Plan de formation
Le plan de formation est élaboré en tenant compte des demandes de stage émises par les collaborateurs et les managers et en tenant compte de prévisions d'actions, alors même que les participants ne sont pas encore identifiés ou les stages définis.
Les coûts sont déduits en fonction :
- des coûts de stage définis dans la fonction Stage,
- des coûts salariaux du stagiaire,
- des coûts moyens salariaux par catégorie 2483 si le stagiaire n'est pas identifié.
Unesessionpeut s’étaler sur deux périodes de budget. Les coûts de formation de la session sont définis pour une seule période de budget. La valeur du paramètreCTLBUR - Date fin session(chapitre FRT, groupe MIS) indique si les coûts sont définis sur le budget de la première année ou sur le budget de la deuxième année.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
En-tête
Présentation
Le plan de formation est élaboré par période pour l'ensemble du dossier, par société ou de façon exceptionnelle par site. Vous pouvez créer plusieurs versions successives du plan avant de valider le plan définitif.
Lorsque la case Définitif est cochée (version transmise au comité d'entreprise), vous ne pouvez plus générer d'autres versions du plan sur cette période.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Identifiant
| Code du plan de formation. Lorsqu'un plan est définitif (lorsque la case Définitif est cochée), le code plan, la date de début et la date de fin sont chargés de façon automatique dans les demandes de formation (GESDEM) associées au plan de formation. |
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| Il est possible de définir des plans prévisionnels par société. |
| Il est possible de définir des plans prévisionnels par site. |
| Version du plan sur la période (10 caractères autorisés). |
| Plusieurs versions du plan de formation peuvent être élaborées sur la même période. Le plan coché Définitif est celui qui est transmis au comité d'entreprise. Une fois que le plan de formation définitif est élaboré sur une période, il n'est plus possible de générer d'autres versions pour cette période. Lorsqu'un plan est définitif (lorsque la case Définitif est cochée), le code plan, la date de début et la date de fin sont automatiquement reportés sur les demandes de formation. Les demandes de formation prises en compte au titre de ce plan ne sont plus modifiables. Ces demandes ne sont plus prises en compte dans la simulation de nouveaux plans prévisionnels. Vous pouvez retirer le caractère définitif d'un plan à tout moment. Dans ce cas, les demandes de formation redeviennent modifiables. |
| Si le code plan existe déjà dans la fonction Budget de référence (GESBUR), les champs Date de début et Date de fin sont alimentés automatiquement avec les dates renseignées dans le budget de référence. Vous ne pouvez pas modifier ces dates. Si vous créez un nouveau code plan sans le lier à un budget de référence, vous pouvez saisir les dates que vous souhaitez. Lorsqu'un plan est définitif, le code plan, la date de début et la date de fin sont automatiquement reportés sur les demandes de formation. |
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Coût total plan
| Ce champ affiche le budget de référence correspondant à l'élément en cours, c'est-à-dire pour la période, la société et le site. Le montant affiché est :
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| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Onglet Plan
Vous pouvez saisir le plan de façon manuelle dans le tableau Saisie du plan ou cliquer sur Proposition pour pré-alimenter le plan. Pour faciliter la saisie, utilisez la liste de sélection Picking des demandes.
Pour chaque ligne saisie, les coûts détaillés du stage ou de la session (au cas où la demande de formation est rattachée à une session) sont affichés dans le tableau Coûts prévisionnels.
Les coûts salariaux des stagiaires sont valorisés en fonction de la catégorie 2483 des participants, si la demande de formation n’est pas nominative. Sinon, les coûts salariaux sont valorisés en fonction des rubriques du plan de paie paramétrées dans les paramètres suivants :
- Taux horaire patronal imputable - TXHRPAT
- Taux horaire patronal total - TXHRPAT2
- Taux horaire salarial imputable - TXHRSAL
- Taux horaire salarial total - TXHRSAL2
Le coût total plan est affiché dans l’en-tête.
Vous pouvez valoriser des actions de formation même si le stage n'est pas défini. Dans ce cas, le code stage à utiliser est le code stage défini comme fictif dans la fonction Stage. Les mêmes champs sont saisissables.
Exemple :
Dans le cadre de la politique RH, le gestionnaire sait que des actions vont être menées à destination d'un groupe de salariés. Les modalités ne sont pas encore définies mais un budget global a été alloué. Dans ce cas, l'action est ajoutée au plan en utilisant le code stage fictif et peut fournir toutes les indications connues concernant la catégorie, le dispositif, etc.
Il est possible d'isoler les calculs de certaines lignes du plan à des fins de simulation avant de confirmer qu'un plan est définitif (la colonne Calcul est mise à la valeur Non).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Saisie du plan
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Cela permet de mesurer l'impact de la suppression d'une ligne du plan sur les coûts et leur répartition, avant la suppression définitive. Un plan ne peut pas être définitif (case à cocher non accessible), lorsqu'il existe des lignes dont le champ Calcul a pour valeur 'Non'. L'utilisateur doit faire un choix :
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| Nombre de salariés retenus pour participer au stage de formation. |
| Stage de formation à intégrer dans le plan de formation |
| Information initialisée par la demande ou saisie. |
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| S'il n'y a qu'un participant, il est possible de saisir le matricule du salarié. La demande est nominative. |
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| Contrat du salarié. . |
| Site auquel les participants au stage doivent être rattachés. |
| Catégorie de salariés sélectionnés pour participer au stage. Un message d'avertissement apparait si la catégorie saisie n'est pas celle visée par le stage. |
| Service auquel les participants au stage doivent être rattachés. |
Tableau Coûts prévisionnels
| Ce tableau fournit le détail des coûts pour chaque ligne du plan de formation. Si une demande est ajoutée au plan de formation de façon manuelle, les lignes de coûts sont signalées comme étant ‘automatiques’. Les valeurs proviendront de la période de formation. Les coûts issus de la période de formation s’appliquent. S’il existe une répartition des coûts de formation associée à la période de formation, les règles de répartition s’appliquent le cas échéant. Si un coût est ajouté de façon manuelle dans le tableau, les valeurs ne proviendront pas de la période de formation et aucune répartition des coûts de formation ne s’appliquera. Les coûts (salaires et charges) des participants ou du formateur sont calculés de façon automatique, selon les rubriques de paie définies au niveau des paramètres. Si les coûts sont définis dans la répartition des coûts de la période de formation, les mêmes règles s’appliquent de façon automatique. Si le module de paie n’est pas disponible, ou si les demandes de formation ne concernent pas des personnes dont l'identité est connue, les coûts sont calculés selon leurs catégories. La table diverses 453 – Catégories contient les taux horaires à appliquer. |
| Si la ligne générée est issue d’une proposition, ce champ prendra la valeur ‘Automatique’. Si la ligne a été ajoutée de façon manuelle, ce champ prendra la valeur ‘Manuelle’. Si vous modifiez l‘une des deux lignes ‘automatiques’ associées à une répartition des coûts, les deux lignes prennent la valeur ‘Manuelle’. Si vous supprimez l‘une des deux lignes ‘automatiques’ associées à une répartition des coûts, vous serez averti que la ligne sera recréée si le plan est revalorisé. Ce champ n’est pas modifiable. |
| Le coût de chaque ligne du plan de formation est détaillé dans ce tableau. Cette valorisation provient de la demande de formation, si la ligne a été générée par proposition, ou du stage. Le coût collectif est un coût fixe défini par session indépendamment du nombre de participants. |
| Le coût individuel est soit un coût :
Lors de la valorisation des coûts (constitution du plan), les coûts collectifs sont ramenés au nombre de participants standard du stage pour l'obtention des coûts individuels. |
| Le coût de chaque ligne du plan de formation est détaillé dans ce tableau. Cette valorisation provient de la demande de formation, si la ligne a été générée par proposition, ou du stage. Les coûts salariaux et patronaux des participants, sont calculés de façon automatique en fonction de leurs catégories. La table diverse 453 des catégories, contient les taux horaires à appliquer. On distingue les taux horaires imputables et totaux. Le montant total corresponde au coût dans sa globalité, tandis que le montant imputable correspond à la partie du coût à imputer sur la déclaration 2483. Le montant individuel correspond au coût d'un participant tandis que le montant collectif correspond au coût de tous les participants. |
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| Indiquez dans quel cadre s'inscrit la demande de formation :
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| Type de financement de la nature de coût. |
| Organisme de financement de la nature de coût. |
Icône Actions
Demande
Pour accéder à la fonction des demandes de formation, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Demande.
Onglet Coût par stage
Présentation
Le tableau Coûts par stage est une synthèse des coûts par stage.
Le tableau Détail affiche le détail des coûts de chaque stage. Pour obtenir cette information, positionnez-vous sur un stage dans le premier tableau.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Coûts par formation
| Ce tableau propose un récapitulatif du plan de formation par stage. |
| Nombre de participants inscrits à ce stage dans le plan de formation, |
| Nombre de sessions auxquelles sont affectés les participants du stage. |
| Coût total et imputable du stage. |
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Tableau Détail des coûts
| Ce tableau détaille les coûts d'un stage. |
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Onglet Coût par type de financement
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Coûts par type de financement
| Ce tableau est un récapitulatif des coûts par type de financement. |
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Tableau Détail des coûts
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Onglet Enveloppes
Présentation
Utilisez cet onglet pour valoriser des coûts qu'il n'est pas possible de définir dans chaque stage, mais dont le montant annuel est connu par déduction des coûts des années antérieures. Des enveloppes sont saisies lorsque ces coûts sont suivis de manière détaillée dans le plan de formation réalisé.
Exemple :
Le gestionnaire de formation ne souhaite pas imputer les frais de déplacements prévisionnels des participants en détail pour chaque stage. En revanche, ils sont saisis dans les coûts réels de chaque inscription. Par souci de cohérence, les coûts prévisionnels sont saisis sous la forme d'enveloppes.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PLANSAI : Saisie du plan prévisionnel
PLANFOR : Plan nominatif prévisionnel
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
Cliquez sur Proposition pour générer une version du plan de façon automatique, en fonction des demandes de formations existantes et des critères de sélection des demandes. La proposition prend uniquement en compte les demandes pour lesquelles le stage a été renseigné, et à condition que la période du plan ne soit pas déjà renseignée. 1. Saisissez les éléments suivants :
2. Sélectionnez les statuts relatifs aux demandes que vous voulez inclure dans le projet de plan de formation. 3. Cliquez sur OK pour générer une version initiale du plan. Vous pouvez ensuite la compléter. S’il existe une répartition des coûts de formation pour la période de formation et le type de coûts, les coûts sont partagés sur la base des règles de répartition des coûts de formation. |
Cliquez sur Revalorisation pour actualiser l'ensemble des coûts prévisionnels du plan, en appliquant :
Seuls les coûts de type 'Automatique' sont actualisés. Les coûts saisis ou modifiés dans le plan prévisionnel de type 'Manuel' ne sont pas écrasés. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Plan de formation clos pour l'année
Vous ne pouvez pas saisir d'autres versions du plan sur cette année car une version définitive du plan existe.
Un plan définitif existe déjà sur l'année ...
Il ne peut y exister deux plans définitifs sur une même année.
Il faut d'abord sélectionner une ligne de stage
Vous saisissez les coûts prévisionnels relatifs à une ligne du plan.
Coût imputable supérieur au coût total
Vous ne pouvez pas imputer plus que le coût total.
Coût imputable supérieur au minimum garanti
Le coût d'hébergement est plafonné à cinq fois le minimum garanti.
Ligne de coût déjà existante en ligne
Le coût a déjà été saisi avec les mêmes éléments (dispositif, type de financement, organisme de financement).
Au moins un type de demande doit être sélectionné
La proposition automatique s'élabore à partir des demandes de formation dont l'état correspond à la sélection.
Stage incompatible avec la demande
La demande est faite sur un stage différent. (message d'avertissement)