Zamykanie i otwieranie zamówień
Funkcja ta jest wykorzystywana do zamykania lub odwoływania zamknięcia jednego lub większej ilości pozycji zamówienia.
Po uruchomieniu tej funkcji zobowiązania wygenerowane przez pozycje zamówienia są stornowane (ujemnymi kwotami).
Bilansowa operacja na pozycjach zamówienia przebiega w dwóch etapach:
- wybór niezapłaconych pozycji zamówienia poprzez funkcję FUNCLEAR, która jest wykorzystywana do określenia zakresu wyboru (Zakup/Zamówienia/Saldo zamówienia)
- wyświetlenie na ekranie tabeli dla wyników zaznaczenia. W ten sposób osoba odpowiedzialna za budżet ma możliwość zdecydowania o tym, czy zamknąć pozycje zamówienia czy też nie.
Etapy zamykania budżetu
Etapy zamykania budżetu:
- Pierwszy etap: Odnowienie rocznych pul środków,
- Drugi etap: Zamknięcie pozycji wniosków zakupowych i pozycji zamówień nie do przeniesienia,
- Trzeci etap: Przetwarzanie przyjęć i nieotrzymanych faktur na koniec roku obrotowego,
- Czwarty etap: Przeniesienie niezamkniętych zobowiązań i wstępnych zobowiązań,
- Piąty etap: Przeniesienie wieloletnich pul środków.
Wykonanie powyższych kroków musi odbywać się w porządku chronologicznym, za wyjątkiem:
- Jeśli odnowienie rocznej puli środków nie odbywa się, przeniesienie zobowiązań i wstępnych zobowiązań powoduje utworzenie nowej puli środków, ale odnowienie nie jest już możliwe.
- Przeniesienie zobowiązań może zostać dokonane przed lub po przetworzeniu nieotrzymanych faktur końca roku obrotowego.
- Przeniesienie wieloletnich pul środków musi być obowiązkowo ostatnim etapem zamykania budżetu.
Zamykanie pozycji zakupowych (zapotrzebowań zakupu i zamówień zakupu), które stały się bezcelowe, to drugi etap zamykania budżetu.
Pozycje zamówienia to zobowiązania w budżecie, które narzucają konieczność wykorzystania kwot przewidzianych w budżecie. Jeżeli pozycje te staną się bezcelowe, operacja zamknięcia będzie miała na celu odpisanie ich od przewidywanych wydatków w ramach linii budżetu, które nie zostaną poniesione, a w konsekwencji nie zostaną przeniesione na następny rok obrotowy.
Na koniec roku obrotowego osoby zarządzające budżetem powinny dokonać przeglądu niezafakturowanych oraz częściowo zafakturowanych pozycji zamówień, aby zdecydować o tym, czy salda tych pozycji powinny być przeniesione na następny rok lub zamknięte.
Zarządzanie ekranem
Zamówienia, które mają być przetworzone, są wybierane według następujących kryteriów:
- Zakres lokalizacji zamówień
- Zakres dat (data stworzenia zamówienia)
- Zakres typów zamówień
- Zakres numerów zamówień, które mają być przetworzone
- Zakres dostawców
- Zakresy artykułów
- Tolerancja wielkości zamówienia w procentach
- Zlecenia do przetworzenia
Możliwe jest wprowadzenie różnych kryteriów wyboru pozycji zamówienia oraz wyboru danej pozycji do przetwarzania.
W ten sposób możliwe jest zamknięcie niezamkniętej pozycji w trakcie trwania przetwarzania lub ponowne otwarcie pozycji, która była wcześniej zamknięta.
Wśród kryteriów wyboru niektóre pola muszą być wybrane obowiązkowo:
Zakres lokalizacji zamówień
Lokalizacje początkowe i końcowe są inicjowane dla lokalizacji dokonującej zakupu, związanej z operatorem, który jest zalogowany do systemu. W zależności od uprawnień użytkownika zakres ten można modyfikować: jeżeli upoważnienie dotyczy tylko jednej lokalizacji, jest ona wyświetlana bez żadnych możliwości modyfikacji.
Zlecenia do przetworzenia
Pole to wykorzystywane jest do zdefiniowania statusu przetwarzanych zamówień oraz w konsekwencji zdefiniowania rodzaju działania, które ma być przeprowadzone. Istnieją trzy możliwości:
- Niezamknięte: daje możliwość zamknięcia pozycji zamówienia (wybór domyślny)
- Zamknięte: daje możliwość otwarcia pozycji wcześniej zamkniętej
- Wszystkie: daje możliwość zamknięcia pewnych pozycji oraz otwarcia innych, wcześniej zamkniętych, jednocześnie w czasie tego samego procesu.
Inne kryteria wyboru również są dostępne, ale nie są obowiązkowe. Można je wykorzystywać do lepszego dobrania wybranych zamówień. Są one szczególnie przydatne w przypadku wyboru zakresu numerów zamówień, dostawców lub artykułów.
Spośród dodatkowych pól wyboru niektóre mają wpływ na samo przetwarzanie:
Tolerancja wielkości zamówienia w procentach
Tolerancja procentowa jest wykorzystywana do ograniczania ilości pozycji zamówienia do przetworzenia, które będą dostępne. Jeśli jakaś wielkość w procentach jest wprowadzona, jedynie te pozycje zamówień, które opiewają na wielkości niższe w stosunku do wielkości zamówienia niż wprowadzona wielkość w procentach, będą uwzględnione w procesie. Należy zwrócić uwagę, iż jeśli wprowadzona wielkość w procentach wyniesie zero, wówczas w procesie będą uwzględnione tylko te pozycje zamówień, które zostały w całości dostarczone i mają być zamknięte (otrzymana ilość wyższa lub równa ilości na zamówieniu).
Na przykład:
Wprowadzona wielkość tolerancji = 10%
Pozycja zamówienia opiewająca na ilość OQ = 100, ilość otrzymana Qty = 92, pozostała ilość RQ = 8, RQ/OQ = 8% — ta pozycja będzie uwzględniona w procesie.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Przetwarzanie
Pole to wykorzystuje się do wyboru typu procesu, jaki ma być przeprowadzony spośród trzech dostępnych:
- Żaden: Jest to ustawienie domyślne. Pozycja nie będzie przetworzona
- Zamknij: daje możliwość zamknięcia otwartej pozycji
- Anulowanie: daje możliwość otwarcia jakiejkolwiek pozycji wcześniej zamkniętej
Istnieje również możliwość przeprowadzenia procesu jednocześnie dla wszystkich pozycji w tabeli. W tym celu użytkownik musi umiejscowić kursor na numerze pozycji, a następnie użyć przycisku kontekstowego w celu wyboru opcji „Proces globalny”. Wybór ten może mieć różny wynik dla różnych pozycji nim objętych: dla pozycji niezamkniętych pole „Przetwarzaj” przybierze wartość „Zamknij”, podczas gdy dla pozycji już zamkniętych wartość ta zmieni się na „Anulowanie”.
W każdym przypadku zamówienia zostaną uaktualnione po aktywowaniu przycisku walidacji.
Przyciski kontekstowe dostępne przy pomocy prawego przycisku myszy i wybierane z listy służą do:
- Sortowania pozycji zamówień według numeru zamówienia, numeru zadania budżetowego, numeru firmy lub numeru konta.
- Uzyskania dostępu do zamówienia (przycisk „Szczegóły”), zadania budżetowego, pozycji budżetu, konta budżetu i zobowiązania.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela
|
|
| Pole to służy do wyboru pozycji zamówienia, które ma być zamknięte, lub którego saldo ma być anulowane, poprzez zaznaczenie jednostki lub przetwarzanie globalne. |
| kod lokalizacji wydającej dla danej pozycji zapotrzebowania. |
| Niepowtarzalny numer identyfikujący zamówienie. Każdorazowo numer ten jest generowany automatycznie podczas tworzenia zamówienia, godnie z ustawieniami odpowiedniego licznika numeru sekwencji. |
| Kod identyfikujący dostawcę, u którego złożone ma zostać zainicjowane zamówienie, podczas tworzenia pozycji zamówienia. |
| Wewnętrzna referencja zamówionego artykułu, która znajduje się w tabeli artykułów i którą wprowadza się podczas tworzenia pozycji zamówienia. |
| Inna flaga: „Zamknięte” lub „Otwarte” |
| Ilość zamówiona dla pozycji zamówienia. |
| Ilość otrzymana dla pozycji zamówienia. |
| Ilość zafakturowana dla pozycji zamówienia. |
| Jednostka zakupu artykułu definiowana na poziomie rekordu o artykule lub połączona z dostawcą. |
| Kwota bez VAT pozycji zamówienia walucie wejściowej, odpowiadająca zamówionej ilości. |
| Kwota bez VAT — w walucie wejściowej — niezafakturowanego salda pozycji zapotrzebowania. |
| Kod waluty wejściowej pozycji zamówienia. |
| Kod zadania budżetowego pozycji zamówienia. |
| Kod podmiotu otrzymującego pozycję zamówienia. |
| Kod konta księgowego budżetu pozycji zamówienia. |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu wprowadzania/zapytania zamówienia.
Standardowa czynność przekierowania
Wybór wszystkich wyświetlonych pozycji zamówienia.
Sortuj wg numeru zamówienia
Sortuj pozycje zamówień według numeru zamówienia.
Sortowanie po kopercie
Sortuj pozycje zamówień według numeru numeru zadania budżetowego.
Sortow. po jedn.
Sortuj pozycje zamówień według numeru firmy otrzymującej.
Sortow. po koncie budżetu
Sortuj pozycje zamówień według numeru konta w budżecie.
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu wprowadzania/zapytania przypisanego zadania budżetowego dla pozycji zamówienia.
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu wprowadzania/zapytania pozycji budżetowej dla danej pozycji zamówienia.
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu wprowadzania/zapytania konta budżetu dla danej pozycji zamówienia.
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu zapytania zobowiązania, które odpowiada zamówieniu.
Zamknij
Komunikaty o błędzie
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Nie wybrano rekordu
Komunikat taki pojawia się, kiedy podczas walidacji wyboru nie istnieje zamówienie odpowiadające danemu wyborowi.
Pozycja już zamknięta, nie ma możliwości jej zamknięcia!
Komunikat taki pojawia się, kiedy wybrany rodzaj proces nie odpowiada statusowi pozycji zamówienia: próba zamknięcia już zamkniętej pozycji.
Pozycja niezamknięta, nie ma możliwości anulowania zamknięcia!
Komunikat taki pojawia się, kiedy wybrany rodzaj proces nie odpowiada statusowi pozycji zamówienia: próba anulowania zamknięcia niezamkniętej pozycji zamówienia.