Codes frais
Cette fonction permet de définir la liste et le paramétrage des différents frais nécessaires à la comptabilisation d'une note de frais.
Pour chaque frais, il doit principalement être précisé :
- l'imputation comptable et analytique,
- la valeur par défaut d'une unité de frais,
- la valeur plafond.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
En complément des blocs usuels d'identification et d'accessibilité, le paramétrage d'un code frais se découpe en trois parties distinctes :
- bloc Imputation,
- blocs Type de valorisation et Valorisation,
- bloc Sections analytiques.
Ecran de saisie
Présentation
Le bloc Imputation permet, via le code comptable, d'affecter le compte (normal ou collectif) ou modificateur sur lequel le frais doit être comptabilisé.
Par ailleurs, dès lors que le compte du code comptable est de type Soumis à la TVA (zone 'Gestion TVA' sur le compte), un code taxe doit nécessairement être précisé : il est alors proposé lors de la saisie d'une note de frais.
Pour ce qui est de la Valorisation d'un frais, deux cas distincts peuvent être gérés : celui des frais kilométriques et celui des frais autres (taxi, repas, hôtel, …).
Dès lors qu'un frais est identifié comme de type 'Frais kilométriques', un ensemble de paramétrages doivent être complétés car le calcul du remboursement va en découler. A savoir :
- les menus locaux 2807 'Kilométrage pour frais' et 2808 'Catégorie véhicule pour frais' car ils permettent d'identifier les tranches de remboursement kilométrique pratiqués et les tranches de puissance des véhicules,
- la table des indemnités kilométriques, indiquant pour chacune des combinaisons [Tranche kilométrage/Puissance véhicule] le taux de remboursement kilométrique,
- la valeur des paramètres EXPMIL (Kilométrage pour frais) et EXPVHL (Catégorie véhicule pour frais) au niveau dossier, société, site ou collaborateur (= utilisateur)
En saisie de frais de type 'Frais kilométriques', le taux de remboursement du kilomètre est alors déduit, pour le collaborateur courant, à partir de ses valeurs EXPMIL/EXPVHL (ou celle du site de la note, …) et de leur croisement dans la table des indemnités kilométriques.
Pour les cas autres que les indemnités kilométriques, le principe est le suivant : valeur par défaut et plafond d'une unité de frais peuvent être exclusivement soit les mêmes pour tous les collaborateurs, soit différer suivant le collaborateur concerné.
Exemple: il est possible de considérer que le plafond de remboursement des repas varie suivant la nature du collaborateur alors que les frais de péage ne dépendent pas du collaborateur.
Dès lors que la valeur par défaut et/ou le plafond de remboursement d'un frais ne dépendent pas du collaborateur, le frais doit être de type 'Valeur fixe'. Les 2 premières zones du bloc 'Valorisation' sont alors accessibles pour préciser les 2 montants valorisant l'unité de frais, exprimées dans la devise du paramètre CURSHRFLD.
Par contre, si les données de valorisation de l'unité de frais sont susceptibles de varier selon le collaborateur, le frais doit être paramétré de type 'Valeur utilisateur'. Les 2 dernières zones du bloc 'Valorisation' sont alors accessibles : elles doivent être renseignées par le code de la valeur paramètre devant servir à déterminer la valeur par défaut ou le plafond du frais. Ces valeurs paramètres peuvent en effet être définie au niveau le plus fin, à savoir le collaborateur, ou aux autres niveaux standard (site/société /dossier).
Exemple : EXPAMT1 pour le forfait hébergement, ou EXPAMT3 pour le forfait repas, ou encore EXPAMT2 pour le plafond hébergement, …
Lors de la saisie de la note de frais, pour un frais de type 'Valeur utilisateur', le montant de la ligne de frais (et son plafond) est alors calculé en fonction de la valeur paramètre EXPAMT* rattaché au frais et après recherche de sa valeur pour le collaborateur courant.
Enfin, le dernier bloc 'Sections analytiques' permet de déterminer les règles d'initialisation et de modification des sections analytiques lors de la saisie de la note de frais.
Ainsi, les sections peuvent être fixes et définies sur le paramétrage du frais ou directement issues de la fiche du collaborateur (et plus précisément de l'onglet Compta du paramétrage utilisateur représentant le collaborateur). Puis, axe par axe, il est possible si ces valeurs d'initialisation sont modifiables ou non en saisie de note de frais.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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| L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier.
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| Ce champ permet de restreindre l'accès de la transaction à :
Lorsque ce champ est laissé vide, toutes les entités sont incluses dans la transaction. |
Imputation
| En consultation analytique, ce champ détermine l'unité d'œuvre liée au compte affiché. |
| Ce champ permet d'indiquer le code comptable du site. |
| Ce champ vous permet de définir un code taxe. |
| Utilisez ce champ pour associer ce code de dépense à une nature de dépense spécifique. Les natures de dépenses sont utilisées dans la Gestion à l'affaire. Dans le contexte d'une dépense, la nature de dépense définit les types de dépenses qui affectent une affaire, par exemple les frais de séjour. |
Accessibilité
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| Ce code d'accès permet d'interdire l'accès à la fiche courante pour certains utilisateurs. Si le champ est alimenté, seuls les utilisateurs qui ont des droits de lecture sur ce code d'accès peuvent visualiser l'enregistrement ; et seuls les utilisateurs avec des droits d'écriture peuvent le modifier. |
| Zone facultative, permettant la saisie d'une date de début de validité de l'entité. |
| Zone facultative, permettant la saisie d'une date de fin de validité de l'entité. |
Type de valorisation
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Valorisation
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Tableau Sections analytiques
| Les axes préchargés dans le tableau correspondent aux axes par défaut définis pour l'entité Frais pour notes de frais. |
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| Le paramétrage détermine si les sections analytiques sont modifiables. Elles sont initialisées selon le paramétrage de la section par défaut.
En mode création, comme en modification, si une ligne de commande est saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques ne sont pas réinitialisées. |
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