Budget erfassen
Jedes Budget ist durch einen Kontenplan und durch eine Auswahl von ein bis neun Dimensionen festgelegt, je nach ausgewählter Budgeterfassungstransaktion. Ein Budget kann für jedes Tupel Konto / Sektor dieser Dimensionen einzeln erfasst werden; wenn die Parameter des Budgets Hierarchien von Kostenarten und Sektoren zulassen, kann ein Budget auch verdichtet für jedes Tupel Kontengruppe / Sektorgruppe erfasst werden.
Die budgetierten Beträge sind beim Editieren / in der Anzeige der Dimensionssalden sowie in der Anzeige der Auswertung sichtbar.
In Abhängigkeit der Erfassungstransaktion Budget stehen drei verschiedene Erfassungsarten zur Verfügung:
Nach Periode
In der erweiterten Budgeterfassung kann ein für einen bestimmten Datumsbereich sowie für ein Konto und einen oder mehrere Sektoren aufgestelltes Budget erfasst, angezeigt und geändert werden. Dabei handelt es sich um die „genauste“ Erfassung: Für jede im betreffenden Datumsbereich liegende Periode wird ein Budget erstellt. Der Zeitraum kann sich dabei über mehrere Geschäftsjahre erstrecken. Die erweiterte Budgeterfassung ist eine Ergänzung zur Budgeterfassung nach Sektor und zur Budgeterfassung nach Konto.
Nach Konto
In der Budgeterfassung nach Konto kann das für ein bestimmtes Konto und für einen bestimmten Sektornummernkreis aufgestellte Budget erfasst, angezeigt und aktualisiert werden.
Nach Sektor
In der Budgeterfassung nach Sektor können für einen bestimmten Sektor und eine Reihe von Kostenkonten aufgestellte Budgets geändert und angezeigt werden.
Diese drei Ansätze schließen sich nicht aus, sondern ergänzen sich: Dieselben Daten werden aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet.
Ist das Budget in einer Kontenhierarchie und/oder einer Kostenstellenhierarchie definiert und sieht die verwendete Budgeterfassungstransaktion die Anzeige der realisierten / belegten / vorbelegten Daten vor, werden diese Informationen (als Beträge und/oder Mengen ausgedrückt) nicht angezeigt. Sie werden nur bei einer Budgeterfassung direkt in den Konten und Kostenstellen angezeigt.
Der manuelle Buchungskreis des auf Budgetparameterebene definierten Kontenplans wird automatisch ermittelt.
Wird bei der Anlage und Aktualisierung eines Budgets ein manueller Buchungskreis einem automatischen Buchungskreis zugeordnet, wird lediglich der manuelle Buchungskreis aktualisiert.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die Budgeterfassung durchläuft zwei Masken.
- In der ersten Maske wählt der Benutzer die Erfassungstransaktion aus und definiert die Budgetcodes, mit denen er arbeiten möchte.
- In der zweiten Maske können das Konto und / oder die Sektoren ausgewählt sowie die Transaktionsdaten angezeigt werden.
Erfassung Kriterien
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Transaktion
| Transaktionscode, der für die Erfassung des Budgets verwendet wird. Vom Transaktionscode hängen ab:
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| Angabe eines Datumsbereichs, um die Zeilen der Budgeterfassungstabelle automatisch auszufüllen.
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| Die Option "Vorladen" wird in Abhängigkeit des Parameters der Budgeterfassungstransaktion ausgewählt. |
| Die Option "Multicode" ist in Abhängigkeit des Parameters der Budgeterfassungstransaktion ausgewählt, wenn die Budgetanzahl über eins liegt. |
| Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn die Option "Multicode" ausgewählt ist. Die Anzahl an Budgets, an denen gleichzeitig gearbeitet werden kann, wird kursiv angezeigt. Das Maximum liegt bei vier. |
Tabelle Kriterien
| Hier ist das Budget für die Erfassung anzugeben. |
| Angabe des von der Budgeterfassung (Budget Unternehmensebene) betroffenen Unternehmens. |
| Angabe des von der Budgeterfassung (Budget Standortebene) betroffenen Standorts. |
| Der Referenztyp wird automatisch in Abhängigkeit des ausgewählten Budgets und des ausgewählten Unternehmens geladen. Die Verknüpfung erfolgt über den Kontenplan. |
| Dieses Feld gibt die betroffene Budgetversion an. Die Version 'Standard' wird vorgeschlagen. |
| Angabe der Periode, in der die Budgeterfassung erfolgen wird.
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Beginn / Ende
| Angabe eines Kostenstellenbereichs, um die Zeilen der Budgeterfassungstabelle automatisch auszufüllen. |
| Angabe eines Kostenstellenbereichs, um die Zeilen der Budgeterfassungstabelle automatisch auszufüllen. |
| Angabe eines Kontenbereichs, um die Zeilen der Budgeterfassungstabelle automatisch auszufüllen. |
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Schließen
Erfassungsmaske
Übersicht
Transaktion
Existiert ein STD-Memo, besitzt dieses bei der Anzeige im Kriterienfenster die höchste Priorität (insbesondere im Falle einer Budgeterfassung mit mehreren Codes ist die Verwendung dieses Memocodes stark angeraten). Für die anzuzeigenden Sektoren oder Konten kann, abhängig von der Transaktion (nach Konto oder nach Sektor) ein Nummernkreis vorgegeben werden. Im Falle einer Transaktion pro Periode muss ein Datumsbereich angegeben werden.
Kriterien
Jede Kriterienzeilennummer wird der auf Transaktionsebene definierten Zeilennummer zugeordnet. Die Transaktion definiert den anzuzeigenden Informationstyp und die Kriterien geben an, auf was sich die Information beziehen muss. Bestimmte Parameterelemente werden aufgerufen, insbesondere der Hinweis „Vorbelegung“ und „Budget Mehrfachcodes“. Lässt die Transaktion mehrere Codes zu, wird die maximale Anzahl von Budgets, an denen gleichzeitig gearbeitet werden kann, kursiv angezeigt.
Es müssen nicht alle an der Transaktion angegebenen Kriterien erfasst werden ( z.B.: Budget mit drei Budgetcodes: Während einer gegebenen Session kann die Verarbeitung auf zwei Budgets beschränkt werden). Jedoch können nicht mehr als die an der Transaktion angegebenen Kriterien erfasst werden. Jedes Kriterium kann sich auf ein anderes Budget, einen anderen Standort oder eine andere Periode beziehen (außer: Budget nach Periode).
Die Auswahlkriterien beziehen sich auf:
- Budgetcode
- Unternehmen oder Standort, je nach Definitionsebene des Budgets (nach Unternehmen oder nach Standort)
- den Buchungskreis
- Budgetversion
- zu berücksichtigende Periode (sofern es sich um eine Transaktion nach Konto oder nach Sektor handelt)
Alle Budgets müssen auf derselben Ebene (also Unternehmen oder Standort) definiert sein.
Budgets
Budgetanzeige und/oder Budgeterfassung über „Budget“.
In Abhängigkeit der auf Budgetebene gespeicherten Dimensionen wird der Titel der Dimensionssektoren angezeigt. Sind den Budgetcodes Hierarchien zugeordnet, wird der Hierarchietitel angezeigt.
An dieser Stelle werden lediglich Budgets ohne Hierarchien erläutert; Budgets mit zugeordneten Hierarchien funktionieren analog dazu.
Die Anzahl der in der Kopfzeile anzugebenden Dimensionen hängt von der auf Budgetcodeebene definierten Anzahl von Dimensionen ab. Die Anzahl der angezeigten Zeilen kann höher sein als die Anzahl der anzugebenden Dimensionen: diese Situation tritt auf, wenn die maximale Anzahl an verwalteten Dimensionen, die auf Erfassungstransaktionsebene angegeben ist, über der Anzahl der verwalteten Dimensionen auf Budgetcodeebene liegt.
Die Spalten für die Mengen sowie für die tatsächlichen oder beschlossenen Beträge werden automatisch initialisiert.
Anzeige eines nach Konto oder nach Sektor erfassten Budgets
Nach Erfassung eines Budgets nach Konto oder nach Sektor wird es in die erweiterte Erfassungsmaske übernommen:
- entweder proportional für jede Periode.
Beispiel: In der Budgeterfassung nach Sektor über ein zwölfmonatiges Geschäftsjahr wurde ein Betrag in Höhe von 12.000 EUR für das Konto „EXPORT“ und den Sektor „ASIEN“ der Dimension „geographische Region“ budgetiert. In der erweiterten Budgeterfassung für dieselbe Periode und dasselbe Tupel Sektor / Konto setzt sich die Tabelle aus zwölf offenen Posten in Höhe von 1.000 € pro Geschäftsjahresperiode (insgesamt zwölf Perioden) zusammen.
- oder mit einem zeitlichen Verteilungsschlüssel, falls ein solcher im Datensatz „Konto“ spezifiziert wurde, auf das die Bewegung erfolgt.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Kriterium Bildlauf zurück/vor
| Die Option wählt die im nächsten Block angegebene Dimension aus. Die Buttons [Erster], [Vorheriger], [Nächster], [Letzter] ermöglichen die Anzeige der Kostenstellen der ausgewählten Dimension. |
Budgetdetails
| Dieses Feld bringt den parametrisierten Kontenplan für den Budgetparameter zurück, der gerade erfasst wird. |
| Kontotitel. |
| Dieses Feld gibt das Konto an, das zu dem betroffenen Kontenplan gehört, auf dem das Budget erstellt wird. |
Die dem ausgewählten Konto angehängte Bezugseinheit wird neben dem Konto in Kursivschrift angezeigt. |
| Zeigt die erste Dimension des Budgets an.
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| Titel der Kostenrechnungsdimension. |
| Auswahl einer Kostenrechnungsdimension aus der ausgewählten Dimension. |
| Kommentarfeld für die Kostenstellen/Konten. |
Blocknummer 3
| Kontotitel. |
Eine temporäre Aufteilung ist eine Koeffiziententabelle, die die Aufteilung eines jährlichen Budgets Monat für Monat ermöglicht, um die Unternehmensaktivität zu berücksichtigen (z.B. Schließung im Monat August). Der Code dieser Aufteilung besteht aus 1 bis 10 alphanumerischen Zeichen. |
| Titel der Kostenrechnungsdimension. |
| Der Referenztyp wird automatisch in Abhängigkeit des ausgewählten Budgets und des ausgewählten Unternehmens geladen. Die Verknüpfung erfolgt über den Kontenplan. |
| Hierbei handelt es sich um die Zeilennummer. |
| Hier ist das Budget für die Erfassung anzugeben. |
| Diese Zahl gibt die budgetierte Menge in der auf Ebene des Kontos oder der Kontengruppe angegebenen Einheit für die aktuelle Periode an. |
| Dieser Zahl ist für die aktuelle Periode der Budgetbetrag in der durch den Budgetcode definierten Währung und mit dem durch den Budgetcode definierten Divisor zu entnehmen. |
| Dieses Feld gibt die gebuchten Mengen für die angefragte Periode an, unter Berücksichtigung des Kontos und der ausgewählten Kostenstellen. |
| Dieses Feld gibt die gebuchten Beträge für die angefragte Periode an, unter Berücksichtigung des Kontos und der ausgewählten Kostenstellen. |
| Dieses Feld übernimmt die Mengen der Obligo-Erfassung für diejenigen, die die gleichen ausgewählten Konten- und Kostenstellenkriterien für das Budget erfüllen. |
| Dieses Feld übernimmt die Beträge der Verbindlichkeitserfassung für diejenigen, die die gleichen ausgewählten Konten- und Kostenstellenkriterien für das Budget erfüllen. |
| Dieses Feld übernimmt die Mengen der Anfrageobligos für diejenigen, die die gleichen ausgewählten Konten- und Kostenstellenkriterien für das Budget erfüllen. |
| Dieses Feld übernimmt die Beträge der Anfrageobligos für diejenigen, die die gleichen ausgewählten Konten- und Kostenstellenkriterien für das Budget erfüllen. |
| Die Formel wird vom Parameter der Budgeterfassungstransaktion ausgegeben. |
| Kommentarfeld für das erfasste Budget für die Kombination Konto/Kostenstelle/Periode. |
| Keine Feldhilfe vorhanden. |
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| Beginn der Verarbeitungsperiode. |
| Dieses Feld gibt das Enddatum der Verarbeitungsperiode an. |
SUMME MENGEN
| Keine Feldhilfe vorhanden. |
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SUMME BETRÄGE
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Dieser Code ermöglicht die Identifizierung der Währung eines Standorts, eines Personenkontos, etc. Er wird in der Währungstabelle geprüft.
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| Keine Feldhilfe vorhanden. |
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SUMME FORMELN
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Blocknummer 8
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Schließen
Symbol Aktionen
Spaltenaktualisierung
Mit dieser Funktion wird der Spaltenwert in die nächsten Zeilen übernommen. Wird auf diese Schaltfläche nicht in einer der beiden Spalten „budgetierte Menge“ bzw. „budgetierter Betrag“ geklickt, sondern in einer Zeile, so werden alle budgetierten Mengen und alle budgetierten Beträge der betreffenden Zeile in die nächsten Zeilen übernommen.
Anfrageobligo
Bei Budgets nach Konto kann der budgetierte Betrag gemäß den dem Sektor zugewiesenen Bezugseinheiten aufgeteilt werden.
Bestellobligo
In den Bereichen Bestellobligo und Anfrageobligo kann auf den zugehörigen Obligobeleg gezoomt werden. Dieser zum steht nur bei der Erfassung von Budgets mit einem einzigen Budgetcode zur Verfügung.
Schließen
Reports
Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :
BUDGET : Budget
Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.
Spezifische Aktionen
Klicken Sie auf diese Aktion, um Ihre Einstellungen in einem Memocode zu speichern und später zu verwenden. Das Memo ist mit Ihrem Benutzerprofil verknüpft, und nicht mit der Funktion oder der Maske.
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Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Memocode zu erfassen und die unter diesem Code gespeicherten Einstellungen zu laden. |
Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Memocode zu löschen. |
Klicken Sie auf Kalkulation, um zur Funktion Definition Budgetformeln zu gehen und damit eine Budgetkalkulation innerhalb der Budgeterfassung zu starten.
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Klicken Sie auf Kriterien, um zur ersten Maske zur Erfassung neuer Kriterien zu gehen. |
Einschränkungen
Einschränkungen bezüglich der Zugriffscodes
Die Maske dieser Funktion erfordert Anzeigeberechtigungen, über die der Benutzer mit seinen Zugriffscodes verfügt. Seine Prüfungen basieren auf den Ausführungsberechtigungen.
Die Prüfung erfolgt schrittweise in der Erfassungsreihenfolge jedes Felds, das einen Zugriffscode enthalten kann, und zwar auf der genauesten Ebene.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Datum fällt nicht auf Periodenbeginn
Datum fällt nicht auf Periodenende
Die Datengrenzen (Felder Periodenbeginn und Periodenende, wenn die Erfassungstransaktion vom Typ ‚Sektor‘ oder ‚Konto‘ ist, und Feld Buchungskreistyp wenn die Erfassungstransaktion vom Typ ‚Detail‘ ist) sind für den betreffenden Buchungskreis nicht mit der Aufteilung der Periode des Unternehmens oder des Standorts der Budgeterfassung kohärent.
Die Anzahl der Dimensionen in der Budgettransaktion ist niedriger als die Anzahl der Dimensionen im Budget
Diese Meldung wird bei der Erfassung des Budgetkriteriums angezeigt, wenn die maximale Anzahl an verwalteten Dimensionen, die auf Ebene der Budgeterfassungstransaktion angegeben ist, unter der Anzahl an Budgetdimensionen liegt.