Orçamentos operacionais > Gestão das revisões > Aprovação/Recusa 

Esta função permite ao signatário de efectuar a aceitação ou a recusa de aprovação dos pedidos de revisões que lhe estão endereçados, pelo intermédio de uma mensagem WORKFLOW ou por acesso à lista das aprovações que deve efectuar.

A receção da mensagem, pode, seja de assinalar directamente através da sua conta de correio electrónico, seja a lista dos pedidos de revisões que deve aprovar. Se o processo de aprovação comporta vários signatários, as assinaturas seguintes se efectuam segundo o mesmo processo que para o primeiro signatário.

As revisões passam em estatuto "Aprovado" após obtenção da última assinatura. Em caso de recusa de um dos signatários do circuito, a revisão passa em estatuto "Recusada".

Durante todo o ciclo de aprovação, toda a modificação está interdita sobre a cobertura, o orçamento, as linhas do orçamento e o pedido de revisão. Este controlo está levado desde a aprovação ou recusa da revisão.

A anulação de uma revisão após aprovação não pode ser efectuada que por uma revisão inversa.

Circuitos de assinaturas

parametrização prévia

A aprovação das coberturas, orçamentos e linhas do orçamento e a aprovação das revisões do orçamento podem estar assortidos de um circuito de assinaturas parametrizadas. A colocação em lugar dos circuitos de assinatura está ligada à parametrização dos elementos seguintes :

  • Modelo de dados BUOAPP para o grupo de tabelas ligadas à tabela BUDAPP (BOA) para as aprovações do orçamento e BUOREV para o grupo de tabelas ligadas à tabela BUDREV (BRV) para as revisões.
  • Regras de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL para as aprovações do orçamento e REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL para as revisões.
  • Regras de afectação dos utilizadores BUOAPP para as aprovações do orçamento e BUOREV para as revisões.
  • Afectação dos utilizadores. Esta função permite registar as fórmulas sobre os campos "utilizador" quando a zona "Fórmula/utilizador" está selecionada. Esta fórmula será avaliada no momento de execução do Workflow. Se o valor do campo é inferior ou igual a cinco se considera que se trata de um código utilizador registado, e este campo será avaliado.
Fórmulas de pesquisa das assinaturas

A pesquisa dos signatários pode ser efectuada por registo do código do signatário ou por uma fórmula permitindo de pesquisar este signatário pelo intermédio das entidades.

Cada entidade comporta :

  • Um código utilizador,
  • Uma entidade responsável,
  • Uma entidade de aprovação,
  • Uma entidade de anexação.

A cobertura, os seus orçamentos e as suas linhas comportam uma entidade responsável, uma entidade de aprovação (EA1) e uma entidade de anexação (ER1). A entidade de aprovação EA1 comporta ela mesmo uma entidade de aprovação EA2,e assim de seguida até à última entidade da pirâmide. É o mesmo para a entidade de anexação ER1 anexada a ER2, ela mesmo anexada a ER3 até à última entidade da pirâmide. Cada entidade comporta um código responsável, iso pode ser pesquisado por uma fórmula substituindo o código utilizador registado na parametrização (Cf quadro a seguir).

Aprovação Pirâmide

RES 

Nível

Anexação Pirâmide

RES 

Nível

 

Entidade APP = 1

 MCL9

 EA3

Entidade RAT = 1

 MCL9

 ER4

 

Entidade APP = 10

 MCL2

 EA2

Entidade RAT = 20

 MCL4

 ER2

 

Entidade APP = 103

 MCL1

 EA1

Entidade RAT = 203

MCL3 

 ER1

 

Entidade 20301 

 

 

Entidade 20301 

 

 

 

A parametrização das "Afectações Utilizadores" pode se efectuar da maneira seguinte :

  • Entidade de aprovação = 103
  • Signatário 1 = [F:ER1]USR (USR da entidade 203, seja MCL3)
  • Signatário 2 = [F:EA1]USR (USR da entidade 103, seja MCL1)
  • Signatário 3 = [F:EA2]USR (USR da entidade 10, seja MCL2)
  • Signatário 4 = [F:ER2]USR (USR de entidade 20, seja MCL4)
  • Signatário 5 = [F:EA3]USR  (USR da entidade 1, seja MCL9)
  • Signatário 6 = [F:ER3]USR  (USR de entidade 1, seja MCL9)

A utilização das fórmulas, permite, em caso de modificação do responsável de uma entidade de conservar os circuitos de assinaturas colocadas em lugar, sem obrigação de modificação, esta modificação sendo automaticamente tomada em conta no momento da modificação da entidade.

Pré-requisitos

SEEREFERTTO Consulte a docuemntação de Implementação

Gestão do ecrã

O ecrã divide-se em duas partes. A primeira permite o registo do código da sociedade ou do estabelecimento de definição dos pedidos revisão, a segunda permite visualizar sob forma de um quadro no conjunto dos objetos que comportam um pedido de revisão.

O número máximo de linhas autorizado pela selecção é de 500.

Cada pedido de revisão pode ser tratado individualmente em efectuando uma escolha na coluna "Tratamento" ou globalmente pelos botões "Tudo verificar" ou "Tudo recusar".

Ecrã de registo

Apresentação

O quadro apresenta os pedidos de revisão a aprovar pela signatário

Para um pedido de revisão "Múltipla" os montantes não são afixados. Um clique direito permite aceder ao botão [Detalhe revisão] que apresenta os pedidos de revisões efectuadas sobre cada um dos níveis da revisão : Cobertura,orçamentos, linhas.

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Campos

Os seguintes campos estão presentes neste separador :

Seleção

Ce champ est renseigné par le code du prochain signataire du circuit d'approbation des révisions.

  • Soc./estab. (campo CFY)

Utilisez ce champ pour saisir ou sélectionner dans la liste le code du site ou de la société. Ce code vous permet de sélectionner toutes les demandes de révision à signer par utilisateur pour la société concernée.

Si l'information saisie correspond à une société, la sélection présente tous les objets définis au niveau société, y compris ceux définis au niveau des sites de cette société. Si l'information saisie correspond à un site, la sélection présente uniquement les objets budgétaires définis au niveau de ce site.

  • Descr. (campo INTCFY)

Ce champ indique l'intitulé associé au code du site ou de la société.

Revisão

  • Tudo a rever (campo COCHREV)

Cliquez sur l'action 'Tout Réviser' pour sélectionner en une seule opération tous les objets budgétaires issus de la sélection pour approbation de la demande de révision. Son utilisation a pour effet de remplacer dans la colonne 'Traitement' le statut 'Aucun' par le statut 'Réviser'. Cette action peut être annulée en cliquant à nouveau sur ce même bouton, ce qui remet la sélection en statut 'Aucun'.

  • Tudo a recusar (campo COCHREF)

Cliquez sur l'action 'Tout Refuser' pour sélectionner en une seule opération tous les objets budgétaires issus de la sélection pour refus. Son utilisation a pour effet de remplacer dans la colonne 'Traitement' le statut 'Aucun' par le statut 'Refuser'. Cette action peut être annulée en cliquant à nouveau sur ce même bouton, ce qui remet la sélection en statut 'Aucun'.

Recusa

Quadro Detalhes

  • Tratamento (campo TRT)

Cette colonne présente trois options : Aucun (statut par défaut des objets budgétaires sélectionnés), Réviser et Refuser. Chaque demande de révision peut être approuvée ou refusée en sélectionnant le traitement approprié de manière individuelle. Pour un traitement global de toutes les demandes de révision, utiliser le bouton 'Tout réviser' ou 'Tout refuser'.

Ce champ indique le code du motif de demande de révision saisi ou sélectionné dans la table diverse 349.

  • Motivo (campo RENTXT)

Utilisez ce champ de texte pour saisir un motif de révision détaillé.

  • Nível (campo NIV)

Ce champ présente la désignation du niveau de l'objet présenté pour demande de révision : Enveloppe, budget exercice et ligne budgétaire. Le niveau 'Multiple' indique que la révision porte sur plusieurs objets : enveloppe, budgets, et/ou lignes. Dans ce cas, les montants ne sont pas affichés. Cliquez sur l'icône Actions sur une ligne, puis sur 'Détail révision' pour afficher les demandes de révision effectuées sur chacun des niveaux de la révision.

Ce champ indique le code des enveloppes budgétaires ayant fait l'objet d'une demande de révision, soumise à approbation.

  • Descrição (campo ENVINT)

Ce champ indique la désignation associée au code de l'enveloppe budgétaire.

  • Exercício (campo INTFIY)

Ce champ indique le code de l'exercice comptable, associé aux budgets par exercice.

Utilisez ce champ pour indiquer le compte budgétaire pour une ligne budgétaire.

Ce champ indique le code de la devise de gestion des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires, contrôlé dans la table des devises.

  • Montante (campo AMT)

Ce champ indique le montant hors taxes budgété avant révision des enveloppes, des budgets, et des lignes budgétaires sélectionnés. Ce montant correspond au montant approuvé, augmenté ou diminué des révisions précédentes.

  • Montante pedido (campo AMTASK)

Ce champ indique le montant de la révision demandée hors taxes. Cette information n'est affichée que pour une approbation par objet ou par accès au détail d'une approbation multiple.

  • Colocar s/reserva (campo AMTPRS)

Montant hors taxes saisi dans la demande de révision, à prendre dans la réserve :

  • De l'enveloppe pour la révision d'un budget,
  • Du budget pour la révision d'une ligne.
  • Colocar n/ventilado (campo AMTPNV)

Montant hors taxes saisi dans la demande de révision, à prendre dans le reste à ventiler :

  • De l'enveloppe pour la révision d'un budget,
  • Du budget pour la révision d'une ligne.
  • Acréscimo (campo AMTRAL)

Montant hors taxes saisi dans la demande de révision, correspondant à l'augmentation demandée de l'enveloppe.

  • Consumida (campo REALISE)

Ce champ indique le cumul des demandes d'achats, commandes et factures imputées sur les lignes budgétaires, les budgets et les enveloppes. Cette information n'est affichée que pour une approbation par objet ou par accès au détail d'une approbation multiple.

  • Saldo (campo SOLDE)

Ce champ indique le solde des lignes budgétaires, des budgets et des enveloppes correspondant au montant budgeté - le réalisé. Cette information est affichée pour une révision 'individuelle'. Pour une révision 'multiple', ce champ n'est pas renseigné. Vous devez vous reporter au tableau 'Détail'.

Cette colonne affiche le code de l'enveloppe, si elle est rattachée à un projet.

Ce champ indique l'entité responsable de la gestion de l'enveloppe, de ses budgets et de ses lignes budgétaires.
Cette information non modifiable est issue de l'enveloppe et propagée dans les budgets et les lignes budgétaires.

Ce champ indique l'entité consommatrice de la dépense. Cette information non modifiable est issue de la ligne budgétaire.

  • Lote (campo LOT)

Ce champ indique le code d'identification du lot défini dans le projet.

  • Nr. revisão (campo NUM)

Ce champ indique le numéro de la révision générée par le système selon le format : (REV-)(MOIS)(ANNEE)(Numéro ordre).

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Funções acessíveis por clique direito no quadro

Pac. orç.

Este botão permite aceder à consulta de cobertura da linha do quadro selecionado.

Linha

Este botão permite aceder à consulta da linha do orçamento da linha do quadro selecionado.

Detalhe revisão

Este botão apresenta para uma revisão de tipo "Múltiplo" o detalhe por objeto (cobertura, orçamentos e linhas) da revisão pedida.

 

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Mensagens de erro

Para além das mensagens genéricas, as seguintes mensagens de erro podem aparecer durante o reg. :

Nada assinalado. Deseja sair sem execução ?

Esta mensagem se afixa quando após uma apresentação dos objetos emitidos da selecção, você clica sobre [OK] sem ter efectuado uma única seleção. A resposta "Sim" a esta mensagem vos reconduz ao menu, a resposta "Não" vos deixa no ecrã de seleção, vos permitindo de efectuar uma aprovação de uma revisão.

Não é o signatário actual deste pedido

Esta mensagem se afixa quando ensaiou de efectuar uma aprovação por intermádio do seu serviço de "mail" e que você não está conectado com o código do signatário esperado para aprovação.

A revisão já n/está p/aprovação

Esta mensagem se afixa quando ensaiou de efectuar uma aprovação pelo intermédio do seu serviço de "mail" : o objecto foi aprovado pelo menu dedicado ou por acesso ao ficheiro ligado, transmitido pelo serviço de "mail".

Campo obrigatório

Esta mensagem se afixa, quando você recusou a aprovação sem registar de motivo a esta recusa.

Tabelas consideradas

SEEREFERTTO Consulte a docuemntação de Implementação