Projekty > Zarządzanie czasem > Księgowanie czasu 

Z tej funkcji należy skorzystać, aby zaksięgować zweryfikowany czas pracowników, jako koszty projektu.

Zaksięgować można pojedynczy rekord czasu lub zakres rekordów dla jednej lub wszystkich firm. Zaksięgować można wszystkie wpisy czasów w jednym dzienniku bądź w osobnych dziennikach i dla danej kategorii czasu (godziny nadliczbowe, podwójna stawka, delegacje), bądź dla wszystkich kategorii czasu. Tylko rekordy odpowiadające wskazanym kryteriom mogą generować zapisy w księdze głównej lub księdze analitycznej i być księgowane.

Wpis, zatwierdzanie i księgowanie czasu robocizny w projekcie to osobne etapy procesu. Dostępny jest dodatkowy, opcjonalny etap, jeśli jest to konieczne. Ten dodatkowy etap to faza „kontroli”. Ten etap umożliwia administratorowi rejestracji czasu sprawdzenie zweryfikowanego czasu przed zatwierdzeniem go przez innego administratora. Jeśli używany jest etap kontroli, to cykl przetwarzania wpisu czasu jest następujący:

  • Czas robocizny jest rejestrowany dla projektu, a następnie weryfikowany.
    Wpis i weryfikacja dokonują się w funkcji Wprowadź czas (PJMTE). Wpis i weryfikacja prawidłowej rejestracji czasu są zazwyczaj dokonywane przez pracownika lub użytkownika, który wprowadził rekord czasu, bądź przez administratora rejestracji czasu. Nowa pozycja wpisu czasu tworzona jest ze statusem Zatwierdzono, jeśli wartość parametru PJMTIMAUTO – Zatwierdzanie rejestracji auto. czasu (rozdział TC, grupa PJM) to Tak.
  • Jeśli parametr PJMTIMENT – Faza kontroli rejestracji czasu (rozdział TC, grupa PJM) ma wartość Wymagana to wpisy czasów muszą zostać skontrolowane przed ich zatwierdzeniem.
    Faza „kontroli” dokonywana jest w funkcji Zatwierdzanie czasu (PTEVAL). Zazwyczaj kontroli dokonuje kierownik projektu lub administrator projektu. Niezależnie od pełnionej roli, kierownik lub administrator muszą posiadać odpowiednie uprawnienia w profilu funkcji, zdefiniowane w ich rekordach użytkowników.
  • Zatwierdzenie (lub odrzucenie) zweryfikowanego i skontrolowanego (opcjonalnie) rekordu wpisu czasu odbywa się w funkcji Zatwierdzanie czasu (PTEVAL) ponownie zazwyczaj przez kierownika projektu lub administratora projektu.
    • Zaksięgowane mogą zostać tylko pozycje wpisów czasu zatwierdzone w funkcji Zatwierdzanie czasu.
    • Pozycja wpisu czasu nie może zostać zmieniona po jej skontrolowaniu.
    • Dostęp do pozycji odrzuconych i ich poprawa jest możliwa w funkcji Wprowadź czas.
  • Księgowanie zatwierdzonego wpisu czasu jest dokonywane w bieżącej funkcji (PTELABPOS). W module Księgowość jako koszty projektu zarejestrowane mogą zostać wyłącznie zatwierdzone wpisy czasu.

Wszystkie wpisy czasu muszą być zweryfikowane i skontrolowane (jeśli parametr PJMTIMENT jest aktywny) przed ich zatwierdzeniem, a następnie zaksięgowaniem.

    Wymagania wstępne

    SEEREFERTTO Odniesienie do dokumentacji Implementacja

    Zarządzanie ekranem

    Funkcja Księgowanie czasu składa się z pojedynczego ekranu, na którym wprowadza się kryteria filtrowania oraz informacje o generowaniu zapisów.

    Ekran wprowadzania

    Prezentacja

    Kryteria

    Tego bloku należy użyć w celu odfiltrowania lub wybrania rekordów czasu pracowników:

    • Firma/Legislacja. Kod firmy jest wymagany, jeśli księgowanie odbywa się dla pojedynczej firmy lub jeśli użytkownik pracuje w systemie wielolegislacyjnym. Legislacja jest wymagana, jeśli księgowanie odbywa się dla wszystkich firm.
    • Pracownik od/do. Domyślnie jako Pracownik od/do uzupełniany jest bieżący użytkownik. Ta konfiguracja umożliwia księgowanie pojedynczego wpisu czasu. Aby zaksięgować wiele wpisów czasu należy wprowadzić różnych użytkowników w polach Pracownik od/do.
    • Rejestracja czasu data od. Domyślna wartość w polu Rejestracja czasu data od to pierwsza data miesiąca sprzed dwóch miesięcy względem bieżącego miesiąca, ale można ją zmienić.
    • Rejestracja czasu data do. Domyślna wartość w polu Rejestracja czasu data do to bieżąca data, ale można ją zmienić.

    Wszystkie inne pola są opcjonalne.

    Generowanie

    Z tego bloku należy skorzystać w celu wskazania cech generowania zapisów.

    Wygenerowane kwoty są obliczane przy użyciu następujących formuł.

    • Zużyty czas (pola PTEQTY) x Stawka robocizny projektu (pole PJMCST) x Mnożnik stawki (pole PTETYPRAT).
    • Zużyty czas (pola PTEQTY) x Wskaź. robocizny pracow. (pole CLBCST) x Mnożnik stawki (pole PTETYPRAT)

    Jeśli kategoria czasu jest powiązana z mnożnikiem stawki wynoszącym zero, wygenerowana kwota będzie się równała zero.

    Kod Automatu księgującego wskazuje domyślną strukturę dziennika. Domyślnie proponowany kod PTE odpowiada domyślnemu dziennikowi zdefiniowanemu na poziomie parametru GAUPTE – Wpis czasu automatu księg. (rozdział TC, grupa PJM).

    Zapisy na koncie przeciwstawnym domyślnie dotyczą „Konta kosztów robocizny” (Winien) i „Konta kompensacji płacy” (Ma). Te konta można odnaleźć na podstawie Kodu księgowania wskazanego w funkcji Typy kosztów (GESPJCC), zgodnie z typem kosztu wskazanym w polu Typ kosztu projektowego (PJMPCC) na poziomie pozycji wpisu czasu.

    Zmienna automatu księgującego AMTPJMTIME jest dostarczana domyślnie. Ta zmienna umożliwia wymuszenie kursu waluty pozycji wpisu czasu dla zaksięgowanych wartości w miejsce domyślnego kursu.

    Zamknij

     

    Pola

    Na tej karcie występują następujące pola :

    Blok numer 3

    Kryterium

    • Wszystkie firmy (pole ALLCPY)

    Należy zaznaczyć to pole wyboru, aby uwzględnić wszystkie firmy. Aby wykonać proces dla pojedynczej firmy należy pozostawić to pole nieaktywne.

    Spółka prawna, dla której czas pracownika musi zostać wybrany.

    To pole wyświetla kod legislacji kraju, np. FRA dla legislacji francuskiej.

    Kod ten, powiązany z firmą, pozwala wpływać na wstępnie zdefiniowane zasady i ustawienia, które są konieczne, aby zapewnić zgodność z wymaganiami prawnymi dla danego kraju. Kod ten może zawierać informacje na temat reguł obliczeń, raportów prawnych, deklaracji, zarządzania podatkami itp.

    Legislacje są zdefiniowane w tabeli dodatkowej 909. Na poziomie legislacji można również zdefiniować parametry ogólne.

    • Wszystkie lok. (pole ALLFCY)

    Należy zaznaczyć to pole wyboru, aby uwzględnić wszystkie lokalizacje. Aby wykonać proces dla pojedynczej lokalizacji należy pozostawić to pole nieaktywne.

    Lokalizacja, dla której czas pracownika musi zostać wybrany.

    Ogranicza wyniki do zakresu kodów projektów. Aby otrzymać pojedynczy projekt należy uzupełnić ten sam kod w polach Projekt od i Projekt do. Może zawierać:

    • Kod projektu.
    • Kod projektu i kod budżetu projektu.
    • Kod projektu i kod zadania projektu, bądź kod zadania robocizny lub kombinację kodu zadania robocizny i materiału.

    Jeśli wartość w tym polu zawiera znak specjalny, np. wykrzyknik „!” oznacza to, że jest ono powiązane ze strukturą projektu. Wykrzykniki służą za separatory między kodem projektu a strukturą, albo strukturą budżetu projektu, albo strukturą operacyjną projektu (dotycząca zadania). Na przykład, jeśli kod zadania materiałowego to „USA-P3”, a kod projektu to „USA12345678”, pole to wyświetla połączenie ze strukturą operacyjną projektu, czyli „USA12345678!USA-P3”.

    Liczba użytych separatorów umożliwia w ten sposób zidentyfikowanie w łatwy i szybki sposób połączenia z projektem lub strukturą projektu. Jeśli nie ma żadnego separatora, dokonywane jest połączenie z projektem. Jeden separator, np. wykrzyknik, umieszczony po kodzie projektu (pierwszym kodzie) oznacza, że połączenie odpowiada zadaniu (połączenie ze strukturą operacyjną zadania). Dwa separatory po kodzie projektu oznaczają, że połączenie odpowiada kodowi budżetu (połączenie ze strukturą budżetu projektu).

     

    • Cały projekt (pole PJTDSPALL)

    To pole należy zaznaczyć w celu zaksięgowania wszystkich rekordów powiązanych z wybranymi projektami. Należy odznaczyć to pole wyboru, aby zaksięgować wyłącznie rekordy powiązane z wybranymi projektami.

    Jeśli pole Projekt od/do zawiera znak specjalny, np. wykrzyknik „!”, to referencja uwzględnia strukturę projektu. Wykrzykniki służą za separatory między kodem projektu a strukturą, albo strukturą budżetu projektu, albo strukturą operacyjną projektu (dotycząca zadania). Na przykład, jeśli kod zadania materiałowego to „USA-P3”, a kod projektu to „USA12345678”, pole to wyświetla połączenie ze strukturą operacyjną projektu, czyli „USA12345678!USA-P3”.

    • Wszyscy pracownicy (pole ALLCLB)

    Należy zaznaczyć to pole wyboru, aby uwzględnić wszystkich pracowników. Aby wykonać proces dla pojedynczego pracownika lub zakresu pracowników należy pozostawić to pole nieaktywne.

    Należy odfiltrować wyniki dla zakresu pracowników. Aby otrzymać pojedynczego pracownika należy uzupełnić ten sam kod pracownika w polach Pracownik od i Pracownik do. Pola Pracownik od i Pracownik do są wymagane.

     

    • Wszystkie waluty (pole ALLCUR)

    Należy zaznaczyć to pole wyboru, aby uwzględnić wszystkie waluty. Aby wykonać proces dla pojedynczej waluty należy pozostawić to pole nieaktywne.

    Grupa walut to zbiór walut.

    Grupy walut są używane w kryteriach wyboru w celu odfiltrowania walut.

    Z tego pola należy skorzystać w celu odfiltrowania wyników dla wskazanego kodu waluty.

    • Rejestracja czasu data od (pole DATSTR)

    Należy odfiltrować wpisy czasów dla konkretnego okresu. Dla pojedynczego dnia należy wprowadzić tę samą datę w obydwu polach Data wpisu czasu od i Data wpisu czasu do. Pola Data wpisu czasu od i Data wpisu czasu do są wymagane.

    Generowanie

    • 1 rejestracja czasu/wyciąg (pole TIMCLB)

    To pole należy aktywować, jeśli wszystkie wpisy czasów pracownika odpowiadające kryteriom mają zostać zaksięgowane w pojedynczym dzienniku. To pole należy pozostawić nieaktywne, jeśli wpisy czasów odpowiadające kryteriom mają zostać zaksięgowane w osobnych dziennikach.

    • Księguj (pole GENECR)

    To pole należy zaznaczyć, aby wygenerować zapisy księgowe. Jeśli proces jest wykonywany w trybie symulacji należy pozostawić to pole nieaktywne. Wszystkie wpisy czasów, które odpowiadają kryteriom wyboru są wyszczególniane w logu wraz z wygenerowanymi zapisami księgowymi.

    • Typ generowania (pole CAT)

    Kategoria jest konfigurowana na poziomie typu zapisu.
    Istnieją trzy kategorię zapisów księgowych:

    Rzeczywisty:
    Rzeczywisty dokument księgowy jest dokumentem, który można przeglądać i edytować (księga główna, saldo itp.). Zintegrowany jest z saldem w momencie zapisu dokumentu.

    Symulacja aktywna / symulacja nieaktywna:
    Dokument w symulacji, po jego aktywacji, jest również zintegrowany na ekranach przeglądania oraz w wydrukach. Może zostać przetworzony w dokument rzeczywisty bądź dezaktywowany, aby stać się dokumentem w symulacji nieaktywnej (tzn. dokumentem ukrytym, niewidocznym w trybie edycji bądź przeglądania, np. dowody inwentarza).
    SEEWARNINGOkres rodzaju księgi nie może być zamknięty tak długo, aż dowody w symulacji mające na niego wpływ nie zostaną przetworzone w dowody rzeczywiste bądź anulowane. Zmiana statusu dokumentów symulacji odbywa się przy użyciu przetwarzania w funkcji księgowości.

    • Status podziału (pole STA)

    Z pola tego należy skorzystać, aby wybrać status dokumentu: Tymczasowy lub Ostateczny.

    Jeśli status to Ostateczny, zmiany, które można nanieść na dokument mają wyłącznie charakter informacyjny i dotyczą wpisów analitycznych. Data, kwoty, konta, kod VAT i inne informacje stricte księgowe nie mogą być modyfikowane.

    Każdy wprowadzony zapis księgowy pozwiązywany jest z typem danych. Typ zapisu odpowiada rodzajowi wprowadzonego zapisu: faktura klienta, inne operacje, rozliczenie itp.

    Te dane dostarczają reguły zarządzania dotyczącymi VAT, monitami itp. Jest to jeden z kluczowych elementów wprowadzania zapisu księgowego.

    W zależności od ustawień typu zapisu, można umożliwić lub zapobiec propagacji do ksiąg ręcznych.

    SEEWARNINGTyp zapisu zezwala lub przerywa przekazanie do innych ksiąg firmy lub lokalizacji wprowadzania.

    Należy wprowadzić kod dziennika (od 1 do 5 znaków alfanumerycznych).

    Dziennik może być inicjalizowany domyślnie w zależności od wybranego typu zapisu. Odpowiada dokumentowi księgowemu, w którym dokument zostanie zapisany.

    Nie można wprowadzić niedozwolonego kodu dziennika na poziomie typu dokumentu.

    Kody zapisów mogą mieć zastosowanie do danej firmy, lokalizacji lub grupy. Ta informacja jest definiowana po utworzeniu kodu dziennika, ale okno wyboru dla tego pola (przy użyciu narzędzia wyboru) nie uwzględnia tego. Te kontrole mają zastosowanie, jeśli wybrano lub potwierdzono kod zapisu. Kod zapisu może zostać zmodyfikowany, jeśli komunikat o błędzie informuje, że jest on nieprawidłowy.

    Dla księgowania wpisów czasu kod Automatu księgującego zdefiniowany na poziomie parametru GAUPTE – Automat księgujący wpisu czasu (rozdział TC, grupa PJM) określa domyślną strukturę dziennika. Domyślnie dostarczany kod PTE identyfikuje domyślny dziennik.

    • Data dowodu księgowego (pole ACCDAT)

    Ta data odpowiada dacie wygenerowanych dowodów księgowych. Musi przynależeć do roku obrotowego lub okresu, które są otwarte dla wszystkich typów ksiąg.
    Domyślnie jest to data referencyjna.

    • Log (pole LOGFILE)

    To pole należy zaznaczyć, aby wygenerować szczegółowy log dla księgowania tych zapisów. Jeśli log nie jest wymagany to pole należy pozostawić puste.

    Zamknij

     

    Specyficzne operacje

    Należy kliknąć na Zapamiętaj, aby zapisać bieżące parametry w Kodzie Zapamiętaj i aby użyć ich ponownie później. Zapis jest powiązany z profilem użytkownika, a nie z funkcją czy ekranem.

    Kod Zapamiętaj STD wyświetla się automatycznie, jeśli jest powiązany z ekranem.

    Więcej informacji na temat zaawansowanego użycia operacji Zapamiętaj można znaleźć w dokumentacji o nazwie Ogólna ergonomia aplikacji SAFE X3.

    Należy kliknąć Przywołaj, aby załadować kryteria i informacje o generowaniu zarejestrowane dla konkretnego Kodu Zapamiętaj.

    Należy kliknąć Usuń Zapamiętaj, aby usunąć konkretny Kod Zapamiętaj.

    Komunikaty o błędach

    Jedynymi komunikatami o błędach są komunikaty ogólne.

    Użyte tabele

    SEEREFERTTO Odniesienie do dokumentacji Implementacja