Solde des commandes
Cette fonction permet de solder ou d'annuler le solde d’une ou plusieurs lignes de commandes.
Les engagements générés par les lignes de commandes sont, lorsque la fonction de solde est lancée, extournés (en montants négatifs).
L'opération de solde des lignes de commandes s'effectue en deux étapes :
- Sélection des lignes de commandes non soldées par l'intermédiaire de la fonction FUNCLEAR permettant de spécifier les bornes de la sélection (Achats/Commandes/Solde des commandes),
- Présentation du résultat de la sélection sur un tableau qui permettra au responsable budgétaire de décider du solde ou non des lignes de commandes non soldées.
Lorsque des factures complémentaires sur commande ont été enregistrées, le solde d'une ligne de commande a pour effet de prendre en compte l'ensemble des factures complémentaires enregistrées sur cette ligne de commande. En effet, même si la ligne de commande a été réceptionnée en une ou plusieurs fois et a fait l'objet d'une ou plusieurs factures complémentaires, ce n'est qu'au moment du solde de la ligne de commande que ces factures sont prises en compte et que des mouvements de régularisation de stock sont effectués. Les factures complémentaires sont alors ventilées par rapport aux quantités réceptionnées de chacune des réceptions de la ligne de commande.
Etapes de la clôture budgétaire
Etapes de la clôture budgétaire :
- Première étape : Reconduction des enveloppes annuelles,
- Deuxième étape : Solde des lignes de demandes d'achats et des lignes de commandes à ne pas reporter,
- Troisième étape : Traitement des réceptions et des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Quatrième étape : Report des pré-engagements et des engagements non soldés,
- Cinquième étape : Report des enveloppes pluriannuelles.
L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :
- Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
- Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.
Le solde des lignes d'achats (demandes d'achats et commandes d'achats) devenues sans objet, s'inscrit au titre de la deuxième étape de la clôture budgétaire.
Les lignes de commandes, constituent un engagement dans les lignes budgétaires qui implique une consommation du montant budgété. Si ces lignes sont devenues sans objet, l'opération de solde de ces lignes a pour objet de désengager la ligne budgétaire du montant de ces dépenses prévues qui ne seront pas consommées et donc non reportées sur l'exercice suivant.
Le solde d'une commande réceptionnée partiellement est interdit pour les Budgets opérationnels, tant que la réception n'est pas facturée, ou qu'un bon de retour n'est pas "Comptabilisé" ou "Facturé totalement".
En fin d'exercice, les gestionnaires budgétaires doivent donc passer en revue les lignes de commandes non facturées ou facturées partiellement, pour décider si leur solde est à reporter ou à solder.
Gestion de l'écran
La sélection des commandes d'achats à traiter se fait par les critères suivants :
- Bornes de sites des commandes
- Bornes de dates (date de création de commande)
- Bornes de types de commandes
- Bornes sur numéro de commandes à traiter
- Bornes de fournisseurs
- Bornes d'articles
- % tolérance quantité
- Commandes à traiter
Il est possible de saisir les différents critères de sélection des lignes de commandes et de sélectionner les lignes pour traitement.
Il est également possible, lors d’un même traitement, de solder une ligne non soldée et d'annuler le solde d'une ligne déjà soldée.
Parmi ces critères, certains champs doivent être obligatoirement renseignés :
Bornes site de commande
Les sites de début et de fin sont initialisés par le site d'achat associé à l'opérateur connecté. Ces bornes peuvent être modifiées en fonction des privilèges de l'utilisateur : si un seul site est autorisé, celui-ci est affiché sans possibilité de modification.
Commandes à traiter
Ce champ permet de définir le statut des commandes à traiter et donc le type d'action à effectuer. Trois choix sont proposés :
- Non soldées : à utiliser si vous souhaitez solder des lignes de commandes (choix proposé par défaut)
- Soldées : à utiliser si vous souhaitez annuler le solde
- Toutes : si vous souhaitez dans un même traitement solder certaines lignes et annuler le solde d'autres lignes.
D'autres critères de sélection sont proposés mais ne sont pas obligatoires, ils permettent d'affiner la sélection c'est le cas notamment des bornes sur Numéro de commandes, sur fournisseurs ou sur articles.
Parmi ces champs, certains ont cependant une influence sur le traitement :
% Tolérance quantité
Ce pourcentage de tolérance permet de restreindre la proposition des lignes de commandes à traiter. En effet, si vous indiquez un pourcentage, seules les lignes de commandes présentant un reliquat par rapport à la quantité commandée inférieur au pourcentage saisi, sont proposées en traitement. Il est à noter que si on laisse le pourcentage de tolérance à zéro, seules les commandes à solder qui ont été réceptionnées totalement (quantité réceptionnée supérieure ou égale à la quantité commandée) seront traitées.
Exemple :
Pourcentage saisi = 10%
Une ligne de commande ayant Qté commandée=100, Qté réceptionnée=92, Reliquat=8, R/QC= 8%, est proposée pour traitement
Ecran de saisie
Présentation
Traitement
Ce champs permet de décider quel type de traitement vous souhaitez effectuer sur chaque ligne parmi les trois proposés :
- Aucun : c'est le choix proposé par défaut. La ligne ne sera pas traitée au moment de la validation
- Solde : permet de solder une ligne non soldée.
- Annulation : permet d'annuler le solde d'une ligne déjà soldée.
Il est également possible d'effectuer un traitement global de toutes les lignes du tableau. Pour cela, vous devez positionner le curseur sur le numéro de ligne, utiliser le bouton contextuel et choisir l'option "Traitement global". Ce choix peut avoir des effets différents sur les lignes proposées : pour les lignes non soldées, le champ "Traitement" prend la valeur "Solde", pour les lignes déjà soldées, ce même champ prend la valeur "Annulation".
Dans tous les cas, la mise à jour des commandes est faite après activation du bouton de validation.
Des boutons contextuels, accessibles par "clic droit" et sélection dans la liste, permettent :
- De trier les lignes de commandes par numéro de commande, par numéro d'enveloppe, par numéro d'entité ou numéro de compte.
- D'accéder à la commande (bouton "Détail"), à l'enveloppe, à la ligne budgétaire, au compte budgétaire et à l'engagement.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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| Cette zone permet de sélectionner les lignes de commandes à solder, ou dont vous voulez annuler le solde, par cochage unitaire ou par le traitement global. |
| Code du site émetteur de la ligne de commande. |
| Numéro de la commande, permettant d'identifier celle-ci de façon unique. Ce numéro est généré automatiquement à chaque création de commande selon le paramétrage de compteur associé. |
| Code identifiant le fournisseur auquel il est souhaité de passer commande initialisé, lors de la création de la ligne de commande. |
| Référence interne de l'article demandé qui doit exister dans la table Articles, renseigné lors de la création de la ligne de commande. |
| Indicateur de commande : "Soldée" ou "Non soldée". |
| Quantité commandée pour la ligne de commande. |
| Quantité réceptionnée pour la ligne de commande. |
| Quantité facturée pour la ligne de commande. |
| Unité d'achat de l'article, définie au niveau de la fiche article ou liée au fournisseur. |
| Montant hors taxes de la ligne de commande en devise de saisie, correspondant à la quantité commandée. |
| Montant hors taxes en devise de saisie, du solde non facturé de la ligne de commande. |
| Code de la devise de saisie de la ligne de commande. |
| Code de l'enveloppe de rattachement de la ligne de commande. |
| Code de l'entité destinataire de la ligne de commande. |
| Code du compte budgétaire d'imputation de la ligne de commande. |
Icône Actions
Commande
Accès à l'écran de saisie/consultation de la commande.
Action de déroutement STANDARD
Sélection de la totalité des lignes de commandes présentées.
Tri par n° de commande
Tri des lignes de commandes par numéro de commande.
Tri par enveloppe
Tri des lignes de commandes par numéro d'enveloppe.
Tri par entité
Tri des lignes de commandes par numéro d'entité destinataire.
Tri par compte budgétaire
Tri des lignes de commandes par numéro de compte budgétaire.
Enveloppe
Accès à l'écran de saisie/consultation de l'enveloppe de rattachement de la ligne de commande.
Ligne budgétaire
Accès à l'écran de saisie/consultation de la ligne budgétaire de la ligne de commande.
Compte budgétaire
Accès à l'écran de saisie/consultation du compte budgétaire de la ligne de commande.
Engagements
Accès à l'écran de consultation de l'engagement correspondant à la commande.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Pas de fiche sélectionnée
Ce message apparaît lors de la validation des sélections lorsque il n’existe aucune commande correspondant aux sélections effectuées.
Ligne déjà soldée, solde impossible !
Ce message apparaît lorsque le type de traitement choisi est incompatible avec le statut de la ligne de commande : tentative de solde d'une ligne déjà soldée.
Ligne non soldée, annulation de solde impossible !
Ce message apparaît lorsque le type de traitement choisi est incompatible avec le statut de la ligne de commande : tentative d'annulation de solde d'une ligne non soldée.
On ne peut pas solder une commande présentant une reception non totalement facturée
Ce message apparaît lorsque, dans le cadre des budgets opérationnels, vous essayez de solder une commande comportant une réception partielle non encore facturée.
On ne peut pas solder une commande présentant un retour non comptabilisé
Ce message apparaît lorsque, dans le cadre des budgets opérationnels, vous essayez de solder une commande ayant fait l'objet d'un retour qui n'est pas encore comptabilisé (avoir à recevoir non généré) ou non totalement facturé (avoir sur retour non saisi).