Synchronisierung Sage X3 - Outlook: Installation

Start

Installation des Outlook-Add-ins

• Outlook schließen.
• Ausführung SyracuseOutlookAddinSetup.exe über folgendes Menü herunterladen:
  Verwaltung / Benutzer / Addin für Outlook installieren.
• Ausführung starten.

 Nur die Outlook-Versionen 2010 und 2013 werden berücksichtigt. Das Wechseln von einer Version zur nächsten erfordert die Deinstallation des aktuellen Addins (über die Windows-Systemsteuerung) und das Fortfahren mit der Installation des neuen Addins. Die Installationsausführung analysiert die verwendete Outlook-Version und fährt mit der Installation der entsprechenden Addin-Version fort.

Parametrisierung Outlook

• Outlook starten
  Die Outlook-Schnittstelle verfügt nun über ein Register Sage X3 mit dne Buttons Synchro und Optionen.
• Per Klick auf den Button Optionenwerden die Optionen der Synchronisation zwischen Outlook und Sage X3 definiert.
   
  Im RegisterSpeicher
  wird der Outlook-Posteingang parametriert:
  
• Unterregister Allgemein:
  
  In diesem Register wird die Synchronisation akzeptiert.
  Weiterhin werden die von der Synchronisation verwalteten
  Ordner angegeben.
   
  Es kann von Vorteil sein, in Outlook persönliche Ordner anzulegen (Kontakte, Termine und Aufgaben), um Verwechslungen mit den klassischen Ordnern zu vermeiden und diese nicht überzubelasten.
   Diese Ordner müssen auf feinster Ebene angelegt werden, d. h. direkt im Posteingang.
  
• Unterregister Standardordner
  Hier müssen zu jedem Ordnertyp (Aufgaben, Termine, Kontakte) die Outlook-Ordner angegeben werden, in denen neue Elemente gespeichert werden, die sich aus der Synchronisation mit X3 ergeben.
   
• Unterregister Remote-Verbindung
  Die Verbindungsinformationen im Ordner Sage X3 angeben.
  Die Informationen liegen in Sage X3 auf Ebene des Menüs: Verwaltung / Verwaltung / Zugriffspunkt / Zugriffspunkt.
  In der Liste der Endpunkte wird der ausgewählt, für den die Outlook-Synchronisation konfiguriert werden soll.
   
  - Der Name des Ordners ist auf folgender Feldebene angegeben: Server-Folder.
  Der Name des Anwendungsservers und des Verarbeitungsserverssind in der Maske über Rechtsklick auf die Verknüpfung des X3-Servernamens angegeben. Sie entsprechen der Information im Feld Server-Host.
  - Der Port ist im Feld Serverport angegeben.
  - Benutzerund Passwort für den Zugriff auf den Ordner sind Informationen des Benutzers in Sage X3 (definiert in der Funktion Benutzer).
  - Der Benutzerund das Passwort für den Zugriff auf den Verarbeitungsservers sind die Zugriffsinformationen auf das Benutzernetzwerk, das die Synchronisierung durchführt.
   
  Mit dem Button Test der Verbindung kann geprüft werden, ob die Verbindung zwischen Sage X3 und Outlook funktioniert.
   Vor dem Fortfahren wird empfohlen, diesen Test durchzuführen. Funktionsstörungen werden in einem Bericht aufgeführt.
   
• Unterregister Sonstiges:
  Hier sollten die Standardwerte nicht geändert werden. Mit diesen Werten wird verhindert, dass bei späteren Synchronisationen nicht die gesamte Datenbank überschrieben wird.
  
• Auf Speichern klicken, um die in den verschiedenen Unterregistern angegebenen Informationen zu speichern. Bei Funktionsstörungen wird ein Bericht erstellt.

Das RegisterAllgemeine Optionen
wird bei Verwendung mehrerer Posteingänge in Outlook zum Wechsel des Posteingangs verwendet. 

Parametrierung des CRM-Moduls in Sage X3

Vor jedem Synchronisierungsversuch wird der Parameter der Benutzerpräferenzen auf Ebene der Funktion Synchronisationsparameter angegeben.
Falls erforderlich, kann die Funktion Erzwungene Synchronisation verwendet werden, um die Synchronisierung aller verschobenen Datensätze zwischen Outlook und Sage X3 zu erzwingen.

Angezeigt werden können:

• die in Outlook erstellten und synchronisierten Daten, über die Funktion Synchronisierungsdaten.
• die ggf. vorhandenen Verschiebungen zwischen Sage X3 und Outlook, über die Funktion Fehlerverwaltung. 

Synchronisationsprinzipien

Synchronisation nach Änderungen in Sage X3

Im CRM-Modul in Sage X3:
1.Erfassen Sie beispielsweise Ihre Aufgabe.

In Outlook:
2. Starten Sie die Synchronisierung über den Button Synchro im Register Sage X3.
3. Im Register Speicher der Synchronisationsmaske, klicken Sie auf den Button Synchronisation.
4. In unserem Beispiel öffnen Sie nun den Ordner Aufgaben. Der Ordner enthält nun die neue auszuführende Aufgabe. Die angezeigte Nummernfolge entspricht derjenigen im Sage-X3-CRM-Modul.

Synchronisation nach Änderungen in Outlook

In Outlook:
1. Erfassen Sie beispielsweise Ihre Aufgabe. Klicken Sie auf Speichern und Schließen. Die neue Aufgabe wird dann in die Aufgabenliste aufgenommen.
2.  Starten Sie die Synchronisierung über den Button Synchro im Register Sage X3.
3.  Im Register Speicher der Synchronisationsmaske, klicken Sie auf den Button Synchronisation.
 
In Sage X3
4. In unserem Beispiel öffnen Sie nun die Funktion Aufgaben. Die Liste der auszuführenden Aufgaben enthält nun die neue Aufgabe.

Protokoll der Verarbeitung

Im Register Log der Synchronisierungsmaske können nach der Synchronisierung die verarbeiteten Ereignisse in der angezeigten Logdatei angezeigt werden.
Per Rechtsklick kann dieser Bericht in den Papierkorb verschoben werden.
Beispiel für ein im Journal enthaltenes Ereignis: zwei sich überlappende Ereignisse können im Journal als Fehler angezeigt werden (bestimmte Prüfungen werden in Sage X3 durchgeführt, jedoch nicht in Outlook).

Im Outlook-Protokoll ist der Code aus der X3-Logdatei in folgendem Format enthalten:

- - - Protokollcode auf dem Remote-Server: F364233 - - -

Die Fehlermeldungen werden in eine Standardmeldung folgenden Typs übersetzt: "Remote-Server-Meldung: Fehler bei der Anlage einer neuen Aufgabe". Die Fehlerursache kann mithilfe der Server-Logdatei ermittelt werden.

In der Logdatei werden die in Outlook bekannten Termine folgendermaßen aufgeteilt:

• verwaltete Termine: Termine und Besprechungen
• nicht verwaltete Termine: Hierbei handelt es sich um Outlook-eigene Referenzen zur Verwaltung der Antworten auf eine Besprechungsanfrage
• Treffen storniert,
• Anfrage Treffen.

Besonderheiten bei Kontakten

Im Sage-X3-CRM-Modul steht für Kontakte nur eine einzige Rubrik zur Verfügung. Dies hat auf Ebene der Kontakte folgende Auswirkungen:

• Synchronisation Outlook nach Sage-X3-CRM
  Diese Rubriken wird mit dem ersten Kontakt in der Kontaktliste der Outlook-Aufgabe belegt.
  Entspricht dieser erste Kontakt keinem mit dem CRM-Modul synchronisierten Kontakt, so behält die Synchronisation den vorhandenen Kontakt in Sage X3.
• Synchronisation Sage-X3-CRM nach Outlook
  Die Outlook-Liste wird mit dem Kontakt der Sage X3-Aufgabe ausgefüllt. Die anderen eventuell erfassten Kontakte werden gelöscht.

Synchronisation mit einem lokal verwalteten Speicher

Lokale Speicher eignen sich bei Ortswechseln und bieten eine hohe Zuverlässigkeit bei der Synchronisation. Diese Zuverlässigkeit hängt insbesondere damit zusammen, dass zu jedem Element eine stabile interne Id existiert.

Diese Lösung wird also für die Synchronisation mit dem Sage-X3-CRM-Modul empfohlen.

 Zwischen zwei SynchronisierungensolltenElemente, die seit der letzten Synchronisation wiederhergestellt wurden, nicht dupliziert werden.

Synchronisation mit einem von Microsoft Exchange Server verwalteten Speicher

Bei von Microsoft Exchange Server verwalteten Speichern gibt es im Synchronisationsprozess keine stabilen Elementdaten.

Wenn beispielsweise ein Element von einem Ordner in einen anderen Ordner verschoben wird, so ändern sich seine interne Id und sein Aktualisierungsdatum.

Um Elemente wiederzufinden, wird bei der Synchronisation eine interne Id des Sage-X3-CRM-Moduls verwendet.

 Es ist wichtig, den Modus Exchange-Modus im Cache verwenden ('Eigenschaften/erweiterte Eigenschaften des Speichers') nicht zu aktivieren. Bei Aktivierung dieses Modus werden die Elemente ständig synchronisiert, was je nach Anzahl der Elemente eine sehr lange Laufzeit beanspruchen kann. Der Cache-Prozess ähnelt nämlich einer Synchronisation, bei der das Änderungsdatum aktualisiert wird. Diese Aktualisierung führt zum Konflikt mit der Synchronisationslogik von Sage X3.

 Empfehlungen:

• Elemente, die seit der letzten Synchronisation wiederhergestellt oder in einen anderen Ordner verschoben wurden, sollten nicht dupliziert werden
• Elemente, die seit der letzten Synchronisation wiederhergestellt oder in einen anderen Ordner verschoben wurden, sollten nicht dupliziert werden

Verhalten

Sämtliche Änderungen an Kontakten, Aufgaben und Terminen in Outlook können in die entsprechenden Sage-X3-Datensätze übernommen werden, sofern die Synchronisationsparameter dies vorsehen.
Die Vorgehensweise entspricht dabei der Vorgehensweise beim Löschen und Anlegen.

Bei der Aktualisierung der Datensätze wird das Datum der letzten Änderung (in Outlook oder in Sage X3) verwendet, sofern das entsprechende Kontrollkästchen in den Synchronisationsparametern gesetzt ist.

Wichtige Hinweise:

• Synchronisiert werden lediglich die dem verbundenen Benutzer zugewiesenen Sage-X3-CRM-Ereignisse.
• Die als privat definierten Outlook-Ereignisse werden nicht in Sage X3 synchronisiert.
• Werden in Sage X3 Daten gelöscht, so zieht dies das Löschen der Daten in Outlook bei der nächsten Synchronisation nach sich.
• Werden Daten in Outlook gelöscht, so zieht dies mit Ausnahme der Partner das Löschen dieser Daten auch in X3 nach sich. Sind Kontakte betroffen, so wird lediglich deren Zuweisung zu einem Vertreter gelöscht.
   
  

Kontaktliste

Termine der ersten Kategorie werden für die in der Liste aufgeführten Vertreter bei der nächsten Synchronisationsanforderung aktualisiert.

Synchronisation erzwingen

Die Synchronisation kann erzwungen werden:

• auf Basis des Servers des X3-CRM-Moduls
• auf Basis von Outlook
• auf Basis beider Quellen

Auf Basis des Sage-X3-CRM-Moduls erzwungene Synchronisation

Die auf dem Server verfügbaren Elemente (Aufgaben, Kontakte etc.) werden bei der nächsten Synchronisation an Outlook gesendet.

Zur Aktivierung der Synchronisation wird die Funktion Synchronisation erzwingen verwendet.

 Das Erzwingen einer Synchronisation entspricht der Übernahme der Kontakte:

• Kontakte in den Kundendaten (Register Kontakt), wenn der verbundene Vertreter als Vertreter dieses Kunden deklariert ist (Register Geschäftlich),
• Kontakte in den Aufgaben und im Kalender.

Auf Basis von Outlook erzwungene Synchronisation

Bei der nächsten Synchronisation werden sämtliche Outlook-Elemente (Aufgaben, Kontakte und Kalender) an den Server des X3-CRM-Moduls gesendet, deren Änderungsdatum nach dem Datum der letzten erfolgreichen Synchronisation liegt.

Die Synchronisation besteht aus folgenden Schritten:

1. Klicken Sie auf Optionen/Register Sonstiges.
2. Vorgabe des Datums, ab dem die Elemente an den Server gesendet werden, hierfür entsprechende Anpassung des Datums der letzten erfolgreichen Änderung
3. Klick auf den Button Resynchronisation, Bestätigung der Auswahl in der Dialogbox
4. Klick auf den Button Sichern.

  Die Synchronisation endet mit dem Hinweis, dass das Datenblatt der letzten Synchronisation nicht gefunden wurde.
Dieser Hinweis ist im vorliegenden Kontext bedeutungslos, da die entsprechende Datei bei Klick auf den Button Resynchronisation gelöscht wurde.
In diesem Prozess werden Elemente, die seit der letzten erfolgreichen Synchronisation in Outlook gelöscht wurden, nicht gelöscht.