanie korekty nie zostało zatwierdzone lub odrzucone.
Zatwierdzanie i zapytanie o korekty
Zatwierdzenie korekty
Ta funkcja jest używana do zatwierdzania lub odrzucania dokonanych żądań korekty. Proces zatwierdzania może być powiązany z obiegiem podpisów zarządzanych przez PRZEPŁYW.
Podczas całego obiegu zatwierdzania nie można modyfikować puli środków, budżetu, pozycji budżetu oraz żądania korekty. Ta kontrola kończy się w momencie zatwierdzenia lub odrzucenia korekty.
Status korekty jest ustawiany jako Zatwierdzono po otrzymaniu ostatniego podpisu. Po zatwierdzeniu żądania korekty Zatwierdzona kwota we wszystkich powiązanych rekordach nie jest aktualizowana. Kwota jest zamrażana przy użyciu wartości pierwszej zatwierdzonej kwoty w celach śledzenia. Aby zobaczyć, jak zmieniła się Zatwierdzona kwota należy uruchomić funkcję Zapytanie o korektę.
Zatwierdzoną korektę można anulować wyłącznie przy pomocy odwrotnej korekty.
Jeśli jeden z sygnatariuszy w obiegu odrzuca korektę to jej status jest ustawiany jako Odrzucono.
Odrzucenie korekty i dodanie powodu odrzucenia ustawia status Odrzucono, co odblokowuje pulę środków, budżet lub pozycję, które były w trakcie korekty.
Zapytanie o korektę
Każda zatwierdzona lub odrzucona korekta jest przechowywana w tabeli korekt, niezależnie od tego, którego obiektu ona dotyczy (puli środków, budżetu czy pozycji) i można ją wyświetlić za pomocą obiektu, którego dotyczy, bądź w dedykowanym menu.
Obiegi podpisów
Wcześniejsze ustawienia
Zatwierdzanie pul środków, budżetów i pozycji budżetów oraz zatwierdzanie korekt budżetów może być powiązane z obiegiem podpisów, który można ustawić. Zastosowanie obiegu podpisów jest powiązane z następującymi ustawieniami:
- Model danych BUOAPP dla grupy tabel powiązanych z tabelą BUOAPP (BOA) dla zatwierdzeń budżetów i BUOREV dla grupy tabel powiązanych z tabelą BUDREV (BRW) dla korekt.
- Reguły przepływu BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL dla zatwierdzeń budżetów i REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL dla korekt.
- Reguły przypisania użytkowników BUOAPP dla zatwierdzeń budżetów i dla korekt.
- Przypisanie użytkowników Funkcja ta umożliwia wprowadzenie formuł w polach „użytkownik”, jeśli zaznaczono pole „Formuła/użytkownik”. Formuła ta zostanie obliczona w momencie wykonania przepływu. Jeśli wartość pola jest niższa lub równa pięć, uznaje się, że kod użytkownika został wprowadzony i pole to nie zostanie przeliczone.
Formuły wyszukiwania sygnatariuszy
Wyszukiwania sygnatariuszy można dokonać poprzez wprowadzenie kodu sygnatariusza lub za pomocą formuły umożliwiającej wyszukiwanie tego sygnatariusza za pośrednictwem jednostek.
Każda jednostka posiada:
- Kod użytkownika,
- Jednostkę odpowiedzialną,
- Jednostkę zatwierdzającą,
- Jednostkę przypisania.
Pula środków, jej budżety i pozycje posiadają jednostkę odpowiedzialną, jednostkę zatwierdzającą (EA1) i jednostkę przypisania (ER1). Jednostka zatwierdzająca EA1 posiada ze swojej strony jednostkę zatwierdzającą EA2 i tak dalej, aż do ostatniej jednostki hierarchii. Tak samo wygląda sytuacja dla jednostki przypisania ER1, przypisanej do ER2, która ze swojej strony jest przypisana do ER3 i tak dalej, aż do ostatniej jednostki hierarchii. Każda jednostka posiada kod osoby odpowiedzialnej, który może być wyszukiwany przy pomocy formuły zastępującej kod użytkownika wprowadzony w ustawieniach (zob. poniższa tabela).
Hierarchia zatwierdzania | RES | Poziom | Hierarchia powiązania | RES | Poziom |
|
Jednostka APP = 1 | MCL9 | EA3 | Jednostka RAT = 1 | MCL9 | ER4 |
|
Jednostka APP = 10 | MCL2 | EA2 | Jednostka RAT = 20 | MCL4 | ER2 |
|
Jednostka APP = 103 | MCL1 | EA1 | Jednostka RAT = 203 | MCL3 | ER1 |
|
Jednostka 20301 |
|
| Jednostka 20301 |
|
|
|
Ustawienia „Przypisania użytkowników” można więc dokonać w następujący sposób:
- Jednostka zatwierdzająca = 103
- Sygnatariusz 1 = [F:ER1]USR (Użyt. jednostki 203, lub MCL3)
- Sygnatariusz 2 = [F:EA1]USR (Użyt. jednostki 103, lub MCL1)
- Sygnatariusz 3 = [F:EA2]USR (Użyt. jednostki 10, lub MCL2)
- Sygnatariusz 4 = [F:ER2]USR (Użyt. jednostki 20, lub MCL4)
- Sygnatariusz 5 = [F:EA3]USR (Użyt. jednostki 1, lub MCL9)
- Sygnatariusz 6 = [F:ER3]USR (Użyt. jednostki 1, lub MCL9)
Użycie formuł umożliwia w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za jednostkę zachowanie zastosowanego obiegu podpisów, bez obowiązku zmiany. Zmiana ta jest automatycznie uwzględniana podczas zmiany jednostki.
Zarządzanie ekranem
Ten ekran składa się z dwóch części: Pierwsza część umożliwia wprowadzenie kodu firmy lub lokalizacji definicji żądania korekty, a druga część jest używana do wyświetlenia tabeli pokazującej wszystkie obiekty zawierające żądania korekt.
Dopuszczalna, maksymalna liczba pozycji dla wyboru to 500.
Każde żądanie korekty może zostać zainicjalizowane indywidualnie poprzez dokonanie wyboru w kolumnie „Przetwarzanie” lub globalnie za pomocą przycisku „Koryguj wszystko” lub „Odrzuć wszystko”.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Tabela wyświetla żądania korekt do zatwierdzenia przez sygnatariusza.
Dla żądań korekt o statusie „Wielokrotne”, kwoty nie wyświetlają się. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy można uzyskać dostęp do przycisku Szczegóły korekty wymieniającego żądania korekt wykonane na każdym poziomie korekty: Pula środków, budżetu, pozycje.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Wybór
| Pole uzupełnione za pomocą kolejnego kodu sygnatariusza w obiegu zatwierdzania korekt. |
| Kod lokalizacji lub firmy, do wprowadzenia lub wybrania z listy. Ten kod umożliwia wybranie wszystkich żądań korekt do podpisania przez użytkownika dla danej firmy. Jeśli wprowadzona informacja odpowiada firmie, to wybór wyświetla wszystkie obiekty zdefiniowane dla firmy, uwzględniając te zdefiniowane dla lokalizacji tej firmy. Jeśli wprowadzona informacja odpowiada lokalizacji, to wybór wyświetla tylko obiekty budżetu zdefiniowane dla tej lokalizacji. |
| Tytuł powiązany z kodem lokalizacji lub firmy. |
Przegląd
| Przycisk „Koryguj wszystko” jest używany do wybrania w pojedynczej operacji wszystkich obiektów budżetu pochodzących z listy w celu odrzucenia żądania korekty. Użycie go zmienia w kolumnie „Przetwarzanie” status z „Brak” na status „Korekta”. Tę operację można anulować przy użyciu tego samego przycisku, co powoduje odzyskanie wyboru o statusie „Brak”. |
| Przycisk „Odrzuć wszystko” jest używany do wybrania w pojedynczej operacji wszystkich obiektów budżetu pochodzących z listy do odrzucenia. Użycie go zmienia w kolumnie „Przetwarzanie” status z „Brak” na status „Odrzucono”. Tę operację można anulować przy użyciu tego samego przycisku, co powoduje odzyskanie wyboru o statusie „Brak”. |
Odrzut
Tabela Szczegóły
| Ta kolumna proponuje trzy możliwości: Brak (domyślny status wybranych obiektów budżetu), Korekta i Odmowa. Każde żądanie korekty może zostać zatwierdzone lub odrzucone poprzez indywidualne wybranie odpowiedniego procesu. Dla globalnego procesu dla wszystkich żądań korekty należy użyć przycisków „Koryguj wszystko” lub „Odrzuć wszystko”. |
| Kod powodu żądania korekty wprowadzony lub wybrany w tabeli dodatkowej 349. |
| Pole tekstowe używane do wprowadzania szczegółowej przyczyny korekty. |
| Opis poziomu obiektu przedłożonego do zatwierdzenia: Pula środków, budżet roku obrotowego i pozycja budżetu. Poziom „Wielokrotny” wskazuje, że korekta dotyczy wielu obiektów: puli środków, budżetów lub pozycji. W takim przypadku kwoty nie wyświetlają się. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w pozycji można uzyskać dostęp do przycisku [Szczegóły korekty] wymieniającego żądania korekt wykonane na każdym poziomie korekty. |
| Kod pul środków budżetowych odnoszących się do żądania korekty, przedłożonych do zatwierdzenia. |
| Opis powiązany z kodem puli środków budżetowych. |
| Kod księgowania roku obrotowego powiązany z budżetami wg roku obrotowego. |
| Kwota budżetu wprowadzona w pozycji budżetu. |
| Kod waluty używany do zarządzania pulami środków, budżetami i pozycjami budżetu, kontrolowany w tabeli walut. |
| Budżetowana kwota przed korektami (bez VAT) wybranych zadań budżetowych, budżetów i pozycji budżetów. Kwota ta odpowiada zatwierdzonej kwocie powiększonej lub pomniejszonej w wyniku uprzednich korekt. |
| Wnioskowana kwota korekty (bez VAT). Informacja ta jest wyświetlana tylko przy zatwierdzeniach obiektów oraz przy uzyskiwaniu dostępu do szczegółów zatwierdzenia wielokrotnego. |
| Kwota (bez VAT) wprowadzona we wniosku o korektę, która ma pochodzić z rezerwy:
|
| Kwota (bez VAT) wprowadzona we wniosku o korektę, która ma pochodzić z kwoty pozostałej do rozdziału:
|
| Kwota netto, wprowadzona w żądaniu korekty, odpowiadająca żądanemu powiększeniu puli środków. |
| Suma wniosków zakupowych, zamówień, faktur zaksięgowanych w pozycjach budżetu, budżetów i pul środków. Ta informacja wyświetla się tylko dla zatwierdzenia wg obiektu lub za pomocą szczegółu wielokrotnego zatwierdzenia. |
| Saldo pozycji budżetu, budżetów i pul środków odpowiadające zabudżetowanej kwocie – rzeczywista kwota. Ta informacja wyświetla się dla „pojedynczej” korekty. Dla „wielokrotnej korekty” to pole nie jest uzupełniane i należy sprawdzić tabelę „Szczegóły”. |
| Jeśli pula środków jest powiązana z projektem to jej kod zostanie wyświetlony w tej kolumnie. |
| Jednostka odpowiedzialna za zarządzanie pulą środków, jej budżetami i pozycjami budżetu. |
| Jednostka powodująca koszty. Ta niemożliwa do zmiany informacja jest pobierana z pozycji budżetu. |
| Kod identyfikacyjny partii zdefiniowanej w projekcie. |
| Numer korekty wygenerowany przez system zgodnie z formatem: (KOR-)(MIESIĄC)(ROK)(Numer zlecenia). |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Budżet
Ten przycisk umożliwia dostęp do zapytania o pulę środków dla wybranej pozycji w tabeli.
Pozycja
Ten przycisk jest używany w celu uzyskania dostępu do zapytania o pozycję budżetu dla wybranej pozycji w tabeli.
Szczegóły przeglądu
Ten przycisk wyświetla szczegóły wg obiektu (pula środków, budżety i pozycje) dla żądanych korekt w przypadku, gdy typ korekty to „Wielokrotna”.
Zamknij
Komunikaty o błędach
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Nie zaznaczono niczego. Czy chcesz wyjść bez podejmowania jakichkolwiek czynności?
Po przedstawieniu obiektów pochodzących z wyboru, komunikat ten wyświetla się, jeśli użytkownik kliknął w„OK” bez dokonania wyboru. Odpowiedź „Tak” powoduje powrót do menu, a odpowiedź „Nie” umożliwia pozostanie na ekranie wyboru i dokonanie wniosku o zatwierdzenie żądania korekty.
*
Komunikat ten wyświetla się podczas próby dokonania zatwierdzenia przy użyciu skrzynki odbiorczej, jeśli użytkownik nie jest połączony przy użyciu kodu sygnatariusza oczekiwanego dla zatwierdzania.
Przegląd nie wymaga już zatwierdzenia
Komunikat ten wyświetla się podczas próby dokonania zatwierdzenia przy użyciu skrzynki odbiorczej, a obiekt został już zatwierdzony w dedykowanym menu lub przy pomocy pliku załączonego do wiadomości e-mail.
Pole obowiązkowe
Ten komunikat wyświetla się, jeśli dokonano odrzucenia bez podania powodu.
Nie możesz przekroczyć dozwolonej kwoty zadania budżetowego. Sprawdź najpierw listę zadań.
Wprowadzono skorygowaną kwotę budżetu większą niż skorygowana kwota puli środków. Należy zmodyfikować skorygowaną kwotę budżetu lub skorygowaną kwotę puli środków.
Nie możesz przekroczyć dozwolonej kwoty budżetu roku obrotowego. Sprawdź najpierw ostatni
Wprowadzono skorygowaną pozycję budżetu większą niż skorygowana kwota budżetu. Należy zmodyfikować skorygowaną kwotę pozycji budżetu lub skorygowaną kwotę budżetu.
Dostępna kwota zadania budżetowego nie może być większa od kwoty rozdzielonej w ramach budżetu(ów)
Dokonano korekty zmniejszającej kwotę puli środków i dostępna kwota puli środków jest teraz niewystarczająca. Należy zmodyfikować zapis lub najpierw zmniejszyć budżet, jeśli taka korekta jest możliwa.
Suma kwot linii budżetu nie może przekraczać dostępnej kwoty budżetu danego roku obrotowego
Dokonano korekty zmniejszającej kwotę budżetu i dostępna kwota budżetu jest teraz niewystarczająca. Należy zmodyfikować zapis lub najpierw zmniejszyć pozycje budżetu, jeśli taka korekta jest możliwa.
Kwota linii nie może być mniejsza od kwoty osiągniętej
Dokonano korekty zmniejszającej kwotę pozycji budżetu, ale pozycja budżetu zawiera zapisy wydatków, które są większe niż zmodyfikowana kwota pozycji budżetu. Należy zmodyfikować zapis.
Zażądana kwota nie może być równa kwocie początkowej
Wprowadzono skorygowaną kwotę równą pierwotnej kwocie – to nie jest korekta. Należy zmodyfikować wpis lub anulować korektę.
Przekroczono dozwoloną kwotę rezerwy zadania budżetowego
Podczas korygowania budżetu wg roku obrotowego wprowadzono kwotę „Pobraną z rezerwy puli środków” większą niż kwota tej rezerwy. Wybranie [OK] w komunikacie ustawia kwotę „Pobraną z rezerwy puli środków” jako maksymalną kwotę dla tej rezerwy.
Część przeznaczona z rezerwy niższego poziomu jest niewystarczająca. Kwota minimalna:
Dystrybucja wzrostu między rezerwą, a kwotą pozostałą do dystrybucji z wyższego poziomu jest nieprawidłowa. Minimalna kwota do pobrania z rezerwy wyświetla się w komunikacie i jest obliczana zgodnie z kwotą pozostałą do dystrybucji, która w tym przypadku jest niewystarczająca dla wprowadzonej kwoty rezerwy do zatwierdzenia.
Przekroczono dozwoloną kwotę rezerwy budżetu roku obrotowego
Podczas korygowania pozycji budżetu wprowadzono kwotę „Pobraną z rezerwy budżetowej” większą niż kwota tej rezerwy. Wybranie [OK] w komunikacie ustawia kwotę „Pobraną z rezerwy puli środków” jako maksymalną kwotę dla tej rezerwy.
Musisz wprowadzić najpierw nową żądaną kwotę
Wystąpiła próba wprowadzenia kwoty w kolumnach „Pobrane z rezerwy”, „Pobrane z dostępnych” lub „Rozszerzenie” przed wprowadzenie kwoty żądanej korekty. Należy najpierw wprowadzić kwotę żądanej korekty.
Suma kwot wziętych z rezerwy i z kwot do rozlokowania musi być równa różnicy z kwotą oryginalną
Ten komunikat wyświetla się, jeśli podział między kwotą pobraną z rezerwy a kwota pobraną z kwoty pozostałej do dystrybucji nie odpowiada kwocie żądanej korekty. Należy sprawdzić zapis i poprawić podział.