Comptabilisation des frais

• Toutes sociétés (champ ALLCPY)

Sélectionnez cette case à cocher pour exécuter le traitement pour toutes les sociétés. Sinon, sélectionnez une société.

Cas particulier

Dans un environnement multilégislation, cette case à cocher n'est pas disponible. Le traitement peut uniquement être exécuté société par société car le type de pièce et le journal utilisés pour la comptabilisation concernent généralement une législation unique.

• Société (champ CPY)

Saisissez une société quand la case à cocher Tous sites n'est pas sélectionnée.

• Législation (champ LEG)

• Tous sites (champ ALLFCY)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les sites. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul site.

• Site (champ FCY)

Saisissez un site si la case à cocher Tous sites n'est pas sélectionnée.

• Tous collaborateurs (champ ALLCLB)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les collaborateurs.

• Collaborateur début (champ CLBSTR)

Saisissez le code du premier collaborateur de l'intervalle.

• Collaborateur fin (champ CLBEND)

Saisissez le code du dernier collaborateur de l'intervalle.

• Toutes devises (champ ALLCUR)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les devises. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul groupe ou une seule devise.

• Groupe de devises (champ GRPCUR)

Un groupe de devises est un ensemble de devises.

Les groupes de devises sont utilisés dans les critères de sélection pour filtrer les devises.

• Devise (champ CUR)

Ce code vous permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
La devise proposée est par défaut celle du budget.
Le type de taux de cours appliqué dépend du paramètre BUDTYPCUR - Type cours conversion budget (chapitre BUD, groupe CMM).

Il est conseillé d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise.

• Lignes de relevés visées (champ VISA)

• Date de frais début (champ DATSTR)

Saisissez la date de début pour filtrer les résultats selon une borne de dates.

• Date de frais fin (champ DATEND)

Saisissez la date de fin pour filtrer les données selon une borne de dates.

• 1 collaborateur/écriture (champ EXPCLB)

Si cette case à cocher est sélectionnée, les frais des collaborateurs sont comptabilisés sur différentes pièces.

Si cette case à cocher n'est pas sélectionnée, les frais des collaborateurs sont comptabilisés sur une seul pièce.

• Génération écritures (champ GENECR)

Sélectionnez cette case à cocher pour générer des écritures. Si cette case est désactivée, le traitement est en mode simulation. Les factures correspondant aux critères de sélection et la CCA ou PCA à générer sont indiquées dans la trace.

• Type génération (champ CAT)

Sélectionnez le type de génération des écritures :

• Réelle : La pièce est intégrée dans la balance au moment de son enregistrement.
• Simulation active : La pièce est intégrée dans la balance au moment de l'enregistrement de la balance. La pièce peut être désactivée ultérieurement.
• Simulation inactive : La pièce n'est pas intégrée dans la balance. Cette pièce peut être activée ultérieurement.

• Etat écritures (champ STA)

Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :

• Provisoire
• Final

Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société répond à un des critères suivants :

• Société de législation française ; le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur Oui et n'est pas modifiable.
• soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 ; le paramètre FRADGI - Règlementation DGI N° 13L-1-06 (chapitre TC, groupe CPT) a pour valeur Oui et peut être modifié.

Cet état détermine votre possibilité de modifier ou non la pièce. Une fois définitives, les modifications pouvant être apportées à la pièce sont d'ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.

En provisoire, la pièce reste modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les options de modification peuvent varier selon :

• La nature et l'origine de la pièce comptable :
  • Pièce de règlement temporaire : ligne bancaire ne pouvant pas être supprimée
  • Pièce de facture d'achat : Ligne tiers non supprimable, compte achat et TVA non modifiables

• Les évènements de gestion ayant impacté la pièce comptable :
  • Compte de charge avec un montant de TVA déclaré
  • Compte de TVA lettré ou non

• Type de pièce (champ TYPPCE)

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. La notion de type de pièce permet de regrouper les pièces comptables en fonction de principes d'exploitation communs.

Il est possible de préciser le type de pièce, sachant que celui-ci prévaut sur celui défini dans le paramètre GAFTYPACC - Type pièce solde abonnement (chapitre CPT, groupe DEF).

• Journal (champ JOU)

Saisissez le code journal (un à cinq caractères alphanumériques).

En mode Simulation, le code journal par défaut est lié au type de pièce. L'écriture est générée dans le journal lié à ce type de pièce.

En mode de génération Réelle, vous disposez de deux possibilités :

• Le journal utilisé correspond à la pièce automatique.
• Le journal par défaut correspond au type de pièce sélectionné. L'écriture est générée dans le journal lié à ce type de pièce.

• Date de pièce (champ ACCDAT)

Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice ou à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels.
Il s'agit de la date de référence par défaut.

• Fichier de trace (champ TRACE)

Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace après exécution du traitement.