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Présentation
La présentation de l'écran de saisie dépend du paramétrage de la transaction choisie. Si une seule transaction a été paramétrée, aucun choix ne vous est proposé, dans le cas contraire une fenêtre s'ouvre pour vous présenter la liste des transactions que vous êtes autorisé à utiliser. Quelle que soit la transaction utilisée, l'enregistrement d'un appel d'offre se décompose :
Utilisez le volet Sélection Demandes d'achatpour créer des lignes d'appels d'offre à partir des demandes d'achat. Les demandes d'achat proposées sont filtrées en fonction des informations déjà saisies sur l'appel d'offre (le site, le demandeur). Vous pouvez sélectionner de 1..n demandes d'achat et toutes ou parties des lignes de chaque demande d'achat. Les demandes d'achat pouvant être sélectionnées sont celles qui ne sont pas soldées. Si la ligne de demande d'achat sélectionnée est associée à un fournisseur, celui-ci est automatiquement ajouté à la liste des fournisseurs de l'appel d'offre. Si la date de réception souhaitée de la demande d'achat est inférieure à la date limite de l'appel d'offre, un message d'avertissement vous le signale.
Pour accéder à des critères supplémentaires de sélection, cliquez sur Critères picking DA.
Utilisez le volet Sélection fournisseurs pour choisir les fournisseurs concernés par l'appel. Les fournisseurs pouvant être sélectionnés sont ceux qui sont actifs.
Pour accéder à des critères supplémentaires de sélection, cliquez sur Critères picking fournisseurs.
Une ligne d'appel d'offre ne plus être modifiée dés lors qu'au moins une réponse a été enregistrée en référence à cette ligne. Seules les informations suivantes : Désignations, Code affaire et Sections analytiques, restent modifiables.
Les informations d'en-tête telles que le Demandeur/acheteur (sauf si le paramètre BUYFLT - Filtre par acheteur a pour valeur 'Oui'), la Date de l'appel, la Date limitede réponse et la Référence interne peuvent être modifiées sans restriction.
Il est toujours possible d'ajouter un fournisseur à la liste des fournisseurs sélectionnés même lorsqu'il existe déjà des réponses pour la ligne considérée. Par contre, vous ne pouvez pas supprimer, de la liste des fournisseurs sélectionnés, un fournisseur qui a déjà répondu pour au moins un des articles de l'appel d'offre.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Code du site à l'origine de l'ordre (demande de devis, demande d'achat, commande, ordre de sous-traitance, etc.). |
| Ce champ, non modifiable, affiche le nombre de fournisseurs sélectionnés au titre de cet appel d'offre. |
| En fonction du paramétrage du compteur associé aux appels d'offre, ce numéro pourra être saisi manuellement ou il ne sera pas accessible ; le système attribuera alors un numéro de pièce lors de la création de l'appel d'offre. |
| Zone libre permettant d'attribuer une référence interne à l'appel d'offre. |
| Date d'enregistrement de l'appel d'offre. Elle est initialisée par défaut à la date du jour mais reste modifiable. |
| Date limite souhaitée pour les réponses. Elle est initialisée par défaut à la date du jour mais reste modifiable. |
| Code de l'opérateur à l'origine de l'appel d'offre. Il est initialisé, par défaut, par le code de l'opérateur connecté. Il reste modifiable si la transaction l'autorise. |
Tableau Articles
| Liste des articles faisant l'objet de l'appel d'offre.
|
| Il s'agit de la désignation article traduite dans la langue de l'opérateur. Si cette traduction n'existe pas, c'est la désignation article non traduite qui est affichée. |
| Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Si l'article n'est pas référencé dans la base, la désignation devra être saisie manuellement. |
| Il s'agit de la référence de l'affaire pour laquelle la ligne d'appel d'offre est créée. |
| Unité dans laquelle est exprimé l'appel d'offre. |
| Il s'agit de la quantité, exprimée dans l'unité d'achat, pour laquelle on souhaite avoir une proposition de la part des fournisseurs. |
| Cette zone indique le délai de livraison, exprimé en nombre de jours, pour lequel on souhaite une proposition des différents fournisseurs concernés par l'appel d'offre. |
| Il s'agit de la date souhaitée pour la réception de l'article, pour laquelle on souhaite une proposition des différents fournisseurs concernés par l'appel d'offre. |
La présence des sections analytiques dépend du paramétrage de la transaction.
|
| Il s'agit du numéro de la demande d'achat sélectionnée, si la ligne d'appel d'offre est issue d'une demande d'achat ; le numéro de ligne de la demande d'achat, l'unité de stock et la quantité sélectionnée en unité de stock sont également affichés. |
| Numéro de la ligne de demande d'achat lorsque la ligne d'appel d'offre est issue d'une demande d'achat. |
| Ce champ indique l'unité de gestion de l'article dans laquelle sont exprimés :
Ces informations, non modifiables, sont toujours affichées quelle que soit la transaction utilisée. Il ne peut pas être modifié. |
| Il s'agit de la quantité sélectionnée en unité de stock. Lorsque plusieurs demandes d'achat sont regroupées sur une même ligne d'appel d'offre, la quantité affichée est celle résultant du cumul des différentes demandes d'achat. |
Tableau Fournisseurs
| Vous pouvez :
Un message d'avertissement s'affiche lorsque le fournisseur est en litige. |
| Il s'agit de la raison sociale du fournisseur choisi. Cette information n'est pas accessible. |
| Ce champ permet d'identifier le type du fournisseur parmi les suivants :
|
| Il s'agit du code adresse référençant l'adresse à laquelle l'appel d'offre va être envoyé au fournisseur. Si le fournisseur dispose de plusieurs adresses, l'adresse par défaut du fournisseur sera proposée. Il est possible de modifier ce code adresse manuellement ou de le sélectionner parmi la liste des adresses du fournisseur. |
| Nombre de réponses faites par le fournisseur à cet appel d'offre. Si un appel d'offre concerne plusieurs articles, on aura une réponse par ligne d'article. Cette information n'est pas accessible. |
| Nombre de relances effectuées pour ce fournisseur. Cette information n'est pas accessible. |
| Date de la dernière relance effectuée pour ce fournisseur. Cette information n'est pas accessible. |
| Ce champ indique si l'appel d'offre a été édité pour ce fournisseur. |
Icône Actions
Cliquez sur cette action pour dupliquer la ligne sur laquelle est positionné le curseur.
Cliquez sur cette action pour saisir un texte qui sera imprimé sur les appels d'offre à destination des fournisseurs.
Ce texte est initialisé par le texte Achatdéfini sur la fiche article.
Cliquez sur cette action pour afficher la liste des fournisseurs référencés de l’article, c'est-à-dire ceux pour lesquels il existe une fiche article-fournisseur.
Vous pouvez alors :
Lorsque vous sortez de cette action, les fournisseurs sélectionnés sont ajoutés à la liste des fournisseurs associés à l'appel d'offre.
Lorsque cette action est appelée, les fournisseurs déjà choisis sont automatiquement cochés. Pour en exclure de la liste, décochez-les unitairement, ou cliquez sur Tout exclurepour les décocher massivement.
Cette fonction est active uniquement lorsque des demandes d'achats ont été sélectionnées sur cette ligne d'appel d'offre. Elle permet de visualiser celles effectivement prises en compte.
Les informations concernant la ligne de l'appel d'offre sont rappelées en en-tête : numéro de l'appel d'offre et le numéro de ligne concerné, le code de l'article et sa désignation traduite ainsi que l'unité d'achat et la quantité en unité d'achat.
Le tableau présente le détail des demandes d'achats prise en compte avec le numéro de la DA, son numéro de ligne, la quantité prise en unité d'achat, l'unité d'achat, la quantité prise en unité de stock et l'unité de stock.
Sur chaque ligne de demande d'achat, il est possible d'accéder, par tunnel, au document d'origine.
Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation du Stock par site.
Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces achats.
Cliquez sur cette action pour accéder à la fiche fournisseur, en fonction de vos habilitations.
Cliquez sur cette action pour accéder aux réponses faites par les différents fournisseurs pour cet appel d’offre.
Cliquez sur cette action pour accéder au détail de l'adresse, pour la modifier le cas échéant (notamment lorsqu'il s'agit d'un fournisseur divers).
Vous pouvez également modifier le code de l'adresse. Cette modification sera alors reportée dans le tableau des fournisseurs.
Cliquez sur cette action pour afficher la liste des fournisseurs (référencés) communs aux articles figurant sur l'appel d'offre. Pour chaque fournisseur, les informations suivantes sont rappelées : son code, sa raison sociale et son type ('Normal', 'Prospect' ou 'Divers').
Vous pouvez alors :
Lorsque vous sortez de cette action, les fournisseurs sélectionnés sont ajoutés à la liste des fournisseurs associés à l'appel d'offre.
Lorsque cette fonction est appelée, les fournisseurs déjà choisis sont automatiquement cochés. Pour en exclure de la liste, décochez-les unitairement, ou cliquez sur Tout exclurepour les décocher massivement.
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BONAOF : Bons d'appel d'offre
BONAOF2 : Bons d'appel d'offre
PQUOTAT : Liste des appels d'offre
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Ce paramétrage s'effectue au niveau de la Personnalisation de l'objet en cours, en lui associant soit un code état, soit un code impression.
Il est possible d'affiner ce paramétrage :
Cliquez sur cette action pour saisir un texte d'en-tête. Il sera imprimé sur l'appel d'offre pour chaque fournisseur.
Cliquez sur cette action pour saisir un texte de pied. Il sera imprimé sur l'appel d'offre pour chaque fournisseur.
Cliquez sur cette action pour accéder à la sélection avancée des fournisseurs et filtrer dans le volet de sélection des fournisseurs, ceux répondant aux critères saisis.
Cliquez sur cette action pour filtrer les demandes d'achat selon certains critères et de décider de la manière dont elles seront regroupées :
Cliquez sur cette action pour changer de transaction de saisie, sous réserve que vos codes d'accès soient suffisants.
Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces achats.
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce message apparaît en création si aucun compteur n'a été associé au document Appel d'offre. Pour résoudre ce problème :
Ce message apparaît en création lorsque la lecture du compteur spécifié est invalide et que le système n'a pas été capable de récupérer un compteur.
Ce message apparaît lorsque le mode d'attribution du numéro d'appel d'offre est manuel et que le numéro saisi existe déjà dans la table.
Ce message apparaît si vous tentez de supprimer une ligne article ou une ligne fournisseur pour laquelle au moins une réponse a déjà été enregistrée.
Ce message apparaît si vous sélectionnez une demande d'achat dont la date de réception souhaitée est inférieure à la date limite de l'appel d'offre.