Automatyczne fakturowanie wysyłek
Z tej funkcji należy skorzystać, aby wygenerować automatycznie faktury na podstawie zarejestrowanych i zatwierdzonych dostaw. Są to wyłącznie faktury, których tryb fakturowania nie równa się Fakturowanie ręczne.
Można uzyskać dostęp do wygenerowanych faktur i dokonać ich pojedynczego zatwierdzenia za pomocą funkcji Faktury. Można również zatwierdzić je zbiorowo za pomocą funkcji Zatwierdzanie faktur.
Warunek
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Zamówienia sprzedaży wstrzymane ręcznie (parametr SCDTUNL – Zezwolenie na odblokowanie zamówienia (rozdział VEN, grupa AUZ) nie mogą zostać wybrane. Należy je odblokować (pole Blokada w funkcji Zamówienie).
Grupowanie dostaw
Dostawy do zafakturowania są grupowane:
- zgodnie z metodą fakturowania klienta (metoda zarejestrowana na dostawie) i jego częstotliwością fakturowania,
- w zależności od kryteriów wskazanych poniżej dla każdej metody fakturowania.
Nowa faktura jest tworzona za każdym razem, gdy jedno z kryteriów jest zmieniane.
Biorąc pod uwagę, że fakturowanie automatyczne dotyczy obowiązkowo tylko jednej firmy i, że dla danej firmy można zdefiniować tylko jedną strukturę cen to struktura cen stanowi implicytne kryterium grupowania.
Jedna faktura na dokument WZ. Żadna wybrana dostawa z tą metodą fakturowania nie jest grupowana. Dostawy są grupowane według klienta.
Jedna faktura na zamknięte zlecenie. Oznacz to, że:
- zamówienie musi być zamknięte,
- wszystkie dostawy powiązane z tym zamówieniem muszą być zatwierdzone i muszą one wszystkie stanowić część wyboru fakturowania automatycznego.
- Lokalizacja sprzedaży
- Klient fakturowany
- Metoda fakturowania
- Numer zamówienia
- Klient zamówienia
- Elementy fakturowania, których reguła grupowania dla przepływu dostawy na fakturę równa się Tak.
- Kod adresu fakturowanego klienta
- Kod jednostki
Jedna faktura na zamówienie. Oznacza to, że faktura jest generowana grupując wszystkie zatwierdzone dostawy zamówienia w momencie wykonywania procesu fakturowania.
Kryteria:
- Lokalizacja sprzedaży
- Klient fakturowany
- Metoda fakturowania
- Numer zamówienia
- Klient zamówienia
- Elementy fakturowania, których reguła grupowania dla przepływu dostawy na fakturę równa się Tak.
- Kod adresu fakturowanego klienta
- Kod jednostki
Jedna faktura na każdego klienta. Oznacza to, że na jednej fakturze zgrupowane zostaną wszystkie dokumenty WZ dotyczące tego samego klienta dostawy w momencie wykonania procesu fakturowania.
Kryteria:
- Lokalizacja sprzedaży
- Klient fakturowany
- Metoda fakturowania
- Klient zamówienia
- Kod adresu dostawy
- Waluta
- Typ ceny
- Kod projektu PJT, jeśli GPJTSNGDOC = Tak
- Płatnik
- System podatkowy
- Identyfikator UE
- Incoterm
- Miejsce transportu UE
- Klient grupowy
- Warunek płatności
- Flaga między lokalizacjami
- Lokalizacja pochodzenia
- Adres fakturowanego klienta – nazwa firmy
- Adres fakturowanego klienta – adres właściwy
- Adres fakturowanego klienta – kod pocztowy
- Adres fakturowanego klienta – miejscowość
- Adres fakturowanego klienta – kod kraju
- Elementy fakturowania, których reguła grupowania dla przepływu dostawy na fakturę równa się Tak.
- Kod adresu fakturowanego klienta
- Kod jednostki
Jedna faktura na okres. Wybrane dostawy są grupowane w zależności od częstotliwości fakturowania i poniższych kryteriów grupowania.
Dla częstotliwości faktury zachowywane jest następujące kryterium:
- Jedna faktura na dzień – data
- Jedna faktura na tydzień – data pierwszego dnia tygodnia
- Jedna faktura co dziesięć dni: 01.MM.RR lub 11.MM.RR lub 21.MM.RR
- Jedna faktura co piętnaście dni: 01.MM.RR lub 16.MM.RR
- Jedna faktura co miesiąc: 01.MM.RR
Na przykład, jeśli częstotliwość to tydzień, wszystkie dostawy z tygodnia 32 (odnoszące się do daty wysyłki lub daty dostawy w zależności od parametru INVREFDAT – Data wyjściowa do fakturowania) zostaną zgrupowane na tej samej fakturze.
Kryteria:
- Lokalizacja sprzedaży
- Klient fakturowany
- Metoda fakturowania
- Częstotliwość fakturowania
- Obliczony okres
- Waluta
- Typ ceny
- Kod projektu PJT, jeśli GPJTSNGDOC = Tak
- Płatnik
- System podatkowy
- Identyfikator UE
- Incoterm
- Miejsce transportu UE
- Klient grupowy
- Warunek płatności
- Flaga między lokalizacjami
- Lokalizacja pochodzenia
- Adres fakturowanego klienta – nazwa firmy
- Adres fakturowanego klienta – adres właściwy
- Adres fakturowanego klienta – kod pocztowy
- Adres fakturowanego klienta – miejscowość
- Adres fakturowanego klienta – kod kraju
- Elementy fakturowania, których reguła grupowania dla przepływu dostawy na fakturę równa się Tak.
- Kod adresu fakturowanego klienta
- Kod jednostki
Cechy dostaw, których częstotliwość ma wartość: „Na żądanie” – te dostawy są grupowane razem dla pola grupowania Obliczony okres.
Wykonywana jest kontrola w celu sprawdzenia, czy pozostaje ilość do zafakturowania w każdej pozycji dostawy. Ilość proponowana do fakturowania równa się różnicy między ilością dostarczoną, a ilością zwróconą.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Należy uzupełnić różne kryteria wyboru.
Jeśli użytkownik chce wydrukować wygenerowane faktury to należy zaznaczyć flagę Faktura i uzupełnić parametry wydruku.
Po wykonaniu tej funkcji wyświetla się log podsumowujący wszystkie wykonane operacje, numery wygenerowanych faktur oraz dostawy, które posłużyły do wygenerowania tych faktur.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Kryteria wyboru
|
|
| Należy obowiązkowo wskazać lokalizację wybraną dla tego przetworzenia. Automatyczne tworzenie faktur odbywa się dla jednej lokalizacji sprzedaży na raz. |
| Należy wprowadzić datę fakturowania, która zostanie przypisana do każdej utworzonej faktury. |
| Należy wskazać typ faktury w celu wygenerowania faktury sprzedaży. Umożliwia on określenie licznika i automatu księgowego służącego do księgowania faktur. |
Blok numer 2
| Faktury, które zostaną utworzone pochodzą obowiązkowo z dostaw, które wybrano w zależności od ich daty dostawy (zarejestrowanej na Dostawie). Wybierane są tylko dostawy utworzone do tej daty. W tym polu należy wskazać datę dostawy. Domyślnie jest ona inicjalizowana jako bieżąca data. W zależności od ustawień parametru INVREFDAT – Data wyjściowa do fakturowania (rozdział VEN, grupa INV), dostawy są filtrowane albo w zależności daty dostawy do klienta, albo w zależności od daty wysyłki. |
Częstotliwość
| Pomoc wspólna dla funkcji generowania faktur sprzedaży. Kryterium częstotliwości ma zastosowanie, jeśli wartość pola Tryb fakturowania to „Jedna faktura na okres”. Należy wskazać częstotliwość używaną jako kryterium wyboru.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Zakres od - do
| Z tego zakresu należy skorzystać, aby odfiltrować wybór do pojedynczego klienta fakturowanego lub tylko do klientów fakturowanych, których numer referencyjny zawiera się w zdefiniowanym zakresie. |
|
|
| Z tych pól należy skorzystać, aby wybrać:
|
|
|
Drukuj
| To pole wyboru należy zaznaczyć, aby wydrukować dokument (dokument kompletacji, dokument WZ lub fakturę) po wygenerowaniu dostawy lub faktury. Należy wskazać:
|
| Należy wprowadzić kod dokumentu standardowego do wydrukowania. |
| Należy wskazać miejsce docelowe dokumentu lub raportu. |
| To pole umożliwia zdefiniowanie serwera wydruku. |
| Domyślna drukarka. |
Zamknij
Zadanie przetwarzania w tle
Tę funkcję można wykonać w trybie wsadowym,. W tym celu przewidziano FUNAUTINVD zadanie standardowe.
Komunikaty o błędzie
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Nieautoryzowana funkcja
Profil bieżącego użytkownika nie ma uprawnień do tej funkcji, niezależnie od lokalizacji.
Użytkownik nie posiada uprawnień dla tej lokalizacji.
Profil użytkownika nie jest uprawniony do tej funkcji dla tej lokalizacji.
Nieprawidłowa data
Wprowadzona data faktury nie odpowiada żadnemu okresowi ani żadnemu rokowi obrotowemu. Odmowa wpisu.
Rok obrotowy nie jest otwarty
Rok obrotowy, do którego przynależy data faktury nie jest otwarty. Odmowa wpisu.
Okres nie jest otwarty
Okres, do którego przynależy data faktury nie jest otwarty. Odmowa wpisu.
Okres zamknięty
Okres, do którego przynależy data faktury jest zamknięty. Odmowa wpisu.
Zakres końcowy jest mniejszy niż zakres początkowy
Ten komunikat wyświetla się podczas wprowadzania kryteriów wyboru dla numeru dostawy i fakturowanego klienta.
Zmiana w toku na innej stacji roboczej
Ten komunikat wyświetla się, jeśli dostawa do zafakturowania jest zablokowana przez innego użytkownika.
Zbyt dużo pozycji na fakturze
Ten komunikat wyświetla się, jeśli pozycje dostawy do zafakturowania nie mogą znajdować się na jednej fakturze. Należy wtedy zwiększyć wartość kodu działania SIH.
Nieautoryzowany kontrahent dla tego konta zbiorczego
Ten komunikat wyświetla się, jeśli kontrahent zbiorczy nie jest autoryzowany dla konta zbiorczego powiązanego z klientem faktury (za pomocą jego kodu księgowania). Faktura nie jest tworzona.
Problem przywracania numeru sekwencji
Ten komunikat wyświetla się, jeśli nie można przypisać numeru faktury.
Nie przetworzono żadnej dostawy
Ten komunikat wyświetla się po przetworzeniu, jeśli żadna dostawa nie została zafakturowana.
Nie znaleziono głównego upoważnienia lub upoważnienie nieprawidłowe dla płatnika. Zaktualizuj fakturę przed zatwierdzaniem
Ten komunikat wyświetla się, jeśli typ warunku płatności to SDD, a żaden numer upoważnienia nie mógł zostać zainicjalizowany domyślnie na fakturze (brak głównego Upoważnienia o statusie „Zatwierdzono” zdefiniowanego dla pary [firma, płatnik]). Lub numer upoważnienia jest wymagany na fakturze. Faktura jest tworzona pomimo tego, ale jej zatwierdzenie będzie zabronione tak długo, jak numer upoważnienia nie zostanie ręcznie wprowadzony na fakturze.