Freigabe Rechnungen
Mit dieser Funktion können bereits erstellte Rechnungen im Batch freigegeben werden. Zu jeder freigegebenen Rechnung wird ein Buchhaltungsbeleg generiert.
Durch die endgültige Verarbeitung der Rechnung wird sie nicht änderbar und es werden die folgenden endgültigen Aktualisierungen ausgelöst:
- Bestandsaktualisierung, wenn die Rechnung im Bestand verwaltete Artikel enthält und eine Bestandsbewegung durchgeführt werden muss. Dies gilt insbesondere für Direktrechnungen mit Bestandsbewegung, für Rechnungen, die Aufträge mit Direktrechnung betreffen bzw. denen Aufträge mit Direktrechnung zugrunde liegen und für Lieferungen, wenn eine Position für im Bestand verwaltete Artikel hinzugefügt wird. Handelt es sich um Gutschriften mit Bestandsbewegung, werden sie schon bei der Erstellung oder der Änderung der Gutschrift durchgeführt.
- Aktualisierung der Buchhaltung. Erzeugung des dazugehörigen Buchhaltungsbeleges.
- Aktualisierung der Summen (Kunde, Artikel, Provision, Statistik usw.)
Bereits freigegebene Rechnungen können nicht mehr geändert werden. Die Rechnung kann nur durch die Erstellung einer dazugehörigen Gutschrift ganz oder teilweise gegengebucht werden.
Sind die freigegebenen Rechnungen oder Gutschriften vom Typ unternehmensübergreifend, kann in Abhängigkeit der allgemeinen unternehmensübergreifenden Parameter eine entsprechende Eingangsrechnungsprüfung für jede Rechnung dieses Typs am Standort des Kundenunternehmens erzeugt werden.
Frz. elektr. Unterschr. für Verk.rechnungen und Belege
Gemäß den gesetzlichen Anforderungen der französischen und portugiesischen Betrugsbekämpfungsgesetze und der Selbstverpflichtung, die Datensicherheit zu garantieren, werden elektronische Signaturen automatisch generiert, wenn eine Kundenrechnung oder ein Buchungsbeleg gebucht werden oder den Status Endgültig erhalten. Nach Generierung der elektronischen Signatur können leicht Änderungen festgestellt werden, die an den folgenden Feldern vorgenommen wurden.
Sie können die Funktion Prüfung elektronische Unterschriften (FRADSICTL) verwenden, um die aktuelle elektronische Signatur zu prüfen und mögliche Unstimmigkeiten hervorzuheben.
Weitere Informationen zur Umsetzung dieser Funktionalität finden Sie im Onlinehilfe-Center in den Leitfäden „Elektronische Signatur Frankreich“ und „SVAT-Zertifizierung für die Rechtsordnung Portugal“. Dieses Dokument richtet sich an Administratoren und Consultants, die Sage X3 warten und aktualisieren.
Ausnahmen
Die Daten von Rechnungen oder Buchungen, die vor Aktivierung der Funktionalität für elektronische Signaturen gebucht wurden, werden nicht in der Tabelle DKSDATAFRA hinzugefügt. In diesem Kontext wird keine elektronische Signatur generiert.
Andere Rechtsordnungen als die französische und portugiesische Rechtsordnung erlauben die Generierung elektronischer Signaturen nicht.
Eine elektronische Signatur ist ein Datensatz in der Tabelle der elektronischen Signaturen (DKSDATAFRA), die Daten aus den folgenden Feldern der Tabellen Verkaufsrechnungen (SINVOICE) und Buchhaltungsbelege (GACCENTRY) enthält:
Feldcode | Bezeichnung | Datenquelle: SINVOICE | Datenquelle: GACCENTRY |
ORIDOC | Ursprung Dokument | 1 | 2 |
DOCTYP | Journal | SINVOICE.SIVTYP | GACCENTRY.TYP |
DOCNUM | Titel Journal | SINVOICE.NUM | GACCENTRY.NUM |
TOTTAX(9) | Summe pro Steuersatz | SIH.AMTTAX(i) + SIH.BASTAX(i) | |
AMTATI | Rechnungsbetrag mit Steuer | SIH.AMTATI | |
DATTIM | Datum und Uhrzeit der Signatur | Datetime$ | |
INVSNS | Belegtyp | Evaluierung SIH.SNS | |
CPYNAM | Unternehmensname | CPY.CPYNAM | |
POSCOD | PLZ Unternehmen | BPA.POSCOD | |
CPYEECNUM | USt.-Nummer Unternehmen | CPY.EECNUM | |
BPRNAM | Kundenname | SIH.BPRNAM(0) | BPARTNER.BPRNAM |
BPREECNUM | PLZ Kunde | SIH.POSCOD | |
JOU | Journalcode | GACCENTRY.JOU | |
DESTRA | Titel Journal | GACCENTRY.DESTRA | |
FNLPSTNUM | Endgültige Nummer | GACCENTRY.FNLPSTNUM | |
ACCDAT | Buchungsdatum | SINVOICE.ACCDAT | GACCENTRY.ACCDAT |
ACC | Kontocode | GACCENTRYD.ACC | |
BPR | Personenkonto | SINVOICE.BPR | GACCENTRYD.BPR |
LIN | Buchungszeile | GACCENTRYD.LIN | |
LINDES | Bezeichnung Zeile | string$([F:DAE]DES<>'', |
Maskenverwaltung
Die Freigabe im Batch erfolgt durch die Auswahl der zu verarbeitenden Rechnungen.
Erfassungsmaske
Übersicht
Vorgeschlagene Auswahlbereiche:
Alle Unternehmen oder ein Unternehmen
Ist das Kontrollkästchen Alle Unternehmen aktiviert, ist das Feld Unternehmen nicht zugänglich, und die Rechnungsfreigabe wird für alle Unternehmen der Gruppe ausgeführt. Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.
Alle Standorte oder ein Standort
Es handelt sich um die von der Fakturierung betroffenen Verkaufsstandorte. Ist das Kontrollkästchen Alle Standorte aktiviert, ist das Feld Standort nicht zugänglich, und die Rechnungsfreigabe wird für alle Verkaufsstandorte der zuvor ausgewählten Unternehmen ausgeführt. Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.
Alle Benutzer oder ein Benutzer
Ist das Kontrollkästchen Alle Benutzer aktiviert, ist das Feld Benutzer nicht zugänglich, und die Rechnungsfreigabe wird für alle Rechnungen für alle Benutzer ausgeführt. Das Kontrollkästchen ist nicht standardmäßig aktiviert und der Benutzercode entspricht dem Benutzer, der die Funktion ausführen wird.
Wurde kein Benutzer bestimmt, werden die Rechnungen wie folgt ausgewählt. Wurde die Rechnung nicht geändert, wird der Benutzer gewählt, der die Rechnung erstellt hat. Andernfalls wird der Benutzer, der die Rechnung geändert hat, ausgewählt.
Alle Rechnungstypen oder ein Rechnungstyp
Ist das Kontrollkästchen Alle Typen aktiviert, ist das Feld Typ nicht zugänglich, und die Rechnungsfreigabe wird für alle Rechnungstypen ausgeführt. Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.
Beginn / Ende
Rechnungsdatum
Die Auswahl der Rechnungen kann auf einen Datumsbereich der Rechnungen eingeschränkt werden.
Rechnungsnr.
Die Auswahl kann über die Rechnungsnummern auf eine Reihe von Rechnungen eingeschränkt werden.
Prüfungen
Für jede Position, die eine Bestandsaktualisierung erfordert, werden folgende Aspekte kontrolliert:
Der Status der Periode, in der die Bewegung erfolgt, autorisiert die Bestandsaktualisierung (Status = Direkt, siehe Dokumentation Perioden).
Der Artikel wird nicht gesperrt.
Es gibt keine Fehlmengen für Artikel, für die keine Fehlbestände zugelassen sind.
Die Qualitätskontrolle muss für alle Abgangsbestandszeilen mit einer Analyseanfrage durchgeführt werden.
Der Bestandsstatus der abzugehenden Bestandszeilen muss mit der Abgangsregel kompatibel sein (siehe Allgemeine Abgangsregeln sowie Abgangsregeln nach Artikelkategorien). Diese Abgangsregeln können von der Rechnungstransaktion abhängen, die zur Erstellung der Rechnung verwendet wurde.
Das Ablaufdatum ablauffähiger Artikel darf nicht überschritten werden.
Für den Benutzer Bestandsverwalter (siehe Parameter STOADMIN) ist die Prüfung des Bestandsstatus "nicht autorisiert für Abgang" und die Prüfung überschrittener Verfallsdaten nicht blockierend. Die Prüfungsergebnisse werden aber in der Logdatei festgehalten.
Der Kreditstatus des Kunden wird nicht gesperrt.
Das Kreditlimit des Kunden ist nicht überschritten, oder der Betreiber der automatischen Sendung ist dazu berechtigt, Bestandsabgänge durchzuführen, solange das Kreditlimit des Kunden überschritten ist.
Am Ende der Freigabe wird immer eine Logdatei erzeugt, in der die freigegebenen Rechnungen und die Fehler zusammengefasst werden.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Kriterien
| Rechnungsfreigabe --------------------------------------- |
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Beginn / Ende
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| Rechnungsfreigabe --------------------------------------- |
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Batchaufgabe
Diese Funktion kann im Batch gestartet werden,. Zu diesem Zweck FUNCFMINV ist die Standardaufgabe vorgesehen.
Spezifische Aktionen
Klicken Sie auf diese Aktion, um Ihre Einstellungen in einem Memocode zu speichern und später zu verwenden. Das Memo ist mit Ihrem Benutzerprofil verknüpft, und nicht mit der Funktion oder der Maske.
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Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Memocode zu erfassen und die unter diesem Code gespeicherten Einstellungen zu laden. |
Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Memocode zu löschen. |
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Dieser Standort gehört zu Unternehmen XXXX
Der gewählte Standort gehört nicht zum gewählten Unternehmen.
Falsches Datum
Zwischen dem Beginn- und Endedatum besteht eine Unstimmigkeit.
Kein zu bearbeitender Beleg vorhanden
Diese Meldung erscheint am Ende der Verarbeitung, wenn keine Rechnung für die Auswahl gefunden wurde.
Periode nicht definiert oder Bearbeitung zu diesem Datum nicht zulässig
Diese Meldung erscheint, wenn das Rechnungsdatum nach dem Tagesdatum liegt oder der Status der Periode, in der dieses Datum liegt, nicht Direkt entspricht.
Artikel für die Inventur gesperrt
Diese Meldung erscheint, wenn sich der Artikel in Inventur befindet.
Fehlmenge
Diese Meldung erscheint, wenn die Rechnung Fehlmengen für Artikel enthält, für die keine Fehlbestände zugelassen sind.
Fehlermeldungen bei der Aktualisierung in der Buchhaltung
Siehe Dokumentation Automatische Belege für weiterführende Informationen zu den möglichen Fehlermeldungen.
Meldungen der zur Freigabe gehörigen Logdatei
Mandatsreferenz ist nicht angegeben im Offenen Posten der Rechnung
Diese Meldung wird angezeigt, wenn bei einer Zahlungsbedingung vom Typ SDD zu mindestens einem offenen Posten mit Zahlungsart vom Typ SDD eine Mandatsreferenz fehlt.
Mandatsreferenz nicht freigegeben
Diese Meldung wird angezeigt, wenn bei einer Zahlungsbedingung vom Typ SDD zu mindestens einem offenen Posten mit Zahlungsart vom Typ SDD ein nicht freigegebenes Mandat referenziert ist.