Validation définitive
Utilisez cette fonction pour valider en masse une sélection de pièces comptables à l’état 'Provisoire'. En une unique opération, un groupe de pièces passe ainsi du statut 'Provisoire' au statut 'Définitif' et les pièces ne sont plus modifiables.
Quand une pièce comptable est validée, tous les référentiels contenant cette pièce sont impactés.
Lorsque les Immobilisations sont gérées, la validation de pièces va donner lieu à la génération automatique de Dépenses sous réserve que le paramétrage nécessaire soit mis en place (se reporter à la documentation Saisie de pièces). La liste des dépenses ainsi créées est contenue dans la trace générée à l'issue du traitement de validation.
Sign. électroniques françaises pour fac. de vente et pièces
Conformément aux exigences légales imposées par les lois anti-fraude française et portugaise, et dans une volonté de garantir la sécurité des données, les signatures électroniques sont générées automatiquement quand une facture client ou une pièce comptable est comptabilisée, ou qu'elle prend le statut Définitif. Après génération de la signature électronique, il est facile de détecter les modifications apportées aux champs suivants.
Vous pouvez utiliser la fonction Contrôle signatures électroniques (FRADSICTL) pour contrôler la signature électronique courante et mettre en évidence les potentielles incohérences.
Se reporter aux livres blancs "Signature électronique française" et "Certification SVAT pour la législation portugaise" disponibles sur le Centre d'aide en ligne pour plus de détails sur la mise en œuvre de cette fonctionnalité. Ce document s'adresse aux administrateurs et consultants qui maintiennent et mettent à jour Sage X3.
Exceptions
Les données de factures ou de pièces comptabilisées avant l'activation de la fonctionnalité des signatures électroniques ne sont pas ajoutées à la table DKSDATAFRA. Dans ce contexte, aucune signature électronique n'est générée.
Les législations autres que française et portugaise ne permettent pas de générer des signatures électroniques.
Une signature électronique est un enregistrement, contenu dans la table des signatures électroniques (DKSDATAFRA), qui contient des données issues des champs des tables Factures de vente (SINVOICE) et Pièces comptables (GACCENTRY) ci-dessous :
Code du champ | Description | Source de données : SINVOICE | Source de données : GACCENTRY |
ORIDOC | Origine du document | 1 | 2 |
DOCTYP | Journal | SINVOICE.SIVTYP | GACCENTRY.TYP |
DOCNUM | Intitulé journal | SINVOICE.NUM | GACCENTRY.NUM |
TOTTAX(9) | Cumul par taux taxe | SIH.AMTTAX(i) + SIH.BASTAX(i) | |
AMTATI | Montant facture avec TVA | SIH.AMTATI | |
DATTIM | Date et heure de la signature | Datetime$ | |
INVSNS | Type de pièce | Evaluer SIH.SNS | |
CPYNAM | Raison sociale | CPY.CPYNAM | |
POSCOD | Code postal société | BPA.POSCOD | |
CPYEECNUM | Numéro TVA société | CPY.EECNUM | |
BPRNAM | Nom client | SIH.BPRNAM(0) | BPARTNER.BPRNAM |
BPREECNUM | Code postal client | SIH.POSCOD | |
JOU | Code du journal | GACCENTRY.JOU | |
DESTRA | Intitulé journal | GACCENTRY.DESTRA | |
FNLPSTNUM | Numéro définitif | GACCENTRY.FNLPSTNUM | |
ACCDAT | Date comptable | SINVOICE.ACCDAT | GACCENTRY.ACCDAT |
ACC | Code compte | GACCENTRYD.ACC | |
BPR | Tiers | SINVOICE.BPR | GACCENTRYD.BPR |
LIN | Ligne de pièce | GACCENTRYD.LIN | |
LINDES | Libellé ligne | string$([F:DAE]DES<>"", |
Gestion de l'écran
Onglet Écran de saisie
Présentation
Ce traitement opère une validation en masse des pièces comptables. Ces pièces, une fois validées, ne seront plus modifiables.
Les seules données qui peuvent être modifiées sont : les champs d'intitulés (en en-tête ou sur les lignes), le traitement 1099 et la gestion des bons à payer, la pièce d'origine, la référence, la gestion des extournes et l'imputation analytique.
Ce traitement est irréversible.
La sélection des pièces se fait suivant plusieurs critères propre à la pièce, et des bornes de date :
- Société,
- Site,
- Type de pièce,
- Type de journaux,
- Journal,
- Utilisateur.
Vous pouvez sélectionner l'indicateur 'Fichier de trace' pour obtenir un récapitulatif de toutes les pièces générées en fin de traitement.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
| Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les sociétés. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour une seule société. |
| Renseignez le code de la société sur lequel le traitement est lancé.
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| Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les sites. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul site. |
| Renseignez le code du site sur lequel le traitement est lancé.
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| Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les types. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul type. |
| Quand un type de pièce est renseigné, le traitement est uniquement lancé pour les pièces sur lesquelles ce type a été utilisé.
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| Si cette case est cochée, tous les types de journaux sont pris en compte pour l'opération. |
| Renseignez le type de journal. Celui-ci doit être du même type que le journal rattaché au type de pièce sélectionné.
Le type de journal permet de regrouper les journaux en fonction de caractéristiques communes liées essentiellement à la nature des opérations qui y seront enregistrées :
Certains traitements et contrôles dépendent du type de journal :
Six types de journaux ont été réservés aux opérations diverses :
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| Si la case 'Tous journaux' est sélectionnée, tous les types de journaux sont pris en compte pour l'opération. |
| Saisissez ici le code journal composé de un à cinq caractères alphanumériques.
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| Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les utilisateurs. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul groupe d'utilisateurs. L'utilisateur courant est utilisé si le code du groupe ou de l'utilisateur est vide. |
| Code de l'opérateur qui effectue le traitement.
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Bornes de dates
| Il est possible d'affiner la sélection en précisant une borne de date. Ce sont les dates de création en saisie de pièce qui sont prises en compte. |
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Génération
| Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard ACCDEF est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
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Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société
Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI (chapitre LOC, groupe FRA) a pour valeur 'Oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés
Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI (chapitre LOC, groupe FRA) a pour valeur 'Oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.