Zatwierdzanie czasu
Z tej funkcji należy skorzystać do zarządzania czasem wprowadzonym przez indywidualnych pracowników.
Tej funkcji należy użyć w celu skontrolowania, zatwierdzenia lub odrzucenia rekordów wpisu czasu po tym, jak pracownik wprowadził i „zatwierdził” czas robocizny albo przy użyciu funkcji Wprowadź czas (PJMTE) albo za pomocą funkcji Tygodniowa karta czasu pracy (PJMTEW). Dla pojedynczej firmy można zarządzać rekordami wpisu czasu dla jednej lokalizacji lub wszystkich lokalizacji, dla jednego lub wszystkich pracowników, dla jednego lub wszystkich projektów oraz aktywności nieprojektowych.
Kontrola i zatwierdzanie wpisów czasu są zazwyczaj wykonywane przez kierownika lub administratora projektu.
Wpis, zatwierdzanie i księgowanie czasu robocizny odbywa się na poszczególnych etapach. Dostępny jest dodatkowy, opcjonalny etap, jeśli jest to konieczne. Ten dodatkowy etap to faza „kontroli”. Ten etap umożliwia administratorowi rejestracji czasu sprawdzenie zweryfikowanego rekordu wpisu czasu przed zatwierdzeniem go przez innego administratora. Jeśli używany jest etap kontroli, to cykl przetwarzania wpisu czasu jest następujący:
- Wpis – czas robocizny jest wprowadzany, a następnie weryfikowany.
Wpis i weryfikacja dokonują się w funkcji Wprowadź czas (PJMTE) lub w funkcji Tygodniowa karta czasu pracy (PJMTEW).
Wpis i weryfikacja prawidłowej rejestracji czasu są zazwyczaj dokonywane przez samego pracownika, przez użytkownika, który wprowadził rekord czasu, bądź przez administratora rejestracji czasu.
Każdy nowy rekord wpisu czasu jest tworzony ze statusem Zweryfikowano, jeśli wartość parametru PJMTIMAUTO – Auto. weryfikacja wpisu czasu (rozdział TC, grupa PJM) to Tak. - Kontrola – Jeśli parametr PJMTIMENT – Faza kontroli rejestracji czasu (rozdział TC, grupa PJM) ma wartość Wymagana to wszystkie zweryfikowane wpisy czasów muszą zostać „skontrolowane” przed ich zatwierdzeniem.
Faza „kontroli” dokonywana jest w tej funkcji (PJMTE).
Zazwyczaj kontroli dokonuje kierownik projektu lub administrator projektu. Niezależnie od pełnionej roli, kierownik lub administrator muszą posiadać odpowiednie uprawnienia w profilu funkcji, zdefiniowane w ich rekordach użytkowników. - Zatwierdzenie – Zweryfikowane i skontrolowane (opcjonalnie) rekordy wpisów czasu są zatwierdzane lub odrzucane.
Zatwierdzenie lub odrzucenie zweryfikowanego i skontrolowanego rekordu wpisu czasu odbywa się w tej funkcji (PTEVAL), ponownie zazwyczaj przez kierownika projektu lub administratora projektu. - Rekordy wpisów czasu muszą zostać zatwierdzone przy użyciu tej funkcji przed ich zaksięgowaniem.
- Rekord wpisu czasu nie może zostać zmieniony po jego skontrolowaniu.
- Odrzucone rekordy wpisów czasu wyświetlają się ponownie w funkcji Wprowadź czas oraz funkcji Tygodniowa karta czasu pracy w celu ich poprawy.
- Księgowanie – W momencie zaksięgowania rekordu wpisu czasu jest on uwzględniany jako koszt dla projektu w module Księgowość.
Księgowanie zatwierdzonego wpisu czasu jest dokonywane w funkcji Księgowanie czasu (PTELABPOS).
Wszystkie wpisy czasu muszą być zweryfikowane i skontrolowane (jeśli parametr PJMTIMENT jest aktywny) przed ich zatwierdzeniem, a następnie zaksięgowaniem.
Rekordy wpisów czasu mogą zostać zaksięgowane tylko, jeśli zostały one zatwierdzone w tej funkcji.
Wymagania wstępne
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Funkcja Zatwierdzanie czasu składa się z nagłówka, w którym uzupełnia się kryteria wyboru, dwóch sekcji do wyświetlania czasu robocizny oczekującego na zatwierdzenie oraz do przetworzenia zatwierdzonego czasu, jak również z sekcji referencyjnej:
- Do przetworzenia. Z tej sekcji należy skorzystać, aby zmienić status zatwierdzonych rekordów wpisu czasu.
- Oczekuje na zatwierdzenie. Z tej sekcji należy skorzystać, aby wyświetlić spędzony czas, według daty, którego pracownik jeszcze nie zatwierdził. Ta sekcja jest szczególnie przydatna dla administratorów rejestracji czasu w celu upewnienia się, że oczekiwane rekordy wpisów czasu są uzupełniane na bieżąco w procesie zarządzania czasem.
- Sekcja analityczna. Ta sekcja wyświetla typy wymiarów analitycznych powiązane z wybraną lokalizacją. Służą one jako referencja – nie można ich zaksięgować w księdze głównej.
Nagłówek
Prezentacja
Z tej sekcji należy skorzystać, aby odfiltrować lub wybrać rekordy czasu:
- Data od / Data do. Aby zarządzać czasem robocizny wprowadzonym dla jednego dnia należy wprowadzić tę samą datę w polach Data od i Data do. Aby dokonać wyszukania na wszystkich bieżących rekordach, pole Data od można pozostawić puste.
- Projekt. Należy wprowadzić lub wybrać konkretny kod projektu, albo pozostawić puste w celu uwzględnienia wszystkich projektów i aktywności nieprojektowych.
Wyniki według statusu rekordów wpisu czasu można odfiltrować przy użyciu pola Status. To pole jest wymagane.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Blok numer 2
Kryterium
|
|
|
|
| Lokalizacja, dla której czas pracownika musi zostać wybrany. |
|
|
| Z tego pola należy skorzystać, aby odfiltrować kody projektów źródłowych (nadrzędnych), do których użytkownik (lub dany pracownik) jest przypisany. Należy wprowadzić lub wybrać konkretny kod projektu. Aby uwzględnić wszystkie kody projektów należy pozostawić to pole puste. |
|
|
| Dla zakresu dat można użyć filtra. Aby wyświetlić tylko jeden dzień, należy wprowadzić tę samą datę w dwóch polach: Data od i Data do. Aby dokonać wyszukania na wszystkich bieżących rekordach, pole Data od można pozostawić puste. |
| Z tego pola należy skorzystać, aby odfiltrować rekordy czasów pracowników wg bieżącego statusu zlecenia w toku pozycji wpisu czasu. Następujące etapy są powiązane z procesem zatwierdzania rekordu wpisu czasu:
|
Zamknij
Karta Do przetworzenia
Prezentacja
Z tej sekcji należy skorzystać, aby zmienić status zatwierdzonych rekordów wpisu czasu.
Dostępne operacje wyświetlają się sekwencyjnie, zgodnie z bieżącym statusem pozycji wpisu czasu. Na przykład operacja Zatwierdź wyświetla się tylko, jeśli rekordy czasu robocizny zostały skontrolowane, jeśli w organizacji wdrożono etap „kontroli”. Sekwencja zarządzania to Weryfikuj > Kontroluj (opcjonalnie) > Zatwierdź. Operacja Odrzuć jest dostępna tylko do momentu skontrolowania lub zatwierdzenia czasu robocizny.
Wskazówka: Aby zmienić status wszystkich wyświetlonych pozycji należy użyć operacji Wybierz wszystko.
Rekord użytkownika kontroluje każdy etap cyklu wprowadzania i weryfikacji rekordu wpisu czasu w następujący sposób:
Pole Wprowadź czas musi być zaznaczone, aby użytkownik mógł wprowadzić i zweryfikować swój własny czas pracy. Pole Wprowadź czas oraz pole Administrator rejestracji czasu muszą być zaznaczone, aby móc wprowadzić czas dla innego użytkownika. Przypisany profil funkcji dla funkcji PTEVAL (Zatwierdzanie czasu) musi być dozwolony z opcją 4, aby „zatwierdzić” czas robocizny dla innego użytkownika. Przypisany profil funkcji dla funkcji PTEVAL (Zatwierdzanie czasu) musi być dozwolony z opcją 5 do „skontrolowania” czasu robocizny. Przypisany profil funkcji dla funkcji PTEVAL (Zatwierdzanie czasu) musi być dozwolony z opcją 6 do „zatwierdzania” czasu robocizny. Aby „odrzucić” pozycję wpisu czasu przypisany profil funkcji musi być dozwolony dla funkcji PTEVAL (Zatwierdzanie czasu) z opcją 7.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela
|
| To pole wyświetla bieżący status tego zatwierdzonego rekordu czasu. Następujące etapy są powiązane z cyklem zatwierdzania rekordu wpisu czasu:
|
|
| To pole wyświetla konkretną datę, dla której czas robocizny został użyty przez danego pracownika. Czas może zostać wprowadzony dla projektu, zadania, operacji, konkretnego kodu budżetu lub aktywności nieprojektowych takich jak szkolenie czy urlop wypoczynkowy. |
| To pole wyświetla kod projektu lub konkretnego zadania, nad którym obecnie pracuje przedsiębiorstwo. |
| To pole wskazuje kod zadania powiązanego z projektem, dla którego rejestrowany jest czas. Każdy kod zadania odpowiada fazie operacyjnej projektu. |
| To pole wskazuje numer licznika dla konkretnej operacji, dla której zarejestrowano czas robocizny pracownika. |
| To pole wskazuje kod budżetu powiązanego z projektem, dla którego rejestrowany jest czas. Każdy kod budżetu odpowiada fazie finansowej projektu. |
| To pole wyświetla opis numeru licznika operacji. |
| To pole przyjmuje domyślnie walutę powiązaną z lokalizacją sprzedaży (pole Lokalizacja sprzedaży) zdefiniowane dla projektu. Nie można jej zmienić, jeśli projekt został utworzony. |
| To pole wskazuje kod odpowiadający jednostce czasu używanej do zarejestrowania czasu robocizny. |
| To pole wyświetla czas wprowadzony przez pracownika dla konkretnej aktywności dla konkretnej daty. Czas może zostać wprowadzony dla projektu, zadania, operacji zadania, konkretnego kodu budżetu lub aktywności nieprojektowych takich jak szkolenie czy urlop wypoczynkowy. |
| To pole wskazuje konkretną kategorię czasu (godziny nadliczbowe, podwójna stawka, delegacje), dla których wprowadzono rekordy czasu pracownika. |
| To pole wskazuje mnożnik zastosowany do stawek robocizny zdefiniowanych w polach Wskaźnik robocizny projektu (PJMCST) i Wskaź. pracy pracow. (CLBCST) przez który wpis czasu ma zostać pomnożony. Zależy on od wartości pola Kategoria czasu (PTETYP). Np, to pole wyświetla „1”, jeśli koszt jest mnożony przez 1 (normalne godziny pracy). Pole wyświetla „2”, jeżeli koszt jest mnożony razy dwa (godziny nadliczbowe). Jeśli wyświetla ono „0” (zero) to rekord wpisu czasu jest wyceniana jako zero. Ten mnożnik jest wykorzystywany w funkcji Sprawozdanie finansowe (PJMFINOV0) 2 celu obliczenia obciążeń oraz w funkcji Księgowanie czasu (PTELABPOS) w celu obliczenia wartości powiązanej pozycji zapisu. Zaksięgowana kwota jest obliczana poprzez zastosowanie właściwej formuły:
|
|
|
|
|
|
|
| Pole to wyświetla, dla kodu budżetu, lokalizację finansową powiązaną z centrum operacyjnym lub dla zadania, centrum operacyjne dla tego projektu. |
| To pole wyświetla kod użytkownika, który utworzył lub wprowadził rekord. |
| To pole wyświetla kod ostatniego użytkownika, który zmodyfikował rekord. |
| To pole wskazuje kod użytkownika, który zatwierdził rekord. |
|
|
| To pole, jeśli zostało uzupełnione, wyświetla kod użytkownika, który odrzucił rekord. |
|
Zamknij
Ikona "Operacje"
Kurs waluty
Opcję Kursy walut z poziomu ikony operacji należy kliknąć, aby wyświetlić lub zmodyfikować kurs zastosowany w pozycji.
Zamknij
Karta W oczekiwaniu na zatwierdzenie
Prezentacja
Ta sekcja wyświetla wszystkie nowe wpisy czasu dla filtrów zdefiniowanych w nagłówku. Z tej sekcji należy skorzystać, aby wyświetlić wprowadzony czas robocizny, którego pracownik jeszcze nie zweryfikował.
Wpisy czasu w tej sekcji nie są jeszcze gotowe do przetworzenia.
Ta sekcja jest szczególnie przydatna dla administratorów rejestracji czasu w celu upewnienia się, że oczekiwane rekordy wpisów czasu są uzupełniane na bieżąco w procesie zarządzania czasem.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela
|
| To pole wyświetla konkretną datę, dla której czas robocizny został użyty przez danego pracownika. Czas może zostać wprowadzony dla projektu, zadania, operacji, konkretnego kodu budżetu lub aktywności nieprojektowych takich jak szkolenie czy urlop wypoczynkowy. |
| To pole wyświetla kod projektu lub konkretnego zadania, nad którym obecnie pracuje przedsiębiorstwo. |
| To pole wskazuje kod zadania powiązanego z projektem, dla którego rejestrowany jest czas. Każdy kod zadania odpowiada fazie operacyjnej projektu. |
| To pole wskazuje numer licznika dla konkretnej operacji, dla której zarejestrowano czas robocizny pracownika. |
| To pole wskazuje kod budżetu powiązanego z projektem, dla którego rejestrowany jest czas. Każdy kod budżetu odpowiada fazie finansowej projektu. |
| To pole wyświetla opis numeru licznika operacji. |
| To pole wskazuje kod odpowiadający jednostce czasu używanej do zarejestrowania czasu robocizny. |
| To pole wyświetla czas wprowadzony przez pracownika dla konkretnej aktywności dla konkretnej daty. Czas może zostać wprowadzony dla projektu, zadania, operacji zadania, konkretnego kodu budżetu lub aktywności nieprojektowych takich jak szkolenie czy urlop wypoczynkowy. |
| To pole wskazuje konkretną kategorię czasu (godziny nadliczbowe, podwójna stawka, delegacje), dla których wprowadzono rekordy czasu pracownika. |
| To pole wskazuje mnożnik zastosowany do stawek robocizny zdefiniowanych w polach Wskaźnik robocizny projektu (PJMCST) i Wskaź. pracy pracow. (CLBCST) przez który wpis czasu ma zostać pomnożony. Zależy on od wartości pola Kategoria czasu (PTETYP). Np, to pole wyświetla „1”, jeśli koszt jest mnożony przez 1 (normalne godziny pracy). Pole wyświetla „2”, jeżeli koszt jest mnożony razy dwa (godziny nadliczbowe). Jeśli wyświetla ono „0” (zero) to rekord wpisu czasu jest wyceniana jako zero. Ten mnożnik jest wykorzystywany w funkcji Sprawozdanie finansowe (PJMFINOV0) 2 celu obliczenia obciążeń oraz w funkcji Księgowanie czasu (PTELABPOS) w celu obliczenia wartości powiązanej pozycji zapisu. Zaksięgowana kwota jest obliczana poprzez zastosowanie właściwej formuły:
|
| To pole przyjmuje domyślnie walutę powiązaną z lokalizacją sprzedaży (pole Lokalizacja sprzedaży) zdefiniowane dla projektu. Nie można jej zmienić, jeśli projekt został utworzony. |
| To pole wyświetla status Oczekuje na zatwierdzenie. Ten status wskazuje, że pozycja wpisu czasu jest albo niekompletna, albo jest ciągle w toku, albo cofnięto zatwierdzenie pozycji lub ją poprawiono i obecnie oczekuje ona na ponowne zatwierdzenie. |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Kursy walut
Opcję Kursy walut z poziomu ikony Operacje należy kliknąć, aby wyświetlić lub zmodyfikować kurs zastosowany w pozycji.
Zamknij
Karta Wartość wymiaru
Prezentacja
Ta sekcja wyświetla typy wymiarów analitycznych powiązane z wpisem czasu wybranym w sekcji Do przetworzenia.
Wymiary analityczne służą jako referencje – nie można ich modyfikować w tej funkcji.
Domyślny kod wymiaru PTE jest dostarczany z systemem, aby podać domyślną wartość wymiaru dla nowego rekordu wpisu czasu. PTE jest definiowany w funkcji Domyślne wymiary (GESCDE).
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Blok numer 2
| Ta tabela jest ładowana automatycznie przy użyciu domyślnych typów wymiarów dla lokalizacji wybranej pozycji zapisu czasu. |
| Należy wprowadzić lub wybrać kod wymiaru do przypisania do powiązanego typu wymiaru.
|
Zamknij
Specyficzne operacje
Operację Wyszukaj należy kliknąć w celu załadowania listy rekordów wpisów czasu, które odpowiadają kryteriom wyboru. Maksymalna liczba wyświetlonych pozycji jest zdefiniowana w funkcji Ekrany zapytań (GESGTC) dla kodu PTE. |
Z operacji Zaznacz wszystko należy skorzystać, aby zaznaczyć pole Zmiana statusu dla wszystkich pozycji w sekcji Do przetworzenia. |
Z operacji Anuluj wybór wszystkiego należy skorzystać, aby odznaczyć pole Zmiana statusu dla wszystkich pozycji w sekcji Do przetworzenia. |
Operację Zatwierdź należy kliknąć, aby zatwierdzić wszystkie pozycje w sekcji Do przetworzenia z zaznaczonym polem Zmiana statusu. |
Operację Kontrola należy kliknąć, aby zatwierdzić wszystkie pozycje zweryfikowane w sekcji Do przetworzenia z zaznaczonym polem Zmiana statusu. Ta operacja jest dostępna tylko, jeśli organizacja użytkownika używa etapu „kontroli” jako fazy w procesie zatwierdzania czasu robocizny (parametr PJMTIMENT – Faza kontroli rejestracji czasu (rozdział TC, grupa PJM) jest ustawiony jako Wymagana). |
Operację Odrzuć należy kliknąć, aby odrzucić wszystkie pozycje w sekcji Do przetworzenia z zaznaczonym polem Zmiana statusu. Ta operacja jest dostępna tylko dla pozycji wpisu czasu o statusie Zweryfikowano. Nie jest ona dostępna dla pozycji, które zostały skontrolowane lub zatwierdzone.
|