Workflow-Überwachung
In der Workflow-Überwachung werden die Ereignisse angezeigt, die von einem gegebenen Benutzer zur Signatur vorgelegt wurden. Diese Anzeige ist transaktionsweise parametrierbar und kann sich über ein oder mehrere Register erstrecken. Zu jedem Ereignis werden Informationen zum auslösenden Kontext, zu den versandten Benachrichtigungen und zur Signaturhistorie angezeigt. Ggf. kann das Ereignis auch signiert oder mit einem Sichtvermerk versehen werden.
Vorbedingungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die Erfassung in der Planungsmaske Arbeitsbereich durchläuft je nach gewählte Transaktion eine bestimmte Anzahl von Registern. In jedem Register werden Daten angezeigt, die fallweise verschieden sind und fallweise parametriert werden können. In jedem dieser Register können sämtliche oder ein Teil der zu verarbeitenden Ereignisse angezeigt werden. Deren Aufteilung richtet sich nach parametrierbaren Regeln. Fallweise können die Daten auch hervorgehoben (Farbe, Schriftgröße) und nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
Kopfzeile
Übersicht
In der Kopfzeile werden die globalen Filterkriterien für die zu verarbeitenden Ereignisse erfasst, wobei in allen Funktionsregistern feinere Filter vorhanden sein können.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
| Ist diese Option ausgewählt, werden dem Benutzer die Benachrichtigungen angezeigt, die an die Benutzer gesendet wurden, für die er eine außerordentliche Vertretung hat. Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn der Benutzer mindestens eine solche Vertretung besitzt. |
| Definiert den Benutzercode der auf Unterschrift wartenden Workflow-Ereignisse, die man anschauen möchte. Er kann nur in zwei Fällen erfasst werden:
Kann dieses Feld nicht erfasst werden, ist er standardmäßig gleich dem aktuellen Wert des Benutzers. Kann dieses Feld erfasst werden, ist ihm aber kein Wert zugeordnet, können die folgenden Benachrichtigungen angeschaut werden:
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| Bei Vorgabe dieses Datums werden nur Daten bearbeitet, die zu oder nach diesem Datum angelegt oder zuletzt geändert wurden. Hinweis: das vorgeschlagene Datum ist standardmäßig das Tagesdatum minus eine Anzahl an Tagen gleich dem Parameterwert WRKDAY. |
| Bei Vorgabe dieses Datums werden nur Daten bearbeitet, die zu oder vor diesem Datum angelegt oder zuletzt geändert wurden. Standardmäßig ist dieses Datum gleich dem Tagesdatum. |
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Register Planungsmaske Arbeitsbereich
Übersicht
In jedem der bis zu acht Register dieser Art werden die Workflow-Benachrichtigungen angezeigt, für die eine Signaturregel oder ein Sichtvermerk parametriert wurde.
Die Standardsortierung der Daten und die Hervorhebung (durch einen Stil) von bestimmten Zeilen können in jedem Register einzeln parametriert werden.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 1
| Navigationsbuttons, mit denen alle Zeilen des Arbeitsplans durchlaufen werden können. |
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| Button, mit dem es möglich ist, eine Erfassungsmaske für ein Auswahlkriterium der Zeilen in Form eines logischen Ausdrucks zu öffnen.,. Dieses Kriterium wird für alle Register zusätzlich zu den spezifischen Kriterien für jedes Register angewendet. |
| Chronologische Nummer, die zugewiesen wird, wenn der Workflow ausgelöst wird. Im Fall eines manuellen Workflows wird für jeden Auslöserdatensatz eine Nummer zugewiesen. In allen anderen Fällen wird eine einzige chronologische Nummer pro Auslöser zugewiesen. Wird eine Benachrichtigung an mehrere Benutzer vom gleichen Ereignis aus gesendet, bleibt die chronologische Nummer gleich. |
| Definiert den Empfänger der Benachrichtigung. Wird eine Visa oder eine Unterschrift erwartet, muss normalerweise er sie durchführen. Dieser Empfänger ist nicht zwingend der Empfänger der in der ursprünglichen Regel definiert wurde. Sieht die Regel eine Vertretung an den ersten freien Empfänger vor und hat der Empfänger zu Beginn einen Vertreter mit Rechten für den betroffenen Zeitraum definiert, ist der Vertreter der Empfänger der Benachrichtigung (oder sein Vertreter, wenn er selbst abgegeben hat...). |
| Wird über die Regel eine Nachricht an einen Empfänger gesendet, erscheint seine E-Mailadresse in diesem Feld. |
| Diese chronologische Nummer wird für jede verarbeitete Zeile zugeordnet (es gibt mehrere für die Workflows vom Typ Kopfzeile/Zeile mit Gruppierungen). |
| Wird der Regel eine Datenvorlage angehängt und definiert diese Vorlage ein aktuelles Unternehmen in Abhängigkeit des Kontextes (entweder direkt ober über einen Standort), wird das entsprechende Unternehmen im Ereignis gespeichert. Dieses Unternehmen kann verwendet werden (ist aber nicht zwingend erforderlich), um die Zuweisungsregel zu definieren, die die Empfänger der Benachrichtigung festlegt. |
| Dieses Feld hat den Wert Nein, wenn der Benutzer der erste Empfänger der Benachrichtigung ist. Es hat den Wert Ja, wenn der Benutzer die Benachrichtigung als nicht vertretender Vertreter erhält (Optionen Alle oder Hierarchie) und der Unterschriftenrechte hat (hat er diese nicht, erscheint die Benachrichtigung nicht in seinem Arbeitsplan). Hinweis: Hat das Feld den Wert Ja, existiert in der Tabelle, die die Daten des Arbeitsplans speichert, mindestens eine andere Zeile mit der gleichen chronologischen Nummer mit dem Wert Nein (es können auch andere Zeilen mit der gleichen choronologischen Nummer und dem Indikator gleich Ja geben, wenn es mehrere Vertreter mit Unterschriftenrechten gibt). Die erste Unterschrift auf einer der betroffenen Zeilen aktualisiert automatisch alle Zeilen mit der gleichen chronologischen Nummer, die somit alle als unterzeichnet gelten. |
| Dieses Feld hat den Wert Ja, wenn eine Nachricht während der Ausführung der Regel gesendet wurde. |
| Definiert den Absender der Benachrichtigung, d.h. den Benutzer, dessen Aktion den Workflow ausgelöst hat. In einem Workflow vom Typ Unterschrift ist der Absender derjenige, der die vorherige Benachrichtigung unterschrieben hat. In einem anderen Workflow ist der Absender der Benutzer, dessen Aktion das Senden der Benachrichtigung auslöst. |
| Wurde eine Zeile des Arbeitsplans durch das Auslösen einer HTTP-Verknüpfung aus einer Meldung unterzeichnet, speichert dieses Feld die E-Mail-Adresse des Benutzers, der unterzeichnet hat. |
| Entspricht dem Systemdatum (wie es dem Verarbeitungsserver bekannt ist) zum Ausführungszeitpunkt des Workflow-Ereignisses. |
| Entspricht der Systemuhrzeit (wie sie dem Verarbeitungsserver bekannt ist) zum Ausführungszeitpunkt des Workflow-Ereignisses. |
| Entspricht dem Wert des Feldes Workflowart, das im Auslöseereignis definiert ist. Dies kann ein Kriterium für das Sortieren, Filtern oder Dispatchen der Zeilen in verschiedenen Registern des Arbeitsplans sein. |
| Enthält den bewerteten Text ab der Rubrik Rückmeldungstext, der im RegisterRückmeldung der Regel definiert ist; üblicherweise parametrisiert man hier einen Kommentar, der die Umstände des Workflow-Starts erklärt. |
| Definiert den Ereignistyp der Workflow-Regel der ursprünglichen Benachrichtigungszeile im Arbeitsplan. |
| Entspricht dem ursprünglichen Ereigniscode des Workflows, also dem Code:
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| Identifiziert die Workflow-Regel, deren Ausführung die Benachrichtigung gesendet hat. |
| Enthält den Vorgangscode im Auslösekontext:
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| Dieses Feld enthält das Datum, an dem der Workflow hätte unterzeichnet werden müssen. Es ist gleich dem Auslösedatum, wenn kein Unterschriftenprozess durchgeführt wurde oder kein Grenzdatum definiert wurde. Setzt das Workflow-Ereignis eine Unterschrift voraus:
Wird ein Neustart von diesem Typ ausgeführt:
Werden diese Batchregeln nicht verwendet, und wurde keine andere Regel definiert um diese Felder zu bewegen, bleibt die Anzahl an Neustarts auf 0 und das Neustart-Datum bleibt leer, da keine Standardverarbeitung des Workflows diesen Wert ändert. |
| Dieses Feld definiert die Unterschriftenebene, die der Zeilenbenachrichtigung entspricht. Die folgenden im lokalen Menü 2922 definierten Werte sind möglich:
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| Dieses Feld ist leer, wenn das Ereignis noch nicht unterzeichnet wurde. Wurde es bereits unterzeichnet, befindet sich hier der Antwortcode, der erfasst wurde, wie er in der sonstigen Tabelle Nummer 54 definiert ist. |
| Wurde eine Tabellenzeile der Benachrichtigungen unterschrieben, erscheint hier der Code des Benutzers, der unterschrieben hat. Es handelt sich nicht zwingend um den ursprünglichen Empfänger, da ein anderer Benutzer Unterschriftenrechte besitzen kann. |
| Wurde eine Nachricht versendet, die eine Rückmeldungsanfrage einer HTTP-Verknüpfung umfasst, ermöglicht dieses Feld die Anzeige der E-Mail-Adresse des Empfängers. |
| Setzt die Workflow-Benachrichtigung eine Rückmeldung voraus (einfach Visa oder Unterschrift), ermöglicht dieses Feld die Anzeige, zu welchem Datum die Rückmeldung gemacht wurde (es bleibt leer, wenn sie noch nicht durchgeführt wurde). |
| Setzt die Workflow-Benachrichtigung eine Rückmeldung voraus (einfach Visa oder Unterschrift), ermöglicht dieses Feld die Anzeige, zu welcher Uhrzeit die Rückmeldung gemacht wurde (es bleibt leer, wenn sie noch nicht durchgeführt wurde). |
| Enthält den Titel, der dem Motivcode zugeordnet ist, der bei der Unterschrift der Regel erfasst wurde, wenn diese Erfassung zum Zeitpunkt der Unterschrift möglich ist. Dies setzt voraus, dass eine Liste mit möglichen Motiven über eine Nummer der sonstigen Tabelle auf der entsprechenden Unterschriftenzeile definiert wird. |
| Enthält den Motivcode, der bei der Unterschrift der Regel erfasst wurde, wenn diese Erfassung zum Zeitpunkt der Unterschrift möglich ist. Dies setzt voraus, dass eine Liste mit möglichen Motiven über eine Nummer der sonstigen Tabelle auf der entsprechenden Unterschriftenzeile definiert wird. |
| Ist für die Unterschrift der Regel die Erfassung eines Motivcodes vorgesehen, befindet sich in diesem Feld die Nummer der sonstigen Tabelle, die die möglichen Motive in der entsprechenden Unterschriftenzeile definiert. |
| Im Fall eines Workflow-Objekts befindet sich in diesem Feld der Objektschlüssel (das Feld Ursprünglich auslösender Schlüssel). Im Fall eines Unterschriften-Workflows befindet sich in diesem Feld die ursprüngliche chronologische Nummer der Unterschrift. In allen anderen Fällen wird dieses Feld nicht ausgefüllt. |
| Dieses technische Feld enthält den Code der Auslösetabelle und den Code des entsprechenden Schlüssels, genau wie für das Feld Zeilenidentifikator. Im Fall eines Unterschriftenereignisses bleibt es dagegen leer, d.h. dass es nicht von der ursprünglichen Benachrichtigung übertragen wird. |
| Ist dem Workflow ein Retoursymbol zugeordnet, enthält dieses Feld den Namen der Funktion, mit der die Retoure durchgeführt wird. Ist die Funktion vom Typ Objekt, erhält man anschließend den entsprechenden Schlüssel durch ein "/" von der Tabelle getrennt (die Schlüsselsegmente für einen Schlüssel aus mehreren Teilen werden durch "~" getrennt). |
| Dieses technische Feld enthält in der Reihenfolge den Namen der Tabelle, in der sich das ursprüngliche Auslöseereignis befindet, gefolgt vom aktuellen Schlüssel, der mit der Gruppe, die den Start ausgelöst hat, verknüpft ist. Das Trennzeichen zwischen Tabelle und Schlüssel ist "/", das Trennzeichen zwischen den Schlüsselsegmenten (wenn sie aus mehreren Feldern bestehen) ist "~". Der Inhalt wird wie folgt definiert:
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| Diese chronologische Nummer wird nur für Benachrichtigungen angegeben, die mit einem Ereignis vom Typ Unterschrift verknüpft sind; sie ermöglicht die Angabe der chronologischen Nummer des ursprünglichen Ereignisses, dessen Unterschrift die aktuelle Zeile ausgelöst hat. |
| Dieses Feld wird nur für die Zeilen angegeben, die einem Ereignistyp Unterschrift zugeordnet sind. Es ermöglicht die Angabe des Empfängers des ursprünglichen Workflows (derjenige, der die Benachrichtigung tatsächlich nach der eventuellen Anwendung der Vertretungsregeln erhalten hat: nicht zwingend derjenige, der unterschrieben hat). |
| Dieses Feld enthält das Datum, an dem der letzte Unterschriftenneustart für die Benachrichtigung durchgeführt wurde. Es wird nicht ausgefüllt, wenn kein Unterschriftenprozess durchgeführt wurde. Setzt das Workflow-Ereignis eine Unterschrift voraus:
Wird ein Neustart von diesem Typ ausgeführt:
Werden diese Batchregeln nicht verwendet, und wurde keine andere Regel definiert um diese Felder zu bewegen, bleibt die Anzahl an Neustarts auf 0 und das Neustart-Datum bleibt leer, da keine Standardverarbeitung des Workflows diesen Wert ändert. |
| Dieses Feld enthält die Anzahl der Unterschriftenneustarts im Workflow-Ereignis. Setzt das Workflow-Ereignis eine Unterschrift voraus:
Wird ein Neustart von diesem Typ ausgeführt:
Werden diese Batchregeln nicht verwendet, und wurde keine andere Regel definiert um diese Felder zu bewegen, bleibt die Anzahl an Neustarts auf 0 und das Neustart-Datum bleibt leer, da keine Standardverarbeitung des Workflows diesen Wert ändert. |
| Dieses Feld entspricht der Unterschriftenebene, wenn die Unterschriftenereignisse sich verketten:
Die entsprechende Variable LEVSIG wird häufig in den Workflow-Regeln verwendet, wenn die Zuweisungsregel des ursprünglichen Ereignisses alle Unterzeichner (1 bis 9 maximal) angibt. Es genügt daher, im ursprünglichen Ereignis sowie in den verketteten Unterschriftenereignissen als Empfängerformel USER(LEVSIG+1) anzugeben, um den Benutzer Nummer N in der Liste zu erhalten. Dies ermöglicht insbesondere den Erhalt der rekursiven Unterschriftenregeln, die ausgeführt werden, solange noch Unterzeichner übrig sind. |
| Sendet ein Workflow eine Nachricht mit einem Verzweigungssymbol, wird der Verbindungskontext (Ordner, Server, Service, Funktion...) als alphanumerisches Feld definiert. Dieses technische Feld enthält diesen Kontext. Die verschiedenen Segmente dieses Feldes werden durch das Zeichen "/" getrennt. |
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| Identifiziert den Schlüssel beim Ursprung des Workflow-Kreises. Besteht dieser Schlüssel aus mehreren Teilen, wird er als Verknüpfung der Schlüsselteile getrennt durch eine Tilde (~) dargestellt. Die Schlüsselwerte sind kontextabhängig:
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| Definiert die Anzahl der Benutzer, die von der Zuweisungsregel zurück gesendet wurden, wenn es eine gibt. Gibt es keine, ist die Regel aber vom Typ Unterschrift, übernimmt man die in der ursprünglichen Regel definierte Unterzeichneranzahl. Existiert keine Zuweisungsregel, ist der zurückgesendete Wert 0. |
| Ist das erste Ursprungsereignis eines Unterschriftenkreises ein Objekt, identifiziert dieses Feld den Objektcode. In den anderen Fällen ist es leer. Anschließend wird es an die verschiedenen Unterschriftenereignisse übertragen, die sich mit dem ersten verketten könnten. |
| Definiert den ersten Empfänger des Workflow-Ereignisses. Ein Ereignis kann eine Benachrichtigung an mehrere Empfängerserien senden, jede davon wurde von einer Zeile in der Empfängertabelle definiert. Dieses Feld stellt den von der ersten Zeile bewerteten Empfänger dar, wenn die Vertreteroption Nein, Alle, oder Hierarchie ist. Ist die Option Der erste freie und ist der Benutzer tatsächlich nicht vorhanden und hat eine Vertretung angegeben, befindet sich im Feld der vertretende Benutzer. |
| Dieses Feld ist Teil der 15 generischen Felder, die es ermöglichen, bewertete Kontextwerte zum Zeitpunkt des Workflowstarts zu speichern, ab den in der Tabelle Kontext des Registers Rückmeldung des Workflows erfassten Formeln. Die in dieser Tabelle gespeicherten Werte können für folgendes verwendet werden:
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| Ermöglicht die Definition der sukzessiven Unterzeichner, wenn eine Zuweisungsregel für Empfänger N Unterzeichner für die Workflow-Regel zurücksendet. Diese Information wird vor allem dazu verwendet, die richtige Verwaltung der Unterschriftenabbrüche zu verwalten. In den Ereignissen vom Typ Unterschrift, für die keine Zuweisungsregel definiert wurde, befinden sich die der Auslöseregel zugewiesenen Unterzeichner. Wurden N Unterzeichner in der ursprünglichen Regel hierarchisch definiert und haben alle folgenden Unterschriftenregeln keine Zuweisungsregel, kennt man den vollständigen Unterschriftenkreis auf jeder Ebene. Hinweis: Hier erscheinen die Benutzer, die von der Regel vor der eventuellen Anwendung der Vertretungsregeln definiert wurden. Beispiel: Fehlt der erste Empfänger der Unterschriftenregel und wird er ersetzt, sieht man im Feld Unterzeichner 1 den ursprünglichen Unterzeichner, sowie im Feld Erster Empfänger den Ersatz, an den die Unterschriftenanfrage letztendlich gesendet wurde. |
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Symbol Aktionen
Trigger
Mit dieser Funktion kann auf die Funktion und auf den Kontext gezoomt werden, der den Workflow auslöste. Bei Objekt-Workflows wird das entsprechende Datenblatt geöffnet.
Erster Trigger
Diese Funktion steht zur Verfügung, wenn das die Benachrichtigung auslösende Ereignis vom Typ Signatur ist; In diesem Fall wird zum ursprünglichen Ereignis gewechselt (rekursiv, sofern notwendig), um die Funktion und das Datenblatt zu finden, von der / dem der Prozess angestoßen wurde.
Zurück
Rückkehr zur Funktion und in den Kontext, der durch das Zurück-Symbol der Workflow-Parametrierung beschrieben ist. Falls nichts definiert wurde, wird der ursprüngliche Vorgang vorgeschlagen.
Gruppenmails
Felder
In diesem Fenster befinden sich die folgenden Felder: :
Tabelle Empfänger
| Definiert die Liste der E-Mailadressen, an die die Benachrichtigung als Hauptempfänger gesendet wurde. |
Tabelle Kopie
| Definiert die Liste der E-Mailadressen, an die die Benachrichtigung als Empfänger in Kopie gesendet wurde. |
Objekt
| Definiert das Feld Objektder Nachricht, wie sie gesendet wurde. |
Meldung
| Definiert den Nachrichtentext, wie er gesendet wurde. |
Blocknummer 5
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Mit dieser Funktion kann in einem Auswahlfenster die Liste der Nachrichten angezeigt werden, die allen Empfängern der Benachrichtigung zugestellt wurde.
Zu jeder durch eine Zeile in der Parametrierungstabelle der Workflow-Empfänger definierten Empfängergruppe wird eine Zeile angezeigt.
Per Doppelklick auf eine dieser Zeilen öffnet sich ein Fenster, in dem eine Auskunft über die versandte Nachricht und die Empfängerliste angezeigt werden.
Mail-Historie
Felder
In diesem Fenster befinden sich die folgenden Felder: :
Tabelle Empfänger
| Definiert die Liste der E-Mailadressen, an die die Benachrichtigung als Hauptempfänger gesendet wurde. |
Tabelle Kopie
| Definiert die Liste der E-Mailadressen, an die die Benachrichtigung als Empfänger in Kopie gesendet wurde. |
Objekt
| Definiert das Feld Objektder Nachricht, wie sie gesendet wurde. |
Meldung
| Definiert den Nachrichtentext, wie er gesendet wurde. |
Blocknummer 5
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Mit dieser Funktion kann in einem Auswahlfenster die Liste der nach und nach an diejenigen Benutzer versandten Nachrichten angezeigt werden, die die erste und alle weiteren Nachrichten signiert haben (sofern der Signaturprozess über mehrere Ebenen läuft).
Die Zeilen werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt (die ältesten Signaturen zuerst).
Per Doppelklick auf eine dieser Zeilen öffnet sich ein Fenster, in dem eine Auskunft über die versandte Nachricht und die Empfängerliste angezeigt werden.
Signatur
Mit dieser Funktion wird der Signaturprozess für die Zeile angestoßen. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das Recht zu unterzeichnen besitzt und die Zeile nicht bereits unterzeichnet ist.
In diesem Falle öffnet sich ein Fenster, in dem eine Auswahl an möglichen Antworten angeboten wird, die sich nach der Parametrierung richtet. Je nach Parametrierung kann auch ein zusätzlicher Grund oder ein Freitext erfasst werden (z. B., um eine Ablehnung zu begründen).
Sichtvermerk
Mit dieser Funktion kann die Zeile mit einem Sichtvermerk versehen werden. Die Funktion ist nur verfügbar, wenn die Zeile noch nicht mit einem Sichtvermerk versehen wurde. Es handelt sich um den letzten Schritt, und die Zeile wird auf den Status Sichtvermerk gesetzt, sobald dieser Arbeitsgang vollendet ist.
Stornieren
Mit dieser Funktion kann eine gewährte Signatur storniert werden (Rückkehr zum vorherigen Status des Antrags).
Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Die Zeile ist unterzeichnet
- Der Benutzer ist der Unterzeichner
- Der Benutzer verfügt über das Stornorecht (dabei handelt es sich um eine der Optionen der Funktion)
- Im Signaturprozess ist dem Arbeitsgang mit dem Code CAN eine Antwort zugeordnet Von diesem Grundcode wird die Aktion Signaturstorno angestoßen, in dem die Zeile auf den Status gesetzt wird, den sie vor der Signatur hatte. Es kann dann ein neuer Workflow vom Typ Signatur angestoßen werden, der auf der ursprünglichen Regel und dem Grundcode CAN basiert (sofern notwendig).
Dieser Vorgang unterscheidet sich von der Antragsablehnung und von der Ablehnung dadurch, dass eine Ablehnung auf traditionelle Weise über die Standardparametrierung abgewickelt wird.
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