Partner
Die Funktion Partnerverwaltung wird bei der Synchronisation von Sage X3 mit Outlook verwendet.
Unabhängig von Sage X3 können in Outlook Kontakte definiert werden. D. h. dass diese Partner nicht in der Referenz Kontakte vorhanden sind.
Wenn eine Outlook-Kontaktsynchronisation gestartet wird, können in der Tabelle Partner die Informationen aus diesen Outlook-Kontakten gespeichert werden, weil sie noch nicht als Kontakte in der Datenbank vorhanden sind. Ein Partner kann nicht ein Kontakt an sich sein, sondern lediglich einem Kontakt zugeordnet werden. Der Partner soll demnach die Änderungen des Kontakts widerspiegeln. Dieser Kontakt wiederum drückt die Änderungen des Partners aus.
Hiervon ausgenommen sind lediglich die in Outlook als "privat" gekennzeichneten Kontakte; diese werden nach Anstoß der Synchronisation nicht als Sage X3-Kontakte generiert.
Hinweise:
Unter bestimmten Bedingungen werden die zu einem X3-Partner gehörenden Daten mit einem Outlook-Kontakt synchronisiert:
- Der Benutzer muss ein Vertreter sein.
Zur Erinnerung: Mit dem Benutzerparameter AUSCRMA -Funktion (Kapitel CRM, Gruppe COL) kann dem Benutzer eine so genannte Vertriebsrolle zugewiesen werden, mit dem Benutzerparameter AUSCRMF -Vertreter (Kapitel CRM, Gruppe COL) ein Vertretercode. - Der Benutzer muss die Berechtigung zum Anstoßen der Outlook- und X3-Kontaktsynchronisation besitzen.
- Neben den auf Ordnerebene definierten Parametern (Kapitel CRM, Gruppe SYN):
- CRMSYNC - Synchronisationsverwaltung,
- CRMSYNCCOR - Partnersynchronisierungsverwaltung,
die individuellen Synchronisierungsparameter müssen für jeden Benutzer definiert werden, und zwar in der Funktion Parameter Synchronisierung. - Der betreffende Partner muss dem Benutzer zugewiesen werden, der für das Anstoßen der Synchronisation verantwortlich ist.
Dans le cadre d'une synchronisation avec Outlook :
- Die erforderlichen Parameterinformationen für die Durchführung der Synchronisierung sowie die allgemeinen Prinzipien und Modalitäten für das Erzwingen der Synchronisierung sind in folgender Dokumentation verfügbar: Synchronisierung Sage X3 - Outlook: Installation
- Die Liste der synchronisierten Daten, die Synchronisierungsreihenfolge und eventuelle Besonderheiten zur Outlook-Synchronisierung werden in der Dokumentation Synchronisation Sage X3 - Outlook Funktionsanwendungen. beschrieben.
Vorbedingungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die zu einem Outlook-Kontakt erfassten Informationen werden in der Tabelle Partner gespeichert. Diese Informationen sind in den unterschiedlichen Registern abgelegt und können vervollständigt, geändert oder gelöscht werden.
Kopfzeile
Übersicht
Für die Outlook-Kontaktsynchronisation muss in der Datenbank ein neues Datenblatt Partner gespeichert werden.
Der Kopfzeile ist der Outlook-Kontakt in X3 zu entnehmen.
- Der Aufgabe wird eine laufende Nummer zugewiesen. Dabei handelt es sich um einen eindeutigen Schlüssel, der entweder automatisch auf Basis eines COR-Nummernkreises oder manuell inkrementiert werden kann, sofern die manuelle Zuweisung für den COR-Nummernkreis erlaubt ist. Hinweis: Bei der Anlage eines Partners über Synchronisation muss der COR-Nummernkreis automatisch zugewiesen werden (ansonsten wird auf dem Nummernkreis ein Fehler generiert). Der Nummernkreis kann nur bei direkter Anlage eines Partners in der Funktion GESCOR automatisch zugewiesen werden.
- Der vollständige Name (Anrede, Titel, Name, Vorname) muss angegeben werden. Diese Informationen werden direkt dem parallel in Outlook angelegten Datenblatt Kontakt entnommen.
- Dem Kontakt wird eventuell eine laufende Kontaktnummer zugewiesen. Diese Zuweisung kann manuell erfolgen. Wenn der Benutzer von Sage X3 den Outlook-Kontakt als X3-Kontakt bestimmt hat, stehen ihm über die im Feld "Code" zugänglichen Tunnelfunktionen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Der Benutzer kann zunächst einen in der Datenbank bereits existierenden Kontakt auswählen. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem die bereits referenzierten Kontakte aufgelistet sind. Der Benutzer kann auch direkt auf die Funktion Verwaltung Kontakte zugreifen und in der Tabelle Kontakte einen neuen Datensatz anlegen. Schließlich ist es möglich, Kontakte vom Id-Menü aus zu suchen. In diesem Fall sucht das System ausgehend vom Namen und Vornamen des Kontakts alle in der Datenbank Kontakte vorhandenen Homonyme.
- Dabei wird automatisch der Typ "Kontakt" oder "Vertreter" zugewiesen. Diese Information ist weder erfassbar noch änderbar. In der Praxis: Ein aus der Synchronisation eines Outlook-Kontakts stammender Partner ist immer vom Typ "Kontakt". Oder der Partner wird manuell in Sage X3 angelegt. Dies bedeutet, dass es sich ebenfalls um einen Partner vom Typ "Kontakt" handelt. Ein X3-Termin kann einen oder mehrere Akteure aufweisen (also in der Datenbank referenzierte Vertreter, dem / denen noch keine Partnerdaten zugeordnet sind. Ist der dem angemeldeten Betreiber zugeordnete Vertreter der Hauptorganisator des X3-Termins, werden bei der Terminsynchronisation die Partnerdaten der anderen Akteure generiert und als "Vertreter" gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass die X3-Akteure den Termin teilen und ihr Outlook-Kalender folglich mit einem neuen Ereignis versehen wird (sofern die Akteure die Berechtigung zur Outlook-Synchronisation besitzen). Ist der dem angemeldeten Betreiber zugeordnete Vertreter lediglich Akteur des X3-Termins, werden bei der Terminsynchronisation die Partnerdaten der anderen Akteure nicht generiert.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 2
Blocknummer 1
| Dieser Code definiert den eindeutigen Schlüssel der Kontaktdatei. Dieser Schlüssel kann manuell zugewiesen werden, oder, wenn er nicht erfasst wurde, über den COR-Nummernkreis des Vertriebsmoduls definiert werden. Dieser Nummernkreis setzt sich standardmäßig aus einer 15-stelligen Sequenznummer zusammen. Damit das Objekt Kontakt reibungslos funktioniert, wird empfohlen, die Standardeigenschaften beizubehalten. |
| Dieses Feld ermöglicht die Auswahl der Anrede des Kontakts. |
| Dieses Feld ermöglicht die Angabe eines Titels für den Kontakt. Die Erfassung dieses Bereichs ist frei. |
| Dieses Feld ermöglicht die Definition der Identität des Kontakts und die Erfassung des Namens. |
| Dieses Feld ermöglicht die Definition der Identität des Kontakts und die Erfassung des Vornamens. |
| Dieser Code definiert den eindeutigen Code der Gesprächspartnerdatei. Dieser Schlüssel kann manuell zugewiesen werden, oder, wenn er nicht erfasst wurde, über den Klassen-Nummernkreis [C] INTERLOC definiert werden. Dieser Nummernkreis setzt sich standardmäßig aus einer 15-stelligen Sequenznummer zusammen. Von diesem Feld kann dem Kontakt ein Referenzkontakt der Datenbank zugewiesen werden, auf das Detail einer Kontaktdatei zugegriffen werden und eine Kontaktsuche gestartet werden. |
| Zeigt den Kontakttyp an: Gesprächspartner oder Vertreter. |
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Register Allgemeine Angaben
Übersicht
Im Register Informationen kann der Benutzer seine eigenen Kommentare zu einem Partner in X3 verwalten.
Dies ist ein Feld vom Typ Clob, in dem der Benutzer Zusatzinformationen zu seinem Outlook-Kontakt erfassen kann. Diese Informationen werden dann in X3 gespeichert.
In der Praxis:
In Outlook wird ein Kontakt mit einem Kommentar angelegt und danach mit Sage X3 synchronisiert. In X3 wird dann in der Tabelle Kontakte ein Datensatz angelegt. Der Outlook-Kommentar wird in X3 als Clob gespeichert. Von diesem aktuellen Datensatz aus kann der Benutzer Änderungen durchführen oder aufeinander folgende Kommentare hinzufügen, die bei jeder Synchronisation in Outlook übernommen werden. Dasselbe gilt für Outlook: Jegliche Änderung an einem Kommentar wird bei der nächsten Synchronisation übernommen. Dies ist nur gültig, wenn die Synchronisationsparameter des Benutzers es zulassen.
Die Kommentare der unterschiedlichen Vertreter, denen der Kontakt zugewiesen ist, werden in X3 in diesem Feld vom Typ Clob sukzessive hinzugefügt. D. h. die Kommentare können gemeinsam verwendet werden. Über ein Kennzeichen kann nach und nach festgestellt werden, welcher Vertreter Kommentare hinzugefügt hat.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
| Dieses Feld vom Typ Clob ermöglicht die freie Erfassung der Kontaktinformationen. |
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Register Geschäftspartner
Übersicht
Die Geschäftsdaten (Adresse, E-Mail, geschäftliche Telefonnummer, Unternehmen etc.) eines mit Sage X3 synchronisierten Outlook-Kontakts werden in den Partnerdaten im Register Geschäftlich gespeichert.
Sonderfall Personenkontencode
- Anlage eines Outlook-Kontakts mit einem bekannten Unternehmenscode (bereits in der Tabelle BPARTNER - Personenkonto gespeichert).
Zur Erinnerung: Ist ein Partner einem Personenkonto zugewiesen, werden die Informationen (Bezeichnung Personenkonto etc.) gemeinsam benutzt.
Der Unternehmenscode ist in den Personenkontendaten in X3 bereits referenziert. In diesem Fall kann der Benutzer, der ursprünglich den Outlook-Kontakt angelegt hat, den Unternehmenscode mit folgender Syntax speichern: #UNTERNEHMENSCODE# oder direkt UNTERNEHMENSCODE. Damit wird nach Anstoß der Synchronisation der Personencode in den entsprechenden Partnerdaten aktualisiert. Wenn also ein Personenkonto / Unternehmen gleichzeitig in Outlook und in X3 existiert, wird das Unternehmen #UNTERNEHMENSCODE# oder UNTERNEHMENSCODE des Outlook-Kontakts das Personenkonto UNTERNEHMENSCODE des X3-Partners.
Beispiel:
Das Personenkonto DIS001 existiert in der X3-Datenbank.
Anlage eines Outlook-Kontakts M. Paul DURAND, der dem Unternehmen #DIS001# oder DIS001 zugeordnet ist.
Anstoß der Kontakt-Synchronisation, dann automatische Generierung des entsprechenden Partners.
Der Personenkontencode wird im Register Geschäftlich mit dem Wert DIS001 aktualisiert.
- Anlage eines Outlook-Kontakts mit einem in der X3-Referenz unbekannten Unternehmenscode (kein Datensatz in der Tabelle BPARTNER - Personenkonto vorhanden).
Es wird ein Outlook-Kontakt mit einem nicht definierten Unternehmen XYZ angelegt (XYZ ist nicht in der X3-Personenkontenreferenz vorhanden). Ist der Partner über Synchronisation angelegt, wird der Personenkontencode (BPRNUM) im Register Geschäftlich nicht mit dem Code XYZ gefüllt, da dieser noch nicht in der Datenbank vorhanden ist. Das Feld BPRLIB (Bezeichnung) ist hingegen frei erfassbar und weist somit den Wert des Unternehmenscode XYZ aus Outlook auf.
Der Benutzer kann dieses Personenkonto anschließend manuell in der Datenbank anlegen und dann die Partnerdaten durch Hinzufügen des Codes XYZ im Feld Personenkonto manuell ändern. Der Outlook-Kontakt wird demnach bei der nächsten Synchronisation aktualisiert und der zugeordnete Unternehmenscode hat die Syntax #XYZ#.
Beispiel:
Anlage eine Outlook-Kontakts M. Paul DURAND, der dem Unternehmen XYZ zugeordnet ist, das nicht in den X3-Personenkontendaten referenziert ist. Der Unternehmenscode im Outlook-Kontakt hat die Syntax XYZ.
Anstoß der Kontakt-Synchronisation, dann automatische Generierung des entsprechenden Partners.
Der Personenkontencode im Register Geschäftlich ist leer, die Codebezeichnung weist jedoch den Wert XYZ auf.
- Anlage eines Outlook-Kontakts ohne erfasstes Unternehmen.
Der Personenkontencode der Partnerdaten ist bei der Synchronisation des Outlook-Kontakts leer (Feld BPRNUM). Der Benutzer kann einen bereits bestehenden Personenkontencode aus der sonstigen Tabelle BPARTNER auswählen, z. B. DIS001. Der ursprüngliche Outlook-Kontakt wird bei der nächsten Synchronisation mit einem Unternehmenscode #DIS001# aktualisiert.
- Manuelle Anlage eines Partners über die Funktion GESCOR.
Der Benutzer kann diesem Partner einen Personenkontencode aus BPARTNER, z. B. DIS002, zuordnen. Bei der Synchronisation wird parallel ein Outlook-Kontakt mit einem Unternehmenscode #DIS002# angelegt.
Der Benutzer ordnet dem Partner keinen Personenkontencode aus BPARTNER (Feld BRRNUM) zu, sondern lediglich eine Bezeichnung (Feld BPRLIB, nicht geprüft), z. B. ZZ. Bei der Synchronisation wird parallel ein Outlook-Kontakt mit einem Unternehmenscode ZZ angelegt.
- Automatische Generierung eines Partners vom Typ Vertreter.
Zur Erinnerung: Bei der Synchronisation eines X3-Termins für den einer der Akteure ein Vertreter ist, der noch keine Partnerdaten hat, wird automatisch immer ein Partner vom Typ Vertreter generiert. Der aktuelle Benutzer (Benutzer, der die Synchronisation durchführt) muss ebenfalls der Hauptorganisator des X3-Termins sein für den dieser Vertreter als "Nebenakteur" erfasst ist.
Der Personenkontencode BPRNUM nimmt den Vertretercode an (ein X3-Vertreter ist als Personenkonto in der Tabelle BPARTNER gespeichert). Die Geschäftsdaten werden von den Referenz-Vertreterdaten aus geladen. Bei der Synchronisation wird ein entsprechender Outlook-Kontakt angelegt. Es werden dabei allerdings keine Vertreter verwaltet.
Werden Vertreterdaten in Outlook geändert, werden diese Änderungen bei der Synchronisation nicht berücksichtigt. Die Änderungen in den Vertreterdaten müssen manuell in X3 erfasst werden. Anschließend muss eine neue Synchronisation angestoßen werden. Dann werden die Änderungen in Outlook aktualisiert.
Allgemeines:
Generell gilt, dass sich jede Änderung der Geschäftsdaten eines Outlook-Kontakts bei einer Synchronisation auf den entsprechenden X3-Partner auswirkt. Vorausgesetzt der Benutzer verfügt über die entsprechenden Synchronisationsparameter. Dasselbe gilt umgekehrt.
Das Datum der letzten Änderung (in Outlook oder in X3) dient als Referenz für die Aktualisierung des Datensatzes.
Das Löschen eines X3-Partners führt zum Löschen des Outlook-Kontakts bei der nächsten Synchronisation. Das Löschen eines Outlook-Kontakts führt hingegen lediglich zum Löschen der Verbindung zum Vertretercode (Register Zuweisung) und nicht zum Löschen des entsprechenden X3-Partners. Der Benutzer kann den Partner zu einem späteren Zeitpunkt manuell löschen.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Detail
| Erfassen Sie den Personenkontencode oder verwenden Sie das Suchsymbol (Lupe), um eine Suche in der Personenkontentabelle auszuführen. |
| Unternehmensname des Personenkontos. Dieses Feld kann geändert werden. |
| Vom Kontakt belegte Funktion. |
|
|
| Vom Kontakt belegte Funktion. |
| Vom Kontakt belegte Rolle. Dieses Feld kann einen der in der sonstigen Tabelle 906 definierten Werte annehmen. |
| Service des Kontakts. |
| Beruflicher Adresscode des Kontakts. |
| Dem Adresscode des Kontakts zugewiesene Bezeichnung. |
| Ländercode, dem die berufliche oder private Adresse des Kontakts zugeordnet ist. In der Ländertabelle, die dieses Feld prüft, wird eine bestimmte Anzahl an Eigenschaften, die wichtig für die Durchführung der Prüfungen sind, den Informationen, die davon abhängig sind, zugeordnet, insbesondere das Format der Adressen und Telefonnummern. |
| Dem Ländercode zugewiesene Bezeichnung. |
| Enthält die verschiedenen Adresspositionen des Kontakts. Der Titel und das Erfassungsformat dieser Zeilen sind in der Ländertabelle definiert. |
| Postleitzahl, der die berufliche oder private Adresse des Kontakts zugeordnet ist. Ermöglicht die Bestimmung der Stadt und der geographischen Untereinheit, falls für das Land definiert. Sonderfälle: - für ANDORRA: 99130 Die Prüfung dieser Information und das erforderliche Zeichen sind in der Funktion der auf Ebene der Länderverwaltung ausgeführten Parametrisierung. Damit die Prüfung durchgeführt wird, ist es auch erforderlich, dass der Parameter POSCOD - Warnung, falls PLZ nicht vorhanden (Kapitel SUP, Gruppe INT) auf "Ja" gestellt ist. |
| Stadt, der die berufliche oder private Adresse des Kontakts zugeordnet ist. Es wird automatisch die Stadt zur zuvor eingegeben Postleitzahl vorgeschlagen. Der Name der Stadt kann auch direkt erfasst werden:
Hinweise:
|
| Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Kartografieseite zu öffnen, mit der die angegebene Adresse eingeordnet werden kann. |
| Dieses Feld enthält die geografische Untereinheit, die der Definition der Postadresse entspricht. Z.B. ein Departement für Frankreich, oder ein Bundesstaat für die USA. Die Bezeichnung der geografischen Untereinheit sowie die Erfassungsprüfung dieser Information sind im Parameter Land definiert. Dieses Feld wird nach der Erfassung der Postleitzahl und der Stadt automatisch ausgefüllt, ausgehend von der Parametrisierung, die in Postleitzahlen ausgeführt wurde. |
Persönliche Daten
| Berufliche oder private Telefonnummer des Kontakts. Das Format ist in der Ländertabelle definiert. |
| Mobilfunknummer des Kontakts. Das Format ist in der Ländertabelle definiert. |
| Berufliche oder private Faxnummer des Kontakts. Das Format ist in der Ländertabelle definiert. |
| Berufliche oder Private E-Mail-Adresse des Kontakts. Das Format ist in der Ländertabelle definiert. |
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Register Privatpartner
Übersicht
Persönliche Daten eines mit Sage X3 synchronisierten Outlook-Kontakts sind im Register Persönlich der entsprechenden Partnerdaten gespeichert. Z. B. eine persönliche Adresse oder Telefonnummer.
Wenn ein Partner über ein zugeordnetes Kontaktdatenblatt verfügt, führt jede Änderung in diesem Datensatz in dieser Funktion (z. B. Hinzufügen eines Geburtsdatums in den Partnerdaten) parallel zu einer Änderung in der Tabelle der Kontakte (Aktualisierung des Felds "Geburtsdatum" im Kontaktdatenblatt). Jede Änderung eines einem Partner zugeordneten Kontakts führt ebenfalls zur Änderung des Partners. Diese Aktualisierung auf zwei Ebenen erfolgt somit automatisch.
Allgemeines:
Generell gilt, dass sich jede Änderung der persönlichen Daten eines Outlook-Kontakts bei einer Synchronisation auf den entsprechenden X3-Partner auswirkt. Vorausgesetzt der Benutzer verfügt über die entsprechenden Synchronisationsparameter. Dasselbe gilt umgekehrt.
Das Datum der letzten Änderung (in Outlook oder in X3) dient als Referenz für die Aktualisierung des Datensatzes.
Die Geschäftsdaten (Adresse, E-Mail, geschäftliche Telefonnummer, Unternehmen etc.) eines mit Sage X3 synchronisierten Outlook-Kontakts werden in den Partnerdaten im Register Geschäftlich gespeichert.
Das Löschen eines X3-Partners führt zum Löschen des Outlook-Kontakts bei der nächsten Synchronisation. Das Löschen eines Outlook-Kontakts führt hingegen lediglich zum Löschen der Verbindung zum Vertretercode (Register Zuweisung) und nicht zum Löschen des entsprechenden X3-Partners. Der Benutzer kann den Partner zu einem späteren Zeitpunkt manuell löschen.
Sonderfall Personenkontencode
- Anlage eines Outlook-Kontakts mit einem bekannten Unternehmenscode (bereits in der Tabelle BPARTNER - Personenkonto gespeichert).
Zur Erinnerung: Ist ein Partner einem Personenkonto zugewiesen, werden die Informationen (Bezeichnung Personenkonto etc.) gemeinsam benutzt.
Der Unternehmenscode ist in den Personenkontendaten in X3 bereits referenziert. In diesem Fall kann der Benutzer, der ursprünglich den Outlook-Kontakt angelegt hat, den Unternehmenscode mit folgender Syntax speichern: #UNTERNEHMENSCODE# oder direkt UNTERNEHMENSCODE. Damit wird nach Anstoß der Synchronisation der Personencode in den entsprechenden Partnerdaten aktualisiert. Wenn also ein Personenkonto / Unternehmen gleichzeitig in Outlook und in X3 existiert, wird das Unternehmen #UNTERNEHMENSCODE# oder UNTERNEHMENSCODE des Outlook-Kontakts das Personenkonto UNTERNEHMENSCODE des X3-Partners.
Beispiel:
Das Personenkonto DIS001 existiert in der X3-Datenbank.
Anlage eines Outlook-Kontakts M. Paul DURAND, der dem Unternehmen #DIS001# oder DIS001 zugeordnet ist.
Anstoß der Kontakt-Synchronisation, dann automatische Generierung des entsprechenden Partners.
Der Personenkontencode wird im Register Geschäftlich mit dem Wert DIS001 aktualisiert.
- Anlage eines Outlook-Kontakts mit einem in der X3-Referenz unbekannten Unternehmenscode (kein Datensatz in der Tabelle BPARTNER - Personenkonto vorhanden).
Es wird ein Outlook-Kontakt mit einem nicht definierten Unternehmen XYZ angelegt (XYZ ist nicht in der X3-Personenkontenreferenz vorhanden). Ist der Partner über Synchronisation angelegt, wird der Personenkontencode (BPRNUM) im Register Geschäftlich nicht mit dem Code XYZ gefüllt, da dieser noch nicht in der Datenbank vorhanden ist. Das Feld BPRLIB (Bezeichnung) ist hingegen frei erfassbar und weist somit den Wert des Unternehmenscode XYZ aus Outlook auf.
Der Benutzer kann dieses Personenkonto anschließend manuell in der Datenbank anlegen und dann die Partnerdaten durch Hinzufügen des Codes XYZ im Feld Personenkonto manuell ändern. Der Outlook-Kontakt wird demnach bei der nächsten Synchronisation aktualisiert und der zugeordnete Unternehmenscode hat die Syntax #XYZ#.
Beispiel:
Anlage eine Outlook-Kontakts M. Paul DURAND, der dem Unternehmen XYZ zugeordnet ist, das nicht in den X3-Personenkontendaten referenziert ist. Der Unternehmenscode im Outlook-Kontakt hat die Syntax XYZ.
Anstoß der Kontakt-Synchronisation, dann automatische Generierung des entsprechenden Partners.
Der Personenkontencode im Register Geschäftlich ist leer, die Codebezeichnung weist jedoch den Wert XYZ auf.
- Anlage eines Outlook-Kontakts ohne erfasstes Unternehmen.
Der Personenkontencode der Partnerdaten ist bei der Synchronisation des Outlook-Kontakts leer (Feld BPRNUM). Der Benutzer kann einen bereits bestehenden Personenkontencode aus der sonstigen Tabelle BPARTNER auswählen, z. B. DIS001. Der ursprüngliche Outlook-Kontakt wird bei der nächsten Synchronisation mit einem Unternehmenscode #DIS001# aktualisiert.
- Manuelle Anlage eines Partners über die Funktion GESCOR.
Der Benutzer kann diesem Partner einen Personenkontencode aus BPARTNER, z. B. DIS002, zuordnen. Bei der Synchronisation wird parallel ein Outlook-Kontakt mit einem Unternehmenscode #DIS002# angelegt.
Der Benutzer ordnet dem Partner keinen Personenkontencode aus BPARTNER (Feld BRRNUM) zu, sondern lediglich eine Bezeichnung (Feld BPRLIB, nicht geprüft), z. B. ZZ. Bei der Synchronisation wird parallel ein Outlook-Kontakt mit einem Unternehmenscode ZZ angelegt.
- Automatische Generierung eines Partners vom Typ Vertreter.
Zur Erinnerung: Bei der Synchronisation eines X3-Termins für den einer der Akteure ein Vertreter ist, der noch keine Partnerdaten hat, wird automatisch immer ein Partner vom Typ Vertreter generiert. Der aktuelle Benutzer (Benutzer, der die Synchronisation durchführt) muss ebenfalls der Hauptorganisator des X3-Termins sein für den dieser Vertreter als "Nebenakteur" erfasst ist.
Der Personenkontencode BPRNUM nimmt den Vertretercode an (ein X3-Vertreter ist als Personenkonto in der Tabelle BPARTNER gespeichert). Die Geschäftsdaten werden von den Referenz-Vertreterdaten aus geladen. Bei der Synchronisation wird ein entsprechender Outlook-Kontakt angelegt. Es werden dabei allerdings keine Vertreter verwaltet.
Werden Vertreterdaten in Outlook geändert, werden diese Änderungen bei der Synchronisation nicht berücksichtigt. Die Änderungen in den Vertreterdaten müssen manuell in X3 erfasst werden. Anschließend muss eine neue Synchronisation angestoßen werden. Dann werden die Änderungen in Outlook aktualisiert.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Detail
| Muttersprache des Kontakts. Dieser Code wird in der Sprachtabelle geprüft. |
| Geburtsdatum des Kontakts. |
| Berufssoziologische Kategorie des Kontakts. Die möglichen Werte sind in der sonstigen Tabelle 907 definiert. |
| Ländercode, dem die berufliche oder private Adresse des Kontakts zugeordnet ist. In der Ländertabelle, die dieses Feld prüft, wird eine bestimmte Anzahl an Eigenschaften, die wichtig für die Durchführung der Prüfungen sind, den Informationen, die davon abhängig sind, zugeordnet, insbesondere das Format der Adressen und Telefonnummern. |
| Dem Ländercode zugewiesene Bezeichnung. |
| Enthält die verschiedenen persönlichen Adresspositionen des Kontakts. Die Erfassung dieses Bereichs ist frei. |
| Postleitzahl, der die berufliche oder private Adresse des Kontakts zugeordnet ist. Ermöglicht die Bestimmung der Stadt und der geographischen Untereinheit, falls für das Land definiert. Sonderfälle: - für ANDORRA: 99130 Die Prüfung dieser Information und das erforderliche Zeichen sind in der Funktion der auf Ebene der Länderverwaltung ausgeführten Parametrisierung. Damit die Prüfung durchgeführt wird, ist es auch erforderlich, dass der Parameter POSCOD - Warnung, falls PLZ nicht vorhanden (Kapitel SUP, Gruppe INT) auf "Ja" gestellt ist. |
| Stadt, der die berufliche oder private Adresse des Kontakts zugeordnet ist. Es wird automatisch die Stadt zur zuvor eingegeben Postleitzahl vorgeschlagen. Der Name der Stadt kann auch direkt erfasst werden:
Hinweise:
|
| Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Kartografieseite zu öffnen, mit der die angegebene Adresse eingeordnet werden kann. |
| Dieses Feld enthält die geografische Untereinheit, die der Definition der Postadresse entspricht. Z.B. ein Departement für Frankreich, oder ein Bundesstaat für die USA. Die Bezeichnung der geografischen Untereinheit sowie die Erfassungsprüfung dieser Information sind im Parameter Land definiert. Dieses Feld wird nach der Erfassung der Postleitzahl und der Stadt automatisch ausgefüllt, ausgehend von der Parametrisierung, die in Postleitzahlen ausgeführt wurde. |
Persönliche Daten
| Berufliche oder private Telefonnummer des Kontakts. Das Format ist in der Ländertabelle definiert. |
| Mobilfunknummer des Kontakts. Das Format ist in der Ländertabelle definiert. |
| Berufliche oder private Faxnummer des Kontakts. Das Format ist in der Ländertabelle definiert. |
| Berufliche oder Private E-Mail-Adresse des Kontakts. Das Format ist in der Ländertabelle definiert. |
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Register Zuweisung
Übersicht
In diesem Register steht die Liste des oder der für den Partner verantwortlichen Vertreter(s).
Nach Anlage eines Outlook-Kontakts und anschließender Synchronisation mit Sage X3 wird parallel ein entsprechender Datensatz in der Tabelle der X3-Partner generiert, vorausgesetzt der aktuelle Betreiber verfügt über die erforderlichen Synchronisationsparameter.
Standardmäßig entspricht der verantwortliche Vertreter aus der Zuteilungsliste dem X3-Vertretercode, der dem aktuellen Betreiber im Benutzerparameter AUSCRMF -Vertreter (Kapitel CRM, Gruppe COL) zugeordnet ist.
Es können der Datenbank allerdings im Nachhinein weitere Vertreter hinzugefügt werden. Damit kann ein bestimmter Partner gemeinsam benutzt werden.
Ein Partner wird z. B. vom Vertreter REP01 verwaltet. Wird der Vertreter REP02 in die Zuteilungsliste aufgenommen, wird der Partner und somit auch der Outlook-Kontakt gemeinsam benutzt, vorausgesetzt die Synchronisationsparameter der beiden Benutzer lassen dies zu. Ist dies der Fall, führt die Synchronisation des Partners dazu, dass der Outlook-Kontakt in der Kontaktliste des zweiten Benutzers (bezogen auf Vertreter REP02) generiert wird.
Wenn ein Outlook-Kontakt gelöscht wird, wird auf Ebene der entsprechenden Partnerdaten der Link mit dem Vertreter immer gelöscht, selbst wenn der Kontakt zuvor über den Partner generiert wurde.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle
| Identifikationscode des Vertreters, der aus der Vertretertabelle ausgewählt werden kann. Dem Kontakt zugewiesener Vertreter. |
| Unternehmensname des ausgewählten Vertreters. |
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Menüleiste
Funktionen / Generierung Kontakt
Über das Menü "Funktionen / Kontakt generieren" in der Werkzeugleiste kann direkt bei Anlage auf die Kontaktverwaltung zugegriffen werden. Wenn der Kontakt auf dieser Ebene angelegt wird, wird der Kontaktcode der Kopfzeile beim Zurückgehen in den aktuellen Partnerdatensatz mit der laufenden, neu angelegten Kontaktnummer aktualisiert und kann nicht mehr geändert werden.
Die Änderungen in den Kontaktdaten führen zu den gleichen Aktualisierungen in den Partnerdaten. Die Änderungen in den Partnerdaten führen wiederum zu den gleichen Aktualisierungen in den Kontaktdaten.
Wird der Partner hingegen gelöscht, führt dies nicht zum Löschen des Kontakts (zwischen der Kontakttabelle und der Tabelle CONTACTCRM können Links bestehen, vor allem wenn der Kontakt in Verbindung mit einem Personenkonto steht). Das Löschen des Kontakts zieht hingegen das Löschen des Partners nach sich.
Funktionen / Lead generieren
Aktionen / Planung / Termine
Mit dem Menü "Planung / Aktionen / Termine" in der Werkzeugleiste kann ein Termin direkt in der Funktion GESBAP angelegt werden.
- Wenn im Register Geschäftlich des Partners ein Personenkontencode definiert wurde, wird er in die Kopfzeile des Termins übernommen.
- Wenn kein Personenkontencode definiert wurde, wird die Kopfzeile des Termins nicht aktualisiert.
Aktionen / Planung / Anruf
Mit dem Menü "Planung / Aktionen / Anruf" in der Werkzeugleiste kann ein Anruf direkt in der Funktion GESCLL angelegt werden.
- Wenn im Register Geschäftlich des Partners ein Personenkontencode definiert wurde, wird er in die Kopfzeile des Anrufs übernommen.
- Wenn kein Personenkontencode definiert wurde, wird die Kopfzeile des Anrufs nicht aktualisiert.
Aktionen / Planung / Aufgabe
Mit dem Menü "Planung / Aktionen / Aufgabe" in der Werkzeugleiste kann eine Aufgabe direkt in der Funktion GESTSK angelegt werden.
- Wenn im Register Geschäftlich des Partners ein Personenkontencode definiert wurde, wird er in die Kopfzeile der Aufgabe übernommen.
- Wenn kein Personenkontencode definiert wurde, wird die Kopfzeile der Aufgabe nicht aktualisiert.
Aktionen / Speichern / Termine
Mit dem Menü "Speichern / Aktionen / Termin" in der Werkzeugleiste kann ein Termin direkt in der Funktion GESBAP angelegt werden.
- Wenn im Register Geschäftlich des Partners ein Personenkontencode definiert wurde, wird er in die Kopfzeile des Termins übernommen.
- Wenn kein Personenkontencode definiert wurde, wird die Kopfzeile des Termins nicht aktualisiert.
Aktionen / Speichern / Anruf
Mit dem Menü "Speichern / Aktionen / Anruf" in der Werkzeugleiste kann ein Anruf direkt in der Funktion GESCLL angelegt werden.
- Wenn im Register Geschäftlich des Partners ein Personenkontencode definiert wurde, wird er in die Kopfzeile des Anrufs übernommen.
- Wenn kein Personenkontencode definiert wurde, wird die Kopfzeile des Anrufs nicht aktualisiert.
Aktionen / Speichern / Aufgabe
Mit dem Menü "Speichern / Aktionen / Aufgabe" in der Werkzeugleiste kann eine Aufgabe direkt in der Funktion GESTSK angelegt werden.
- Wenn im Register Geschäftlich des Partners ein Personenkontencode definiert wurde, wird er in die Kopfzeile der Aufgabe übernommen.
- Wenn kein Personenkontencode definiert wurde, wird die Kopfzeile der Aufgabe nicht aktualisiert.