Budżety operacyjne > Zamykanie budżetu > Odnawianie budżetów rocznych 

Celem tej funkcji jest przygotowanie nowego budżetu według roku obrotowego poprzez skopiowanie pul środków, budżetów i rocznych pozycji budżetu w celu uniknięcia wprowadzenia powtarzających się danych:

  • Dla zabudżetowanych kwot wyświetlanych w momencie odnowienia,
  • Dla tych samych kwot, zmniejszonych lub zwiększonych o %. Ten % może zostać wprowadzony po wybraniu puli środków do odnowienia.

Odnowienie rocznych pul środków nie dokonuje zamknięcia pozycji budżetów dla poprzedniego roku obrotowego. Kwoty używane jako podstawa odnowienia to kwoty puli środków i budżetu oraz pozycje budżetu podczas odnowienia.

Odnowienie rocznych pul środków odbywa się w dwóch etapach:

Wybór pul środków do odnowienia
  • Należy wybrać roczne pule środków do odnowienia, wskazując zakresy wyboru.
  • To kopiowanie jest dokonywane w oparciu o istniejące pule środków o statusie „Wprowadzono”, „Do zatwierdzenia” lub „Zatwierdzone”, oznaczone jako „Odnawialne”. Pule środków mogą być oznaczone jako „odnawialne” z dowolnym statusem, aż do momentu odnowienia.
Wyniki wyboru
  • Po wprowadzeniu kryteriów wyboru i aktywacji przycisku „Wyświetl/Aktualizuj”, wybrane roczne pule środków wyświetlają się w tabeli używanej do rozpoczęcia (lub nie) ich odnowienia.
  • Kolumny wyświetlają się w celach informacyjnych (Poziom, Pula środków, Opis, Waluta, Kwota, Rezerwa i Konto) i nie mogą zostać zmodyfikowane, za wyjątkiem kolumny „Odnów” używanej do wybrania pul środków oraz kolumny „Ewolucja kwot w %” używanej do wygenerowania nowych pul środków, budżetów i pozycji budżetów ze wzrostem lub zmniejszeniem.

Odnowienie wykonuje następujące aktualizacje:

W wydającej puli środków:

  • Zaznaczona i wyszarzona flaga „Odnawialne”,
  • Wyświetla komunikat „Odnowienie (kod nowo utworzonej puli środków) dn. xx.xx.xxxx”.

W otrzymującej puli środków:

  • Nowe pule środków zawierają kod pierwotnej puli środków obok ich nowego kodu. Komunikat „Odnowiona pula środków (kod pierwotnej puli środków) od xx.xx.xxxx”.
  • Sumy kwot wstępnych zobowiązań, zobowiązań, zarchiwizowanych i zużytych kwot pierwotnej puli środków są usuwane.
  • Odnowienie powoduje utworzenie pul środków, budżetów i pozycji dla kwot pobranych z pierwotnej puli środków, powiększonych lub pomniejszonych poprzez zastosowanie czynnika ustawionego w żądaniu.
  • Pule środków, budżety i pozycje mają status „Wprowadzono” i można na nich nanieść wszelkie konieczne zmiany przed zatwierdzeniem.

SEEWARNING    Przypadki szczególne:

  • Jeśli pula środków do odnowienia została przesłana do przeniesienia niezamkniętych zobowiązań to utworzenie nowej puli środków, dokonywane podczas przeniesienia, zabrania odnowienia dla późniejszej daty (wyszarzona flaga „Odnawialne”).
  • Podczas przenoszenia zobowiązań, jeśli odnowiona pula środków budżetowych zawiera niezamknięte zobowiązania to ich kwoty zostaną dodane do zabudżetowanych kwot puli środków, budżetu i pozycji budżetu. Jeśli pozycja budżetu nie istnieje to jest ona tworzona dla kwoty przeniesienia, która jest dodawana do kwoty puli środków budżetowych. (Ta pozycja została utworzona po odnowieniu pierwotnej puli środków lub usunięta w nowej puli środków.)

Odnowienie rocznej pul środków to pierwszy etap operacji zamknięcia budżetu.

Etapy zamykania budżetu

Etapy zamykania budżetu: 

SEEWARNING Wykonanie powyższych kroków musi odbywać się w porządku chronologicznym, za wyjątkiem:

  • Jeśli odnowienie rocznej puli środków nie odbywa się, przeniesienie zobowiązań i wstępnych zobowiązań powoduje utworzenie nowej puli środków, ale odnowienie nie jest już możliwe.
  • Przeniesienie zobowiązań może zostać dokonane przed lub po przetworzeniu nieotrzymanych faktur końca roku obrotowego.
  • Przeniesienie wieloletnich pul środków musi być obowiązkowo ostatnim etapem zamykania budżetu.

    Warunek

    SEEREFERTTO Odniesienie do dokumentacji Implementacja

    Zarządzanie ekranem

    Odnowienie rocznych pul środków wykonywane jest na jednym ekranie. Górna sekcja jest używana do wprowadzania kryteriów wyboru, a dolna sekcja wyświetla wyniki tego wyboru.

    Dopuszczalna, maksymalna liczba pozycji dla wyboru to 500. Powyżej tego limitu wyświetli się komunikat „Pełna tabela” wskazujący, że wybór przekroczył dopuszczalny limit 500 pozycji. Kliknięcie „OK” powoduje wyświetlenie pierwszych 500 pozycji. W celu zmniejszenia wyboru można użyć następujących kryteriów wyboru: Lokalizacje, odpowiedzialne jednostki, projekty, pule środków.

    Karta Ekran wpisów

    Prezentacja

    Informacja w nagłówku ekranu jest wykorzystywana do wskazania głównych kryteriów wyboru dla używanego zapytania: Kod firmy i wydający rok obrotowy

    Można powiązać dodatkowe kryteria w celu zmniejszenia populacji obiektów stanowiących przedmiot zapytania: Zakresy lokalizacji, zakresy odpowiedzialnych jednostek, zakresy projektów i zakresy pul środków.

    Aktywacja przycisku „Wyświetl/Odśwież” wyświetla w tabeli listę budżetowych pul środków, która odpowiada wyborowi.

    Jeśli wprowadzone kryteria nie znajdują żadnej informacji to wyświetla się komunikat „Brak rekordu dla danego wyboru”, który informuje użytkownika o konieczności zmiany kryteriów wyboru.

    Zamknij

     

    Pola

    Na tej karcie występują następujące pola :

    Wybór

    Kod firmy, dla której mają zostać dokonane odnowienia zadań budżetowych. Do odnowienia będą sugerowane wyłącznie zadania oznaczone flagą „Odnawialne” zdefiniowane na tym poziomie firmy lub poziomie jednej z lokalizacji firmy.

    • Z roku budżetowego (pole EFIY)

    Kod roku obrotowego firmy, dla którego pule środków, budżety i pozycje budżetu muszą zostać odnowione.

    Wprowadzenie kodu wydającego roku obrotowego jest używane do wyświetlenia dat rozpoczęcia i zakończenia danego roku obrotowego. Kod otrzymującego roku obrotowego jest używany do wyświetlenia jego dat rozpoczęcia i zakończenia. Modyfikacja okresu wyboru może zostać wykonana tylko przez modyfikację kodu wydającego roku obrotowego. Domyślnie ten kod jest wprowadzany przez bieżący rok obrotowy.

    • Opis (pole INTEFIY)

    Okres obrachunkowy wydającego roku obrotowego. Wydający rok obrotowy to rok obrotowy, dla którego wybrano pule środków, budżety i pozycje budżetu do odnowienia lub odroczenia.

    • Data od (pole DFIY)

    Data rozpoczęcia wydającego roku obrotowego pul środków, budżetów i pozycji do odnowienia lub odroczenia, określana przez wprowadzony kod roku obrotowego.

    • Data do (pole FFIY)

    Data zakończenia wydającego roku obrotowego pul środków, budżetów i pozycji do odnowienia lub odroczenia, określana przez wprowadzony kod roku obrotowego.

    • Do roku budżetowego (pole RFIY)

    Kod roku obrotowego firmy, w której tworzone są nowe pule środków, budżety i pozycje budżetu.

    • Opis (pole INTRFIY)

    Okres obrachunkowy przyjmującego roku obrotowego. Otrzymujący rok obrotowy to rok obrotowy, dla którego tworzone są nowe pule środków, budżety i pozycje budżetu.

    • Data od (pole DRFIY)

    Data rozpoczęcia roku obrotowego, dla której należy utworzyć pule środków budżety i pozycje. Określana przez wprowadzony kod otrzymującego roku obrotowego.

    • Data do (pole FRFIY)

    Data rozpoczęcia roku obrotowego, dla którego należy utworzyć pule środków, budżety i pozycje. Określana przez wprowadzony kod otrzymującego roku obrotowego.

    Zakres

    • Wszystkie lok. (pole ALLFCY)

    • Jeśli to pole jest zaznaczone to wszystkie pule środków zdefiniowane dla wprowadzonej firmy są wybierane, jeśli zdefiniowano je na poziomie firmy lub lokalizacji (kodu budżetu).
    • Jeśli to pole zostało zaznaczone to w wyborze dostępne są tylko lokalizacje zdefiniowane dla danej firmy. Wybór lokalizacji wyświetla tylko pule środków zdefiniowane dla danej lokalizacji (kodu budżetu) i wyklucza pule środków zdefiniowane na poziomie firmy.

    To pole dostępne, jeśli pole „Wszystkie projekty” nie jest zaznaczone, jest używane do zawężenia wyszukiwania tak, aby wyświetlała się tylko jedna lokalizacja lub zakres lokalizacji. Odpowiada ono pierwszemu projektowi w wyborze.

    W wyborze wyświetlają się tylko jednostki powiązane z wprowadzoną firmą.

    To pole dostępne, jeśli pole „Wszystkie projekty” nie jest zaznaczone, jest używane do zawężenia wyszukiwania tak, aby wyświetlała się tylko jedna lokalizacja lub zakres lokalizacji. Odpowiada on ostatniemu projektowi w wyborze.

    W wyborze wyświetlają się tylko jednostki powiązane z wprowadzoną firmą.

    • Wszystkie jednostki (pole ALLENT)

    • Jeśli to pole jest zaznaczone to wszystkie pule środków zdefiniowane dla firmy są wybierane dla wszystkich odpowiedzialnych jednostek, niezależnie od jednostki odpowiedzialnej za te pule środków, tylko, jeśli te jednostki są przypisane do danej firmy lub zdefiniowane bez kodu firmy.
    • Jeśli to pole jest odznaczone, tylko jednostki przypisane do firmy lub jednostki zdefiniowane bez kodu firmy mogą zostać wybrane. Wybór jednostki wyświetla tylko pule środków zdefiniowane dla danej jednostki.

    To pole, dostępne, jeśli pole „Wszystkie jednostki” nie jest zaznaczone, jest używane do zawężenia wyszukiwania tak, aby wyświetlała się tylko jedna jednostka lub zakres jednostek. Odpowiada ono pierwszej jednostce w wyborze.

    W tym wyborze wyświetlają się tylko te jednostki, których kod firmy to kod wprowadzonej firmy, bądź jednostki bez kodu firmy.

    To pole, dostępne, jeśli pole „Wszystkie jednostki” nie jest zaznaczone, jest używane do zawężenia wyszukiwania tak, aby wyświetlała się tylko jedna jednostka lub zakres jednostek. Odpowiada ono ostatniej jednostce w wyborze.

    W tym wyborze wyświetlają się tylko te jednostki, których kod firmy to kod wprowadzonej firmy, bądź jednostki bez kodu firmy.

    • Wszystkie projekty (pole ALLPRJ)

    • Jeśli to pole jest zaznaczone to wszystkie pule środków zdefiniowane dla wprowadzonej firmy są zaznaczane, niezależnie od tego, czy są przypisanie do projektu, czy nie.
    • Jeśli to pole jest odznaczone to tylko projekty zdefiniowane dla firmy, lokalizacja firmy, grupa firm lub grupa lokalizacji, która zawiera tę firmę może zostać wybrana. Wybór projektu wyświetla tylko pule środków przypisane do projektu. Można wybrać projekt zdefiniowany na poziomie lokalizacji lub grupy lokalizacji dla puli środków zdefiniowanych na poziomie lokalizacji.

    Ten obszar jest dostępny, jeśli obszar „Wszystkie projekty” nie jest zaznaczony i umożliwia zawężenie wyszukiwania tak, aby wyświetlała się tylko jeden projekt lub zakres projektów. Odpowiada ono pierwszemu projektowi w wyborze.

    Tylko projekty zawierające przynajmniej jedną powiązaną pulę środków, powiązane z wprowadzoną firmą lub lokalizacją (bezpośrednio za pomocą ich lokalizacji, grupy firm bądź ich grupy lokalizacji) są wyświetlane w wyborze.

    Ten obszar jest dostępny, jeśli obszar „Wszystkie projekty” nie jest zaznaczony i umożliwia zawężenie wyszukiwania tak, aby wyświetlała się tylko jeden projekt lub zakres projektów. Odpowiada on ostatniemu projektowi w wyborze.

    Tylko projekty zawierające przynajmniej jedną powiązaną pulę środków, powiązane z wprowadzoną firmą lub lokalizacją (bezpośrednio za pomocą ich lokalizacji, grupy firm bądź ich grupy lokalizacji) są wyświetlane w wyborze.

    • Wszystkie budżetu (pole ALLENV)

    Jeśli to pole zostało zaznaczone to wybierane są wszystkie pule środków zdefiniowane dla firmy.

    Jeśli to pole jest odznaczone, to zostanie ono użyte do zawężenia wyszukiwania puli środków.

    • Jeśli wprowadzono projekt to wybór wyświetla tylko pule środków przypisane do tego projektu, dla wprowadzonej firmy, lokalizacji i okresu.
    • Jeśli nie wprowadzono żadnego kodu projektu i jeśli określono jednostkę to wybór wyświetla tylko pule środków, które przynależą do wprowadzonej firmy lub lokalizacji, uwzględnione we wskazanym okresie i przypisane do danej jednostki.
    • Jeśli wprowadzono kod projektu i jednostkę to wybór wyświetla tylko pule środków, które przynależą do wprowadzonej firmy lub lokalizacji, uwzględnione we wskazanym okresie i przypisane do danego projektu i jednostki.
    • Jeśli nie wprowadzono poprzedniego kryterium to wybór wyświetla tylko pule środków przynależące do wprowadzonej firmy/lokalizacji, uwzględnione w określonym okresie.

    To pole dostępne, jeśli obszar „Wszystkie pule środków” nie jest zaznaczone, jest używane do zawężenia wyszukiwania tak, aby wyświetlała się tylko jedna pula środków lub zakres pul środków. Odpowiada ono pierwszej puli środków w wyborze.

    • Jeśli wprowadzono zakresy projektów, wybór wyświetla tylko pule środków przypisane do tych projektów, dla wprowadzonej firmy, lokalizacji i okresu.
    • Jeśli nie wprowadzono żadnego zakresu projektu i jeśli określono zakresy jednostek to wybór wyświetla tylko pule środków, które przynależą do wprowadzonej firmy lub lokalizacji, uwzględnione w okresie określonym i przypisane do tych jednostek.
    • Jeśli wprowadzono zakres projektów i zakres jednostek to wybór wyświetla tylko pule środków przynależące do wprowadzonej firmy/lokalizacji, uwzględnione w kresie określonym i przypisanym do projektu i jednostki.
    • Jeśli nie wprowadzono poprzedniego kryterium to wybór wyświetla tylko pule środków przynależące do wprowadzonej firmy/lokalizacji, uwzględnione w określonym okresie.

    Log

    • Log (pole TRC)

    Jeśli to pole zostało zaznaczone to raport wyświetlający listę przetworzonych pul środków jest generowany na końcu przetwarzania. W przeciwnym razie na końcu procesu nie jest generowany żaden log.

    SEEINFOPula środków lub pozycje budżetu nie są odnawiane, jeśli data „ważne do” jest niezgodna z okresem odnowienia. Np. jeśli okres odnowienia trwa od 01.01.2014 do 31.12.2014, a data ważności jednostki to 31.12.2013, to pula środków nie może zostać odnowiona. W takim przypadku wyświetla się odpowiedni wpis w logu.

    • Wyświetl/odśwież (pole SEARCH)

    Ten przycisk jest używany do uwzględnienia wprowadzonych kryteriów i uruchomienia wyboru. Należy go użyć po każdej zmianie kryteriów.

    • Zaznacz/odznacz wszystko (pole COCHER)

    Ten przycisk jest używany do wybrania lub usunięcia wyboru wszystkich pul środków wyświetlanych w wynikach wyboru.

    Tabela Roczne budżety

    • Odnów (pole RECOND)

    Zadania budżetowe do odnowienia można wybierać indywidualnie lub globalnie:

    • Wyboru wszystkich zadań budżetowych można dokonać w ramach jednej operacji, klikając polecenie „Zaznacz/odznacz wszystko”.
    • Indywidualny wybór zadań budżetowych może zostać przeprowadzony zadanie po zadaniu. Wybór uwzględnia zadanie budżetowe, budżet roku obrotowego oraz pozycje budżetu, jednak nie jest możliwe ich oddzielenie.
    • Przycisk „Zaznacz/odznacz wszystko” umożliwia również indywidualne lub globalne usuwanie zaznaczenia zadań budżetowych.
    • Poziom (pole NIV)

    Ta kolumna wskazuje budżet lub pozycję budżetu, dla każdej puli środków, jeśli pozycja tabeli jest umieszczona w puli środków.

    Kod puli środków do odnowienia lub odroczenia.

    Waluta zarządzania puli środków, budżetu i pozycji budżetu.

    • Kwota (pole AMT)

    Zabudżetowana kwota budżetu i pozycji pul środków podczas odroczenia lub odnowienia.

    • Rezerwa (pole RES)

    Zabudżetowana kwota rezerwy puli środków i budżetu w momencie odroczenia lub odnowienia.

    • Zmiana w % (pole PRCREC)

    Zadania budżetowe, budżety na rok obrotowy i pozycje budżetów należy odnowić przy użyciu kwot takich samych, zmniejszonych lub zwiększonych.

    Ta kolumna służy do wpisania wartości procentowej zwiększenia lub zmniejszenia, która będzie stosowana do kwoty zadania budżetowego i jego rezerwy, a także do budżetu i jego pozycji.

    Aby podać wartość zmniejszenia, wystarczy na początku znak „+” zastąpić znakiem „-”.

    Kod konta budżetu używany do księgowania kosztów występujących w pozycji budżetu.

    Zamknij

     

    Ikona "Operacje"

    Budżet

    Ten przycisk jest używany do uzyskania dostępu do zapytania o pulę środków, jej budżety i pozycje.

     

    Zamknij

     

    Komunikaty o błędach

    Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :

    Nie zaznaczono niczego. Czy chcesz wyjść bez podejmowania jakichkolwiek czynności?

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli użytkownik dokonał zatwierdzenia (OK lub „Enter”), jeśli nie ma żadnych pul środków do odnowienia.

    Rok obrotowy otrzymujący budżet musi być otwarty lub nie być otwarty

    Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający odbierający rok obrotowy jest zamknięty.

    Kolejny (otrzymujący) rok obrotowy nie istnieje/nie został utworzony

    Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający odbierający rok obrotowy nie został utworzony.

    Rok obrotowy nie jest otwarty

    Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający rok obrotowy istnieje, ale nie jest otwarty.

    Brak aktualnego roku obrotowego dla tej firmy w głównej analitycznej księdze.

    Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający odbierający rok obrotowy istnieje, ale nie został utworzony.

    Pole obowiązkowe

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli pola „Wszystkie lokalizacje”, „Wszystkie jednostki”, „Wszystkie pule środków” są odznaczone i jeśli nie wybrano, ani nie wprowadzono żadnej jednostki, projektu ani puli środków w kryteriach.

    Zadanie budżetowe nie jest połączona z projektem

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli pola „Wszystkie projekty” i „Wszystkie pule środków” są odznaczone i jeśli wskazana pula środków nie jest przypisana do wprowadzonego lub wybranego projektu w kryteriach.

    Nie zdefiniowano zadania budżetowego dla tej firmy/lokalizacji

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli pole „Wszystkie pule środków” jest odznaczone i jeśli wskazana pula środków nie jest przypisana do wprowadzonej firmy.

    Budżet został już odnowiony

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli pole „Wszystkie pule środków” jest odznaczone i jeśli wskazana pula środków podlega odnowieniu.

    Wprowadzenie ujemnego procentu lub większego niż 100 jest niemożliwe

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli wprowadzony procent jest większy niż -100%.

    Użyte tabele

    SEEREFERTTO Odniesienie do dokumentacji Implementacja