Solicitud de cambio
Estrategia recomendada para la gestión del control de cambios en Sage X3
La experiencia demuestra que, en la mayoría de las organizaciones, una estrategia sostenible de la gestión de cambios pasa por combinar reuniones frecuentes y procesos automatizados.
Para realizar un cambio controlado de producción o diseño, se suele recomendar que se planifiquen reuniones de análisis periódicas. Ya sean mejoras graduales o cambios fundamentales, estas reuniones deben incluir un análisis de rentabilidad formal, discusiones sobre el análisis de los riesgos y una validación de las necesidades.
La funcionalidad Gestión control de cambios de Sage X3 está diseñada para las organizaciones que siguen este proceso.
La función Solicitud de cambio es la función principal para gestionar los cambios, tanto si proceden de tu empresa como de tus clientes. Esta función controla cada etapa del proceso de gestión del cambio en el marco de un ciclo de mantenimiento o de un cambio de diseño o de modelo de producción. Los riesgos operativos se gestionan en todas las etapas, desde la creación de una solicitud de cambio a la finalización o realización de dicho cambio.
Los cambios son fundamentales en el desarrollo y mantenimiento continuo de un producto. En la primera etapa de la gestión de cambios, utiliza la función Solicitud de cambio para crear las solicitudes. Las solicitudes recibidas pueden corresponder a un cambio en el mercado, a un problema determinado o a la mejora de un modelo de producción o diseño. Utiliza la función Solicitud de cambio para recopilar la información fundamental, incluyendo la de telemarketing, en un único repositorio central. La solicitud de cambio constituye los detalles de las necesidades; se utiliza como análisis de rentabilidad de una solicitud de cambio determinada.
Todos los usuarios de Sage X3 registrados pueden crear una solicitud de cambio.
Una vez creada la solicitud de cambio inicial, la función Solicitud de cambio utiliza procedimientos estándar para gestionar eficazmente las etapas sucesivas del ciclo de cambio:
- El personal clave capaz de identificar y comprender las necesidades se puede asignar a la solicitud de cambio. Estos colaboradores también podrán controlar las consecuencias de los cambios.
- Se ofrece una visibilidad global de los cambios propuestos y de las consecuencias de dichos cambios en los compromisos clave.
De esta forma, el personal autorizado para intervenir en tu gestión de cambios puede comprobar que el impacto técnico de los cambios cumpla con las necesidades y los objetivos operativos para la entrega del producto. Gracias al fácil acceso a la información clave y a los datos necesarios para analizar la rentabilidad de las necesidades, se puede gestionar y reducir el riesgo operativo. - Las necesidades se pueden adaptar siempre que sea necesario para responder a los requisitos variables del cliente. De esta forma, se pueden evitar las variaciones no autorizadas o accidentales.
- La estrategia que se va a seguir para satisfacer las necesidades y conseguir los objetivos de la solicitud se puede perfilar.
Cuando se produce un evento importante en la solicitud de cambio, el colaborador correspondiente recibe un e-mail de confirmación si el parámetro CCMEMAILxx - E-mail a xxxx (capítulo TC, grupo CCM) asociado está activo. Por ejemplo, el jefe de proyecto recibirá un e-mail cuando la solicitud de cambio se revise y pase a estado En planificación. El creador de la solicitud de cambio recibirá un e-mail cuando esta se realice o se rechace. Cada e-mail contiene una dirección URL a la solicitud de cambio para que el destinatario pueda acceder a ella directamente.
Por lo tanto, la función Solicitud de cambio se utiliza para gestionar todos los procesos de cambio de principio a fin. Esta función, junto con reuniones frecuentes (ver el apartado anterior Estrategia recomendada para la gestión del control de cambios en Sage X3), es una herramienta de control eficaz y efectiva que permite rechazar o entregar correctamente el cambio solicitado.
Localizar una solicitud de cambio determinada
Si accedes a esta función directamente desde el menú, todas las solicitudes de cambio de la base de datos de tu organización se muestran en una tabla. Puedes localizar fácilmente una solicitud de cambio determinada aplicando un Filtro. Los filtros permiten mostrar un conjunto o una selección de solicitudes, algunas asociadas a tu código de usuario de Sage X3. Los filtros disponibles se encuentran en el panel de acciones.
Puedes parametrizar los resultados de un filtro utilizando la funcionalidad estándar de consulta de Sage X3. Esta funcionalidad de consulta permite reorganizar los datos, cambiar las columnas o aplicar filtros en la parte superior de cada columna. Puedes mover las columnas o aplicar o suprimir filtros o criterios de orden tanto como sea necesario. Puedes manipular los datos hasta mostrar los resultados esperados.
Para mostrar de nuevo la lista completa de las solicitudes de cambio, marca Ningún filtro. Si has utilizado filtros en alguna columna, tienes que suprimirlos para reinicializar el filtro. Las columnas cambiadas y los criterios de orden se mantienen; no hace falta reinicializarlos.
Utiliza la funcionalidad estándar de Sage X3 que hay disponible en cada línea para seleccionar tu solicitud de cambio en la última lista filtrada.
Utilizar la página principal para localizar las tareas rápidamente
Puedes personalizar la página principal para que muestre grupos específicos de solicitudes de cambio. Algunos grupos proporcionan acceso directo a las tareas que requieren una acción por tu parte.
Los siguientes gadgets muestran las solicitudes de cambio en las fases clave del ciclo de procesamiento. Puedes añadirlos en forma de Representaciones (Módulos = Control de cambios, Categorías = Sin categoría):
- Mis solicitudes de cambio pendientes de aprobar
Este gadget muestra todas las solicitudes de cambio en espera o revisión cuando tu código de usuario de Sage X3 está vinculado a una línea de transacción pendiente de aprobar.
- Solicitudes de cambio pendientes de gestionar
Este gadget muestra todas las solicitudes de cambio activas cuando tu código de usuario de Sage X3 es el responsable de cambio asignado.
- Solicitudes de cambio pendientes de planificar
Este gadget muestra todas las solicitudes de cambio en espera o planificación cuando tu código de usuario de Sage X3 es el planificador (jefe de proyecto) asignado.
- Solicitud de cambio
Este gadget muestra todas las solicitudes de cambio de la base de datos.
- Solicitudes de cambio creadas
Este gadget muestra todas las solicitudes de cambio que has creado.
Cada gadget muestra una vista concisa de los datos seleccionados o filtrados en el momento de la ejecución. Puedes utilizar la funcionalidad estándar de consulta de Sage X3 para manipular los resultados del gadget y obtener los resultados que necesites.
Mediante la funcionalidad estándar de Sage X3 que hay disponible en todas las líneas, puedes seleccionar y hacer avanzar una solicitud de cambio directamente desde el gadget.
Gestión de pantalla
La función de solicitudes de cambio contiene una sección de cabecera y una sección para cada criterio de la necesidad:
- Información de cabecera. La cabecera muestra la información clave de seguimiento. Contiene un campo Estado que indica en qué etapa del ciclo de cambio se encuentra la necesidad seleccionada.
- Detalles solicitud. Es la sección principal de esta función. Permite definir el análisis de rentabilidad de la necesidad.
- Iniciadores. Utiliza esta sección para proporcionar los datos de contacto del solicitante.
- Aprobadores. Esta sección es opcional. La utilizan el responsable de cambio de la solicitud y los expertos de tu organización. El acceso a los campos se controla mediante el campo Estado de la sección de cabecera.
- Rechazo. El responsable de cambio utiliza esta sección cuando la necesidad se rechaza formalmente. El acceso a los campos se controla mediante el campo Estado de la sección de cabecera.
Cabecera
Presentación
La sección de cabecera muestra la información clave de seguimiento. El campo fundamental de esta sección es Estado, que indica en qué etapa del ciclo de cambio se encuentra la necesidad. El responsable de cambio de la solicitud lo utiliza para controlar el progreso de las necesidades a lo largo del ciclo de cambio.
Responsables de cambio
Como responsable de cambio de la solicitud, dispones de un control total de las necesidades y de su progreso en el ciclo de cambio. Para hacer avanzar o revertir el estado de la solicitud, debes estar conectado como Responsable de cambio de la solicitud correspondiente.
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Campos
En este bloque aparecen los siguientes campos:
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Utiliza este campo para proporcionar una descripción breve de la necesidad (máximo 30 caracteres). Este campo es obligatorio. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Utiliza este campo para indicar el estado actual de la necesidad en el ciclo de cambio.
Resumen de los estados del ciclo de cambio
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Sección Detalles solicitud
Presentación
Los cambios son fundamentales en el desarrollo y mantenimiento continuo de un producto. Utiliza esta sección para definir el análisis de rentabilidad de la necesidad. Esta sección también muestra quién ha creado la solicitud de cambio y cuándo lo ha hecho.
- Puedes introducir el motivo de la necesidad.
- Una necesidad debe hacer referencia a un producto determinado.
Puedes crear la necesidad para un producto determinado si conoces el código de dicho producto. Si no lo conoces, añade una descripción corta (formato libre). Un experto utilizará la descripción para recuperar el código de producto correspondiente.
Si el producto se gestiona en versión, puedes indicar qué versiones mayores o menores se ven afectadas por la necesidad. - El elemento clave del análisis de rentabilidad es el enunciado que describe las mejoras esperadas con el cambio. La necesidad puede, por ejemplo, añadir valor a un concepto o mejorar la experiencia del cliente o los plazos de entrega.
Añade este enunciado al campo de descripción (formato libre). - Puedes definir el posible impacto de la necesidad y su nivel de urgencia.
Esta sección también permite asignar a la persona encargada de controlar el impacto de los cambios a la necesidad.
- La necesidad debe gestionarse en cada etapa de control hasta la realización o el cierre de la misma.
Puedes asignar la necesidad al responsable de cambio por defecto o a otro de tu elección. Un responsable de cambio es un experto autorizado para aprobar o rechazar cualquier cambio propuesto. Puede ser uno de los responsables del control de cambios de tu organización (responsable de desarrollo o jefe de pruebas). También puede ser un jefe de producto que evalúe la rentabilidad de las necesidades. - Puedes asignar la necesidad a otro responsable de cambio en cualquier momento.
- Puedes utilizar el jefe de proyecto por defecto o cualquier otro de tu elección como encargado del cambio.
- Puedes asignar otro jefe de proyecto siempre que sea necesario.
Utiliza el bloque Documentos adjuntos para añadir un documento que complemente el análisis de rentabilidad de la solicitud de cambio. El documento puede ser de cualquier tipo y añadir valor a todo el análisis de rentabilidad, desde la creación y la evaluación a la realización o el rechazo.
Es recomendable que proporciones todos los documentos considerados como esenciales para completar la solicitud de cambio. Puedes adjuntar cualquier documento recopilado por las partes interesadas para solucionar un problema o lograr un objetivo. Por ejemplo, las condiciones formuladas por el cliente o las indicaciones formales que justifican el rechazo de la solicitud de cambio. De esta forma, se mantienen pruebas documentales de la solicitud en caso de que haga falta alguna aclaración sobre las necesidades en una etapa del ciclo de procesamiento.
Para un procesamiento óptimo del análisis de rentabilidad, puedes adjuntar cualquier tipo de archivo: documento, hoja de cálculo, imagen, PDF, fichero de texto, etc. La única restricción es la longitud del nombre del fichero, que debe ser inferior o igual a 30 caracteres sin caracteres especiales (incluyendo espacios).
Todos los usuarios de Sage X3 registrados pueden adjuntar archivos a una solicitud de cambio en estadoNuevo, En revisión, En planificación, En implementación o Realizado. Una vez lanzada en el ciclo de cambio, la solicitud solo la pueden modificar o suprimir el responsable de cambio o el usuario que haya añadido un archivo adjunto.
Ejemplos
Documento justificativo del análisis de rentabilidad:
- Esquema de un componente determinado antes y después del cambio.
- Lista de los clientes que se beneficiarán del cambio solicitado.
Documento justificativo del motivo de rechazo por parte del equipo de control de cambios:
- Cuestionario que muestre que la necesidad no beneficiará a las partes interesadas.
- Especificación que indique el motivo exacto del diseño implementado.
Solo puede haber una solicitud de cambio activa por código de producto. Es decir, si se está procesando otra solicitud de cambio para el mismo código de producto, solo puedes crear esta solicitud de cambio. Debe permanecer en estado Nuevo hasta que se cierre la solicitud de cambio en curso. En ese momento, podrás empezar a revisar la nueva solicitud con el código de producto determinado y continuar con el resto del ciclo de cambio.
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Campos
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Utiliza este campo para identificar el producto. Introduce o selecciona el código del producto. Si no lo conoces, deja este campo en blanco e introduce una descripción breve del producto en el campo Descripción (si producto desconocido).
Utiliza los siguientes elementos para crear una solicitud de cambio para el producto. Pregunta: ¿Este producto existe en otra solicitud de cambio? Respuesta: No. Puedes crear la solicitud para el producto. Sí. Puedes crear la solicitud para el producto.
Una vez lanzado el ciclo de cambio, no puedes cambiar el código del producto (estado En revisión, por ejemplo). Si quieres cambiar el código una vez iniciado el ciclo, rechaza y cierra la solicitud (pasa el estado a Cerrado). A continuación, puedes crear una nueva solicitud de cambio con el nuevo código de producto según las restricciones y condiciones indicadas anteriormente.
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Utiliza este campo si no conoces el código de producto. Introduce una descripción breve del producto (máximo 50 caracteres). Un experto utilizará esta descripción para recuperar e introducir el código de producto de la necesidad. Si introduces un código de producto en el campo Producto, este campo no se puede completar ni modificar.
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Utiliza este campo para indicar la versión del producto seleccionado incluida en la solicitud de cambio. Las versiones mayores corresponden a modificaciones significativas de forma, adecuación o función del producto. Introduce o selecciona un código de versión de la lista de códigos de versión disponibles. Este campo no se puede completar si el código de Producto no está gestionado en versión. | ||||||||
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Utiliza este campo para indicar la versión menor del producto incluida en la solicitud de cambio. Las versiones menores corresponden a funcionalidades o modificaciones menores de forma, adecuación o función del producto o a correcciones importantes en una versión mayor específica. Introduce o selecciona un código de versión menor de la lista de códigos de versión. Este campo no se puede completar si el código de Producto no está gestionado en versión. | ||||||||
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Utiliza este campo para indicar la ubicación o las plantas que se ven afectadas por la solicitud de cambio. Si esta solicitud de cambio es aplicable a una única planta, introduce un código de planta o selecciónalo en la tabla Plantas (FACILITY). Una solicitud de cambio es aplicable a una única planta cuando se cumple una de las siguientes condiciones:
Si varias plantas se ven afectadas, deja este campo en blanco. Una vez lanzado el ciclo de cambio, no puedes cambiar el código del producto (estado En revisión, por ejemplo). Si quieres cambiar el código una vez iniciado el ciclo, rechaza y cierra la solicitud (pasa el estado a Cerrado). A continuación, puedes crear una nueva solicitud de cambio con la nueva planta según las restricciones y condiciones del código de producto seleccionado. Para más información, consulta el campo Producto. | ||||||||
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Utiliza este campo para proporcionar la fecha de realización prevista de la necesidad. | ||||||||
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Utiliza este campo para resumir el motivo de la necesidad. Este campo es obligatorio. | ||||||||
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Utiliza este campo para indicar la importancia de la necesidad.
Critico Importante Moderado Bajo (superficial) |
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Utiliza este campo para evaluar las consecuencias del cambio en la forma, tamaño o función actuales.
Importante Bajo Desconocido
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Utiliza este campo para identificar al experto encargado de categorizar, priorizar, aprobar o rechazar y controlar el cambio propuesto. El responsable de cambio por defecto es el usuario de Sage X3 definido en el parámetro NCSQADEF - Responsable cambio por defecto (capítulo TC, grupo CCM). Si es necesario, puedes asignar la solicitud a otro responsable de cambio. Para asignar un responsable de cambio al control de cambios, introduce un código de usuario o selecciónalo en la lista de usuarios aprobados. La consulta muestra el Rol y el Departamento de cada usuario según los valores indicados en los parámetros de usuario CCMROLE - Rol y CCMDEPT - Departamento (capítulo TC, grupo CCM). El responsable de cambio definido en este campo controla todas las necesidades y su progreso en el ciclo de cambio. Dispone de los derechos necesarios para hacer avanzar o revertir las necesidades en las distintas etapas del ciclo de cambio si es necesario. Si el parámetro CCMEMAILCM - E-mail a responsable cambio (capítulo TC, grupo CCM) a nivel del dossier está activo, el responsable de cambio recibirá un e-mail cuando se produzcan eventos importantes en la solicitud para ayudar en la toma de decisiones. El responsable recibirá un e-mail, por ejemplo, cuando se realice un plan de acción o se rechace la solicitud de cambio. El e-mail contiene una dirección URL a la solicitud de cambio. Este campo es obligatorio.
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Utiliza este campo para identificar a un jefe de proyecto encargado de planificar el alcance de las necesidades y los entregables clave para la solicitud de cambio. El planificador por defecto es el usuario de Sage X3 definido en el parámetro NCSPLADEF - Planificador por defecto (capítulo TC, grupo CCM). Si es necesario, puedes asignar la solicitud a otro planificador. Para asignar un planificador o un jefe de proyecto al control de cambios, introduce un código de usuario o selecciónalo en la lista de usuarios aprobados. La consulta muestra el Rol y el Departamento de cada usuario según los valores indicados en los parámetros de usuario CCMROLE - Rol y CCMDEPT - Departamento (capítulo TC, grupo CCM). Si el parámetro CCMEMAILP - E-mail a planificador (capítulo TC, grupo CCM) a nivel del dossier está activo, estos usuarios recibirán una confirmación por e-mail. El e-mail contiene una dirección URL al plan de acción. Este campo es obligatorio si el estado de la solicitud de cambio es En planificación.
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Utiliza este campo para proporcionar una descripción clara del objetivo de las necesidades. La descripción debe ser medible. Debe incluir los requisitos para que el cambio de diseño o producción sea el adecuado en términos económicos, de planificación o calidad. También puedes utilizar este campo para proporcionar la siguiente información:
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Código y nombre del usuario de Sage X3 que ha creado la solicitud de cambio. Si el parámetro CCMEMAILCR - E-mail a creador (capítulo TC, grupo CCM) está activo, el usuario de Sage X3 mostrado recibirá un e-mail cuando se produzcan eventos importantes en la solicitud. Recibirá un e-mail, por ejemplo, cuando se realice o rechace la solicitud de cambio. El e-mail contiene una dirección URL a la solicitud de cambio.
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Este campo, si se alimenta, muestra el código y el nombre del último usuario de Sage X3 que ha modificado el campo Responsable cambio (CCMUSRID). |
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Utiliza este campo para adjuntar un documento que complemente el análisis de rentabilidad de la necesidad a la solicitud de cambio. Haz clic para seleccionar y adjuntar el documento correspondiente.
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Utiliza este campo para resumir el contenido del documento asociado. Introduce una descripción significativa (máximo 50 caracteres) que permita identificar el documento de forma rápida y sencilla. El documento puede ser una indicación de diseño, un cambio de indicaciones, un estándar, una necesidad de usuario, un análisis de impacto-clientes o un aviso de rechazo formal. |
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Utiliza este campo para categorizar el documento asociado. Selecciona la categoría correspondiente al documento asociado. Puedes asociar este campo a la Descripción para identificar o categorizar rápidamente el documento. |
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Sección Iniciadores
Presentación
Utiliza esta sección para introducir los datos de contacto del solicitante. Un solicitante o iniciador puede ser cualquier persona que haya identificado la necesidad del cambio correspondiente.
Es recomendable que introduzcas el nombre y los datos de contacto de al menos un iniciador en la solicitud de cambio. De esta forma, si hay necesidades que aclarar en una etapa del ciclo del procesamiento, siempre se puede contactar con alguien que esté informado.
Los iniciadores pueden explicar más detalladamente el análisis de rentabilidad o por qué su solicitud o solución mejora el producto original. Si no se dispone del nombre o de los datos de contacto de un iniciador, puede resultar complicado obtener información.
Ejemplos de iniciadores de cambio:
- Un responsable de producto que ha identificado la necesidad de renovar o modificar una funcionalidad relativa a la actividad empresarial.
- Un arquitecto de redes que ha identificado un material de red mejorado para reemplazar un material obsoleto.
- Un ingeniero de redes que ha identificado un método para mejorar la capacidad de la que dispone un dispositivo o vínculo para gestionar un gran volumen de tráfico.
- Un responsable de soporte que ha identificado la necesidad de actualizar los contratos o procedimientos de venta de la empresa.
- Un ingeniero de soporte de nivel 1, 2 o 3 que ha identificado una parte defectuosa en un elemento de red.
- Un responsable de seguridad que solicita un cambio de configuración y documentación tras haber identificado un punto vulnerable.
Todos los usuarios de Sage X3 registrados pueden añadir información sobre el iniciador de una solicitud de cambio en estado: Nuevo, En revisión, En planificación, En implementación o Realizado. Una vez lanzada en el ciclo de cambio, la solicitud solo la pueden modificar o suprimir el responsable de cambio o el usuario que haya añadido información sobre el iniciador.
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Campos
Para añadir un iniciador, haz clic en el icono Añadir (+) en el bloque correspondiente.
En esta sección aparecen los siguientes campos:
Cliente
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Utiliza este campo para identificar al cliente que solicita el cambio. Para asignar un cliente iniciador a la solicitud de cambio, introduce un código de cliente o selecciónalo en la tabla Clientes (BPCUSTOMER). |
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Utiliza este campo para identificar a la persona de contacto de la organización del cliente con relación al cambio. Para asignar un contacto iniciador a la solicitud de cambio, introduce un código de contacto o selecciónalo en la tabla Interlocutor (CONTACTCRM).
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Proveedor
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Utiliza este campo para identificar al proveedor que solicita el cambio. Para asignar un proveedor iniciador a la solicitud de cambio, introduce un código de proveedor o selecciónalo en la tabla Proveedores (BPSUPPLIER). |
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Utiliza este campo para identificar a la persona de contacto de la organización del proveedor con relación al cambio. Para asignar un contacto iniciador a la solicitud de cambio, introduce un código de contacto o selecciónalo en la tabla Interlocutor (CONTACTCRM).
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Administrador
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Utiliza este campo para identificar al usuario de Sage X3 que solicita el cambio. Para asignar un usuario de Sage X3 iniciador a la solicitud de cambio, introduce un código de usuario o selecciónalo en la tabla Usuarios (AUTILIS). La consulta muestra el Rol y el Departamento de cada usuario según los valores indicados en los parámetros de usuario CCMROLE - Rol y CCMDEPT - Departamento (capítulo TC, grupo CCM). |
Otro
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Utiliza este campo para identificar al contacto que solicita el cambio. Para asignar un contacto iniciador a la solicitud de cambio, introduce un código de contacto o selecciónalo en la tabla Interlocutor (CONTACTCRM). |
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Sección Aprobadores
Presentación
Esta sección la utilizan el responsable de cambio de la solicitud y los expertos asignados para intervenir en las necesidades. Si eres una parte interesada o un miembro del comité de gestión de cambios de tu empresa, puedes utilizarla para consultar las conclusiones o decisiones que se han tomado tras la revisión.
Responsables de cambio
Como responsable de cambio de la solicitud, utiliza esta sección para asignar la solicitud de cambio a los expertos correspondientes. Los expertos o aprobadores son miembros de tu organización capaces de intervenir en las necesidades. Suelen formar parte del comité de gestión de cambios.
Un comité de gestión de cambios es una entidad que supervisa la autorización de cambios, además de evaluar y priorizar los mismos.
Los aprobadores asignados para revisar la solicitud de cambio deben ser expertos capaces de analizar las necesidades desde un punto de vista técnico y operativo. Puedes asignarles la revisión de toda la solicitud o de entidades o tipos de transacción específicos de sus áreas de especialidad. Puedes asignar, por ejemplo, un director comercial regional para revisar el análisis de rentabilidad y las necesidades de los clientes (entidad). Para las compras (entidades), puedes asignar, por ejemplo, un responsable de soporte. Algunas organizaciones disponen de responsables de producto capaces de evaluar todas las necesidades desde un punto de vista técnico y operativo. Si es tu caso, puedes asignar, por ejemplo, un único responsable de producto para analizar la rentabilidad de las necesidades.
Si el parámetro CCMEMAILAP - E-mail a aprobador (capítulo TC, grupo CCM) está activo, cada aprobador asignado a la solicitud de cambio recibirá una notificación por e-mail con la entidad que debe analizar. El e-mail contiene una dirección URL a la solicitud de cambio. Si este parámetro está activo y reasignas una entidad a otro aprobador, tanto el aprobador original como el nuevo recibirán una notificación por e-mail. Por otra parte, si suprimes una entidad de la lista de entidades por analizar, el aprobador asignado recibirá una notificación por e-mail.
Si el parámetro CCMEMAILCM - E-mail a responsable cambio (capítulo TC, grupo CCM) está activo, recibirás una notificación por e-mail cuando los aprobadores modifiquen el estado de aprobación de una solicitud.
Los aprobadores son los que determinan si las necesidades se aprueban o se rechazan, de modo que debes elegir cuidadosamente los expertos que vayas a asignar.
El comité de gestión de cambios de tu organización debe determinar cuándo se toma la decisión de aprobar o rechazar la solicitud de cambio. Es decir, en qué etapa del análisis el estadoEn planificación debe pasar manualmente a Rechazado.
- Para poder asignar aprobadores a la solicitud de cambio, esta debe estar En revisión.
- Como responsable de cambio de la solicitud, eres el único usuario de Sage X3 autorizado para asignar aprobadores.
- Los aprobadores deben ser expertos autorizados en materia de gestión de control de cambios.
- Puedes asociar varios aprobadores a la solicitud de cambio.
- Puedes asociar un único aprobador a varias entidades (o tipos de transacción).
- No estás autorizado para definir las decisiones resultantes de la revisión de los aprobadores.
- Eres el responsable de hacer avanzar manualmente la solicitud de cambio a la etapa siguiente del ciclo de procesamiento.
- No es necesario disponer de antemano de todas las decisiones resultantes de la revisión del aprobador para modificar el estado de la solicitud de cambio.
Aprobadores
Como aprobador, se supone que tienes el conocimiento necesario para analizar la rentabilidad de las necesidades de la solicitud.
Si el parámetro CCMEMAILAP - E-mail a aprobador (capítulo TC, grupo CCM) está activo, recibirás una notificación por e-mail con cualquier entidad que debas analizar. El e-mail contiene una dirección URL a la solicitud de cambio. Tendrás que evaluar las necesidades de cada entidad desde un punto de vista técnico y operativo.
Una vez analizadas, notifica al responsable de cambio y a las partes interesadas de la solicitud asignando una decisión resultante de la revisión a cada entidad. Puedes utilizar el campo de comentario que hay disponible por entidad para explicar la decisión. Puedes, por ejemplo, detallar tus hipótesis o hacer recomendaciones al jefe de proyecto encargado de planificar las necesidades. El responsable de cambio no puede fijar el estado de aprobación o añadir comentarios en tu lugar.
Si el parámetro CCMEMAILCM - E-mail a responsable cambio (capítulo TC, grupo CCM) está activo, el responsable de cambio recibe inmediatamente una notificación por e-mail cuando rechazas una entidad. Cuando apruebas las necesidades, este parámetro desencadena una notificación por e-mail si se ha definido el estado de aprobación en todas las entidades.
- Para poder actualizar las entidades, debes cumplir con las siguientes condiciones:
- Estar conectado a Sage X3 con tu nombre de usuario.
- Ser un aprobador autorizado en la gestión de control de cambios de tu empresa CCMAPPROVE - Aprobador (capítulo TC, grupo CCM) con el valor Sí).
- Si se han definido restricciones por planta, la visibilidad y el acceso a la solicitud de cambio dependen del valor del campo Planta:
- Si la Planta contiene un valor, tu código de perfil debe estar autorizado para la planta definida.
- Si la Planta está en blanco, es decir, la solicitud de cambio es válida para varias plantas, tendrás visibilidad completa y acceso ilimitado a la solicitud. En este caso, tu código de perfil debe estar autorizado para la planta de transacción.
- Solo puedes asignar un estado de aprobación a las solicitudes En revisión.
- Tus decisiones resultantes de la revisión no son un requisito previo para modificar el estado de la solicitud de cambio.
- El responsable de cambio no está autorizado para determinar las decisiones resultantes de la revisión ni añadir comentarios en tu lugar.
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Campos
Para añadir un aprobador, haz clic en el icono Añadir (+).
En esta sección aparecen los siguientes campos:
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Utiliza este campo para identificar al experto encargado de analizar la rentabilidad de las necesidades de la solicitud de cambio. Los expertos o aprobadores están autorizados para intervenir en el proceso de gestión de cambios. Pueden ser, por ejemplo, un responsable de cambio de tu empresa. Están encargados de aprobar o rechazar el cambio propuesto de un campo de especialidad determinado. Para asignar un experto a la solicitud de cambio, introduce un código de usuario o selecciónalo en la lista de usuarios aprobados. La consulta muestra el Rol y el Departamento de cada usuario según los valores indicados en los parámetros de usuario CCMROLE - Rol y CCMDEPT - Departamento (capítulo TC, grupo CCM). Si el parámetro CCMEMAILAP - E-mail a aprobador (capítulo TC, grupo CCM) a nivel del dossier está activo, reciben una confirmación por e-mail. El e-mail contiene una dirección URL a la solicitud de cambio.
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Utiliza este campo para identificar una entidad o tipo de transacción determinado que evaluar para el cambio propuesto. El aprobador asignado evalúa esta entidad según las necesidades desde un punto de vista técnico y operativo. La lista de las entidades está definida en el menú local 2039 - Tipo de transacción. |
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Utiliza este campo para indicar el estado de la decisión que se ha tomado después de analizar las necesidades y la rentabilidad de la entidad correspondiente.
Aprobado Rechazado
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Utiliza este campo para resumir la decisión que se ha tomado después de analizar las necesidades y la rentabilidad de la entidad (máximo 50 caracteres). Puedes, por ejemplo, detallar tus hipótesis o hacer recomendaciones al jefe de proyecto encargado de planificar las necesidades. |
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Sección Rechazo
Presentación
Esta sección la utiliza el responsable de cambio asignado a la solicitud. Si eres una parte interesada o un miembro del comité de gestión de cambios de tu empresa, puedes utilizarla para consultar los motivos y conclusiones formales del rechazo.
El responsable de cambio asignado es el único que puede rechazar la solicitud.
Puedes localizar rápidamente las solicitudes de cambio con la funcionalidad estándar de consulta de Sage X3. Selecciona Rechazado en las columnas Estado cerrado o Estado (en las solicitudes en curso) o en ambas.
Responsables de cambio
Como responsable de cambio de la solicitud, utiliza esta sección para rechazar formalmente la necesidad. El rechazo es obligatorio si el equipo de control de cambios considera que la solicitud de cambio no mejora el producto original y los resultados del análisis de rentabilidad no son positivos.
La solicitud de cambio debe estar en estado Rechazado en los campos de esta sección para poder proceder. Define al menos el motivo por el que el equipo de control de cambios ha rechazado las necesidades.
Puedes detallar el motivo del rechazo en el campo de descripción sin restricciones de formato. Puedes añadir documentos en la sección Documentos adjuntos para fundar esta decisión.
El usuario de Sage X3 que haya creado la solicitud de cambio recibirá una notificación por e-mail.
- Solo puedes definir un motivo de rechazo cuando la solicitud de cambio está en estado Rechazado.
- Como responsable de cambio de la solicitud, eres el único usuario de Sage X3 autorizado para rechazarla.
- No es necesario asignar el estado Rechazado a las decisiones resultantes de la revisión del aprobador para pasar la solicitud de cambio a Rechazado.
- Si los códigos de usuario de Sage X3 indicados en los campos Responsable cambio y Creado por son idénticos (sección Detalles solicitud), no se envía ninguna notificación por e-mail.
Si la solicitud vuelve al estado En revisión, perderás todos los datos de esta sección.
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Campos
En esta sección aparecen los siguientes campos:
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Utiliza este campo para resumir el motivo por el que el equipo de control de cambios ha rechazado las necesidades. Este campo es obligatorio. |
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Utiliza este campo para detallar o explicar el motivo del rechazo definido. Introduce una descripción con la decisión que ha llevado a rechazar la solicitud de cambio. |
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Este campo, si se alimenta, muestra el código y el nombre del usuario de Sage X3 que ha rechazado la solicitud de cambio. |
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Informes
Por defecto, los informes siguientes están asociados a la función :
CCMCRREASON : Solictudes cambio por mail
CCMCRSEVERITY : Solicitudes cambio por gravedad
CCMCRSTATUS : Solicitud cambio por estado
Pero esto se puede modificar por parametrización.
Panel de acciones
Haz clic en la acción Excel para exportar la lista de todas las solicitudes de cambio de la base de datos a una hoja de cálculo Microsoft® Excel con fines analíticos. |
Haz clic en la acción Lista de solicitudes cambio para volver a la lista de todas las solicitudes de cambio de la base de datos. |
Haz clic en la acción Análisis de impacto para mostrar en tiempo real el resumen de la evaluación global de cómo afecta el cambio a los grupos de compromiso claves. Se muestran las cantidades correspondientes y el impacto financiero en la divisa básica del cambio de cada grupo. Al hacer clic en esta acción, tienes acceso a los detalles de cada tipo de transacción individual.
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Haz clic en la acción Planificar para definir o visualizar el plan de acción que va a englobar el alcance de las necesidades de la solicitud de cambio.
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Puedes utilizar las siguientes acciones para incrementar la versión del producto y reflejar los cambios introducidos por la solicitud. Estas acciones solo están disponibles cuando se cumplen las siguientes condiciones:
- El código de producto definido en el campo Producto se gestiona por versión.
- El estado de la solicitud de cambio ha pasado de En planificación a En implementación,
- Estás conectado como Responsable de cambio de la solicitud.
Esta acción se muestra cuando tu organización fabrica el producto incluido en la solicitud de cambio. |
Esta acción se muestra cuando tu organización subcontrata la fabricación del producto incluido en la solicitud de cambio. |
Esta acción se muestra cuando el producto incluido en la solicitud de cambio se gestiona por versión, pero no está ni fabricado ni subcontratado. |
Limitaciones
Solo puedes asignar un código de producto a cada solicitud de cambio.
Solo se permite una solicitud de cambio activa por producto. De esta forma, se garantiza que el cambio se realice y se entregue o que la solicitud se cierre.
Mensajes de error
Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :
No has introducido el código de artículo. Si lo desconoces, introduce una descripción.
o
Solo puedes modificar el estado de esta solicitud de cambio si se ha definido el código de artículo.
Cada solicitud de cambio hace referencia a un único código de producto. Hay dos formas de crear una solicitud de cambio:
1 - Si conoces el código de producto, introdúcelo o selecciónalo en el campo Producto.
2 - Si no lo conoces, deja el campo en blanco e introduce una descripción breve del producto en el campo Descripción (si producto desconocido). Un experto utilizará esta descripción para recuperar el código de producto e introducirlo en el campo Producto. Una vez introducido el campo Producto, se puede completar el campo Descripción.
El responsable de cambio solo puede hacer avanzar la solicitud en el ciclo de cambio si se define y registra el código de producto correcto.
Una solicitud de cambio ya se está tratando para este artículo. Solo se puede tratar una solicitud por artículo.
o
La solicitud de cambio $1$ se está tratando para el artículo. El estado debe ser "Nuevo".
o
Una solicitud de cambio ($1$) está en curso para este artículo.
Cada solicitud de cambio hace referencia a un único código de producto. Solo puede haber una solicitud de cambio activa por código de producto. Es decir, si se está procesando otra solicitud de cambio para el mismo código de producto, solo puedes crear esta solicitud de cambio. Debe permanecer en estado Nuevo hasta que se cierre la solicitud de cambio en curso.
El campo 'Motivo de cambio' debe contener un valor.
o
El campo 'Cambio impactado' debe contener un valor.
o
El campo 'Gravedad' debe contener un valor.
¿Por qué has creado la solicitud de cambio? ¿Cómo de importante consideras el cambio? Selecciona un valor adecuado en el campo para que se asigne el equipo de control de cambios correcto al análisis de rentabilidad de las necesidades.
El parámetro general CCMCMDEF debe contener un valor.
o
El usuario $1$ no es un responsable de cambio - ver el parámetro de usuario CCMCHGMAN.
Cada solicitud de cambio debe tener asignado un Responsable de cambio. Un responsable de cambio es un usuario de Sage X3 activo autorizado para intervenir en la gestión de control de cambios de tu empresa. La casilla Activo de su ficha de usuario de Sage X3 está marcada y su parámetro de aprobación CCMCHGMAN - Responsable cambio (capítulo TC, grupo CCM) tiene asignado el valor Sí. Hay que nombrar a un responsable de cambio como responsable de cambio por defecto para todas las nuevas necesidades. Define el responsable de cambio por defecto indicando el código del usuario en el parámetro de dossier NCSQADEF - Responsable cambio por defecto (capítulo TC, grupo CCM), pero solo después de activar el parámetro de usuario correspondiente.
El usuario $1$ no es un planificador.
Cada solicitud de cambio debe tener asignado un jefe de proyecto o planificador (campo Planificador). Un planificador es un usuario de Sage X3 activo autorizado para intervenir en la gestión de control de cambios de tu empresa. La casilla Activo de su ficha de usuario de Sage X3 está marcada y su parámetro de aprobación CCMPLANNER - Planificador (capítulo TC, grupo CCM) tiene asignado el valor Sí. Hay que nombrar a un planificador como planificador por defecto para todas las nuevas necesidades. Define el planificador defecto indicando el código del usuario en el parámetro de dossier CCMPLADEF - Planificador por defecto (capítulo TC, grupo CCM), pero solo después de activar el parámetro de usuario correspondiente.
El usuario $1$ no es un usuario válido.
o
El usuario $1$ no es un aprobador de solicitudes de cambio.
o
El usuario $1$ no es un aprobador.
Este mensaje aparece cuando el código de usuario de Sage X3 seleccionado no es válido. Es posible que el usuario no sea un usuario de Sage X3 activo o que no esté autorizado.Parámetros
No estás autorizado para añadir líneas
Para poder asignar un aprobador a la solicitud de cambio, debes estar conectado como responsable de cambio de la solicitud y esta debe estar En revisión.
Actualización de los datos de análisis de impacto encurso. Espere y actualice la página.
o
Los datos del análisis de impacto se están creando con la tarea del servidor batch: $1$. Espera y actualiza la página.
El proceso del servidor batch desencadena este mensaje cuando el análisis de impacto se está creando o actualizando. También aparece cuando intentas actualizar la pantalla mientras el análisis de impacto se está creando o actualizando.
La creación de un análisis de impacto puede tardar varios minutos cuando el volumen de datos es elevado. Puedes comprobar el estado del proceso del servidor batch en la función Gestión de peticiones (AREQUETE). El análisis de impacto se puede consultar una vez que el proceso esté en estado Finalizado.
Solo puedes añadir archivos adjuntos de rechazo si el estado de la solicitud de cambio es "Rechazado".
Solo puedes adjuntar este archivo a la categoría Rechazo si la solicitud de cambio se está rechazando o ya lo está. El estado de la solicitud de cambio debe ser Rechazado.
El campo 'Motivo de rechazo' debe contener un valor
¿Por qué rechazas la solicitud de cambio? Indica el Motivo del rechazo para que la decisión del equipo de control de cambios se registre formalmente. Es recomendable detallar el motivo seleccionado en el campo Información adicional.
El estado no puede pasar de $1$ a $2$.
o
Para continuar, el estado de la solicitud de cambio debe ser "Planificación".
o
El plan no se ha implementado o realizado
o
El plan debe tener el estado a 'En espera'
o
Esta solicitud de cambio está cerrada. Toda modificación está prohibida.
Todas las solicitudes de cambio deben seguir el ciclo de procesamiento estándar.
En una solicitud de cambio con un procesamiento completo, el ciclo estándar es: Nuevo > En revisión > En planificación > En implementación > Realizado > Cerrado.
En una solicitud de cambio rechazada, el ciclo estándar es: Nuevo > En revisión > Rechazado > Cerrado o Nuevo > Rechazado > Cerrado.
La etapa en curso del ciclo se muestra en el campo Estado. Se realizan controles para garantizar que las solicitudes de cambio solo puedan pasar de etapa una vez que se haya completado la que está en curso. Por ejemplo, el plan de acción debe haberse implementado por completo antes de que la solicitud de cambio pueda pasar al estado Realizado.
Se suprimirá el plan existente
o
Los detalles del rechazo seran borrados
Las etapas seleccionadas en el ciclo de procesamiento permiten que la solicitud vuelva a una etapa anterior, de En implementación a En planificación, por ejemplo. No obstante, esto puede traer consecuencias. Asegúrate de conocer cuáles son antes de proceder.
Imposible enviar una notificación por e-mail. Error al recuperar el e-mail del workflow para $1$
El e-mail de la ficha de usuario no se ha introducido o es incorrecto. El usuario no puede recibir las notificaciones por e-mail.
[Nombre] no es un contacto de [Tercero]
Solo puedes añadir un contacto asociado al proveedor o cliente seleccionado.
No estás autorizado para suprimir esta línea.
Solo puedes suprimir líneas si estás conectado como responsable de cambio en curso de la solicitud.
Tablas utilizadas
Las tablas siguientes están utilizadas por la función :
Tabla | Nombre de la tabla |
|---|---|
CCMCHGREQ [CCMCR] | Solicitud de cambio |
CCMCRDESC [CCMCRD] | Descripción solicitud cambio |
CCMCRNOTES [CCMCRN] | Documentos adjuntos sol. cambio |
CCMCRORIGC [CCMCROC] | Creadores clientes |
CCMCRORIGE [CCMCROE] | Creadores externos |
CCMCRORIGI [CCMCROI] | Creadores internos |
CCMCRORIGS [CCMCROS] | Creadores proveedores |
CCMIMPBOD [CCMIBOD] | Análisis impacto-Líneas estructuras |
CCMIMPBOH [CCMIBOH] | Análisis impacto-Estructuras |
CCMIMPFOD [CCMIFOD] | Análisis impacto-Previsiones |
CCMIMPFOH [CCMIFOH] | Análisis impacto-Previsiones |
CCMIMPITM [CCMIITM] | Análisis impacto-Stock |
CCMIMPITMDET [CCMITMD] | Análisis impacto-Plantas stock |
CCMIMPMFGD [CCMMFGD] | Análisis impacto-OF |
CCMIMPMFGH [CCMMFGH] | Análisis impacto-OF |
CCMIMPPOD [CCMIPOD] | Análisis impacto-Compras |
CCMIMPPOH [CCMIPOH] | Análisis impacto-Compras |
CCMIMPPRD [CCMIPRD] | Análisis impacto-Solicitudes de compra |
CCMIMPPRH [CCMIPRH] | Análisis impacto-Solicitudes de compra |
CCMIMPROD [CCMROD] | Análisis impacto-Líneas rutas |
CCMIMPROH [CCMROH] | Análisis impacto- Ruta |
CCMIMPSCD [CCMSCD] | Análisis impacto-Subcontratación |
CCMIMPSCH [CCMSCH] | Análisis impacto-Subcontratación |
CCMIMPSOD [CCMSOD] | Análisis impacto-Pedidos venta |
CCMIMPSOH [CCMSOH] | Análisis impacto-Pedidos venta |
CCMIMPSQD [CCMISQD] | Análisis impacto-Pptos venta |
CCMIMPSQH [CCMISQH] | Análisis impacto-Pptos venta |
CCMPLAND [CCMPD] | Detalle plan solicitud cambio |
CCMPLANH [CCMPH] | Cabecera plan sol cambio |
CCMREJDSC [CCMREJ] | Descripción rechazo |
CONTACTCRM [AIN] |
Consulta la documentación de Implementación