Budgets opérationnels > Clôture budgétaire > Reconduction Enveloppes annuelles 

Cette fonction a pour objet de préparer le nouvel exercice budgétaire, par duplication des enveloppes, budgets et lignes budgétaires annuelles, afin d'éviter la saisie de données répétitives :

  • Pour les montants budgétés présents au moment de la reconduction,
  • Pour les mêmes montants, minorés ou majorés par un %. Ce % ne peut être saisi qu'après que l'enveloppe à reconduire ait été sélectionnée.

La reconduction des enveloppes annuelles n'effectue pas le solde des lignes budgétaires de l'exercice précédent. Les montants servant de base à la reconduction sont ceux de l'enveloppe, du budget et de la ligne budgétaire au moment de la reconduction.

La reconduction des enveloppes annuelles s'effectue en deux étapes :

Sélection des enveloppes à reconduire
  • Sélection des enveloppes annuelles à reconduire en spécifiant les bornes de la sélection.
  • Cette duplication est effectuée à partir des enveloppes existantes de statut "Saisi", "A approuver", ou "Approuvé", topées "Reconductibles". Les enveloppes peuvent être topées "reconductibles" quel que soit leur statut et ce, jusqu'au moment de la reconduction.
Résultat de la sélection
  • Après saisie des critères de sélection, et activation du bouton "Afficher/Rafraîchir", les enveloppes annuelles sélectionnées apparaissent dans un tableau qui permet ou non de lancer leur reconduction.
  • Les colonnes présentées sont informatives (Niveau, Enveloppe, Intitulé, Devise, Montant, Réserve et Compte) et ne sont pas modifiables à l’exception de la colonne "Reconduire" qui permet de sélectionner les enveloppes et de la colonne "Evolution des montants en %" qui permet de générer les nouvelles enveloppes, budgets et lignes budgétaires avec une augmentation ou une diminution.

La reconduction effectue les mises à jour suivantes :

Dans l’enveloppe émettrice :

  • Indicateur « Reconductible » coché et grisé,
  • Apparition d’un message "Reconduite sur (code de la nouvelle enveloppe créée) le xx/xx/xxxx".

Dans l’enveloppe réceptrice :

  • Les nouvelles enveloppes créées comportent en regard de leur nouveau code, le code de l'enveloppe d'origine. Message "Enveloppe reconduite depuis (Code de l'enveloppe d'origine) le xx/xx/xxxx".
  • Le cumul du pré-engagé, de l'engagé, du réalisé et du consommé de l'enveloppe d'origine sont supprimés,
  • La reconduction effectue la création des enveloppes, budgets et lignes pour les montants issus de l’enveloppe d’origine, ou augmentés ou diminués par l’application d’un coefficient déterminé dans la requête.
  • Les enveloppes, budgets et lignes sont en statut «Saisi» et peuvent subir toutes les modifications nécessaires avant approbation.

SEEWARNING    Cas particuliers :

  • Si l'enveloppe à reconduire a fait l'objet d'un report des engagements non soldés, la création de la nouvelle enveloppe, effectuée lors de ce report, interdit la reconduction à postériori : Indicateur "reconductible" grisé.
  • Si une enveloppe budgétaire reconduite comporte des engagements non soldés, lors du report de ces engagements, leur montant s'ajoute aux montants budgétés de l'enveloppe, du budget et de la ligne budgétaire. Si la ligne budgétaire n'existe pas, celle-ci est créée pour le montant du report qui s'ajoute au montant du budget et de l'enveloppe. (Cette ligne a pu être créée après reconduction de l'enveloppe d'origine, ou supprimée dans la nouvelle enveloppe créée).

La reconduction des enveloppes annuelles constitue la première phase de la clôture budgétaire.

Etapes de la clôture budgétaire

Etapes de la clôture budgétaire : 

SEEWARNING L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :

  • Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
  • Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
  • Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.

    Pré-requis

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    Gestion de l'écran

    La reconduction des enveloppes annuelles s'effectue sur un seul écran. La partie haute permet la saisie des critères de sélection, la partie basse présente les résultats de cette sélection.

    Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message "Tableau plein" indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. La réponse "OK" à ce message présente donc les 500 premières lignes. Pour réduire la sélection, il faut utiliser les critères de sélection sur les bornes : Sites, entités responsables, projets, enveloppes.

    Ecran de saisie

    Présentation

    Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection de la consultation : Code société et exercice émetteur.

    Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : Bornes de sites, bornes d'entités responsables, bornes de projets et bornes d'enveloppes.

    L'activation de la touche "Afficher/Raffraîchir" a pour effet d'afficher dans le tableau la liste des enveloppes budgétaires correspondant à la sélection effectuée.

    Si les critères saisis n'aboutissement à aucune sélection, un message "Aucun enregistrement pour ces sélections", en informe l'utilisateur qui doit modifier ses critères de sélection.

     

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Sélection

    Code de la société sur laquelle doit porter la reconduction des enveloppes. Seules les enveloppes cochées "reconductibles" et définies au niveau de cette société ou au niveau d'un site de cette société seront présentées pour reconduction.

    • Exercice émetteur (champ EFIY)

    Code de l'exercice de la société à partir duquel les enveloppes, budgets et lignes budgétaires doivent être reconduits.

    La saisie du code de l'exercice émetteur permet d'afficher la date de début et de fin de cet exercice, le code de l'exercice récepteur et ses dates de début et de fin. La modification de la période de sélection ne peut être effectuée que par la modification du code de l'exercice émetteur. Par défaut ce code est renseigné par l'exercice en cours.  

    • Intitulé (champ INTEFIY)

    Millésime de l'exercice émetteur. L'exercice émetteur est l'exercice sur lequel les enveloppes, budgets et lignes budgétaires à reconduire ou à reporter sont sélectionnés.

    • Date début (champ DFIY)

    Date de début de l'exercice émetteur des enveloppes, budgets et lignes à reconduire ou à reporter, déterminée par le code de l'exercice saisi.

    • Date fin (champ FFIY)

    Date de fin de l'exercice émetteur des enveloppes, budgets et lignes à reconduire ou à reporter, déterminée par le code de l'exercice saisi.

    • Exercice récepteur (champ RFIY)

    Code de l'exercice de la société sur lequel les nouvelles enveloppes, les nouveaux budgets et les nouvelles lignes budgétaires doivent être créés.

    • Intitulé (champ INTRFIY)

    Millésime de l'exercice récepteur. L'exercice récepteur est l'exercice sur lequel les nouvelles enveloppes, les nouveaux budgets et les nouvelles lignes budgétaires sont créés.

    • Date début (champ DRFIY)

    Date de début de l'exercice sur lequel les enveloppes, budgets et lignes doivent être créés, déterminée par le code de l'exercice récepteur.

    • Date fin (champ FRFIY)

    Date de fin de l'exercice sur lequel les enveloppes, budgets et lignes doivent être créés, déterminée par le code de l'exercice récepteur.

    Bornes

    • Tous sites (champ ALLFCY)

    • Si cette case est cochée, toutes les enveloppes définies pour la société saisie sont sélectionnées, qu’elles soient définies au niveau société ou au niveau site (Code budget).
    • Si cette case est décochée, seuls les sites de cette société sont accessibles en sélection. La sélection d’un site ne présente que les enveloppes définies pour ce site (code budget) et exclut les enveloppes définies au niveau société.

    Cette zone accessible si la zone "Tous sites" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à un site ou à une fourchette de sites. Elle correspond au premier site de la sélection.

    Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection.

    Cette zone accessible si la zone "Tous sites" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à un site ou à une fourchette de sites. Elle correspond au dernier site de la sélection.

    Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection.

    • Toutes entités (champ ALLENT)

    • Si cette case est cochée, toutes les enveloppes définies pour la société saisie sont sélectionnées, quelque soit l’entité responsable de ces enveloppes, à condition toutefois que ces entités soient rattachées à cette société ou définies sans code société.
    • Si cette case est décochée, seules les entités rattachées à cette société ou les entités définies sans code société sont accessibles en sélection. La sélection d’une entité ne présente que les enveloppes définies pour cette entité.

    Cette zone accessible si la zone "Toutes entités" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à une entité ou à une fourchette d'entités. Elle correspond à la première entité de la sélection.

    Seules les entités dont le code société est le code de la société saisie, ou les entités sans code société sont présentée dans la sélection.

    Cette zone accessible si la zone "Toutes entités" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à une entité ou à une fourchette d'entités. Elle correspond à la dernière entité de la sélection.

    Seules les entités dont le code société est le code de la société saisie, ou les entités sans code société sont présentée dans la sélection.

    • Tous projets (champ ALLPRJ)

    • Si cette case est cochée, toutes les enveloppes définies pour la société saisie sont sélectionnées, qu’elles soient rattachées ou non à un projet.
    • Si cette case est décochée, seuls les projets définis dans la société, un site de la société, ou un groupe de sociétés ou un groupe de sites incluant cette société sont accessibles pour sélection. La sélection d’un projet ne présente que les enveloppes rattachées à ce projet. Un projet défini au niveau d'un site ou d'un groupe de sites,  ne pourra être sélectionné que pour une enveloppe définie au niveau site.

    Cette zone accessible si la zone "Tous projets" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à un projet ou à une fourchette de projets. Elle correspond au premier projet de la sélection.

    Seuls les projets, comportant au moins une enveloppe rattachée, liés à la société saisie ou au site saisi (directement, par leur site, leur groupe de sociétés ou leur groupe de sites) sont présentés en sélection.

    Cette zone accessible si la zone "Tous projets" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à un projet ou à une fourchette de projets. Elle correspond au dernier projet de la sélection.

    Seuls les projets, comportant au moins une enveloppe rattachée, liés à la société saisie ou au site saisi (directement, par leur site, leur groupe de sociétés ou leur groupe de sites) sont présentés en sélection.

    • Toutes enveloppes (champ ALLENV)

    Si cette case est cochée, toutes les enveloppes définies pour la société saisie sont sélectionnées.

    Si cette case est décochée, elle permet d'affiner la recherche à une enveloppe.

    • Si un projet a été saisi, la sélection ne présente que les enveloppes rattachées à ce projet, pour la société, le site et la période saisis.
    • Si aucun projet n'a pas été renseigné, et qu'une entité a été déterminée, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et au site saisis, comprises dans la période déterminée et rattachées à cette entité.
    • Si un projet et une entité ont été saisis, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et au site saisis, comprises dans la période déterminée et rattachées à ce projet et à cette entité.
    • Si aucun critère préalable n'a été saisi, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et au site saisis, comprises dans la période déterminée. 

    Cette zone accessible si la zone "Toutes enveloppes" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à une enveloppe ou à une fourchette d'enveloppes. Elle correspond à la première enveloppe de la sélection.

    • Si des bornes projets ont été choisies, la sélection ne présente que les enveloppes rattachées à ces projets, pour la société, les sites et la période saisis.
    • Si les bornes projets n'ont pas été renseignées, et que des bornes entités ont été déterminées, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et aux sites saisis, comprises dans la période déterminée et rattachées à ces entités.
    • Si des bornes projets et des bornes entités ont été saisies, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et aux sites saisis, comprises dans la période déterminée et rattachées à ces projets et à ces entités.
    • Si aucun critère préalable n'a été saisi, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et aux site saisis, comprises dans la période déterminée. 

    Cette zone accessible si la zone "Toutes enveloppes" n'est pas cochée, permet d'affiner la recherche à une enveloppe ou à une fourchette d'enveloppes. Elle correspond à la dernière enveloppe de la sélection.

    • Si des bornes projets ont été choisies, la sélection ne présente que les enveloppes rattachées à ces projets, pour la société, les sites et la période saisis.
    • Si les bornes projets n'ont pas été renseignées, et que des bornes entités ont été déterminées, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et aux sites saisis, comprises dans la période déterminée et rattachées à ces entités.
    • Si des bornes projets et des bornes entités ont été saisies, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et aux sites saisis, comprises dans la période déterminée et rattachées à ces projets et à ces entités.
    • Si aucun critère préalable n'a été saisi, la sélection ne présente que les enveloppes appartenant à la société et aux site saisis, comprises dans la période déterminée. 

    Trace

    • Fichier trace (champ TRC)

    Si cette case est cochée, un compte-rendu présentant la liste des enveloppes traitées est produit à l'issue du traitement. Sinon, aucun fichier trace n'est émis à l'issue du traitement.

    SEEINFO L'enveloppe ou les lignes budgétaires ne sont pas reconduites si la date de fin de validité est incompatible avec la période de reconduction. Par exemple, si la période de reconduction s'étend du 01/01/2014 au 31/12/2014, et que la date de validité de l’entité est le 31/12/2013, l’enveloppe ne peut pas être reconduite. Dans ce cas, un message apparaît dans la trace.

    • Afficher/Rafraichir (champ SEARCH)

    Ce bouton permet de prendre en compte les critères saisis, et de lancer la sélection. Il doit être utilisé après chaque modification des critères.

    • Tout cocher/décocher (champ COCHER)

    Ce bouton permet de sélectionner ou de supprimer la sélection de toutes les enveloppes présentées dans le résultat de la sélection.

    Tableau Enveloppes annuelles

    • Reconduire (champ RECOND)

    La sélection des enveloppes à reconduire peut s'effectuer individuellement ou globalement :

    • La sélection de toutes les enveloppes présentées peut être effectuée en une seule opération par le bouton «Tout cocher/décocher».
    • La sélection individuelle des enveloppes peut être effectuée enveloppe par enveloppe, cette sélection prenant en compte l’enveloppe, le budget de l’exercice et les lignes budgétaires, sans qu’il soit possible de les dissocier.
    • Le bouton «Tout cocher/décocher» permet également de décocher les enveloppes sélectionnées globalement ou individuellement.
    • Niveau (champ NIV)

    Cette colonne indique pour chaque enveloppe si la ligne du tableau se situe au niveau enveloppe, budget ou ligne budgétaire.

    Code de l'enveloppe à reconduire ou à reporter.

    Devise de gestion de l'enveloppe, du budget et des lignes budgétaires.

    • Montant (champ AMT)

    Montant budgété de l'enveloppe du budget et de la ligne au moment du report ou de la reconduction.

    • Réserve (champ RES)

    Montant budgété de la réserve de l'enveloppe et  du budget au moment du report ou de la reconduction.

    • Evolution en % (champ PRCREC)

    Les enveloppes, budgets par exercices et lignes budgétaires peuvent être reconduits avec les mêmes montants, avec une augmentation ou une diminution.

    Cette colonne permet d’indiquer un % d’augmentation ou de diminution qui s'applique sur le montant de l’enveloppe et de sa réserve. Ce même % s'applique au budget et aux lignes budgétaires. Ce % ne peut être saisi qu'après que l'enveloppe à reconduire ait été sélectionnée.

    Pour une diminution la saisie du % s'effectue en remplaçant le signe "+" par le signe "-" devant le % saisi.

    Code du compte budgétaire d'imputation de la dépense sur la ligne budgétaire.

     

    Icône Actions

    Enveloppe

    Ce bouton permet d'accéder à la consultation de l'enveloppe, de son budget et de ses lignes.

     

     

    Messages d'erreur

    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?

    Ce message s'affiche si vous validez (OK ou "Entrée") et que vous n'avez sélectionné aucune enveloppe à reconduire.

    Exercice budgétaire récepteur fermé

    Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant est fermé.

    Il n'existe pas d'exercice recepteur pour cet exercice sur cette société et son référentiel analytique principal

    Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant n'est pas créé.

    Exercice non ouvert

    Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas ouvert.

    Exercice inexistant pour cette société sur le grand-livre analytique principal.

    Ce message s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas créé.

    Zone obligatoire

    Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Tous Sites" , "Toutes entités", "Tous projets", "Toutes enveloppes" est décochée et qu'aucune entité, aucun projet ou aucune enveloppe n'ont été sélectionnés ou saisis.

    L'enveloppe n'est pas rattachée au projet

    Ce message s'affiche si dans les critères, les cases "Tous projets" et "Toutes enveloppes" sont décochées et que l'enveloppe indiquée n'est pas rattachée au projet saisi ou sélectionné.

    L'enveloppe n'est pas définie sur cette société/site

    Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe indiquée n'est pas rattachée à la société saisie.

    Enveloppe déjà reconduite

    Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe indiquée a déjà fait l'objet d'une reconduction.

    Saisie d"un pourcentage négatif supérieur à 100 interdit

    Ce message s'affiche si vous saisissez un pourcentage supérieur à -100%.

    Tables mises en oeuvre

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