Offen-Posten-Erfassung
Ein offener Posten ist definiert als eine Reihe von Daten, die sich auf einen bestimmten Vorgang beziehen: Originalbelegnummer, Fälligkeitsdatum dieses Belegs, Zahlweise des Belegs, Währung, Betrag etc.
Mit der Offen-Posten-Verwaltung lassen sich die Vorgänge zu einem Personenkonto einfacher verwalten (über die Module Einkauf, Verkauf, Personenkonten und Buchhaltung). Dies geschieht über einen im Hinblick auf diese Verwaltung speziell parametrierten Belegtyp (Offen-Posten-Verwaltung).
Sobald sich diese Vorgänge vollständig in (vorläufiger oder endgültiger) Zahlung befinden oder "bei der Bank" gebucht wurden (Buchungen zugeordnet), können die zugehörigen offenen Posten nicht mehr verwaltet werden (außer Positionierung eines offenen Postens auf einem Auszug oder Zuordnung eines Streitsachencodes).
Die offenen Posten, die sich nur teilweise in Zahlung befinden, können weiterhin verwaltet werden.
Funktionen der Offen-Posten-Verwaltung:
- Ansicht aller offenen Posten eines Unternehmens, eines Standorts, eines Personenkontos etc. (je nach Definitionsebene der Auswahl).
- Verschiedene Änderungen dieser offenen Posten:
- Fälligkeitsdatum
- Zahlweise
- Aufsplittung des offenen Postenbetrags auf mehrere offene Posten
- Ggf. Angabe einer Streitsache
- Aktivierung / Deaktivierung der Erinnerungsverwaltung
- "Zahlschein"-Ebene
- Zahlender oder Zahlungsempfänger
- Änderung Skonto- / Verzugszinsencode
Dient dazu, nur bestimmte Rechnungen mit bekannter Rechnungsnummer zu verarbeiten (z. B. ist für Zuweisung der Zahlscheinebene die Funktion 'Offen-Posten-Erfassung' besser geeignet als die Funktion 'Offen-Posten-Verwaltung').
Die offenen Posten können über den entsprechenden Button bzw. über Auswahl aus dem Kontextmenü bei der Belegerfassung im Buchhaltungsmodul auch individuell während der Fakturierung in den Modulen Einkauf, Verkauf bzw. Personenkonten verwaltet werden.
Vorbedingungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Einzige Maske. Hier können die anzuzeigenden bzw. zu ändernden offenen Posten direkt erfasst werden.
Erfassungsmaske
Übersicht
Änderung von offenen Posten
Die Liste der ausgewählten offenen Posten wird in der Maske angezeigt. Diese Maske enthält sämtliche Offen-Posten-Daten. Am Tabellenende werden in vier Rahmen die Summe der Auswahl (parametrierbar in der Anzeigemaske), eine Fälligkeitsauskunft, die Buchungssumme sowie die Skonto- / Verzugszinsendaten angezeigt.
Tabelle offene Posten
Die Anzeige dieser Bereiche hängt direkt von der Maskenparametrierung ab.
Jeder offene Posten entspricht einer Tabellenzeile. Zu jedem offenen Posten werden alle wichtigen Daten angezeigt:
- Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Rechnungs- / Auftragsempfänger, Zahlender / Zahlungsempfänger etc.
- Nummer des Originalbelegs. Um die Nachverfolgbarkeit des Offen-Posten-Ursprungs zu verfeinern, kann über ein Kontextmenü der Originalbeleg zum Beleg angezeigt werden, der den offenen Posten generierte (Beispiel: Auftragsnummer der Rechnung, die den offenen Posten generierte). Diese Nachverfolgbarkeit ist nur bei Rechnungen (und / oder Gutschriften) möglich, bei denen der Bereich "Originaldokument" ausgefüllt wurde.
- Die Währung. Alle Offen-Posten-Beträge können in Transaktionswährung, in Unternehmenswährung oder in Berichtswährung angezeigt werden.
- Vorzeichen (S) des offenen Postens aus Buchungssicht: Soll / Haben
An den Positionen sind folgende verschiedene Aktionen möglich :
Änderung eines Offen-Posten-Parameters
Per Klick auf eine Offen-Posten-Rubrik sind folgende Änderungen möglich:
- Fälligkeitsdatum
- Wert des Zahlscheins
- Streitsachencode
- Zahlweise
- Erinnerungsverwaltung
- Zahlender / Zahlungsempfänger
- Auszugsgenerierung (über Rechtsklick)
- Skonto- / Verzugszinsencode
- Adresscode des Zahlenden / Zahlungsempfängers
Aufsplittung eines offenen Postens auf mehrere offene Posten
Im Bereich "Betrag" des zu verarbeitenden offenen Postens muss hierfür lediglich der Betragswert eines der neuen offenen Posten geändert werden.
Durch die Betragsänderung wird ein neues Fenster geöffnet, in dem neue Positionen erfasst werden können. Die Aufteilung des offenen Postens auf verschiedene Positionen kann hier geändert werden. Der letzte offene Posten kann per Rechtsklick beglichen werden.
Falls bereits Teilzahlungen erfolgten, werden zusätzliche Prüfungen durchgeführt.
Gruppierung von offenen Posten
Analog zur Aufsplittung. Es kann kein offener Posten direkt aus der Tabelle gelöscht werden. Zu einem zu gruppierenden offenen Posten kann der Betrag geändert werden. Dabei muss die Betragssumme des gruppierten offenen Postens angegeben werden. Es öffnet sich dann ein neues Fenster. In diesem Fenster können die zusätzlichen Offen-Posten-Positionen gelöscht werden.
Fußzeilendaten
Bei Positionierung des Cursors auf einen offenen Posten werden zu diesem offenen Posten und zur gesamten Auswahl zusätzliche Daten angezeigt.
Summe Auswahl:
Optionaler Bereich, der von der Maskenparametrierung abhängt. Hier werden die wichtigsten Daten zur laufenden Auswahl angezeigt: Anzahl offene Posten inklusive Offen-Posten-Betrag und Gesamtsaldo, Gesamtbetrag der endgültigen oder vorläufigen Zahlungen.
Postenauskunft:
Diese Auskunft wird angezeigt, wenn ein offener Posten ausgewählt wurde. Die Auskunft enthält Informationen über den Zahlenden / Zahlungsempfänger und den Vorgangsstandort.
Für auf einen Auszug positionierte oder zu positionierende offene Posten wird der Bereich "Auszug" ausgefüllt. Es wird dann entweder die Auszugsnummer oder "Offene Aufgabe" angezeigt.
Ist der offene Posten vollständig oder teilweise beglichen, wird die Zahlungsnummer angezeigt.
Buchungssumme:
Im Bereich "Summe" wird der Gesamtbetrag des offenen Postens angezeigt. Dabei kann ein Beleg auf mehrere offene Posten aufgesplittet werden. Bei vollständig oder teilweise beglichenen offenen Posten werden Zahlungsbetrag oder Offen-Posten-Saldo in den hierfür vorgesehenen Feldern angezeigt.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle Details
| Belegtyp. |
| Erfassen Sie die Belegnummer eines zu ändernden offenen Postens. Handelt es sich um einen Beleg mit mehreren offenen Posten, wird eine Tabelle mit den offenen Posten des Belegs angezeigt. Damit können Sie einen spezifischen offenen Posten auswählen. |
| Klicken Sie auf Aktualisierung Spalte über das Symbol Aktionen, um das Fälligkeitsdatum gesammelt zu ändern. Ist der Aktivitätscode MAXPD - Maximale Frist (Unternehmen) aktiviert, wird ein Warnhinweis angezeigt, wenn das Fälligkeitsdatum nach der Frist, die je nach Fall auf Ebene eines der folgenden Parameter angegeben ist, oder nach der gegebenenfalls auf Ebene des Personenkontos angegebenen vertraglichen Frist liegt.
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| Wenn die neue Zahlungsart nicht über einen zugehörigen Auszugscode verfügt:
Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen. |
| Standardmäßig erhält diese Nummer den mit dem Profil des Personenkontos und dem Adresscode verknüpften Wert. Das Format der Kontonummer ist abhängig von der Lokalisierung der Bank. Für das Format IBAN enthält dieses Feld zum Beispiel nur die Bankkontonummer, also ab der fünften Stelle der vollständigen IBAN. Das Präfix, das aus dem Ländercode und einer Prüfziffer besteht, ist nicht enthalten. Um die Kontonummer zu ändern, wählen Sie Personenkonto über das Symbol Aktionen im Feld aus, um auf das Profil des Personenkontos zuzugreifen und eine andere Kontonummer auszuwählen oder zu erfassen. |
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| Dieses Feld zeigt die vollständige IBAN an, bestehend aus einem Präfix aus Ländercode und Prüfziffer gefolgt von der Bankkontonummer. Ist das Präfix der IBAN nicht vorhanden, bleibt dieses Feld leer. |
| Der Betrag kann nicht größer sein als der Zeilenbetrag des zugehörigen Belegs. |
| Dieses Feld zeigt die mit dem Bankkonto verbundene ausführende Bank an. |
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| Mit diesem für das aktuelle Personenkonto standardmäßig verwendeten Code können (bis zu zwölf) Skonto- und Verzugszinssätze festgelegt werden, die je nach Zahlungsverzug bzw. Vorauszahlungszeitraum in Tagen zur Anwendung kommen. |
| Rechtsstreitcode des offenen Postens. |
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| Anzumahnen Ja/Nein |
| Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen. Es werden nur offene Posten vom Typ „Einnahme“ geändert. |
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| Die erfasste Ebene darf nicht höher als die Zahlungsfreigabeebene des Benutzers sein. Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen. Es werden lediglich offene Posten vom Typ „Ausgabe“ mit Zahlungsfreigabeebene kleiner oder gleich der Benutzer-Zahlungsfreigabeebene geändert. |
| Regulierer / Zahlungsempfänger des offenen Postens. |
| Adresscode des Regulierers/Zahlungsempfängers. |
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| Das Feld „Mandatsreferenz“ ermöglicht die Initialisierung oder Auswahl der Mandatsreferenz, die der einzige Identifikator des Mandats ist. Dieses Feld wird vom freigegebenen Hauptmandat für das Paar Unternehmen/Regulierer initialisiert. Ist kein freigegebenes Hauptmandat vorhanden, ist das Feld leer, es kann aber ein anderes freigegebenes Mandat für das Paar ausgewählt werden. Sie können die Zahlungsart ändern. Ist die gewählte Zahlungsart SDD, wird die Mandatsreferenz zugänglich und Sie können die Referenz frei auswählen. Wird eine andere Zahlungsart als SDD ausgewählt, wird die angezeigte Mandatsreferenz gelöscht und das Feld ist nicht mehr zugänglich.
Damit dieses Feld für das ausgewählte Unternehmen zugänglich ist, muss der Aktivitätscode SDD - SEPA-Lastschriften (SDD) aktiv sein und der Parameter SDDMGT - SEPA-Lastschriften (SDD) (Kapitel TC, Gruppe SDD) muss den Wert „Ja“ haben. Außerdem muss das Kontrollkästchen SDD auf Ebene der Zahlungsart aktiviert sein. |
Summen
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Detail Offener Posten
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Buchungssumme
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Skontobedingungen
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Symbol Aktionen
Originaldokument
Diese Option steht immer zur Verfügung. Über sie kann die Nummer des Originaldokuments gefunden werden. Diese Information steht auch als Tabellenspalte zur Verfügung.
Auszug
Diese Option steht immer zur Verfügung. Bei Auswahl / Aufhebung der Auswahl dieser Option wechselt der Bereich "Auszug" sukzessive zum entgegengesetzten Wert; Mit "Ja" kann ein Auszug generiert werden, mit "Nein" ist dies nicht möglich.
Beleganzeige
Diese Option steht immer zur Verfügung. Verzweigung zum Buchungsbeleg.
Rechnungsauskunft
Verzweigung zur Originalrechnung (wenn der offene Posten von einer Einkaufs-, Verkaufs- oder Personenkonto-Rechnung generiert wurde).
Zahlungsauskunft
Verzweigung zur Offen-Posten-Zahlung.
Schließen
Spezielle Buttons
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Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Dieser Standort gehört zu Unternehmen xxx
Der erfasste Standort gehört nicht zum zuvor erfassten Unternehmen.
Offen-Posten-Betrag > Betrag Belegposition
Der erfasste Offen-Posten-Betrag ist größer als der Positionsbetrag des zugehörigen Belegs.
Offen-Posten-Betrag < beglichener Betrag
Der erfasste Offen-Posten-Betrag ist geringer als der Zahlungsbetrag des offenen Postens.
Die Zahlungsart kommt in den Auszügen nicht zum Tragen
Diese Meldung wird in zwei Fällen ausgegeben:
- Die Meldung wird ausgegeben, wenn eine nicht zu einem Auszugscode gehörende Zahlweise erfasst wird, obwohl sich der offene Posten auf einem Auszug befindet (Fehlermeldung) oder für diesen offenen Posten ein Auszug zu erstellen ist (Hinweis). In letzterem Fall wird beim Fortfahren der Aktion die Information "Offene Aufgabe" automatisch auf "nein" gesetzt.
- Die Meldung wird ebenfalls ausgegeben, wenn die Funktionstaste "Auszug" für einen offenen Posten betätigt wurde, dessen Zahlweise nicht zu einem Auszugscode gehört.
Anzahl offene Posten > Anzahl Tabellenzeilen
Bei Anzeige der Offen-Posten-Tabelle kam es aufgrund einer zu hohen Anzahl von offenen Posten zum Tabellenüberlauf.
Nur ein offener Posten, Storno nicht möglich
Befindet sich nur noch ein offener Posten in der Tabelle, kann dieser nicht storniert werden.
Es können nicht alle offenen Posten gelöscht werden
In der Tabelle muss sich mindestens eine Offen-Posten-Position befinden.
Für diesen offenen Posten existiert eine Zahlung, Storno nicht möglich
Dem offenen Posten sind eine oder mehrere Zahlungen zugeordnet.
Der offene Posten gehört zu einem Auszug, Storno nicht möglich
Der offene Posten gehört zu einem Auszug.
Summe Offen-Posten-Betrag <> Betrag Belegposition
Bei der Freigabe der Tabelle unterscheiden sich die Offen-Posten-Beträge vom Belegpositionsbetrag. Zur Berechnung des Gesamtbetrags einer Belegposition müssen ein oder mehrere Werte geändert werden. Der Gesamtbetrag wird im rechten unteren Maskenbereich angezeigt.