Zamknięcie ręczne
Funkcja ta używana jest do zamykania wybranych „Zapotrzebowanie zakupu”. Jest podobna do funkcji automatycznego zamykania pozycji zapotrzebowań zakupu„FUNPSH”, ale zawiera tymczasową tabelę, która jest używana do zapytań w sprawie zapotrzebowań zakupu, wybranych przed uruchomieniem procesu.
Kiedy funkcja zamykania jest uruchomiona, zapotrzebowanie wygenerowane przez zamówienia zakupu są odwracane (kwotami ujemnymi).
Zamykanie pozycji zakupów odbywa się w dwóch etapach:
- Wybór niezamkniętych pozycji zakupów za pomocą funkcji FUNPSH2, która jest wykorzystywana do określenia zakresów wyboru („Zakup” / „Zapotrzebowanie zakupu” / „Saldo zapotrzebowania zakupu” / „Ręczne zamykanie”).
- Wyświetlanie tabeli dla wyników wyboru. W ten sposób osoba odpowiedzialna za budżet ma możliwość zdecydowania o tym, czy zamknąć zapotrzebowania zakupu czy też nie.
Etapy zamykania budżetu
Etapy zamykania budżetu:
- Pierwszy etap: Odnowienie rocznych pul środków,
- Drugi etap: Zamknięcie pozycji wniosków zakupowych i pozycji zamówień nie do przeniesienia,
- Trzeci etap: Przetwarzanie przyjęć i nieotrzymanych faktur na koniec roku obrotowego,
- Czwarty etap: Przeniesienie niezamkniętych zobowiązań i wstępnych zobowiązań,
- Piąty etap: Przeniesienie wieloletnich pul środków.
Wykonanie powyższych kroków musi odbywać się w porządku chronologicznym, za wyjątkiem:
- Jeśli odnowienie rocznej puli środków nie odbywa się, przeniesienie zobowiązań i wstępnych zobowiązań powoduje utworzenie nowej puli środków, ale odnowienie nie jest już możliwe.
- Przeniesienie zobowiązań może zostać dokonane przed lub po przetworzeniu nieotrzymanych faktur końca roku obrotowego.
- Przeniesienie wieloletnich pul środków musi być obowiązkowo ostatnim etapem zamykania budżetu.
Zamykanie pozycji zakupowych (zapotrzebowań zakupu lub zamówień), które stały się bezcelowe, to drugi etap zamykania budżetu.
Pozycje zamówienia to zapotrzebowania w budżecie, które narzucają konieczność wykorzystania kwot przewidzianych w budżecie. Jeżeli pozycje te staną się bezcelowe, operacja zamknięcia tych pozycji będzie miała na celu odpisanie ich od przewidywanych wydatków w ramach linii budżetu, które nie zostaną poniesione, a w konsekwencji nie będą przeniesione na następny rok obrotowy.
Na koniec roku obrotowego osoby zarządzające budżetem powinny dokonać przeglądu niezamówionych oraz częściowo zamówionych pozycji zamówień, aby zdecydować o tym, czy salda tych pozycji powinny być przeniesione na następny rok lub zamknięte.
Zarządzanie ekranem
Zapotrzebowania, które mają być przetworzone, są wybierane według następujących kryteriów:
- Firma
- Lokalizacja
- Zgłaszający zapotrzebowanie (wybór spośród użytkowników)
- Zakres dat (data stworzenia zapotrzebowania na zakup)
- Zakres numerów zapotrzebowań na zakup, które mają być przetworzone
- Zakresy artykułów
Wykorzystywana jest flaga loga podczas sprawdzania, aby uzyskać podsumowanie wszystkich zatwierdzonych dzienników na koniec procesu.
Wszystkie firmy
Jeżeli to pole wyboru jest zaznaczone, wybór wyświetli wszystkie niezamknięte zapotrzebowania zakupu. Jeżeli pole to nie jest zaznaczone, wybór lub wprowadzenie kodu firmy jest obowiązkowe. Wyświetlane są jedynie zapotrzebowania zakupu dla firmy.
Wszystkie lokalizacje
Jeżeli to pole wyboru jest zaznaczone, wybór wyświetli zapotrzebowania zakupu dla lokalizacji przypisanych dla wybranej firmy. Jeżeli pole to nie jest zaznaczone, lokalizacje tej firmy dostępne są tylko poprzez wybór. Wybór lokalizacji wyświetla jedynie zapotrzebowania zakupu określone dla tej lokalizacji.
Wszyscy zgłaszający zapotrzebowanie
Jeżeli to pole wyboru jest zaznaczone, wybór wyświetli wszystkie niezamknięte zapotrzebowania zakupu dla wszystkich zgłaszających zapotrzebowanie. Jeżeli pole to nie jest zaznaczone, wybór lub wprowadzenie zgłaszającego zapotrzebowanie jest obowiązkowe. Wyświetlane są jedynie zapotrzebowania zakupu dla tego zgłaszającego zapotrzebowanie.
Zakres dat
Umożliwia wprowadzenie zakresu dat stworzenia zapotrzebowań zakupu. Wybrane zostaną tylko te zapotrzebowania zakupu, których data stworzenia zawarta jest w wybranym zakresie.
Zakres numerów
Używany do wyboru zakresu numerów zapotrzebowań zakupu.
Zakresy artykułów
Używany do wyboru zapotrzebowań zakupu według kodów artykułów.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Proces wyszukujący zapotrzebowania zakupu, które odpowiadają kryteriom wyboru. Wybrane pozycje są wyświetlane w tabeli, która zawiera użyteczne informacje dla osób zarządzających, umożliwiające im podjęcie decyzji o zamknięciu bądź nie zapotrzebowań na zakup (przeniesieniu na następny rok obrotowy).
Kolumna „Zamknij” jest wykorzystywana do zaznaczenia pozycji do zamknięcia. Przycisk kontekstowy „Proces globalny” pozwala na zaznaczenie wszystkich wyświetlonych pozycji. W każdym przypadku zapotrzebowania zakupu zostaną uaktualnione po aktywowaniu przycisku OK.
Przyciski kontekstowe dostępne przy pomocy prawego przycisku myszy i wybierane z listy służą do:
- Sortowania zapotrzebowań zakupu według numeru zapotrzebowania zakupu, numeru koperty, numeru firmy lub numeru konta budżetu.
- Aby uzyskać dostęp do zamówienia zakupu (przycisk „Szczegóły”), koperty, pozycji budżetu, konta budżetu i zapotrzebowania.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela
|
|
| Pole to służy do wyboru pozycji zapotrzebowania, która ma zostać zamknięta indywidualnie lub w ramach przetwarzania globalnego. |
| Kod lokalizacji wydającej dla danej pozycji zapotrzebowania zakupu. |
| Niepowtarzalny numer identyfikujący żądanie zakupu. Każdorazowo liczba ta jest generowana automatycznie podczas tworzenia żądania zakupu, godnie z ustawieniami odpowiedniego licznika numeru sekwencji. |
| Kod generatora zapytań, inicjowany podczas wpisywania pozycji zamówienia. |
| Wewnętrzna referencja zamówionego artykułu, która znajduje się w tabeli artykułów i którą wprowadza się podczas tworzenia pozycji zapotrzebowania. |
| Kod identyfikujący dostawcę, u którego użytkownik chce złożyć zlecenie. Kod inicjowany jest podczas tworzenia pozycji zapotrzebowania. |
| Flaga potwierdzenia zarządzania dla zapotrzebowań zakupu. |
| Ilość zamówiona dla danej pozycji zapotrzebowania zakupu. |
| Zamówiona ilość w pozycji zapotrzebowania, gdy pozycja zapotrzebowania została przyporządkowana do zamówienia częściowego. |
| Jednostka zakupu artykułu definiowana na poziomie rekordu o artykule lub połączona z dostawcą. |
| Kwota bez VAT pozycji zapotrzebowania zakupu w walucie wejściowej, odpowiadająca zamówionej ilości. |
| Kwota bez VAT — w walucie wejściowej — niezamówionego bilansu pozycji zapotrzebowania zakupu. |
| Kod waluty wejściowej pozycji zapotrzebowania. |
| Kod zadania budżetowego pozycji zapotrzebowania zakupu. |
| Kod podmiotu otrzymującego pozycję zapotrzebowania. |
| Kod konta księgowego budżetu danej pozycji zapotrzebowania zakupu. |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu wprowadzania / zapytań dotyczących zapotrzebowania zakupu.
Standardowa czynność przekierowania
Selekcja wszystkich wyświetlanych zapotrzebowań zakupu.
Sortowanie po num. zapotrz.
Sortowanie pozycji zapotrzebowań na zakup według numeru zapotrzebowania zakupu.
Sortowanie po kopercie
Sortowanie pozycji zapotrzebowań zakupu według numeru koperty.
Sortow. po jedn.
Sortowanie pozycji zapotrzebowań zakupu według numeru przyjmującej firmy.
Sortow. po koncie budżetu
Sortowanie pozycji zapotrzebowań zakupu według konta budżetu.
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu wprowadzania / zapytań dotyczących koperty budżetu dla pozycji zapotrzebowania zakupu.
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu wprowadzania / zapytań dotyczących pozycji budżetu dla pozycji zapotrzebowania zakupu.
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu wprowadzania / zapytań dotyczących konta budżetu dla pozycji zapotrzebowania zakupu.
Zarządzanie obiektami standardowymi
Dostęp do ekranu zapytań dotyczących zapotrzebowania, które odpowiada zamówieniu zakupu.
Zamknij
Komunikaty o błędzie
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Tabela jest pełna
Komunikat ten jest wyświetlany, jeśli wybór jest zbyt duży i jeśli tabela jest przepełniona. Poprawianie kryteriów wyboru.
Pozycja jest już zamknięta, nie można jej zamknąć
Użytkownik próbuje zamknąć pozycję, która już jest zamknięta.
> Następny przykład
Komunikat ten jest wyświetlany, jeśli użytkownik zatwierdza wybór bez sprawdzenia co najmniej jednej linii.