Utilisez cette fonction pour générer en masse des entretiens, par type et par période.

    Pré-requis

    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

    Gestion de l'écran

    Création d'une campagne d'entretiens

    Une campagne d'entretiens doit être lancée pour chaque période et type d'entretien.
    Après avoir renseigné les différents critères, cliquez sur Créer pour créer la campagne d'entretiens.

    Cas particuliers
    • Dans le cas d'un salarié en multi-contrats, sont créées autant de fiches entretien (GESEVA) que de contrats.
    • Dans le cas d'un salarié dont le chrono-contrat porte sur plusieurs périodes d'activité actives, l'entretien porte sur la dernière période active.
    Principe de duplication

    Pour éviter de ressaisir toutes les données d’une campagne à une autre, vous pouvez dupliquer une fiche campagne d’entretiens mais vous devez au moins changez la période d'entretien.
    Le résultat de la duplication d'une fiche campagne sur les fiches entretien (créées via la génération de la campagne d'entretiens) est le suivant :

    • Le cycle de la nouvelle fiche entretien est 'En cours' quel que soit le cycle de validation initial ('En cours', 'Validé N+1', 'Validé N+2' si la fiche est générée depuis le portail et 'En cours', 'A valider C', 'A valider N+1', 'Validé N+1', 'Validé N+2').
    • Les données de l'en-tête sont reprises à l’exception du code de la campagne s’il était renseigné. Le nouveau code campagne est attribué.
      L'emploi-type et le poste sont issus de la fiche carrière si l'option Suivi carrière est activée (case Suivi carrière cochée dans la fiche contrat), sinon, les informations sont issues de la fiche contrat.
    • Les données de l'onglet Généralités sont conservées.
    • Dans l'onglet Performance, les nouveaux objectifs de la fiche entretien précédente sont chargés.
    • Les données de l'onglet Compétences ne sont pas conservées. Elles doivent être réinitialisées.
    • Dans l'onglet Perspectives, les stages réalisés sont ceux correspondant à la période d'entretien. Les stages demandés seront saisis par le manager au cours de l’entretien.
    • Les données de l'onglet Nouveaux objectifs ne sont pas récupérées. Il faudra saisir les nouveaux objectifs.
    • Dans l'onglet Commentaires, les commentaires de la fiche entretien précédente sont récupérés et affichés dans les champs Evaluateur entretien précédent et Collaborateur entretien préc. (champs grisés, non modifiables). Les commentaires du nouvel entretien peuvent être saisis dans les champs Evaluateur et Collaborateur.

    Ecran de saisie

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Bloc numéro 1

    • Code (champ COD)

    Code de la campagne (quinze caractères maximum). Vous pouvez le créer manuellement ou il peut être généré par un compteur.
    Ce code identifiera la campagne lors de suivis ou relances.

    • Actif (champ ENAFLG)

    Cette case permet de préciser si la fiche courante doit être active ou pas :

    • Si cette case est cochée, la fiche peut être utilisée dans d'autres fiches (documents, paramétrages, etc.) ou lors de traitements de masse.
    • Si cette case n'est pas cochée, la fiche est considérée comme inactive et ne peut pas être sélectionnée.

     

    • Intitulé (champ DESAXX)

    Cet intitulé long est utilisé en titre dans les écrans et les états.

    • Libellé court (champ SHOAXX)

    Cet intitulé court est utilisé en titre dans les écrans et les états. Il est traduisible. Il est enregistré dans la langue de connexion de l’utilisateur.

    Vous pouvez les traduire dans une autre langue :

    • Cliquez sur Traductiondepuis l'icône Actionsdans le champ concerné.
    • Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

    Code du type d’entretien (les types d’entretiens sont par exemple performance, développement, professionnel, etc.).
    La liste des types entretien est personnalisable dans la table diverse 464 – Type d’entretien.
    Le type d’entretien est disponible dans le volet de sélection pour permettre de filtrer la liste sur ce critère.

    • Date début période évaluée (champ STRDAT)

    Lorsque l’entretien est de type professionnel, ces champs sont intitulés Début échéance et Fin échéance. La période porte sur les dates d’échéance. L’entretien de type professionnel est renseigné dans le paramètre EVAPRO – Entretiens professionnels (chapitre TC, groupe CAR).

    SEEINFO L'entretien "professionnel" est une spécificité légale française. Il est obligatoire et a lieu tous les deux ans (la période dite "d'échéance" s'étend donc sur deux années). On le distingue de l'entretien de "performance", qui a lieu chaque année.

    Pour tous les autres types d’entretien, ces champs sont intitulés Période évaluéedébut et Période évaluée fin. La période porte sur la période d’évaluation.

    Exemple :
    Soit une campagne d'entretien portant sur l'année 2011.
    Soit une génération des fiches entretien le 1er février 2012.
    Sont donc générées les fiches entretien pour les salariés dont :

    • la date d'entrée est inférieure au 31/12/2011,
    • et la date de sortie est vide,
    • ou la date de sortie est supérieure ou égale à la date de fin de la période d'entretien.
    • Date fin période évaluée (champ ENDDAT)

     

    Généralités

    Sélectionnez la société pour laquelle est extraite la campagne d'entretiens.

    Sélectionnez le site pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.
    Ce champ est accessible uniquement lorsqu'une législation est identifiée.

    Sélectionnez le service pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.

    Si aucun des autres critères n'est renseigné la population sera prise en compte.

    Sélectionnez le profil pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.
    SEEINFOCe champ est accessible uniquement lorsqu'une législation est identifiée.

    Sélectionnez le poste pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.

    Sélectionnez l'emploi type pour lequel est extraite la campagne d'entretiens.

    Tableau Evaluateur

    Tableau Complémentaire

     

    Etats

    Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

     LISTCEV : Liste campagnes

    Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

    Boutons spécifiques

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Génération

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    • Période évaluée (champ STRDAT)

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    • Période évaluée fin (champ ENDDAT)

     

    • Initialisation compétences (champ INICPC)

    Cochez cette case pour initialiser les compétences requises et validées (dans les tableaux Compétences requises et Compétences validées des fiches entretien)  lors de la création des fiches entretien.

    • Simulation (champ SIMUL)

    Lorsque cette case est cochée, l'opération n'est pas réellement exécutée, mais simplement simulée. On obtient alors une trace détaillée qui décrit ce qui aurait été fait si l'opération n'avait pas été exécutée dans ce mode.

    Critères

    • Toutes sociétés (champ ALLCPY)

    Renseignez les critères pour restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

     

    • Tous sites (champ ALLFCY)

     

     

     

    • Tous services (champ ALLSRV)

    Renseignez les critères pour restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

     

     

     

    Renseignez les critères pour restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

     

     

    • Autre critère (champ CRI)

    Renseignez les critères pour restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

    Cliquez sur le bouton Génération entretiens pour générer la campagne d'entretiens.

    Dans l'écran qui s'ouvre, les critères sélectionnés par défaut sont ceux définis pour la campagne.

    Lorsque la génération de la campagne est effectuée, les fiches entretien sont automatiquement stockées dans la fonction Entretiens.

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Suivi

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    • Période évaluée (champ STRDAT)

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    • champ ENDDAT

     

    Critères

    • Toutes sociétés (champ ALLCPY)

    Renseignez les critères pour restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

    Caractères alphanumériques permettant d'identifier une société de manière unique.
    Il est possible de définir un ou plusieurs sites au sein de la même société.
    Une société peut ne pas être définie comme étant une société juridique (elle ne sert alors qu'à des fins de reporting).

    • Tous sites (champ ALLFCY)

    Renseignez les critères pour restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

     

     

    • Tous services (champ ALLSRV)

    Renseignez les critères pour restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

     

     

     

    Renseignez les critères pour restreindre la génération de la campagne à un ensemble de salariés.

     

    • Salarié début (champ MATSTR)
    • Salarié fin (champ MATEND)

     

    • Autre critère (champ CRI)

    Champ accessible uniquement si aucun autre critère n'est renseigné.

    SEEINFOCette fonction est accessible uniquement si les entretiens ont déjà été générés.

    Le bouton Suivi entretiens permet de générer un état d'avancement d'une campagne en cours.
    Sélectionnez les différents critères puis cliquez sur OK pour valider les sélections.

    Une fenêtre affiche l'état d'avancement de la campagne sous forme de tableau et de graphique.
    Double-cliquez sur une ligne pour afficher le détail par collaborateur.

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Relance

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    • Période évaluée (champ STRDAT)

    Donnée non saisissable, héritée de la campagne sélectionnée dans l'écran précédent.

    • champ ENDDAT

     

    • Statut (champ STASTR)

    Statut de l'entretien en cours de validation.
    Le statut est affiché uniquement si la société dispose du Portail collaboratif (code activité = PRH).

    • champ STAEND

     

    Critères

    • Toutes sociétés (champ ALLCPY)

    Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les sociétés. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour une seule société.

    Il est possible de saisir un ou plusieurs critères afin d'affiner et cibler la liste des personnes concernées par la relance.

    • Tous sites (champ ALLFCY)

    Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les sites. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour un seul site.

    Ce numéro permet d'identifier le site de façon unique.
    Un site appartient à une société unique.
    Un site peut représenter un lieu géographique (usine, établissement, etc.) ou un centre de responsabilité.

    SEEWARNING Toutes les actions de gestion opérationnelles sont menées à partir d'un site.

    Il est possible d'associer un site par défaut ou un site par module à chaque utilisateur. Selon la fonction utilisée, le site par défaut est proposé automatiquement. Il peut être modifié avec un autre site qui a été autorisé pour l'utilisateur, en fonction des autorisations de cet utilisateur.

     

    • Tous services (champ ALLSRV)

    Il est possible de saisir un ou plusieurs critères afin d'affiner et cibler la liste des personnes concernées par la relance.

     

     

    Il est possible de saisir un ou plusieurs critères afin d'affiner et cibler la liste des personnes concernées par la relance.

     

     

    • Autre critère (champ CRI)

    Champ accessible uniquement si aucun autre critère n'est renseigné.

    SEEINFOCette fonction est accessible uniquement si les entretiens ont déjà étégénérés et concerne uniquement les fiches entretien dont le statut (le cycle de validation) est 'En cours', 'A valider C', 'A valider N+1'.

    Utilisez le bouton Relance pour relancer via un workflow les managers ou collaborateurs en retard de saisie d'entretien.
    Sélectionnez les différents critères puis cliquez sur OK pour valider les sélections. Dans fenêtre qui s'ouvre, saisissez les destinataires des e-mails de relance.

    Conventions typographiques
    • Si une ligne est colorée dans sa totalité, une anomalie figure au niveau de l'adresse e-mail du destinataire ou la fiche utilisateur du destinataire est manquante. La ligne ne peut être sélectionnée et aucune notification ne pourra être envoyée.
    • Si une ligne est partiellement colorée, une anomalie figure au niveau de l'adresse e-mail de l'un des acteurs du circuit de signatures ou la fiche utilisateur de l'un des acteurs du circuit de signatures est manquante.

    La validation de ce nouvel écran envoie une notification de relance aux salariés désignés.

    Utilisez ce bouton pour supprimer tous les entretiens ou une partie des entretiens générés pour la campagne.

    Dans l’écran qui s’ouvre, les critères de sélection renseignés par défaut correspondent aux données renseignées dans la campagne : tous les entretiens pour cette campagne seront supprimés. Cependant, vous pouvez ajouter d’autres filtres, c’est-à-dire renseigner d’autres critères de sélection pour sélectionner des entretiens à supprimer en particulier (par exemple, renseignez un poste pour supprimer uniquement les entretiens liés à ce poste).

    SEEINFO Un entretien validé ne peut pas être supprimé.

    Barre de menu

    Fonctions / Entretiens

    Utilisez cette fonction, accessible uniquement si la campagne a été générée, pour accéder directement aux entretiens.

    Messages d'erreur

    Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

    Tables mises en oeuvre

    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre