Aufgaben
Bei den Aufgaben handelt es sich um alle CRM-Aktivitäten, die nicht als Termin oder Anruf angesehen werden können.
Um so viele Aktivitäten wie möglich berücksichtigen zu können, sind die Aufgaben durch ihr vereinfachtes Verhalten gekennzeichnet.
Dans le cadre d'une synchronisation avec Outlook :
- Die erforderlichen Parameterinformationen für die Durchführung der Synchronisierung sowie die allgemeinen Prinzipien und Modalitäten für das Erzwingen der Synchronisierung sind in folgender Dokumentation verfügbar: Synchronisierung Sage X3 - Outlook: Installation
- Die Liste der synchronisierten Daten, die Synchronisierungsreihenfolge und eventuelle Besonderheiten zur Outlook-Synchronisierung werden in der Dokumentation Synchronisation Sage X3 - Outlook Funktionsanwendungen. beschrieben.
Vorbedingungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die Aufgabendaten werden in den Registern Aufgabe und Protokoll abgelegt und können vervollständigt, geändert oder gelöscht werden.
Kopfzeile
Übersicht
Eine Aufgabe kann auf drei verschiedene Arten in Sage X3 erzeugt werden:
- Manuell direkt mit der hier beschriebenen Funktion (Menü Datei / Neu)
- automatisch bei Zuweisung einer Serviceanfrage an eine Vertriebsabteilung
- Automatisch bei der Synchronisation einer Outlook-Aufgabe, wenn die Synchronisation im Ordner aktiv ist (siehe Hilfe zu den Parametern CRMSYNC - Synchronisationsverwaltung und CRMSYNCTSK - Synchronisiationsverwaltung Aufgaben) und wenn die Synchronisationsparameter des aktuellen Benutzers die Synchronisation zulassen.
Die Kopfzeilenmaske dient zur Identifizierung der Aufgabe in X3:
- Der Aufgabe wird eine laufende Nummer zugewiesen. Dabei handelt sich um einen nur einmal existierenden Schlüssel, der automatisch vom ACT-Nummernkreis hochgezählt oder manuell angegeben wird, wenn die manuelle Zuweisung des ACT-Nummernkreises zugelassen ist.
- per Angabe eines Standard-Verkaufsstandortes. Der Wert dieses Felds hängt normalerweise vom Profil des aktuellen Betreibers ab, kann aber letztendlich auch von den automatischen Zuweisungsregeln der Vertreter und Standorte abhängen (Parameters des CRM-Kapitel, REP-Gruppe): CRMDEFREP - Verbundener Vertreter / Standard, CRMREPSIT - Übernahme Vertreterstandort, und CRMREPTSK - Verbundener Vertreter Aufgaben-Prio). In allen Fällen muss immer ein Standort angegeben werden.
- Es wird der Aufgabe ein Personenkontencode (das in der Referenz BPARTNER angegebene Personenkonto) und eventuell eine laufende Kontaktnummer zugewiesen. Die Zuweisung kann automatisch (dabei wird der Standardkontakt des Personenkontos vorgeladen, bleibt aber änderbar) oder manuell erfolgen. Da der Personenkontencode nicht obligatorisch ist, können X3-Aufgaben auch zu unabhängigen Kontakten erfasst werden. Im Feld "Kontakt" stehen mehrere Funktionalitäten zur Verfügung. Es ist zum einen möglich, einen in der Datenbank schon existierenden Kontakt auszuwählen. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem die bereits referenzierten Kontakte aufgelistet sind. Der Benutzer kann auch direkt auf die Funktion Kontaktverwaltung zugreifen.
Genauso ist es möglich, im Rahmen der Verwaltung der Outlook-Kontakte, die in X3 Partner genannt werden, einen in der Datenbank bereits existierenden Partner auszuwählen. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem die bereits referenzierten Partner aufgelistet sind. Schließlich ist es möglich, Kontakte vom Id-Menü "Personensuche" aus zu suchen. - Per Zuordnung zu einem Projekt. In diesem Feld stehen mehrere Werkzeuge zur Auswahl eines Projekts zur Verfügung. Mit dem ersten Kontextmenü kann die Liste der verwalteten Projekte angezeigt werden, entweder für das Personenkonto oder, wenn kein Personenkonto angegeben ist, für den Kontakt. Das zweite Kontextmenü heißt "Projekte" und bietet direkten Zugriff auf das Objekt Projekte. Des Weiteren kann eine Auswahl aus diesem Objekt vorgenommen werden. Das dritte Kontextmenü ermöglicht die Auswahl eines Projekts aus einer vollständigen Liste aller Projekte, die in der Anwendung erfasst sind.
- Es wird dem Anruf ein Status zugewiesen. Ein als abgeschlossen betrachtetes Projekt kann manuell als "durchgeführt" gekennzeichnet werden. Der Status der Standardaufgaben hängt vom Wert des allgemeinen Parameters DONDEFTSK - Standardmäßig ausgef. Aufgaben ab (Kapitel CRM, Gruppe DEF), kann aber geändert werden.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 2
Blocknummer 1
| Diesem Feld ist der Standort zu entnehmen, an dem die betreffende Aufgabe überwiegend verwaltet wird. Mehrere Parameter haben Einfluss auf das Vorladen des Standardstandorts. Es kann sich um den dem Funktionsprofil angehängten Standort des aktuellen Benutzers oder den dem für die CRM-Aktivität verantwortlichen Vertreter angehängten Standort (Parameter CRMREPSIT, Kapitel CRM, Gruppe REP) handeln. |
| Dieses Feld ermöglicht das Speichern des eindeutigen Datensatzschlüssels. Dieser Schlüssel wird über den Nummernkreis ACT berechnet. Dieser Nummernkreis setzt sich standardmäßig aus einer 15-stelligen Sequenznummer zusammen. Dieser Nummernkreis wird standardmäßig mit einer automatischen Funktion ausgeliefert, die Zuweisung kann jedoch manuell erfolgen. Damit das Objekt Aufgabe reibungslos funktioniert, wird empfohlen, die Standardeigenschaften beizubehalten. Die Objekte Aufgaben, Termine, Anrufe und Einsätze teilen sich den Nummernkreis ACT. Dies ermöglicht die Verwendung der Crystal-Report-Funktionen und -Berichte mit Hinweis auf die Geschäftstätigkeit im weitesten Sinne. |
| Eine Aufgabe kann für sämtliche Personenkontentypen definiert sein. Der gewählte Personenkontentyp ist einem speziellen Personenkontenfeld zu entnehmen. |
| Dieses Feld ermöglicht die Identifikation des Standardkontakts des angegebenen Personenkontos (änderbares Feld) oder des Kontakts, für den die Aufgabe durchgeführt werden muss, wenn kein Personenkonto angegeben wurde. In diesem Feld stehen mehrere Werkzeuge zur Auswahl eines Kontakts zur Verfügung. Das erste Kontextmenü "Auswahl" ermöglicht die Auswahl eines Kontakts aus der Liste der Kontakte, und zwar unabhängig vom in der Aufgabenkopfzeile angegebenen Personenkontencode. Das zweite Kontextmenü "Auswahl Kontakte" ermöglicht die Auswahl eines Kontakts aus der Liste der vorhandenen Kontakte, die dem in der Kopfzeile erfassten Personenkonto angehören. Wurde dem Personenkonto kein Kontakt zugeordnet, wird keine Kontaktauswahlliste angezeigt. Das dritte Kontextmenü "Partnerauswahl" ermöglicht die Auswahl eines Partnerkontaktes aus einer vollständigen Liste aller Partnerkontakte, die in der Anwendung erfasst sind. |
| Gibt die vollständige Identität des in der Aufgabenkopfzeile erfassten Kontakts an. |
| Eine Aufgabe kann einer entsprechenden laufenden Nummer zugeordnet werden. Diese laufende Nummer kann direkt im Feld manuell ausgewählt werden oder in Abhängigkeit der zuvor in der Aufgabenkopfzeile erfassten laufenden Kontaktnummer vorgeladen werden. |
| Dieses Feld ermöglicht die Identifikation des Projekts, für das die Aufgabe stattfindet. In diesem Feld stehen mehrere Werkzeuge zur Auswahl eines Projekts zur Verfügung. Das erste Kontextmenü "Projekte" bietet direkten Zugriff auf das Objekt Projekte. Des Weiteren kann eine Auswahl aus diesem Objekt vorgenommen werden. Das zweite Kontextmenü ermöglicht die Auswahl eines Projektes aus der Liste aller Projekte, die dem Personenkonto in der Kopfzeile der Aufgabe zugewiesen sind. Das dritte Kontextmenü ermöglicht die Auswahl eines Projektes aus der Liste aller Projekte, die dem Gesprächspartner in der Kopfzeile der Aufgabe zugewiesen sind. |
| Dieses Feld ändert den Status der Aufgabe von "Zu erledigen" auf "Erledigt". Diese Änderung hat zur Folge, dass die Aufgabe vom Arbeitsplan des Vertreters verschwindet. |
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Register Aufgabe
Übersicht
im Register Aufgabe können detailliertere Daten zur aktuellen Aufgabe erfasst werden. Weiterhin können Daten über den Ablauf der Aufgabe eingegeben werden (zur Aufgabe führendes Ereignis, Beschreibung der Schritte etc.). Es ist insbesondere möglich, temporäre Daten hinzuzufügen (Beginndatum, Fälligkeitsdatum, Verzug).
In dieser Maske kann des Weiteren eine sukzessive und detaillierte Beschreibung der Aufgabe erfasst werden.
Es ist möglich, dass sich der Ursprung einer Aufgabe im Verlauf der Zeit ändert. In solchen Fällen ist es notwendig, das Feld Beziehung (auslösendes Ereignis) per Rechtsklick zu entsperren und danach einen Ereignistyp sowie einen bestimmten Datensatz auszuwählen.
Hinweise zum Ursprung von Aufgaben:
Im Feld Verbindung des Blocks Ursprung wird die Aktion angezeigt, die zur Erstellung der Aufgabe geführt hat. Beim Ursprung der Aufgabe kann es sich um eine Serviceanfrage (Zuweisung der Serviceanfrage an eine Vertriebsabteilung), eine Marketingkampagne, eine bestimmte Marketingoperation (Mass-Mailing, Anrufkampagne, Messe oder Pressekampagne) oder um eine Synchronisation von Outlook-Aufgaben handeln. Es kann sich aber auch um eine manuell erstellte Aufgabe handeln (direkte Erstellung vom Objekt Aufgaben aus).
Es ist unabhängig vom Ursprung der Aufgabe stets möglich, das Feld nachträglich über das per Rechtsklick verfügbare Kontextmenü zu entsperren. Sobald das Feld für die Erfassung zur Verfügung steht, kann der Ursprung vom Benutzer geändert werden (Auswahl von Werten aus einer geprüften Liste). Es kann z.B. interessant sein, die Aufgabe einer Marketingkampagne zuzuweisen, damit sie in die Statistiken über die Rückläufer dieser Kampagne eingeht.
Alle Aufgaben, die in Outlook angelegt und dann in Sage X3 nach Anstoß der Synchronisationsverarbeitung generiert wurden, besitzen als Ursprung den Wert "Synchronisation". Diese Aussage gilt allerdings nur unter der Voraussetzung, dass die Synchronisationsparameter dies zulassen (Parameter CRMSYNC - Synchronisationsverwaltung und CRMSYNCTSK Synchronisationsverwaltung Aufgaben, Funktion Synchronisierung).
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 4
Planung
| Dieses Feld enthält das Datum, ab dem die Aufgabe im Arbeitsplan des betroffenen Vertreters erscheinen soll. Dieses Feld ist standardmäßig auf des Tagesdatum bei der Erstellung einer neuen Aufgabe positioniert. |
| Dieses Feld enthält das Datum, an dem die Aufgabe ausgeführt werden muss. Bei der Erstellung einer neuen Aufgabe wird dieses Datum automatisch mit dem Tagesdatum + 1 definiert. |
| Die Kategorie ermöglicht die Gruppierung der Aufgaben zu statistischen oder Identifikationszwecken. Die Erfassung dieses Feldes ist optional, die möglichen Werte werden jedoch in der sonstigen Tabelle 431 definiert. |
| Dieses Feld gibt die der Aufgabe zugewiesene Priorität an. Die Erfassung dieses Feldes ist optional, die möglichen Werte werden jedoch in der sonstigen Tabelle 405 geprüft. |
| Dieses Feld enthält den Namen des Vertreters, der die angefragte Aufgabe ausführen muss. Mehrere Parameter haben Einfluss auf das Ausfüllen des Felds:
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| Dieses Feld ermöglicht die Erfassung der Anzahl an Verzugstagen, an deren Ende der Anfragende in seinem Arbeitsplan über die Nicht-Ausführung der Aufgabe in Zeit und in Uhrzeit informiert werden möchte. |
Bezeichnung
| Dieses Feld, vom Typ Clob, ermöglicht die Erfassung der Aufgabenbeschreibung. |
Ursprung
| Aktuelles Datum, an dem die Vertriebsaktion erstellt wurde. Dieses Feld kann nicht geändert werden. |
| Aktuelle Uhrzeit, zu der die Vertriebsaktion erstellt wurde. Dieses Feld kann nicht geändert werden. |
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| Code des aktuellen Betreibers bei der ursprünglichen Erstellung der Vertriebsaktion. Dieses Feld kann nicht geändert werden. |
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| Ist der Ursprung einer Aufgabe eine Serviceanfrage, eine Marketingkampagne oder ein Marketingvorgang, zeigt dieses Feld die genauer verknüpfte Datensatznummer an. |
| Ist der Ursprung einer Aufgabe eine Serviceanfrage, eine Marketingkampagne oder ein Marketingvorgang, wird die Nummer des Ursprungsbelegs nicht nur angezeigt, sondern es kann auch eventuell eine Zeilennummer im Datensatz zugewiesen werden. |
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Symbol Aktionen
Register Protokoll
Übersicht
Im Register Protokoll können die abschließenden Kommentare zur Aufgabe eingegeben und die für die aktuelle Aufgabe aufgewendete Zeit erfasst werden.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Protokoll
| Dieses Feld vom Typ clob ermöglicht die Erfassung eines vollständigen Protokolls der Aufgabe, wenn diese als beendet erachtet wird. |
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Aufgewendete Zeit
| Wird eine Aufgabe beendet, sollte die dafür aufgebrachte Zeit angegeben werden. |
| Dieses Feld gibt die Zeiteinheit an, in der die Aufgabe ausgedrückt wird. |
| Wird eine Aufgabe beendet, sollte die dafür aufgebrachte Zeit angegeben werden. |
| Dieses Feld gibt die Zeiteinheit an, in der die Aufgabe ausgedrückt wird. |
| Wird eine CRM-Aktivität beendet, sollte sie abgespeichert werden, wenn diese das Erreichen eines festen Ziels ermöglicht hat. Diese Informationen ermöglichen die spätere Erstellung der Statistiken als Unterstützung für die progressive Verbesserung der Effizienz der verschiedenen Teams. |
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Berichte
Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :
BUSINESS1 : Vertriebsaktionen/Datum
BUSINESS2 : Vertriebs- / Vertreteraktion
Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.
Menüleiste
Aktionen / Planung / Termine
Mit dem Menü "Planung / Aktionen / Termine" in der Werkzeugleiste kann ein Termin direkt in der Funktion Termine angelegt werden.
Aktionen / Planung / Anruf
Mit dem Menü "Planung / Aktionen / Anruf" in der Werkzeugleiste kann ein Anruf direkt in der Funktion Anruf angelegt werden.
Aktionen / Speichern / Termine
Mit dem Menü "Aktionen / Speichern / Termine" in der Werkzeugleiste kann ein Termin direkt in der Funktion Termine angelegt werden.
Aktionen / Speichern / Anruf
Mit dem Menü "Aktionen / Speichern / Anruf" in der Werkzeugleiste kann ein Anruf direkt in der Funktion Anruf angelegt werden.
Aktionen / Speichern / Projekt
Mit dem Menü "Speichern / Aktionen / Aufgabe" in der Werkzeugleiste kann ein Projekt direkt in der Funktion Projekt angelegt werden.
Aktionen / Speichern / Serviceanfrage
Mit dem Menü "Speichern / Aktionen / Serviceanfrage" in der Werkzeugleiste kann eine Serviceanfrage direkt in der Funktion Serviceanforderung angelegt werden.
Option / Rückverfolgung Belege
Über diese Option wird zur Anzeige der Belegrückverfolgbarkeit getunnelt. Dort kann die Hierarchie der Belege konsultiert werden, die die Dokumenterstellung nach sich zogen oder die auf Basis des Dokuments erstellt wurden.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Kein Vertreter zugewiesen. Anlage abgelehnt.
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn der Aufgabe kein Vertreter zugewiesen wurde und die automatische Zuweisung bei der Anlage der Aufgabe gescheitert ist.
Kein Vertreter erwähnt
Diese Meldung wird bei der Bestätigung einer Änderung einer Aufgabe ausgegeben. Kein Vertreter wurde für die Aufgabe angegeben und die automatische Zuweisung der Aufgabe ist fehlgeschlagen.