Zarządzanie rozrachunkami
Rozrachunek to grupa danych powiązanych z operacją, która te dane reprezentuje: numer dokumentu źródłowego, termin płatności dokumentu, metoda płatności, waluta, kwota itd.
Zarządzanie rozrachunkami umożliwia ułatwienie śledzenie operacji zarejestrowanych dla kontrahenta (za pomocą modułów Zakupy, Sprzedaż, Rozrachunki lub Księgowość) zgodnie z typami dokumentów ustawionymi dla tej funkcji.
Po tym, jak te operacje są całkowicie przetworzone przez płatność (tymczasową lub ostateczną) lub zaksięgowane jako „W banku” (uzgodnione wpisy) nie można już zarządzać rozrachunkami, za wyjątkiem możliwości umieszczenia rozrachunku na zestawieniu lub powiązania z nim kodu sporu.
Rozrachunki przetworzone częściowo w płatności można nadal modyfikować.
Tej funkcji można użyć, aby:
- Wyświetlić wszystkie rozrachunki powiązane z firmą, lokalizacją, kontrahentem itp. (zgodnie z poziomem definicji w wyborze).
- Zmodyfikować te rozrachunki na kilku poziomach:
- Termin płatności
- Metoda płatności dla danego rozrachunku
- Podział kwoty rozrachunku na N osobnych rozrachunków
- Wskazać możliwy spór
- Zarządzanie monitami (aktywowanie lub dezaktywowanie)
- Poziom „Zatwierdzenia do zapłaty”
- Płatnik lub odbiorca płatności
- Kod skonta/kary za zwłokę
Można także zarządzać rozrachunkami indywidualnie podczas fakturowania w modułach Zakupy, Sprzedaż, Rozrachunki i Księgowość.
Ograniczenia
Proces obliczania rabatu używa „kwoty podstawy rabatu” wygenerowanej w momencie wprowadzenia faktury i uwzględnia różne elementy faktury.
Jeśli użytkownik zmodyfikuje kod skonta dla rozrachunku później to kwota podstawy nie jest dostępna. Zamiast tego używane są wyłącznie obliczenia podstawy używające kwoty ogółem i stawki skonta.
Warunek
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Kryteria wyboru rozrachunku
Prezentacja
Kryteria wyboru rozrachunku
Pierwszy etap polega na wprowadzeniu kryterium wyboru rozrachunku. Tylko rozrachunki spełniające wszystkie kryteria zdefiniowane na pierwszym ekranie wyświetlają się na ekranie zarządzania rozrachunkami. Pozwala to na konkretne śledzenie sytuacji dla firm względem ich kontrahentów.
Dostępnych jest kilka kryteriów wyboru:
- wg firmy i lokalizacji; konto zbiorcze lub grupa kont zbiorczych; dla waluty lub grupy walut
- dla jednego lub więcej kontrahentów, zafakturowane lub zamówione od (w przypadku zaliczek)
- dla płatnika/odbiorcy płatności (niekoniecznie zafakturowanego/fakturującego kontrahenta. Podczas wprowadzania faktury można wprowadzić różnych kontrahentów do wysłania lub otrzymania płatności.)
- dla zakresu dat rozrachunków
Monity
- wg statusu rozrachunku: do monitowania lub nie, bez znaczenia.
Można również wskazać zakres na poziomie monitu w celu zawężenia wyboru. - Rozrachunki niemonitowane:
- jeśli pole Rozrachunki do monitowania jest ustawione jako „Tak” a pole Rozrachunki niemonitowane jest zaznaczone to program wyświetli wszystkie rozrachunki do monitowania i które nie były jeszcze monitowane,
- jeśli pole Rozrachunki do monitowania jest ustawione jako „Nieokreślone” a pole Rozrachunki niemonitowane jest zaznaczone to program wyświetli wszystkie rozrachunki do monitowania i które nie były jeszcze monitowane, jak również wszystkie rozrachunki, które nie były jeszcze nigdy monitowane i które nie będą nigdy monitowane.
Zatwierdzone do zapłaty
Możliwe jest wskazanie zakresu od do dla zatwierdzenia płatności.
Symulacja skont/kar za zwłokę
Dla faktur lub rozrachunków, które posiadają kod skonta/kary za zwłokę możliwe jest zasymulowanie kwoty tego skonta/kary za zwłokę na dwa sposoby:
- albo względem „daty referencyjnej”, która służy jako data rozpoczęcia obliczeń liczby dni opóźnienia lub płatności przed czasem (inicjalizowana domyślnie jako bieżąca data),
- albo względem liczby dni (+) lub (-) względem płatności przed czasem.
Kryteria wyszukiwania
Dodatkowe kryteria wyszukiwania umożliwiają uwzględnienie:
- płatności częściowych klienta lub dostawcy,
- faktoringu rozrachunków,
- zamkniętych rozrachunków,
- w celu zawężenia wyboru wyłącznie do zaksięgowanych faktur
Kryteria sortowania
Proponowana jest opcja wyświetlenia wybranych rozrachunków.
Możliwe jest ich posortowanie według daty rozrachunku lub według płatnika/odbiorcy płatności (jeśli nie dokonano wyboru na podstawie kontrahenta).
Możliwe jest wskazanie ekranu zapytań, który różni się od tego, który jest proponowany domyślnie.
Przycisk OK jest używany do wybrania odpowiednich faktur i do przejścia do bieżących rozrachunków na ekranie ich modyfikacji.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Kryterium wyboru
| Wybrane zostaną wyłącznie rozrachunki podanej firmy. |
| Wszystkie lokalizacje lub konkretna lokalizacja. |
| Wybrane zostaną wyłącznie rozrachunki podanej lokalizacji. |
| Wszystkie konta rozrachunkowe, grupa kontr rozrachunkowych lub konkretne konto rozrachunkowe. |
| Wybrane zostaną wyłącznie rozrachunki z kontem kontrolnym przynależącym do podanej grupy kont kontrolnych. |
| Wybrane zostaną wyłącznie rozrachunki podanego konta kontrolnego. |
|
|
| Wszyscy dostawcy-płatnicy lub jeden konkretny dostawca-płatnik. |
| Wybieranie będą jedynie rozrachunki kontrahentów-płatników objętych zakresem |
|
|
| Wszyscy kontrahenci-płatnicy lub jeden konkretny kontrahent-płatnik. |
| Wybrane zostaną wyłącznie rozrachunki podanego kontrahenta. |
|
|
| Wszystkie tryby płatności lub konkretny tryb płatności. |
| Wybierane będą jedynie rozrachunki wprowadzonego trybu płatności. |
| Wszystkie waluty, grupa walut lub konkretna waluta. |
| Wybierane będą jedynie rozrachunki z walutą należącą do wprowadzonej grupy walut. |
| Wybierane będą jedynie rozrachunki wprowadzonej waluty. |
| Maksymalna data wybranych rozrachunków (brak maksymalnej daty, jeśli nie jest wprowadzona). |
|
|
Monity
| Jeśli „Nie”, jedynie rozrachunki z monitem=Nie będą wybierane, a jeśli „Tak”, jedynie rozrachunki z monitem=Tak będą wybierane. Jeśli statusem jest „Nieokreślone”, wybierane będą wszystkie rozrachunki. |
| Jeżeli pole „Rozrachunki do monitowania” jest ustawione na „TAK”, a pole „Rozrachunki niemonitowane” jest zaznaczone, program wyświetli wszystkie rozrachunki, które maja być monitowane i te, które nie zostały jeszcze monitowane. Jeżeli pole „Rozrachunki do monitowania” jest ustawione na „NIEZDEFINIOWANE”, a pole „Rozrachunki niemonitowane” jest zaznaczone, program wyświetli wszystkie rozrachunki do monitowania, i które nie zostały jeszcze monitowane, jak również wszystkie rozrachunki, które nigdy nie były monitowane, i które nigdy nie będą monitowane. |
| Zakres dla poziomu monitów (wszystkie poziomy, jeśli zakres jest pusty). |
|
|
Zatwierdzenie płatności
| Zakres statusów noty „Zatwierdzanie płatności”. |
|
|
Symulacja rabatów/odsetek
| Symulacja skonta/ odsetek karnych. Kwota, która będzie wyświetlana w kolumnie „Kwota skonta» odsetek karnych” jest wyliczana przy uwzględnieniu: * kodu skonta/ odsetek karnych (albo rozrachunku albo kontrahenta). * liczby dni. * wstępnie zdefiniowanych stawek skonta/ odsetek karnych. Wynik będzie albo kwotą ujemną (=odsetki karne) albo kwotą dodatnią (=skonto). W przypadku symulacji, liczba dni może być wprowadzana: * albo bezpośrednio w polu „Liczba dni”. * albo za pomocą daty referencyjnej (liczba dni będzie wyliczana w odniesieniu do bieżącej daty). |
|
|
Kryteria szukania
| Jeśli „Tak”, terminy płatności zaliczek dostawcy będą brane pod uwagę. |
| Wymienia, czy wczytywane mają być rozrachunki określone dla faktoringu, czy nie. W każdym przypadku, nie będzie możliwe modyfikowanie tych kwot. |
| Pole nie zaznaczone: Wyświetlane będą wszystkie rozrachunki. Pole zaznaczone: Pod uwagę brane będą jedynie rozrachunki dla zaksięgowanych faktur. |
| Jeżeli „Tak”, terminy płatności zaliczek klienta będą brane pod uwagę. |
| Jeśli „Tak”, wszystkie rozrachunki będą brane pod uwagę. |
| Wymienia kryterium wyboru. |
Wybór sortowania
| Rozrachunki będą sortowane zgodnie z wybranym kryterium sortowania: „Termin płatności” lub „Kontrahent” |
| Określa kod ekranu, który ma być używany podczas wprowadzania rozrachunków. |
Zamknij
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Modyfikacja rozrachunków
Na ekranie wyświetla się lista wybranych rozrachunków. Ten ekran składa się z pozycji, w których znaleziono wszystkie informacje powiązane z rozrachunkami. Na dole tabeli cztery ramki podają sumy (można to ustawić na ekranie zapytania), szczegóły rozrachunku, sumę wpisu i cechy skonta/kary za zwłokę.
Tabela rozrachunków
Wyświetlanie pól jest bezpośrednio powiązane z ustawieniami ekranu.
Każdy wiersz w tej tabeli odpowiada jednemu rozrachunkowi. Znajdują się tutaj wszystkie informacje, które cechują rozrachunek np.
- numer faktury, termin płatności, faktura lub zamówienie klienta, płatnik/odbiorca płatności itd.
- numer dokumentu źródłowego. W celu zawężenia śledzenia rozrachunków, menu kontekstowe (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy) jest używane do odnalezienia dokumentu źródłowego dla dokumentu generującego rozrachunek (np. numer zamówienia dla faktury generującej rozrachunek). To śledzenie jest możliwe wyłącznie dla faktur (lub faktur korygujących), w których uzupełniono pole „dokument źródłowy”.
- waluta. Wszystkie rozrachunki mogą wyświetlać się, albo w walucie transakcji, albo w walucie firmy, albo nawet w walucie raportowania.
- kierunek rozrachunku z punktu widzenia księgowości: Winien/Ma
Różne, możliwe operacje na poziomie pozycji są następujące:
Modyfikacja ustawień rozrachunku
Poprzez kliknięcie w nagłówku rozrachunku można zmodyfikować:
- termin płatności
- wartość Zatwierdzenia do zapłaty
- kod sporu
- metodę płatności
- zarządzanie monitami
- płatnika lub odbiorcę płatności
- generowanie zestawień (dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem myszy)
- kod skonta/kary za zwłokę
- kod adresu płatnika lub odbiorcy płatności
Podział rozrachunku na wiele rozrachunków.
W polu „Kwota” w rozrachunku do przetworzenia wystarczy zmodyfikować używaną kwotę jednego z nowych rozrachunków.
Ta zmiana kwoty spowoduje otwarcie nowego okna, które jest używane do wprowadzenia nowych pozycji. Możliwe jest wtedy zmodyfikowanie podziału rozrachunku na różne pozycje oraz zamknięcie ostatniej pozycji po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.
W przypadku, gdy dokonano już częściowej płatności aktywowane są dodatkowe kontrole.
Grupowanie rozrachunków
Grupowanie rozrachunków opiera się o tę samą zasadę, co podział. Rozrachunku nie można usunąć bezpośrednio w wierszach tabeli. Na jednym z rozrachunków do zgrupowania wystarczy zmodyfikować kwotę poprzez wskazanie sumy zgrupowanego rozrachunku. Wyświetli się nowe okno. W tym oknie można usunąć dodatkowe pozycje rozrachunków.
Informacje na dole ekranu
Jeśli rozrachunek wybrano przy pomocy kursora to wyświetlają się dodatkowe informacje na jego temat lub suma wyboru.
Suma wyboru:
Ta sekcja jest opcjonalna i zależy od ustawień ekranu. Wyświetla ona kluczowe informacje dla bieżącego wyboru: liczbę rozrachunków, ich kwotę i saldo, sumę ostatecznej i tymczasowych płatności.
Szczegóły rozrachunku:
Te szczegóły wyświetlają się po wybraniu rozrachunku. Podkreślają one informacje na temat płatnika/odbiorcy płatności i lokalizacji operacyjnej.
Dla rozrachunków umieszczonych lub, które mają zostać umieszczone na zestawieniu uzupełniane jest pole „Zestawienie”. Wyświetla ono odpowiednio albo numer zestawienia albo informację „Do wykonania”.
Jeśli rozrachunek został rozliczony lub częściowo rozliczony to wyświetla się numer płatności.
Wpis sumy:
Suma kwot dla rozrachunków wyświetla się w polu „Suma”, a jeden dokument może być podzielony na wiele rozrachunków. Dla całkowicie lub częściowo zapłaconych rozrachunków kwota, jak również saldo rozrachunku wyświetlają się w odpowiednich polach.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela Szczegóły
| Typ dziennika. |
| Wprowadź numer zapisu w dzienniku z rozrachunkiem, który wymaga modyfikacji. Jeśli jest to zapis w dzienniku dla wielu rozrachunków, tabela otwiera listy rozrachunków zapisu w dzienniku. To udostępnia określony rozrachunek, który ma być wybrany. |
| Aby zmodyfikować zbiorowo datę rozrachunku należy kliknąć opcję Aktualizacja kolumny z poziomu ikony Operacje. Jeśli aktywowano kod działania MAXPD – Maksymalny okres (firmy) to komunikat ostrzegawczy wyświetla się, jeśli data rozrachunku jest późniejsza niż wskazany okres, w zależności od sytuacji, na poziomie jednego z następujących parametrów lub na poziomie okresu umowy ewentualnie podanego na poziomie Kontrahenta.
|
| Jeżeli nowy tryb płatności nie ma przypisanego kodu zestawienia:
Możliwość wykonywania masowych modyfikacji za pomocą kliknięcia „Aktualizacja kolumny” prawym przyciskiem myszy. |
| Domyślnie ten numer przyjmuje wartość powiązaną z profilem kontrahenta i kodem adresu. Format numeru konta bankowego zależy od lokalizacji banku. Na przykład dla formatu IBAN to pole zawiera wyłącznie numer konta bankowego, czyli ciąg od piątej cyfry pełnego numeru IBAN. Prefiks składający się z kodu kraju i klucza kontrolnego nie jest uwzględniany. Aby zmodyfikować numer konta bankowego należy użyć opcji Kontrahent z poziomu ikony Operacje dostępnej w polu w celu uzyskania dostępu do profilu kontrahenta i wybrania lub wprowadzenia innego konta bankowego. |
|
|
|
|
| To pole wyświetla pełen IBAN, uwzględniając prefiks składający się z kodu kraju i klucza kontrolnego wraz z numerem konta bankowego. Jeśli prefiks numeru IBAN nie istnieje to pole pozostaje puste. |
| Kwota nie może być większa niż kwota pozycji zapisu w dzienniku. |
| To pole wyświetla bank płatności powiązany z polem Konto bankowe. |
|
|
|
|
| Kod użyty domyślnie dla bieżącego kontrahenta pozwalający zidentyfikować serię stawek skont i kar za zwłokę (do 12) do zastosowania na rozliczeniu w zależności od liczby dni przed lub po upływie daty rozrachunku. |
| Kod sporu dla rozrachunku. |
|
|
|
|
|
|
| Do przypomnienia Tak/ Nie |
| Możliwość wykonywania masowych modyfikacji za pomocą kliknięcia „Aktualizacja kolumny” prawym przyciskiem myszy. Modyfikowane będą jedynie rozrachunki „typu przychodowego”. |
|
|
| Wprowadzony poziom nie może być wyższy niż poziom noty zatwierdzania płatności użytkownika. Możliwość wykonywania masowych modyfikacji za pomocą kliknięcia „Aktualizacja kolumny” prawym przyciskiem myszy. Modyfikowane będą jedynie rozrachunki „typu kosztowego” z poziomem zatwierdzanej płatności niższym lub równym poziomowi zatwierdzanej płatności użytkownika. |
| Kontrahent-płatnik dla rozrachunku. |
| Kod adresowy kontrahenta-płatnika. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Pole „Numer upoważnienia” jest używane do inicjalizacji lub wybrania numeru referencyjnego upoważnienia, który jest unikalnym identyfikatorem upoważnienia. To pole jest inicjalizowane przez zatwierdzone, główne upoważnienie połączenia firmy z płatnikiem. Jeśli nie ma żadnego głównego upoważnienia to to pole jest puste, ale można wybrać inne połączenie z zatwierdzonym upoważnieniem. Użytkownik może zmodyfikować metodę płatności. Jeśli wybrana metoda płatności to SDD to dostęp do numeru upoważnienia jest możliwy i użytkownik może być wybrać numer referencyjny. Jeśli metoda płatności jest inna niż SDD to numer upoważnienia nie wyświetla się i to pole nie jest dostępne.
Dostęp do tego pola dla bieżącej firmy jest możliwy tylko, jeśli kod działaniaSDD – Zarządzanie SDDjest aktywny a parametrSDDMGT – Zarządzanie SDD(rozdział TC, grupa SDD) jest ustawiony jako „Tak”. Co więcej,wybrana metoda płatności musi mieć wartość SDD. |
Sumy
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Szczegóły pozycji
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Suma wprowadzanych danych
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Skonta/kary za zwłokę
|
|
|
|
Zamknij
Ikona "Operacje"
Dokument źródłowy
Ta opcja jest zawsze dostępna. Jest ona używana do otrzymania numeru dokumentu źródłowego. Ta informacja jest również dostępna w kolumnie tabeli.
Zestawienie
Ta opcja jest zawsze dostępna. Poprzez zaznaczenie lub odznaczenie tej opcji pole „Zestawienie” zmienia wartość. „Tak” jest używane w celu wygenerowania zestawienia, a „Nie”, aby tego zabronić.
Zestawienie dowodów księgowych
Ta opcja jest zawsze dostępna. Jest ona używana do przejścia, za pomocą tunelu, do dowodów księgowych
Faktury – zapytanie
Jest ono używane do przejścia, za pomocą tunelu, do faktury źródłowej (jeśli rozrachunek wynika z faktury zakupów/sprzedaży lub faktury rozliczeniowej).
Zapytanie – płatności
Używane do przejścia za pomocą tunelu do płatności dla rozrachunku.
Zamknij
Komunikaty o błędach
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Ta lokalizacja przynależy do firmy XXX
Wprowadzona lokalizacja nie jest częścią uprzednio wprowadzonej firmy.
Kwota rozrachunku > Kwota pozycji dokumentu
Kwota wprowadzona dla rozrachunku jest większa niż kwota dla pozycji powiązanego dokumentu.
Kwota rozrachunku < Już zapłacona kwota
Kwota wprowadzona dla rozrachunku jest niższa niż kwota płatności dla tego rozrachunku.
Metoda płatności niepowiązana z zestawieniami
Ten komunikat wyświetla się w 2 przypadkach:
- podczas wprowadzania metody płatności niepowiązanej z kodem zestawienia, z rozrachunkiem na zestawieniu (komunikat o błędzie) lub jeśli zestawienie ma zostać utworzone dla tego rozrachunku (komunikat ostrzegający). W tym ostatnim przypadku, jeśli użytkownik zdecyduje się kontynuować, to informacja „Zestawienie do utworzenia” jest automatycznie ustawiane jako „Nie”.
- podczas aktywacji klucza funkcji „Zestawienie” dla rozrachunku, gdzie metoda płatności nie jest powiązana z kodem zestawienia.
Liczba rozrachunków > Liczba pozycji w tabeli
Podczas wyświetlania tabeli dla wielu rozrachunków liczba rozrachunków przekracza rozmiar tabeli.
Istnieje tylko jeden rozrachunek, nie można anulować
W tabeli z wieloma rozrachunkami istnieje tylko jeden rozrachunek i nie można go anulować.
Anulowanie niemożliwe dla wszystkich rozrachunków
W tabeli z wieloma rozrachunkami konieczne jest posiadanie przynajmniej jednej pozycji rozrachunku.
Dla tej płatności istnieje rozrachunek, nie można anulować
Rozrachunek jest powiązany z jedną lub wieloma płatnościami.
Rozrachunek pojawia się na zestawieniu, nie można anulować
Rozrachunek jest powiązany z zestawieniem.
Kwota ogółem rozrachunku <> Kwota pozycji dokumentu
Podczas zatwierdzania tabeli z wieloma rozrachunkami kwota ogółem rozrachunków różni się od kwoty pozycji dokumentu. Należy zmodyfikować przynajmniej jedną kwotę tak, aby otrzymać sumę dla pozycji dokumentu, która wyświetla się w celach informacyjnych w prawym, dolnym rogu ekranu.
Początek/koniec pliku
Podczas użycia klawiszy funkcyjnych „+ Pag” i „- Pag” w tabeli rozrachunków nie ma rozrachunku do wyświetlenia na kolejnej stronie.