Buchhaltung Personenkonten > Offene Posten > Auszug erstellen 

Funktionalitäten:

  • Die Fälligkeiten der für ein Personenkonto gespeicherten Vorgänge (Rechnungen, Gutschriften etc.) können auf einem Auszug gruppiert werden. Diese Auszüge können manuell oder automatisch unter Rückgriff auf Auswahlkriterien angelegt werden.
  • Bestehende Auszüge können (vor der Freigabe) geändert werden.
  • Auszüge können freigegeben oder gelöscht werden.

Auszüge können zur Anlage von Buchungsbelegen führen.

Es werden nur Vorgänge berücksichtigt, zu denen der Bereich "Auszug" in den offenen Posten auf "Ja" steht (sichtbar über die Schaltfläche "Offene Posten" in den Modulen Einkauf, Verkauf und Buchhaltung Personenkonto sowie über das Kontextmenü "Offene Posten" in der Buchhaltung). Für die Initialisierung dieses Standardbereichs siehe Voraussetzungen.

Die Auszugsverwaltung stellt einen erforderlichen Schritt der Offene Posten-Verwaltung über automatische Zahlungsvorschläge dar; es werden lediglich offene Posten verarbeitet, die auf einen Auszug gesetzt wurden (sofern angegeben). Der Schritt kann aber durch eine Zahlungserfassung mit fallweiser Verwaltung übersprungen werden.

Ein offener Posten kann nur auf einem Auszug angezeigt werden, wenn die Zahlungsart zu einem Auszugscode gehört.
Die automatische Generierung gruppiert auf einem Auszug nur die offenen Posten, deren Zahlungsarten den gleichen Auszugscode enthalten. Dieser Code ist frei (es kann irgendein Zeichen angegeben werden).

    Voraussetzungen

    SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung

    Maskenverwaltung

    Bei der Auszugsverwaltung wird nur eine Maske durchlaufen. Mit derselben Funktion werden:

        automatisch ein oder mehrere Auszüge angelegt oder verwaltet

        ein Auszug gelöscht

        ein Auszug gebucht

    Erfassungsmaske

    Übersicht

    Manuelle Erfassung eines neuen Auszugs

    Wenn ein Auszug für bestimmte bekannte offene Posten angelegt werden soll, kann dies manuell erfolgen.

    In diesem Fall müssen folgende Felder gefüllt werden:

        das betroffene Personenkonto

        Unternehmen, für das der offene Posten gespeichert wurde

        Standort (falls sich der Auszug nur auf einen Standort bezieht). Standardmäßig wird immer ein Standort angezeigt. Dieser kann bei Auszügen, die sich auf mehrere Standorte beziehen, gelöscht werden.

        Sammelkonto (analog zu Standort)

        Währung

        Auszugsdatum und Fälligkeitsdatum (diese Daten gehören zum Auszug, wirken sich aber nicht einschränkend auf die auf dem Auszug zugelassenen Fälligkeiten aus).

        Die Zahlungsart (die Zahlungsart des Auszugs. Diese Zahlungsart kann geändert werden und begrenzt nicht die akzeptierten offenen Posten in diesem Auszug mit einer Zahlungsart). In Abhängigkeit von der Zahlweise wird ein Auszugscode initialisiert.

        In den Zeilen können die Auszugsposten angegeben werden. Nach Auswahl von Belegtyp und Belegnummer (die Belegsuche wird durch ein Kontextmenü erleichtert), werden automatisch die Offene Posten-Daten angezeigt. 

    Besonderheit: Zu übertragender Auszug / Offene Posten-Vortrag

    Falls der Gutschriftbetrag eines Personenkontos höher ist als die Summe seiner Rechnungsbeträge (Auszug mit Sollstand) oder falls der Auszugsbetrag unter dem vorgegebenen Mindestbetrag liegt, kann der generierte Auszug vorgetragen werden.

    Bei der automatischen Auszugsgenerierung werden solche Auszüge mit "Zu übertragender Auszug" gekennzeichnet". Bei manueller Erfassung hat der Benutzer die Wahl. Achtung, ein Auszug mit Sollstand kann nicht gedruckt werden.

    Bei Anlage eines Auszugs zu einer Kombination "Personenkonto, Währung, Unternehmen, Standort, Sammelkonto", für die bereits ein nicht saldierter Auszug mit Sollstand existiert, wird der bereits existierende Auszug automatisch vorgetragen.

    Wurde der alte Auszug gebucht, wird eine der Auszugspositionen auf Saldoebene in den neuen übertragen, und es wird eine Bezeichnung erfasst.

    Wurde der alte Auszug nicht gebucht, wird nur die Bezeichnung übernommen.

    Schließen

     

    Felder

    In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :

    Auswahl

    • Auszug (Feld SOINUM)

    Ein Fälligkeitsauszug besteht aus einer Reihe von Fälligkeiten mit denselben Eigenschaften:

    • Personenkonto
    • Unternehmen
    • Währung
    • Standort, falls Auszüge für mehrere Standorte nicht zulässig sind
    • Sammelkonto, wenn Auszüge von mehreren Sammelkontenuntersagt sind
      Nur Fälligkeiten mit 'zu erstellendem' Auszug und mit einem Auszugscode verbundener Zahlungsart können auf einen Auszug übernommen werden.
      Der Status 'zu erstellen' kann in der Fälligkeitsverwaltung geändert werden.

    Auf den Auszug zu übernehmender Kunde oder Lieferant.
    Je nach Unternehmensparameter muss es sich um den fakturierten Kunde / fakturierenden Lieferanten bzw. zahlenden Kunden / zahlungsempfangenden Lieferanten handeln.

    Blocknummer 2

    • Gebucht (Feld FLGPST)

     

    • Personenkontentyp (Feld TYPBPR)

     

     

    • Nummer (Feld NUMSOI)

     

    Blocknummer 3

    Auf den Auszug zu übernehmendes Fälligkeitsunternehmen.
    Standardmäßig die Fälligkeiten des Benutzerunternehmens.

    Standort der auf den Auszug zu übernehmenden Fälligkeiten.
    Standardmäßig die Fälligkeiten des Benutzerstandorts.
    Die Erfassung eines Standorts ist erforderlich, wenn die Auszüge gebucht werden oder Auszüge für mehrere Standorte unzulässig sind.

    • Sammelkonto (Feld SAC)

    Sammelkonto der in den Auszug zu integrierenden Offenen Posten.
    Standardmäßig das Sammelkonto des erfassten Personenkontos.
    Die Erfassung eines Sammelkontos ist erforderlich, wenn die Auszüge verbucht sind oder wenn die Auszüge für mehrere Sammelkonten nicht zulässig sind.
    Das Sammelkonto muss mit dem Personenkonto kompatibel sein. Durch die Kombination dieser beiden Werte ist festgelegt, ob der Auszug vom 'Typ' Kunde oder Lieferant ist.

    SEEINFO Dieser Hinweis ist wichtig für die Interpretation des Auszugssaldos im Hinblick auf seine Übertragbarkeit.

    Die Initialisierung des Codes im Feld Prüfung hängt davon ab, ob das Register Personenkonto / Unternehmen im Datensatz des Personenkontos (GESBPR) vorhanden ist.

    • Konto (Feld SACACC)

     

    Auf den Auszug zu übernehmende Fälligkeitswährung .
    Standardmäßig Währung des erfassten Personenkontos.

    Blocknummer 4

    • Auszugdatum (Feld SOIDAT)

    Auszugsdatum.
    Bei Buchung des Auszugs Buchungsdatum des Auszugsbelegs.

    • Fälligkeitsdatum (Feld DUDDAT)

    Fälligkeitsdatum des Auszugs.

    Zahlungsartdes Auszugs.

    • Auszugscode (Feld SOICOD)

     

    Tabelle Rechnungsdetail

    • Nr. (Feld NUMLIG)

     

    Die auszuwählende Fälligkeit muss die folgenden Eigenschaften aufweisen:

    • Freigegebener Beleg
    • Information 'Auszug' auf 'Zu erledigen'
    • Auszugs-Personenkonto. Je nach Arbeitsmappenparameter muss es sich um das fakturierte / fakturierende bzw. zahlende / zahlungsempfangende Personenkonto handeln.
    • Sammelkonto zum Auszug (im Falle eines Auszugs pro Sammelkonto)
    • Standort zum Auszug (im Falle eines Auszugs pro Standort)
    • Unternehmen zum Auszug
    • Währung zum Auszug
    • Zahlungsart zu einem Auszugscode
    • Beleg (Feld NUM)

     

    • Datum (Feld ACCDAT)

     

    • Fälligkeitsdatum (Feld LIGDUDDAT)

     

     

    • Betrag (Feld LIGAMT)

     

    • Bezahlt (Feld LIGPAY)

     

    Sonstiges

    • Bericht (Feld TEX1)

     

    • Ursprung Report (Feld TEX2)

     

    Summen

    • Summe (Feld RMT)

     

    • Bezahlt (Feld RMTREG)

     

    Schließen

     

    Symbol Aktionen

    Optionen / Rückverfolgung Belege

    Mit diesem Kontextmenüpunkt kann per Verzweigung auf die Verwaltungsfunktion für den Buchungsbeleg zugegriffen werden.

    Ausgangsrechnung

    Mit dieser Option kann per Verzweigung auf die Verwaltungsfunktion für die Ausgangsrechnung zugegriffen werden.

    Verkaufsrechnung

    Mit dieser Option kann per Verzweigung auf die Verwaltungsfunktion für die Verkaufsrechnung zugegriffen werden.

    Rechnungseingang

    Mit dieser Option kann per Verzweigung auf die Verwaltungsfunktion für die Eingangsrechnung zugegriffen werden.

    Einkaufsrechnung

    Mit dieser Option kann per Verzweigung auf die Verwaltungsfunktion für die Einkaufsrechnung zugegriffen werden.

     

    Schließen

     

    Reports

    Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :

     RELFAC : Offene Posten-Liste

     LISREL : Offene Posten-Liste

    Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.

    Spezifische Aktionen

    Generierung eines oder mehrerer Auszüge

    Über diese Schaltfläche gelangt der Benutzer in ein Auswahlfenster, in dem mithilfe von Auswahlkriterien eine Reihe von auf den Auszug zu übernehmenden offenen Posten bearbeitet werden und für das oder die Personenkonten allgemeine Gültigkeitsbedingungen für diese Auszüge definiert werden können.

    Bei diesen Auswahlkriterien handelt es sich unter anderem um:

        Kunden- oder Lieferantentyp: Diese Schaltfläche muss positioniert sein, um den Perimeter zu kennen.

        Personenkonto: Es kann ein Personenkonto ausgewählt werden, oder dieser Bereich kann leer bleiben. Wird als Typ "Kunde" gewählt und ist der Bereich leer, werden alle Kunden berücksichtigt, deren Auszugsintervall dem in der Rubrik 'Auszugstyp' angegebenen entspricht.

        Auszugstyp: Dieser Bereich kann wie unten beschrieben nur für Personenkonten vom Typ Kunde als Auswahlkriterium verwendet werden. Ist die Auswahl auf ein bestimmtes Personenkonto begrenzt, kann der Wert dieser Auswahl nicht erfasst werden.  Wird ein Kunde erfasst, für den nicht regelmäßig Auszüge erstellt werden, kann der Wert auch 'Auf Anfrage lauten.

    Es können weitere einschränkende Kriterien zu dem offenen Posten angegeben werden: Unternehmen, Standort, Sammelkonto, Währung, Grenze Fälligkeitsdatum etc.

    Für die Auszugsgenerierung werden bei der Auswahl folgende Eigenschaften angegeben:

     Genauso viele Auszüge wie existierende offene Posten generieren oder zum parametrisierten Datum auf einem Auszug gruppieren (hierfür muss der Bereich "Auszugsfälligkeit" gefüllt werden)?

     Fälligkeitsdaten und Zahlungsdaten der offenen Posten auf den Auszugswert setzen? ("MAJ").

    Mit der Schaltfläche OK wird die Verarbeitung gestartet, und die Auszüge werden gemäß den Auswahlkriterien generiert.

    Bei Anforderung einer Logdatei wird eine Liste der generierten Auszüge angezeigt. Diese Liste kann gedruckt werden.
    Wurde keine Logdatei angefordert, wird zu jedem generierten Auszug eine Meldung ausgegeben.

    Der erste Auszug wird angezeigt und kann vor Freigabe und Druck aktualisiert werden.

    Über diese Schaltfläche können bei einem Auszug mit mehreren offenen Posten die Fälligkeitsdaten und Zahlungsarten auf die in der Auszugskopfzeile erfassten Daten gesetzt werden.

    Vor Ausführung des Vorgangs wird ein Bestätigungsfenster angezeigt.

    Die Schaltfläche Freigabe ist nur zugänglich, wenn die Auszüge gebucht werden. D.h. wenn der Parameter SOICPT - Auszugsbuchung (Kapitel TRS, Gruppe SOI) den Wert 'Ja' hat. Die Freigabe ermöglicht das "Anhalten" des Auszugs mit seinem letzten Status. Er kann nicht mehr geändert werden. Es erfolgt eine Buchung, durch die alle offenen Posten des Personenkontos auf einen einzigen abgebildet werden.

    Steht der offene Posten auf dem Auszug und wurde der Auszug gebucht, werden die generierten Buchungspositionen des Auszugs mit den Positionen der auf den Auszug belasteten offenen Posten zugeordnet. Der auf den Auszug belastete offene Posten wird saldiert. Der offene Posten des Auszugs ist dann offen und kann beglichen werden. Wurde die Zahlung des Auszugs einmal generiert und gebucht, werden alle Buchungen der auf dem Auszug belasteten offenen Posten, des Auszugs und der Zahlung zusammen zugeordnet.

    Die generierte Belegnummer wird in einem Fenster der Auszugserfassungsmaske angezeigt.

    Aktionsmenü

    Zoom / Buchhaltungsbeleg

    Steht der Parameter SOICPT - Auszugsbuchung auf "Ja", kann über diesen Zoom direkt vom Auszug zum Buchungsbeleg verzweigt werden.

    Option / Rückverfolgung Belege

    Über diese Option wird zur Anzeige der Belegrückverfolgbarkeit getunnelt. Dort kann die Hierarchie der Belege konsultiert werden, die die Dokumenterstellung nach sich zogen oder die auf Basis des Dokuments erstellt wurden.

    Fehlermeldungen

    Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :

    Auszüge werden nicht gebucht

    Für das in der Maske angezeigte Unternehmen wird keine Auszugsbuchung durchgeführt.

    Personenkonto passt nicht zum Sammelkonto

    Das zuvor erfasste Personenkonto hat keine Berechtigung für das erfasste Sammelkonto.

    Beleg existiert nicht

    Der erfasste Beleg existiert nicht.

    Kein Auszug generiert

    Die automatische Auswahl hat kein Ergebnis geliefert: Die Generierungsparameter müssen geändert werden, danach ist die Suche neu zu starten.

    Keine Fälligkeit

    Den in der Auszugskopfzeile des erfassten Belegs definierten Kriterien entspricht kein offener Posten. Kriterien bearbeiten.

    Offener Posten bereits erfasst in Zeile xx

    Der ausgewählte offene Posten wurde bereits in Tabellenzeile xx erfasst.

    Keine Position: Freigabe nicht möglich

    Es wurde kein offener Posten auf den Auszug übernommen.

    Zahlungsart geändert für Position xx

    Die Zahlungsart des offenen Postens wurde von einem anderen Benutzer geändert

    Zu folgender Zeile ist kein Auszug zu erstellen: xx

    Ein anderer Benutzer hat das Kennzeichen "Auszug zu generieren" auf "nein" gesetzt.

    Zeile xx Auszug xx

    Der offene Posten wurde von einem anderen Benutzer auf einen Auszug übernommen.

    Personenkonto zu folgender Zeile geändert: xx

    Das Personenkonto zum offenen Posten wurde von einem anderen Benutzer geändert

    Kein Kunde

    Der Typ des erfassten Personenkontos entspricht nicht dem zuvor erfassten Typ.

    Kein Standardkunde

    Der Typ des erfassten Kunden ist nicht 'Standard.

    Kein Lieferant

    Der Typ des erfassten Personenkontos entspricht nicht dem zuvor erfassten Typ.

    Kein Standardlieferant

    Der Typ des erfassten Lieferanten ist nicht 'Standard'.

    Dieser Standort gehört zum Unternehmen xx

    Der erfasste Standort gehört nicht zum vorher erfassten Unternehmen.

    Auszugscode nicht vorhanden

    Der erfasste Auszugscode ist keiner Zahlungsart zugeordnet.

    Verwendete Tabellen

    SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung