Genehmigung / Ablehnung
Mit dieser Funktion kann der Unterzeichnende die ihm zugesandten Überarbeitungsanforderungen genehmigen oder ablehnen. Dies geschieht über eine Workflow-Meldung oder per direktem Zugriff auf die von ihm zu bearbeitende Genehmigungsliste.
Nach Eingang der Meldung kann der Unterzeichnende entweder direkt in seinem Postfach oder per Zugriff auf die Liste der von ihm zu bearbeitenden Überarbeitungsanforderungen zugreifen. Sind mehrere Unterzeichnende in den Unterzeichnungsprozess involviert, gilt für die nachfolgenden Unterschriften derselbe Prozess wie für die erste.
Der Überprüfungsstatus wird nach Erhalt der letzten Signatur auf Genehmigt gesetzt. Wurde eine Anfrage auf Überprüfung genehmigt, wird der genehmigte Betrag in den Datensätzen nicht aktualisiert. Aus Gründen der Rückverfolgung wird dieser Betrag auf den Wert des ersten genehmigten Betrags festgesetzt. Um die Änderung des genehmigten Betrags anzuzeigen, öffnen Sie die Funktion Anzeige Überarbeitungen.
Verweigert einer der Unterzeichner seine Unterschrift, wird der Status auf Abgelehnt gesetzt.
Während des gesamten Genehmigungszyklus können Sie keine Änderungen am Budgetpool, am Budget, an den Budgetzeilen und an der Anfrage auf Überprüfung vornehmen. Diese Sperre wird nach Erteilung der Genehmigung oder Ablehnung wieder aufgehoben.
Nach der Genehmigung können Sie eine Überarbeitung nur durch eine umgekehrte Überarbeitung rückgängig machen.
Einschränkungen bei den Überarbeitungen
Bei den Überarbeitungen gelten folgende Einschränkungen:
Überarbeitung nach oben
Für einen Budgetpool
Keine Erhöhungsbegrenzung. Aktualisierung des budgetierten Budgetpoolbetrags.
Für ein Budget:
Erhöhung begrenzt auf den umzulegenden Rest der Budgetpoolrücklage. Aktualisierung des budgetierten Budgetbetrags, des umzulegenden Rests der Budgetpoolrücklage
Für eine Budgetzeile
Erhöhung begrenzt auf den umzulegenden Rest der Budgetrücklage. Aktualisierung des budgetierten Budgetzeilenbetrags, des umzulegenden Rests und der Budgetrücklage.
Überarbeitung nach unten
Für einen Budgetpool
Bis zum verteilenden restlichen Budgetpool Aktualisierung des budgetierten Budgetpoolbetrags.
Für ein Budget:
Bis zum verteilenden restlichen Budget Aktualisierung des budgetierten Budgetbetrags.
Für eine Budgetzeile
Bis zum umzulegenden Rest der Budgetzeile. Aktualisierung des budgetierten Budgetzeilenbetrags.
Wenn eine Anfrage auf Überprüfung gestellt wurde, können Pool, Budget und Budgetzeile nicht geändert werden (ausgegraute Felder und keine Aktion ‚Speichern‘). Weiterhin ist es in einem solchen Szenario nicht möglich, eine weitere Anfrage auf Überprüfung zu erfassen, solange die Genehmigung oder Ablehnung der laufenden Überarbeitungsanforderung noch nicht erteilt wurde.
Genehmigung und Anzeige der Überarbeitungen
Genehmigung der Überprüfung
Verwenden Sie diese Funktion, um die gestellten Überarbeitungsanforderungen zu genehmigen oder abzulehnen. Dieser Überarbeitungsprozess kann aus einem Workflow-gesteuerten Signaturkreis stammen.
Während des gesamten Genehmigungszyklus können Sie keine Änderungen am Budgetpool, am Budget, an den Budgetzeilen und an der Anfrage auf Überprüfung vornehmen. Diese Sperre wird nach Erteilung der Genehmigung oder Ablehnung wieder aufgehoben.
Der Überprüfungsstatus wird nach Erhalt der letzten Signatur auf Genehmigt gesetzt. Wurde eine Anfrage auf Überprüfung genehmigt, wird der genehmigte Betrag in den Datensätzen nicht aktualisiert. Aus Gründen der Rückverfolgung wird dieser Betrag auf den Wert des ersten genehmigten Betrags festgesetzt. Um die Änderung des genehmigten Betrags anzuzeigen, öffnen Sie die Funktion Anzeige Überarbeitungen.
Sie können eine genehmigte Überarbeitung nur durch eine umgekehrte Überarbeitung rückgängig machen.
Verweigert einer der Unterzeichner seine Unterschrift, wird der Status auf Abgelehnt gesetzt.
Nach der Ablehnung einer Überarbeitung unter Angabe eines Grundes wird der Antrag auf den Status Abgelehnt gesetzt. Dadurch wird der entsprechende Budgetpool, das entsprechende Budget oder die entsprechende Budgetzeile gesperrt.
Anzeige Überarbeitungen
Jede Überarbeitung, unabhängig davon, ob sie genehmigt oder abgelehnt wird, wird unabhängig vom betreffenden Objekt (Budgetpool, Budget oder Budgetzeilen) in der Tabelle der Überarbeitungen gespeichert und kann von dem betreffenden Objekt aus oder über das spezifische Menü konsultiert werden.
Signaturkreis
Vorherige Parametrierung
Die Genehmigung von Umschlägen, Budgets und Budgetpositionen sowie die Genehmigung von Budgetpanpassungen kann sich aus einem parametrierbaren Signaturkreis ergeben. Die Umsetzung der Signaturkreis an hängt mit der Parametrierung folgender Elemente zusammen:
- Datenmodell bei Budgetgenehmigungen BUOAPP für die mit der Tabelle BUDAPP (BOA) verbundene Tabellengruppe, bei Anpassungen BUREV für die mit der Tabelle BUDREV (BRV) verbundene Tabellengruppe
- Workflow-Regeln BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL bei Budgetgenehmigungen und REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL bei Anpassungen
- Benutzerzuweisungsregeln BUOAPP bei Budgetgenehmigungen, BUOREV bei Anpassungen
- Benutzerzuweisung. Mit dieser Funktion können bei Auswahl des Feldes "Formel / Benutzer" Formeln für die "Benutzerfelder" erfasst werden. Die Formeln werden während der Workflow-Ausführung ausgewertet. Ist der Feldwert kleiner oder gleich dem Wert fünf, so wird davon ausgegangen, dass es sich um einen erfasst Benutzercode handelt. In diesem Fall wird das Feld nicht ausgewertet.
Suchformeln für Unterzeichnende
Die Suche nach den Unterzeichnenden kann entweder per Erfassung des Codes des Unterzeichnenden oder über eine Formel erfolgen, anhand derer der betreffende Unterzeichnende in den einzelnen Einheiten gesucht wird.
Jede Einheit besteht aus:
- Benutzercode
- verantwortliche Einheit
- Genehmigungseinheit
- Zugehörige Einheit
Der Budgetpool, dessen Budgets und dessen Positionen bilden eine verantwortliche Einheit, eine Genehmigungseinheit (EA1) und eine zugehörige Einheit (ER1). Die Genehmigungseinheit EA1 umfasst eine Genehmigungseinheit EA2, diese umfasst eine Genehmigungseinheit EA3 etc., bis die unterste Stufe der Hierarchie erreicht ist. Analog dazu umfasst die zugehörige Einheit ER1 eine zugehörige Einheit ER2, diese wiederum eine zugehörige Einheit ER3 etc., bis die unterste Stufe der Hierarchie erreicht ist. Jeder Einheit enthält den Code eines Verantwortlichen, der mit einer Formel gesucht werden kann, die den in der Parametrierung gesetzten Benutzercode ersetzt (siehe nachstehende Tabelle).
Genehmigungshierarchie | RES | Ebene | Zugehörige Hierarchie | RES | Ebene |
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Einheit APP = 1 | MCL9: | EA3: | Einheit APP = 1 | MCL9: | ER4: |
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Einheit APP = 10 | MCL2: | EA2: | Einheit APP = 20 | MCL4: | ER2: |
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Einheit APP = 103 | MCL1: | EA1: | Einheit APP = 203 | MCL3: | ER1: |
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Einheit 20301 |
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| Einheit 20301 |
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Die Parametrierung der "Benutzerzuweisungen" kann also auf folgende Art erfolgen:
- Genehmigungseinheit = 103
- Unterzeichnender 1 = [F:ER1]USR (USR der Einheit 203, also MCL3)
- Unterzeichnender 2 = [F:EA1]USR (USR der Einheit 103, also MCL1)
- Unterzeichnender 3 = [F:EA2]USR (USR der Einheit 10, also MCL2)
- Unterzeichnender 4 = [F:ER2]USR (USR der Einheit 20, also MCL4)
- Unterzeichnender 5 = [F:EA3]USR (USR der Einheit 1, also MCL9)
- Unterzeichnender 6 = [F:ER3]USR (USR der Einheit 1, also MCL9)
Wird der Verantwortliche einer Einheit geändert, können mit den Formeln die implementierten Signaturkreise ohne Änderung weiterverwendet werden. Die Änderung wird automatisch bei Änderung der Einheit berücksichtigt.
Maskenverwaltung
Die Maske besteht aus zwei Blöcken: Im ersten wird der betreffende Unternehmens- oder Standortcode erfasst, im zweiten wird in einer Tabelle eine Übersicht über alle Objekte angezeigt, für die eine Überarbeitung angefordert wurde.
Die zulässige Anzahl an Zeilen beträgt 500.
Jede Überarbeitungsanforderung kann einzeln per Auswahl aus der Spalte ‚Verarbeitung‘ oder für alle über die Aktionen ‚Alle überprüfen‘ oder ‚Alle ablehnen‘ verarbeitet werden.
Erfassungsmaske
Übersicht
In der Tabelle sind die vom Unterzeichnenden zu genehmigenden Überarbeitungsanforderungen enthalten.
Werden bei einem Antrag mehrere Objekte überprüft, so werden die Beträge nicht angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol Aktionen und dann auf ‚Detail Anpassung‘, um die ausgeführten Überarbeitungsanforderungen jeder Überarbeitungsebene anzuzeigen: Budgetpool, Budgets, Budgetzeilen.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Auswahl
| Dieses Feld wird mit dem Code des nächsten Unterzeichners des Überarbeitungsgenehmigungskreises angegeben. |
| Verwenden Sie dieses Feld, um in der Liste den Code des Standorts oder des Unternehmens zu erfassen oder auszuwählen. Dieser Code ermöglicht die Auswahl aller Überarbeitungsanforderungen, die vom Benutzer für das betroffene Unternehmen unterzeichnet werden müssen. Entspricht die erfasste Information einem Unternehmen, stellt die Auswahl alle auf Unternehmensebene definierten Objekte dar, einschließlich der auf Standortebene dieses Unternehmens definierten Objekte. Entspricht die erfasste Information einem Standort, stellt die Auswahl nur die auf Ebene dieses Standorts definierten Budgetobjekte dar. |
| Dieses Feld gibt den dem Standort- oder Unternehmenscode zugewiesenen Titel an. |
Überarbeitung
| Klicken Sie auf die Aktion ‚Alle überprüfen‘, um in einem Arbeitsgang sämtliche Budgetobjekte der Auswahl zur Überarbeitung auszuwählen. Die Verwendung hat zur Folge, dass in der Spalte ‚Verarbeitung‘ der Status ‚Kein‘ durch den Status ‚Überarbeiten‘ ersetzt wird. Diese Aktion kann durch erneutes Klicken auf die gleiche Aktion abgebrochen werden, wodurch die Auswahl wieder den Status ‚Kein‘ erhält. |
| Klicken Sie auf die Aktion ‚Alle ablehnen‘, um in einem Arbeitsgang sämtliche Budgetobjekte der Auswahl zum Ablehnen auszuwählen. Die Verwendung hat zur Folge, dass in der Spalte ‚Verarbeitung‘ der Status ‚Kein‘ durch den Status ‚Ablehnen: ersetzt wird. Diese Aktion kann durch erneutes Klicken auf die gleiche Aktion abgebrochen werden, wodurch die Auswahl wieder den Status ‚Kein‘ erhält. |
Ablehnung
Tabelle Details
| Diese Spalte gibt drei Optionen vor: Kein (Standardstatus für die ausgewählten Budgetobjekte), Überprüfen und Ablehnen. Jede Überprüfungsanfrage kann genehmigt oder abgelehnt werden, indem die geeignete Verarbeitung individuell ausgewählt wird. Für eine globale Verarbeitung aller Überprüfungsanfragen kann deie Schaltfläche ‚Alle überprüfen‘ oder ‚Alle ablehnen‘ verwendet werden. |
| Dieses Feld gibt den Code des Grunds für die Überprüfungsanfrage an, der in der sonstigen Tabelle 349 erfasst oder ausgewählt wurde. |
| Verwenden Sie dieses Textfeld, um einen detaillierten Überprüfungsgrund zu erfassen. |
| Dieses Feld stellt die Bezeichnung der Objektebene für die Überarbeitungsanforderung dar: Budgetpool, Geschäftsjahresbudget und Budgetzeile. Die Ebene ‚Mehrfach‘ gibt an, dass die Überarbeitung auf mehreren Objekten beruht: Budgetpool, Budgets und/oder Zeilen. In diesem Fall werden die Beträge nicht angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol Aktionen in einer Zeile und dann auf ‚Detail Anpassung‘, um die ausgeführte Überarbeitungsanforderung jeder Überarbeitungsebene anzuzeigen. |
| Dieser Code gibt die Budgetpools für die Objekte an, für die die Überprüfung gewünscht wurde und die genehmigt werden müssen. |
| Dieses Feld gibt die dem Budgetpoolcode zugewiesene Bezeichnung an. |
| Dieses Feld gibt den Code des Geschäftsjahres an, der den Budgets nach Geschäftsjahr zugeordnet ist. |
| Verwenden Sie dieses Feld, um das Budgetkonto für eine Budgetzeile anzugeben. |
| Dieses Feld gibt den Code der Verwaltungswährung der Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen an, der in der Währungstabelle geprüft wird. |
| Dieses Feld gibt den budgetierten Nettobetrag vor der Überarbeitung der ausgewählten Budgetpools, Budgets und Budgetzeilen an. Dieser Betrag entspricht dem genehmigten, erhöhten oder reduzierten Betrag der vorangegangenen Überarbeitungen. |
| Dieses Feld gibt den Betrag der angeforderten Überarbeitung ohne Steuern an. Diese Information wird nur bei einer Genehmigung nach Objekt oder nach Zugriff auf das Detail einer Merhfachgenehmigung angezeigt. |
| Nettobetrag, der in der Überarbeitungsanfrage erfasst wurde; zu verwenden für die Rücklage:
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| Nettobetrag, der in der Überarbeitungsanfrage erfasst wurde; zu verwenden für den restlichen umzulegenden Betrag:
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| Nettobetrag, der in der Überprüfungsanfrage erfasst wurde und der angefragten Erhöhung des Budgepools entspricht. |
| Dieses Feld gibt die Summe der Einkaufsanfragen, Aufträge und Rechnungen an, die auf den Budgetzeilen, Budgets und Budgetpools belastet wurden. Diese Information wird nur bei einer Genehmigung nach Objekt oder nach Zugriff auf das Detail einer Merhfachgenehmigung angezeigt. |
| Dieses Feld gibt den Saldo der Budgetzeilen, Budgets und Budgetpools an, der dem Budgetbetrag - tatsächlichen Betrag entspricht. Diese Information wird für eine ‚individuelle‘ Überarbeitung angezeigt. Für eine ‚mehrfache‘ Überarbeitung wird dieses Feld nicht angegeben. Siehe Tabelle ‚Detail‘. |
| Diese Spalte zeigt den Code des Budgetpools an, falls zu einem Projekt gehörend. |
| Dieses Feld gibt die Entität an, die für die Verwaltung des Budgetpools, der Budgets und der Budgetzeilen verantwortlich ist. |
| Dieses Feld gibt die Verbrauchsentität Ausgabe an. Diese nicht änderbare Information stammt aus der Budgetzeile. |
| Dieses Feld gibt den Identifikationscode der im Projekt definierten Charge an. |
| Dieses Feld gibt die vom System in folgendem Format generierte Überarbeitungsnummer an: (ÜB-)(MONAT)(JAHR)(Auftragsnummer). |
Schließen
Symbol Aktionen
Budgetpool
Verwenden Sie diese Aktion, um auf die Anzeige des Budgetpools der ausgewählten Tabellenzeile zuzugreifen.
Zeile
Verwenden Sie diese Aktion, um auf die Anzeige der Budgetzeile der ausgewählten Tabellenzeile zuzugreifen.
Detail Anpassung
Verwenden Sie diese Aktion, um im Falle einer Überarbeitung von mehreren Objekten die Details pro Objekt (Budgetpool, Budgets und Budgetzeilen) der entsprechenden Überarbeitung anzuzeigen
Schließen
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Keine Auswahl. Ohne Aktion verlassen?
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn Sie nach der Anzeige der Auswahlobjekte auf OK klicken, ohne dass eine Auswahl getroffen wurde. Wird die Meldung mit ‚Ja‘ beantwortet, erfolgt eine Verzweigung zurück in das Menü; bei ‚Nein‘ kann in der Auswahlmaske eine Überarbeitung genehmigt werden.
Sie sind nicht der aktuelle Unterzeichner dieser Anforderung
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn Sie über Ihr Postfach eine Genehmigung erteilen, Sie jedoch nicht mit dem für die Genehmigung erwarteten Unterzeichnercode angemeldet sind.
Die Revision ist nicht mehr zu genehmigen
Diese Meldung wird angezeigt, wenn Sie über Ihr Postfach eine Genehmigung erteilen, das Objekt jedoch bereits im entsprechenden Menü oder per Zugriff auf die verbundene Datei über den E-Mailanhang genehmigt wurde.
Eingabe erforderlich
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn die Genehmigung ohne Erfassung eines Ablehnungsgrundes abgelehnt wird.
Der genehmigte Budgetpoolbetrag darf nicht überschritten werden. Bitte zunächst den Budgetpool prüfen
Es wurde ein überarbeiteter Budgetbetrag erfasst, der höher ist als der überarbeitete Budgetpoolbetrag. Der überarbeitete Budgetbetrag oder der überarbeitete Budgetpoolbetrag muss geändert werden.
Der genehmigte Geschäftsjahresbudgetbetrag darf nicht überschritten werden. Dies bitte zunächst prüfen
Es wurde ein überarbeiteter Budgetzeilenbetrag erfasst, der höher ist als der überarbeitete Budgetbetrag. Der überarbeitete Budgetzeilenbetrag oder der überarbeitete Budgetbetrag muss geändert werden.
Der verfügbare Betrag des Budgetpools darf nicht geringer sein als der auf das/die Budget(s) umgelegte Betrag
Der Budgetpoolbetrag wurde reduziert, der verfügbare Budgetpoolbetrag reicht nun nicht mehr aus. Ändern Sie Ihre Erfassung, oder passen sie zunächst das Budget nach unten an, falls dies möglich ist.
Die Betragssumme der Budgetzeilen darf den in diesem Geschäftsjahr verfügbaren Budgetbetrag nicht überschreiten
Der Budgetbetrag wurde reduziert, der verfügbare Budgetbetrag reicht nun nicht mehr aus. Ändern Sie Ihre Erfassung oder passen sie zunächst die Budgetzeilen nach unten an, falls dies möglich ist.
Der Zeilenbetrag darf nicht niedriger sein als der realisierte Betrag.
Der Betrag der Budgetzeile wurde reduziert, diese umfasst jedoch Ausgabenumlagen, die über dem geänderten Betrag der Budgetzeile liegen. Ändern Sie Ihre Erfassung.
Angefragter Betrag muss sich vom Ursprungsbetrag unterscheiden
Der von Ihnen erfasste überarbeitete Betrag entspricht dem alten Betrag, es handelt sich nicht um eine Überarbeitung. Ändern Sie Ihre Erfassung oder brechen Sie die Überarbeitung ab.
Überschreitung des verfügbaren Betrags der Budgetpoolreserve
Bei der Überarbeitung eines Budgets nach Geschäftsjahren wurde ein Betrag ‚Entnahme aus Budgetpoolrücklage‘ erfasst, der höher ist als die betreffende Rücklage. Wenn Sie auf OK klicken, wird der Wert ‚Entnahme aus Budgetpoolrücklage‘ auf den Maximalbetrag dieser Rücklage gesetzt.
Der aus der übergeordneten Reserve entnommene Betrag ist nicht ausreichend. Mindestbetrag:
Die Verteilung der Erhöhung auf Rücklage und zu verteilenden Rest der nächsthöheren Ebene ist nicht korrekt. Der in der Meldung angezeigte, der Rücklage mindestens zu entnehmende Betrag, wird auf Basis des noch zu verteilenden Restes berechnet. In diesem Fall reicht dieser nicht aus, um den erfassten Rücklagenanteil akzeptieren zu können.
Überschreitung der verfügbaren Geschäftsjahresbudgetreserve
Bei der Überarbeitung einer Budgetzeile wurde ein Betrag ‚Entnahme aus Budgetrücklage‘ erfasst, der höher ist als die betreffende Rücklage. Wenn Sie auf OK klicken, wird der Wert ‚Entnahme aus Budgetpoolrücklage‘ auf den Maximalbetrag dieser Rücklage gesetzt.
Zunächst muss der neue Anfragebetrag erfasst werden
In den Spalten ‚Entnahme aus Rücklage‘ und ‚Entnahme aus nicht umgelegten Beträgen‘ und ‚Verlängerung‘ wurde ein Wert erfasst, bevor der beantragte Überarbeitungsbetrag erfasst wurde. Erfassen Sie zunächst den Betrag der angeforderten Überarbeitung.
Die unter Vorbehalt und unter nicht umgelegt berücksichtigte Betragssumme muss der Differenz zum Ursprungsbetr. entsprechen
Diese Meldung wird angezeigt, wenn die Verteilung auf getätigte Entnahme aus der Rücklage und getätigte Entnahme aus dem umzulegenden Rest nicht dem Betrag der beantragten Überarbeitung entspricht. Prüfen Sie Ihre Eingabe und korrigieren Sie die Verteilung.