Buchhaltung Personenkonten > Offene Posten > Erfassung Offene Posten 

Ein offener Posten ist definiert als eine Reihe von Daten, die sich auf einen bestimmten Vorgang beziehen: Originalbelegnummer, Fälligkeitsdatum dieses Belegs, Zahlweise des Belegs, Währung, Betrag etc.

Mit der Offen-Posten-Verwaltung lassen sich die Vorgänge zu einem Personenkonto einfacher verwalten (über die Module Einkauf, Verkauf, Personenkonten und Buchhaltung). Dies geschieht über einen im Hinblick auf diese Verwaltung speziell parametrierten Belegtyp (Offen-Posten-Verwaltung).

Sobald sich diese Vorgänge vollständig in (vorläufiger oder endgültiger) Zahlung befinden oder "bei der Bank" gebucht wurden (Buchungen zugeordnet), können die zugehörigen offenen Posten nicht mehr verwaltet werden (außer Positionierung eines offenen Postens auf einem Auszug oder Zuordnung eines Streitsachencodes).

Die offenen Posten, die sich nur teilweise in Zahlung befinden, können weiterhin verwaltet werden.

Funktionen der Offen-Posten-Verwaltung:

  • Ansicht aller offenen Posten eines Unternehmens, eines Standorts, eines Personenkontos etc. (je nach Definitionsebene der Auswahl).
  • Verschiedene Änderungen dieser offenen Posten:
    • Fälligkeitsdatum
    • Zahlweise
    • Aufsplittung des offenen Postenbetrags auf mehrere offene Posten
    • Ggf. Angabe einer Streitsache
    • Aktivierung / Deaktivierung der Erinnerungsverwaltung
    • "Zahlschein"-Ebene
    • Zahlender oder Zahlungsempfänger
    • Änderung Skonto- / Verzugszinsencode

Dient dazu, nur bestimmte Rechnungen mit bekannter Rechnungsnummer zu verarbeiten (z. B. ist für Zuweisung der Zahlscheinebene die Funktion 'Offen-Posten-Erfassung' besser geeignet als die Funktion 'Offen-Posten-Verwaltung').

Die offenen Posten können über den entsprechenden Button bzw. über Auswahl aus dem Kontextmenü bei der Belegerfassung im Buchhaltungsmodul auch individuell während der Fakturierung in den Modulen Einkauf, Verkauf bzw. Personenkonten verwaltet werden.

Vorbedingungen

SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung

Maskenverwaltung

Einzige Maske. Hier können die anzuzeigenden bzw. zu ändernden offenen Posten direkt erfasst werden.

Erfassungsmaske

Übersicht

Änderung von offenen Posten

Die Liste der ausgewählten offenen Posten wird in der Maske angezeigt. Diese Maske enthält sämtliche Offen-Posten-Daten. Am Tabellenende werden in vier Rahmen die Summe der Auswahl (parametrierbar in der Anzeigemaske), eine Fälligkeitsauskunft, die Buchungssumme sowie die Skonto- / Verzugszinsendaten angezeigt.

Tabelle offene Posten

Die Anzeige dieser Bereiche hängt direkt von der Maskenparametrierung ab.

Jeder offene Posten entspricht einer Tabellenzeile. Zu jedem offenen Posten werden alle wichtigen Daten angezeigt:

  • Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Rechnungs- / Auftragsempfänger, Zahlender / Zahlungsempfänger etc.
  • Nummer des Originalbelegs. Um die Nachverfolgbarkeit des Offen-Posten-Ursprungs zu verfeinern, kann über ein Kontextmenü der Originalbeleg zum Beleg angezeigt werden, der den offenen Posten generierte (Beispiel: Auftragsnummer der Rechnung, die den offenen Posten generierte). Diese Nachverfolgbarkeit ist nur bei Rechnungen (und / oder Gutschriften) möglich, bei denen der Bereich "Originaldokument" ausgefüllt wurde.
  • Die Währung. Alle Offen-Posten-Beträge können in Transaktionswährung, in Unternehmenswährung oder in Berichtswährung angezeigt werden.
  • Vorzeichen (S) des offenen Postens aus Buchungssicht: Soll / Haben

An den Positionen sind folgende verschiedene Aktionen möglich :

Änderung eines Offen-Posten-Parameters

Per Klick auf eine Offen-Posten-Rubrik sind folgende Änderungen möglich:

  • Fälligkeitsdatum
  • Wert des Zahlscheins
  • Streitsachencode
  • Zahlweise
  • Erinnerungsverwaltung
  • Zahlender / Zahlungsempfänger
  • Auszugsgenerierung (über Rechtsklick)
  • Skonto- / Verzugszinsencode
  • Adresscode des Zahlenden / Zahlungsempfängers

Aufsplittung eines offenen Postens auf mehrere offene Posten

Im Bereich "Betrag" des zu verarbeitenden offenen Postens muss hierfür lediglich der Betragswert eines der neuen offenen Posten geändert werden.

Durch die Betragsänderung wird ein neues Fenster geöffnet, in dem neue Positionen erfasst werden können. Die Aufteilung des offenen Postens auf verschiedene Positionen kann hier geändert werden. Der letzte offene Posten kann per Rechtsklick beglichen werden.

Falls bereits Teilzahlungen erfolgten, werden zusätzliche Prüfungen durchgeführt.

Gruppierung von offenen Posten

Analog zur Aufsplittung. Es kann kein offener Posten direkt aus der Tabelle gelöscht werden. Zu einem zu gruppierenden offenen Posten kann der Betrag geändert werden. Dabei muss die Betragssumme des gruppierten offenen Postens angegeben werden. Es öffnet sich dann ein neues Fenster. In diesem Fenster können die zusätzlichen Offen-Posten-Positionen gelöscht werden.

Fußzeilendaten

Bei Positionierung des Cursors auf einen offenen Posten werden zu diesem offenen Posten und zur gesamten Auswahl zusätzliche Daten angezeigt.

Summe Auswahl:

Optionaler Bereich, der von der Maskenparametrierung abhängt. Hier werden die wichtigsten Daten zur laufenden Auswahl angezeigt: Anzahl offene Posten inklusive Offen-Posten-Betrag und Gesamtsaldo, Gesamtbetrag der endgültigen oder vorläufigen Zahlungen.

Postenauskunft:

Diese Auskunft wird angezeigt, wenn ein offener Posten ausgewählt wurde. Die Auskunft enthält Informationen über den Zahlenden / Zahlungsempfänger und den Vorgangsstandort.
Für auf einen Auszug positionierte oder zu positionierende offene Posten wird der Bereich "Auszug" ausgefüllt. Es wird dann entweder die Auszugsnummer oder "Offene Aufgabe" angezeigt.
Ist der offene Posten vollständig oder teilweise beglichen, wird die Zahlungsnummer angezeigt.

Buchungssumme:

Im Bereich "Summe" wird der Gesamtbetrag des offenen Postens angezeigt. Dabei kann ein Beleg auf mehrere offene Posten aufgesplittet werden. Bei vollständig oder teilweise beglichenen offenen Posten werden Zahlungsbetrag oder Offen-Posten-Saldo in den hierfür vorgesehenen Feldern angezeigt.

Schließen

 

Felder

In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :

Tabelle Details

  • Typ (Feld TYP)

Belegtyp.
Der Belegtyp muss für die Offene-Posten-Verwaltung den Wert Ja haben.

  • Belegnr. (Feld NUM)

Erfassen Sie die Belegnummer eines zu ändernden offenen Postens. Handelt es sich um einen Beleg mit mehreren offenen Posten, wird eine Tabelle mit den offenen Posten des Belegs angezeigt. Damit können Sie einen spezifischen offenen Posten auswählen.

  • Fälligkeitsdatum (Feld DUDDAT)

Klicken Sie auf Aktualisierung Spalte über das Symbol Aktionen, um das Fälligkeitsdatum gesammelt zu ändern.

Ist der Aktivitätscode MAXPD - Maximale Frist (Unternehmen) aktiviert, wird ein Warnhinweis angezeigt, wenn das Fälligkeitsdatum nach der Frist, die je nach Fall auf Ebene eines der folgenden Parameter angegeben ist, oder nach der gegebenenfalls auf Ebene des Personenkontos angegebenen vertraglichen Frist liegt.

Wenn die neue Zahlungsart nicht über einen zugehörigen Auszugscode verfügt:

  • Warnhinweis, wenn der offene Posten mit einem „Offenen“ Auszug verknüpft ist. Andernfalls kann der offene Posten nicht mehr in den Auszug integriert werden.
  • Fehlermeldung, falls der offene Posten in einen Auszug integriert wurde.

Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen.

  • Bankkonto (Feld BIDNUM)

Standardmäßig erhält diese Nummer den mit dem Profil des Personenkontos und dem Adresscode verknüpften Wert. Das Format der Kontonummer ist abhängig von der Lokalisierung der Bank.

Für das Format IBAN enthält dieses Feld zum Beispiel nur die Bankkontonummer, also ab der fünften Stelle der vollständigen IBAN. Das Präfix, das aus dem Ländercode und einer Prüfziffer besteht, ist nicht enthalten.

Um die Kontonummer zu ändern, wählen Sie Personenkonto über das Symbol Aktionen im Feld aus, um auf das Profil des Personenkontos zuzugreifen und eine andere Kontonummer auszuwählen oder zu erfassen.

  • Zahlung (Feld ZPAM)

 

 

  • IBAN (Feld IBAN)

Dieses Feld zeigt die vollständige IBAN an, bestehend aus einem Präfix aus Ländercode und Prüfziffer gefolgt von der Bankkontonummer. Ist das Präfix der IBAN nicht vorhanden, bleibt dieses Feld leer.

  • Betrag (Feld AMTCUR)

Der Betrag kann nicht größer sein als der Zeilenbetrag des zugehörigen Belegs.
Der Betrag kann nicht kleiner sein als der bereits beglichene Betrag.
Die Änderung des Betrags eines offenen Postens zieht die Öffnung einer Tabelle nach sich, in der mehrere offene Posten zu einer Belegzeile erfasst werden können.

  • Zahlende Bank (Feld PAB)

Dieses Feld zeigt die mit dem Bankkonto verbundene ausführende Bank an.

  • Betrag Unternehmen (Feld AMTLOC)

 

  • Betrag Skonto/Verzugszinsen (Feld AMTDEP)

 

Mit diesem für das aktuelle Personenkonto standardmäßig verwendeten Code können (bis zu zwölf) Skonto- und Verzugszinssätze festgelegt werden, die je nach Zahlungsverzug bzw. Vorauszahlungszeitraum in Tagen zur Anwendung kommen.

Rechtsstreitcode des offenen Postens.

  • Vorzeichen (Feld SNS2)

 

  • Streitsache (Feld ZDPTCOD)

 

  • Verzug in Tagen (Feld DELAY)

 

  • Mahnung (Feld FLGFUP)

Anzumahnen Ja/Nein

  • Ebene (Feld LEVFUP)

Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen. Es werden nur offene Posten vom Typ „Einnahme“ geändert.

  • Mahndatum (Feld DATFUP)

 

  • Zahlungsfreigabe (Feld FLGPAZ)

Die erfasste Ebene darf nicht höher als die Zahlungsfreigabeebene des Benutzers sein. Sie können eine Sammeländerung über die Option Spaltenaktualisierung durchführen. Es werden lediglich offene Posten vom Typ „Ausgabe“ mit Zahlungsfreigabeebene kleiner oder gleich der Benutzer-Zahlungsfreigabeebene geändert.

Regulierer / Zahlungsempfänger des offenen Postens.

  • Adresse Personenkonto (Feld BPAPAY)

Adresscode des Regulierers/Zahlungsempfängers.

  • Rechnungsempfänger/Auftraggeber (Feld BPR)

 

  • Typ Personenkonto (Feld BPRTYP)

 

  • Interne Referenz (Feld ACCNUM)

 

 

 

  • Sammelkonto (Feld SAC)

 

 

  • Bezahlt (Feld PAYCUR)

 

  • Vorläufige Zahlung (Feld TMPCUR)

 

  • Auszug (Feld SOI)

 

  • Auszugnr. (Feld SOINUM)

 

  • Zahlungsreferenz (Feld REG)

 

  • Factor (Feld BPRFCT)

 

  • Berücks. Anzahlung (Feld DINAMT)

 

  • In lokaler Währung bezahlt (Feld PAYLOC)

 

  • Bezahlt Reporting (Feld PAYRPT)

 

  • Vorläufige Zahlung Unternehmen (Feld TMPLOC)

 

  • Saldo Offener Posten (Feld DUDCLECUR)

 

  • Saldo Offene Posten Unternehmen (Feld DUDCLELOC)

 

  • Originaldokument (Feld BPRVCR)

 

  • Urspr. Datum (Feld BPRDATVCR)

 

  • Buchungsdatum (Feld ACCDAT)

 

  • Name Rechnungsempf./Auftraggeber (Feld LIBBPR)

 

  • Name Regulierer/Zahlungsempfänger (Feld LIBBPRPAY)

 

Das Feld „Mandatsreferenz“ ermöglicht die Initialisierung oder Auswahl der Mandatsreferenz, die der einzige Identifikator des Mandats ist. Dieses Feld wird vom freigegebenen Hauptmandat für das Paar Unternehmen/Regulierer initialisiert. Ist kein freigegebenes Hauptmandat vorhanden, ist das Feld leer, es kann aber ein anderes freigegebenes Mandat für das Paar ausgewählt werden.

Sie können die Zahlungsart ändern. Ist die gewählte Zahlungsart SDD, wird die Mandatsreferenz zugänglich und Sie können die Referenz frei auswählen. Wird eine andere Zahlungsart als SDD ausgewählt, wird die angezeigte Mandatsreferenz gelöscht und das Feld ist nicht mehr zugänglich.

SEEINFO  

Damit dieses Feld für das ausgewählte Unternehmen zugänglich ist, muss der Aktivitätscode SDD - SEPA-Lastschriften (SDD) aktiv sein und der Parameter SDDMGT - SEPA-Lastschriften (SDD) (Kapitel TC, Gruppe SDD) muss den Wert „Ja“ haben. Außerdem muss das Kontrollkästchen SDD auf Ebene der Zahlungsart aktiviert sein.

Summen

  • Anzahl OPs (Feld NBDUD)

 

  • Summe (Feld TTTCDEV)

 

  • Saldo (Feld TDUDCLE)

 

 

  • Schlusszahlung (Feld TREGDEF)

 

  • Vorläufige Zahlung (Feld TREGPRO)

 

Detail Offener Posten

  • Sammelkonto (Feld VSAC)

 

 

  • Name (Feld VBPRNOM)

 

 

  • Name (Feld VBPRPAYNOM)

 

 

  • Auszug (Feld VREL)

 

  • Zahlung (Feld VREG)

 

Buchungssumme

  • Summe (Feld VTTCDEV)

 

 

  • Schlusszahlung (Feld VREGDEF)

 

  • Vorläufige Zahlung (Feld VREGPRO)

 

  • Saldo (Feld VDUDCLE)

 

Skontobedingungen

  • Referenzdatum (Feld DEPDAT)

 

  • Anz. Tage (Feld DEPNBJ)

 

Schließen

 

Symbol Aktionen

Originaldokument

Diese Option steht immer zur Verfügung. Über sie kann die Nummer des Originaldokuments gefunden werden. Diese Information steht auch als Tabellenspalte zur Verfügung.

Auszug

Diese Option steht immer zur Verfügung. Bei Auswahl / Aufhebung der Auswahl dieser Option wechselt der Bereich "Auszug" sukzessive zum entgegengesetzten Wert; Mit "Ja" kann ein Auszug generiert werden, mit "Nein" ist dies nicht möglich.

Beleganzeige

Diese Option steht immer zur Verfügung. Verzweigung zum Buchungsbeleg.

Rechnungsauskunft

Verzweigung zur Originalrechnung (wenn der offene Posten von einer Einkaufs-, Verkaufs- oder Personenkonto-Rechnung generiert wurde).

Zahlungsauskunft

Verzweigung zur Offen-Posten-Zahlung.

 

Schließen

 

Spezielle Buttons

SEEREFERTTO Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt 'Auswahlkriterien für offene Posten' der Funktion 'Offen-Posten-Verwaltung'.

Fehlermeldungen

Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :

Dieser Standort gehört zu Unternehmen xxx

Der erfasste Standort gehört nicht zum zuvor erfassten Unternehmen.

Offen-Posten-Betrag > Betrag Belegposition

Der erfasste Offen-Posten-Betrag ist größer als der Positionsbetrag des zugehörigen Belegs.

Offen-Posten-Betrag < beglichener Betrag

Der erfasste Offen-Posten-Betrag ist geringer als der Zahlungsbetrag des offenen Postens.

Die Zahlungsart kommt in den Auszügen nicht zum Tragen

Diese Meldung wird in zwei Fällen ausgegeben:

  • Die Meldung wird ausgegeben, wenn eine nicht zu einem Auszugscode gehörende Zahlweise erfasst wird, obwohl sich der offene Posten auf einem Auszug befindet (Fehlermeldung) oder für diesen offenen Posten ein Auszug zu erstellen ist (Hinweis). In letzterem Fall wird beim Fortfahren der Aktion die Information "Offene Aufgabe" automatisch auf "nein" gesetzt.
  • Die Meldung wird ebenfalls ausgegeben, wenn die Funktionstaste "Auszug" für einen offenen Posten betätigt wurde, dessen Zahlweise nicht zu einem Auszugscode gehört.
Anzahl offene Posten > Anzahl Tabellenzeilen

Bei Anzeige der Offen-Posten-Tabelle kam es aufgrund einer zu hohen Anzahl von offenen Posten zum Tabellenüberlauf.

Nur ein offener Posten, Storno nicht möglich

Befindet sich nur noch ein offener Posten in der Tabelle, kann dieser nicht storniert werden.

Es können nicht alle offenen Posten gelöscht werden

In der Tabelle muss sich mindestens eine Offen-Posten-Position befinden.

Für diesen offenen Posten existiert eine Zahlung, Storno nicht möglich

Dem offenen Posten sind eine oder mehrere Zahlungen zugeordnet.

Der offene Posten gehört zu einem Auszug, Storno nicht möglich

Der offene Posten gehört zu einem Auszug.

Summe Offen-Posten-Betrag <> Betrag Belegposition

Bei der Freigabe der Tabelle unterscheiden sich die Offen-Posten-Beträge vom Belegpositionsbetrag. Zur Berechnung des Gesamtbetrags einer Belegposition müssen ein oder mehrere Werte geändert werden. Der Gesamtbetrag wird im rechten unteren Maskenbereich angezeigt.

Verwendete Tabellen

SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung