Comptabilité tiers > Règlements > Registre caisse/banque 

Utilisez cette fonction pour stocker vos registres de caisse et de banque. Vous pouvez regrouper les règlements de transactions de caisse ou de banque sur un unique registre pour la période sélectionné. Une fois un registre clos, vous pouvez l'imprimer, ainsi que les règlements conformes à la législation polonaise.

Vous pouvez utiliser cette fonction pour :

  • Créer un registre de caisse ou de banque pour la période sélectionnée (par exemple, 1 jour).
  • Créer des règlements dans le registre et les comptabiliser via les fonctions de paiement standard.
  • Clôturer un registre de caisse ou de banque. Une fois le registre clos, vous ne pouvez plus appliquer de modifications au registre ou aux règlements liés à ce registre.
  • Imprimer des Paiements reçus et Paiements émis (par registre), conformes à la législation polonaise en utilisant les états PAYKP et PAYKW, disponibles depuis l'icône Impression.
  • Imprimer un Registre de banque ou un Registre de caisse, conforme à la législation polonaise en utilisant l'état CASHREGISTER, disponible depuis l'icône Impression.
  • Ouvrir un registre de caisse ou un registre de banque.

    Prérequis

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    Avant de créer un nouveau registre

    Avant de créer un nouveau registre de caisse ou de banque, et d'effectuer des paiements, vous devez appliquer les paramétrages suivants :

    • Codes activité - Le code d'activité REGBC - Registre banque/caisse doit être actif.
    • Législation - Le code KPL - Localisation polonaise ou le code KZA - Localisation sud-africaine doit être actif.
    • Valeurs paramètres - Le paramètre BCREG - Registre banque/caisse (chapitre TRS, groupe CAS) doit être à Oui.
    • Transaction saisie règlement (GESTPY)
      • Vous devez créer des transactions de saisie de règlements 'banque' et 'caisse' distinctes. Pour chaque transaction, vous devez créer des saisies entrantes (recette) et sortantes (dépense).
      • Onglet Général :
        • Dans le champ Banque ou Caisse, sélectionnez une des deux options en fonction du registre associé : Banque ou Caisse.
        • Pour le Sens : Sélectionnez Recette ou Dépense.
      • Onglet Saisie :
        • Dans le champ Transactions saisie règlements, sélectionnez registre de caisse ou de banque, en cohérence avec la sélection effectuée sur l'onglet Général.
    • Codes de compte bancaire : Vous devez définir un code de compte bancaire dans la fonction Comptes en banque (GESBAN) et/ou Caisses (GESCAI) qui sera affecté à un registre de caisse ou de banque. Un seul code de compte peut être affecté à un registre ouvert. Une fois le registre est clos, ce code de compte peut être utilisé sur un des registres suivants.
    • Compteurs : Vous devez créer des compteurs (GESANM) ou utiliser les numéros prédéfinis. A chaque registre de caisse ou de banque doit correspondre un unique numéro de compteur.

    Les règlements associés à des registres de caisse ou de banque ne sont pas disponibles dans la fonction standard Saisie de règlements (GESPAY).

    Gestion de l'écran

    Onglet Écran de saisie

    Présentation

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Bloc numéro 1

    Saisissez ou sélectionnez un site de léglisation POL (Pologne) ou ZAF (Afrique du Sud).

    • Type (champ REGTYP)

    Sélectionnez Banque ou Caisse pour le type de registre à créer.

    Bloc numéro 2

    Registre

    • Numéro registre caisse/banque (champ REGNUM)

    Ce champ affiche un numéro unique, affecté automatiquement au registre en fonction des paramétrages des Structures de compteurs (GESANM).

    Ce champ indique la devise associée au Code du registre de banque ou de caisse.

    • Code (champ REGCOD)

    Saisissez ou sélectionnez un code en cohérence avec le type de registre. En d'autres mots, choisissez un code de caisse (GESCAI) pour un registre de caisse, et un code de banque (GESBAN) pour un registre de banque.

    Si vous renseignez un code qui est déjà lié à un registre de caisse ouvert, vous recevez un message bloquant : "Un registre ouvert est déjà associé à ce code de banque/caisse."Un seul code peut être affecté à un registre ouvert à la fois. Par exemple, si vous utilisez le code de caisse PCABC, vous pouvez uniquement l'affecter à un seul registre ouvert. Quand le registre de caisse est clos, ce même code, PCABC, peut alors être affecté à un autre registre de caisse.
    Le même code banque, en revanche, peut être affecté à plusieurs registres de banque. Vous pouvez ouvrir plusieurs registres de banque, mais ils doivent débuter à partir du code précédent.

    • Clos (champ STA)

    Ce champ affiche le statut du registre. Si le registre est clos, vous pouvez l'imprimer.

    Utilisez l'action Ouvrir registre pour rouvrir un registre clos (si vos autorisations le permettent).

    Dates

    • Date début (champ STARTDAT)

    Pour un nouveau registre, cette date est par défaut la date du jour. Vous pouvez également sélectionner une date.

    Les dates comptables des règlements doivent être comprises entre la date de début et la date de fin.

    • Date fin (champ FINDAT)

    Saisissez une date de fin pour le registre.

    Les dates comptables des règlements doivent être comprises entre la date de début et la date de fin.

    Bilan

    • Balance d'ouverture (champ OPENBAL)

    Dans le cas du premier registré associé à un code de compte (banque ou caisse) particulier, la balance correspond par défaut à la pièce comptable de ce code. Vous pouvez également saisir un montant.

    Pour les registres suivants auquel un code est affecté, la balance d'ouverture reprend la valeur du solde de clôture du registre précédent. Vous ne pouvez pas modifier ce montant.
    Par exemple, si le Registre de caisse CR#1 est associé au compte de caisse PCABC, la balance d'ouverture correspond à la pièce comptable de ce compte. Si vous clôturez CR#1 et que vous associez CR#2 au même code de compte (PCABC), la balance d'ouverture de CR#2 est égale au solde de clôture de CR#1.

    • Solde de clôture (champ CLOSEBAL)

    Ce champ correspond au total cumulé de transactions entrantes et sortantes, quand le registre est ouvert.

    Quand le registre est clos, le solde de clôture est utilisé comme balance d'ouverture sur le registre suivant, si ce registre utilise le même code de compte bancaire (caisse ou banque).

    Utilisateur

    Ce champ affiche l'identifiant (ID) de l'utilisateur qui a créé le registre. Il n'est pas modifiable.

    • Date créat. (champ CREDAT)

    Ce champ enregistre la date de création et ne peut pas être modifié.

    Ce champ affiche l'identifiant (ID) de l'utilisateur qui a modifié le registre. Il n'est pas modifiable.

    • Date modification (champ UPDDAT)

    Ce champ enregistre la date de modification et ne peut pas être modifié.

    Tableau Règlements

    • Sens (champ PYHSNS)

    Ce champ indique si la transaction est une Recette (crédit) ou une Dépense (débit).

    • Numéro règlement (champ PYHNUM)

    Ce champ indique le numéro de règlement de la transaction.

    • Statut règlement (champ PYHSTA)

    Ce champ affiche le statut du règlement.

    • Date de valeur (champ PYHVALDAT)

    Ce champ indique la date d'échéance du règlement.

    • Date comptable (champ PYHACCDAT)

    Ce champ indique la pièce comptable ou la date comptable.

    • Montant doc (champ PYHAMTCUR)

    Ce champ affiche le montant tiers du règlement en devise de règlement.

    Remarque : Si la devise du Montant doc est identique à la devise de la banque, les comptes 'Doc' et 'Banque' sont les mêmes.

    • Montant banque (champ PYHAMTBAN)

    Ce champ affiche le montant réel déposé à la banque en devise de banque.

    Remarque : Si la devise du Montant doc est identique à la devise de la banque, les comptes 'Doc' et 'Banque' sont les mêmes.

    • Cours devise (champ PYHCURRAT)

    Ce champ affiche le cours de devise quand la devise du registre de caisse ou de banque diffère de celle du Grand livre.

    Ce champ indique la devise de la transaction.

    • Libellé (champ PYHDES)

    Ce champ indique le libellé de la transaction.

    Ce champ indique le tiers.

    Ce champ indique le compte collectif du tiers.

    • Bilan (champ PYHBAL)

    Ce champ affiche le solde du règlement sur cette ligne.

    Pour le premier règlement : Balance d'ouverture +/- Montant mouvement 1 = Bilan 1. Pour le règlement suivant : Bilan 1 +/- Montant mouvement 2 = Bilan 2.
    Le montant du solde de clôture en en-tête doit être identique à la valeur indiquée sur la dernière ligne du bilan.

     

    Icône Actions

    Règlements

    Sélectionnez cette option depuis l'icône Actions pour comptabiliser le règlement de la ligne.
    Pour comptabiliser tous les règlements du registre courant, cliquez sur Règlements depuis le volet d'actions.

     

     

    États

    Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

     CASHREGISTER : Registre de caisse

     PAYKP : Paiements reçus (par registre)

     PAYKW : Paiements émis (par registre)

    Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

    Actions spécifiques

    Cliquez sur cette action pour créer des règlements individuels, paramétrés au préalable dans les fonctions Caisses (GESCAI) ou Comptes en banque (GESBAN) pour le registre donné. Après avoir sélectionné une transaction, l'action vous renvoie sur la fonction Saisie règlements (GESPAY) pour créer le règlement et pouvoir ensuite le comptabiliser. Quand vous avez terminé, le règlement s'affiche dans le tableau des règlements sur l'écran du registre.
    Tous les règlements liés à un registre de caisse ne peuvent pas être modifiés dans les fonctions IMPAYE ou BANAFFM. Ces types de règlements ne sont pas disponibles sans ces fonctions.

    Cliquez sur cette action pour comptabiliser tous les règlements d'un registre, directement depuis cette fonction.

    Pour comptabiliser des règlements individuellement, sélectionnez l'option Règlements depuis l'icône Actions disponible au début de chaque ligne.

    Cliquez sur cette action pour clôturer le registre de banque ou de caisse courant.
    Pour pouvoir clôturer un registre, tous les règlements doivent être comptabilisés et le Statut de règlement doit être En banque.Une fois le registre clos, vous ne pouvez plus modifier ou créer des règlements.
    Après la clôture d'un registre, vous pouvez l'imprimer en cliquant sur l'icône Impression disponible dans le volet d'actions.

    Menu d'actions

    Actions / Ouvrir registre

    Utilisez cette action pour rouvrir un registre clos et effectuer des modifications ou des règlements si nécessaire.
    Si la période est clôturée, vous ne pouvez pas rouvrir un registre de banque.
    Remarque : Seuls les utilisateurs qui disposent des autorisations nécessaires peuvent accéder à cette fonctionnalité. Sinon, l'action est désactivée.

    Messages d'erreur

    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    Confirmer la clôture du registre ?
    Vous ne pouvez pas clôturer le registre : certains règlements ne sont pas comptabilisés
    Vous ne pouvez pas clôturer le registre : il est déjà clos
    Un registre ouvert est déjà associé à ce code de banque/caisse
    Vous ne pouvez pas clôturer un registre en cours de création
    Vous ne pouvez pas clôturer un registre de banque/caisse vide
    Un seul registre de caisse non clos peut exister
    Pour le registre banque/caisse suivant, la balance d'ouverture doit être égale à la balance de fin de la fiche précédente
    Le site ne peut pas être mis à jour sur un registre existant
    Date en dehors de la borne pour le registre sélectionné
    Un registre clos ne peut pas être mis à jour
    Vous ne pouvez pas supprimer un registre si au moins un règlement associé existe
    Le type d'un registre existant ne peut pas être mis à jour
    Le code de banque ou de caisse d'un registre existant ne peut pas être mis à jour

    Tables mises en œuvre

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