Gestion des échéances
Une échéance est un ensemble de données relatives à l'opération qu'elle représente : le numéro de la pièce d'origine, la date d'échéance de cette pièce, son mode de règlement, la devise, le montant, etc.
La gestion des échéances permet donc de faciliter le suivi des opérations enregistrées avec un tiers (via les modules Achats, Ventes, Tiers ou Comptabilité) sous un type de pièce paramétré dans cette fonction.
Une fois que ces opérations sont traitées totalement en règlement (provisoire ou définitif) ou comptabilisées comme "en banque" (écritures lettrées), on ne peut plus gérer leurs échéances (mis à part la possibilité de placer une échéance sur relevé ou de lui associer un code litige).
Les échéances des opérations traitées partiellement en règlement restent gérables.
Cette fonction vous permet de :
- visualiser l'ensemble des échéances relatives à une société, un site, un tiers, etc. (suivant le niveau de définition de la sélection),
- modifier ces échéances à plusieurs niveaux :
- la date d’échéance,
- le mode de règlement de cette échéance.
- éclater le montant de l'échéance en N échéances distinctes,
- préciser un éventuel litige.
- la gestion des relances (activée ou désactivée),
- le niveau de bon à payer,
- le tiers payeur ou payé,
- le code escompte/agio.
Vous pouvez également gérer la facturation des échéances individuellement dans les modules Achats, Ventes, Comptabilité tiers et Comptabilité.
Limites
La calcul des escomptes utilise un montant de base d'escompte généré lors de la saisie de la facture, prenant en compte les différents éléments de la facture.
Si vous modifiez le code d'escompte de l'échéance ultérieurement, ce montant de base n'est plus disponible. Dans ce cas, un calcul de base reprenant le montant total et le taux de remise s'applique.
Prérequis
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Gestion de l'écran
Critères de sélection des échéances
Présentation
Critères de sélection des échéances
La première étape consiste à saisir les critères de sélection des échéances. Seules les échéances remplissant l'ensemble des critères définis dans ce premier écran sont présentées dans l'écran de gestion des échéances. Cela permet d'otbenir un suivi précis de la situation des sociétés vis-à-vis de leurs tiers.
Divers critères de sélection sont proposés, notamment :
- par société et site ; collectif ou groupe de collectifs ; pour une devise ou un groupe de devises,
- pour un ou plusieurs tiers facturés ou commande (cas des acomptes),
- pour un tiers payeur/payé (N.B. : Il ne s'agit pas nécessairement du tiers facturé/facturant. On peut préciser en saisie de facture un tiers différent chargé d'émettre ou de recevoir le règlement),
- pour une borne de dates d'échéance.
Relances
- par statut de l'échéance (relancer, ne pas relancer, indifférent).
Vous pouvez également préciser une borne de niveau de relance pour affiner la sélection. - échances jamais relancées :
- si le champ Echéances à relancer est à Oui et le champ Echéances jamais relancées sélectionné, toutes les échéances à relancer n'ayant pas encore fait l'objet d'une relance sont affichées,
- si le champ Echéances à relancer est Indéterminé et le champ Echéances jamais relancées sélectionné, toutes les échéances à relancer n'ayant pas encore fait l'objet d'une relance, ainsi que toutes les échéances jamais relancées et qui ne feront jamais l'objet d'une relance sont affichées.
Bon à payer
Vous pouvez indiquer des bornes de BAP de début et de fin.
Simulation des escomptes / agios
Pour les factures ou échéances disposant d'un code escompte/agio, vous pouvez simuler le montant de cet escompte/agio de deux façons :
- soit par rapport à une Date de référence qui sert de point de départ au calcul du nombre de jours de retard ou d'avance (initialisation par défaut à la date du jour),
- soit un par rapport à un nombre de jours de retard (+) ou d'avance (-).
Critères de recherche
Des critères de recherche additionnels permettent :
- d'inclure les acomptes clients et fournisseurs,
- d'inclure les échéances affacturées,
- d'inclure les échéances soldées,
- de limiter la sélection aux factures comptabilisées seulement.
Critère de tri
Une option d'affichage des échéances sélectionnées est proposée.
Vous pouvez trier les échéances par date d'échéance ou par tiers payeur/payé (lorsqu'aucune sélection n'est opérée sur les tiers).
Vous pouvez indiquer un écran de consultation différent de celui proposé par défaut.
Cliquez sur OK pour sélectionner les factures concernées et revenir à l'écran de modification des échéances.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critère de sélection
| Seules seront sélectionnées les échéances de la société renseignée. |
| Tous sites ou un site particulier. |
| Seules seront sélectionnées les échéances du site renseigné. |
| Tous collectifs, un groupe de collectif ou un collectif particulier. |
| Seules seront sélectionnées les échéances avec un compte de contrôle appartenant au groupe de comptes de contrôle renseigné. |
| Seules seront sélectionnées les échéances du compte de contrôle renseigné. |
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| Tous les tiers facturés ou un tiers facturé en particulier. |
| Seules les échéances des tiers facturés compris dans les bornes seront sélectionnées. |
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| Tous tiers payeur/payé ou un tiers payeur/payé particulier. |
| Seules seront sélectionnées les échéances du tiers renseigné. |
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| Tous modes de règlement ou un mode de règlement particulier. |
| Seules les échéances du mode de règlement saisi seront sélectionnées. |
| Toutes devises, un groupe de devise ou une devise particulière. |
| Seules les échéances ayant une devise appartenant au groupe de devises saisi seront sélectionnées. |
| Seules les échéances de la Devise saisie seront sélectionnées. |
| Date maximum des échéances sélectionnées (pas de maxi si non renseignée). |
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Relances
| Si non , ne selectionnera que les échéances dont Relance=non Si oui , ne selectionnera que les échéances dont Relance=oui Si Indeterminé , selectionnera toutes les échéances. |
| Si la zone Echéances à relancer est à 'OUI' et la zone Echéances jamais relancées cochée, le programme va afficher toutes les échéances à relancer n'ayant pas encore fait l'objet d'une relance. si la zone Echéances à relancer est à 'INDETERMINE' et la zone Echéances jamais relancées cochée, le programme va afficher toutes les échéances à relancer n'ayant pas encore fait l'objet d'une relance ainsi que toutes les échéances jamais relancées et qui ne feront jamais l'objet d'une relance. |
| Bornes sur niveau de relance (tous les niveaux si bornes vides) |
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Bon à payer
| Bornes de statut de Bon à payer. |
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Simulation escompte/agio
| Simulation d'escompte/agio. Le montant qui sera affiché dans la colonne Montant esc/agio se calcule en tenant compte : - du code escompte/agio (soit de l'échéance soit du tiers), - d'un nombre de jour, - des taux d'escompte et d'agio prédéfinis. Le résultat est soit un montant négatif (=agio) soit un montant positif (=escompte). Pour la simulation, vous pouvez saisir le nombre de jours soit : - directement depuis le champ Nb jours, - avec une date de référence (le nombre de jours est calculé par rapport à la date actuelle). |
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Critères de recherche
| Si oui, les échéances d'acompte fournisseur seront prises en compte. |
| Indique si les échances mises en affacturage doivent être chargées. ou non. De toutes façons, leur montant ne sera pas modifable. |
| Case non cochée : Toutes les échéances seront affichées. Case cochée : Seules les échéances de factures validées seront prises en compte. |
| Si oui, les échéances d'acompte client seront prises en compte. |
| Si oui, les échéances soldées seront prises en compte. |
| Indiquez votre critère de selection. |
Critère de tri
| Les échéances sont ordonnées suivant le critère de tri sélectionné : Date d'échéance ou Tiers. |
| Ce champ indique le code écran à utiliser pour la saisie des échéances. |
Onglet Saisie des échéances
Modification des échéances
La liste des Echéances sélectionnées s'affiche à l'écran. Cet écran se compose de lignes où l'on retrouve toutes les informations liées à l'échéance. En pied de tableau, quatre cadres donnent le total de la sélection (paramétrable dans l'écran de consultation), le détail de l'échéance, le total de l'écriture, et rappellent les caractéristiques de l'escompte/agio.
Tableau des échéances
L'affichage des champs est étroitement lié au paramétrage de l'écran.
Chaque ligne de ce tableau représente une échéance. On y trouve donc toutes les informations la caractérisant comme :
- le numéro de facture, la date d'échéance, le tiers facture ou commande le tiers payeur/payé (etc.),
- le numéro de la pièce d'origine. Pour une meilleure traçabilité de l'origine de l'échéance, le menu Actions vous permet d'accéder à la pièce d'origine de la pièce génératrice de l'échéance (exemple : le numéro de commande pour la facture génératrice de l'échéance). Cette tracabilité n'est possible que pour les factures (et/ou avoirs) où le champ Document d'origine a été renseigné.
- la devise. Tous les montants des échéances peuvent être affichés soit dans la devise de transaction, soit dans la devise de société ou encore dans la devise de reporting.
- le sens (S) de l'échéance d'un point de vue comptable : Débit/Crédit.
Les actions disponibles au niveau des lignes sont les suivantes :
Modifier les paramètres d'une échéance
Depuis une échéance donnée, vous pouvez modifier :
- la date d’échéance,
- la valeur du bon à payer,
- le code litige,
- le mode de paiement,
- la gestion des relances,
- le tiers payé/payeur,
- la génération du relevé (menu Actions),
- le code escompte/agio,
- le code adresse payeur/payé.
Eclater une échéance en échéances multiples
Dans le champ Montant de l'échéance à traiter, il vous suffit de modifier le montant en valeur d'une des nouvelles échéances constitutives.
Ce changement de montant ouvre une fenêtre qui vous permet de saisir de nouvelles lignes. Vous pouvez alors modifier la répartition de l'échéance entre les différents postes et solder la dernière ligne (menu Actions).
Si un règlement partiel a déjà eu lieu, des contrôles supplémentaires sont activés.
Regrouper des échéances
Le regroupement d'échéances est basé sur le même principe que l'éclatement. On ne peut pas supprimer une échéance directement dans les lignes du tableau. Sur une des échéances à regrouper, il vous suffit de modifier le montant en indiquant le montant total de l'échéance groupée. Une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez alors supprimer les lignes d'échéances supplémentaires.
Informations de bas de page
Lorsque vous sélectionnez une échéance, des informations supplémentaires sur celle-ci ou encore sur le total de la sélection s'affichent.
Total sélection :
Cette section est optionnelle et dépend du paramétrage de l'écran. Elle présente, selon votre sélection, des informations clefs : le nombre d'échéances, leur montant, et leur solde total, ainsi que le montant global de règlements définitifs ou provisoires.
Détail échéance :
Ce détail s'affiche lorsqu'une échéance est sélectionnée. Il vous permet d'afficher les informations sur le payeur/payé et le site de l'opération.
Pour les échéances placées ou devant être placées sur un relevé, le champ Relevé est renseigné. Il affiche respectivement le numéro du relevé ou la mention "A faire".
Enfin, si l'échéance est réglée (ou partiellement réglée), le numéro de règlement est affiché.
Total écriture :
Le montant total de l'échéance est indiqué dans le champ Total, une même pièce pouvant être éclatée en plusieurs échéances. Pour les échéances réglées définitivement ou partiellement, le montant du règlement ainsi que le solde de l'échéance s'affichent dans les champs correspondants.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Détails
| Type de pièce. |
| Saisissez le numéro de pièce associé à une échéance à modifier. Si cette pièce est multi-échéances, un tableau listant les échéances de la pièce s'affiche. Vous pouvez ainsi sélectionner une échéance spécifique. |
| Cliquez sur MAJ colonne depuis l'icône Actionspour modifier massivement la date d'échéance. Si le code activité MAXPD - Délai maximum (entreprises) est activé, un message d’avertissement s’affiche si la date d’échéance est supérieure au délai précisé, suivant les cas, au niveau de l’un des paramètres suivants, ou au délai contractuel éventuellement renseigné au niveau du Tiers.
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| Si le Nouveau mode de règlement n'a pas de code relevé :
Vous pouvez effectuer une modification en masse en utilisant l'option Maj colonne. |
| Par défaut, ce numéro reprend la valeur liée au profil du tiers et au code adresse. Le format du numéro de compte bancaire dépend de la localisation de la banque. Par exemple, pour le format IBAN, ce champ contient uniquement le numéro de compte bancaire, soit à partir du cinquième chiffre de l'IBAN complet. Le préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle n'est pas inclus. Pour modifier le numéro de compte bancaire, sélectionnez le Tiers depuis l'icône Actions disponible sur le champ pour accéder au profil du tiers et sélectionner ou saisir un compte bancaire différent. |
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| Ce champ affiche l'IBAN complet, comprenant un préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle, suivi du numéro de compte bancaire. Si le préfixe de l'IBAN n'existe pas, ce champ reste vide. |
| Le montant ne peut être supérieur au montant de la ligne de pièce. |
| Ce champ affiche la domiciliation bancaire liée au champ Compte bancaire. |
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| Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
| Code litige de l'échéance. |
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| A relancer oui/non |
| Vous pouvez effectuer une modification en masse en utilisant l'option Maj colonne. Seules les échéances de type Recette sont modifiées. |
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| Le niveau saisi ne doit pas être supérieur au niveau de bon à payer de l'utilisateur. Vous pouvez effectuer une modification en masse en utilisant l'option Maj colonne. Seules les échéances de type Dépense, et dont le niveau de bon à payer est inférieur ou égal au niveau de bon à payer de l'utilisateur, sont modifiées. |
| Tiers payeur/payé de l'échéance. |
| Code adresse du tiers payeur/payé. |
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| Le champ Référence mandat permet d’initialiser ou de sélectionner la référence mandat, qui est l'identifiant unique du mandat. Ce champ est initialisé par le mandat principal, validé pour le couple société/tiers payeur. S’il n’existe pas de mandat principal validé, le champ est vide, mais vous pouvez sélectionner un autre mandat validé pour ce couple. Vous pouvez modifier le mode de règlement. Si le mode choisi est SDD, la référence mandat devient accessible et vous pouvez sélectionner la référence de votre choix. En cas de sélection d'un mode de règlement autre que le SDD, la référence mandat affichée s’efface et le champ devient inaccessible.
Pour que ce champ soit accessible pour la société sélectionnée, le code activité SDD - Gestion des prélèvements SDD doit être actif et le paramètre SDDMGT - Gestion des prélèvements SDD (chapitre TC, groupe SDD) doit avoir la valeur Oui. De plus, la case à cocher SDD doit être sélectionnée au niveau du mode de règlement. |
Total sélection
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Détail échéance
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Total écriture
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Escomptes/Agios
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Icône Actions
Document origine
Cette action est toujours accessible depuis une ligne du tableau. Elle vous permet d'obtenir le numéro de document d'origine. Cette information est également accessible en colonne de tableau.
Relevé
Cette action est toujours accessible depuis une ligne du tableau. En sélectionnant/désélectionnant cette option, le champ Relevé prend respectivement la valeur Oui pour autoriser la génération du relevé, ou Non pour désactiver la génération.
Pièce
Cette action est toujours accessible depuis une ligne du tableau. Elle vous permet d'accéder directement à la pièce comptable.
Facture
Utilisez cette action pour accéder directement à la facture d'origine (lorsque l'échéance est issue d'une facture d'achat, de vente ou tiers).
Règlement
Utilisez cette action pour accéder directement au règlement de l'échéance.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce site est dans la société XXXX
Le site saisi ne fait pas partie de la société précédemment saisie.
Mt échéance > Mt ligne de pièce
Le montant saisi de l'échéance est supérieur au montant de la ligne de pièce rattachée.
Mt échéance < Mt déjà réglé
Le montant saisi de l'échéance est inférieur au montant du règlement de l'échéance.
Mode de règlement non concerné par les relevés
Ce message peut se produire dans 2 cas :
- en saisie d'un mode de règlement non rattaché à un code relevé, alors que l'échéance est dans un relevé (message d'erreur), ou que le relevé est à faire pour cette échéance (message d'avertissement). Dans ce dernier cas, et si l'on poursuit, la valeur Relevé à faire passe automatiquement à Non.
- à l'activation de la fonction Relevé sur une échéance dont le mode de règlement n'est pas rattaché à un code relevé.
Nombre d'échéances > Nombre de lignes du tableau
En affichage du tableau multi-échéances, le nombre d'échéances dépasse la taille du tableau.
Il n'y a qu'une échéance. Annulation impossible
Dans le tableau multi-échéances, s'il ne reste qu'une seule échéance, son annulation est impossible.
Annulation impossible de toutes les échéances
Dans le tableau multi-échéances, il faut au minimum une ligne d'échéance.
Il y a un règlement sur cette échéance. Annulation impossible
L'échéance est rattachée à un ou plusieurs règlements.
L'échéance appartient à un relevé. Annulation impossible
L'échéance est rattachée à un relevé.
Total montant échéances <> Montant ligne de pièce
En validation du tableau multi-échéances, la somme des montants des échéances est différente du montant de la ligne de pièce. Dans ce cas, modifiez un ou plusieurs montants pour obtenir le montant total de la ligne de pièce, qui est affiché pour information en bas à droite de l'écran.
Début/Fin de fichier
A l'activation des fonctions "+Pag" et "-Pag" dans le tableau des échéances, il n'y a pas de nouvelles échéances à afficher dans une autre page.