Submissão para aprovação
Esta função permite ao responsável do orçamento de efectuar um pedido de aprovação pelas coberturas, orçamentos e linhas do orçamento, de estatuto "registado", do qual é responsável. Desde o pedido de aprovação, os objetos pasam em estatuto "A aprovar"
Este pedido pode estar efectuado pelo envio de uma mensagem WORKFLOW ao signatário. A receção desta mensagem, o signatário pode, seja assinar diretamente a partir do servidor de correio electrónico, seja aceder à lista dos objetos do orçamento que deve aprovar.
Os pedidos de aprovação podem ser sortidos ou não de um circuito de assinaturas pilotado por WORKFLOW.
Se o processo de aprovação comporta vários signatários, as assinaturas seguintes se efectuam segundo o mesmo processo que para o primeiro signatário.
A cobertura, o orçamento ou a linha orçamentável não passam em estatuto "Aprovado" que após obtenção da última assinatura. Em caso de recusa de um dos signatários do circuito, o estatuto repassa a "Registado".
Aprovação das coberturas, orçamentos e linhas de orçamento
O processo de aprovação comporta duas funções :
Submissão do pedido de aprovação :
- A partir do objeto afetado : cobertura (barra de menu), orçamento por exercício (clique direito sobre a linha do quadro) ou da linha do orçamento (clique direito sobre a linha orçamentável),
- Via um écran de submissão permitindo fazer um pedido de aprovação múltipla : Linhas orçamentais, orçamentos e coberturas ou Orçamentos e coberturas, em função da escolha de utilizador, dos seus direitos e parâmetros gerais determinando os objetos a aprovar.
Validação ou recusa da aprovação :
- Validação ou recusa de aprovação pelo intermédio do servidor de correio electrónico, em resposta a uma mensagem recebida, em clicando sobre a ligação correspondente ou por acesso à função por seleção do ficheiro ligado,
- Via um ecrã de submissão permitindo validar ou de recusar o pedido para o conjunto dos objetos de um pedido múltiplo ou para um objeto único.
A aprovação de um objeto único permite modificar o montante aprovado deste objeto, no limite dos controlos colocados em local: Exemplo : o montante de cobertura não pode ser inferior à soma dos seus objectos. O montante do orçamento não pode ultrapassar o montante de cobertura e ser inferior à soma das suas linhas do orçamento, etc.
Apenas os objetos orçamentáveis comportando os montantes podem ser submetidos na aprovação e aprovados, com exceção destes tipos "Fora orçamento" que podem ser submetidos na aprovação e aprovados com um montante igual a zero.
A gestão das aprovações das coberturas, orçamentos e linhas do orçamento está regido por três parâmetros sociedade permitindo definir os controlos (Sim/Não) a realizar sobre cada nível orçamentável. Não existe controlo particular de coerência entre os diferentes valores.
Estes parâmetros permitem indicar se :
- Uma aprovação deve ser tratada ao nível "Cobertura do orçamento", parâmetro GDDAPPENV,
- Uma aprovação deve ser tratada ao nível "Orçamento por exercício", parâmetro GDDAPPBUD,
- Uma aprovação deve ser tratada ao nível "Linha orçamentavel", parâmetro GDDAPPLIG.
As diferentes combinações possíveis são as seguintes :
Consequências | Cobertura | Orçamento | Linha |
1 O estatuto de cada nível evolui independentemente | SIM | SIM | SIM |
2 O estatuto da LB evolui em função do estatuto do seu orçamento. | SIM | SIM | NÃO |
3 O estatuto do orçamento evolui em função do estatuto da sua cobertura | SIM | NÃO | SIM |
4 O estatuto do orçamento e das LB evolui em função da cobertura | SIM | NÃO | NÃO |
5 Únicos, os estatutos do orçamento e das linhas evoluem. | NÃO | SIM | SIM |
6 O estatuto da LB evolue em função do seu orçamento. | NÃO | SIM | NÃO |
7 Único, o estatuto da LB evolui | NÃO | NÃO | SIM |
A opção NÃO, NÃO, NÃO esté interdita por um controlo efetuado em registo dos parametros gerais.
Se um nível está a "NÃO", o seu campo "estatuto" será afetado do estatuto de entidade superior no momento da criação e seguirá este estatuto no momento das atualizações.
Assim, se uma linha orçamental, submetida na evolução do seu orçamento, está criada após submissão do orçamento, esta linha está criada em estatuto "A aprovar", se ela está criada após a aprovação do seu orçamento, ela está criada em estatuto "Aprovado". A recusa de aprovação de um objeto submetido a aprovação efetua a colocação ao estatuto "registo" dos objetos que são ligados à sua evolução. No exemplo precedente, se o orçamento recebe uma recusa de aprovação, todas as suas linhas são colocadas em estatuto "registado".
Estes diferentes níveis de aprovação são tratados de maneira sequêncial e segundo os circuitos de aprovação distintos e parametrizáveis :
- Aprovação em cascata : o pedido de aprovação de um "Orçamento por exercício" está desencadeado, apenas se pertencem a uma "Cobertura orçamental" aprovada ou se não existe aprovação gerada ao nível "Cobertura orçamentável" Assim, o pedido de aprovação de uma "Linha orçamentável" está desencadeado, apenas se pertencem a um "Orçamento por exercício" aprovado ou se não existe aprovação gerada ao nível do "Orçamento por exercício".
- Aprovação múltipla: a aplicação permite todavia efetuar os pedidos de aprovação conjuntos de uma linha, de um orçamento e de uma cobertura em efetuando a seleção pelo nível o mais baixo. No caso de uma configuração pedindo a aprovação das coberturas, orçamentos e linhas orçamentais (SIM, SIM; SIM), a seleção de uma linha orçamentável seleciona automáticamente o orçamento e a cobertura. Se não se pode pedir a aprovação das linhas orçamentáveis, a seleção se efectua a partir do orçamento que seleciona automaticamente a cobertura correspondente. O pedido de aprovação das linhas do orçamento não poderá ser em seguida efetuado que quando os seus orçamentos serão aprovados. Não é possível selecionar a linha orçamental apenas, se o seu orçamento e sua cobertura não estão aprovados.
- Desconexão das linhas orçamentáveis : Estas regras em cascata podem ser suprimidas ao nível do utilizador (parâmetro geral) para permitir a aprovação de uma linha orçamentável por antecipação e autorizar a passagem de compras sobre estas linhas, sem provocar a aprovação dos orçamentos e coberturas correspondentes.
- Acesso limitado por utilizador : No quadro das regras acima, os parâmetros utilisadores USRAPPENV, USRAPPBUD e USRAPPLIG permitem de limitar a aprovação, para um utilizador dado, às coberturas apenas, aos orçamentos apenas, ou às linhas apenas, ou a uma combinação destes objetos (coberturas e orçamentos, ou orçamentos e linhas)
Estas restrições não alteram as regras de gestão das aprovações, e um utilizador autorizado à aprovação das linhas orçamentáveis verá estas linhas orçamentáveis se os parâmetros de aprovação prevêm a aprovação direta e quando os orçamentos e coberturas serão aprovados diretamente ou indiretamente. É assim mesmo para uma limitação na aprovação dos orçamentos, que serão apresentados se a sua aprovação é directa e após as aprovações das coberturas.
A colocação coloca de uma gestão das aprovações implica a cinemática seguinte :
- Estatuto colocado a "Registado" no momento do registo da cobertura, do orçamento e da linha,
- Desencadeamento de um workflow por um botão "Pedido de aprovação" ao nível de cada objeto e/ou Função de "Pedido de aprovação global". O estatuto está "A aprovar"
- Resposta a este workflow para o ou os signatários (segundo os circuitos de assinaturas de colocação em lugar). O estatuto está a "Aprovado" ou a "Registado" em caso de recusa. Esta aprovação ou esta recusa se aplica ao objeto visado mas igualmente aos objectos de nível inferior, que não comportam sem gestão das aprovações.
Circuitos de assinaturas
parametrização prévia
A aprovação das coberturas, orçamentos e linhas do orçamento e a aprovação das revisões do orçamento podem estar assortidos de um circuito de assinaturas parametrizadas. A colocação em lugar dos circuitos de assinatura está ligada à parametrização dos elementos seguintes :
- Modelo de dados BUOAPP para o grupo de tabelas ligadas à tabela BUDAPP (BOA) para as aprovações do orçamento e BUOREV para o grupo de tabelas ligadas à tabela BUDREV (BRV) para as revisões.
- Regras de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL para as aprovações do orçamento e REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL para as revisões.
- Regras de afectação dos utilizadores BUOAPP para as aprovações do orçamento e BUOREV para as revisões.
- Afectação dos utilizadores. Esta função permite registar as fórmulas sobre os campos "utilizador" quando a zona "Fórmula/utilizador" está selecionada. Esta fórmula será avaliada no momento de execução do Workflow. Se o valor do campo é inferior ou igual a cinco se considera que se trata de um código utilizador registado, e este campo será avaliado.
Fórmulas de pesquisa das assinaturas
A pesquisa dos signatários pode ser efectuada por registo do código do signatário ou por uma fórmula permitindo de pesquisar este signatário pelo intermédio das entidades.
Cada entidade comporta :
- Um código utilizador,
- Uma entidade responsável,
- Uma entidade de aprovação,
- Uma entidade de anexação.
A cobertura, os seus orçamentos e as suas linhas comportam uma entidade responsável, uma entidade de aprovação (EA1) e uma entidade de anexação (ER1). A entidade de aprovação EA1 comporta ela mesmo uma entidade de aprovação EA2,e assim de seguida até à última entidade da pirâmide. É o mesmo para a entidade de anexação ER1 anexada a ER2, ela mesmo anexada a ER3 até à última entidade da pirâmide. Cada entidade comporta um código responsável, iso pode ser pesquisado por uma fórmula substituindo o código utilizador registado na parametrização (Cf quadro a seguir).
Aprovação Pirâmide | RES | Nível | Anexação Pirâmide | RES | Nível |
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Entidade APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entidade RAT = 1 | MCL9 | ER4 |
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Entidade APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entidade RAT = 20 | MCL4 | ER2 |
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Entidade APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entidade RAT = 203 | MCL3 | ER1 |
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Entidade 20301 |
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| Entidade 20301 |
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A parametrização das "Afectações Utilizadores" pode se efectuar da maneira seguinte :
- Entidade de aprovação = 103
- Signatário 1 = [F:ER1]USR (USR da entidade 203, seja MCL3)
- Signatário 2 = [F:EA1]USR (USR da entidade 103, seja MCL1)
- Signatário 3 = [F:EA2]USR (USR da entidade 10, seja MCL2)
- Signatário 4 = [F:ER2]USR (USR de entidade 20, seja MCL4)
- Signatário 5 = [F:EA3]USR (USR da entidade 1, seja MCL9)
- Signatário 6 = [F:ER3]USR (USR de entidade 1, seja MCL9)
A utilização das fórmulas, permite, em caso de modificação do responsável de uma entidade de conservar os circuitos de assinaturas colocadas em lugar, sem obrigação de modificação, esta modificação sendo automaticamente tomada em conta no momento da modificação da entidade.
Gestão do ecrã
O ecrã divide-se em duas partes. A primeira parte permite aceder a um conjunto de critérios de seleção, a segunda parte permite visualizar sob forma de um quadro no conjunto dos objetos em vista dos critérios registados.
O número máximo de linhas autorizado por selecção é de 500. Em caso de ultrapassagem deste limite, uma mensagem "Quadro pleno" indica que a selecção ultrapassa as 500 linhas autorizadas. A resposta "OK" nesta mensagem apresenta então as 500 primeiras linhas. Para reduzir a selecção, falta utilizar os critério de selecção: Projeto, limites entidades responsáveis, limites entidades de aprovação, limites coberturas.
O botão "Tudo assinalar/des-assinalar" permite selecionar em um conjunto operação todos os objetos do orçamento emitidos da seleção. Esta acção pode ser anulada pela utilização do mesmo botão.
Ecrã de registo
Apresentação
As informações de cabeçalho do ecrã permitindo indicar os principais critérios da seleção da consulta : Sociedade/estabelecimento, periodo no qual se situam os objectos selecionados.
Critérios complementares podem ser combinados para reduzir a população dos objectos a consultar : Projeto, limites entidades responsáveis, limites entidades de aprovação, limites coberturas.
A ativação da tecla "Afixar/Refrescar, tem por efeito de afixar no quadro a lista das coberturas orçamentais corrrespondendo à seleção efectuada.
Se os critérios registados não terminam com nenhuma seleção, uma mensagem "Nenhum registo para estas seleções", informa o utilizador que deve modificar os seus critérios de seleção.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Seleção
| Código do estabelecimeto ou da sociedade, a registar ou a seleccionar na lista. Este código pemite seleccionar o conjunto dos envelopes, orçamentos e linhas do orçamento de estatuto "Registado" desta soicedade, para submissão à aprovação. Se e informação registada corresponda a uma sociedade, a selecção apresenta todos os objectos definidos ao nível sociedade, compreencdendo aqueles ao nível dos estabelecimentos desta sociedade. Se a infromação regiatada corresponde a um estabelecimento, a selecção apresenta unicamente os objectos do orçamento definidos deste estabelecimento. |
| Intitulado associado ao código do estabelecimeto ou da soicedade. |
Critérios
| Os limites de datas preenchidas permitem filtrar os objectos orçamentais cuja data de início está compreendido neste intervalor (Data de início superior ou igual à data de início do período e inferior ou igual à data de fim do período). Por defeito, a data de início está alimentada pela data de início do último exercício aberto (modificável). As coberturas anuais situadas no período são aqueles cuja data de início está situada no periodo registado. As coberturas plurianuais situadas no período são aqeles cujo um dos orçamentos comporta uma data de início compreendida no período registado.
Após registo dos critérios de seleção, a ativação da tecla "Afixar/Refrescar" presente no quadro as coberturas, os orçamentos e as linhas do orçamento aprovados (totalmente ou parcialmente) correspondemte à sociedade ou ao estabelecimento, compreendidos no período determinado. |
| Por defeito, a data de fim está inicializada pela data de fim do último exercício aberto.(modificável) |
| Critério de seleção permitindo afinar a pesquisa : Apenas os projetos, comportando pelo menos uma cobertura anexada, ligadas à sociedade registada (directamente, pelo seu estabelecimento, o seu grupo de sociedades ou seu grupos de estabelecimentos) são apresentados em seleção. Apenas as coberturas, os orçamentos e as linhas deste projecto, não aprovadas são da entidade presente por submissão à aprovação. Após registo destes critérios, a activação da tecla "Afixar/Refrescar" apresenta no quadro as coberturas, os orçamentos e as linhas orçamentáveis não aprovadas anexadas ao projeto determinado. |
| Critério de seleção permitindo afinar a pesquisa sobre um garfo de entidades responsáveis. A primeira zona permite a seleção ou o registo do primeiro código "entidade responsável" do garfo, a segunda zona permite o registo ou a seleção do último código "entidade de responsável" do garfo. Apenas as entidades cujo código sociedade corresponde ao código sociedade registada são apresentados em seleção assim que as entidades não comportam sociedade. Após registo destes critérios de seleção, a activação da tecla "Afixar/Refrescar" apresenta no quadro as coberturas, os orçamentos e as linhas orçamentáveis não aprovadas (totalmente ou parcialmente) correspondente aos critérios :
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| Zona permitindo o registo ou a seleção da última entidade de aprovação do garfo. |
| Critério de seleção permitindo afinar a pesquisa sobre um garfo de entidades de aprovação. A primeira zona permite a selecção ou o registo do primeiro código "entidade de aprovaação" do garfo, a segunda zona permite o registo ou a seleção do último código "entidade de aprovação" do garfo. Apenas as entidades cujo código sociedade corresponde ao código sociedade registada são apresentados em seleção assim que as entidades não comportam sociedade. Após registo destes critérios de seleção, a activação da tecla "Afixar/Refrescar" apresenta no quadro as coberturas, os orçamentos e as linhas orçamentáveis não aprovadas (totalmente ou parcialmente) correspondente aos critérios :
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| Zona permitindo o registo ou a seleção da última entidade de aprovação do garfo. |
| Critério de seleção permitindo afinar a pesquisa sobre um garfo de cobeturas. A primeira zona permite a seleção ou o registo do primeiro código "Cobertura" do garfo, a segunda zona permite o registo ou a seleção do último código "cobertura" do garfo. Apenas as coberturas comportando ao menos um objeto a aprovar (cobertura, orçamento ou linha orçamentável) está presente em seleção. Após registo destes critérios de seleção, a activação da tecla "Afixar/Refrescar" apresenta no quadro as coberturas, os orçamentos e as linhas orçamentáveis não aprovadas (totalmente ou parcialmente) correspondente aos critérios :
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| Zona permitindo o registo ou a seleção da última cobertura do garfo. |
Bloco número 3
| Após registo do código sociedade/estabelecimento ou dos critérios de selecção, este botão permite desencadear a apresentação das coberturas, orçamentos e linhas de estatuto "registado" respondendo aos critérios de selecção. |
| Este botõa "Tudo assinalar/desassinalar" permite seleccionar em uma única operação todos os objectos do orçamento emitidos da selecção. Esta acção pode ser anulada pela utilização do mesmo botão. |
Quadro Detalhes
| Designação do nível de objecto submetida por aprovação : Cobertura, orçamento exercício e linha orçamentável |
| Montante orçamentado da cobertura, do orçamento, da linha do orçamento, exprimida em líquido. |
| Este código permite de identificar a divisa de gestão das coberturas, dos orçamentos e das linhas de período. É controlado na tabela das divisas. |
| Coluna permitindo de assinar um objecto a "Sim" para lançar o seu pedido de aprovação. |
| Código da cobertura do orçamento objecto de aprovação. |
| Designação associada ao código de cobertura orçamento |
| Zona preenchida para as linhas orçamentáveis e os orçamentos por exercício : código e literal de exercício do orçamento |
| Código do projecto, de anexação da cobertura, reestabelecido automaticamente da cobertura quando esta está anexada a um projecto. |
| Entidade assumindo a gestão da cobertura, dos seus orçamentos e das suas linhas do orçamento |
| Entidade consumidora da despesa. Informação não modificável emitida da linha orçamental. |
| Conta do orçamento, emitido da linha de orçamento, não modificável |
| Código de identificação do lote definido no projecto |
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Funções acessíveis por clique direito no quadro
Pac. orç.
Este botão permite aceder à cobertura e seus orçamentos, para os consultar ou os modificar.
Registo da linha
Este botão permite aceder à linha do orçamento para consutar ou a modificar.
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Mensagens de erro
Para além das mensagens genéricas, as seguintes mensagens de erro podem aparecer durante o reg. :
Nada assinalado. Deseja sair sem execução ?
Esta mensagem se afixa quando após uma apresentação dos objetos emitidos da seleção, você clica sobre OK sem ter um pedido de aprovação. A resposta "Sim" a esta mensagem vos reconduz ao menu, a resposta "Não" vos deixa no ecrã de seleção, vos permitindo de efectuar um pedido de aprovação.
Nenhum objecto satisfaz estes critérios de selecção
Esta mensagem se afixa após registo dos critérios de selecção quando utilizou o botão "Afixar/Refrescar" Os elementos registados não permitem de encontrar o objeto correspondente : seja a cobertura não está definido na sociedade registada, seja ela não foi anexada ao projeto, seja as entidades são incoerentes por relação à cobertura, etc Suprima certos critérios para efectuar uma pesquisa mais larga.
A alocação n/está definida nesta sociedade/estab.
Esta mensagem se afixa após registo do código sociedade e do código da cobertura quando utilizou o botão "Afixar/Refrescar". A cobertura registada em critério de seleção não pertencem à sociedade registada. Modifique o código da cobertura, ou o código da sociedade
A aprovação do orçam. exercício não pode ser feita c/esta parametrização
Esta mensagem se afixa, em aprovação por objeto, quando ensaiou de submeter um orçamento a aprovação, por clique direito sobre o orçamento no ecrã de registo da cobertura, e que o parâmetro não prevê a aprovação directa do orçamento (GDDAPPBUD = NÃO).
O valor aloc. tem que ser aprovado para aprovar o orçam. exercício
Esta mensagem se afixa, em aprovação por objeto, quando ensaiou de submeter um orçamento na aprovação, por clique direito sobre o orçamento no ecrã de registo da cobertura, então que a sua cobertura não está aprovada e que o parâmetro imposto pela aprovação prévia da cobertura (GDDAPPENV = Sim).
A aprovação da linha orçamental não pode ser feita c/esta parametrização
Esta mensagem se afixa, em aprovação por objecto, quando ensaiou de submeter uma linha de orçamento na aprovação, por clique direito sobre a linha do orçamento, e que o parâmetro não prevê a aprovação directa da linha (GDDAPPLIG = NÃO).
O orçam. exercício deve ser aprovado para poder aprovar a linha orçam.
Esta mensagem se afixa, em aprovação por objecto, quando ensaiou de submeter uma linha de orçamento na aprovação, por clique direito sobre a linha do orçamento, então que o seu orçamento não foi aprovado e que a paramtrização impõe a aprovação prévia do orçamento (GDDAPPBUD = Sim).