Saisie budgets
Un budget est défini pour un plan de comptes et sur une sélection de un à neuf axes analytiques, selon la transaction de saisie budget choisie. Il peut être saisi sur chaque combinatoire Comptes/Sections de ces axes, ou en aggloméré, sur chaque combinatoire Groupe de comptes/Groupes de sections si le budget, dans son paramétrage, se base sur des pyramides de comptes et de sections.
Les montants budgétisés sont visibles en édition/consultation de balance analytique et en consultation de tableau de bord.
Suivant le type de transaction de saisie budget, il est possible de disposer de trois saisies différentes:
Par période
La saisie détaillée des budgets permet de saisir, consulter et modifier un budget, établi pour un compte et une ou plusieurs sections sur une borne de dates. C'est l'approche la plus "fine" : le budget est établi pour chaque période contenue dans un intervalle de dates. Cet intervalle peut être à cheval sur plusieurs exercices. La gestion détaillée des budgets est complémentaire de la saisie des budgets par section et de la saisie des budgets par compte.
Par compte
La gestion des budgets par compte permet de saisir, visualiser et mettre à jour le budget établi pour un compte pour les bornes de sections définies.
Par section
La gestion des budgets par section autorise la modification et la consultation des budgets établis pour une section pour un ensemble de comptes analytiques.
Ces trois approches ne sont pas distinctes mais complémentaires : elles exploitent les mêmes informations sous des angles différents.
Lorsque le budget est défini sur une pyramide de comptes et/ou une pyramide de sections et que la transaction de saisie de budget utilisée prévoit l'affichage des données réalisées et/ou engagées et/ou pré-engagées, ces informations (exprimées en montants et/ou en quantités), ne sont pas affichées. Elles sont affichées uniquement dans le cas d'une saisie de budget sur les comptes et sections directement.
Le référentiel manuel rattaché au plan de compte définie au niveau du paramétrage budget est déterminé automatiquement.
En création et mise à jour de budget , lorsqu'un référentiel manuel est associé à un référentiel automatique, seul le référentiel manuel est mis à jour.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
La saisie budgétaire se fait sur deux écrans.
- Le premier écran permet de sélectionner la transaction de saisie et de définir les codes budgets sur lesquels vous souhaitez travailler.
- Le deuxième écran permet de sélectionner le compte et/ou les sections, et d'afficher les données relatives à la transaction.
Saisie des critères
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Transaction
| Code de la transaction qui sera utilisé pour saisir le budget. Du code de la transaction dépendent :
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| Indiquer une borne de dates afin de remplir automatiquement les lignes du tableau de saisie du budget.
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| La case "Préchargement" est cochée en fonction du paramétrage de la Transaction saisie budget. |
| La case "Multicode" est cochée en fonction du paramétrage de la Transaction saisie budget, quand le nombre de budgets est supérieur à un. |
| Ce champ est alimenté quand la case "Multicode" est cochée. Le nombre de budgets sur lesquels il est possible de travailler en même temps est indiqué en italique. Le maximum est à quatre. |
Tableau Critères
| Indiquer sur quel code budget lasaisie doit se faire. |
| Indiquez la Société concernée par la saisie du budget (budget de niveau société). |
| Indiquez le Site concerné par la saisie du budget (budget de niveau site). |
| Le type de référentiel est chargé automatiquement, en fonction du budget et de la société sélectionnés, le lien se faisant par le plan de comptes. |
| Ce champ renseigne la version du budget concernée. La version 'par défaut' est proposée. |
| Indiquer la période sur laquelle la saisie budgétaire va se faire.
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Bornes début / fin
| Indiquez une borne de sections afin de remplir automatiquement les lignes du tableau de saisie du budget. |
| Indiquez une borne de sections afin de remplir automatiquement les lignes du tableau de saisie du budget. |
| Indiquez une borne de comptes afin de remplir automatiquement les lignes du tableau de saisie du budget. |
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Ecran de saisie
Présentation
Transaction
Si un mémo "STD" existe, ce mémo est affiché prioritairement dans la fenêtre de critère (l'utilisation du code mémo est fortement recommandée notamment dans les cas de saisie de budget multi-codes). Il est possible de définir une borne de sections ou de comptes à afficher, suivant la transaction (par compte ou par section). Dans le cas d'une transaction par période, il faut indiquer une borne de dates.
Critères
Chaque numéro de ligne de critères est rattaché au numéro de ligne défini au niveau de la transaction. La transaction définit le type d'information à afficher et les critères indiquent sur quoi doit porter l'information. Certains éléments du paramétrage sont rappelés et en particulier la notion de "préchargement" et de "budget multi-codes". Si la transaction est multi-codes, le nombre de budgets maximum sur lesquels il est possible de travailler en même temps est indiqué en italique.
Il est possible de saisir moins de critères que ce qui est défini dans la transaction (exemple: cas d'un budget multi-code à 3 budgets: il est possible de ne vouloir travailler pour une session donnée que sur 2 budgets), mais il est impossible d'en saisir plus. Chaque ligne de critère peut porter sur des budgets différents, des sites différents, et des périodes différentes (sauf pour les budgets par périodes).
Les critères de sélection portent sur :
- le code budget,
- la société ou le site, suivant le niveau de définition du budget (par société ou par site),
- le type de référentiel,
- la version du budget,
- la période à prendre en compte (si c'est une transaction par compte ou par section).
Tous les budgets doivent être définis au même niveau (soit société soit site).
Budgets
"Budget" permet la consultation et/ou la saisie des budgets.
Suivant les axes analytiques retenus au niveau des budgets, l'intitulé des sections d'axes est affiché. Si les codes budgets sont liés à des pyramides, l'intitulé des pyramides est affiché.
Ne seront détaillés ici que les budgets ne faisant pas appel à des pyramides, car les budgets contenant des pyramides ont le même mode opératoire.
Le nombre d'axes à renseigner en en-tête, dépend du nombre d'axes définis au niveau des codes budgets. Le nombre de lignes affichées peut être supérieur au nombre d'axes à renseigner : cette situation se produit lorsque le nombre maximum d'axes gérés indiqué au niveau de la transaction de saisie est supérieur au nombre d'axes gérés au niveau du code budget.
Les colonnes représentant les quantités et les montants en réel ou engagés sont initialisées automatiquement.
Consultation d'un budget saisi par compte ou par section
Lorsqu'un budget a été saisi par les écrans de saisie par compte ou par section, il est reporté sur l'écran de saisie détaillée :
- soit en proportion égale pour chaque période
Exemple : En saisie de budget par section, sur un exercice de 12 mois, un montant de 12000 EUR a été budgétisé sur le compte " EXPORT " pour la section " ASIE " de l'axe " Zone Géographique ". En saisie de budget détaillé, pour la même période et sur le même couple Section/Compte, le tableau se décompose en 12 échéances de 1000 EUR sur chacune des 12 périodes constituant l'exercice.
- soit suivant une clé de répartition temporelle si cette dernière a été précisée au niveau de la fiche "compte" qui est mouvementée.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critère défilement préc./suiv.
| La case à cocher sélectionne l'axe renseigné dans le bloc suivant. Les boutons [Premier], [Précédant], [Suivant], [Dernier] permettent de faire défiler les sections de l'axe sélectionné. |
Détails budgétaires
| Ce champ rappatrie le plan de comptes paramétré pour le paramétrage du budget que vous êtes en train de saisir. |
| Intitulé du compte. |
| Ce champ renseigne le compte appartenant au plan de comptes concerné, sur lequel le budget sera construit. |
L'unité d'oeuvre rattachée au compte selectionné est affichée en italique, à coté du compte. |
| Affiche le premier axe analytique rattaché au budget.
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| Intitulé de l'axe analytique. |
| Choix d'une section analytique parmi celles rattachées à l'axe analytique selectionné. |
| Zone de commentaire associée aux sections/comptes. |
Bloc numéro 3
| Intitulé du compte. |
Une répartition temporelle est une table de coefficients qui permet de répartir mois par mois un budget annuel pour tenir compte de l'activité de l'entreprise (par exemple fermeture au mois d'Août). Le code de cette répartition est composé de un à dix caractères alphanumériques. |
| Intitulé de la section analytique. |
| Le type de référentiel est chargé automatiquement, en fonction du budget et de la société sélectionnés, le lien se faisant par le plan de comptes. |
| Il s'agit du numéro de ligne. |
| Indiquer sur quel code budget lasaisie doit se faire. |
| Ce chiffre indique la quantité budgétée dans l'unité d'oeuvre précisée au niveau du compte ou du groupe de comptes pour la période courante. |
| Ce chiffre indique le montant du budget pour la période courante dans la devise et selon le diviseur définis au niveau du code budget. |
| Ce champ rapatrie les quantités comptabilisées pour la période demandée, compte tenu du compte et des sections selectionnées. |
| Ce champ rapatrie les montants comptabilisés pour la période demandée, compte tenu du compte et des sections selectionnées. |
| Ce champ rapatrie les quantités de la saisie des engagements pour ceux qui répondent aux mêmes critères comptes et sections analytiques sélectionnées pour le budget. |
| Ce champ rapatrie les montants de la saisie des engagements pour ceux qui répondent aux mêmes critères comptes et sections analytiques sélectionnées pour le budget. |
| Ce champ rapatrie les quantités de la saisie des pré-engagements pour ceux qui répondent aux mêmes critères comptes et sections analytiques sélectionnées pour le budget. |
| Ce champ rapatrie les montants de la saisie des pré-engagements pour ceux qui répondent aux mêmes critères comptes et sections analytiques sélectionnées pour le budget. |
| La formule est issue du paramètre de la transaction de saisie budget. |
| Zone de commentaire associée au budget saisi pour la combinatoire compte/section/période. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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| Date de début de la période de traitement. |
| Ce champ indique la date de fin de la période de traitement. |
TOTAL QUANTITES
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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TOTAL MONTANTS
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Ce code vous permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
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| Pas d'aide liée à ce champ. |
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TOTAL FORMULES
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Bloc numéro 8
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Icône Actions
MAJ Colonne
Cette fonction recopie la valeur de la colonne sur les lignes en dessous. Si ce bouton n'est pas déclenché dans une colonne "Quantité budgétée" ou "Montant budgété", mais sur une ligne, ce sont toutes les quantités budgétées et les montants budgétés de la ligne, qui sont recopiés sur les lignes en dessous.
Répartition
Dans les budgets par compte, il est possible de répartir un montant budgété en fonction des quantités d'unités d'oeuvre affectés à la section.
Engagement / Pré-engagement
Sur les zones d'engagement et de pré-engagement, il est possible de zoomer vers la pièce d'engagement correspondante. Ce zoom n'est possible que dans le cas d'une saisie budgétaire comportant un seul code budget.
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BUDGET : Budget
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
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Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Cliquez sur Calcul pour accéder à la fonction de paramétrage des formules budgétaires, et pour déclencher un calcul sur le budget courant sans sortir de la saisie.
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Cliquez sur Critèrespour revenir au premier écran pour saisir de nouveaux critères. |
Limites
Limites concernant les codes d’accès
L'écran de cette fonction s’affranchit des droits en consultation dont dispose l’utilisateur via ses codes d’accès. Il base ses contrôles sur les droits en exécution.
Le contrôle s’applique progressivement, dans l’ordre de saisie de chaque champ pouvant comporter un code d’accès et au niveau le plus fin.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
La date n'est pas une date de début de période
La date n'est pas une date de fin de période
Les bornes de date (zones Période début et Période fin si la transaction de sasie est de type 'Section' ou 'Compte' ou zone Type de référentiel si la transaction de saisie est de type 'Détail') retenues sont incohérentes par rapport au découpage de la période de la société ou du site de saisie du budget pour le type de référentiel concerné.
Le nombre d'axes de la transaction budgétaire est inférieur au nombre d'axes du budget
Ce message s'affiche lors de la saisie du critère budget lorsque le nombre maximum d'axes gérés, indiqué au niveau de la transaction de saisie budgétaire, est inférieur au nombre d'axes du budget.