Fact. auto transferts
Cette fonction permet la génération automatique en masse des factures à partir des transferts de stocks inter-sociétés créés à par l'intermédiaire de la fonction transferts inter-sites. Un transfert de stock est identifié inter-sociétés si le site de stockage d'origine et le site de stockage de destination appartiennent à des sociétés différentes.
Cette fonction est la seule permettant de facturer les bordereaux de transferts inter-sociétés. Pour pouvoir être facturé un bordereau de transfert ne doit pas avoir déjà été facturé et il doit être facturable (une case à cocher sur le bordereau de transfert permet de préciser si un bordereau est facturable ou non. Par défaut cette case sera toujours cochée à Facturable.)
Les factures générées seront visibles par la fonction de Factures (Cf. documentation Factures). On pourra alors les valider unitairement par cette fonction, ou en masse par la fonction de Validation des factures (Cf. documentation Validation des factures).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
En fonction des critères saisis, le système va chercher à regrouper dans certains cas les bordereaux de transferts inter-sociétés pour les facturer ensembles. Les différents critères de regroupement sont décrits ci-après :
Regroupement des bordereaux de transfert
Les bordereaux de transfert à facturer sont regroupés de la manière suivante en fonction des critères de lancement de la fonction. Lorsqu'un des paramètres des tableaux suivant vari, une nouvelle facture sera créée :
Une facture par pièce :
Site de vente | Site d'expédition | Site de destination | Article | Numéro de bordereau |
Une facture par affaire :
Site de vente | Site d'expédition | Site de destination | Article | Numéro d'affaire |
Pas de critère de regroupement :
Site de vente | Site d'expédition | Site de destination | Article |
Dans tous les cas décrits, les lignes de transfert référençant un même code article sont regroupées sur une même ligne de facture. Cela signifie que l'unité utilisée pour la facturation est l'unité de stock (unité commune à tous les transferts).
Il peut arriver dans le cadre de regroupement de bordereaux que le nombre de lignes soit trop important pour créer une seule facture (bien que les lignes soient toujours groupées par code article). Dans ce cas, les lignes du dernier bordereau traité seront reportées sur une autre facture. La règle étant que toutes les lignes d'un même bordereau doivent être facturées ensemble sur la même facture.
Dans le cas d'un regroupement de bordereaux sur une même facture, l'information référençant l'origine de la facture en entête de facture ne sera pas alimentée. Par contre sur chaque entête de bordereau de transfert, on disposera du lien vers la facture avec un tunnel permettant d'accéder à la facture. Cela signifie qu'un bordereau de transfert ne peut être facturé que par une seule facture.
Le prix brut et les remises sont calculées au moment de la création de chaque ligne de facture en prenant comme date de référence la date de facture. Si des tarifs inter-sociétés ont été paramétrés, ils pourront être appliqués dans ce contexte en fonction de leur champ d'application.
En aucun cas, le prix du transfert de stock ne sera exploité pour générer la facture de vente. Par contre, lors de la validation du contrôle facture achat associé à la facture de vente et référençant des bordereaux de transferts de stocks, si un écart de prix était constaté entre le prix d'entrée sur le site de réception et le prix constaté sur la facture fournisseur, une régularisation de la valeur de stock pourra être effectuée si la régularisation sur valeur d'entrée est paramétrée pour le site et l'article concerné.
Ecran de saisie
Présentation
Les factures sont créées automatiquement en fonction des sélections renseignées sur l'écran. Les différents critères de sélection sont :
Critères de sélection
Site de vente
La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois (information obligatoire). Il est donc nécessaire de préciser le site choisi pour le traitement. Par défaut, il s'agit du site de vente de l'opérateur.
Date des factures
Il est possible de choisir la date de facturation qui sera apposée aux documents créés par cette fonction. Par défaut, la date du jour s'affiche.
Type des factures
Le type de facture choisi sera inscrit sur les factures. Il permet de déterminer un compteur et une pièce automatique servant à la comptabilisation des factures. Le type proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP - Type facture utilisateur. Il pourra être modifié si cela est nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures qui ont été définis. Cette information est obligatoire.
Transferts jusqu'au
Les factures qui seront créées proviennent nécessairement de bordereaux de transfert. Il est donc possible de limiter la sélection des transferts à traiter en fonction de la date du transfert. La date de transfert est stockée sur le bordereau (cf. documentation Transferts inter-sites). Par défaut, elle est initialisée à la date du jour. On peut donc limiter la création des factures à toutes les bordereaux de transfert créés jusqu'à une date donnée.
Mode de facturation
On a la possibilité de choisir le manière dont seront facturés les bordereaux de transfert inter-sociétés. Ces possibilités sont décrites dans le paragraphe ci-dessus Regroupement des bordereaux de transferts.
Trois choix sont offerts : Une facture par bordereau, une facture par affaire ou une facture pour l'ensemble des bordereaux correspondant aux éventuels critères saisis et décrits ci-après.
Bornes début / fin
Bornes sur Site destination
On peut également limiter la sélection à un ou plusieurs sites de destination en renseignant ces bornes de sélection. Un site de destination correspond à un site de stockage où est livrée la marchandise dans le cas d'un bordereau de transfert.
Bornes sur numéros de pièces de transfert
On peut limiter la sélection à un ensemble de bordereaux de transfert délimités par leurs numéros (compteurs des bordereaux de transfert).
Impression des factures
On a la possibilité d'imprimer les factures générées. Pour se faire, il faudra préciser l'état à utiliser (par défaut, il s'agit du code de l'état associé à l'objet), le serveur d'impression éventuel et l'imprimante en charge de l'impression.
Cette option n'est accessible que si l'on a coché au préalable l'option Facture.
Après l'exécution de cette fonction, un fichier de trace s'affiche :
- récapitulant toutes les opérations effectuées,
- présentant les numéros de factures créées et les bordereaux de transfert ayant servi à la création de ces factures.
Lorsque la condition de paiement est de type SDD, la référence du mandat est obligatoire sur la facture. Or, si aucun Mandat principal de statut "Validé" n'a été défini pour le couple [société, tiers payeur], aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture. Un message le signale dans la trace. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères de selection
|
|
| La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois. |
| Saisissez la date qui sera attribuée à chacune des factures créées.
|
| Cette information est obligatoire. Le type de facture proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP - Type facture utilisateur. Vous pouvez le modifier si nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures définis.
En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente. |
Bloc numéro 2
| Pas d'aide liée à ce champ. |
Mode de facturation
| Si cet indicateur est actif, il y aura une facture par pièce de transfert |
| Si cet indicateur est actif, les pièces de transfert appartenant à la même affaire seront regroupées sur une seule facture. |
Bornes début / fin
| ÿPermet une sélection sur le site |
|
|
| ÿNuméro de la pièce de transfert début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| ÿNuméro de la pièce de transfert fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
Impression
| Cochez cette case pour imprimer le document (bon de préparation, bon de livraison ou facture) après génération de la livraison ou de la facture. Vous devez alors préciser :
|
| Saisissez le code du document standard à imprimer. |
| Indiquez la destination du document ou de l'état. |
| Ce champ permet de définir le serveur d'impression. |
| Imprimante par défaut. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch, mais il n'existe pas de tâche standard dédiée à son lancement.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Tiers client non autorisé pour le compte collectif
Ce message apparaît si le Tiers collectif client n'est pas autorisé pour le compte collectif associé au client facture (par le biais de son code comptable). La facture n'est pas créée.
Aucune pièce de transfert traitée
Ce message apparaît à la fin du traitement si aucun bordereau de transfert inter-sociétés n'a été facturé.