Saisie des échéances
Une échéance est caractérisée par un ensemble de données relatives à l'opération qu'elle représente : le numéro de la pièce origine, la date d'échéance de cette pièce, son mode de règlement, la devise, le montant….
La gestion des échéances permet donc de faciliter le suivi des opérations enregistrées avec un Tiers (via les modules Achats, Ventes, Tiers ou Comptabilité) sous un type de pièce paramétré dans cette optique (gestion des échéances).
Dès lors que ces opérations sont traitées totalement en règlement (provisoire ou définitif) ou comptabilisées comme " en banque " (écritures lettrées), on ne peut plus gérer leurs échéances (mis à part la possibilité de placer une échéance sur relevé ou de lui associer un code litige).
Les échéances des opérations traitées partiellement en règlement restent gérables.
Cette fonction de gestion des échéances permet :
- de visualiser l'ensemble des échéances relatives à une société, un site, un tiers…(suivant le niveau de définition de la sélection).
- de modifier ces échéances à plusieurs niveaux :
- la date d'échéance
- le mode de règlement de cette échéance
- éclater le montant de l'échéance en n échéances distinctes
- préciser un éventuel litige
- activer ou désactiver la gestion des relances
- le niveau de " Bon à payer "
- le tiers payeur ou payé
- modifier le code d'escompte / agio
Pour ne traiter que quelques factures dont on connaît le numéro (pour leur affecter leur niveau de BAP, par exemple, la fonction de 'Saisie des échéances' est de fait plus adaptée que la fonction de gestion des échéances.
On peut également gérer les échéances individuellement en facturation dans les modules Achats, Ventes ou Tiers par l'utilisation du bouton adéquat, ou par le menu contextuel en saisie de pièces dans le module Comptabilité.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
C'est sur cet écran unique que l'on peut directement saisir la ou les échéances à consulter / modifier.
Ecran de saisie
Présentation
Modification des échéances
La liste des échéances sélectionnées s'affiche à l'écran. Cet écran se compose de lignes où l'on retrouve toutes les informations liées à l'échéance. En pied de tableau quatre cadres donnent le total de la sélection (paramétrable dans l'écran de consultation), le détail de l'échéance, le total de l'écriture et rappellent les caractéristiques de l'escompte/agio.
Le tableau des échéances
L'affichage des zones est étroitement lié au paramétrage de l'écran.
Chaque ligne de ce tableau représente une échéance. On y trouve donc toutes les informations la caractérisant comme :
- le numéro de facture, la date d'échéance, le tiers facture ou commande le tiers payeur / payé etc…
- le numéro de la pièce d'origine. Afin d'affiner la traçabilité de l'origine de l'échéance, un menu contextuel permet de connaître la pièce d'origine de la pièce génératrice de l'échéance (exemple : le numéro de commande pour la facture génératrice de l'échéance). Cette tracabilité n'est possible que pour les factures (et/ou avoirs) où la zone " document d'origine " a été renseignée.
- la devise. Tous les montants des échéances peuvent être affichés soit dans la devise de transaction, soit dans la devise de société ou encore dans la devise de reporting.
- le sens (S) de l'échéance d'un point de vue comptable : Débit/Crédit
Les différentes actions possibles au niveau des lignes sont les suivantes :
Modification des paramètres d'une échéance
En cliquant sur une rubrique d'une échéance, on peut modifier :
- la date d'échéance
- la valeur du Bon à payer
- le code litige
- le mode de paiement
- la gestion des relances
- le tiers payé/payeur
- la génération du relevé (accessible par clic droit)
- le code escompte/agio
- le code adresse payeur/payé
Eclatement d'une échéance en échéances multiples
Dans la zone " Montant " de l'échéance à traiter, il suffit de modifier le montant en valeur d'une des nouvelles échéances constitutives.
Ce changement de montant déclenche le basculement vers une nouvelle fenêtre qui permet la saisie de nouvelles lignes. On peut alors modifier la répartition de l'échéance entre les différents postes et solder la dernière par clic droit.
Au cas où un règlement partiel aurait déjà eu lieu, des contrôles supplémentaires sont activés.
Regroupement d'échéances
Le regroupement d'échéances est basé sur le même principe que l'éclatement. On ne peut pas supprimer une échéance directement dans les lignes du tableau. Sur une des échéances à regrouper, il suffit de modifier le montant en indiquant le montant total de l'échéance groupée. Une nouvelle fenêtre apparaît. C'est sur cette fenêtre que les lignes d'échéances supplémentaires peuvent être supprimées.
Les informations de bas de page
Lorsque l'on sélectionne une échéance avec le curseur, des informations supplémentaires sur celle-ci ou encore sur le total de la sélection.
Total Sélection :
Ce pavé est optionnel et dépend du paramétrage de l'écran. Il présente pour la sélection en-cours des informations clefs : le nombre d'échéances et leur montant et solde total, le montant global de règlements définitifs ou provisoires.
Détail échéance :
Ce détail apparaît lorsqu'une échéance est sélectionnée. Il permet de faire ressortir les informations sur le payeur/payé et le site de l'opération.
Pour les échéances placées ou devant être placées sur un relevé, la zone " relevé " est renseignée. S'affiche respectivement ou le numéro du relevé ou " A faire ".
Enfin, si l'échéance est réglée - ou partiellement réglée - le numéro de règlement est affiché.
Total écriture :
Le montant total de l'échéance est indiqué dans la zone "Total", une même pièce pouvant être éclatée en plusieurs échéances. Pour les échéances réglées définitivement ou partiellement, le montant du règlement ainsi que le solde de l'échéance apparaissent dans les zones prévues à cet effet.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Détails
| Type de pièce. |
| Saisissez le numéro de pièce associé à une échéance à modifier. Si cette pièce est multi-échéances, un tableau listant les échéances de la pièce s'affiche. Vous pouvez ainsi sélectionner une échéance spécifique. |
| Cliquez sur MAJ colonne depuis l'icône Actionspour modifier massivement la date d'échéance. Si le code activité MAXPD - Délai maximum (entreprises) est activé, un message d’avertissement s’affiche si la date d’échéance est supérieure au délai précisé, suivant les cas, au niveau de l’un des paramètres suivants, ou au délai contractuel éventuellement renseigné au niveau du Tiers.
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| Si le Nouveau mode de règlement n'a pas de code relevé :
Vous pouvez effectuer une modification en masse en utilisant l'option Maj colonne. |
| Par défaut, ce numéro reprend la valeur liée au profil du tiers et au code adresse. Le format du numéro de compte bancaire dépend de la localisation de la banque. Par exemple, pour le format IBAN, ce champ contient uniquement le numéro de compte bancaire, soit à partir du cinquième chiffre de l'IBAN complet. Le préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle n'est pas inclus. Pour modifier le numéro de compte bancaire, sélectionnez le Tiers depuis l'icône Actions disponible sur le champ pour accéder au profil du tiers et sélectionner ou saisir un compte bancaire différent. |
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| Ce champ affiche l'IBAN complet, comprenant un préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle, suivi du numéro de compte bancaire. Si le préfixe de l'IBAN n'existe pas, ce champ reste vide. |
| Le montant ne peut être supérieur au montant de la ligne de pièce. |
| Ce champ affiche la domiciliation bancaire liée au champ Compte bancaire. |
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| Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
| Code litige de l'échéance. |
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| A relancer oui/non |
| Vous pouvez effectuer une modification en masse en utilisant l'option Maj colonne. Seules les échéances de type Recette sont modifiées. |
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| Le niveau saisi ne doit pas être supérieur au niveau de bon à payer de l'utilisateur. Vous pouvez effectuer une modification en masse en utilisant l'option Maj colonne. Seules les échéances de type Dépense, et dont le niveau de bon à payer est inférieur ou égal au niveau de bon à payer de l'utilisateur, sont modifiées. |
| Tiers payeur/payé de l'échéance. |
| Code adresse du tiers payeur/payé. |
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| Le champ Référence mandat permet d’initialiser ou de sélectionner la référence mandat, qui est l'identifiant unique du mandat. Ce champ est initialisé par le mandat principal, validé pour le couple société/tiers payeur. S’il n’existe pas de mandat principal validé, le champ est vide, mais vous pouvez sélectionner un autre mandat validé pour ce couple. Vous pouvez modifier le mode de règlement. Si le mode choisi est SDD, la référence mandat devient accessible et vous pouvez sélectionner la référence de votre choix. En cas de sélection d'un mode de règlement autre que le SDD, la référence mandat affichée s’efface et le champ devient inaccessible.
Pour que ce champ soit accessible pour la société sélectionnée, le code activité SDD - Gestion des prélèvements SDD doit être actif et le paramètre SDDMGT - Gestion des prélèvements SDD (chapitre TC, groupe SDD) doit avoir la valeur Oui. De plus, la case à cocher SDD doit être sélectionnée au niveau du mode de règlement. |
Total sélection
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Détail échéance
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Total écriture
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Escomptes/Agios
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Icône Actions
Document d'origine
Option toujours accessible. Il permet d'obtenir le numéro de document d'origine. Cette information est également accessible en colonne de tableau.
Relevé
Option toujours accessible. En sélectionnant / désélectionnant cette option, la zone "Relevé" passe successivement à sa valeur inverse; "Oui" permet de générer un relevé tandis que "Non" ne le permet pas.
Consultation de pièces
Option toujours accessible. Permet de passer en tunnel sur la pièce comptable.
Consultation des factures
Permet de passer en tunnel vers la facture d'origine (lorsque l'échéance est issue d'une facture achats / ventes ou tiers).
Consultation des réglements
Permet de passer en tunnel vers le règlement de l'échéance.
Boutons spécifiques
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Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce site est dans la société xxx
Le site saisi ne fait pas partie de la société saisie préalablement.
Mt échéance > Mt ligne de pièce
Le montant saisi de l'échéance est supérieur au montant de la ligne de pièce rattachée.
Mt échéance < Mt déjà réglé
Le montant saisi de l'échéance est inférieur au montant du règlement de l'échéance.
Mode de règlement non concerné par les relevés
Ce message peut se produire dans 2 cas :
- en saisie d'un mode de règlement non rattaché à un code relevé, alors que l'échéance est dans un relevé (message d'erreur), ou que le relevé est à faire pour cette échéance (message d'avertissement). Dans ce dernier cas, et si l'on poursuit, l'information " Relevé à faire " passe automatiquement à " non ".
- à l'activation de la touche de fonction " Relevé " sur une échéance dont le mode de règlement n'est pas rattaché à un code relevé.
Nombre d'échéances > Nombre de lignes du tableau
En affichage du tableau multi-échéances, le nombre d'échéances dépasse la taille du tableau.
Il n'y a qu'une échéance , Annulation impossible
Dans le tableau multi-échéances, s'il ne reste qu'une seule échéance, son annulation est impossible.
Annulation impossible de toutes les échéances
Dans le tableau multi-échéances, il faut au minimum une ligne d'échéance.
Il y a un règlement sur cette échéance , Annulation impossible
L'échéance est rattachée à un ou plusieurs règlements.
L'échéance appartient à un relevé , Annulation impossible
L'échéance est rattachée à un relevé.
Total montant échéances <> Montant ligne de pièce
En validation du tableau multi-échéances, la somme des montants des échéances est différente du montant de la ligne de pièce. Modifier un ou des montants pour obtenir le montant total de la ligne de pièce, qui est affiché pour information en bas à droite de l'écran.