Report Enveloppes pluriannuelles
Dans le cadre des enveloppes pluriannuelles, cette fonction permet de solder le budget de l'exercice en cours de clôture et ses lignes budgétaires, et à en faire glisser les soldes sur le budget de l'exercice suivant et ses lignes budgétaires.
Le report des enveloppes pluriannuelles doit être effectué après réalisation des opérations de solde ou de report des demandes d’achats et des commandes, dans la mesure où ces opérations ont une influence sur le montant budgété qui sera glissé sur l’exercice suivant.
Le report s’effectue au niveau des budgets et des lignes budgétaires, non fermés, comportant un solde à ventiler, rattachés à une enveloppe pluriannuelle.
Le report ne modifie pas les montants de l’enveloppe pluriannuelle. Après report, les enveloppes pluriannuelles conservent le même montant, la même réserve et le même «reste à ventiler».
Sélection des enveloppes pluriannuelles à reporter
Le report est effectué à partir d’une requête de sélection (BUOREP) des enveloppes existantes, de statut «Saisi», «A approuver» ou «Approuvé», dont les lignes budgétaires et les budgets de l’exercice sélectionné ne sont pas fermés,comportent un solde à ventiler et sont rattachés à une enveloppe pluriannuelle. (Budgets opérationnels/Clôture budgétaire/Report des enveloppes pluriannuelles).
Cette sélection permet de déterminer l’exercice émetteur et l’exercice récepteur, puis d’effectuer des filtres à partir des critères présents dans cette requête: sites, entités, projets, enveloppes. Après report, ces enveloppes ne figurent plus dans la liste de sélection.
Résultat de la sélection
Après saisie des critères de sélection, et activation du bouton "Afficher/Rafraîchir", les enveloppes pluriannuelles sélectionnées apparaissent dans un tableau qui permet ou non de lancer leur report.
Les colonnes présentées sont informatives (Niveau, Enveloppe, Intitulé, Devise, Montant, Réserve et Compte) et ne sont pas modifiables à l’exception de la colonne «Reporter».
Le report des enveloppes pluriannuelles constitue la cinquième et dernière phase de la clôture budgétaire.
Etapes de la clôture budgétaire
Etapes de la clôture budgétaire :
- Première étape : Reconduction des enveloppes annuelles,
- Deuxième étape : Solde des lignes de demandes d'achats et des lignes de commandes à ne pas reporter,
- Troisième étape : Traitement des réceptions et des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Quatrième étape : Report des pré-engagements et des engagements non soldés,
- Cinquième étape : Report des enveloppes pluriannuelles.
L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :
- Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
- Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
- Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.
Conditions du report
Le report est soumis à certains contrôles, signalés dans le fichier trace, qui interdisent de reporter des budgets dont les lignes budgétaires :
- Comportent des engagements et pré-engagements non soldés : Dans ce cas un message dans le fichier trace indique que ces lignes doivent être soldées ou reportées avant que les enveloppes puissent être reportées.
- Sont de statut "A approuver" : Dans ce cas un message dans le fichier trace indique que l’approbation doit être acceptée ou refusée avant de pouvoir procéder au report des enveloppes.
- Sont en cours de révision : Dans ce cas un message dans le fichier trace indique que ces révisions doivent être approuvées ou refusées avant de pouvoir procéder au report des enveloppes.
Résultats du report
Le report effectue les mises à jour suivantes :
Dans l’enveloppe émettrice :
- La ligne budgétaire est fermée et soldée : Son montant (AMT(0)) est ramené au niveau du cumul de ses dépenses. Son solde est à zéro. Le solde de la ligne budgétaire augmente le reste à ventiler du budget.
- Le budget de l’exercice reporté est «Fermé». Son montant est ramené au niveau du cumul de ses lignes budgétaires : Montant budget (AMTBUDFIY) – Reste à ventiler (augmenté du solde de la ligne budgétaire) – Réserve (AMTRESFIY) = Nouveau montant du budget (AMTBUDFIY). Son solde est à zéro
Dans l’enveloppe réceptrice :
- Les enveloppes, budgets et lignes budgétaires existants conservent leur statut. Les budgets et lignes budgétaires créés par le report sont en statut «saisi».
- Les lignes budgétaires reportées sur des lignes budgétaires existantes de l’exercice suivant prennent le statut de la ligne budgétaire de destination
- Si une ligne budgétaire de mêmes caractéristiques existe, le report ajoute au montant de cette ligne budgétaire, le montant reporté de la ligne budgétaire de l’exercice d’origine. Les lignes budgétaires de l’exercice suivant, modifiées par le report conservent leur statut (saisi, à approuver ou approuvé) quelque soit le statut de la ligne budgétaire reportée de l’exercice précédent, avec les mises à jour suivantes :
- Si la ligne budgétaire n’existe pas, le report effectue la création de la ligne sur le nouvel exercice avec le montant reporté de la ligne budgétaire de l’exercice d’origine. Le statut de cette ligne sera «saisi».
- Si le budget de l’exercice suivant existe, le report ajoute à ce budget le reste à ventiler + la réserve du budget reporté.
- Si le budget de l’exercice suivant n’existe pas, ceci signifie que la date de fin de l’enveloppe pluriannuelle se situe dans l’exercice précédent. Avant report, il est donc nécessaire de passer en revue les enveloppes pluriannuelles et de prolonger la date de fin des enveloppes qui doivent être reportées. Cette action aura pour effet d’effectuer la création du budget de l’exercice suivant qui sera mis à jour par le report.
Si cette mise à jour préalable n'est pas effectuée, le report effectuera la création du budget de l'exercice suivant en statut "saisi", si le paramètre GDDAPPBUD est à OUI, sinon dans le même statut que celui de l'enveloppe, et prolongera la date de fin de l'enveloppe à la date de fin du nouvel exercice.
Statut LB reportée | Statut LB MAJ | Mise à jour |
A approuver |
| Report interdit : Approuver ou refuser l'approbation au préalable |
Saisi | Approuvé | Le montant budgété est augmenté du montant du report. Le montant approuvé est celui de la ligne mise à jour. |
Saisi | A approuver | Le montant budgété est augmenté du montant du report. Le montant "à approuver" est majoré du montant du report |
Saisi | Saisi | Le montant budgété est augmenté du montant du report. |
Saisi | Pas de ligne | Création d'une ligne de statut "saisi" pour le montant du report |
Approuvé | Approuvé | Le montant budgété est augmenté du montant du report. Le montant approuvé est majoré du montant approuvé de la ligne reportée |
Approuvé | A approuver | Le montant budgété est augmenté du montant du report. Le montant "à approuver" est majoré du montant du report. |
Approuvé | Saisi | Le montant budgété est augmenté du montant du report |
Approuvé | Pas de ligne | Création d'une ligne de statut "saisi" pour le montant du report |
Gestion de l'écran
Le report des enveloppes pluriannuelles s'effectue sur un seul écran. La partie haute permet la saisie des critères de sélection, la partie basse présente les résultats de cette sélection.
Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message "Tableau plein" indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. La réponse "OK" à ce message présente donc les 500 premières lignes. Pour réduire la sélection, il faut utiliser les critères de sélection sur les bornes : Sites, entités responsables, projets, enveloppes.
Ecran de saisie
Présentation
Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection de la consultation : code société et exercice émetteur.
Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : site, entité responsable, projets et enveloppes.
L'activation de la touche "Afficher/Raffraîchir" a pour effet d'afficher dans le tableau la liste des enveloppes budgétaires correspondant à la sélection effectuée.
Si les critères saisis n'aboutissement à aucune sélection, un message "Aucun enregistrement pour ces sélections", en informe l'utilisateur qui doit modifier ses critères de sélection.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Sélection
| Code de la société sur laquelle doit porter le report des enveloppes pluriannuelles. La sélection présente tous les objets définis au niveau société, y compris ceux définis au niveau des sites de cette société. |
| Code de l'exercice de la société à partir duquel les budgets et lignes budgétaires doivent être reportés. La saisie du code de l'exercice émetteur permet d'afficher la date de début et de fin de cet exercice, le code de l'exercice récepteur et ses dates de début et de fin. La modification de la période de sélection ne peut être effectuée que par la modification du code de l'exercice émetteur. Par défaut ce code est renseigné par l'exercice en cours. |
| Millésime de l'exercice émetteur. L'exercice émetteur est l'exercice sur lequel les enveloppes, budgets et lignes budgétaires à reconduire ou à reporter sont sélectionnés. |
| Date de début de l'exercice émetteur des enveloppes, budgets et lignes à reconduire ou à reporter, déterminée par le code de l'exercice saisi. |
| Date de fin de l'exercice émetteur des enveloppes, budgets et lignes à reconduire ou à reporter, déterminée par le code de l'exercice saisi. |
| Code de l'exercice de la société sur lequel les soldes des budgets et des lignes budgétaires doivent être reportés. |
| Millésime de l'exercice récepteur. L'exercice récepteur est l'exercice sur lequel les soldes des budgets et des lignes budgétaires doivent être reportés. |
| Date de début de l'exercice sur lequel les soldes des budgets et lignes doivent être reportés, déterminée par le code de l'exercice récepteur. |
| Date de fin de l'exercice sur lequel les soldes des budgets et lignes doivent être reportés, déterminée par le code de l'exercice récepteur. |
Critères
|
|
| Code du site saisi ou sélectionné dans la liste lorsque le critère "Tous sites" est décoché. |
|
|
| Code de l'entité, saisi ou sélectionné dans la liste lorsque le critère "Toutes entités" est décoché. |
|
|
| Code du projet, saisi ou sélectionné dans la liste lorsque le critère "Tous projets" est décoché. |
| Si cette case est cochée, toutes les enveloppes définies pour la société saisie sont sélectionnées. Si cette case est décochée, elle permet d'affiner la recherche à une enveloppe.
|
| Code de l'enveloppe saisi ou sélectionné dans la liste lorsque le critère "Toutes enveloppes" est décoché. |
Bloc numéro 3
| Si cette case est cochée, un compte-rendu présentant la liste des enveloppes traitées est produit à l'issue du traitement. Sinon, aucun fichier trace n'est émis à l'issue du traitement.
|
| Ce bouton permet de prendre en compte les critères saisis, et de lancer la sélection. Il doit être utilisé après chaque modification des critères. |
| Ce bouton permet de sélectionner ou de supprimer la sélection de toutes les enveloppes présentées dans le résultat de la sélection. |
Tableau Enveloppes pluriannuelles
| La sélection des enveloppes à reporter peut s'effectuer individuellement ou globalement :
|
| Cette colonne indique pour chaque enveloppe si la ligne du tableau se situe au niveau enveloppe, budget ou ligne budgétaire. |
| Code de l'enveloppe à reconduire ou à reporter. |
| Libellé "exercice" |
| Devise de gestion de l'enveloppe, du budget et des lignes budgétaires. |
| Montant budgété de l'enveloppe du budget et de la ligne au moment du report ou de la reconduction. |
| Montant budgété de la réserve de l'enveloppe et du budget au moment du report ou de la reconduction. |
| Montant reporté du budget et de la ligne, ajouté au montant du budget et de la ligne du nouvel exercice. |
| Montant reporté de la réserve du budget, ajouté au montant de la réserve du budget du nouvel exercice. |
| Code du compte budgétaire d'imputation de la dépense sur la ligne budgétaire. |
Icône Actions
Enveloppe
Ce bouton permet d'accéder à la consultation de l'enveloppe, de son budget et de ses lignes.
Ligne
Ce bouton permet d'accéder directement à la consultation, d'une ligne budgétaire.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?
Ce message s'affiche si vous validez (OK ou "Entrée") et que vous n'avez sélectionné aucune enveloppe à reporter.
Exercice budgétaire récepteur fermé
Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant est fermé.
Il n'existe pas d'exercice recepteur pour cet exercice sur cette société et son référentiel analytique principal
Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant n'est pas créé.
Exercice non ouvert
Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas ouvert.
Exercice inexistant pour cette société sur le grand-livre analytique principal.
Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas créé.
Zone obligatoire
Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Tous Sites" , "Toutes entités", "Tous projets", "Toutes enveloppes" est décochée et qu'aucune entité, aucun projet ou aucune enveloppe n'ont été sélectionnés ou saisis.
L'enveloppe n'est pas rattachée au projet
Ce message s'affiche si dans les critères, les cases "Tous projets" et "Toutes enveloppes" sont décochées et que l'enveloppe saisie n'est pas rattachée au projet saisi ou sélectionné.
L'enveloppe n'est pas définie sur cette société/site
Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe saisie n'est pas rattaché à la société saisie.
Aucun enregistrement pour ces sélections
Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe saisie correspond à une enveloppe déjà reportée ou ne correspondant pas à des critères permettant son report.
Fonction réservée aux enveloppes pluriannuelles
Ce message s'affiche si dans les critères, la case "Toutes enveloppes" est décochée et que l'enveloppe saisie correspond à une enveloppe de type "Annuel".