Aufgaben > Anhang: Synchronisation Sage X3 - Outlook - Funktionsanwendungen 

In der Microsoft-Anwendung Outlook können manche der in Sage X3 enthaltenen CRM-Funktionen verwaltet werden.
Es handelt sich um folgende Funktionen:

Die Synchronisationsprozesse ermöglichen:

  • das Vermeiden von doppelten Erfassungen,
  • das Erhalten der gleichen Informationsebene zwischen Outlook und den im CRM von Sage X3 verfügbaren Informationen.

Dieses Dokument enthält:

SEEREFERTTO  Die erforderlichen Parameterinformationen für die Durchführung der Synchronisierung sowie die allgemeinen Prinzipien und Modalitäten für das Erzwingen der Synchronisierung sind in folgender Dokumentation verfügbar: Synchronisation Sage X3 - Outlook: Installation.

Aufgaben

Wurde die Synchronisierung gestartet, werden nur die als "privat" gekennzeichenten Outlook-Aufgaben nicht als Sage X3-Aufgaben verwaltet.

Hinweise:

Unter bestimmten Bedingungen werden die zu einer Sage X3-Aufgabe gehörenden Daten mit einer Outlook-Aufgabe synchronisiert:

In Outlook gibt es in der Aufgabe Hyperlinks zu den folgenden Elementen, um diese Elemente direkt im Browser zu öffnen:

Liste der bei der Synchronisierung beeinflussten Felder

Felder Sage X3 

 Felder Outlook

Sage X3 
nach
Outlook 

Outlook 
nach
Sage X3 

Kommentare 

UPDDAT

LastModificationTime

---

X

Dieser Wert wird nur im Konfliktfall übernommen (ein gleicher Datensatz wird gleichzeitig in Sage X3 und in Outlook geändert).
Falls Outlook Priorität hat, wird das Änderungsdatum von Outlook übernommen.

 TSKCRM

 Unternehmen

 X

X

Ist die Information nicht verfügbar, aber nur in Sage X3, wird der Kontakt einem Personenkonto angehängt und die Personenkontenreferenz wird über den Kontakt übernommen.
 
In der Richtung Sage X3 => Outlook wird die Information wie folgt geliefert:
"[F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#""

In der Richtung Outlook => Sage X3, wenn die Aufgabe zuvor über Sage X3 erstellt wurde, wird die Information wie folgt geliefert:
"[F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#""
Das Personenkonto wird dann direkt in der gelieferten Information übernommen.
Ist die Referenz Sage X3 nicht verfügbar, erfolgt ein Identifikationsversuch per Durchführung einer Suche des Unternehmensnamens ([F:BPRNAM], dann standardmäßig des Kurztitels ([F:BPR]BPRSHO)).

HOUTIMSPG
MNTTIMSPG

 ActualWork

 X

X

Zwei Felder in Sage X3: das eine in Stunden, das andere in Minuten.
In Outlook: die Zeit wird in Minuten angegeben.
Eine Umrechnung wird ausgeführt.

 TSKDON

 Complete

 ---

 X

Wenn in Outlook "Beendet", dann in Sage X3 "Ausgeführt".
Andernfalls nicht "Ausgeführt" in Sage X3.

 TSKDON

 Status

 X

 ---

Wenn "Ausgeführt" in Sage X3: "Beendet" in Outlook.
Wenn die vergangene Zeit (HOUTIMSPC in Minuten + MNTTIMSPC) größer als 0 ist: "Wird in Outlook ausgeführt.
Andernfalls: "Nicht gestartet" in Outlook.

 TSKSTR

 StartDate

 X

 X

 

 TSKDAT

 DueDate

 X

 X

 

 FULOBJ

 Subject

 X

 X

Achtung, dieses Feld ist in Outlook auf 255 Zeichen begrenzt.
Ein Clob(3) in Sage X3, also 4096 Zeichen.
Die Information kann daher abgeschnitten werden.

 FULRPO

 Body

 X

 X

In der Richtung Sage X3 => Outlook stehen vor der im Feld angegebenen Information die Angaben zur Aufgabe, falls erforderlich: siehe Hinweis (1) unten. 
Ein Tag:
"----------------------------------<\OTK-HEADER\>"
ermöglicht die Identifikation dieses Teils und nicht die Übernahme von dem, was in FULPRO bei der Synchronisierung Outlook=>Sage X3 folgt.

 TSKREP

 

---

---

Diese Rubrik wird nicht synchronisiert.
Sie wird automatisch bei Erstellung einer Aufgabe festgelegt (Outlook=>Sage X3).
Der Vertreter wird über den Verbindungsbenutzer übernommen.

 SALFCY

 

---

---

Diese Rubrik ist nicht synchronisiert.
Sie wird automatisch bei Erstellung einer Aufgabe festgelegt (Outlook => Sage X3).
Der Standort wird über den Verkaufsstandort des Vertreters übernommen.
Erscheint diese Information hier nicht, werden die Bestimmungsregeln des Standardstandorts angewendet.

 TSKCOR

 Lk_1_CtAdxId

 X

 X

Bei der Synchronisierung Outlook=>Sage X3 wird der gelieferte Kontakt automatisch übernommen, wenn er sich auf einen Gesprächspartner (TSKCCN) bezieht. Das gleiche gilt, wenn der Kontakt zu einem Personenkonto gehört (TSKCMP).
Siehe Hinweis (2) unten.

 

 Lk_1_Name

 X

 ----

 Name und Vorname des Kontakts:
"[F:COR]LNA - [F:COR]FNA"

 TSKDAT

 AdxTaskDateTime

 X

 ---

 

(1)  Angaben zum Anruf :
Kategorie: [F:TSK]TSKTYP ([F:ADI]LNGDES)
Prioritätsebene: [F:TSK]TSKPIOLEV ([F:ADI]LNGDES)
Verzug melden nach [F:TSK]TSKDEL Tagen 

Beispiel :
Kategorie: D1 (Mahnung)
Prioritätsebene: B1 (Normal)
Verzug melden nach 2 Tagen

(2) Hinweis: Die Funktion Partnerverwaltung wird bei der Synchronisation von Sage X3 mit Outlook verwendet.
Unabhängig von Sage X3 können in Outlook Kontakte definiert werden. D. h. dass diese Partner nicht in der Referenz Kontakte vorhanden sind. Wenn eine Outlook-Kontaktsynchronisation gestartet wird, können in der Tabelle Partner die Informationen aus diesen Outlook-Kontakten vorläufig gespeichert werden, weil sie noch nicht als Kontakte in der Datenbank vorhanden sind. Eine Erzeugungsfunktion für Gesprächspartner, die über die Toolbar der Funktion GESCOR - Partnerzugänglich ist, ermöglicht diese Zuweisung eines Kontakts zu einem Gesprächspartner.

Die folgenden unerlässlichen Bedingungen ermöglichen die automatische Erstellung von Kontakten und deren Synchronisierung mit Outook:

Termine

Die Outlook-Termine fallen in zwei Kategorien:

Aus Outlook-Sicht betrifft die erste Kategorie Termine im Sinne von Appointments und die zweite Termine im Sinne von Besprechungen.

Aus Sage X3-Sicht werden folgende Prozesse unterstützt:

Allgemeiner: Wird eine Outlook-Terminsynchronisation angestoßen, wird parallel dazu die Tabelle der Sage X3-Termine aktualisiert (Anlage oder Änderung der betreffenden Datensätze). Weiterhin werden die sich aus diesen Outlook-Terminen ergebenden Daten gespeichert. Analog dazu werden die Outlook-Termine angelegt oder geändert, wenn eine Terminsynchronisation in Sage X3 angestoßen wird.

Hiervon ausgenommen sind lediglich die in Outlook als "privat" gekennzeichneten Termine; diese werden nach Anstoß der Synchronisation nicht als Sage X3-Termine generiert.

Hinweise:

Unter bestimmten Bedingungen werden die zu einem Sage X3-Termin gehörenden Daten mit einem Outlook-Termin synchronisiert:

In Outlook gibt es in dem Termin Hyperlinks zu den folgenden Elementen, um diese Elemente direkt im Browser zu öffnen:

Liste der bei der Synchronisierung beeinflussten Felder

Felder
Sage X3 

 Felder
Outlook

 Sage X3 
nach
Outlook

Outlook 
nach
Sage X3 

 

Kommentare 

UPDDAT

 LastModificationTime

 ---

 X

Dieser Wert wird nur im Konfliktfall übernommen (ein gleicher Datensatz wird gleichzeitig in Sage X3 und in Outlook geändert).
Falls Outlook Priorität hat, wird das Änderungsdatum von Outlook übernommen.

APTCOR_x

 Lk_x_CtAdxId

 X

 X

Bei der Synchronisierung Outlook=>Sage X3 wird der gelieferte Kontakt automatisch übernommen, wenn er sich auf einen Gesprächspartner (TSKCCN) bezieht. Das gleiche gilt, wenn der Kontakt zu einem Personenkonto gehört (TSKCMP).
Siehe Hinweis (1) unten.

 

 Lk_x_Name

 X

--- 

Name und Vorname des Kontakts:
"[F:COR]LNA - [F:COR]FNA"

ATPADDCMT

 Location

 X

 X

 

FULDAY

 AllDayEvent

 X

 X

 

APTDUR

 Duration

 X

 X

 

APTDAT
APTHOU

 Start

 X

 X

Zwei Felder in Sage X3: das eine in Stunden, das andere in Minuten.
In Outlook: die Zeit wird in Minuten angegeben.
Eine Umrechnung wird ausgeführt.

APTDATEND
APTHOUEND

 End

 X

 X

Zwei Felder in Sage X3: das eine in Stunden, das andere in Minuten.
In Outlook: die Zeit wird in Minuten angegeben.
Eine Umrechnung wird ausgeführt.

 FULOBJ

 Subject

 X

 X

Achtung, dieses Feld ist in Outlook auf 255 Zeichen begrenzt.
Ein Clob(3) in Sage X3, also 4096 Zeichen.
Die Information kann daher abgeschnitten werden.

 FULRPO

 Body

 X

 X

In der Richtung Sage X3 => Outlook stehen vor der im Feld angegebenen Information die Angaben zum Termin, falls erforderlich: siehe Hinweise (1) und (2) unten.
Ein Tag:
"----------------------------------<\OTK-HEADER\>"
ermöglicht die Identifikation dieses Teils und nicht die Übernahme von dem, was in FULPRO bei der Synchronisierung Outlook=>Sage X3 folgt.

 ATPREPMNA

 

 ---

 X

 

 

 AdxRef

 X

 ---

Technische Rubrik, in der angegeben werden kann, ob der Benutzer, der die Synchronisierung durchführt, der Organisator oder ein Gast des Termins ist.

 APTTYP

 

 ---

 ---

Diese Rubrik wird nicht synchronisiert.
Sie wird automatisch bei Erstellung eines Termins über den Parameter festgelegt (Outlook=>Sage X3). CRMAPTTYP - Synchron. Termin-Kategorie (Kapitel CRM, Gruppe SYN).

(1) Hinweis: Die Funktion Partnerverwaltung wird bei der Synchronisation von Sage X3 mit Outlook verwendet.
Unabhängig von Sage X3 können in Outlook Kontakte definiert werden. D. h. dass diese Partner nicht in der Referenz Kontakte vorhanden sind. Wenn eine Outlook-Kontaktsynchronisation gestartet wird, können in der Tabelle Partner die Informationen aus diesen Outlook-Kontakten vorläufig gespeichert werden, weil sie noch nicht als Kontakte in der Datenbank vorhanden sind. Eine Erzeugungsfunktion für Gesprächspartner, die über die Toolbar der Funktion GESCOR - Partnerzugänglich ist, ermöglicht diese Zuweisung eines Kontakts zu einem Gesprächspartner.

Die folgenden unerlässlichen Bedingungen ermöglichen die automatische Erstellung von Kontakten und deren Synchronisierung mit Outook:

(2) Ist der verbundene Benutzer der Organisator des Termins:
 
Termin organisiert von: [F:BPR]BPRNAM
Zu besuchende Personen (1 bis n)
   mess([F:AIN]TTL,941,1) [F:AIN]FNA [F:AIN]LNA
Berater (1 bis n)
   [F:BPR]BPRNAM
Ort des Termins : mess([F:BAP]APTPLC,955,1)
[F:BAP]ATPADDCMT
        [F:BAP]APTADD(0)
        [F:BAP]APTADD(1)
        [F:BAP]APTADD(2)
        [F:BAP]APTZIP [F:BAP]APTCTY
        [F:BAP]APTSAT
Tel. : [F:BAP]APTTEL
Kategorie: [F:BAP]APTTYP ([F:ADI]LNGDES)

Beispiel :
Termin organisiert von: Paul Durand
Zu besuchende Personen
Berater
   Pierre Dupont
Ort des Termins: Beim Kunden
        6591 Irvine Center Dr
        926182129 Irvine
        US
        CA
Kategorie: B1 (Kundenbesuch)

(3) Ist der verbundene Benutzer nicht der Organisator des Termins: :
 
Ort: mess([F:BAP]APTPLC,955,1)
[F:BAP]ATPADDCMT
        [F:BAP]APTADD(0)
        [F:BAP]APTADD(1)
        [F:BAP]APTADD(2)
        [F:BAP]APTZIP [F:BAP]APTCTY
        [F:BAP]APTSAT
Tel. : [F:BAP]APTTEL
Kategorie: [F:BAP]APTTYP ([F:ADI]LNGDES)

Beispiel :
Ort des Termins: Beim Kunden
        6591 Irvine Center Dr
        926182129 Irvine
        US
        CA
Kategorie: B1 (Kundenbesuch)

Anrufe

Der Hinweis "Anruf" Ist nicht in Outlook vorhanden. Sie werden nicht wie in Outlook verwaltet, sondern wie Aufgaben während der Synchronisierung betrachtet.
Die Anrufsynchronisierung von Sage X3 zu Outlook impliziert die Erstellung von einzelnen Aufgaben durch Outlook. Die Anrufe von Sage X3 werden ebenfalls so wie dei Aufgaben von Sage X3 verwaltet: während der Synchronisierung werden sie in der Outlook-Aufgabenplanung des aktuellen Betreibers verarbeitet.
Zur Unterscheidung der Anrufe von Sage X3 der Aufgaben von Sage X3 in Outlook wird nur der Identifikator Adsld (Nummernkreis) unterschieden:

Dementsprechend erfolgt die Anlage eines Anrufs zuerst von Sage X3 aus. Anschließend wird der Anruf synchronisiert und in der Planung der Outlook-Aufgaben erzeugt. Auf dieser Ebene kann die Anruf-Aufgabe geändert und resynchronisiert werden und anschließend den ursprünglichen Sage X3-Datensatz beeinflussen.

Hinweise:

Unter bestimmten Bedingungen werden die zu einem Sage X3-Anruf gehörenden Daten mit einer Outlook-Aufgabe synchronisiert:

In Outlook gibt es in dem Anruf Hyperlinks zu den folgenden Elementen, um diese Elemente direkt im Browser zu öffnen:

Liste der bei der Synchronisierung beeinflussten Felder

Felder
Sage X3 

 Felder
Outlook

 Sage X3 
nach
Outlook 

Outlook 
nach
Sage X3 

 Kommentare 

 CLLCOR

 Lk_1_CtAdxId

 X

 X

Bei der Synchronisierung Outlook=>Sage X3 wird der gelieferte Kontakt automatisch übernommen, wenn er sich auf einen Gesprächspartner (CLLCCN) bezieht. Das gleiche gilt, wenn der Kontakt zu einem Personenkonto gehört (CLLCMP).

 

 Lk_1_Name

 X

 ---

 Name und Vorname des Kontakts:
"[F:COR]LNA - [F:COR]FNA"

 CLLCMP

 Unternehmen

 X

 X

Ist die Information nicht verfügbar, aber nur in Sage X3, wird der Kontakt einem Personenkonto angehängt und die Personenkontenreferenz wird über den Kontakt übernommen.
 
In der Richtung Sage X3 => Outlook wird die Information wie folgt geliefert:
"[F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#"".
 
In der Richtung Outlook => Sage X3, wenn die Aufgabe zuvor über Sage X3 erstellt wurde, wird die Information wie folgt geliefert:
"[F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#""
Das Personenkonto wird dann direkt in der gelieferten Information übernommen.
Ist die Referenz Sage X3 nicht verfügbar, erfolgt ein Identifikationsversuch per Durchführung einer Suche des Unternehmensnamens ([F:BPRNAM], dann standardmäßig des Kurztitels ([F:BPR]BPRSHO)).

CLLDUR

 ActualWork

 X

 X

 

CLLDON

 Complete

 ---

 X

 

CLLDON

 Status

 X

 ---

Wenn "Ausgeführt" in Sage X3: "Beendet" in Outlook.
Wenn die Anrufdauer (CLLDUR) größer als 0 ist: "Wird in Outlook ausgeführt.
Andernfalls: "Nicht gestartet" in Outlook.

CLLDATX
CLLHOU

 AdxTaskDateTime

 X

---

 

CLLDAT
CLLHOU

 StartDate

 X

 X

 

CLLDATX
CLLHOU

 DueDate

 X

 ---

 

 FULOBJ

 Subject

 X

 X

Achtung, dieses Feld ist in Outlook auf 255 Zeichen begrenzt.
Ein Clob(3) in Sage X3, also 4096 Zeichen.
Die Information kann daher abgeschnitten werden.

 FULRPO

 Body

 X

 X

In der Richtung Sage X3 => Outlook stehen vor der im Feld angegebenen Information die Angaben zum Anruf, falls verfügbar:
Siehe Hinweis (1) unten.
Ein Tag
"----------------------------------<\OTK-HEADER\>"
ermöglicht die Identifikation dieses Teils und nicht die Übernahme von dem, was in FULPRO bei der Synchronisierung Outlook=>Sage X3 folgt.

 CLLREP

 

 ---

 ---

Diese Rubrik wird nicht synchronisiert.
Sie wird automatisch bei Erstellung einer Aufgabe festgelegt (Outlook=>Sage X3).
Der Vertreter wird über den Verbindungsbenutzer übernommen.

 SALFCY

 

 ---

 ---

Diese Rubrik ist nicht synchronisiert.
Sie wird automatisch bei Erstellung einer Aufgabe festgelegt (Outlook => Sage X3).
Der Standort wird über den Verkaufsstandort des Vertreters übernommen.
Erscheint diese Information hier nicht, werden die Bestimmungsregeln des Standardstandorts angewendet.

(1)  Angaben zum Anruf :
Qualifikation:
        Kategorie: [F:CLL]CLLCAT ([F:ADI]LNGDES)
        Prioritätsebene: [F:CLL]CLLPIOLEV ([F:ADI]LNGDES)
Informationen:
        Direktposition: [F:CLL]CLLETS
        Mobil: [F:CLL]CLLMOB
        E-Mail: [F:CLL]CLLEML

Beispiel :
Qualifikation:
        Kategorie: E1 (Rückmeldung Kunde)
Prioritätsebene: B1 (Terminannahme)
Informationen:
        Direktposition: 0450112233
        Mobil: 0606060606
        E-Mail: florent.dupont@sage.fr

Partner

Liste der bei der Synchronisierung beeinflussten Felder

 Felder
Sage X3 

 Felder
Outlook

 Sage X3 
nach
Outlook 
 

Outlook 
nach
Sage X3 

Kommentare 

CPYEML

 Email1Address

 X

 X

 

HOMEML

 HOMEML

 X

 X

 

CPYZIP

 BusinessAddressPostalCode

 X

 X

 

HOMZIP

 HomeAddressPostalCode

 X

 X

 

CPYSAT

 BusinessAddressState

 X

 X

 

HOMSAT

 HomeAddressState

 X

 X

 

LAN

 Language

 X

 X

 

LNA

 LastName

 X

 X

 

CPYCRY
CPYCRYNAM

 BusinessAddressCountry

 X

 X

 

HOMCRY
HOMCRYNAM

 HomeAddressCountry

 X

 X

 

FNA

 FirstName

 X

 X

 

CPYADD(0)
CPYADD(1)
CPYADD(2)

 BusinessAddressStreet

 X

 X

 

HOMADD(0)
HOMADD(1)
HOMADD(2)

 HomeAddressStreet

 X

 X

 

BPRNUM
BPRLIB

 CompanyName

 X

 X

 

CPYFAX

 BusinessFaxNumber

 X

 X

 

HOMFAX

 HomeFaxNumber

 X

 X

 

CPYTEL

 BusinessTelephoneNumber

 X

 X

 

HOMTEL

 HomeTelephoneNumber

 X

 X

 

CPYMOB

 MobileTelephoneNumber

 X

 X

 

FNCLIB

 JobTitle

 X

 X

 

TTR

 Title

 X

 X

 

CPYCTY

 BusinessAddressCity

 X

 X

 

HOMCTY

 HomeAddressCity

 X

 X

 

CRCCLOB

 Body

 X

 X

 

COPREP

 

 ---

 ---

Diese Rubrik wird nicht synchronisiert.
Sie wird automatisch bei Erstellung eines Kontakts festgelegt (Outlook=>Sage X3).
Der Vertreter wird über den Verbindungsbenutzer übernommen.

LNA
FNA
BPRNUM

 FileAs

 X

 ---

Dateien wie folgt formatiert:
[F:COR]LNA , [F:COR]FNA [F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#")