Offene Posten-Verwaltung
Ein offener Posten ist definiert als eine Reihe von Daten, die sich auf einen bestimmten Vorgang beziehen: Originalbelegnummer, Fälligkeitsdatum dieses Belegs, Zahlungsart des Belegs, Währung, Betrag etc.
Mit der Offene-Posten-Verwaltung lassen sich die Vorgänge zu einem Personenkonto einfacher verwalten (über die Module Einkauf, Verkauf, Personenkonten und Buchhaltung). Dies geschieht über einen im Hinblick auf diese Verwaltung speziell parametrisierten Belegtyp (Offene-Posten-Verwaltung).
Sobald sich diese Vorgänge vollständig in (vorläufiger oder endgültiger) Zahlung befinden oder „bei der Bank“ gebucht wurden (Buchungen zugeordnet), können die zugehörigen offenen Posten nicht mehr verwaltet werden (außer Positionierung eines offenen Postens auf einem Auszug oder Zuordnung eines Rechtsstreitcodes).
Die offenen Posten, die sich nur teilweise in Zahlung befinden, können weiterhin verwaltet werden.
Diese Funktion ermöglicht:
- Ansicht aller offenen Posten eines Unternehmens, eines Standorts, eines Personenkontos etc. (je nach Definitionsebene der Auswahl).
- Verschiedene Änderungen dieser offenen Posten:
- Fälligkeitsdatum
- Zahlungsart des offenen Postens
- Aufsplittung des Offene-Posten-Betrags auf mehrere offene Posten
- Ggf. Angabe eines Rechtsstreits
- Mahnverwaltung (aktiviert oder deaktiviert)
- Zahlungsfreigabeebene
- Regulierer oder Zahlungsempfänger
- Skonto- / Verzugszinsencode
Sie können die offenen Posten auch individuell in den Modulen Einkauf, Verkauf, Buchhaltung Personenkonto und Buchhaltung verwalten.
Einschränkungen
Die Skontoberechnung verwendet einen „Basisskontobetrag“, der zum Zeitpunkt der Rechnungserfassung generiert wurde und verschiedene Elemente der Rechnung berücksichtigt.
Wenn Sie im Nachhinein den Skontocode des offenen Postens ändern, ist dieser Basisbetrag nicht mehr verfügbar. In diesem Fall wird eine Basisberechnung mit dem Gesamtbetrag und dem Skontosatz durchgeführt.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Auswahlkriterien offene Posten
Übersicht
Auswahlkriterien offene Posten
In einem ersten Schritt werden die Auswahlkriterien für den offenen Posten erfasst. Lediglich die offenen Posten, die alle in dieser ersten Maske definierten Kriterien erfüllen, werden in der Offene-Posten-Verwaltungsmaske angezeigt. Auf diese Weise kann die Situation der Unternehmen in Bezug auf ihre Personenkonten präzise nachverfolgt werden.
Es werden verschiedene Auswahlkriterien angeboten, darunter:
- nach Unternehmen und Standort; nach Sammelkonto oder Sammelkontengruppe; nach Währung oder Währungsgruppe,
- für ein oder mehrere Rechnungsempfänger bzw. Auftragslieferanten(im Falle von Anzahlungen),
- für einen Regulierer/Zahlungsempfänger (Hinweis : nicht zwingend der Rechnungsempfänger/Rechnungsteller. Bei Rechnungserfassung kann ein anderes Personenkonto erfasst werden, das die Zahlung erhalten oder tätigen soll),
- für einen Fälligkeitsdatenbereich.
Mahnungen
- nach Offene-Posten-Status: anzumahnen / nicht anzumahnen, indifferent.
Um die Auswahl zu verfeinern, können Sie auch einen Bereich an Mahnstufen angeben. - Noch nie angemahnte offene Posten:
- Hat das Feld Mahnbare OPs den Wert „JA“ und ist außerdem das Feld Nur noch nicht gemahnte OPs aktiviert, werden sämtliche offenen Posten angezeigt, die noch niemals gemahnt wurden und für die aktuell eine Mahnung erstellt werden kann,
- Hat das Feld Mahnbare OPs den Wert „UNBESTIMMT“ und ist außerdem das Feld Nur noch nicht gemahnte OPs aktiviert, werden sämtliche offenen Posten angezeigt, die noch niemals gemahnt wurden und für die aktuell eine Mahnung erstellt werden kann. Darüber hinaus werden die noch niemals gemahnten offenen Posten angezeigt, die auch in der Zukunft nicht gemahnt werden.
Zahlungsfreigabe
Sie können einen Bereich für Beginn und Ende der Zahlungsfreigabe angeben.
Skonto / Verzugszinsen simuliert
Für Rechnungen bzw. offene Posten mit Skonto- / Verzugszinsencode, können Sie den Skonto- / Verzugszinsenbetrag auf zwei Arten simulieren:
- mit einem Referenzdatum als Ausgangspunkt für die Berechnung der Anzahl von Tagen Verzug bzw. Vorsprung (Standardinitialisierung mit dem Tagesdatum),
- mit einer Anzahl von Tagen Verzug (+) bzw. Vorsprung (-).
Suchkriterien
Es können zusätzliche Suchkriterien vorgegeben werden:
- um Kunden- und Lieferantenanzahlungen einzuschließen,
- um abgetretene offene Posten einzuschließen,
- um abgeschlossene offene Posten einzuschließen,
- um die Auswahl auf gebuchte Rechnungen einzuschränken.
Sortierkriterium
Schließlich wird eine Option zum Anzeigen der ausgewählten offenen Posten vorgeschlagen.
Sie können die offenen Posten nach Fälligkeitsdatum oder nach Regulierer/Zahlungsempfänger sortieren (falls die Auswahl nicht über die Personenkonten erfolgt).
Sie können eine von der Standard-Abfragemaske abweichende Abfragemaske angeben.
Klicken Sie auf OK, um die betroffenen Rechnungen auszuwählen und zur Änderungsmaske der offenen Posten zurückzukehren.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Auswahlkriterium
| Es werden nur die Offenen Posten des angegebenen Unternehmens ausgewählt. |
| Alle Standorte oder ein bestimmter Standort. |
| Es werden nur die Offenen Posten des angegebenen Standorts ausgewählt. |
| Alle Sammelkonten, eine Sammelkontengruppe oder ein bestimmtes Sammelkonto. |
| Nur die Offenen Posten mit einem Prüfkonto, das zur angegebenen Prüfkontengruppe gehört,werden ausgewählt. |
| Es werden nur die Offenen Posten des angegebenen Prüfkontos ausgewählt. |
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| Alle Rechnungsempfänger oder ein bestimmter Rechnungsempfänger. |
| Es werden nur die Offenen Posten des Rechnungsempfängers innerhalb der Bereiche ausgewählt. |
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| Alle Regulierer/Zahlungsempfänger oder einbestimmter Regulierer/Zahlungsempfänger. |
| Es werden nur die Offenen Posten des angegebenen Personenkontos ausgewählt. |
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| Alle Zahlungsarten oder eine bestimmte Zahlungsart. |
| Nur die Offenen Posten der erfassten Zahlungsart werden ausgewählt. |
| Alle Währungen, eine Währungsgruppe oder eine bestimmte Währung. |
| Nur die Offenen Posten mit einer Währung, die zur erfassten Währungsgruppe gehört, werden ausgewählt. |
| Es werden nur die Offenen Posten der erfassten Währung ausgewählt. |
| Maximales Datum der ausgewählten Offenen Posten (kein Maximum, wenn nicht angegeben). |
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Mahnungen
| Wenn Nein, werden nur die Offenen Posten mit Mahnung=Nein ausgewählt. Wenn Ja, werden nur die Offenen Posten mit Mahnung=Ja ausgewählt. Wenn Unbestimmt, werden alle Offenen Posten ausgewählt. |
| Hat das Feld Mahnbare OPs den Wert „JA“ und ist außerdem das Feld Nur noch nicht gemahnte OPs aktiviert, werden sämtliche offenen Posten angezeigt, die noch niemals gemahnt wurden und für die aktuell eine Mahnung erstellt werden kann. Hat das Feld Mahnbare OPs den Wert „UNBESTIMMT“ und ist außerdem das Feld Nur noch nicht gemahnte OPs aktiviert, werden sämtliche offenen Posten angezeigt, die noch niemals gemahnt wurden und für die aktuell eine Mahnung erstellt werden kann. Darüber hinaus werden die noch niemals gemahnten offenen Posten angezeigt, die auch in der Zukunft nicht gemahnt werden. |
| Bereichsgrenzen Mahnstufe (alle Ebenen, wenn Bereiche leer). |
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Zahlungsfreigabe
| Statusbereich der Zahlungsfreigabe. |
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Skonto / Verzugszinsen sim.
| Skonto / Verzugszinsen simuliert. Der Betrag, der in der Spalte „Betrag Skto / Verzugszins.“ angezeigt wird, wird unter Berücksichtigung der folgenden Punkte berechnet: - Skonto-/Verzugszinsencode (entweder der Offenen Posten oder des Personenkontos), - Anzahl an Tagen, - vordefinierter Skonto- und Verzugszinsensatz. Das Ergebnis ist entweder ein negativer (Verzugszinsen) oder ein positiver (Skonto) Betrag. Für die Simulation können Sie eine Anzahl Tage erfassen: - entweder direkt im Feld „Anzahl Tage“, - oder mit einem Referenzdatum (die Anzahl an Tagen wird in Bezugauf das aktuelle Datum berechnet). |
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Suchkriterien
| Wenn ja, werden die Fälligkeitsdaten der Lieferantenanzahlungen berücksichtigt. |
| Gibt an, ob die Offenen Posten für das Factoring geladen werden müssen. oder nicht. In jedem Fall kann der Betrag nicht geändert werden. |
| Kontrollkästchen nicht aktiviert: Alle Offenen Posten werden angezeigt. Kontrollkästchen aktiviert: Nur die Offenen Posten der freigegebenen Rechnungen werden berücksichtigt. |
| Wenn ja, werden die Fälligkeitsdaten der Kundenanzahlungen berücksichtigt. |
| Wenn ja, werden die abgeschlossenen Offenen Posten berücksichtigt. |
| Geben Sie Ihr Auswahlkriterium an. |
Sortierkriterium
| Die Felder werden nach dem ausgewählten Sortierkriterium sortiert: Fälligkeitsdatum oder Personenkonto. |
| Dieses Feld gibt den für die Erfassung der Offenen Posten zu verwendenden Maskencode an. |
Schließen
Erfassungsmaske
Übersicht
Änderung von offenen Posten
Die Liste der ausgewählten offenen Posten wird in der Maske angezeigt. Diese Maske enthält sämtliche Offene-Posten-Daten. Am Tabellenende werden in vier Rahmen die Summe der Auswahl (parametrisierbar in der Abfragemaske), die Offene-Posten-Detail, die Buchungssumme sowie die Skonto- / Verzugszinsendaten angezeigt.
Tabelle Offene Posten
Die Anzeige dieser Felder hängt direkt von der Maskenparametrisierung ab.
Jeder offene Posten entspricht einer Tabellenzeile. Zu jedem offenen Posten werden alle wichtigen Daten angezeigt:
- Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Rechnungsempfänger/Auftraggeber, Regulierer/Zahlungsempfänger etc.,
- Nummer des Originalbelegs. Für eine bessere Nachverfolgbarkeit des Offene-Posten-Ursprungs können Sie über das Menü Aktionen auf den Originalbeleg zum Beleg zugreifen, der den offenen Posten generierte (Beispiel: Auftragsnummer der Rechnung, die den offenen Posten generierte). Diese Nachverfolgbarkeit ist nur bei Rechnungen (und/oder Gutschriften) möglich, bei denen das Feld „Originaldokument“ ausgefüllt wurde.
- Die Währung. Alle Offene-Posten-Beträge können in Transaktionswährung, in Unternehmenswährung oder in Reportingwährung angezeigt werden.
- Vorzeichen (S) des offenen Postens aus Buchungssicht: Soll/Haben.
Auf Zeilenebene sind folgende Aktionen verfügbar:
Änderung der Offene-Posten-Parameter
In einem gegebenen offenen Posten können Sie folgende Daten ändern:
- Fälligkeitsdatum,
- Wert der Zahlungsfreigabe,
- Rechtsstreitcode,
- Zahlungsart,
- Mahnverwaltung,
- Regulierer / Zahlungsempfänger,
- Generierung Auszug (Menü Aktionen),
- Skonto- / Verzugszinsencode,
- Adresscode des Regulierers/Zahlungsempfängers.
Aufsplittung eines offenen Postens auf mehrere offene Posten
Im Feld „Betrag“ des zu verarbeitenden offenen Postens muss hierfür lediglich der Betragswert eines der neuen offenen Posten geändert werden.
Durch diese Betragsänderung wird ein neuen Fenster geöffnet, in dem neue Zeilen erfasst werden können. Sie können daher die Aufteilung des offenen Postens auf verschiedene Positionen ändern und die letzte Zeile (Menü Aktionen) abschließen.
Falls bereits Teilzahlungen erfolgten, werden zusätzliche Prüfungen durchgeführt.
Gruppierung von offenen Posten
Die Gruppierung von offenen Posten erfolgt analog zur Aufsplittung. Es kann kein offener Posten direkt aus der Tabelle gelöscht werden. Zu einem zu gruppierenden offenen Posten kann der Betrag geändert werden. Dabei muss die Betragssumme des gruppierten offenen Postens angegeben werden. Es öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster können Sie die zusätzlichen Offene-Posten-Zeilen löschen.
Informationen am Seitenende
Wenn Sie einen offenen Posten auswählen, werden zu diesem offenen Posten und zur gesamten Auswahl zusätzliche Informationen angezeigt.
Summe Auswahl:
Optionaler Bereich, der von der Maskenparametrisierung abhängt. Hier werden die wichtigsten Daten zu Ihrer Auswahl angezeigt: Anzahl offener Posten einschließlich Offene-Posten-Betrag sowie der Gesamtsaldo und Gesamtbetrag der endgültigen oder vorläufigen Zahlungen.
Detail Offener Posten:
Dieses Detail wird angezeigt, wenn ein offener Posten ausgewählt wurde. Das Detail enthält Informationen über den Regulierer/Zahlungsempfänger und den Vorgangsstandort.
Für auf einen Auszug positionierte oder zu positionierende offene Posten wird der Bereich „Auszug“ ausgefüllt. Er zeigt entsprechend die Auszugnr. oder den Vermerk „Offen“ an.
Ist der offene Posten vollständig oder teilweise beglichen, wird die Zahlungsnummer angezeigt.
Buchungssumme:
Im Feld „Summe“ wird der Gesamtbetrag des offenen Postens angezeigt. Dabei kann ein Beleg auf mehrere offene Posten aufgesplittet werden. Bei vollständig oder teilweise beglichenen offenen Posten werden der Zahlungsbetrag sowie der Offene-Posten-Saldo in den entsprechenden Feldern angezeigt.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle Details
| Belegtyp. |
| Erfassen Sie die Belegnummer eines zu ändernden offenen Postens. Handelt es sich um einen Beleg mit mehreren offenen Posten, wird eine Tabelle mit den offenen Posten des Belegs angezeigt. Damit können Sie einen spezifischen offenen Posten auswählen. |
| Klicken Sie auf Aktualisierung Spalte über das Symbol Aktionen, um das Fälligkeitsdatum gesammelt zu ändern. Ist der Aktivitätscode MAXPD - Maximale Frist (Unternehmen) aktiviert, wird ein Warnhinweis angezeigt, wenn das Fälligkeitsdatum nach der Frist, die je nach Fall auf Ebene eines der folgenden Parameter angegeben ist, oder nach der gegebenenfalls auf Ebene des Personenkontos angegebenen vertraglichen Frist liegt.
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| Wenn die neue Zahlungsart nicht über einen zugehörigen Auszugscode verfügt:
Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen. |
| Standardmäßig erhält diese Nummer den mit dem Profil des Personenkontos und dem Adresscode verknüpften Wert. Das Format der Kontonummer ist abhängig von der Lokalisierung der Bank. Für das Format IBAN enthält dieses Feld zum Beispiel nur die Bankkontonummer, also ab der fünften Stelle der vollständigen IBAN. Das Präfix, das aus dem Ländercode und einer Prüfziffer besteht, ist nicht enthalten. Um die Kontonummer zu ändern, wählen Sie Personenkonto über das Symbol Aktionen im Feld aus, um auf das Profil des Personenkontos zuzugreifen und eine andere Kontonummer auszuwählen oder zu erfassen. |
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| Dieses Feld zeigt die vollständige IBAN an, bestehend aus einem Präfix aus Ländercode und Prüfziffer gefolgt von der Bankkontonummer. Ist das Präfix der IBAN nicht vorhanden, bleibt dieses Feld leer. |
| Der Betrag kann nicht größer sein als der Zeilenbetrag des zugehörigen Belegs. |
| Dieses Feld zeigt die mit dem Bankkonto verbundene ausführende Bank an. |
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| Mit diesem für das aktuelle Personenkonto standardmäßig verwendeten Code können (bis zu zwölf) Skonto- und Verzugszinssätze festgelegt werden, die je nach Zahlungsverzug bzw. Vorauszahlungszeitraum in Tagen zur Anwendung kommen. |
| Rechtsstreitcode des offenen Postens. |
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| Anzumahnen Ja/Nein |
| Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen. Es werden nur offene Posten vom Typ „Einnahme“ geändert. |
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| Die erfasste Ebene darf nicht höher als die Zahlungsfreigabeebene des Benutzers sein. Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen. Es werden lediglich offene Posten vom Typ „Ausgabe“ mit Zahlungsfreigabeebene kleiner oder gleich der Benutzer-Zahlungsfreigabeebene geändert. |
| Regulierer / Zahlungsempfänger des offenen Postens. |
| Adresscode des Regulierers/Zahlungsempfängers. |
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| Das Feld „Mandatsreferenz“ ermöglicht die Initialisierung oder Auswahl der Mandatsreferenz, die der einzige Identifikator des Mandats ist. Dieses Feld wird vom freigegebenen Hauptmandat für das Paar Unternehmen/Regulierer initialisiert. Ist kein freigegebenes Hauptmandat vorhanden, ist das Feld leer, es kann aber ein anderes freigegebenes Mandat für das Paar ausgewählt werden. Sie können die Zahlungsart ändern. Ist die gewählte Zahlungsart SDD, wird die Mandatsreferenz zugänglich und Sie können die Referenz frei auswählen. Wird eine andere Zahlungsart als SDD ausgewählt, wird die angezeigte Mandatsreferenz gelöscht und das Feld ist nicht mehr zugänglich.
Damit dieses Feld für das ausgewählte Unternehmen zugänglich ist, muss der Aktivitätscode SDD - SEPA-Lastschriften (SDD) aktiv sein und der Parameter SDDMGT - SEPA-Lastschriften (SDD) (Kapitel TC, Gruppe SDD) muss den Wert „Ja“ haben. Außerdem muss das Kontrollkästchen SDD auf Ebene der Zahlungsart aktiviert sein. |
Summen
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Detail Offener Posten
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Buchungssumme
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Skontobedingungen
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Symbol Aktionen
Originaldokument
Diese Aktion ist immer in einer Zeile der Tabelle verfügbar. Über sie kann die Nummer des Originaldokuments gefunden werden. Diese Information steht in einer Tabellenspalte zur Verfügung.
Auszug
Diese Aktion ist immer in einer Zeile der Tabelle verfügbar. Durch Auswahl/Abwahl dieser Option erhält das Feld „Auszug“ entweder den Wert Ja, um einen Auszug zu generieren, oder den Wert Nein, um die Generierung zu deaktivieren.
Beleganzeige
Diese Aktion ist immer in einer Zeile der Tabelle verfügbar. Über diese kann zum Buchungsbeleg verzweigt werden.
Anzeige Rechnungen
Mit dieser Aktion können Sie direkt auf die Ursprungsrechnung zugreifen (wenn der offene Posten von einer Einkaufs-, Verkaufs- oder Personenkontenrechnung generiert wurde).
Zahlungsauskunft
Mit dieser Aktion können Sie direkt auf die Zahlung des offenen Postens zugreifen.
Schließen
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Dieser Standort gehört zu Unternehmen XXXX
Der erfasste Standort gehört nicht zum zuvor erfassten Unternehmen.
Fälliger Betrag > Betrag Buchungszeile
Der erfasste Offene-Posten-Betrag ist größer als der Betrag der zugehörigen Belegzeile.
Fälliger Betrag < Bereits beglichener Betrag
Der erfasste Offene-Posten-Betrag ist kleiner als der Zahlungsbetrag des offenen Postens.
Zahlungsart kommt in den Auszügen nicht zum Tragen
Diese Meldung wird in zwei Fällen ausgegeben:
- Die Meldung wird ausgegeben, wenn eine nicht zu einem Auszugscode gehörende Zahlungsart erfasst wird, obwohl sich der offene Posten auf einem Auszug befindet (Fehlermeldung) oder für diesen offenen Posten ein Auszug zu erstellen ist (Hinweis). In letzterem Fall wird beim Fortfahren der Aktion der Wert „Offen“ automatisch auf „Nein“ gesetzt.
- Die Meldung wird ebenfalls ausgegeben, wenn die Funktion „Auszug“ für einen offenen Posten aktiviert wurde, dessen Zahlungsart nicht zu einem Auszugscode gehört.
Anzahl Offene Posten > Anzahl Tabellenzeilen
Bei Anzeige der Offene-Posten-Tabelle kam es aufgrund einer zu hohen Anzahl von offenen Posten zum Tabellenüberlauf.
Es gibt nur einen Offenen Posten Abbruch nicht möglich
Befindet sich nur noch ein offener Posten in der Tabelle, kann dieser nicht storniert werden.
Kein offener Posten kann gelöscht werden
In der Tabelle muss sich mindestens eine Offene-Posten-Zeile befinden.
Für diesen offenen Posten .existiert eine Zahlung Abbruch nicht möglich
Dem offenen Posten sind eine oder mehrere Zahlungen zugeordnet.
Die Fälligkeit gehört zu einem Auszug Abbruch nicht möglich
Der offene Posten gehört zu einem Auszug.
Summe fälliger Offener Posten <> Betrag Buchungszeile
Bei der Freigabe der Tabelle unterscheiden sich die Offene-Posten-Beträge vom Belegzeilenbetrag. Zur Berechnung des Gesamtbetrags einer Belegzeile müssen ein oder mehrere Werte geändert werden. Der Gesamtbetrag wird im rechten unteren Maskenbereich angezeigt.
Dateianfang / -ende
Bei Aktivierung der Funktionstasten „Pg up“ und „Pg down“ in der Offene-Posten-Tabelle wurden keine neuen, auf der nächsten Seite anzuzeigenden offenen Posten gefunden.