Impayés
Utilisez cette fonction pour constater les impayés clients liés à des incidents de paiements sur des règlements validés (remis en banque). Cette fonction est utilisée à la dernière étape de la gestion du risque client.
La nature des comptes mouvementés lors de la passation des écritures varie si le client est défini comme douteux ou non. Il est également possible de définir :
- la personne à qui on impute les impayés,
- si les impayés doivent être générés sur une écriture comptable différente de l'impayé,
- si les impayés doivent faire l'objet d'une refacturation client.
La gestion des impayés a des conséquences en matière de déclaration de TVA sur encaissements. À ce titre, les conséquences sur les pièces d'impayés sont les suivantes :
Cas d'une société qui ne gère pas la TVA sur encaissements
Paramètre DCLVATPAY = Non | |||
↓ | |||
Saisie d'impayés - Raz de la TVA déclarée = Non | |||
↓ | ↓ | ||
Saisie d'impayés - Client douteux Client = Oui | Saisie d'impayés - Client douteux Client = Non | ||
↓ | ↓ | ||
* Lettrage Facture/ Règlement conservé * L'impayé est la nouvelle échéance à régler. | * Délettrage Facture/Règlement * Lettrage Règlement/Impayé * L'échéance d'origine est la nouvelle échéance à régler. | ||
Cas d'une société qui gère la TVA sur encaissements
Paramètre DCLVATPAY = Oui | |||
↓ | |||
Saisie d'impayés - Raz de la TVA déclarée = Non | Saisie d'impayés - Raz de la TVA déclarée = Oui | ||
↓ | ↓ | ||
Saisie d'impayés - Client douteux Client = Oui | Saisie d'impayés - Client douteux Client = Non | Saisie d'impayés - Client douteux Client = Non | |
↓ | ↓ | ↓ | |
* Lettrage Facture/ Règlement conservé * L'impayé est la nouvelle échéance à régler. | * Lettrage Facture/ Règlement conservé * L'impayé est la nouvelle échéance à régler. | * Lettrage minuscule du groupe Facture/Règlement/Impayé | |
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Onglet Écran de saisie
Présentation
En-tête
Banque
Il s'agit de la banque affectée aux règlements à traiter et donc la banque sur laquelle sont comptabilisés les impayés.
Le traitement des impayés ne s'opère que sur une banque à la fois, dans la devise du règlement d'origine.
Date comptable
Il s'agit de la date comptable qui est donnée aux pièces comptables créées par le traitement. Par défaut, ce champ est initialisé avec la date du jour.
Libellé
Vous pouvez saisir un libellé propre à un impayé ou conserver celui proposé par défaut (Impayés BANQUE du DATE COMPTABLE).
Lignes de saisie des impayés
N° de règlement
Vous pouvez saisir un numéro de règlement manuellement. Un écran de sélection (appelé par le menu contextuel) permet également de proposer un ensemble de règlements correspondants aux critères définis.
La sélection proposée se fait sur les critères suivants :
- Type de règlements : limitez la sélection des règlements proposés à un seul type de règlement.
Seul ce critère est obligatoire, les critères de sélection suivants sont facultatifs et permettent simplement d'affiner la sélection des règlements proposés. - Tiers
- Site du règlement
- Devise du règlement
- Montant total du règlement
- Date d'échéance du règlement
- Référence du règlement
Le champ Banque de l'écran de sélection est initialisée automatiquement car seuls les règlements enregistrés sur la banque définie en en-tête peuvent être traités.
Motif/Intitulé du motif
Définissez ici le motif de l'impayé. Tous les motifs possibles sont définis dans la table diverse n° 310 et sont représentés par un code numérique propre.
Libellé
Vous pouvez saisir un libellé à la ligne. Par défaut, le libellé d'en-tête est repris à la ligne.
RAZ TVA Déclarée
Ce champ dépend du paramètre DCLVATPAY - Gestion TVA sur encaissements (chapitre CPT, groupe VAT) :
- Si la TVA sur encaissements n'est pas gérée, ce champ est automatiquement positionné sur Non.
- Si la TVA sur encaissements est gérée, ce champ permet d'indiquer si vous souhaitez remettre en cause la TVA sur encaissements initialement payée ou non.
Si le champ RAZ de TVA déclarée a pour valeur Oui, les comportements sont les suivants :
- Le champ Douteux est forcé avec la valeur Non et l'écriture d'impayé est obligatoirement comptabilisée au débit du compte client.
- Le règlement et la facture d'origine sont délettrés pour intégrer l'impayé au sein d'un lettrage minuscule.
- Cette opération est assimilée à un délettrage en matière de TVA sur encaissements.
Si le chèque est proposé à l'encaissement, il est imputé à un règlement considéré comme impayé :
- Un lettrage majuscule est substitué au lettrage minuscule pour le groupe de lettrage facture, 1er règlement, impayé et 2ème règlement.
- La TVA est re-déclarée pour le groupe de lettrage ainsi constitué.
Si le champ RAZ de TVA déclarée a pour valeur Non, les comportements sont les suivants :
- Quelle que soit la valeur du champ Client douteux,le lettrage facture / 1er règlement est conservé.
- L'impayé devient la nouvelle échéance à régler.
Douteux
Cette valeur indique si le client est douteux ou non. Cette information influence la nature des comptes qui sont mouvementés lors de la comptabilisation de l'impayé.
- Si le client est "douteux", alors l'impayé est généré sur un collectif "client douteux" (consultez la documentation sur les codes comptables).
- Si le client n'est pas considéré comme douteux, alors l'impayé est généré sur le même collectif que celui qui a réglé.
Suivant que la société gère ou non la TVA sur encaissement (paramètre DCLVATPAY), et le fait que le client soit considéré ou non comme douteux, les comportements en lettrage diffèrent (voir l'introduction).
Frais
Saisissez le montant de frais occasionné par l'impayé. Le montant est exprimé dans la devise affichée en en-tête (devise banque).
Si les frais sont exprimés dans une devise différente de celle du règlement, deux écritures sont générées en comptabilité :
- Une écriture est générée pour la comptabilisation de l'impayé en devise de règlement, si les frais sont portés sur la même pièce que l'impayé.
- Une écriture est générée pour la comptabilisation des frais d'impayés, en devise banque.
Si le compte de frais est suivi en analytique les sections d'imputations seront à saisir.
Par ailleurs, les frais peuvent être générés soit sur la pièce d'impayé, soit sur une pièce séparée, selon la valeur du paramètre TAXUNPAY - Frais impayés sur pièce séparée (chapitre TRS, groupe UNP).
TVA/Montant TVA
Les frais d'impayés sont soumis à TVA. Il est donc nécessaire de définir le code taxe approprié. Le montant de TVA est calculé automatiquement.
Refacturation
Le champ Refacturation permet de définir si les frais d'impayés sont imputés au tiers ou à la société. Cette information a également un impact sur la comptabilisation de l'impayé : les frais d'impayés sont comptabilisés ou non comme charge pour la société. Si les frais d’impayés sont à la charge du client, ces frais peuvent faire l'objet d'une re-facturation automatique par la création d'une facture tiers client.
Cette facture tiers client est créée automatiquement avec :
- le type de facture renseigné dans le paramètre TYPINVNDT - Type pièce refacturation impayé (chapitre TRS, groupe UNP),
- le compte divers Compte refact. frais impayé renseigné dans la section Compte divers de la fonction Plan de comptes (GESCOA).
Cette facture tiers client peut être validée par la suite en comptabilité, ou supprimée.
Imputation analytique
Si les frais sont suivis en analytique, définissez l'imputation analytique de la charge occasionnée.
Date d'échéance
Vous pouvez définir la date d'échéance des pièces comptables générées par le traitement.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Code de la banque pour laquelle les impayés et les frais bancaires sont comptabilisés. |
| Date d'écriture de toutes les pièces comptables qui seront générées à partir des impayés saisis dans le tableau. La date du jour est proposée. |
Bloc numéro 2
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| Libellé d'en-tête des écritures comptables qui sont générées à partir de la saisie des impayés. Ce libellé se répète dans le libellé des lignes des écritures d'impayés. |
Tableau Détails
| Vous pouvez saisir un numéro de règlement manuellement. Un écran de sélection (appelé par le menu contextuel) permet également de proposer un ensemble de règlements correspondants aux critères définis. La sélection proposée se fait sur les critères suivants :
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| Motif de l'impayé à sélectionner dans la liste. |
| Libellé de chaque ligne d'écriture de la pièce, générée par l'impayé du règlement. Vous pouvez saisir un libellé propre à un impayé ou conserver celui proposé par défaut (Impayés BANQUE du DATE COMPTABLE). |
| Ce champ dépend du paramètre DCLVATPAY - Gestion TVA sur encaissements (chapitre CPT, groupe VAT) :
Si ce champ a pour valeur Oui, les comportements sont les suivants :
Si le chèque est proposé à l'encaissement, il est imputé à un règlement considéré comme impayé :
Si ce champ a pour valeur Non, les comportements sont les suivants :
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| L'écriture d'impayé va s'imputer sur le compte du client si le champ a pour valeur 'Non', ou sur le compte client douteux si le champ a pour valeur 'Oui'. Cette information influence la nature des comptes qui sont mouvementés lors de la comptabilisation de l'impayé.
Les comportements en lettrage diffèrent si la société gère ou pas la TVA sur encaissement (paramètre DCLVATPAY) et si le client est considéré ou pas comme douteux. |
| Il s'agit du montant des frais facturés par la banque et occasionnés par l'impayé. Le montant est exprimé dans la devise affichée en en-tête (devise banque). Si les frais sont exprimés dans une devise différente de celle du règlement, deux écritures sont générées en comptabilité :
Si le compte de frais est suivi en analytique les sections d'imputations seront à saisir. Les frais peuvent être générés :
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| Code TVA qui va s'appliquer sur les frais. La saisie de ce champ est obligatoire si des frais ont été enregistrés. |
| Ce champ indique le montant de TVA des charges. Ce champ est calculé automatiquement, mais il est modifiable. |
| Ce champ permet de définir si les frais d'impayés sont imputés au tiers ou à la société. Les valeurs de ce champ sont les suivantes : Non
Oui
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Le paramétrage détermine si les sections analytiques sont modifiables. Elles sont initialisées selon le paramétrage de la section par défaut.
En mode création, comme en modification, si une ligne de commande est saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques ne sont pas réinitialisées. |
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Bloc numéro 4
| Date d'échéance de toutes les écritures comptables générées. La date d'échéance du premier règlement saisi dans le tableau est proposée. |
Limites
Les traitements de lettrage et délettrage exécutés lors de la saisie d'impayés s'appuient sur les informations renseignées dans la fonction Saisie règlements (GESPAY) dans la table des Allocations. Cela s'applique aux sociétés, qu'elles gèrent ou non la TVA sur encaissements. En d'autres termes, le paramètre DCLVATPAY - Gestion TVA sur encaissements (chapitre CPT, groupe VAT) peut avoir pour valeur Oui ou Non et le champ RAZ TVA déclaréeOui ou Non.
Un règlement est saisi et lettré à une facture, INV01. Puis, le règlement et la facture sont délettrés via la fonction Lettrage manuel (LETTRAGE) ou Délettrage (DELETTRAGE). Enfin, le règlement est lettré à une autre facture, INV02. Le traitement de saisie de l'impayé prend en compte les informations renseignées dans la fonction Saisie règlements (GESPAY), soit INV01. Le traitement de lettrage/délettrage ne peut donc pas fonctionner comme pour les cas d'utilisation standard.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez pas accès à la banque xxxxx
Le code profil de l'utilisateur n'autorise pas l'accès à la fonction Saisie des impayés pour la banque sélectionnée.
Fonction non autorisée
L'utilisateur n'a pas les droits d'accès.
Compte en banque XXX fiche inexistante
La banque saisie n'existe pas. Vous devez créer la banque.
Numéro de règlement inexistant
Ce numéro de règlement ne se trouve pas dans le fichier PAYMENTH.
Numéro de règlement déjà saisi
Le règlement a été déjà saisi dans le tableau.
Règlement déjà impayé
Le règlement a déjà généré une écriture d'impayé.
Impayé impossible : Règlement ni en portefeuille, ni remis sur compte, ni remis en banque
Le règlement doit être passé par l'une de ces trois étapes (mise en portefeuille, remise intermédiaire, remise en banque) pour être saisi en impayé.
Banque affectée au règlement XXX
Une banque différente de celle saisie à l'écran est affectée au règlement.
Ce n'est pas un client
Le tiers saisi n'est pas un client.
Code TVA obligatoire
Si des frais sont imputés, il faut saisir le code TVA à appliquer.
Vous n'avez pas les droits pour ce site
Vous n'avez pas accès aux règlements effectués par ce site.
Écriture du règlement introuvable
L'écriture comptable rattachée au règlement n'existe pas. Elle a été supprimée ou le numéro de l'écriture est incorrect.