Plan

Jefes de proyecto (planificadores)

En esta etapa del ciclo de una solicitud de cambio, la solicitud se ha revisado y ha pasado al estadoEn planificación. Como jefe de proyecto o planificador asignado a esta solicitud, el responsable de cambio te cede el control de la misma. Si el parámetro CCMEMAILP - E-mail a planificador (capítulo TC, grupo CCM) está activo, estos usuarios recibirán una confirmación por e-mail. Ahora eres el encargado de planificar la respuesta a las necesidades.

Primero debes construir una estructura de descomposición de trabajo. Este plan debe detallar la estrategia que se va a seguir para responder a las necesidades aprobadas. Se utiliza para controlar o gestionar los aspectos clave del cambio de diseño o producción.

Para construir una estructura de descomposición de trabajo, utiliza el análisis de rentabilidad o los datos de la solicitud de cambio como elementos de referencia. La solicitud de cambio es tanto la propuesta conceptual como el documento de las necesidades. Se recomienda listar los artículos principales o tipos de transacción necesarios para el cambio con las tareas o acciones principales que hay que realizar y los plazos correspondientes. Puedes adaptar el nivel de detalle indicado a la dimensión de las necesidades.

Una estructura de descomposición de trabajo completa debe cubrir los entregables clave, la fecha de realización y todos los componentes necesarios para garantizar el alcance aprobado de las necesidades.

La definición de plazos, etapas clave y fechas constituye un mecanismo de control para garantizar la realización del cambio. Estos elementos pueden utilizarse como referencia para el cambio. Puedes utilizar el campo de comentario que hay disponible por tarea para comunicarte con el responsable de ejecución y las partes interesadas. Puedes utilizarlo, por ejemplo, para describir tus impresiones o detallar las restricciones que pueden limitar o afectar al progreso o realización de la tarea.

Estructura general de descomposición de trabajo

Tu estructura general de descomposición de trabajo será la base de tu segunda tarea. Puedes crear planes de implementación detallados para los tipos de compromiso (o de transacción) clave. Estos planes individuales son los que permiten cumplir con el alcance aprobado.

Los tipos de compromiso para los que puedes definir planes detallados están alineados con la funcionalidad Análisis de impacto del Control de cambios. Utiliza esta estructura general como referencia al construir los planes de implementación individuales. De esta forma, podrás identificar los entregables clave que se necesitan para cumplir con el alcance y el nivel de detalle necesarios para comunicar la información principal. Asigna quién debe realizar qué tarea o acción, indicando los plazos correspondientes, a cada entregable clave.

Planes de implementación detallados

Cuando completes la estructura general de descomposición de trabajo y cada plan de implementación detallado, marca la casilla Planificación realizada. El estado del plan de acción pasa a En implementación. Las partes interesadas reciben la notificación de que el plan de acción se ha completado. De esta forma, los responsables de ejecución saben que pueden ejecutar las tareas del plan asignado. Si el parámetro CCMEMAILAC - E-mail a responsable ejecución (capítulo TC, grupo CCM) a nivel del dossier está activo, reciben una confirmación por e-mail.

Habrás finalizado el plan de acción cuando marques la casilla Planificación realizada en el nivel general de cada plan detallado. Si el parámetro CCMEMAILCM - E-mail a responsable cambio (capítulo TC, grupo CCM) está activo, el responsable de cambio recibe una confirmación por e-mail. Un plan de acción completo también pasa el estado de la solicitud de cambio a En implementación, la etapa siguiente del ciclo de procesamiento.

Los planes de acción no son obligatorios. Esta función ofrece una flexibilidad total para determinar qué planes son necesarios. Por ejemplo, puedes responder perfectamente a las necesidades con una simple estructura general de descomposición de trabajo. También puedes responder a las necesidades con un plan de implementación único y detallado, sin una estructura de descomposición de trabajo. No obstante, debes cumplir una regla. La solicitud de cambio solo puede pasar a la etapa siguiente del ciclo (En implementación) una vez completado el plan de acción. Por lo tanto, debes marcar la casilla Planificación realizada en todos los planes En planificación para desencadenar este procesamiento.

Si tu política de empresa lo permite, los responsables de ejecución pueden lanzar las tareas que tengan asignadas antes de que marques la casilla Planificación realizada. Las transacciones se pueden añadir a un plan en una etapa posterior. Esto resulta particularmente útil cuando tu empresa trabaja con una jerarquía de procesos. El sistema solo permite asignar el estado En curso a una tarea cuando el plan está listo. Ten en cuenta que, en ese caso, la Fecha de inicio no corresponderá a la fecha de inicio real de la tarea.

Transacciones de bloqueo

Tras un cambio, puede que haya que suspender o bloquear el procesamiento de las líneas de transacción vinculadas a una solicitud de cambio determinada. En ese caso, bloquea manualmente las líneas de transacción vinculadas a las necesidades.

El bloqueo manual es diferente en función del tipo de transacción. Las líneas de pedido de compra, por ejemplo, solo se pueden cerrar si el proveedor no ha expedido ninguna mercancía. Con respecto a las líneas de pedido de venta, puedes cerrarlas o cancelar su asignación de stock. Elige el método de bloqueo más adecuado para el tipo de transacción.

Para más información, consulta la documentación sobre el Análisis de impacto. El análisis de impacto detallado de los pedidos de venta, por ejemplo, muestra las cantidades procesadas en cada etapa del ciclo de preparación y entrega del pedido. Esta información te ayudará a decidir si quieres bloquear o no una línea de pedido de venta.

Se recomienda no reactivar una transacción bloqueada hasta que no se cubra por completo el alcance aprobado para la solicitud de cambio. Primero hay que implementar el plan de acción y completar la solicitud de cambio.

Responsables de ejecución

Como responsable de ejecución, eres el encargado de gestionar la consideración y entrega de una tarea o acción en el plan de acción en la fecha prevista.

En esta etapa del procesamiento de una solicitud de cambio determinada, dependes del visto bueno del jefe de proyecto. Este confirmará que ha completado el plan de acción:

• La estructura general de descomposición de trabajo define la estrategia que se va a seguir para responder a las necesidades del cambio.
  Se completa cuando el estado es En implementación.
• Los distintos planes de implementación detallados definen cómo los tipos de compromiso individuales responden a las necesidades aprobadas.
  Se completa cuando el estado del plan individual es En implementación.

Una vez completado el plan, general o detallado, puedes ejecutar las tareas (acciones) que tienes asignadas. Si el parámetro CCMEMAILAC - E-mail a responsable ejecución (capítulo TC, grupo CCM) a nivel del dossier está activo, recibes una confirmación por e-mail. Los e-mails contienen una dirección URL al plan completado.

El estado inicial de todas tus tareas asignadas será En espera. Parametriza el estado de la acción cuando lances el proceso y, de nuevo, cuando lo completes. La Fecha inicio y la Fecha fin están vinculadas al campo Estado y se muestran automáticamente cuando seleccionas un valor. De esta forma, las partes interesadas cuentan con una mayor visibilidad, no solo de tu progreso hasta la fecha, sino también del progreso global del plan. Ten en cuenta los comentarios añadidos por el jefe de proyecto en los campos Comentarios. Estos pueden añadir un comentario por tarea para informar de sus conclusiones o de restricciones identificadas.

Si tu política de empresa lo permite, puedes comenzar una tarea asignada antes de que se complete el plan. El sistema no permite asignar el estado En curso a una tarea, salvo cuando el plan está En implementación. Ten en cuenta que, en ese caso, la Fecha de inicio no corresponderá a la fecha de inicio real de la tarea.

Recuerda actualizar la estructura general de descomposición de trabajo y los planes de implementación detallados. Puedes agrupar todas las tareas de los planes detallados en una única tarea del plan general. Si mantienes todo el plan de acción actualizado, las partes interesadas podrán seguir su progreso con mayor visibilidad.

El estado de las tareas afecta directamente al estado del plan de acción y, por lo tanto, a la respuesta final. La solicitud de cambio solo puede pasar a las siguientes etapas del ciclo si todas las tareas de todos los planes están en estado Realizado. Por lo tanto, debes mantener las tareas actualizadas.

Utilizar la página principal para localizar tareas rápida y fácilmente

Puedes personalizar la página principal para que muestre grupos específicos de solicitudes de cambio. Algunos grupos proporcionan acceso directo a las tareas que requieren una acción por tu parte.

Los siguientes gadgets muestran las solicitudes de cambio en planificación o implementación. Puedes añadirlos en forma de Representaciones (Módulos = Control de cambios, Categorías = Sin categoría):

• Solicitudes de cambio pendientes de planificar
  Este gadget muestra todas las solicitudes de cambio en espera o planificación cuando tu código de usuario de Sage X3 corresponde al planificador (jefe de proyecto) asignado.

• Plan
  Este gadget recupera todas las solicitudes de cambio activas en planificación o implementación.

• Planes pendientes
  Este gadget contiene todas las solicitudes de cambio cuando tu código de usuario de Sage X3 corresponde a un responsable de ejecución asignado a una tarea (acción) inacabada del plan asociado.

Cada gadget muestra una vista concisa de los datos seleccionados (filtrados) en el momento de la ejecución. Puedes utilizar la funcionalidad estándar de consulta de Sage X3 para manipular los resultados del gadget y obtener los resultados que necesites.

Mediante la funcionalidad estándar de Sage X3 que hay disponible en todas las líneas, puedes acceder al plan asociado a la solicitud de cambio directamente desde el gadget.

Partes interesadas

Como parte interesada, responsable de cambio o miembro del comité de dirección de tu empresa, puedes acceder a un plan de acción en cualquier momento. Un plan de acción detalla cómo se van a lograr los objetivos del cambio de diseño o producción. Puedes utilizarlo como punto de referencia o de gestión de los riegos comerciales, incluidos los costes.

Aunque la mayor parte de la información se comparta en las reuniones planificadas, puedes obtener información específica en cualquier momento a partir del plan. Cada plan de acción (Estructura general de descomposición de trabajo y Planes de implementación detallados para los tipos de compromiso individuales) da visibilidad a los cambios propuestos, además de a su propio progreso.

Desde cada plan, puedes acceder a la información fundamental de la solicitud de cambio correspondiente. Para acceder a esta información, utiliza la funcionalidad estándar de Sage X3 disponible en cada campo individual. Desde los planes de implementación detallados, puedes abrir los detalles de las transacciones individuales.

Si los responsables de ejecución actualizan su estado en tiempo real, el plan de acción te informa. Puedes utilizarlo para la estimación de costes, la elaboración del presupuesto y, si es necesario, la replanificación. El plan de acción es fundamental en tus responsabilidades como parte interesada.